Det administrative ledelsesgrundlag for Halsnæs Kommune 2012 1
Indhold: 1. Indledning... 3 2. Principper for værdibaseret ledelse... 4 2.1 Kommunens værdier... 4 2.2. Kodeks som etisk pejlemærke... 4 3. Principper for organisationsstruktur... 6 4. Principper for ledelsesstruktur, roller og forventninger... 7 4.1. En tre-ledet ledelsesstruktur... 7 4.2. Central styring og decentral ledelse... 7 4.3. Kontakt mellem Byråd og administration går via en kontaktdirektør... 7 4.4. Personaleledelse, projektledelse og digital ledelse... 7 4.5. Særlige roller og forventninger til de enkelte ledelses-niveauer... 8 5. Principper for mødestruktur og ledelsesfora... 11 5.1 Hvad er formålet med de fire ledelsesfora... 11 5.2 Formen på de fire ledelsesfora... 11 5.3 Nyhedsbrev for ledere i Halsnæs Kommune... 12 6. Principper for lederudvikling... 13 2
1. Indledning Halsnæs Kommune er en kompleks organisation med mange forskellige interessenter, forventninger, opgaver og krav. God ledelse i Halsnæs Kommune kræver, at lederne kan bringe flere forskellige ledelsesdiscipliner i spil og evner at balancere mellem regelstyring og de formelle krav og retningslinjer, som organisationen har, samt agere værdibaseret og udøve etisk ledelse. God ledelse er en vigtig forudsætning for, at Halsnæs Kommune kan løfte de udfordringer, som kommunen står over for i fremtiden. Halsnæs Kommune har et administrativt ledelsesgrundlag for at tydeliggøre den form for ledelse, som det forventes, at ledere i Halsnæs Kommune efterlever, samt for at tydeliggøre de organisatoriske forudsætninger og rammer, hvor inden for ledelse i Halsnæs Kommune foregår. Ledelsesgrundlaget har således til formål at fungere som en overodnet referenceramme og guide for både ledere og medarbejdere i Halsnæs Kommune. Ledelsesgrundlaget kan ikke ses alene, men skal ses i sammenhæng med den dialog, udvikling og konkretisering af ledelsens mål, som foregår på de forskellige ledelsesniveauer. Ledelsesgrundlaget indeholder: Principper for værdibaseret ledelse, Principper for organisationsstruktur, Principper for lederstruktur, roller og forventninger, Principper for møde og ledelsesfora og Principper for lederudvikling. 3
2. Principper for værdibaseret ledelse 2.1 Kommunens værdier I Halsnæs Kommune forventes det, at ledere på alle niveauer lever op til de formelle krav, kompetencer og forventninger, som følger af deres stillingsbeskrivelse og gør det på en etisk og værdibaseret måde. At ledelse i Halsnæs Kommune er værdibaseret betyder, at kommunens tre værdier, redelighed, mulighed og helhed, anviser, hvilken grundlæggende etik der danner udgangspunkt for arbejdet i organisationen. Værdierne repræsenterer de grundlæggende holdninger, der er så stabile, at de kan gentages fra situation til situation. På den måde giver værdierne lederen en mulighed for at begrunde sine handlinger, idet værdierne hjælper lederen til at besvare forskellige spørgsmål. Byrådet i Halsnæs Kommune har følgende forståelse af værdierne i en ledelsesmæssig sammenhæng; Redelighed Når en leder udfører ledelse i Halsnæs Kommune, skal lederen uanset, hvem der er modtageren, agere anstændigt. Lederen skal kunne redegøre for sine handlinger og valg (vi gør det, vi siger, vi gør) på en klar og forståelig måde samt sikre dialog, åbenhed og gensidig respekt. Mulighed Når en leder udfører ledelse i Halsnæs Kommune, skal lederen have en positiv og udviklingsorienteret tilgang til de forskellige opgaver og til de forskellige medarbejdere. Lederen har ansvar for at udføre mangfoldighedsledelse og ansvar for at sikre at forskelligheder gøres til en styrke. Lederen har også ansvar for at sikre, at medarbejderne opnår indflydelse, og at medarbejderne tager medansvar for egen arbejdssituation. Helhed Når en leder udfører ledelse i Halsnæs Kommune, skal lederen sikre tværgående kommunikation og samarbejde samt arbejde for helhed og sammenhæng på tværs af organisationen. Lederen skal påtage sig ansvar for, at kommunens vision, værdier og målsætninger udbredes i hele organisationen. Lederen skal søge at skabe balancerede og bæredygtige løsninger. Det er af stor betydning, at værdigrundlaget er kendt af både kommunens ledere og medarbejdere, da værdiernes synlighed skaber et fælles fundament og en fælles forståelse for den adfærd Byrådet ønsker at fremme i Halsnæs Kommune. Samtidig åbner værdierne op for fortolkning, og det giver mulighed for, at der i de forskellige dele af organisationen kan være forskellige forståelser og vurderinger af værdiernes betydning i det daglige arbejde. Det er derfor vigtigt, at lederen og medarbejderne kontinuerligt og aktivt forholder sig til værdierne, således den fælles forståelse oparbejdes og vedligeholdes. 2.2. Kodeks som etisk pejlemærke I 2003 satte forum for offentlig topledelse fokus på ledelse. Målet var i den forbindelse at udvikle et kodeks for god offentlig topledelse og inspirere den enkelte topleder til at reflektere over og udvikle sin egen lederstil og adfærd. Resultatet af gruppens arbejde blev ni anbefalinger, der alle kan fungere som et fælles etisk normsæt for, hvad der kendetegner god ledelse i den offentlige sektor. De ni anbefalinger er, som følger: Du afklarer dit ledelsesrum med den politiske leder Du påtager dig ansvaret for, at de politiske mål efterleves i hele organisationen Du skaber en organisation, som er lydhør og kan påvirke omverden 4
Du skaber en organisation, der handler som en del af en sammenhængende offentlig sektor Du kræver, at organisationen har fokus på resultater og effekter Du har udsyn og arbejder strategisk med udvikling af din organisations opgaveløsning Du bruger din ret og pligt til at lede organisationen Du udviser professionel og personlig integritet Du værner om den offentlige sektors legitimitet og de demokratiske værdier. De ni anbefalinger er udviklet for topledere i det offentlige, men fungerer for alle ledere, der arbejder i en politisk ledet organisation og har ledelsesvilkår der i væsentlig grad fastlægges af en politisk ledelse. Byrådet mener, at kodeks for offentlig topledelse også fungerer for ledere i Halsnæs Kommune, og at de ni anbefalinger yder et vigtigt bidrag til, hvordan ledelse i Halsnæs Kommune skal udøves. Værdibaseret ledelse i Halsnæs Kommune, herunder Byrådets forståelse af værdierne i et ledelsesmæssigt perspektiv, og de ni anbefalinger fra kodeks for god offentlig topledelse giver et godt grundlag for ledelsesmæssige beslutninger og værdibaseret adfærd i Halsnæs Kommune. Principper for værdibaseret ledelse i Halsnæs Kommune giver også medarbejderen et pejlemærke for, hvad han eller hun kan forvente af sin leder i Halsnæs Kommune. 5
3. Principper for organisationsstruktur Forud for kommunesammenlægningen i januar 2007 blev kommunens administrative organisering drøftet detaljeret. Dette skete med hjemmel i lov om revision af den kommunale inddeling paragraf 19, hvoraf det fremgår, at sammenlægningsudvalget i sin funktionsperiode skulle træffe bestemmelser om den nye kommunes administrative organisering. Ligeledes var der en række anbefalinger i strukturkommissionens betænkning af januar 2004, som blev indarbejdet i den administrative organisering af Halsnæs Kommune og udmøntet i følgende organisatoriske principper; Logisk sammenhæng med udgangspunkt i borgeren og i helhedstænkning Fokus på professionalisme, faglighed og kvalitet Udvikling og fleksibilitet Kontakt mellem Byråd og administration går via en kontaktdirektør, dvs. et direktionsmedlem Central styring og decentral ledelse Tre-ledet ledelsesstruktur Siden kommunesammenlægningen har Halsnæs Kommune gennemført flere justeringer og ændringer af organisationsstruktur. Alligevel er det stadig i 2012, ovennævnte principper, der er bærende for den administrative organisering af Halsnæs Kommune. Principperne skal dog ses i sammenhæng med den til en hver tid gældende økonomiske situation, hvorfor kriteriet om faglig, økonomisk og administrativ bæredygtighed også har været et vigtigt princip siden 2009, hvor Byrådet godkendte notat om bæredygtighed og strukturtilpasninger. Helt konkret betyder det, at kommunens organisatoriske opbygning med sekretariat, områder og virksomheder er opbygget så den i videst mulig omfang sikrer logisk sammenhæng, helhedstænkning, professionalisme og kvalitet i opgaveløsningen, samt tager udgangspunkt i borgeren. Diagrammet nedenfor viser den grundlæggende opbygning af Halsnæs Kommunes administrative organisationsstruktur; 6
4. Principper for ledelsesstruktur, roller og forventninger 4.1. En tre-ledet ledelsesstruktur Det følger af principper for organisering af den administrative organisationsstruktur, at Halsnæs Kommune overordnet set har en tre-ledet ledelsesstruktur dvs. niveau 1. direktører, niveau 2. chefer og niveau 3. virksomhedsledere og afdelingsledere på rådhuset. Se diagram ovenfor. Det skal bemærkes, at der på nogle større virksomheder også er niveau 4 og 5 ledere i form af afdelingsledere eller viceledere. 4.2. Central styring og decentral ledelse Princippet om central styring og decentral ledelse udmøntes i høj grad via kommunens koncept for mål- og rammestyring, som beskriver ansvars- og kompetencefordeling, i forhold til mål og rammer, på forskellige ledelsesniveauer i organisationen. Konceptet beskriver i forlængelse heraf, hvilke principper der gælder for styring af økonomien henholdsvis inden for og uden for virksomhedsaftaler, hvordan og hvornår mål og resultatkrav formuleres, samt hvem der indgår aftaler med hvem og på hvilke niveauer i organisationen. Konceptet for mål- og rammestyring er funderet på en aftalestyring, hvor etårige aftaler mellem parter på forskellige ledelsesniveauer, tydeliggør og bestemmer, hvilke økonomiske rammer og frihedsgrader henholdsvis direktionen, cheferne og virksomhedslederne har til rådighed, og hvilke forventninger henholdsvis Byrådet, direktionen og cheferne stiller i forhold til opfyldelse af de politiske mål og resultatkrav. Mål- og rammestyringskonceptet bestemmer således i høj grad forventninger og krav til lederne i organisationen både på kort sigt (aftalen) og lang sigt (principper i konceptet). Det forventes, at ledere i Halsnæs Kommune arbejder målrettet for at nå deres mål og overholde deres økonomiske rammer. For nærmere beskrivelse af ansvars- og kompetencefordeling i forhold til økonomistyring på de forskellige niveauer i organisationen henvises til Kommunes koncept for mål- og rammestyring. 4.3. Kontakt mellem Byråd og administration går via en kontaktdirektør Direktionen er bindeleddet mellem det politiske arbejde og de udførende enheder, og det er afgørende for direktionens virke, at direktionen sikrer en tæt kontakt til politikerne. I Halsnæs Kommune er der som konsekvens af det organisatoriske princip om kontakt mellem Byråd og administration indrettet en arbejdsdeling, hvor hver enkelt direktør har rollen som kontaktdirektør for et antal udvalgsformænd og rollen som referencedirektør for et antal chefer. Det betyder, at de enkelte direktører fungerer som indgang til eller bindeled mellem det politiske niveau og chefniveauet. Referenceområdet drøftes og ændres, som udgangspunkt, hvert andet år. 4.4. Personaleledelse, projektledelse og digital ledelse Det følger af ledelsesstrukturen og af mål og rammestyringskonceptet, at der er forskellige forventninger til de forskellige niveauer i organisationen. Det følger endvidere af Byrådets delegering af kompetence, at Byrådet har ansættelses- og afskedigelseskompetencen for alle direktørerne. Direktionen har kompetence til at indrette administrationen og ansættelses- og afskedigelseskompetencen for de øvrige niveauer. Dette 7
ansvar er i praksis delegeret til de øvrige ledelsesniveauer, hvorfor ledere i Halsnæs har følgende personaleansvar: Ansvar for at ansætte og afskedige personale (i samarbejde med chefen og Personaleservice) Initiativret og -pligt til at afholde udviklingssamtaler med medarbejdere og ledere Ansvar for at sikre udvikling af medarbejdere og ledere Ansvar for at afholde jævnlige møder med henblik på at sikre faglighed, drift, administration, personalepleje og strategisk ledelse Ansvar for at udføre ledelsestilsyn Ansvar for at følge kommunens retningslinjer Derudover har ledere i Halsnæs Kommune en særlig forpligtigelse til at kende og støtte op om kommunens projektmodel og projektorganisation, samt kommunens retningslinjer for digital ledelse. 4.5. Særlige roller og forventninger til de enkelte ledelses-niveauer Niveau 1: Direktionen Direktionen har ansvar for at sikre, at Byrådets og Økonomiudvalgets beslutninger bliver gennemført, og at Byrådet og Økonomiudvalget opnår den nødvendige viden og sparring. Direktionen har et særligt ansvar for den strategiske planlægning for Halsnæs Kommune og for at sikre, at dette sker i et tæt samspil med det politiske niveau. Direktørerne skal arbejde for at skabe mening og sammenhæng, samt helhed i overensstemmelse med kommunens vision og værdier. Direktørerne har som udgangspunkt ikke driftsansvar. Det er ledelsesniveauerne under direktionen, der bærer ansvar for udvikling og drift af deres tillagte ansvarsområder. Direktionen skal sikre udmøntning af direktionsaftalen som indgås mellem Byrådet ved borgmesteren og direktionen ved kommunaldirektøren. I aftalen er det centrale aftaleindhold: opfyldelsen af de politiske mål, både de tværgående og de områdespecifikke mål. I forlængelse heraf følger styringsprincippet om, at der ikke drøftes mål, uden at der også drøftes økonomi eller omvendt. Direktionen har ansvar for, at budgettet holdes. For mere detaljeret viden om krav og forventninger til direktørerne, se da aftalen for indeværende år. Niveau 2: Chefen Alle chefer refererer til direktionen. I praksis referer en chef til en direktør i direktionen, dvs. der refereres til en referencedirektør, der er tilknyttet sekretariatet eller et område. Generelt skal en chef i Halsnæs Kommune være stærk i strategisk ledelse, planlægning og økonomistyring. Chefen skal være udviklingsorienteret og kunne udvikle og omstille sit sekretariat/område dels på baggrund af de politiske visioner, mål og rammer, dels i forhold til sekretariatets/områdets egne behov. Der udarbejdes hvert år en aftale mellem direktionen ved referencedirektøren og de enkelte chefer. Cheferne udarbejder i forlængelse heraf en sekretariats/områdeplan. Aftalen mellem direktionen og cheferne indeholder de resultatkrav, som skal sikre udmøntning af de politiske mål, både de tværgående og områdespecifikke. 8
På niveau 2 skelnes mellem sekretariatschef og områdechef. Sekretariatschefen har kompetence til over for områderne at sikre den centrale styring ved at udarbejde retningslinjer, skabeloner og metoder, som skal anvendes af hele organisationen med henblik på at skabe og håndtere systematiske, strukturerede og tværgående indsatser. Sekretariatschefen skal endvidere sikre, at Direktionssekretariatet understøtter den samlede kommunale virksomheds behov for konsulentbistand, agere rådgivere og være behjælpelige med faglige spørgsmål omkring økonomi, personale, it, indkøb, kommunikation (herunder presse), erhverv og turisme osv. Områdechefen har en aftale med sine virksomhedsledere. Denne aftale indeholder de tværgående og områdespecifikke resultatkrav, som virksomhedslederen skal bidrage til udmøntning af samt virksomhedsspecifikke resultatkrav, som er særlige for den enkelte virksomhed. Områdechefen har det overordnede, styringsmæssige ansvar for det samlede budget inden for chefens område. Områdechefen har dermed både det overordnede budgetansvar og den overordnede beslutningskompetence for prioriteringer vedrørende budgettet. Områdecheferne har ansvar for og kompetence til at sikre opfølgning på udmøntningen af diverse politikker og aftaleforhold. Områdechefen har endvidere ansvaret for at sikre den faglige og koordinerende indsats på tværs af virksomhederne og ansvar for at besidde det overordnede overblik, der sikrer kontinuerlig og strategisk udvikling af området. For nærmere beskrivelse af de enkelte chefers ansvar og kompetence, se da koncept for mål- og rammestyring samt stillingsprofil. Niveau 3: Virksomhedslederen Virksomhedernes hovedformål er at levere de serviceydelser, som er besluttet af det politiske niveau og at gøre det med en kvalitet, der lever op til de politiske fastsatte krav. Det forventes, at virksomhedslederen sørger for at skabe de rammer, der giver bedst mulighed for at varetage opgaverne, således at arbejdet i virksomheden foregår i overensstemmelse med de politikker, der overordnet er vedtaget for området, og de aftaler der er indgået. En virksomhedsleder har en virksomhedsaftale med den pågældende chef for området. Virksomhedslederen kan i høj grad styre efter de resultatkrav og rammer, der er udstukket i aftalen med chefen. Chefen for området har dog det overordnede ansvar for den samlede økonomi på området og kan derfor af hensyn til helheden være nødt til at foretage prioriteringer, der kan have indflydelse for den enkelte virksomhedsleders budget. Præmisser for delegering af beslutningskompetence mellem områdechefen og den enkelte virksomhedsleder må aftales ved indgåelse af aftalen. I tilfælde af, at en virksomhedsleder ikke kan opfylde de resultatkrav som fremgår af virksomhedsaftalen, vil områdechefen vurdere, hvilke konsekvenser det skal have. Hvis udfordringerne skyldes forhold i virksomhedsaftalen, herunder et usammenhængende forhold mellem resultatkrav og budgetramme kan områdechefen drøfte dette med direktionen med henblik på eventuelle justeringer. Niveau 3: Afdelingsleder på rådhuset En afdelingsleder, der er ansat i sekretariatet eller i et område med fysisk placering på rådhuset og har reference til en sekretariats-/områdechef, er også karakteriseret som en niveau 3-leder. 9
Afdelingslederens kompetence delegeres fra chefen til afdelingslederen. Afdelingslederen har ikke selvstændigt budget eller budgetansvar, men administrerer de midler, der tildeles sekretariatet eller området i samarbejde med chefen. Genbesættelse af stillinger i afdelingen sker i samråd med chefen med henblik på at varetage tværgående og strategiske hensyn i sekretariatet/området. Afskedigelse af medarbejdere skal også ske efter godkendelse af pågældende chef, med henblik på at tilgodese og overveje eventuelle tværgående hensyn, herunder omplaceringsmuligheder inden for sekretariatet/området forud for endelig beslutning om afsked. Der kan defineres mål og rammer, samt krav og forventninger mellem chef og afdelingsleder, som kan indgå i sekretariats-/områdeplanen. Det forventes, at afdelingslederne varetager den daglige ledelse og drift af afdelingen. Det forventes også, at afdelingslederen gennemfører de projekter og initiativer, som har et tværgående sigte og som igangsættes af sekretariatschefen, en områdechef eller af direktionen. 10
5. Principper for mødestruktur og ledelsesfora Halsnæs Kommune har fire overordnede ledelsesfora: Direktionsforum, består af direktionen (niveau 1), Udvidet Direktionsforum, består af direktørerne og sekretariats-/områdecheferne (niveau 1 og 2) Lederkoordination, består af direktørerne, cheferne og afdelingslederne på rådhuset (niveau 1, 2 og 3 på rådhuset) Lederforum, består af direktørerne, cheferne samt virksomhedsledere og afdelingslederne på rådhuset (niveau 1, 2 og 3). Det er direktionen, der har nedsat de fire ledelsesfora og besluttet mødestrukturen for de tre ledelses niveauer. Alle chefer og ledere skal udarbejde en mødestruktur for deres sekretariat, område, afdeling eller virksomhed og etablere det antal mødefora, som er hensigtsmæssige i forhold til at opnå faglig-, driftsmæssig-, personale- og strategisk ledelse. 5.1 Hvad er formålet med de fire ledelsesfora De fire ledelsesfora har til formål at sikre den løbende ledelsesdialog, orientering, udvikling og sparring. Det betyder, at dagsorden på møderne og mødernes format vil være forskellig afhængig af tema. I et vist omfang vil ledelsesdialogen være præget af årets gang og de temaer, som ligger fast på faste tidspunkter hvert år, herunder budgetorientering. Andre gange vil møderne være præget af en specifik situation, herunder formidling af nye politiske signaler eller et forsøg på at forberede og modne organisationen til nye tiltag. I nogle henseende vil de forskellige ledelsesfora også blive brugt til lederudvikling. Ledelsesfora har også til hensigt at; Klæde lederne på til at kunne formidle nyt til den øvrige organisation Sikre fælles, samtidig kommunikation at alle får det samme at vide samtidig Skabe sammenhæng og samhørighed i organisationen modvirke ø-dannelser og segmentering Skabe rum for at lederne kan tale sammen, sparre med hinanden, udvikle ideer Afstemme forventninger mellem de tre ledelsesniveauer 5.2 Formen på de fire ledelsesfora Direktionen Direktionen mødes 2-3 gange om måneden som hovedregel om torsdagen og med hver tredje uge som møde fri. Ved møderne vil dagsorden blive gennemgået og alle punkter blive drøftet og debatteret. Borgmesteren vil være inviteret til gensidig orientering. Udvidet Direktionsforum Udvidet Direktionsforum mødes 1 gang månedlig - som hovedregel lige umiddelbart før direktionsmødet. Udvidet Direktionsforum mødes endvidere fire gange årligt til fordybelsesdage hvor konkrete temaer drøftes detaljeret og dybdegående. Et af disse møder afholdes i november, hvor der aftales udmøntning af budget for det kommende år. Lederkoordination Lederkoordination mødes kvartalsvist, og/eller hvis specifikke situationer kræver det. Der udformes en dagsorden fra gang til gang. Dagsordenen indeholder som udgangspunkt altid en kombination af orientering fra direktionen og debat og orientering om et specifikt tema. 11
Lederforum Lederforum mødes kvartalvist, og/eller hvis specifikke situationer kræver det. Der er ikke nogen formel dagsorden ved møderne, men der udarbejdes altid et program for dagen/dagene. Møderne har karakter af seminarer, idet antallet af deltagere er højt. Formen på møderne vil både være gennem eksterne foredragsholdere, oplæg med interne oplægsholdere, debat og gruppedrøftelser, herunder drøftelser i netværksgrupper. 5.3 Nyhedsbrev for ledere i Halsnæs Kommune Direktionens elektroniske nyhedsbrev til ledere udkommer en gang om måneden (i alt 11 gange årligt) og sendes til Lederforum den første tirsdag i måneden. Nyhedsbrevet samler de signaler og budskaber, som direktionen ønsker at formidle til lederne og som direktionen ønsker, at lederne skal forholde sig til og agere i forhold til. 12
6. Principper for lederudvikling Det skal være attraktivt at være leder i Halsnæs Kommune, og derfor vil der i arbejdet med lederuddannelse blive lagt vægt på, at ledere i Halsnæs Kommune får optimale muligheder for efteruddannelse. Lederuddannelse i Halsnæs Kommune har to spor - dels interne redskabskurser, dels et formaliseret uddannelsesspor, der indeholder en lederuddannelse på diplomniveau. Herudover opfordrer Halsnæs Kommune til, at alle ledere uddanner sig efter individuelle, faglige og virksomhedsrelaterede behov. 6.1 Det interne spor De interne lederkurser omhandler primært redskabsrelateret undervisning, som retter sig specifikt mod de konkrete redskaber, som lederen skal bruge inden for personalejura, it, regnskabsstyring osv. Kurserne udbydes løbende og kan tilbydes ved individuelt opståede behov. Det er ofte Halsnæs Kommunes egne konsulenter, som står for undervisningen. 6.2 Diplomuddannelse i ledelse (DIL) Direktionen har med afsæt i en tidligere indgået trepartsaftale besluttet, at alle niveau 3 ledere har ret og pligt til at gennemføre en Diplomuddannelse i Ledelse. Ledere på 60 år+ har dog ret, men ingen pligt til at tage denne lederuddannelse. Disse ledere har i stedet mulighed for at indgå en individuel aftale med deres chef omkring evt. anden uddannelse/videreuddannelse. Der vil i valget af nye ledere blive lagt vægt på, at de som minimum har eller ønsker at tage en Diplomuddannelse i Ledelse eller tilsvarende. For mere information om lederudvikling i Halsnæs Kommune kontaktes Direktionssekretariatet. 13