UDBUDSMATERIALE TIL UDARBEJDELSE AF TILBUD PÅ RENGØRING I

UDBUDSMATERIALE TIL UDARBEJDELSE AF TILBUD PÅ RENGØRING I Udarbejdet: Nvember 2012

INDHOLDSFORTEGNELSE INDHOLDSFORTEGNELSE... 1 UDBUDSBETINGELSER... 2 1. Indledning... 2 1.1 Velkmst... 2 2. Generelle frhld... 2 2.1 Ordregiver:... 2 2.2 Kntaktpersner... 2 2.3 Prcedure fr elektrnisk tilbudsafgivelse:... 3 2.4 Tidsplan... 3 3. Udbudsmateriale... 4 3.1 Udbudsmaterialets indhld... 4 3.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 4 3.3 Besigtigelse g infrmatinsmøde... 5 3.4 Rettelsesblad... 5 4. Den udbudte rengøringspgave... 5 4.1. Rengøringspgaven... 5 4.2 Optiner... 5 4.3 Delbud... 6 4.4 Alternative tilbud... 6 4.5 Kntrakten... 6 4.6 Kntraktens løbetid... 6 4.7 Kntrltilbud... 6 5. Udarbejdelse/indhld af tilbud... 7 5.1. Sprg g tilbudspriser... 7 5.2. Vedståelsesfrist/acceptfrist... 7 5.3 Tilbuddets udfrmning... 7 5.3.1 Identifikatin af tilbudsgiver mv.... 7 5.3.2 Pris... 7 5.3.3 Metde- g kvalitetsbeskrivelse... 7 5.3.4 Beskrivelse af leverandørens rganisering... 7 5.3.5 Frpligtelser... 8 5.4 Tilbudsgivers mkstninger... 8 5.5 Frtrlighed g ejendmsret... 9 6. Aflevering af tilbud... 9 6.1. Aflevering... 9 7. Tildeling... 10 7.1. Tildelingskriterier... 10 7.2. Orientering... 12 Servicemægleren A/S har til enhver tid phavs- g brugsretten til nærværende materiale. Cpyright Servicemægleren A/S Side 1

1. Indledning 1.1 Velkmst Vibrg Kmmune (i det følgende benævnt Ordregiver) byder herved velkmmen til deltagelse i udbud af rengøring af en række adresser i Vibrg Kmmune. Udbuddet gennemføres sm et begrænset udbud efter EU s udbudsdirektiv. Dette betyder, at udbudsprceduren er underlagt en række frmelle regler g krav. Særligt skal det fremhæves, at Ordregiver kan være frpligtet til at afvise tilbud, der indehlder frbehld (afvigelser) ver fr udbudsmaterialets krav g betingelser, jf. pkt. 3.1. ikke er vedlagt den dkumentatin, der er efterspurgt i udbudsmaterialet, jf. pkt. 5. ikke er mdtaget krrekt, jf. pkt. 6.1. Tilbudsgiverne pfrdres derfr til at sætte sig nøje ind i udbudsmaterialets bestemmelser g frister g i øvrigt stille spørgsmål, hvis der er frhld, der giver anledning til tvivl. Udbudsbekendtgørelsen er ffentliggjrt i Supplement til Den Eurpæiske Unins Tidende den 3. maj 2012 under ID: 2012/S 85-140513. 2. Generelle frhld 2.1 Ordregiver: Vibrg Kmmune Prinsens Allé 5, 8800 Vibrg Fr en nærmere beskrivelse af Ordregiver henvises i øvrigt til Ordregivers hjemmeside www.vibrg.dk. 2.2 Kntaktpersner Alle henvendelser frud fr tilbudsafgivelsen m yderligere plysninger, dkumentatin mv. skal rettes til Servicemægleren A/S igennem udbudsværktøjet Mercell Surcing Service: Mercell Danmark A/S, supprt.dk@mercell.cm eller ring på 63 13 37 00. Det er ikke muligt at kntakte Ordregiver eller Servicemægleren A/S på anden måde end via vennævnte kntaktplysninger. Kntaktpersn ved Servicemægleren A/S er Hans-Henrik Jahn Nielsen. Svar på henvendelser, besvarelser af spørgsmål, rettelsesblade samt øvrige meddelelser under udbudsfrretningen vil blive gjrt tilgængelige via Mercell Surcing Service. Der henvises i øvrigt til pkt. 3.2 vedrørende spørgsmål til udbudsmaterialet. Cpyright Servicemægleren A/S Side 2

2.3 Prcedure fr elektrnisk tilbudsafgivelse: 2.4 Tidsplan Du kan via systemet stille spørgsmål mkring pgaven til Ordregiver samt afgive tilbud g uplade tilbudsdkumenter. Spørgsmål skal stilles i systemet under fanen "Kmmunikatin". Svar fra Ordregiver afgives i annymiseret frm g kan ses under fanen "Ekstra Inf", efter at der er publiceret svar. Alle dkumenter i tilbuddet til Ordregiver skal uplades g sendes igennem Mercell Surcing Service inden tidsfristen udløber g er mkstningsfrit fr leverandører. Bemærk at der til afsendelse af tilbuddet kan anvendes digital signatur/nemid. Hvis du ikke har digital signatur/nemid, kntakt da supprt.dk@mercell.cm. 3 dage før tilbudsfristen udløber, vil du mdtage en påmindelse mkring pgaven på din e- mail. Spørgsmål mkring funktinaliteten i systemet sendes til supprt.dk@mercell.cm eller ring på 63 13 37 00. Al kmmunikatin med Ordregiver skal fregå igennem udbudsværktøjet Mercell Surcing Service. Udbudsprceduren kan frventes at følge nedenstående tidsplan: Tidspunkt Begivenhed 7. nvember 2012 Udbudsmaterialet tilgængeliggøres 13. nvember 2012 Frist fr tilmelding til besigtigelse Uge 47 g 48, 2012 Besigtigelse g infrmatinsmøde 14. december 2012 kl. 12.00 Frist fr aflevering af spørgsmål 3. januar 2012 Referat fra infrmatinsmøde tilgængeliggøres 17. januar 2013 kl. 12.00 Frist fr aflevering af tilbud Uge 4, 2013 Eventuel teknisk afklaring Uge 12, 2013 Frventet rientering m tildeling af kntrakt Cpyright Servicemægleren A/S Side 3

3. Udbudsmateriale 3.1 Udbudsmaterialets indhld Udbudsmaterialet består ud ver nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag af følgende dkumenter: Bilag A Bilag B Bilag C Bilag D Bilag E Bilag F Bilag G Udkast til kntrakt Kravspecifikatin Tegninger g lkalefrtegnelse Tilbudslister Erklæring vedrørende skatter g afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser m beskyttelse på arbejdspladsen g arbejdsfrhld i øvrigt Oversigt ver enheder Medarbejderplysninger i relatin til virksmhedsverdragelse Det samlede udbudsmateriale er tilgængeligt via Mercell Surcing Service sm PDFdkument, mens Bilag D er tilgængeligt sm Excel-dkument. 3.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiverne har mulighed fr at stille spørgsmål til udbudsmaterialet eller anmde m yderligere plysninger vedrørende den udbudte rengøringspgave. Af hensyn til en ensartet behandling af eventuelle spørgsmål skal sådanne spørgsmål fremsendes via Mercell Surcing Service. Ved spørgsmål til systemet kntaktes Mercell Danmark A/S, supprt.dk@mercell.cm eller ring på 63 13 37 00, jf. pkt. 2.3. Samtlige ikke systemrelaterede mundtlige henvendelser vil, af hensyn til Ordregivers frpligtelse til at behandle tilbudsgiverne ligeligt, blive afvist. Alle spørgsmål g svar vil via Mercell Surcing Service blive gjrt tilgængelige fr samtlige tilbudsgivere i annymiseret frm. Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet g/eller den udbudte pgave skal være stillet inden fredag den 14. december 2012 kl.12.00. Henvendelser, sm mdtages inden venstående tidsfrist, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, sm fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Henvendelser, sm mdtages senere end 6 dage fr tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Cpyright Servicemægleren A/S Side 4

3.3 Besigtigelse g infrmatinsmøde Fr at etablere den bedst mulige infrmatin g det bedste grundlag fr afgivelse af tilbud afhlder Ordregiver et infrmatinsmøde, hvr der rienteres m den udbudte pgave samt besigtigelse af de berørte enheder. Tilbudsgiverne pfrdres til at deltage i infrmatinsmøde g besigtigelse. Det frudsættes, at tilbudsgiverne har gjrt sig bekendt med bygningerne g det er alene tilbudsgivernes ansvar, hvilke m²-antal, der lægges til grund fr beregningen af tilbuddet. Infrmatinsmødet afhldes mandag den 19. nvember 2012 kl. 9.30 på adressen: Prinsens Allé 5, 8800 Vibrg Mødested: M.5, 5. Sal Umiddelbart efter infrmatinsmødet starter besigtigelsen af de enkelte enheder. Besigtigelsen kmmer til at fregå efter en nærmere tilrettelagt plan g frventes at strække sig ver uge 47 g 48, 2012. Tilmelding til besigtigelsen er nødvendig g skal fretages via kmmunikatinsmdulet i Mercell Surcing Service senest den 13. nvember 2012. Der må maksimalt deltage t persner fra hver tilbudsgiver. Referat fra infrmatinsmødet samt besigtigelse, herunder svar på eventuelle indkmne spørgsmål, frventes ffentliggjrt trsdag den 3. januar 2013. 3.4 Rettelsesblad I tilfælde af, at Ordregiver finder det nødvendigt at fretage ændringer i udbudsmaterialet, vil meddelelse herm blive givet skriftligt via Mercell Surcing Service til samtlige tilbudsgivere g herefter vil rettelserne være tilgængelige i systemet i frm af rettelsesblade. Rettelsesblade nummereres frtløbende g indgår i udbudsmaterialet. 4. Den udbudte rengøringspgave 4.1. Rengøringspgaven Den udbudte pgave mfatter rengøring af en række adresser hs Ordregiver, hvilke er nærmere defineret i Bilag F, B samt i Bilag C. 4.2 Optiner Kravene til rengøringens kvalitet, hyppighed g mfang er nærmere beskrevet i bilagene nævnt under pkt. 3.1 Der henvises til Bilag B, pkt.8. Cpyright Servicemægleren A/S Side 5

4.3 Delbud Opgaven udbydes i 8 delaftaler g der kan afgives tilbud på en eller flere af disse i det mfang tilbudsgiveren er prækvalificeret hertil. Delaftalerne kan skitseres sm følger: 1. Udførelse af rengøring på udvalgte enheder i Vibrg by - Nrd 2. Udførelse af rengøring på udvalgte enheder i Vibrg by - Vest 3. Udførelse af rengøring på udvalgte enheder i Vibrg by - Syd 4. Udførelse af rengøring på udvalgte enheder i Vibrg by - Øst 5. Udførelse af rengøring på udvalgte enheder i Vibrg Kmmune - Sydvest 6. Udførelse af rengøring på udvalgte enheder i Vibrg Kmmune - Vest 7. Udførelse af rengøring på udvalgte enheder i Vibrg Kmmune - Nrdøst 8. Udførelse af rengøring på udvalgte enheder i Vibrg Kmmune - Sydøst 4.4 Alternative tilbud Der mdtages ikke alternative tilbud. 4.5 Kntrakten Rengøringsaftalen skal indgås på grundlag af det kntraktudkast, der er vedlagt udbudsmaterialet sm Bilag A. Den endelige kntrakt vil blive tilrettet i verensstemmelse med det vindende tilbud. Tilbudsgiver skal være pmærksm på, at Ordregiver har ret til at afvise ethvert tilbud med frbehld verfr kntraktens bestemmelser g vil være frpligtet til at afvise tilbud med frbehld ver fr grundlæggende elementer i kntrakten. Tilbudsgiver pfrdres derfr til at sætte sig nøje ind i kntraktens bestemmelser inden afgivelse af tilbud. 4.6 Kntraktens løbetid Kntrakten indgås pr. 1. august 2013 fr en 3-års peride g phører uden yderligere varsel den 31. juli 2016. Der er ptin fr frlængelse af Kntrakten på uændrede vilkår i 2 x 1 år. Frlænges kntrakten ikke, udløber den uden yderligere meddelelse. Frlængelse vil blive varslet med 4 måneders varsel inden kntraktens udløb. 4.7 Kntrltilbud Ordregiver afgiver kntrlbud. Cpyright Servicemægleren A/S Side 6

5. Udarbejdelse/indhld af tilbud 5.1. Sprg g tilbudspriser Tilbuddet skal afgives skriftligt på dansk g beløbsangivelser skal være i danske krner (DKK) ekskl. mms, men inklusiv alle øvrige afgifter. 5.2. Vedståelsesfrist/acceptfrist Tilbudsgiver er frpligtet til at vedstå sit tilbud i 9 måneder efter tilbudsfristen, til g med den 17. ktber 2013. Ordregiver anser ikke en kntrakt fr indgået g udbudsfrretningen fr afsluttet, før kntrakten er underskrevet ubetinget af begge parter. 5.3 Tilbuddets udfrmning Tilbuddet skal indehlde samtlige de i udbudsmaterialet angivne ydelser inkl. alle nødvendige biydelser. Tilbuddet skal vedhæftes alle relevante plysninger, sm er nødvendige fr en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet g i den frbindelse fastlæggelse af ydelsens mfang. Tilbuddet skal indehlde følgende: 5.3.1 Identifikatin af tilbudsgiver mv. 5.3.2 Pris Oplysning m tilbudsgivers navn, adresse g CVR-nummer samt navn, telefnnummer g e-mailadresse på kntaktpersner. Pris skal afgives i verensstemmelse med det i punkt 7.1 anførte vedrørende tilbudspris. 5.3.3 Metde- g kvalitetsbeskrivelse Metde- g kvalitetsbeskrivelse skal afgives i verensstemmelse med det i punkt 7.1 anførte vedrørende kvalitet. 5.3.4 Beskrivelse af leverandørens rganisering Beskrivelse af tilbudsgivers samarbejdsrganisatin skal afgives i verensstemmelse med det i punkt 7.1 anførte vedrørende rganisering. Cpyright Servicemægleren A/S Side 7

5.3.5 Frpligtelser I tilbuddet skal angives, at tilbudsgiver har taget hensyn til de i lvgivningen gældende frpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen g m arbejdsfrhld i øvrigt. Tilbudsgiver har mulighed fr at indhente de relevante plysninger m natinale eller reginale frpligtelser vedrørende skatter g afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser m beskyttelse på arbejdspladsen g arbejdsfrhld i øvrigt på følgende adresser: Kntaktdata vedrørende skatter: Skat, Hvedcentret Østbanegade 123 DK-2100 København Ø Tlf. +45 72 22 18 18 E-mail: skat@skat.dk Internet: www.skat.dk Kntaktdata vedrørende miljøbeskyttelse: Miljøstyrelsen Strandgade 29 DK-1401 København K Tlf. +45 72 54 40 00 E-mail: mst@mst.dk Internet: www.mst.dk Kntaktdata vedrørende sikkerhed på arbejdspladsen g arbejdsvilkår: Arbejdstilsynet Landskrnagade 33 DK-2100 København Ø Tlf. +45 70 12 12 88 E-mail: at@at.dk Internet: www.at.dk Ovennævnte plysninger skal afgives ved at udfylde, underskrive, indscanne g vedhæfte den sm Bilag E vedlagte erklæring vedrørende skatter g afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser m beskyttelse på arbejdspladsen g arbejdsfrhld i øvrigt. 5.4 Tilbudsgivers mkstninger Tilbudsgivers mkstninger i frbindelse med udbudsfrretningen er Ordregiver uvedkmmende g kan ikke kræves refunderet. Der ydes således ikke betaling fr deltagelse i udbudsfrretningen. Cpyright Servicemægleren A/S Side 8

5.5 Frtrlighed g ejendmsret 5.5.1 Frtrlighed Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers persnale g rådgivere mv., er frpligtet til at iagttage ubetinget tavshed g frtrlighed ver fr tredjemand med hensyn til enhver plysning m Ordregiver, sm måtte kmme til tilbudsgivers kundskab i frbindelse med udbudsfrretningen, g sm efter sin karakter må betragtes sm værende frtrlig. 5.5.2 Ejendmsret Det udleverede udbudsmateriale g de heri indehldte infrmatiner er Ordregivers ejendm g skal behandles frtrligt, jf. venfr nævnte pkt. 5.5.1. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end nærværende udbudsfrretning uden frudgående skriftligt samtykke fra Ordregiver. Det afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiver. 6. Aflevering af tilbud 6.1. Aflevering Tilbuddet skal afgives elektrnisk via Mercell Surcing Service senest trsdag den 17. januar 2013 kl. 12.00 g skal indehlde følgende: Tilbudslisterne (hele Bilag D i sin fulde længde) i udfyldt, dateret, underskrevet g indscannet frm fr hver enkelt delaftale. Tilbudslisterne (hele Bilag D i sin fulde længde) sm Excel-dkument i udfyldt frm fr hver enkelt delaftale. Metde- g kvalitetsbeskrivelse jf. pkt. 7.1 Beskrivelse af tilbudsgivers samarbejdsrganisatin, jf. pkt. 7.1. Bilag E i udfyldt, dateret, underskrevet g indscannet frm sm dkumentatin fr, at tilbudsgiver har taget hensyn til de i lvgivningen gældende frpligtelser, jf. pkt. 5.3.5. Tilbudsgivere har ikke adgang til at vervære åbningen af tilbuddene. Efter udløb af tilbudsfristen, sm den fremgår af Mercell Surcing Service, er der ikke længere mulighed fr at redigere/fremsende tilbud. Cpyright Servicemægleren A/S Side 9

7. Tildeling 7.1. Tildelingskriterier Kntrakten vil blive tildelt det øknmisk mest frdelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende delkriterier: Tilbudspris (Vægtning 65 %) Kvalitet (Vægtning 25 %) Organisering (Vægtning 10 %) Ordregiver vil ved vurderingen af delkriterierne lægge vægt på nedenstående underkriterier sm angivet under hvert delkriterium: Tilbudspris Ved vurderingen af "tilbudspris" vil Ordregiver lægge vægt på; det tilbudte årlige vederlag fr den udbudte rengøringspgave inklusiv eventuelle rabatter (90 %) samt de tilbudte ptinspriser (10 %) Eventuelle rabatter på det tilbudte årlige vederlag skal afgives i hele prcenter g kan gives i henhld til følgende 3 intervaller: Såfremt leverandøren vinder mellem 2 g 4 delaftaler gives der x % rabat på alle de vundne delaftaler Såfremt leverandøren vinder 5 eller 6 delaftaler gives der x % rabat på alle de vundne delaftaler Såfremt leverandøren vinder 7 eller 8 delaftaler gives der x % rabat på alle de vundne delaftaler I det mfang der ydes rabatter i verensstemmelse med venstående, skal der ydes den samme prcentmæssige rabat pr. interval på alle delaftaler. I tilfælde af at der alligevel er frskel i rabatprcenterne fr intervallerne i de enkelte delaftaler, vil rabatprcenten blive fastsat til den højest angivne rabatprcent. Tilbuddet skal afgives ved at udfylde den sm Bilag D vedlagte tilbudsliste (Exceldkumentet). Alle pster på tilbudslisten skal udfyldes. Alle pster på tilbudslisten vedrørende timer skal udfyldes med psitive tal. Kvalitet Ved vurderingen af "kvalitet" vil Ordregiver fretage en samlet helhedsvurdering af; det tilbudte årlige timetal (80 %) samt tilbudsgivers udførelse af pgaven metdemæssigt g kvalitetsmæssigt (20 %) Cpyright Servicemægleren A/S Side 10

Til brug fr vurderingen anvendes de af tilbudsgiver i tilbudslisten anførte timetal samt tilbudsgivers metde- g kvalitetsbeskrivelse. Metde- g kvalitetsbeskrivelsen må maksimalt fylde 8 A4-sider g skal beskrive nedenstående punkter, der vurderes ud fra en samlet helhedsvurdering: brug af eventuelle kmbinatinsgulvvaskemaskiner, der vil blive anvendt ved udførelsen af den aktuelle rengøringspgave. Herunder ønskes beskrevet, hvr mange årlige maskintimer, der vil blive anvendt, hvr stre arealer, maskinerne anvendes til samt hvilke enheder, maskinerne påtænkes anvendt på. Brug af sådanne kmbinatinsgulvvaskemaskiner må ikke medføre en frringelse i frhld til den i udbudsmaterialet beskrevne g krævede rengøringsstandard. leverandørens egenkntrl af det udførte arbejde udver det sm minimum krævede, jf. Bilag B, pkt. 1.1, 3.2 g 3.5. leverandørens planlagte instruktin af medarbejdere frud fr pgavestart samt ved udskiftning af persnale. hvrledes leverandøren vil sikre Ordregiver, at den i udbudsmaterialet beskrevne kvalitet leveres samt at de i tilbudslisterne anførte timetal anvendes på de enkelte enheder. Såfremt beskrivelsen fylder mere end 8 A4-sider, vil tilbuddet blive betragtet sm værende ikke knditinsmæssigt. Organisering Organisering vurderes på baggrund af den beskrevne rganisering g Ordregivers bedømmelse af mfang g kvalitet i denne. Til brug fr vurderingen af dette anvendes den af tilbudsgiver fremsendte beskrivelse. Beskrivelsen af tilbudsgivers rganisering må maksimalt fylde 8 A4-sider g skal beskrive nedenstående punkter, der vurderes ud fra en samlet helhedsvurdering: Organisatinsdiagram fr den påtænkte rganisering af pgaven. Prcedure fr udskiftning af kntaktpersner hs leverandøren. Prcedure fr afløsning i frbindelse med ferie g sygdm.s.v. Prcedure fr håndtering af verdraget persnale fra enheder i Vibrg Kmmune. Såfremt beskrivelsen fylder mere end 8 A4-sider, vil tilbuddet blive betragtet sm værende ikke knditinsmæssigt. Cpyright Servicemægleren A/S Side 11

7.2. Orientering Samtlige tilbudsgivere vil via Mercell Surcing Service hurtigst muligt g samtidig blive rienteret m resultatet af udbudsfrretningen. Resultatet frventes ffentliggjrt i uge 12, 2013. Da pgaven er udbudt sm delaftaler, vælges den fr Ordregiver samlet set øknmisk mest frdelagtige løsning, hvilket kan indebære, at der vælges flere leverandører. En tilbudsgiver kan få tildelt flere delaftaler. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver m, at tilbudsgivers tilbud er identificeret sm det øknmisk mest frdelagtige tilbud, er ikke et løfte m at ville indgå kntrakt med tilbudsgiver. Endelig g bindende aftale anses således ikke fr indgået, før Kntrakten er underskrevet ubetinget af begge parter. Cpyright Servicemægleren A/S Side 12