Brug af digitale medier

Brug af digitale medier Tønder Kommune bruger i vid udstrækning digitale medier både i den interne og den eksterne kommunikation. I de kommende år vil digitale medier få endnu større betydning både eksternt i organisationens kommunikation med borgere og samarbejdspartnere og internt på tværs af hele organisationen. Det skyldes bl.a., at anvendelse af digitale medier generelt vinder større og større udbredelse i befolkningen. Samtidig stiller regering og folketing krav om, at kontakten mellem borgerne og det offentlige i stadig stigende grad skal basere sig på de digitale muligheder, hvor borgerne i en lang række situationer skal betjene sig selv via nettet. Dette bilag til Kommunikationsstrategi 2014 beskriver, hvordan ansvaret for drift, vedligeholdelse og udvikling af digitale medier er organiseret, og den fastlægger overordnede retningslinjer for brug af digitale medier. Digitale medier omfatter i denne sammenhæng kategorierne hjemmeside, intranet, sociale medier og applikationer til mobile enheder. Organisering Det overordnede ansvar for anvendelse og udvikling af digitale medier ved Tønder Kommune er forankret i Sekretariat, IT og HR. Drift og udvikling af digitale medier er en opgave, som involverer hele organisationen. Linjeledelsen har ansvar for, at de nødvendige ressourcer og den nødvendige tid til drift og udvikling af digitale medier bliver prioriteret på tværs af organisationen. Fagchefen for Sekretariat, IT og HR kan efter aftale med øvrige fagchefer nedsætte tværgående ad hoc-grupper til at udvikle, planlægge og implementere nye tiltag og projekter vedrørende brug af digitale medier. REDAKTØRGRUPPER Inden for hver af de enkelte kategorier af digitale medier oprettes der redaktørgrupper på tværs af organisationen. Redaktørgrupperne varetager den daglige, praktiske opgave med at opdatere og vedligeholde indholdet på de enkelte platforme. Sammensætning af redaktørgrupperne besluttes af fagchefen for Sekretariat, IT og HR i samråd med øvrige fagchefer. Redaktørgrupperne kan foreslå nye tiltag og projekter, men ansvaret for at træffe beslutning om iværksættelse af større udviklingsopgaver eller væsentlige ændringer af struktur og organisering er placeret i Sekretariat, IT og HR. ~ 1 ~

De nødvendige ressourcer og den nødvendige tid til redaktørgruppernes arbejde med drift og vedligeholdelse af digitale medier skal prioriteres af ledelsen i hele organisationen. Hjemmeside Tønder Kommunes hjemmeside er borgernes digitale indgang til det offentlige. De overordnede formål med hjemmesiden er: Selvbetjening: Hjemmesiden skal give borgere og virksomheder mulighed for at betjene sig selv via nettet. Struktur og opbygning skal derfor have fokus på selvbetjening, og integration med borger.dk har høj prioritet. Kommunikation: Hjemmesiden anvendes til at formidle og kommunikere relevante informationer og nyheder om kommunens service og virksomhed. De to beskrevne delformål vægtes lige højt. FORSIDEN Det overordnede formål skal især afspejles på forsiden. Selvbetjening og kommunikation har første prioritet. Forsiden skal være enkel og overskuelig i sin opbygning og sammensætning af elementer. Det må derfor accepteres, at der på forsiden ikke er plads til at imødekomme alle ønsker fra organisationen. ÉN FÆLLES HJEMMESIDE Tønder Kommune har principielt kun én hjemmeside, så brugerne kan finde alle relevante kommunale informationer ét sted. Institutionerne under Tønder Kommune kan få oprettet subsites, hvor de selv administrerer indholdet. Subsites er en integeret del af hjemmesiden. Er der særligt behov for at etablere en selvstændig hjemmeside, skal det altid godkendes i Sekretariat, IT og HR, og der skal sikres sammenhæng både indholdmæssigt og visuelt med den fælles, primære hjemmeside. INDHOLD Struktur og formulering af hjemmesidens indhold skal afspejle kommunikationsværdierne i Kommunikationsstrategi 2014. ~ 2 ~

Intranet Tønder Kommunes intranet, TønderPortalen, er ledelsens, medarbejdernes og politikernes indgang til værktøjer og relevante informationer om organisationen som arbejdsplads. TønderPortalen skal være med til at sikre hurtig, fleksibel og vedkommende intern kommunikation både i hverdagen og i krisesituationer. Portalen er omdrejningspunktet for den interne nyhedsformidling både fra ledelse til medarbejdere og mellem medarbejdere, afdelinger, institutioner og forvaltninger indbyrdes. Skriftlig information til mange skal primært ske via TønderPortalen, og portalen skal dermed være med til at begrænse brugen af interne mails. TønderPortalen skal understøtte den effektive kommune og den attraktive arbejdsplads ved at sikre let adgang til vidensdeling, erfaringsudveksling, information og arbejdsredskaber, der fremmer effektive arbejdsgange og kompetenceudvikling. Kommunikation via TønderPortalen skal fremme dialog og understøtte en stærk, fælles medarbejderkultur. ADGANG TIL TØNDERPORTALEN Alle ansatte ved Tønder Kommune har adgang til TønderPortalen. For de administrative medarbejdere er der adgang via Citrix, mens alle øvrige kan logge på portalen fra en hvilken som helst PC med internetadgang ved brug af NemID. Adgangen til portalen er rollebaseret, så indholdet er tilpasset og målrettet de forskellige brugergruppers behov. Sociale medier Tønder Kommune bruger aktivt sociale medier, primært Facebook og Twitter til kommunikation med borgerne. Vi skal være til stede der, hvor borgerne er. Og det er en kendsgerning, at rigtig mange borgere i alle aldre bruger sociale medier jævnligt, ikke mindst Facebook. Sociale medier er derfor en oplagt og naturlig platform for vores kommunikation med borgerne - som et supplement, ikke en erstatning for andre medier. På grund af sin struktur er Facebook og Twitter velegnet til at pushe meddelelser ud til borgerne. Det vil sige, at de borgere, der følger os på Facebook eller Twitter, automatisk modtager vores meddelelser. De skal ikke selv opsøge dem som på hjemmesiden. ~ 3 ~

RETNINGSLINJER OG BRUG AF SOCIALE MEDIER Vi bruger de sociale medier til nyhedsformidling og serviceinformation. Og til dialog med borgerne. Vi besvarer faktuelle spørgsmål om kommunens virksomhed hurtigst muligt. I kraft af de sociale mediers natur har brugerne en klar forventning om hurtig respons. Vi udfører ikke sagsbehandling på sociale medier. Vi anvender heller ikke kommunens Facebookside eller Twitter-profil til politiske diskussioner, men henviser her borgerne til at kontakte politikerne direkte. Retningslinjerne er beskrevet på de anvendte sociale medier, så brugerne kender vilkårene. Ligeledes er det tydeliggjort, at vi gerne modtager kritiske kommentarer, men forventer en ordentlig og sober tone, hvor alle viser respekt for hinanden. Indlæg med krænkende, anstødeligt eller uhøvisk indhold bliver fjernet, ligesom chikane og mobning ikke tolereres. Opslag, som er i strid med lovgivningen eller vedrører personsager, vil også blive fjernet. FLERE SIDER OG PROFILER Tønder Kommune har en fælles Twitter-profil og en fælles Facebook-side. Kommunikationsafdelingen udgør den redaktørgruppe, der administrerer de fælles konti. Derudover kan afdelinger og andre enheder i organisationen oprette egne konti på sociale medier. Således har f.eks. dagplejen, kultur og fritid og biblioteket egne Facebook-sider. Kommunikationsafdelingen rådgiver om oprettelse og vedligeholdelse af afdelingsbaserede konti, men i det daglige vedligeholder de enkelte enheder selv deres sider og profiler. ANSATTES BRUG AF SOCIALE MEDIER I FRITIDEN Ansatte ved Tønder Kommune kan ligesom andre borgere have personlige profiler på sociale medier til private formål. Tønder Kommune har tillid til, at de ansatte i fritiden anvender sociale medier med omtanke i relation til deres ansættelsesforhold. Apps til smartphones og tablets Det er hensigten at udbrede brugen af mobile applikationer til både intern og ekstern kommunikation. I første omgang er der tale om at udvikle en applikation med Leder-GPS som følger op på lederudviklingsforløbet og Leadership Pipeline. Applikationerne udvikles i NAPP-cms, som er indkøbt. Applikationerne til smartphones og tablets skal være med til at sikre hurtige genveje til data, fleksibilitet i forhold til at have indholdet lige ved hånden samt til vedkommende intern/ekstern kommunikation både i hverdagen og i krisesituationer. Applikationerne skal udvikles når det giver mening, at indholdet er mobilt og kan nå ud til brugere, der ikke er i nærheden af PC/computer. Det kan være nyhedsformidling både internt og eksternt ~ 4 ~

eller kampagnetiltag, informationsopslag som åbningstider, eventinformation osv. Mobile applikationer kan være med til at begrænse indhold og særligt forsideindhold på hjemmesiden og vil kunne suppleres af sociale medier med god synergi. Applikationerne skal understøtte den moderne og effektive kommune, den attraktive arbejdsplads med mobilt og tidssvarende adgang til vidensdeling, erfaringsudveksling, information og arbejdsredskaber. Kommunikation via apps skal være med til at styrke borgerdialog og involvering. Kommunikationsafdelingen, januar 2014 ~ 5 ~