Brønderslev-Dronninglund Kommune

Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf. 9945 4545 - Fax 9945 4500 Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf. 9947 1111 - Fax 99 47 11 12 Dato: 18. marts 2005 B. Kommissorium for analysearbejde vedr. forslag til fremtidig opgaveløsning. Projektnr. 5 Projekttitel IT Deltagere i projektgruppen Opsummering Jens Søltoft, Brønderslev Mette Jensen, Brønderslev Karen Thirup, Dronninglund Tage Christensen, Dronninglund Kommissoriet for IT-området beskriver i alt 14 delprojektområder, som er nærmere beskrevet i kommissoriet. De ti delprojekter henhører direkte under IT-området, og gennemføres udelukkende med deltagere fra IT-afdelingerne med egne ressourcer. Tre delprojekter henhører ansvarsmæssigt under andre fagforvaltninger. Disse projekter skal løses i et tæt samarbejde med de enkelte forvaltninger og IT-afdelinger. Et delprojekt, som omfatter overtagelse af systemer fra Amtet, er p.t. uafklaret, da der ikke foreligger en endelig afklaring af dette område og hvilke opgaver, de enkelte kommuner skal overtage fra Amtet. Det kan forventes, at disse projekter skal løses i et tæt samarbejde med de enkelte berørte forvaltninger og IT-afdelinger. Det skal bemærkes, at delprojekterne 1.0 til 9.0 skal gennemføres for at kommunesammenlægningen IT-mæssigt kan gennemføres. Delprojekterne 10.0 til 14.0 er delprojekter, som bør gennemføres. Det skal bemærkes, at kommissoriet for alle delprojekter/delresultatmål indeholder beskrivelser af de økonomiske og ressourcemæssige konsekvenser for de to kommuner. Disse beskrivelser er udelukkende foreløbige estimater, hvis formål er at indikere hvilket økonomisk og ressourcemæssig niveau, de enkelte projekter vil medføre. Fejl! Ukendt argument for parameter. Side 1/13

Efter kommissoriets endelige godkendelse vil Den Administrative Styregruppe modtage detaljerede projektplaner med helt nøjagtige beregninger af de økonomiske og ressourcemæssige konsekvenser for de enkelte delprojekter. Hvert delprojekts afledte økonomiske og ressourcemæssige konsekvenser skal godkendes af Den Administrative Styregruppe. Opgavebeskrivelse, herunder resultatmål Det skal endvidere bemærkes, at der er en logisk og indbyrdes afhængighed mellem de enkelte delprojekter. Dette har den betydning, at alle beskrevne projekter som hovedregel skal gennemføres i den beskrevne rækkefølge. En udskydelse eller et stop af et delprojekt i forhold til den vedlagte tidsplan for milepæle vil derfor have konsekvenser for de efterfølgende projekter jf. tidsplanen for milepæle. Projektgruppens arbejde og delprojekter forventes påbegyndt primo 2005 og forventes endeligt afsluttet i løbet af 2007. Der vil derfor være behov for en løbende afrapportering til Den Administrative Styregruppe gennem hele perioden fra medio 2005 til 2007. Afrapporteringen vil ske, når de enkelte delprojekter er færdiggjort. Der vil desuden ske en ekstraordinær afrapportering om konsekvenser, hvis de enkelte delprojekters tidsplaner rykkes af økonomiske eller andre årsager. Der nedsættes projektgrupper indenfor de nedenstående områder med følgende resultatmål for de enkelte projekter: 1.0: Fælles IT-strategiplan. Ministeriet for Videnskab Teknologi og Udvikling samt KL har udgivet en del publikationer vedrørende IT-arkitektur og Digital Forvaltning. Formålet med udgivelserne er, at det skal sikres, at fremtidige ITinvesteringer i det offentlige baseres på fælles, åbne standarder således, at indførelse af Digital Forvaltning giver mulighed for at indfri de gevinster og muligheder som digitaliseringen rummer. I forbindelse med Strukturkommissionens betænkning er diskussionen vedrørende en sammenhængende offentlig IT-arkitekturramme samt strategi for digital forvaltning kommet i et betydeligt fokus. Fra såvel ministeriel hold som fra KL bliver det kraftigt tilrådet, at kommunerne i forbindelse med de kommende sammenlægninger baserer de fremtidige IT-systemer på Ministeriets og KL s anbefalinger. I drøftelserne om en sammenlægning af Brønderslev- og Dronninglund E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\5 it.doc Side 2/13

Kommunes IT bør ovennævnte anbefalinger indgå som et centralt element i det videre arbejde således, at det sikres, at den fremtidige kommunes IT kan imødekomme såvel nuværende som fremtidige opgaver og krav. IT-strategiplanen skal beskrive følgende hovedelementer: Visioner og mål med digitalisering i den nye kommune IT-infrastrukturstrategi (data- og telekommunikation, HW-platform, SW-platform) Udpegning af indsatsområder Organisatoriske, budgetmæssige og kompetencemæssige betingelser for at indfri strategien Ledelsesansvar forankring Resultatmål: Oplæg til fælles fremtidig IT-strategiplan. 2.0: Organisering og styring af IT-området. Formålet med projektet er at få udarbejdet løsningsforslag til den fremtidige organisering og styring af IT-området. Løsningsforslagene vil tage udgangspunkt i de beslutninger, der træffes om den fremtidige administrative organisation i den nye kommune. Projektet skal beskrive følgende hovedelementer: Organisatorisk placering af IT-afdeling Fysisk placering af IT-afdeling IT-afdelingens fremtidige arbejdsopgaver Fordeling af fremtidige arbejdsopgaver på medarbejdere Undersøgelse af høringsforpligtigelser Resultatmål: Oplæg til fremtidig organisering af IT-området. 3.0: Net-platform. Med udgangspunktet i den fælles fremtidige IT-strategiplan skal der gennemføres l en samlet standardiseret netplatform. Projektets økonomi er primært rettet mod Dronninglund Kommune. Forslaget skal beskrive følgende hovedelementer: Status over al nuværende netudstyr E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\5 it.doc Side 3/13

Forslag til standardisering af netudstyr Gennemførelse/udrulning af fælles platform Dokumentation Økonomi Resultatmål: Standardiseret netplatform. 4.0: Service- og vedligeholdelseskontrakter. Der skal skaffes overblik over samtlige IT- og telekontrakterns løbetid, opsigelses- og forlængelsesmuligheder samt kontraktstørrelse med henblik på en afklaring af fremtidige kontraktbehov. Desuden skal der foretages en vurdering af udbudspligt. Resultatmål: Opgørelse af samtlige kontrakter i de to kommuner. 5.0: Telefoni. Med udgangspunktet i den fælles fremtidige IT-strategiplan skal der udarbejdes løsningsforslag til en samlet telefoniplatform. Projektet økonomi er rettet mod Brønderslev-Dronninglund Kommune. Forslaget skal beskrive følgende hovedelementer: Status over al nuværende telefoniudstyr Forslag til standardisering af telefoniudstyr IP-telefoni til samtlige institutioner Fysisk placering af omstillingsbord/e Etablering af ny nummerserie Gennemførelse/udrulning af fælles platform Dokumentation Økonomi Resultatmål: Oplæg til fælles, standardiseret telefoniplatform. 6.0: HW-platform. Med udgangspunktet i den fælles fremtidige IT-strategiplan skal der udarbejdes løsningsforslag til en samlet HW-platform. Projektets økonomi er primært rettet mod Dronninglund Kommune. Forslaget skal beskrive følgende hovedelementer: Status over al nuværende hardware E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\5 it.doc Side 4/13

Forslag til standardisering af hardware Gennemførelse/udrulning af fælles platform Dokumentation Økonomi Resultatmål: Oplæg til fælles, standardiseret HW-platform for servere og arbejdsstationer. 7.0: SW-platform. Med udgangspunktet i den fælles fremtidige IT-strategiplan skal der udarbejdes løsningsforslag til en samlet SW-platform. Projektets økonomi er primært rettet mod Dronninglund Kommune. Forslaget skal beskrive følgende hovedelementer: Status over al nuværende Software Forslag til standardisering af software Gennemførelse/udrulning af fælles platform Dokumentation Økonomi Resultatmål: Oplæg til fælles, standardiseret SW platform for servere og arbejdsstationer. 8.0: KMD-programmer. Formålet med delprojektet er at gennemføre en samkøring af de to kommuners data på KMD-systemerne. Projektet omfatter samtlige anvendte KMD-fagsystemer i de to kommuner. Projektets succeskriterie afhænger af, at de to kommuners fagforvaltninger udfører analyse og udvælgelse af de fremtidige systemer. Udvælgelse, gennemførelse og test foretages af de enkelte fagforvaltninger. Det skal sikres, at alle fagområder foretager en analyse, udvælgelse, gennemførelse og test. Resultatmål: Samkøring af de to kommuners KMD-systemer. 9.0: Øvrige fagprogrammer. Formålet med delprojektet er at vedtage en strategi og valg af de to kommuners fælles fremtidige programportefølje. E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\5 it.doc Side 5/13

Oplægget indbefatter samtlige anvendte fagsystemer(excl. KMD) i de to kommuner. Projektets succeskriterie afhænger af, at de to kommuners fagforvaltninger udfører analyse og udvælgelse af de fremtidige systemer. Udvælgelse, gennemførelse og test foretages af de enkelte fagforvaltninger. Det skal sikres, at alle fagområder foretager en analyse, udvælgelse, gennemførelse og test. Resultatmål: Valg og implementering af fagsystemer til den nye kommune. 10.0: Anskaffelse af ESDH. Indførelse af ESDH (Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering) er en forudsætning for, at kommunen kan udvikle sig hen imod digital forvaltning. Projektet skal organisatorisk og teknisk analyseres. Endvidere skal der foretages en analyse af tidspunkt for ibrugtagning. ESDH-projektet er et organisatorisk projekt, og det forventes derfor, at det forankres under Sekretariatets område. Organisering af projektet planlægges af Sekretariatet, herunder også udpegning af projektdeltagere. Resultatmål: Forslag til implementering af ESDH-system i den nye kommunale organisation. 11.0: Folkeskolernes IT. Med udgangspunktet i den fælles fremtidige IT-strategiplan skal der udarbejdes løsningsforslag til en samlet SW- og HW-platform samt udarbejdes løsningsforslag til den fremtidige organisering af området. Forslaget skal beskrive følgende hovedelementer: Status over al nuværende hardware E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\5 it.doc Side 6/13

Forslag til standardisering af hardware Status over al nuværende software Forslag til standardisering af software Gennemførelse/udrulning af fælles platform Status over nuværende organisering af området Forslag til fremtidig organisering af området Dokumentation Økonomi Resultatmål: Oplæg til fælles standardiseret HW og SW platform inden for området samt oplæg til fælles standard for organisering af arbejdet. 12.0: Fælles IT-sikkerhedsregler Ifølge Persondataloven skal der udarbejdes uddybende IT-sikkerhedsregler for den nye kommune. De nye uddybende IT-sikkerhedsregler skal være politisk vedtaget, inden den nye kommune træder i kraft. IT-sikkerhedsreglerne skal beskrive følgende hovedelementer: Organisering Kompetence og opgaver Databehandling Autorisationer Sikkerhedsforanstaltninger Økonomi Resultatmål: Oplæg til fælles fremtidige uddybende IT-sikkerhedsregler. 13.0: Deltagelse i ad hoc projekter uden for IT-afdelingen. Det skal være muligt at rekvirere ad hoc ressourcer fra de to IT-afdelinger i form af konsulentbistand til projekter forankret udenfor de to IT-afdelinger. Ad hoc ressourcerne deltager ikke som faste projektmedarbejdere i projekterne men udelukkende som ad hoc på konsulentbasis. E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\5 it.doc Side 7/13

Resultatmål: Tildeling af konsulentressourcer fra IT-afdelinger til andre delprojekter. Tidsplan for projektet (incl. Milepæle). De nedenfor nævnte årstal og projekter refererer til opstart af projektet. En mere uddybende tidsplan for projekterne vil blive udarbejdet, når kommissoriet er godkendt. 2005 : 1.0: Fælles IT-strategiplan 2.0: Organisering og styring af IT-området 3.0: Net-topologi 4.0: Service- og vedligeholdelseskontrakter 13.0: Deltagelse i ad hoc projekter udenfor IT-afdelingen 2006: 5.0: Telefoni 6.0: HW-Platform 7.0: SW-Platform 8.0: KMD-programmer 9.0: Øvrige fagprogrammer 10.0: Anskaffelse af ESDH 13.0: Deltagelse i ad hoc projekter udenfor IT-afdelingen 2007: 11.0: Folkeskolernes IT 12.0: Fælles IT-sikkerhedsregler 13.0: Deltagelse i ad hoc projekter udenfor IT-afdelingen Organisering af projektet IT-projektgruppen refererer til Den Administrative Styregruppe. ITprojektgruppens medlemmer er: Jens Søltoft, Brønderslev Kommune - Karen Thirup, Dronninglund Kommune. 1.0: Fælles IT-strategiplan. Delprojektet refererer til Den Administrative Styregruppe. 2.0: Organisering og styring af IT-området. Delprojektet refererer til Den Administrative Styregruppe. E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\5 it.doc Side 8/13

3.0: Net-topologi. 4.0: Service- og vedligeholdelseskontrakter 5.0: Telefoni. 6.0: HW-platform. 7.0: SW-platform. 8.0: KMD-programmer. Delprojektets organisatorisk placering: Alle forvaltninger, Brønderslev Kommune Alle forvaltninger, Dronninglund Kommune. Delprojektets medlemmer udpeges af de enkelte forvaltningers projektgrupper. Delprojektet refererer til de enkelte forvaltningers projektgrupper. 9.0: Øvrige fagprogrammer. Delprojektets organisatorisk placering: Alle forvaltninger, Brønderslev Kommune Alle forvaltninger, Dronninglund Kommune. Delprojektets medlemmer udpeges af de enkelte forvaltningers projektgrupper. Delprojektet refererer til de enkelte forvaltningers projektgrupper. 10.0: Anskaffelse af ESDH Delprojektets organisatorisk placering: område 3.1 Sekretariatet. Delprojektets medlemmer udpeges af område 3.1. Delprojektet refererer til område 3.1. 11.0: Folkeskolernes IT E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\5 it.doc Side 9/13

12.0: Fælles IT-sikkerhedsregler. Delprojektet refererer til Den Administrative Styregruppe. 13.0: Deltagelse som projektkonsulenter i ad hoc projekter uden for IT-afdelingen. Projektkonsulenter: Udpeges ad hoc af den fælles IT-afdelings projektkontor. Kontaktpersoner: Jens Søltoft, Brønderslev Kommune - Karen Thirup, Dronninglund Kommune. Ny lovgivning på området, herunder opgaveflytning til kommunen. IT-systemer fra Amtet. Der er p.t. ingen endelig afklaring af hvilke områder og dermed systemer, der overgår fra Amtet til Kommunerne. Det forventes, at Den Administrative Styregruppe vedligeholder kontakten til Amtet om denne afklaring og informerer de enkelte projektgrupper, når denne afklaring er foretaget. Brønderslev-Dronninglund Kommune har sammen med Ny Hjørring Kommune og Ny Frederikshavn Kommune aftalt, at vi koordinerer vores indsats overfor Amtet med henblik på en nærmere afklaring af hvilke systemer, der skal overtages og hvordan, denne implementering skal gennemføres. Resultatmål: Afventer opgavefordeling. Projektgruppens ressourcebehov (Økonomi og personale) De enkelte delprojekters ressourcebehov for økonomi og intern personale er estimater med det formål at give et udtryk for, hvilket niveau de enkelte delprojekters omkostninger og timeforbrug vil ligge på. Der er således ikke tale om nøjagtige beregninger, men udelukkende realistiske estimater. 1.0: Organisering og styring af IT-området. Interne projektdeltagere: Jens Søltoft, Brønderslev Kommune - Karen E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\5 it.doc Side 10/13

Thirup, Dronninglund Kommune. Økonomi: Foreligger når delprojektet har fået sit endelige forslag godkendt. Estimat: udgift kr. 100.000 til kr. 500.000. Ressourcebehov i timer fra fælles IT-afdeling: 150 timer. 2.0: Fælles IT-strategiplan. Interne projektdeltagere: Jens Søltoft, Brønderslev Kommune - Karen Thirup, Dronninglund Kommune. Økonomi: kr. 0. Ressourcebehov i timer fra fælles IT-afdeling: 100 timer. 3.0: Net-topologi. Interne projektdeltagere: Jens Søltoft, Jens Klemmensen, Brønderslev Kommune - Karen Thirup, Tage Christensen, Dronninglund Kommune Eksterne projektdeltagere: Entreprenør. Økonomi: udgift kr. 6.500.000, som budgetmæssigt er afsat i Dronninglund Kommune. Ressourcebehov i timer fra fælles IT-afdeling: 1000 timer. 4.0: Service- og vedligeholdelseskontrakter Interne projektdeltagere: Jens Søltoft, Brønderslev Kommune - Karen Thirup, Dronninglund Kommune. Økonomi: Kendes ikke p.t., men der forventes en samlet besparelse på x antal kr. Ressourcebehov i timer fra fælles IT-afdeling: 50 timer. 5.0: Telefoni. Interne projektdeltagere: Jens Klemmensen, Jørgen Kaj Mortensen, Brønderslev Kommune - Karen Thirup, Dorte Højer, Dronninglund Kommune. Eksterne projektdeltagere: PABC tekniker til installation af kort m.m. 40 timer. Økonomi: Initieringsomkostninger: kr.1.100.000, efterfølgende besparelser på kr. 250.000/år på totale telefoniomkostninger. Projektet hviler i sig selv, med en afskrivningsperiode over 5 år. Ressourcebehov i timer fra fælles IT-afdeling: 1200 timer. 6.0: HW-platform. Interne projektdeltagere: Jens Klemmensen, Jørgen Kaj Mortensen, Brønderslev Kommune - Karen Thirup, Tage Christensen, Dronninglund Kommune. Økonomi: udgift kr. 2.000.000. E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\5 it.doc Side 11/13

Ressourcebehov i timer fra fælles IT-afdeling: 1500 timer. 7.0: SW-platform. Interne projektdeltagere: Carl Erik Bæk, Mette Jensen, Brønderslev Kommune - Karen Thirup, Tage Christensen, Dronninglund Kommune. Eksterne projektdeltagere: Citrix konsulent til specialopgaver: 100 timer. Økonomi: udgift kr. 1.700.000. Ressourcebehov i timer fra fælles IT-afdeling: 700 timer. 8.0: KMD-programmer. Interne projektdeltagere: Udpeges af forvaltninger. Eksterne projektdeltagere: KMD. Økonomi: udgift kr. 8.750.000(kr.250/borger). Ressourcebehov i timer fra fælles IT-afdeling: Ad hoc konsulentbistand estimeret til gennemsnitlig 3 timer pr. system i alt 100 timer. 9.0: Øvrige fagprogrammer. Interne projektdeltagere: Udpeges af forvaltninger. Økonomi: Kendes ikke p.t. Ressourcebehov i timer fra fælles IT-afdeling: Ad hoc konsulentbistand estimeret til gennemsnitlig 5 timer pr. system i alt 500 timer 10.0: Anskaffelse af ESDH Interne projektdeltagere: Udpeges af område 3.1. Eksterne projektdeltagere: Organisationskonsulenter: 1000 timer. Implementeringskonsulenter: 500 timer Økonomi: formentlig omkring 5-6 millioner. Ressourcebehov i timer fra fælles IT-afdeling: 500 timer 11.0: IT-systemer fra Amtet Interne projektdeltagere: Området afventer afklaring. Eksterne projektdeltagere: Kendes ikke p.t. Økonomi: Kendes ikke p.t. Ressourcebehov i timer fra fælles IT-afdeling: skønsmæssigt sat til 500 timer. 12.0: Folkeskolernes IT Interne projektdeltagere: Lars Jensen, Brønderslev Kommune - Bjarne Albøge, Dronninglund Kommune. Økonomi: Kendes ikke p.t. Ressourcebehov i timer fra fælles IT-afdeling: skønsmæssigt sat til 200 E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\5 it.doc Side 12/13

timer. 13.0: Fælles IT-sikkerhedsregler. Interne projektdeltagere: Mette Jensen, Brønderslev Kommune - Karen Thirup, Dronninglund Kommune. Økonomi: kr. 0. Ressourcebehov i timer fra fælles IT-afdeling: 100 timer. 14.0: Deltagelse som projektkonsulenter i ad hoc projekter uden for IT-afdelingen Interne projektkonsulenter: Jens Søltoft, Mette Jensen, Lars Jensen, Jørgen Kaj Mortensen, Carl Erik Bæk, Jens Klemmensen, Brønderslev Kommune - Karen Thirup, Tage Christensen, Dorte Højer, Dronninglund Kommune. Økonomi: kr. 0. Ressourcebehov i timer fra fælles IT-afdeling: 300 timer E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\5 it.doc Side 13/13