Mere tid og trivsel en tværgående sygefraværsindsats i Randers Kommune 1. Baggrund På baggrund af ældreområdets erfaringer med en netop igangsat sygefraværsindsats Flere dage flere hænder har direktionen besluttet, at tilsvarende initiativer igangsættes på alle direktørområder med det formål at nedbringe det samlede sygefravær i hele organisationen. Beslutningen er taget på baggrund af et relativt højt sygefravær, som alene er faldet marginalt de sidste par år tillagt en stigning i sygefraværet fra 1. halvår 2014 til 1. halvår 2015 på 0,62 procent. En tilsvarende indsats har nedbragt sygefraværet væsentligt i Esbjerg Kommune, og fraværet falder fortsat der på udvalgte områder. Randers Kommune kan gøre indsatsen efter og derved opnå Mere tid og trivsel. Med en tværgående sygefraværsindsats bliver håndteringen af sygefraværet et fælles anliggende med afsæt i ledelse og fælles fokus. Topledelsen prioriterer indsatsen, og vil sammen med MED-organisationen fastsætte overordnede måltal. De daglige ledere er rollemodeller og bærere af en motiverende kultur, hvor man kan tale åbent om sygefravær. De lokale MED-udvalg omsætter de overordnede målsætninger til praksis og sikrer, at dialogen og indsatsen når ud til alle medarbejdere. Et mål er også, at medarbejderne får mere tid og derved bedre kvalitet i udførelsen af kerneopgaven, samt at de tager medansvar for egen og hinandens trivsel. Dette oplæg indeholder følgende afsnit: Sygefraværsindsatsen på ældreområdet Overordnet projektbeskrivelse for implementering af Mere tid og trivsel i hele organisationen De konkrete aktiviteter for hvert direktørområde Organisering Overordnet tidsplan Ressourceforbrug og ekstern konsulent Tidsplan for udbud og beslutning om indsatsen Bilag med skematisk oversigt med overordnet tidsplan samt tidslinje for aktiviteter på de respektive direktørområder 2. Sygefraværsindsatsen på ældreområdet I marts måned blev der afholdt en konference for ældreområdets ledere samt ledere fra andre direktørområder med præsentation af, hvordan Esbjerg Kommune havde gennemført en indsats, som nedbragte sygefraværet væsentligt i Esbjerg Kommune. Med inspiration herfra har ældreområdet i Randers Kommune fra 1. maj 2015 sat en tilsvarende indsats i gang. Indsatsen er forankret i ældreområdets MEDudvalg, som har drøftet og godkendt sygefraværsindsatsen samt nedsat en styregruppe til projektstyringen. Formålet med indsatsen er at få reduceret sygefraværet og dermed opnå flere langtidsfriske medarbejdere. Samtidig har indsatsen til formål at sikre en optimal håndtering af sygefraværet samt at skabe en kultur, hvor der gøres op med myter og tales åbent om sygefravær. 1
Procesforløbet er tilrettelagt som en emergent procesmodel, hvor indsatsen løbende tilpasses. Forløbet er inddelt i fem faser: Analysefasen, Visionsfasen, Udviklingsfasen, Implementeringsfasen og Evalueringsfasen. Som basis for indsatsen gennemføres en analyse af sygefraværet. Den kortlægger det faktiske fravær på de enkelte arbejdspladser, og afdækker samtidig forandringsbehovet. Efterfølgende opstilles visioner og konkrete målsætninger for de enkelte arbejdspladser samt kritiske faktorer for målopfyldelse. Dernæst udvikles de konkrete aktiviteter, som giver den største nedbringelse af sygefraværet. Den emergente procesmodel indebærer, at der løbende laves evaluering af indsatserne, og foretages justeringer eller udskiftning af aktiviteter, så de opfylder målsætningerne. Den samlede indsats bliver således en proces, hvor arbejdet og resultater fra én fase vil have indflydelse på den efterfølgende fase. De enkelte faser er nærmere beskrevet nedenfor. Ældreområdet gennemfører projektet i samarbejde med en ekstern konsulent, og internt er frikøbt en medarbejder fra forvaltningens eget sekretariat, som også fungerer som projektleder. Projektforløbet strækker sig over perioden: Marts 2015 maj 2016. Ældreområdets mål er i første omgang at reducere fraværet med 5,7 kalenderdage om året pr. medarbejder pr. 1. maj 2016. 3. Overordnet projektbeskrivelse for implementering af Mere tid og trivsel i hele organisationen Direktionen har besluttet, at sygefraværsindsatsen, der pågår på ældreområdet, skal udbredes til de fire øvrige direktørområder: Børn og Skole, Social og Arbejdsmarked, Miljø og Teknik og Stabene. Beslutningen er taget på baggrund af et stigende sygefravær. En opgørelse på sygefraværet i Randers Kommune fra 1. halvår 2015 viser en stigning i forhold til 1. halvår 2014 på 0,62 procent. Stigningen er sket inden for alle direktørområder. Formålet med en sygefraværsindsats på alle direktørområder er i lighed med formålet på ældreområdet at få reduceret sygefraværet og opnå flere langtidsfriske medarbejdere. Samtidig er formålet at sikre en optimal håndtering af det nuværende sygefravær og at skabe en kultur, hvor der gøres op med myter og tales åbent om sygefraværet. Målet med sygefraværsindsatsen er, at Randers Kommune opfylder måltallet for det samlede sygefravær på 4,5 procent - omregnet i kalenderdage: 15,2 dage pr. medarbejder i december 2016 i overensstemmelse med de måltal, som er besluttet af økonomiudvalget i juni 2014. Nedenstående tabeller viser det faktiske sygefravær i 2014, differentieret måltal samt udviklingen i sygefraværet fra 1 halvår 2014 til 1 halvår 2015. 2
Tabel 1: Det faktiske sygefravær i 2014 fordelt på fravær i kalenderdage 1, helårsansatte 2 og fravær pr. helårsansat og de differentierede måltal som byrådet vedtog i juni 2014. Fravær i kalenderdage 2014 Ult. 2016 Helårs-ansatte Fravær pr. helårsansat Differentierede måltal Børn, Skole og Kultur 60.113 3.483,51 17,1 15,5 Stabene 2.077 216,32 9,6 7,3 Miljø og Teknik 5.075 356,1 14,3 12,2 Social og 19.843 1.238,20 16 14,1 Arbejdsmarked Sundhed og Ældre 42.553 2.421,70 17,5 16,5 Randers Kommune 129.661 7.715,83 16,7 15,2 Kilde: SD Datawarehouse. De differentierede måltal er beregnet med et fald i sygefraværet på 9 % i 2016 i forhold til 2013 med et gennemsnitlig fald på 3 % pr. år fra 2013-2016. Beregningen blev foretaget i forbindelse med udarbejdelse af notat om status på sygefravær 2013. Notatet blev vedtaget på byrådsmøde den 16. juni 2014. Tabel 2: 1 halvår 2014 og 1 halvår 2015 fordelt på fravær i kalenderdage, helårsansatte og fravær pr. helårsansat. 1 halvår 2014 1 halvår 2015 Ændring Helårsansatte Fraværsdage Fraværsdage pr. helårsansat Helårs ansatte Fraværs dage Fraværsdage pr. helårsansat 1 halvår 2014-2015 Børn, Skole og 3.497,45 30.264 3.583,32 34.110 8,7 Kultur 9,5 0,2 Stabene 214,84 985 4,6 213,34 1.291 6,1 1,2 Miljø og Teknik 348,75 2.175 6,2 345,67 2.855 8,3 1,0 Social og 1.226,79 9.645 1.306,53 12.433 7,9 9,5 1,2 Arbejdsmarked Sundhed og Ældre 2.427,95 22.611 9,3 2.363,56 24.380 10,3 0,7 Randers Kommune Kilde: SD Datawarehouse. 7.715,78 65.680 8,5 7.812,42 75.069 9,6 0,6 De differentierede måltal omsættes på de enkelte direktørområder til overordnede målsætninger for sygefraværet. De overordnede målsætninger forankres i sektor MED-udvalgene, og omsættes af fagområdets arbejdspladser til konkrete målsætninger. 1 Kalenderdage betyder, at fraværet bliver opgjort som det faktiske antal dage i fraværsperioden, uanset om der er tale om arbejdsdage eller dage hvor medarbejdere har fri. 2 Helårsansatte betyder, at der er taget højde for, hvor stor en periode en medarbejder har været ansat. Derfor kan antallet af helårsansatte være mindre end 1. Derimod tages der ikke hensyn til om en medarbejder er ansat på fuldtid eller deltid. 3
Projektperioden for sygefraværsindsatsen anslås til 16 måneder, gennemført fra den 1. september 2015 til ultimo 2016. Den tidsplan, som foreslås, lægger sig op af kadencen for sygefraværsindsatsen på ældreområdet. I projektperioden vil der i alt være tre tværgående arrangementer, hvor ledere og medarbejdere på tværs af organisationen deltager. Det første arrangement er på arbejdsmiljøkonferencen i oktober 2015, det andet arrangement er på MED-workshop marts 2016 og det tredje arrangement er på arbejdsmiljøkonferencen oktober 2016. Øvrige initiativer foregår indenfor de respektive direktørområder, som beskrevet nedenfor i forbindelse med projektorganiseringen. Sygefraværsindsatsen vedkommer alle arbejdspladser, og ledelsen er en central part i udfoldelsen af processen. Gennemførelsen af den tværgående indsats suppleres af de allerede eksisterende værktøjer og indsatser såvel lokalt som centralt initieret, og som understøtter nedbringelse af sygefraværet fx 3 vigtige samtaler og tilbuddene fra HR og Godt i Gang. 4. De konkrete aktiviteter for hvert direktørområde I det følgende præsenteres den model til gennemførelse af aktiviteter på de respektive direktørområder. Analyse Vision Udvikling implementering Evaluering Analysefasen omfatter såvel kvantitative som kvalitative elementer. Her kortlægges de væsentligste udfordringer og de mulige årsager til sygefraværet. Ydermere synliggøres myter og den faktiske tilstand om fraværet. Den første aktivitet er den kvantitative analyse, som består i en udfoldelse af statistisk materiale om fraværet i antal medarbejdere, alder mm. for den enkelte arbejdsplads fra 2013 til dagsdato. Efter den kvantitative analyse interviewes både ledere og medarbejdere. Alle niveau 3 ledere interviewes enkeltvis (varighed 1 time). Medarbejderne interviewes i fokusgrupper med 3-4 medarbejdere udvalgt af det lokale MED-udvalg (varighed 1 time). I interviewene indgår spørgsmål, som blandt andet afdækker tidligere indsatser og udmøntning af sygefraværspolitikker, ligesom de spørges til baggrunden for sygefravær på arbejdspladsen. Analysefasen afsluttes med en opstartskonference (3 timer). Målgruppen for konferencen er alle niveau 3 ledere og alle arbejdsmiljø- og/eller tillidsrepræsentanter fra arbejdspladserne samt sektor-med. På konferencen præsenteres resultaterne af analyserne. Analysefasen er berammet til halvanden til to måneder. Aktiviteter i analysefasen: Tværgående kick-off den 6. oktober 2015 igangsætter analysefasen. Ledere og medarbejdere på tværs af organisationen deltager 4
Projektleder foretager den kvantitative analyse af alle arbejdspladser Projektleder og ekstern konsulent planlægger og forestår interviews Sektor-MED-niveauet fastsætter de overordnede målsætninger inden opstartskonferencen Projektkoordinator indsamler resultater til styregruppe og projektansvarlig Projektleder og projektkoordinator sikrer information og kommunikation på de enkelte direktørområder og til hele organisationen Analyse Vision Udvikling implementering Evaluering I visionsfasen omsættes overordnede målsætninger til konkrete målsætninger for de enkelte arbejdspladser. Med udgangspunkt i analyserne og de overordnede målsætninger udarbejder arbejdsgrupper konkrete målsætninger for de enkelte arbejdspladser. De konkrete målsætninger omhandler ønsket adfærd og målbare resultater jf. nedenfor: Målsætninger for ønsket adfærd måler på, om den ønskede adfærdsændring, som vurderes at medvirke til at nedbringe sygefraværet, er opnået. Målsætninger for målbare resultater måler direkte på nedbringelse af fraværet. Visionsfasen afsluttes med en minikonference (2 timer), hvor de konkrete målsætninger for adfærd og resultater fremlægges for hinanden. Visionsfasen er berammet til en måned. Aktiviteter i visionsfasen: Projektleder og ekstern konsulent nedsætter arbejdsgrupperne på baggrund af årsager og forandringsbehov/resultater fra analysefasen Arbejdsgrupperne omsætter overordnede målsætninger til konkrete målsætninger Projektleder og ekstern konsulent yder sparring til arbejdsgrupperne (to timer pr. gruppe) Arbejdsgrupper fremlægger konkrete målsætninger Projektleder og projektkoordinator sikrer information og kommunikation på de enkelte direktørområder og til hele organisationen Analyse Vision Udvikling implementering Evaluering I udviklingsfasen udvikles de konkrete indsatser i forhold til årsagerne til sygefravær, og der udarbejdes 5
samtidig kritiske faktorer, som har betydning for opnåelse af succes eller fiasko. De kritiske faktorer fremkommer via en SWOT analyse. Samme analyse anvendes til udarbejdelse af målsætninger med en tredje faktor omhandlende gennemførte indsatser: Målsætninger for gennemførte indsatser måler på effekten af de indsatser, som vurderes at nedbringe sygefraværet. Der udvikles tillige en fælles ledelsesmodel, som skal sikre styring og måling af resultater, adfærd og indsatser. Endelige arbejdes der både med generelle og specifikke indsatser. De generelle skal hele direktørområdet arbejde med for at opnå den ønskede adfærdsændring, hvor arbejdsgrupper arbejder med specifikke indsatser qua egne konkrete målsætninger. Udviklingsfasen er berammet til en måned. Aktiviteter i udviklingsfasen: Arbejdsgrupperne laver SWOT analyse herunder kritiske faktorer Projektkoordinator, projektleder og ekstern konsulent udvikler ledelsesmodel Hovedudvalget og Sektor-MED-niveauet initierer generelle indsatser gældende henholdsvis for hele RK og for de enkelte direktørområder Arbejdsgruppen arbejder med specifikke indsatser og udarbejder handleplaner for disse Projektleder og ekstern konsulent yder sparring til arbejdsgrupperne (to timer pr. gruppe) Projektleder og projektkoordinator sikrer information og kommunikation på de enkelte direktørområder og til hele organisationen Stop-op konference marts 2016 hvor ledere og medarbejdere på tværs af organisationen deltager Analyse Vision Udvikling Implementering Evaluering Implementeringsfasen starter med en implementeringskonference (3 timer), hvor arbejdsgrupperne præsenterer handleplaner for hinanden med efterfølgende feedback. På konferencen præsenterer topledelsen de overordnede indsatser gældende for hele direktørområdet. Efter konferencen præsenterer arbejdsgrupperne handleplan for alle medarbejdere på arbejdspladsen. I denne fase tilbydes arbejdsgrupperne sparring (2 timer) med fokus på implementering af forandrings- og forbedringsindsatserne. Der kan med fordel afsættes resurser til kompetenceudvikling, herunder eksempelvis grundlæggende viden og værktøjer til sygefraværssamtalen. 6
Implementeringsfasen er berammet til max fire måneder. Aktiviteter i implementeringsfasen: Arbejdsgrupperne fremlægger handleplaner og modtager feedback Fagchefer og direktør præsenterer overordnede indsatser på implementeringskonference Arbejdsgrupper fremlægger handleplaner på arbejdspladsen Projektleder og ekstern konsulent yder sparring til arbejdsgrupperne (to timer pr. gruppe) Projektkoordinator sikrer udvikling og implementering af generelle indsatser ex e-læringsmodul om sygefraværssamtalen for ledere Projektleder og projektkoordinator sikrer information og kommunikation på de enkelte direktørområder og til hele organisationen Analyse Vision Udvikling implementering Evaluering Formålet med evalueringsfasen er at evaluere de igangværende indsatser, herunder om det er de rette kritiske faktorer og de rette forandringsbehov som blev opstillet ved analysefasen. Den løbende evaluering skal fastholde en kontinuerlig udvikling af indsatserne, så de forbliver effektfulde og afstemte med den tilsigtede strategi. Der foregår således to evalueringsprocesser i projektforløbet, hvoraf evalueringsfasen er den ene og den gennemgående evaluering i alle faserne er den anden. Sidstnævnte understøtter den emergente proces. Evalueringsfasen indeholder to evalueringskonferencer. Den første konference afholdes ca. tre måneder efter implementeringskonferencen og den sidste konference afholdes efter yderligere tre måneder. På konferencerne præsenterer arbejdsgrupperne de foreløbige resultater for hinanden. Den udarbejdede ledelsesmodel til styring og måling anvendes til løbende information til både topledelse, ledelse og MED-udvalg. Den samlede projektperiode afsluttes med en afslutningskonference, hvor de opnåede resultater præsenteres. Evalueringsfasen er berammet til max fem måneder. Aktiviteter i evalueringsfasen: Arbejdsgrupperne evaluerer og justerer indsatser for at opnå målsat effekt Arbejdsgrupperne fremlægger resultater på evalueringskonferencer Ledelsesmodellen understøtter løbende information topledelse, ledelse og MED-organisationen Stop-op konference november 2016 (arbejdsmiljøkonference) for ledere og medarbejdere på tværs af organisationen. Resultater præsenteres for hinanden. Projektleder og projektkoordinator sikrer information og kommunikation på de enkelte direktørområder og til hele organisationen 7
De enkelte faser samt indsatsen som helhed understøtter en strategisk indsats til nedbringelse af sygefravær og andet fravær. Faserne er solidt gennemarbejdet, og de er forankret både i topledelsen, hos den daglige leder og i MED-udvalgene på alle niveauer. Tilsammen giver det de bedste betingelser for en varig nedbringelse af sygefraværet. 5. Organisering Dette afsnit beskriver rammerne og rolle- og ansvarsfordelingen i organiseringen, da en klar organisering og kompetencefordeling er afgørende for sygefraværsindsatsens succes. Den foreslåede organisering understøtter både de enkelte direktørområders udfordringer og forandringsbehov for nedbringelse af sygefraværet, samt den tværgående sygefraværsindsats i hele Randers Kommune. Projektlederne i de enkelte direktørområder er nøglepersoner i sygefraværsindsatsens organisering og implementering. De har en stor opgave og et stort ansvar i projektudførelsen. De enkelte direktører udpeger en projektleder senest medio september. Fagchefen udpeger ligeledes kontaktpersoner for de enkelte fagenheder. Arbejdsgrupperne inden for de enkelte direktørområder er centrale i forbindelse med at konkretisere de opstillede målsætninger, arbejde med specifikke indsatser og udarbejde handleplaner for disse. Den tværgående sygefraværsindsats bidrager til ensartethed og fællesskab om indsatserne på tværs af organisationen, hvor der fastholdes et samlet overblik, og hvor der gives mulighed for at udveksle ideer og erfaringer både horisontalt og vertikalt i organisationen. 8
MED-organisationens rolle En aktiv og involverende MED-organisation er en forudsætning for en succesfuld indsats. Og åbenhed og tillid mellem medarbejdere og ledere er væsentlige forudsætninger for at skabe de bedste løsninger, både på det strategiske niveau i hovedudvalget og på det praksisorienterede i de lokale MED-udvalg. Hovedudvalget er en vigtig aktør i forhold til den tværgående sygefraværsindsats. På hovedudvalgsmøde den 15. juni 2015 tilsluttede udvalget sig ideen om at udbrede erfaringerne fra ældreområdet til den øvrige organisation. Hovedudvalget indgår i processen som sparringspartner for direktionen og styregrupperne, og som retningssætter både for den ønskede arbejdspladskultur i RK og for den generelle forebyggelse og håndtering af sygefraværet. Sektor MED-udvalgene er en central part i sygefraværsindsatsen. På dette niveau fastsættes blandt andet de overordnede målsætninger, og udpegede medlemmer indgår i styregrupper på de respektive direktørområder. Inden for Administrations MED bliver der etableret en styregruppe og en række arbejdsgrupper inden for de større arbejdspladser. Alle styregrupper forelægger løbende status for deres respektive sektor MED-udvalg. 9
Præcisering af roller, opgave- og ansvarsfordeling Direktionen: Direktionen er projektansvarlig og opdragsgiver. Direktionen har det overordnede ansvar for den samlede sygefraværsindsats og godkender den overordnede projektbeskrivelse og budget herfor. Hovedudvalget: Hovedudvalget følger op på sygefraværsindsatsen og drøfter denne på ordinære møder. Hovedudvalget agerer som retningssætter både for den ønskede arbejdspladskultur i RK og for den generelle forebyggelse og håndtering af sygefraværet. Styregrupper: For hvert direktørområde nedsættes en styregruppe. Styregruppens medlemmer udpeges blandt medarbejder- og ledelsesrepræsentanter fra direktørområdets sektor MED-udvalg. Styregruppens formand er direktøren for området. Styregruppens opgave er at projektstyre og retningssætte indsatsen i samarbejde med projektleder og ekstern konsulent. Der sker løbende information fra styregruppen til både sektor MED og hovedudvalget. I forhold til organiseringen på det administrative område etableres der en række arbejdsgrupper under styregruppen. Fagdirektører/fagchefer har mulighed for at deltage i de arbejdsgrupper som vedrører de enkelte direktørområders administration. Ekstern konsulent: Der tilkøbes ekstern konsulentbistand. Den eksterne konsulents rolle er den samme som beskrevet ovenfor i de fem faser, dvs. sammen med projektleder at lave interview, give sparring til arbejdsgrupper, at afholde konferencer mm. Samtidig skal den eksterne konsulent samarbejde tæt med HR, så der sker videndeling, koordinering og udvikling. Projektkoordinator: Projektkoordineringen af den samlede sygefraværsindsats forankres i HR. HR har en bred indsigt i organisationen og er proaktive i forhold til generelle og arbejdsspecifikke sygefraværsindsatser. Funktionen som projektkoordinator indeholder blandt andet projektkoordinering ved opsamling og formidling af de fire direktørområders sygefraværsindsatser til styregruppe og projektansvarlig, rådgiver for projektlederne og ansvarlig for analyse af overordnede statistikker. HR vil tillige have til opgave at opsamle tendenser og udvikle værktøjer og kompetenceudviklingsforløb, som understøtter den tværgående indsats ex udarbejdelse af e-læringsmodul for ledere med grundlæggende værktøjer til sygefraværssamtalen mm. Projektleder: Hvert direktørområde udpeger en projektleder. Omfanget af projektledernes opgaver afhænger af direktørområdernes størrelse. Som en rettesnor kan henvises til, at ældreområdet har frikøbt en fuldtidsmedarbejder. De øvrige direktørområder har følgende antal ansatte: Børn, Skole og Familie: ca. 3300 ansatte Social og Arbejdsmarked: ca. 1300 ansatte Miljø og Teknik: ca. 600 ansatte Administrationen: ca. 900 ansatte Projektlederen er både tovholder og udførende på sygefraværsindsatsen på det enkelte direktørområde. Projektlederen har et stort ansvar og opgaverne består blandt andet i: at foretage den kvantitative analyse at deltage i interview af ledere og medarbejderfokusgrupper 10
at deltage i sparring med arbejdsgrupperne at medvirke til planlægningen af konferencerne at projektplanlægge og deltage i projektgruppe på tværs af direktørområderne at sikre information til sektor MED-udvalg, som fastsætter overordnede målsætninger for fagområdet Projektlederne afholder løbende møder med projektkoordinator for at erfaringsudveksle og lære af hinanden. Projektleder fra ældreområdet: Projektlederen fra ældreområdet inviteres med på arbejdsmøder mellem projektkoordinator og projektlederne med det formål at vidensdele. Ligeledes yder projektlederen fra ældreområdet sparring til projektkoordinator efter behov. Kontaktperson: Inden for direktørområderne Børn og Skole, Social og Arbejdsmarked og Miljø og Teknik udvælger fagchefen kontaktpersoner under de enkelte fagenheder. Kontaktpersonernes opgave er at understøtte projektlederne med oplysninger og informations flow. Efter evalueringsfasen skal kontaktpersonerne sikre varighed af sygefraværsindsatsen i de enkelte fagområder. 6. Overordnet tidsplan Dette afsnit indeholder en overordnet tidsplan for projektforløbet for den samlede sygefraværsindsats og der henvises også til vedhæftet bilag. Afsnittet præsenterer ligeledes et eksempel på en sygefraværsindsats på et direktørområde for at anskueliggøre, hvordan et konkret tidsforløb kan se ud. Som tidligere nævnt har procesforløbet for sygefraværsindsats i direktørområderne samme kadence som ældreområdets sygefraværsindsats. Projektperioden for sygefraværsindsatsen anslås til 16 måneder - fra den 1. september 2015 til ultimo 2016. Senest medio september 2015 udpeger direktørområderne projektledere til opgaven. Umiddelbart efter undervises alle projektledere af projektkoordinator og ekstern konsulent i projektrammen, og der udarbejdes tidsplaner for de enkelte forløb og kvantitative analyser af sygefraværet foretages. I august/september 2015 godkender direktionen denne detaljerede projektbeskrivelse. Hovedudvalget drøfter og kvalificerer indsatsen på møde d. 7. september 2015. Den samlede sygefraværsindsats igangsættes ved oplæg ved kommunaldirektøren på arbejdsmiljøkonference den 6. oktober 2015, hvor hovedudvalgsmedlemmer, arbejdsmiljørepræsentanter og ledere er samlet. Formålet med en fælles kick-off er at tydeliggøre formål og mål med indsatsen, at give information om procesforløbet samt uddele informationsmateriale om indsatsen. Efter kick-off igangsættes analysefasen på alle direktørområder faciliteret af projektledere, ekstern konsulent og projektkoordinator. De efterfølgende faser igangsættes løbende ud fra sammenhæng mellem direktørområdets størrelse og projektlederens kapacitet. Alle faser på alle områder skal være afsluttet ultimo 2016. Eksempel på et procesforløb: 11
Efter hver fase/konference opsamler projektkoordinator status til styregruppe samt information i organisationen. Når projektforløbet slutter ultimo 2016 er der sket en nedbringelse af sygefraværet i overensstemmelse med måltallene, og flere medarbejdere er langtidsfriske. Der er i RK skabt en kultur, som gør op med myter og der tales åbent om sygefravær. 7. Ressourceforbrug og ekstern konsulent Udgift til frikøb af projektledere, kontaktpersoner og projektkoordinator afholdes inden for eget direktørområde. Udgiften til ekstern konsulent og hermed inddragelse af ekstern rådgiver estimeres til 0,8 mio. kr. Dette beløb er estimeret ud fra erfaringerne med det honorar, som er aftalt på ældreområdet. Estimatet er begrundet i en forventning om, at én konsulent kobles på Børn og Skole, og en anden konsulent på de øvrige direktørområder. Beløbet finansieres via direktionens konto til tværgående initiativer i 2015 og 2016. Kontoen plus opsparing fra tidligere år er dermed fuldt disponeret. 8. Tidsplan for udbud og beslutninger om indsatsen Nedenfor angives tidsplan både for udbud med henblik på valg af leverandør og for projektbeskrivelsens endelige godkendelse. Tidsplan for udbud er udarbejdet i samråd med udbudskontoret. 12
Dato Inden 5. august 2015 Aktivitet Forhåndsinformation (inden annoncering) til ØU-medlemmer om, at der er udbud undervejs 5. august 2015 Annoncering af prækvalifikation 14. august Direktionen gennemgår projektbeskrivelsen, udbudsmateriale og udpeger medlemmer til bedømmelsesudvalg 19. august 2015 Deadline for ansøgning til prækvalifikation 20. -26. august 2015 Evaluering af ansøgere (DIR s bedømmelsesudvalg med bistand fra HR) 24. august 2015 Økonomiudvalget godkender anvendelse af midler til ekstern konsulent 27. august 2015 Udbudsmateriale udsendes til udvalgte ansøgere 4. september 2015 Hovedudvalget drøfter projektbeskrivelse 17. september 2015 Deadline for udbud 21.- 24. september 2015 Valg af leverandør (DIRs bedømmelsesudvalg med bistand fra HR) 25. september 2015 Fremsendelse til Direktionen vedrørende valg af leverandør 1. oktober 2015 Godkendelse af leverandør (formiddag) Underskrivning af kontrakt med leverandør (eftermiddag) 6. oktober 2015 Kick-off for sygefraværsindsats på Arbejdsmiljødag 2015 13
14
15
16