Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Kultur og Borgerservice Den 19/10 2006 Århus Kommune Borgerservice og Biblioteker Kultur og Borgerservice Overtagelse af opgaven vedr. udstedelse af pas og kørekort fra staten samt status på større projekter 1. Resume 1/1 2007 overtager kommunerne opgaverne vedr. udstedelse af pas og kørekort fra staten. Opgaverne placeres i Århus Kommune i Borgerservice. Udstedelse af pas placeres i Borgerservices lokaler ud mod Park Allé sammen med sporvejssalget. I tilknytning hertil etableres ventefaciliteter. Udstedelse af kørekort til borgerne finder sted i Borgerservices frontbetjening, mens booking af køreprøver samt generhvervelser af kørekort placeres i Borgerservices kontorer i Frichsparken. Møllegade 1 8000 Århus C Sagsnummer M4/2006/01140 Sagsbehandler Karina Poulsen Telefon 8940 2222 Direkte telefon 8940 4391 Telefax 8940 5050 E-post E-post direkte kpo@skat.aarhus.dk Opgaven forventes samlet at indebære ca. 110.000 ekstra henvendelser om året. Borgerservice har åbent 45 timer om ugen (herunder lørdagsåbent), mens Politiet har haft åbent for udstedelse af pas og kørekort 24,5 timer om ugen. Dermed indebærer overflytningen af opgaven til Århus Kommune en serviceforbedring for borgerne. DUT-forhandlingerne har resulteret i, at Århus Kommune har fået 2,3 mio. kr. til løsning af opgaven. Det konstateres i den forbindelse, at ekspeditionen af børnepas ikke indgik i beregningsgrundlaget ifm. DUT-forhandlingerne. Borgerservice vurderer, at der er behov for 10,29 årsværk til løsning af opgaven og det konkluderes på denne baggrund, at Århus Kommune er blevet underkompenseret. Borgerservice forventer, at indsatser på flere fronter vil kunne bidrage til en opgaveløsning indenfor de tildelte økonomiske rammer, men det
kan ikke udelukkes, at konsekvensen samlet kan medføre, at der i spidsbelastningsperioder kan forekomme betydelig ventetid for borgerne. Borgerservice vil evaluere opgaveløsningens tilrettelæggelse og økonomiske forudsætninger ultimo 2007 med henblik på gennemførelse af nødvendige tilpasninger. Afrapportering til Byrådet vil ske ved udgangen af 2007. 2. Tidligere beslutninger Århus Byråd vedtog den 30. november 2005 indstillingen Principbeslutning vedrørende etablering af Borgerservice i Århus Kommune. Indstillingen indeholder bl.a. vedtagelse af koncept for Borgerservice i Århus Kommune samt beslutning om overførelse af ressourcer mellem magistratsafdelingerne i forbindelse med overførelse af opgaver og etablering af Borgerservice. Endvidere anføres det i indstillingens afsnit 3.1, at den udformning af Borgerservice, der anbefales, er første fase i et udviklingsprojekt. Første fase er en etableringsfase, der løber i 2006, hvorefter Borgerservice tilføres yderligere opgaver inden for udstedelse af pas og kørekort pr. 1/1 2007 som led i Strukturreformen Århus Byråd vedtog den 25. januar 2006 indstillingen Lokalemæssige flytninger afledt af magistratsreformen, samt finansieringen heraf. Beslutningen indeholder bl.a. afsættelse af en pulje på 2,5 mio. kr. til medfinansiering af afledte udgifter i forbindelse med magistratsreformen fx til inventar og publikumskrævende funktioner (2:1-puljen). 22. marts 2006 vedtog Århus Byråd indstillingen Borgerservice byrådsbeslutning om åbningstider og strategi for borgerinddragelse samt orientering om status for implementering af borgerservice, hvormed åbningstiderne for Borgerservice fastlægges. Ændring af Pasloven og Færdselsloven (Lov nr. 551) blev vedtaget i Folketinget d. 24. juni 2006 danner grundlaget for at flytte opgaverne vedr. pas og kørekort til kommunalbestyrelserne. Overtagelse af opgaven vedr. udstedelse af pas og kørekort fra staten samt status på større projekter Side 2 af 10
3. Beskrivelse af indstilling 3.1 Organisatorisk placering af opgaven Ekspeditionsopgaver i relation til pas og kørekort er hidtil løst på de lokale politistationer. Denne opgave skal, som et led i Strukturreformen, fra 1/1 2007 løses af kommunerne. For borgerne betyder det, at man kan henvende sig i hvilken som helst kommunal borgerservice uanset bopælskommune - for at ansøge om og få udstedt kørekort og pas. Som angivet i principindstilling vedrørende etablering af Borgerservice i Århus Kommune, vedtaget d. 30/11 2005, placeres opgaven vedr. udstedelse af pas og kørekort organisatorisk i Århus Kommunes Borgerservice. 3.2 Opgavens omfang Pr. 1/1 2007 vil det således være muligt for borgerne at få udstedt pas og kørekort i Borgerservice. Udstedelse af pas og kørekort til borgerne kræver et personligt fremmøde. I 2005 havde Århus Politi 67.000 personlige henvendelser i relation til pas og kørekort, hvoraf ca. 55.000 indebar udstedelse af pas (incl. børnepas) eller kørekort. Udover de personlige ekspeditioner forventer Borgerservice imidlertid også på baggrund af Politiets erfaringer fra 2005 - at få ca. 39.000 telefoniske henvendelser samt et mindre antal henvendelser på e- mail. Samlet anslås det, at der vil komme ca. 110.000 1 ekstra henvendelser årligt til Borgerservice som følge af overtagelsen af opgaverne vedr. pas og kørekort. Overtagelse af opgaven vedr. udstedelse af pas og kørekort indebærer håndtering af 3 forskellige opgaver: Udstedelse af pas til borgerne, udstedelse af kørekort til borgerne samt booking og betaling af køreprøver for kørelærerne. 3.3 Udstedelse af pas til borgerne Ekspeditionen af pas forventes placeret sammen med ekspeditionen af buskort i Borgerservices lokaler ud mod Park Allé. Overtagelse af opgaven vedr. pas forventes at generere ca. 42.000 henvendelser (heraf ca. 40.000 udstedelser) til Borgerservice. Derfor vurderes det at være nødvendigt at udnytte muligheden for etablering af yderligere ventefaciliteter 2 i lokalet ved Rådhusets tårnindgang. 1 Dertil kommer, at landbetjentene i Århus ligeledes har taget i mod en række henvendelser. Disse er ikke registreret i politiets statistikker. 2 Ejendomsforvaltningen er inddraget i planlægningen heraf. Overtagelse af opgaven vedr. udstedelse af pas og kørekort fra staten samt status på større projekter Side 3 af 10
Jf. den eksisterende lovgivning vedrørende pas og kørekort har borgerne i forbindelse med pas-ekspeditioner krav på at kunne betale med kontanter. I forhold til betalingen af pas anbefales det af sikkerhedsmæssige årsager, at betalingen håndteres ved hjælp af en betalingsautomat, hvor pas kan betales uden at det medfører håndtering af kontantbetaling for personalet. Det forventes, at der også vil blive etableret mulighed for elektronisk betaling hjemmefra via internettet. Der vil dog stadig være krav om et personligt fremmøde, jf. Bekendtgørelse om pas. 3.4 Udstedelse af kørekort til borgerne Den eksisterende frontbetjening i Borgerservice udvider deres services til også at omfatte udstedelse af kørekort til borgerne. Overtagelse af opgaven vedr. udstedelse af kørekort betyder ca. 17.000 henvendelser (heraf 15.150 udstedelser) om året til frontbetjeningen, hvilket vurderes at kunne håndteres indenfor de eksisterende fysiske rammer. I forhold til udstedelse af kørekort er prisen i høj grad afhængig af de konkrete omstændigheder (type, fornyelse, nyanskaffelse, bortkommen). Desuden er det ganske begrænsede kontantsummer, som betjeningen vil skulle håndtere i tilknytning til opgaven. Derfor etableres i denne forbindelse betaling for traditionel vis. Det forventes, at der også her vil blive mulighed for elektronisk betaling hjemmefra via internettet, og der vil tilsvarende i nogle tilfælde 3 - være krav om personligt fremmøde, jf. Bekendtgørelse om kørekørekort. Borgere, der generhverver kørekort, betjenes ligeledes i Frichsparken, fordi der ved den lejlighed skal berammes en køreprøve via bookingsystemet. 3.5 Booking og betaling af køreprøver for kørelærerne Ved hjælp af et nyt bookingsystem vil det være muligt for kørelærerne både at booke køreprøver og ordne betalingen via Internettet. Det forventes imidlertid at der i hvert fald i en indkøringsperiode vil være behov for at kunne give kørelærerne personlig ekspedition. Politiet havde i 2005 ca. 8000 ekspeditioner af køreprøver. Der gives denne gruppe erhvervskunder mulighed for betjening i Borgerservices 3 Personligt fremmøde er ikke en betingelse for nyerhvervelse, i det kørelæreren her vil kunne aflevere ansøgning og bilag på vegne af ansøgeren. Overtagelse af opgaven vedr. udstedelse af pas og kørekort fra staten samt status på større projekter Side 4 af 10
kontor på Søren Frichs Vej i Åbyhøj (Backoffice 4 ). Det vil give mulighed for en bedre og hurtigere service til kørelærerne. Kørelærernes betaling sker elektronisk via bookingsystemet eller via girokort betalt på posthus eller i bank. Borgerservice har taget initiativ til en dialog med kørelærerne, der er positive overfor den planlagte løsning for booking og betaling af køreprøver. Borgerservice vil også i det viderearbejde holde fast i en dialog med kørelærerne for at sikre, at løsningen bliver hensigtsmæssig og anvendelig. 3.6 Uddannelse af personalet Rigspolitiet vil forestå uddannelsen af det kommunale personale. Der arbejdes med 2 initiativer på uddannelsesområdet: Sidemandsoplæring og regionale kurser. Politiskolen vil stå for afviklingen af disse regionale kurser og sidemandsoplæring vil foregå i samarbejde med Århus Politi. Uddannelsesaktiviteterne afvikles i efteråret 2006. 3.7 It Der er en række praktiske forhold vedr. It, der skal håndteres ifm. overtagelse af opgaverne. Dette sker i et tæt samarbejde med Politiet. KL har påtaget sig ansvaret for, at der udvikles et fælles landsdækkende bookingsystem. Systemet er efter planen funktionsdygtigt pr. 1. januar 2007. Tidsplanen for systemet er imidlertid stram, så Borgerservice er forberedt på, at der kan blive tale om en overgangsperiode, hvor der må hentes praktisk assistance fra og samarbejde med Politiet. Endvidere er der fortsat usikkerhed om, hvor meget drifthhv. etableringsudgifterne bliver ift. det nye bookingsystem. KL arbejder på en afklaring. 3.8 Konsekvenser for serviceniveau Som det fremgår ovenfor, vil opgaven vedr. pas og kørekort give en væsentlig stigning i antallet af henvendelser i Borgerservicecentrene. Borgerservice har åbent 45 timer om ugen (herunder lørdagsåbent), mens Politiet har haft åbent for udstedelse af pas og kørekort 24,5 timer om ugen. Dermed indebærer overflytningen af opgaven til Århus Kommune en serviceforbedring for borgerne. 4 Back office er en samlet betegnelse for sagsbehandlerfunktioner under Borgerservice, som vedrører folkeregister, sygesikring, familieydelse m.v. Overtagelse af opgaven vedr. udstedelse af pas og kørekort fra staten samt status på større projekter Side 5 af 10
Den udvidede åbningstid kan imidlertid betyde, at efterspørgslen bliver større end forventet. Det skyldes, at flere pendlere med en anden bopælskommune end Århus potentielt vil finde det bekvemt at få pas hhv. kørekort udstedt i Århus. I den anden retning trækker dog at åbningstiderne i bopælskommunerne forventeligt også udvides, når opgaven flyttes fra landbetjentene til kommunerne. I det omfang man beslutter at udvide Borgerservice med afdelinger på et eller flere lokalbiblioteker kan det have yderligere betydning for pendlernes efterspørgsel. Hvis efterspørgslen bliver væsentligt større end forventet, vil der blive fremsendt en særskilt indstilling til Byrådet, der tager højde for den nye situation. Kontoret i Frichsparken har åbent 27,25 timer om ugen, hvilket er længere end politiets eksisterende åbningstid, men kortere end åbningstiden i Borgerservices Frontbetjening på Rådhuset. Den kortere åbningstid bør dog ikke give problemer, fordi muligheden for personlig betjening alene er et supplement til den digitale selvbetjeningsløsning 3.9 Kommunikationsplan Det er naturligvis væsentligt at sikre, at borgerne ved, at pas og kørekort fra 1/1 2007 udstedes af Århus Kommunes Borgerservice. Derfor tilrettelægges en kommunikationsplan, der skal formidle budskabet til borgerne i Århus Kommune. 4. Økonomiske konsekvenser 4.1 Skønnet behov for bemanding ifm. de nye opgaver Politiet har ikke kunnet oplyse, hvor mange årsværk, der hidtil er blevet brugt på opgaverne vedr. pas og kørekort. Derfor har Borgerservice lavet en beregning i forhold til behovet for bemanding af opgaverne. Overtagelsen af de ca. 110.000 henvendelser vurderes på denne baggrund samlet at svare til ca. 10,29 årsværk, se bilag 1 for beregningens forudsætninger. I forbindelse med de økonomiske forhandlinger mellem regeringen og KL om overførsel af pas- og kørekortområdet blev der indgået forlig om overførsel af 41,2 mio. kr. I den forbindelse har Århus Kommune fået 2,3 mio. kr. til løsning af opgaven. DUT-midlerne skal dække driftsudgifterne forbundet med opgaverne. Det vil sige løn, IT-drift, porto mv. Borgerservice har kontaktet KL mhp. at afklare nærmere, hvilke forudsætninger, der til grund for beregningen af de 41,2 mio. kr. Det har ikke været muligt for KL at give de ønskede oplysninger. Overtagelse af opgaven vedr. udstedelse af pas og kørekort fra staten samt status på større projekter Side 6 af 10
KL oplyser dog, at de nye børnepas ikke er inkluderet i det beregningsgrundlag, der ligger til grund for DUT-forhandlingerne. Århus Politi havde i 2005 12.405 udstedelser af børnepas flere end Politiet havde tidligere (som følge af indførelsen af obligatoriske børnepas), svarende til 1,91 årsværk, der hermed overgår til Århus Kommune uden kompensation. Samlet må det konstateres, at Borgerservice ikke har fået tildelt ressourcer svarende til opgavens vurderede omfang. Dette skal ses i sammenhæng med, at det med budgetforliget for 2007 er vedtaget, at Borgerservice samlet skal udmønte en besparelse svarende til 7,5 årsværk ud af i alt 105,14 årsværk 5. Borgerservice forventer, at indsatser på flere fronter vil kunne bidrage til en opgaveløsning indenfor de tildelte økonomiske rammer. For det første arbejder Borgerservice kontinuerligt på at forbedre hjemmesiden, hvorved antallet af både telefoniske, skriftlige og personlige henvendelser sandsynligvis kan reduceres. For det andet vil Borgerservice hurtigst muligt efter opgaveovertagelsen iværksætte en analyse af eventuelle effektiviseringspotentialer. For det tredje forventes yderligere en vis synergieffekt ved at løse opgaven i Borgerservice, hvor der allerede er borgerbetjening på en lang række andre områder. Slutteligt er Borgerservice i en indkøringsperiode, der betyder, at der endnu ikke er fuld kapacitetsudnyttelse. Borgerservice vil evaluere opgaveløsningens tilrettelæggelse og økonomiske forudsætninger ultimo 2007 med henblik på gennemførelse af nødvendige tilpasninger. Afrapportering til Byrådet vil ske ved udgangen af 2007. Der er som nævnt fortsat usikkerhed om, hvor store drift- hhv. etableringsudgifterne bliver ift. det nye bookingsystem. Borgerservice afventer fortsat endeligt svar fra KL, men det seneste estimat er, at bookingsystemet vil beløbe sig til et sted mellem 100.000 og 200.000 kr. i årlige driftsudgifter. Endvidere skal Borgerservice betale ca. 175.000 kr. i husleje ifm. overtagelse af opgaverne. På denne baggrund anslås det, at det vil være muligt at udvide bemandingen i Borgerservice med ca. 5 årsværk ifm. overtagelsen af de nye opgaver. 5 Jf. Byrådets vedtagelse af principindstilling om etablering af Borgerservice den 30.11.2005. Overtagelse af opgaven vedr. udstedelse af pas og kørekort fra staten samt status på større projekter Side 7 af 10
Nedenstående tabeller giver et overblik over udgiftsbehovet til etablering samt udmøntningen af de til opgaven tildelte DUT-midler. Opstillingen vedrørende driftsudgifter tager således udgangspunkt i de tildelte DUT-midler og ikke i de behov, der - som beskrevet ovenfor - vurderes at være til bemanding af opgaven. Tabel 1: Skønnet udgiftsbehov til etablering ifm. overtagelse af opgaverne vedr. pas og kørekort - P/L 2006 1.000 kr. - Udgiftsposter og beløb Finansieringsforslag Etablering 2:1 puljen Anlægsbevilling Etablering af nye ITarbejdspladser 40 40 Pengemodtagelsesautomat 200 200 Udgifter ifm. kursusaktivitet 27 27 Nummersystem 7 7 Udbygning af ventefaciliteter 90 90 på Rådhuset Nye arbejdspladser i 123 70 53 Sporvejssalget, Park Allé (skranker mv.) Kommunikation 100 100 Øvrige etableringsudgifter, 75 75 paslæsere, stempler, systemadgange mv. Etablering i alt 662 70 592 Tabel 2: Skønnet udgiftsbehov til drift ifm. overtagelse af opgaverne vedr. pas og kørekort - P/L 2007 1.000 kr. - Udgiftsposter og beløb Finansieringsforslag drift DUT-midler Løn 2000 2000 Øvrig drift, herunder husleje, 300 300 drift af bookingsy- stem, porto mv. Drift i alt 2300 2300 Overtagelse af opgaven vedr. udstedelse af pas og kørekort fra staten samt status på større projekter Side 8 af 10
Der søges på denne baggrund en tillægsbevilling på kr. 2,3 mio. med rammekorrektion fra reserven (id. nr. : 85.2007.17) til Kultur og Borgerservices driftafsnit fra 2007 og frem. Det indstilles endvidere, at Borgerservice modtager en anlægsbevilling på ca. 0,6 mio. kr. Bevillingen finansieres via opsparingen på Kultur og Borgerservices decentraliserede ramme. 5. Status på udviklingen af større projekter i Borgerservice Borgerservice har siden starten kunnet konstatere et stigende antal henvendelser fra borgerne. Endvidere har Borgerservice et godt samarbejde med magistratsafdelingerne, hvor der foregår en løbende dialog om, hvordan man styrker borgernes kendskab til og benyttelse af Borgerservice på de enkelte områder. I kølvandet på etableringen af Borgerservice er der iværksat en række projekter. Medarbejder- og brugerinddragelse er i lighed med tidligere processer i Borgerservice - nøgleelementer i tilrettelæggelsen af samtlige disse projekter. 5.1 Udvikling af hjemmesiden Den 6. juni 2006 lød startskuddet for et udviklingsprojekt, der har til formål at forbedre den del af Århus Kommunes hjemmeside, der ligger under overskriften borger, og indeholder oplysninger om de borgerrettede kommunale ydelser, informationer og selvbetjeningsløsninger. Den nye indgang til denne del af kommunens hjemmeside publiceres medio november 2006. Projektets formål er at skabe større overskuelighed for borgerne og bedre integration mellem informationer og selvbetjeningsløsninger. 5.2 Etablering af Kontaktcenter Borgerservice ønsker at omdanne omstillingen til et Kontaktcenter i løbet af 2007. Formålet med Kontaktcentret er: At opkaldene skal visiteres inden de omstilles, så de, der kan slutekspederes allerede ved første kontakt med Århus Kommune, bliver slutekspederet. At understøtte borgernes anvendelse af telefoni som kontaktkanal. At skabe større effektivitet i håndteringen af telefonopkald ved at udnytte stordriftsfordele. 6. Miljømæssige konsekvenser Indstillingen har ingen miljømæssige konsekvenser. Overtagelse af opgaven vedr. udstedelse af pas og kørekort fra staten samt status på større projekter Side 9 af 10
7. Konsekvenser i forhold til mål Visionen bag Borgerservice er at skabe enkelthed og overskuelighed for borgerne samt at etablere én fælles indgang til kommunen. Med overtagelsen af pas- og kørekortopgaven, samt opgavens placering i Århus Kommunes Borgerservice, forbedres borgernes mulighed for at få løst flere ting samme sted. 8. Beslutningspunkter Det indstilles, At 1) at Borgerservice modtager en anlægsbevilling på 592.000 kr. Bevillingen finansieres via opsparingen på Kultur og Borgerservices decentraliserede ramme At 2) at der søges en tillægsbevilling på kr. 2,3 mio. med rammekorrektion fra reserven (id. nr. : 85.2007.17) til Kultur og Borgerservices driftafsnit fra 2007 og frem. At 3) at Borgerservice vil evaluere opgaveløsningens tilrettelæggelse og økonomiske forudsætninger ultimo 2007 med henblik på gennemførelse af nødvendige tilpasninger. Afrapportering til Byrådet vil ske ved udgangen af 2007. Flemming Knudsen / Rolf Hapel Bilagsfortegnelse: Bilag 1: Forudsætning for beregning af årsværk (vedlagt til alle/+elektronisk) Bilag 2: Tillægsbevillingsskema (elektronisk) Overtagelse af opgaven vedr. udstedelse af pas og kørekort fra staten samt status på større projekter Side 10 af 10