IT-staben Aftale 2008
Indholdsfortegnelse INDHOLDSFORTEGNELSE... 2 1.0 INDLEDNING... 2 2.0 DEN POLITISKE RAMME... 3 3.0 DEN FAGLIGE RAMME... 3 4.0 INSTITUTIONSRAMMEN... 4 5.0 DEN ADMINISTRATIVE RAMME... 4 6.0 DEN ØKONOMISKE RAMME... 5 BILAG 1 - SKABELON TIL POLITISKE INDSATSOMRÅDER 2008... 5 BILAG 2A FAGLIG INDSATS - HELPSDESK... 6 BILAG 2B FAGLIG INDSATS - SIKKERHEDSPOLITIK, HERUNDER IT-SIKKERHED... 7 BILAG 2C FAGLIG INDSATS - IKT-STRATEGI... 8 BILAG 2D FAGLIG INDSATS - UNDERSTØTTE PROCESSER OG INITIATIVER TIL AT EFFEKTIVISERE OG UDNYTTE IT-SYSTEMER OG DIGITALISERING ENDNU BEDRE.... 9 BILAG 2E FAGLIG INDSATS - UNDERSTØTTE INITIATIVER I LOKALOMRÅDERNE TIL ETABLERING AF BEDRE IT-INFRASTRUKTUR, HERUNDER FIBER OPKOBLING.... 10 BILAG 3A EGET INDSATS. - TRÅDLØS OPKOBLING... 11 BILAG 3B- EGET INDSATS - GROUPWISE... 12 BILAG 3C EGET INDSATS. - LEAN PROJEKTER I IT-STABEN, BL.A. BRUGEROPRETTELSE OG INDKØB... 13 BILAG 4A - KONCERNINDSATS SUNDHED / SYGEFRAVÆR... 14 BILAG 4B KONCERNINDSATS KERNEYDELSENS VÆRDI FOR BORGEREN... 15 1.0 Indledning 1.1 Aftalens parter og løbetid Ved indgåelsen af aftalen forpligter direktionen og aftaleholderen sig til målrettet at arbejde for at opfylde aftalens indhold. Aftaleholderen er ansvarlig for at levere det aftalte serviceindhold, samt at opfylde de vedtagne målsætninger og indsatsområder. Dette skal ske inden for de generelle spilleregler for Decentral Ledelse og Centrale Styring, samt den tildelte budgetramme. Aftaleparter for aftale 2008, fra 1.1.2008 til 31.12.2008. 2
Godkendt Kommunaldirektør d. 19.12.2007 Benny Balsgaard Benny Balsgaard Stabschef Michael Hansen IT-staben 1.2 Aftaleområdets kerneydelse overført fra 2007 IT-staben skal i samarbejde med resten af Faaborg-Midtfyn Kommune medvirke til at opfylde målene om en åben og proaktiv kommune. Ligeledes skal IT-staben bistå digitaliseringsprojekter. Dette gøres bla. gennem effektiviseringer og optimeringer, hvor IT-staben er en vigtig medspiller. IT-stabens kerneydelser deles i drift, service og udvikling. Drift indeholder ansvar for infrastruktur på både IT og telefoni, service er centreret om den brugerrettede hjælp med opbygning af en helpdesk og uddannelse, og projekter/udvikling er understøttelse af projekter som bidrager til digitaliseringen samt infrastrukturen. IT-staben har ligeledes ansvar for udarbejdelse af diverse politikker på IT området, bla. ITsikkerhedspolitik og standarder for hardware og software. 2.0 Den politiske ramme 2.1 Politiske visioner og målsætninger (max 1 side) 2.2 Politiske indsatsområder Der er ingen politiske indsatsområder 3.0 Den faglige ramme 3.1 Faglige målsætninger (max 1 side) Driften i 2007 har tydeliggjort, at der er stort behov for stabene såvel samlet som individuelt coacher og understøtter arbejdet i institutionerne og ikke mindst i Fagsekretariater. Det er derfor en målsætning i 2008, at blive endnu bedre til at understøtte- og professionalisere den samlede indsats overfor institutioner og fagsekretariater. IT-stabens kerneydelse er drift, support og udvikling. Derfor forventer IT-staben i endnu højere grad end i 2007 at kunne bistå organisationen til at blive en åben og proaktiv kommune, ligesom staben vil bistå digitaliseringsprojekter igangsat af egen drift eller som aktør i projekter igangsat andre steder i organisationen. Understøttelsen af disse aktiviteter betyder at IT-staben fortsat skal have blik for den samlede organisation og vedvarende arbejde med at kvalificere medarbejderne indenfor IT ligesom IT-staben har en væsentlig aktie i at understøtte processen omkring LEAN. 3
3.2 Faglige indsatsområder Helpdesk implementeres med serviceportal (se bilag 2a). Medvirke til udarbejdelse af fælles sikkerhedspolitik herunder IT sikkerhedspolitik (se bilag 2b). Flerårig IT stategi samt tilhørende handleplan/investeringsplan (se bilag 2c). Understøtte processer og initiativer til at effektivisere og udnytte IT-systemer og digitalisering endnu bedre. Lean projekter i IT-staben, bl.a. brugeroprettelse og indkøb. Understøtte initiativer i lokalområderne til etablering af bedre IT-infrastruktur, herunder fiber opkobling. Se i øvrigt afsnit 4.1. 3.3 Gældende politikker, regulativer, planer mv. på fagområdet 4.0 Institutionsrammen 4.1 Institutionsrammen IT-staben vil fortsat understøtte sikker drift. Desuden vil IT-staben kontinuerligt optimere og effektivisere driften i organisationen. Der arbejdes med understøttelse af digitale løsninger til brug for LEAN og opfølgningen heraf. En vigtig opgave i 2008 og fremefter bliver en udbygning og optimering af eksisterende systemer. IDM vil blive et omdrejningspunkt i bestræbelserne på at opfylde disse mål. 5.0 Den administrative ramme 5.1 Direktionens koncernmål Direktionen har besluttet at man i 2008 vil sætte fokus på følgende emner som centrale koncernmål for hele organisationen: Medarbejdersundhed nedbringe sygefravær Kerneydelsens værdi for borgeren Direktionen vurderer, at netop disse koncernmål samlet set bedst bidrager til at understøtte en fortsat stabilisering af driften. Det fremgår af de 2 indsatsskabeloner for koncernmålene, hvilke forventninger direktionen har til den enkelte aftaleholder med hensyn til at arbejde med koncernmålene,jf. bilag 4a. og 4b. Direktionen har i aftalerne med EPO-staben og HR-staben forpligtet disse to stabe på at varetage det koordinerende ansvar for at udmønte, understøtte og følge op på hvert af de to koncernmål i løbet af 2008 overfor organisationens øvrige aftaleholdere. 5.2 Spilleregler for aftalestyring Aftaleholderen er omfattet af de generelle spilleregler for Decentral Ledelse og Central Styring. Spillereglerne beskriver de generelle rammer og vilkår for økonomisk styring, personalemæssige krav, bygningsmæssige forhold, IKT-anskaffelser osv. Spillereglerne inkluderes ikke i aftalen, men findes på kommunens hjemmeside under Dialogbaseret Aftalestyring. 4
5.3 Gældende politikker, regulativer mv. på koncernniveau Der henvises til Styrelsesvedtægten, Kasse- og regnskabsregulativet, Personalepolitikken, koncept for Dialogbaseret Aftalestyring, Indkøbspolitikken, IKT-arkitektur og den fælles designmanual. 6.0 Den økonomiske ramme 6.1 Driftsbudget for aftaleholderen IT-stabens samlede driftsbudget i 2008 er budgetlagt med netto 32.925.000 kr. Driftsbudgettet vil blive tilført midler til IP-telefoni i løbet af 4. kvartal 2007. For en yderligere beskrivelse af forudsætninger lagt til grund for budgettet henvises til budgetbemærkningerne til Budget 2008. For en præcisering af de generelle aftaleforhold henvises til de generelle spilleregler vedrørende aftalestyring samt Faaborg-Midtfyn Kommunes kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag. Bilag 1 - Skabelon til politiske indsatsområder 2008 Der er ingen politiske indsatsområder 5
Bilag 2a faglig indsats - Helpsdesk Faglig indsatsområde 2008 Implementere Helpdesk Serviceportal Aftaleholderen IT-staben Faglige målsætninger IT-staben skal implementere Helpdesk serviceportal og sikre sikker drift på denne. Via helpdesksystem eller Intranet skal der skal informeres til brugerne i tilfælde af problemer, forandringer og nyheder.. A) Helpdesk serviceportal er implementeret og i funktion. B) At IT-staben arbejder med at kvalificere informationen til brugerne om serviceportalen. A) At serviceportalen er velfungerende og brugernes logiske førstevalg til hjælp på IT-området inden udgangen af andet kvartal 2008. B) At informationen fra IT-staben er offenliggøres på indgangsbillede til helpdesk system eller alternativt på intranet. IT-staben udarbejder en plan for implementering af Serviceportal. At IT-staben tydeligt får informeret medarbejderne om brugen af serviceportal, herunder hvordan man holder øje med status på sin helpdesksag. At der senest ved udgangen af 2. kvartal 2008 er en serviceportal i drift. Økonomi At IT-staben lever op til egne og organisationens forventninger til overskuelig og nem oversigt over helpdesksager herunder indkøb. 6
Bilag 2b faglig indsats - Sikkerhedspolitik, herunder IT-Sikkerhed Faglig indsatsområde 2008 Udarbejde en IKT sikkerhedspolitik (medarbejderudgave) som en del af den samlede sikkerhedspolitik. Fagsekretariat IT-staben Fællesekretariatet Hvem IKT-staben Aftaleholderen IKT-staben Faglige målsætninger Der skal udarbejdes en IT-sikkerhedspolitik som en del af den samlede sikkerhedspolitik. En sikkerhedsfolder på IT-området er allerede udarbejdet, men den skal tilpasses og være en del af den samlede sikkerhedspolitik. A) At der i løbet af 2008 er udarbejdet IT-sikkerhedspolitik B) At IT-sikkerhedspolitikken er godkendt af Direktion, Hoved MED udvalg. C) At IT-sikkerhedspolitikken er kendt og implementeret hos brugerne. A) IT-sikkerhedspolitikken er godkendt. B) IT-sikkerhedspolitikken forstås og bruges af brugerne. IT-staben udarbejder en letforståelig og brugbar IT-sikkerhedspolitik, som har udgangspunkt i organisationen og organisationens mål om at være en åben og proaktiv kommune. Planen udarbejdes i samarbejde med Fællessekretariatet som en del af den samlede sikkerhedspolitik som er Fællessekretariatets ansvarsområde. IKT-sikkerhedspolitik sendes til godkendelse i Direktionen og Hoved MED udvalg. Økonomi 7
Bilag 2c faglig indsats - IKT-strategi Faglig indsatsområde 2008 Flerårig IT stategi samt tilhørende handleplan/investeringsplan Fagsekretariat IT-staben Hvem IT-staben Aftaleholderen IT-staben Faglige målsætninger IT-staben udarbejder en flerårig IT stategi samt tilhørende handleplan/investeringsplan inden 1. maj 2008. A) At IT-strategiplan samt tilhørende handleplan/investeringsplan er flerårig. B) At handleplan/investeringsplan afstemmes med Økonomistaben. C) At IT-strategiplan samt tilhørende handleplan/investeringsplan udarbejdes i samarbejde med direktionen og fag- og stabschefer. A) At IT-strategiplan med tilhørende handleplan/investeringsplan er godkendt i Direktionen inden 1. maj 2008. B) At handleplan/investeringsplan kan bruges som et arbejdsredskab i IT-staben. C) At strategiplanen tilpasses organisationen. IKT-staben udarbejder en strategiplan som indeholder model for en flerårig handleplan/investeringsplan. Økonomi 8
Bilag 2d faglig indsats - Understøtte processer og initiativer til at effektivisere og udnytte IT-systemer og digitalisering endnu bedre. Faglig indsatsområde 2008 Understøtte processer og initiativer til at effektivisere og udnytte ITsystemer og digitalisering endnu bedre. Aftaleholderen Faglige målsætninger IT-staben og Ad-hoc grupper. IT-staben vil bestræbe sig på hele tiden at udfordre organisationen for en bedre udnyttelse af de digitale systemer, men også på at effektivisere og automatisere processer og arbejdsgange for på den måde at understøtte LEAN projekter, men også alene for at skabe bedre rationale. A) Ad-hoc A) Økonomi 9
Bilag 2e faglig indsats - Understøtte initiativer i lokalområderne til etablering af bedre IT-infrastruktur, herunder fiber opkobling. Faglig indsatsområde 2008 Understøtte initiativer i lokalområderne til etablering af bedre ITinfrastruktur, herunder fiber opkobling. Aftaleholderen Faglige målsætninger IT-staben IT-staben vil medvirke samt proaktivt understøtte forskellige initiativer som kan forbedre lokalområdernes muligheder for fiber infrastruktur eller anden form for IT-infrastruktur A) Økonomi 10
Bilag 3a Eget indsats. - Trådløs opkobling Eget indsatsområde 2008 Aftaleholderen Trådløs opkobling IT-staben Institutionens egne målsætninger Etablering af trådløs opkobling på rådhuset samt øvrige administrationsbygninger inden udgangen af andet kvartal 2008. A) At der er gennemført SITE-SURVEY (analyse af trådløs dækning) på alle berørte institutioner B) At der på alle administrationsbygninger er implementeret trådløs opkobling inden udgangen af 2. kvartal 2008. A) Gennemført og implementeret velfungerende trådløs opkobling på rådhuset samt administrationsbygninger i henhold til tidsplanen benævnt under delmål. Senest med udgangen af april 2008, at have gennemført SITE-survey på alle administrationsbygninger. At have gennemført og implementeret installation på administrationsbygningerne inden udgangen af 2. kvartal 2008. Økonomi Projekt trådløs opkobling er indeholdt i budget 2008. 11
Bilag 3b- eget indsats - Groupwise Eget indsatsområde 2008 Deling af Groupwise posthus Aftaleholderen IT-staben Institutionens egne målsætninger Deling af Groupwise posthus for at minimere risiko ved nedbrud samt forbedre performance. Her indsættes delmål til målsætningen A) At der etableres nyt Groupwise cluster. B) At der er etableret en deling senest ved udgangen af 2. kvartal 2008. At GW-cluster er etableret og implementeret uden stop i produktion (driften). Der henvises her til delmål. Økonomi 12
Bilag 3c eget indsats. - Lean projekter i IT-staben, bl.a. brugeroprettelse og indkøb. Eget indsatsområde 2008 Lean projekter i IT-staben, bl.a. brugeroprettelse og indkøb. Aftaleholderen Faglige målsætninger IT-staben Brugeroprettelse etableres så den enkelte aftaleholder selv kan oprette og bestille serviceydelser uden at være afhængig af Helpdesk eller andre. Indkøb etableres så brugere selv kan bestille IT-udstyr på korrekt EAN nr. og kontonummer. A)Automatisk brugeroprettelse, således at systemet selv opretter brugeren i relevante systemer og tilknytter brugeren til Groupwise distributionslister. B)At der lægges en indkøbs ordreseddel på intranettet og EAN nr. og bogføringskontonummer fremgår af indkøbsspecifikation. A) Økonomi 13
Bilag 4a - Koncernindsats sundhed / sygefravær Koncern indsatsområde 2008 Koordinerende enhed HR-Staben Hvem Koncern målsætning Medarbejdersundhed nedbringe sygefravær Alle aftaleholdere i Faaborg-Midtfyn Kommune Nedbringelse af sygefraværet i Faaborg-Midtfyn Kommune bl.a. ved - fokus på dialog og aktiviteter der kan nedbringe sygefraværet -sundhedstiltag for visse medarbejdergrupper Sundhedstiltag rettet mod aftaleholderne A) Sundhedskonsulenten igangsætter initiativer mhp.at fremme medarbejdernes trivsel og mindske fraværet. B) Sundhedskataloget udsendes til medarbejdernes egen benyttelse. C) Der igangsættes særlige sundhedspolitiske projekter bl.a. i Ældreplejen se Sundhedsoplægget. Der henvises til beskrivelse af sundhedsoplæg, godkendt i direktionen den 17. december 2007 Forventning om fokus og dialog om sygefravær D)Aftaleholderne medtager sygefravær som et punkt på dagsordenen på de 4 årlige møder i MED-udvalget E)Der iværksættes indsatser for at nedbringe sygefraværet i det enkelte aftaleområde. F) Der udarbejdes en foreløbig vejledning vedr. håndtering af sygefravær, med fokus på hvilken dialog, der bør iværksættes mellem leder og medarbejder i forbindelse med sygefravær. Denne foreløbige vejledning anvendes, indtil Hovedudvalget evt. formulerer et andet oplæg til en fastholdelsespolitik. G) aftaleholderen fastsætter det forventede mål for faldet i sygefraværet i 2008 ift. det samlede sygefravær for 2007. Aftaleholderens mål sendes til HR inden d. 1. april. at der på hvert aftaleområde opleves en konstruktiv dialog om sygefravær at hvert aftaleområde iværksætter tiltag, der kan understøtte trivslen og reducere sygefraværet at aftaleholderen bruger vejledningen for håndtering af sygefravær. at Faaborg-Midtfyn Kommune som organisation reducerer det samlede sygefravær med 5 % i 2008 i forhold til niveauet i 2007. (uden barsel) HR-staben udsender vejledning for håndtering af sygefravær inden d. 1. feb. 2008 HR- staben afholder temamøde i lederforum om sygefravær i primo 2008 HR-staben udsender inden 1. februar 2008 udkast til dagsordenstekst til drøftelse af sygefravær i MED-regi HR-Staben rådgiver lederne løbende med tiltag i forhold til drøftelserne i MED-regi. HR-konsulenterne vil blive instrueret i fokusområderne, så deres rådgivning af lederne vil ske i overensstemmelse med koncernmålet. Referat fra dialogen i MED-udvalget vedr. sygefravær indsendes løbende til HR-staben Sygefraværet på alle aftaleområderne vil blive fulgt nøje for at vurdere effekten af indsatsen. Aftaleholderne modtager fraværsstatistik hvert kvartal. Økonomi Der afsættes 2.5 mio. kr. til sundhedstiltag. : Aftaleholderne håndterer sygefravær i henhold til den udsendte vejledning, således at der er både dialog og opmærksomhed i forhold til sygemeldte medarbejdere samt en reduktion af sygefraværet, således at det generelle sygefravær i Faaborg-Midtfyn Kommune i 2008 reduceres med i alt 5%. 14
Bilag 4b Koncernindsats Kerneydelsens værdi for borgeren Koncern indsatsområde 2008 Koordinerende enhed EPO-staben Hvem Koncern målsætning Fokus på kerneydelsens værdi for borgeren Alle aftaleholdere i Faaborg Midtfyn Kommune Efter at fusionen er overstået, er det nu vigtigt at sætte hovedfokus på borgerne, og på hvordan de får størst mulig værdi ud af den kommunale serviceydelse, som er rettet mod netop dem. Direktionen vil med kerneydelsens værdi for borgeren formulere et koncernmål, som understøtter den enkelte aftaleenhed i at gøre mere af det man alligevel gør, eller gøre dette lidt bedre eller lidt anderledes, således at borgeren oplever, at aftaleenhedens kerneydelse får større værdi end før. Målet er at forpligte hver enkelt aftaleholder evt. i samarbejde med andre til at planlægge og gennemføre aktiviteter, som aftaleholderen har en begrundet formodning om, vil bidrage til, at den serviceydelse man leverer, har størst mulig værdi for netop de borgere som modtager denne ydelse. Stabsfunktioner og fagsekretariater skal i denne sammenhæng opfatte de øvrige aftaleholdere som deres borgere. I februar og marts indhenter aftaleholderen information og inspiration om mulige aktiviteter, der kan skabe større værdi af kerneydelsen for borgeren D. 15. april fremsender aftaleholderen en beskrivelse til EPO-staben af hvilke aktiviteter, som forventes gennemført i resten af året herunder hvilke aktiviteter, der søges medfinansiering til med hvilket beløb Fra maj til december gennemfører aftaleholderen mindst 2 aktiviteter, som fokuserer på at skabe større værdi af kerneydelsen for borgeren Primo januar 2009 foretager aftaleholderen en selvevaluering af de gennemførte aktiviteter Organisationens samlede arbejde med koncernmålet kerneydelsens værdi for borgeren vil forløbe i 4 faser: 1. fase (februar og marts) information og inspiration EPO-staben forestår informations- og inspirationsaktiviteter om fokus på kerneydelsens værdi for borgeren. 2. fase (april) beskrive og prioritere aktiviteter Pr. 1. april udsender EPO-staben en forespørgsel til alle aftaleholdere om hvilke aktiviteter netop de forventer at gennemføre i 2008. Frist for tilbagemelding d. 15/4. Ultimo april foretages en prioritering i fht. hvilke aktiviteter der kan understøttes af EPO med hhv. penge og/eller konsulent-timer. 15
3. fase: (maj til december) gennemførelse af aktiviteter Hver aftaleholder eller gruppe af aftaleholdere - tilrettelægger selv hvornår og hvordan de indmeldte aktiviteter gennemføres - herunder også hvordan de tildelte ressourcer anvendes bedst muligt i fht. at gennemføre aktiviteten. 4. fase (januar og februar 2009) status, evaluering og fælles læring Med udgangspunkt i den foretagne selvevaluering af aktiviteter foretager EPO-staben en fælles evaluering og formidling af aktiviteterne herunder tilrettelægger en form for læringsseminar f.eks. i sammenhæng med et Lederforummøde For at understøtte aftaleholderne med at indfri succeskriterierne vil EPO-staben i løbet af året forestå en række aktiviteter så som: - tilrettelægge en ide/inspirationsfase med f.eks. artikler i INDBLIK, idebank, dialog i lederforum, ol. - udforme information om og skabelon for aftaleholdernes tilbagemelding om forventede aktiviteter og ansøgning om medfinansiering - bistå aftaleholdere med at gennemføre udvalgte aktiviteter - udforme ramme for afsluttende selvevaluering og sikre formidling til fælles læring EPO-staben har ud over den koordinerende projektledelse disponeret ca. 400 timer til direkte bistand til konkrete indsatser. En uddybende beskrivelse af EPO-stabens opgaver med at understøtte koncernmålet Kerneydelsens værdi for borgeren findes som en faglig indsats i EPOstabens aftale med Direktionen. 15. april: svarfrist for aktivitetsbeskrivelse Juni-september: svarfrist for midtvejsforespørgsel i fht. fremdrift på de indmeldte aktiviteter 15. januar 2009: svarfrist for status og selvevaluering af de aktiviteter, som blev indmeldt pr. 15/4-08. (EPO-staben tilrettelægger nærmere procedurer for mål- og resultatopfølgningen) Økonomi / personaleressourcer 400.000 kr. er afsat i central pulje til aktiviteter hos den enkelte aftaleholder eller grupper af aftaleholdere Puljen administreres af EPO-staben og fordeles af en referencegruppe bestående af kontaktdirektøren for EPO-staben, 2 aftaleholdere samt EPO-stabens projektleder for dette koncernmål Ved ansøgning til puljen forventes aftaleholderen selv at bidrage med ml. 1/3 og 2/3 af det beløb der søges om og aftaleholderen disponerer den fornødne tid hos medarbejdere i aftaleenheden. Nærmere vilkår og kriterier for udmøntning og administration af puljen vil blive beskrevet i 1. fase. Hver af de pr. 15/4-08 indmeldte aktiviteter er inden udgangen af 2008 blevet gennemført med et for aftaleholderen tilfredsstillende resultat. 16