Fibigerstræde 15 9220 Aalborg Øst telefon: 9635 8016 fax: 9815 9494 e-mail: bestyrelsen@studentersamfundet.aau.dk http://www.studentersamfundet.aau.dk Ordinære medlemmer af bestyrelsen Carsten Rune Jensen, formand Christian K. Refshauge, kasserer Anne la Cour Sigvardsen Jakob Lemming Martin Hundebøll Sinna Pilgaard Ulrichsen, Studenterhusets repræsentant Aalborg, den 01/10/2007 Observatører i bestyrelsen: Jeppe Mulvad Larsen, Uddannelsespolitisk ordfører Jonas Caben Iversen, Uddannelsespolitisk viceordfører Karsten Krogsgaard Sommer, Administrationschef Peter M. Wiese, Erhvervschef André Schmidt Christian Hertoft Referat til bestyrelsesmøde torsdag d. 6. september 2007 kl. 17:00 20:00 i mødelokalet på Fibigerstræde. [O]: Orientering, [D]: Debat, [B]: Beslutning, [XX min]: tid afsat til behandling af punkt. 1. Formalia [B] [10 min] Carsten Rune Jensen blev valgt til ordstyrer, Jakob Lemming referent. Dagsorden og referat godkendt 2. AAU-tv og gruppens rolle i organisationen [ODB] [20 min] Christian Hertoft informerer om AAU-tv s bestyrelses opfattelse af AAU-tv s rolle i studentersamfundet: Personer der arbejder for AAU-tv gør det mest pga. CV og for at lære noget. De gør det ikke for at arbejde med organisationen. Derfor kunne det være en god gulerod at aflønne, men der er forståelse for at dette ikke kan lade sig gøre under studentersamfundet. Økonomien er ikke slem, da det lagte budget er pessimistisk. Ydermere er der blevet bevilget 50.000,- i underskudsgaranti fra Universitetet, såfremt det forsøges at finde midler andetsteds. AAU-tv har påtaget sig opgaver fra fx studienævnet for byggeri og anlæg, der bliver betalt. Dette gøres for at få AAU-tv til at køre. Der er ansøgt om kultur-støtte fra medie-sekretariatet, og hvis denne går i hus må AAU-tv ikke påtage sig yderligere kommercielle opgaver. Efterfølgende blev AAU-tv s rolle i Studentersamfundet diskuteret. Der blev fra begge sider gjort opmærksom på at der savnes dialog mellem den øvrige organisationen og AAU-tv. Det blev besluttet at AAU-tv skulle udarbejde et program for 2008. Herudover blev AAU-tv gjort opmærksom på at der var mulighed for en observatørrolle i bestyrelsen. 3. Fordeling af russeminarer [ODB] [15 min] Russeminarerne blev uddelt mellem de tilstedeværende. Der mangler tider på Industri og ST, Sinna vil tage fat i overplanlægger Sune Renstad og høre hvorfor. 4. Ansøgning fra Lyd & Lys ang. midler til udstyr [OB] [10 min] Side 1 af 5
Lyd & Lys har ansøgt om midler til udstyr jf. bilag. bedes tage stilling til om midlerne skal bevilliges og i så fald fra hvilken pulje.midlerne blev bevilget, Christian Kongsbak Refshauge vil informere sekretærer og lyd og lys om detaljerne 5. Projektmøde i september/oktober [OB] [20 min] Følgende datoer afholdes projektmøder/medlemsmøder: 25. september kl. 17:00 11. oktober kl. 17.30 18. november kl. 16 med efterfølgende torsdagshygge 25. september: - studiemiljøstrategi - IU - Den kreative klasse - Torsdag hyggeaften Jeppe Mulvad Larsen, Jonas Caben Iversen og Jakob Lemming udformer en dagsorden 11. oktober - Valg Pol-Koor former en dagsorden 18. november - Torsdags hyggearrangement Mødet er endnu ikke nærmere planlagt, men efterfølgende følger torsdagshygge 6. Forslag om køb af ekstra vagtjakker [OB] [10 min] Anne la Cour har fremsendt forslag om investering i 6 stk. ekstra vagtjakker til brug ved arrangementer. Se motivation og priskalkulation i bilag. Ansøgningen for vagtjakker er vedtaget, og det er ligeledes bestemt at der skal findes passende beklædning til runnerne indenfor et lignende budgetramme. 7. Godkendelse af budget samt underskudsgaranti for Rusfest [OB] [10 min] bedes godkende det af festudvalget fremsendte budget samt stille sikkerhed ved underskud på arrangementet. Det er meget problematisk at kontrakt med band er underskrevet, og at billetsalget er startet inden budgettet er godkendt. Dette må ikke ske igen. Foruden dette er budgettet godkendt. Der er ligeledes blevet vedhæftet et nyt kommissorium for festudvalget, der er godkendt med følgende kommentar: Det skal indføres i kommissoriet, at kontaktpersonerne skal have en tæt kontakt til bestyrelsen, da det principielt er en ny gruppe hver gang. 8. Pokerturnering [ODB] [15 min] Side 2 af 5
Studenterlauget ved Aarhus Business School (ABS) har rettet kontakt til Studentersamfundet for at udbrede et koncept som de har haft succes med på ABS. En stor pokerturnering arrangeret i samarbejde med PokerStars (juridiske spørgsmål omkring indirekte reklame er undersøgt og clearet). Ønsket i år er at udvide arrangementet så det bliver landsdækkende, med online kvalifikationsrunder og live finale på ABS. Carsten Rune Jensen uddyber oplægget. Inden der tages endelig stilling til projektet, skal der søges mere indsigt i hvad baggrunden for og meningen med initiativet er. På denne måde undgår vi at kaster os hovedkulds ind i projektet. Vi synes ydermere at tilbuddet om samarbejde er godt, men hvis det er et reelt samarbejde, kunne finalen gå på skift mellem deltagerne. 9. Åbne projekter [ODB] [10 min] - skabe: der er sat skabe op i møde og aktivitetslokale, som grupperne kan ansøge om at bruge ved administrationschefen. Der mangler info til grupperne. - LLO-Aftale: LLO har lige sagt nej til at hjælpe en af vores medlemmer, dette skal der tages hånd om. Dette varetager Carsten Rune Jensen. - Prosa-aftaler: Aftalen er næsten på plads.. IDA skal lige kontaktes - Hygge-oaser: I bero under studiestart - Hjemmeside: Den nye version af drew-pal er på vej med nye features. Herefter kommer en spørgerunde, og så vil udviklingen begynde i efteråret. - Dankort-terminal: Der er indkøbt to transportable dankortmaskiner. De er i indkørselsfasen. Basiskontoret får en. Der skal findes en egnet placering til den anden terminal. - Papirlageret (oprydning/indretning): der afventes svar på ansøgning fra tuborgfonden, herefter tages emnet op igen - PR-tøj: kontaktpersonerne skal huske at kontakte deres grupper. Peter vil sende retningslinjerne. Der kan evt. samles en liste til sidst i september. - Open groupware: Inden for en måned vil der udkomme guide og testversion. Ligeledes er en hjælperdatabase på vej. 10. Meddelelser [O] [25 min] - Nyt fra formanden Der er taget kontakt til LLO med henblik på at finde en løsning på den manglende aftale. Umiddelbare tilgang er at vi betaler for indeværende år på tilsvarende vis som tidligere (kr. 20.000,- pr år). Unet har taget kontakt for at få oplysninger opdateret. Det har Karsten Sommer nu sørget for. Der er foreningsmesse på Aalborg Hovedbibliotek lørdag d. 6. okt. fra 10.30-15.00. Formanden tilmelder Studentersamfundet til bibliotekets messe, og Peter Wiese står for den øvrige planlægning og deltagelse. - Nyt fra administrationen Der arbejdes forsat på af få afsluttet projekt: "Distrobution Serice", som er det nye brand for Studentersamfundets plakatservice for AAU. Der er blevet ansat en ny omdeler, Fatima, som erstatning for Julie der fik nyt arbejde. Derudover vil Daniel gerne stoppe, og derfor findes der snart en afløser som ønskes ansættes i samme stilling. Endelig har vi fået et ny område (Novi & KMD), som betyder at vi skal ansætte end en plakatomdeler til at dække dette område. Samlet set kommer Studentersamfundet Distrobution Service koprs til atr udgøre 4 studentermedhjælpere, samt evt. en til kun at dække Sohngårdsholmsvej. - Nyt fra erhvervsgruppen Side 3 af 5
Messen er fra arrangørernes side en succes. Kvalificeret estimat er 1200 besøgende. Der er brugt ca. 14.000 kroner på messen (halvdelen af det budgetterede). Der er kommet 149 nye medlemmer direkte fra messen, der i blandt en del hum, hvilket er ca. 30.000 i indtægter. Vi har som følge af messen en del netværksudstyr til brug ved andre arrangementer. Den nye konsulent er glad. Forhandling med eksterne parter om plakatophængning er i gang. - Nyt fra Studenterhuset Studenterhusets jubilæum i næste weekend bliver således: Fredag - reception 13-16 Lørdag - Udendørskoncert 15-23 - Indendørs dj's 23-05 Der er rigtig mange vagter, der skal besættes på et tidspunkt på året med få aktivister. Vi vil gerne have vores brochurer op på skærmen i fib. 15 og på jeres hjemmeside. PA-anlæg er oppe at køre! Booking er efterhånden færdigt med efteråret, og begynder så småt på foråret. Studentersamfundet skal huske at booke salen snart til generalforsamlingen! Det er foreslået, at de to bestyrelser kunne lave en "bestyrelsesbar" til rusfesten. Det kunne vi godt tænke os! Det kunne være en god idé, hvis vi kan samarbejde om at lave et sikkerhedskursus til relevante folk på både S'et og Studenterhuset. 11. Næste møde [5 min] Orientering om tidspunkt for næste planlagte møde samt foreløbige punkter der ønskes behandlet på dette møde. Næste møde er fastsat til tirsdag d. 18/9 kl. 17:00 - Hyggeaften skal tilføjes i åbne projekter - Godkendelse af referat fra 12/6 - Fremlæggelse af ideer til aktivitetslokalet - Halvårsregnskab - Distribution Service - Projektmøder - Open groupware og hjælperdatabase 12. Eventuelt - Aktivitetslokale: Jeppe og Anne vil arbejde videre med aktivistlokalet - Weekend (6. okt): Der er rusfest og bestyrelsen fra esbjergafdelingen kommer til Aalborg. Lemming kontakter. Messe på biblioteket varetager Peter Wiese og evt. Karsten Sommer. - Studenterradio: Der er møde mellem bestyrelsen og studenterradioen i næste uge - IDA: Har Indkaldt til møde og vil gerne sælge deres egne øl i vores fredagsbarer. Side 4 af 5
13. Mødeevaluering Der føres ikke referat af dette punkt. Side 5 af 5