Mini udbud af rådgivningsopgave for Vinge
Udbud af rådgivningsydelsen for planlægningen af Vinge 16/12/2011 2/12
Indholdsfortegnelse 1. Indledning 4 2. Den ordregivende myndighed 4 3. Tilbudsgrundlag 4 4. Udbudsprocessen 5 4.1 Spørgsmål til udbudsmaterialet 5 4.2 Aflevering af tilbud og tilbudsfrist 5 4.3 Vedståelsesfrist 5 4.4 Tavshedspligt 5 4.5 Udgifter ved tilbudsgivning 5 4.6 Behandling og vurdering af tilbud 6 4.7 Underretning om leverandør valg 6 5. Beskrivelse af opgaven 6 5.1 Overordnede rammer 6 5.2 Rådgivning ved programskrivning (ATR skema 1) 7 5.3 Udarbejdelse af overordnet helhedsplan (ATR skema 2-6) 7 5.3.1. Hovedgreb (ATR skema 2) 7 5.3.2. Infrastruktur (ATR skema 3) 8 5.3.3. Bebyggelsestypologier (ATR skema 4) 9 5.3.4. Præsentationsmateriale (ATR skema 5) 9 5.3.5. Masterplan for midtbyen (ATR skema 6) 10 5.3.6. Overordnede opgaver 10 6. Økonomi 10 7. Tidsplan 10 8. Alternative tilbud 11 9. Forbehold 11 10. Evaluering og tildeling 11 Bilag 1 Kontrakt udkast Bilag 2 Vinge dokument Bilag 3 Afgrænsning af bymidten Bilag 4 Byudlægget Bilag 5 ATR skema Bilag 6 Rettelsesark (udsendes den 25. januar) 3/12
1. Indledning I forbindelse med udvikling af den nye by Vinge, udbydes nu rådgivningsopgaven for udarbejdelsen af en overordnet helhedsplan for hele byen, samt en masterplan for bymidten. Der tages udgangspunkt i den oprindelige konkurrence fra 2006, som skal udgøre et inspirations grundlag. Der er flere afgørende problemstillinger der er opstået, eller har ændret sig siden den gang. Dette medfører, at den helhedsplan som ønskes udarbejdet skal udarbejdes fra grunden som en ny plan. Blandt andet har den i gang værende finans- og boligkrise væsentligt ændret de grundlæggende forudsætninger for byen og mulighederne for dens udvikling. Desuden har kommunen opkøbt store arealer i midtbyen og mod nord, der giver mulighed for at styre processen. Det har allerede været aktuelt ved udviklingen af det nordligste hjørne, hvor et areal på ca. 5 ha. er blevet byggemodnet og en af grundene er solgt og ved at blive bebygget. Desuden synes de statslige myndigheder positive omkring etablering af en ny station, samtidigt med at de første arealer i midtbyen bebygges. På grund af disse og flere andre årsager, er det derfor blevet besluttet at udbyde opgaven på ny. 2. Den ordregivende myndighed Frederikssund Kommune Torvet 2, 3600 Frederikssund Telefon: (45) 4735 1000 Alle henvendelser, herunder spørgsmål m.v. skal i udbudsprocessen rettes til: Projektleder Thomas Sichelkow Telefon: (45) 4735 2692 E-mail: tsich@frederikssund.dk 3. Tilbudsgrundlag Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Opfordringsskrivelse. Nærværende udbudsbetingelser. Bilag 1-6 (Bilag 6 udsendes d. 27. januar) 4/12
4. Udbudsprocessen 4.1 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiverne har mulighed for på dansk skriftligt at stille spørgsmål til eller anmode om en uddybende beskrivelse af enkelte punkter, der vedrører udbudsmaterialet. Af hensyn til en ensartet behandling af tilbudsgiverne skal eventuelle spørgsmål fremsendes skriftligt, således at de er fremsendt gerne pr. e-mail til styrelsen på den i punkt 2. angivne adresse senest 25. januar 2012 kl. 12.00. Spørgsmål, der modtages herefter, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål og svar vil derefter blive udsendt til samtlige tilbudsgivere senest 27. januar 2012 i anonymiseret form. 4.2 Aflevering af tilbud og tilbudsfrist Tilbud skal sendes/afleveres til Frederikssund Kommune, jf. punkt 2. Forsendelsen bedes være mærket att.: Thomas Sichelkow - Vinge, miniudbud Sidste frist for aflevering af tilbud er den 22. februar 2012 kl. 12.00, hvor tilbuddet skal være Frederikssund Kommune i hænde. Tilbud, der modtages efter det angivne tidspunkt, vil ikke komme i betragtning. Tilbud skal sendes/afleveres i 2 papir eksemplarer, samt i et enkelt digitalt eksemplar (cd-rom, USB-nøgle eller tilsvarende). Tilbuddet skal være mærket: Miniudbud Vinge. Tilbuddet skal indeholde: Udfyldte og underskrevne ATR skemaer. Opdaterede Cv er Tilbuddet skal afgives på dansk eller engelsk. 4.3 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 4.4 Tavshedspligt Tilbudsgivere samt evt. underleverandører skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende med hensyn til enhver oplysning, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med udbuddet. 4.5 Udgifter ved tilbudsgivning Tilbudsgiverens udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud, 5/12
samt eventuelle udgifter i forbindelse med efterfølgende dialog og drøftelser er Frederikssund Kommune uvedkommende. 4.6 Behandling og vurdering af tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Frederikssund Kommune. Vurdering og udvælgelse af tilbuddene vil ske på baggrund af tildelingskriteriet, Det økonomisk mest fordelagtige tilbud, herunder evalueringskriterierne anført i pkt. 10. 4.7 Underretning om leverandørvalg Ved Frederikssund Kommunes endelige valg af leverandør vil alle tilbudsgivere samtidigt blive skriftligt underrettet herom. Ved denne underretning vil de økonomiske tilbud blive oplyst i anonymiseret form. 5. Beskrivelse af opgaven 5.1 Overordnede rammer Som nævnt i indledningen, ønsker Frederikssund Kommune at der udarbejdes en overordnet helhedsplan for hele byen, med en masterplan for midtbyen (Se bilag 3 for afgrænsning af midtbyen). Disse skal dannes på baggrund af et program, som rådgiver skal være med til at kvalitetssikre. De nuværende grove principskitser for programmet og opsummering af projektets status kan ses i bilag 2. Den overordnede helhedsplan skal indeholde en række løsninger på konkrete problemstillinger. Derved ønsker Frederikssund Kommune at skabe en fleksibel plan, der kan håndtere fremtidens udfordringer. Den overordnede helhedsplan skal danne grundlag for tillæg til kommuneplanen. Masterplanen for midtbyen skal derudover kunne danne grundlag for lokalplaner. De oprindelige konkurrenceforslag fra 2006 kan bruges som inspiration ved nogle af problemstillingerne. Derved skal tilbuddene ikke tage udgangspunkt i en opdatering af tidligere forslag. Frederikssund Kommune er med støtte fra EUDP(Energiteknologisk Udviklings og Demonstrationsprogram) ved at undersøge scenarier for energiinfrastruktur i Vinge. Projektet påbegyndes i starten af 2012, og vil vare ca. ét år. Dette kan medføre løsninger som skal indarbejdes i helhedsplanlægningen. Tilbudsgivere skal ikke afsætte særskilte midler dette arbejde, da omfanget ikke er kendt. Tilbuddene vil blive vurderet ud fra de udfyldte ATR skemaer. Se pkt. 10 for nærmere beskrivelse af dette. 6/12
5.2 Rådgivning ved programskrivning (ATR skema 1) Frederikssund kommune er ved at udarbejde et nyt program for Vinge. Dette tager delvist udgangspunkt i det oprindelige konkurrenceprogram fra 2006 og de løsninger der fulgte med. Programmet skal give det rette udgangspunkt og styringsværktøj, og dermed danne rammerne for den endelige løsning. Dette vil ske ved at programmet både beskriver visionerne for Vinge, og de konkrete opgaver der ønskes løst. Programskrivningen omfatter således at samle byrådets visioner for fremtidens by i Vinge. Rådgiver skal bistå med kvalitetssikring af programmet. Dette skal omfatte både visionen og de tekniske aspekter, f.eks. vurdering af infrastruktur hovedgreb, økonomiske aspekter som f.eks. grove overslag ved forskellige stationsløsninger, bæredygtighedsvurderinger af løsningsmuligheder. Derudover ønskes overordnede vurderinger og kommentarer til visionerne og programmet som helhed. Rådgiver skal ikke deltage i den konkrete udarbejdelse af programmet, men bistå med kvalitetssikring og ved at bistå med supplerende og relevante undersøger og betragtninger. Med denne inddragelse i programskrivningsfasen, ønsker Frederikssund Kommune at skabe et visionært og funktionelt program, der ikke unødigt begrænser ambitionsniveauet, samtidigt med at det forholder sig til den konkrete virkelighed. Der ønskes ikke afleveret et økonomisk tilbud for denne opgave. Dette skyldes opgavens mere flydende karakter, hvor det er svært at fastslå omfanget på forhånd. Af samme årsag, skal der heller ikke afleveres en beskrivelse af de tilbudte ydelser, kun de tilbudte medarbejdere der kan bistå ved løsningen. 5.3 Udarbejdelse af overordnet helhedsplan(atr skema 2 5) Rådgiver skal udforme en overordnet helhedsplan for hele Vinge byudlægget(bilag 4). Denne skal være principiel i karakter, sammensat af flere forskellige elementer og styret af et hovedgreb. Således skal der udarbejdes et stærkt hovedgreb for Vinge, på baggrund af programmet, der resulterer i en overordnet helhedsplan. Denne skal indeholde flere individuelle løsninger på klart definerede problemstillinger, samt hvad der øvrigt skønnes nødvendigt for byens sammenhæng. Denne tilgang skal sikre en fleksibel strukturplan, hvor principperne i de enkelte løsninger kan kombineres på passende vis, uanset hvilke ændringer der måtte komme i løbet af byens realisering. Tilbuddet for løsningen af helhedsplanopgaven skal struktureres igennem 4 ATR skemaer, samt ét ATR skema for masterplanen for bymidten; 5.3.1. Hovedgreb (ATR skema 2) Strukturering af byen. Der skal udarbejdes et stærkt hovedgreb, der løser flere konkrete problemstillinger, og som er fleksibel nok til at kunne rumme frem- 7/12
tidens udfordringer, afhængig af hvordan konkjunkturer, beboelsesmønstre, osv. udvikler sig. De konkrete problemstillinger omfatter blandt andet; Generel strukturering af byen Forslag til etapedeling af byens udvikling, med udgangspunkt i en kommunalt styret proces med opkøb og salg af matrikler Stationens karakter, bl.a. funktioner, disponering, form og sammenhæng med byen Håndtering af byens vestlige kant(motorvejen) Overgangen til byens kant mod øst (mosen og søen) Udvikling og etablering af et erhvervsområde i den nordlige del, samt overgangen herfra til den øvrige by Overgangen til landsbyerne mod syd Inddragelse af krydsninger af banen i byens struktur Placering af og sammenhæng mellem institutioner, stationen og beboelse Placering af og sammenhæng mellem, byens rum, pladser, legepladser og sportstilbud Grønne kiler Hensynstagen til eksisterende villabebyggelser, samt vurdering af de øvrige bebyggelser Det økonomiske fundament for realisering af byen, ved en kommunalt styret proces 5.3.2. Infrastruktur (ATR skema 3) En principiel tilgang til hvordan vej- og stistrukturen, håndtering af overskudsjord, lokal håndtering af overfladevand og etablering af forsynings tracéer til f.eks. spildevand og energiforsyning, kan løses. Løsningen skal dannes på baggrund af flere konkrete bindinger f.eks.: det kommende udfletningsanlæg fra motorvejen en nord-sydgående primærvej i Vinges vestlige side, der skal krydse jernbanen en vejstruktur der håndterer beregnede trafikmængder, uden at dominere byen et klart nord-sydgående stisystem der binder byen sammen og forbindes til naturområderne i øst, og fjorden i vest, samt skaber gode forbindelser til Frederikssund stationens placering og trafikale løsninger i forbindelse hermed Krydsning af banen i forbindelse med stationen hvor løsningen skal styrke byens sammenhæng, hvor flere løsningsmodeller undersøges der skal understøtte stationens funktion som byens midtpunkt, der binder byen sammen på tværs af banen trafikal vurdering af stationens opland, og deraf følgende behov for parkeringspladser De endelige bindinger vil blive fastlagt og uddybet i programmet. Frederikssund Kommunes første grove princip udkast kan ses i bilag 2. 8/12
Løsningen skal indeholde overslag på de væsentligste knudepunkter og en vejledende løbende meter pris på vej- og stiprofilerne. Disse skal kunne bruges i en samlet vurdering af Vinges anlægsomkostninger. 5.3.3. Bebyggelsestypologier (ATR skema 4) Der skal dannes en række bebyggelsestypologier som kan benyttes i byen. Som udgangspunkt skal Vinges bygningsmasse sammensættes af en tætby omkring stationen, samt tæt/lav byggeri i de resterende områder. Dette er udelukkende baseret på en markedsmæssig vurdering. På baggrund af helhedsplanen skal rådgiver give bud på hvilke bebyggelsestypologier der vil være ønskelige i byen. Disse skal give en indsigt i hvordan byens bygningsmasse kan se ud. Rådgiver skal udvikle forslag til hvilke typologier passer bedst i byen og hvor, samt hvilke områder der er mere fleksible og kan tåle forskellige typologier. Typologierne kunne f.eks. være rækkehuse og klyngehuse mod øst ved overgangen til mosen, etage byggeri omkring stationen, stavbebyggelse på tværs af højdedrag, forslag til hvorledes erhvervsområder skal udformes, osv.. På baggrund af de ovenstående problemstillinger og kreative udfordringer, skal der dannes et eksempel hvor bebyggelsestypologierne indtegnes i helhedsplanen. Denne illustration vil ikke være bindende, men udelukkende bruges til at illustrere en mulig udformning af byen og danne grundlag for fremtidige overvejelser. Typologierne forventes illustreret i skala 1:1000 med en overordnet plan i skala 1:4000 Typologierne skal kunne resultere i økonomiske overslag, således at de forskellige typologier kan indgå i overvejelserne omkring byens økonomiske realisering. 5.3.4. Præsentationsmateriale (ATR skema 5) - Der skal udarbejdes salgs- og præsentationsmateriale for Vinge. Dette vil omfatte følgende: 4 A0 plancher 40 siders A3 præsentationsmateriale 1 præsentationsmodel for den samlede by, i skala 1:4000 1 præsentationsmodel for midtbyen, i skala 1:1000 5 rumlige illustrationer af væsentlige byrum Det endelige antal kan blive højere, men sættes til 5 under udbuddet for at give et lige vurderingsgrundlag. 3D model af byen i et simpelt og let tilgængeligt program som f.eks. Sketchup. Denne skal illustrere landskabet, bygningsvolumener i kasseform og afleveres i en form der er håndterbar for kommunen. Intentionen med modellen er at skabe et fleksibelt værktøj, der kan opdateres med bebyggelsesforslag Denne ydelse aflyser ikke rapporteringsform eller resultat/dokumentation for de øvrige opgaver. Den skal blot ses som en endelig dokumentation som er målrettet mod bl.a. potentielle in- 9/12
vestorer og tilflyttere, interessenter og kommunens borgere. N.B. Dette skema vil kun indgå under vurderingen for kvalitet ved det sidste punkt, 3D model. Dette skyldes at alle 4 hold har demonstreret evnen til at aflevere de øvrige typer materiale ved konkurrencen. Karakteren for dette skema vil kun blive vægtet med 50 % set i forhold til de øvrige skemaer. Dette skyldes det begrænsede vurderingsgrundlag set i forhold til de øvrige skemaer. Vurderingen for pris vil indgå på lige fod med de øvrige skemaer. 5.3.5. Masterplan for midtbyen (ATR skema 6) Der skal udarbejdes en masterplan for midtbyen på dispositionsforslagsniveau. Løsningen skal tage udgangspunkt i den overordnede helhedsplan, samt programmet. Masterplanen skal kunne rumme flere forskellige udviklingsscenarier, afhængig af hvilke elementer der kan tiltrækkes til byen. Den skal således ikke blot betragtes som en endelig løsning, uden variationsmuligheder, men som en prioritering af hvorledes hovedgrebene i byen sikres. Masterplanen skal desuden indeholde en overslagsberegning af byggemodningsomkostningerne, samt de potentielle indtægter fra byggeretspriserne. 5.3.6. Overordnede opgaver Foruden de konkrete ovenstående opgaver, forventes det at rådgiver teamet deltager i møder med Frederikssund Kommune minimum hver anden uge som udgangspunkt, med ekstra møder afhængigt af opgavens forløb. Det forventes at rådgiver deltager i præsentationen af helhedsplanen og masterplanen for byrådet. Desuden vil der blive afholdt 3 borgermøder indledende med idé input, præsentation af forslag undervejs, samt endelige præsentation, hvor det forventes at rådgiver deltager. Disse ydelser skal indgå under de relevante ATR skemaer. 6. Økonomi Frederikssund Kommune forventer, at løsningen kan udføres inden for en samlet økonomi på 1,3 mio. kr. Tilbud herover vil blive forkastet som ukonditionsmæssige og vil ikke blive taget i betragtning. Det forventes at alle timepriser er indeksreguleret efter gældende aftale. 7. Tidsplan Opgaven udbydes fra 16. december 2011 til 22. februar 2012. 10/12
Kontraktforhandlinger påbegyndes umiddelbart efter annoncering af udbuddets resultater, som forventes offentliggjort i uge 9. Samtidigt med kontraktforhandlinger fastlægges forudsætningerne for opgavens løsning, herunder det nødvendige baggrundsmateriale. Efter kontraktforhandlinger, inddrages rådgiver i udarbejdelsen af programmet i perioden ultimo marts til april. Det endelige program forventes vedtaget ultimo maj 2012. Helhedsplanen udarbejdes på baggrund af programmet i perioden juni 2012 oktober 2012. Masterplanen for bymidten udarbejdes fra ca. september 2012 - november 2012. 8. Alternative tilbud Der er ikke mulighed for at afgive alternative tilbud. Alternative tilbud vil således ikke blive taget i betragtning. 9. Forbehold Der accepteres ikke forbehold. 10. Evaluering af tilbud Tilbudsgivere skal udfylde 6 ATR skemaer som beskrevet under pkt. 5. Heraf skal det fremgå hvilke ydelser der tilbydes til løsning af den pågældende opgave, hvilke medarbejdere der skal løse disse opgaver, samt det antal timer de sættes til. Tildeling af aftalen vil ske på grundlag af kriteriet Det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Frederikssund Kommune vil i den forbindelse lægge nedenstående delkriterier til grund, med den angivne vægtning: Pris (40 %) Vurderingen vil ske på baggrund af de af tilbudsgiver oplyste priser. Den endelige pris skal være summen af tilbuddene i ATR skemaerne 2 til 6. Der tildeles en karakter mellem 1 og 10, hvor 10 gives til det laveste tilbud. Karakteren for de øvrige tilbud udregnes på baggrund af det laveste tilbud. Kvalitet (60 %) Ved vurderingen af delkriteriet vil der blive lagt vægt på team sammensætning og forslag til løsning af opgaven under hvert ATR skema. Dette vil resultere i én samlet karakter for ATR skemaet. Vurderingen vil forgå på følgende vis: 11/12
Team sammensætning. Der gives én karakter fra 1-10 ud fra en vurdering af de tilbudte medarbejders kompetencer set i relation til opgaven. Ved vurderingen vil der blive lagt vægt på de konkrete medarbejdere der sættes på hver opgave. Karakteren vil blive givet ud fra en betragtning af de bærende kræfters kompetencer. Dette vil blive vurderet ud fra de angivet timeantal i ATR skemaerne, f.eks. vil en medarbejder der sættes til 70 timer blive vægtet højt i vurderingen, hvorimod en medarbejder der kun sættes til 10 timer i opgaven, vil blive vægtet tilsvarende lavt. Selve vurderingen vil fokusere på de valgte medarbejders kompetencer og erfaringer inden for lignende opgaver. Dette gøres udelukkende ud fra de opdaterede CVer. Eksempel: Ved ét af ATR. Sættes der 3 medarbejdere på med henholdsvis 100, 20, og 5 timer(fiktiv time angivelse). Den medarbejder til 100 timer(vurderet som nøglemedarbejderen) vil blive vægtet højst. Derudover vil der blive set nærmere på de to øvrige medarbejdere og blive vurderet hvorvidt de supplerer nøglemedarbejderen og i hvilket omfang. Der vil kun blive givet én karakter for bemandingen af den opgave, som dermed kan baseres på én nøglemedarbejder eller flere medarbejdere der supplere hinanden. Løsning af opgaven. Dette kriterium vil blive vurderet ud fra de udfyldte ATR skemaer. Der gives én karakter fra 1-10 ud fra en vurdering af løsningsforslag til opgaven. De udfyldte ATR skemaer skal bl.a. illustrere rådgivers forståelse af opgaven og indsigt i hvorledes den skal håndteres. Ved tildeling af karakteren for ATR skemaet under kvalitet, vægtes team sammensætning med 70 % og løsning af opgaven med 30 %. Den endelige samlede karakter for kvalitet gives som gennemsnit af karaktererne for de 6 ATR skemaer (hvor ATR skema 5 kun vægtes med en halv karakter set i forhold til de øvrige skemaer). Således vil karaktererne resultere i et gennemsnit, der vægtes 60 % i den endelige vurdering. 12/12