AFTALE OM STYRING, STRUKTUR OG SAMARBEJDSKULTUR Socialdemokraterne Socialistisk Folkeparti Venstre Det Konservative Folkeparti Dansk Folkeparti Det Radikale Venstre Enhedslisten De rød-grønne 19. marts 2013
En åben, stærk og moderne kommune Kernen i det lokale demokrati er en tæt kontakt mellem borgere og de valgte politikere. Aarhus Kommune skal være en lydhør og åben organisation. Kommunen skal møde borgere, virksomheder og foreninger ligeværdigt. Der skal være gennemsigtighed og tydelige demokratiske processer i Aarhus Kommune. Borgere, foreninger og virksomheder skal inddrages tidligt. Omgivelserne skal møde åbne forvaltninger, der indbyder til brede og engagerende politiske processer. Byrådet er valgt til at repræsentere og varetage borgernes interesser. Det samlede byråd er demokratisk garant for, at beslutningerne træffes ud fra hensyn til helhed, afbalancerede interesser og fremsyn. Samtidig er det en vigtig del af det lokale demokrati, at borgerne oplever muligheder for indflydelse på såvel langsigtede og vidtrækkende beslutninger som på nære og dagligdags udfordringer. Borgere og virksomheder skal møde en kommune med en stærk servicekultur, hvor der udvises fleksibilitet, lydhørhed og er fokus på borgernes og virksomhedernes behov. Også når borgere møder et afslag eller er utilfredse med servicen, skal der være åbenhed og lydhørhed. Aarhus Kommune lærer af sine fejl og bruger dem til at udvikle sine tilbud og gøre servicen endnu bedre. Borgerne skal have sammenhængende tilbud fra Aarhus Kommune. Medarbejdere og ledere skal være i stand til at arbejde på tværs af sektorer og faggrænser og løfte opgaverne for det store flertal af borgere inden for de almindelige tilbud. Der skal være fokus på at inkludere og skabe sammenhæng for borgerne. Ingen skal være i tvivl om, hvem der beslutter hvad. Der skal være klar ansvarsfordeling, stærk ledelse og en velfungerende styringskæde fra byrådet til institutionsniveauet. Borgerne har en forventning om, at der er stærk sammenhæng mellem det byrådet beslutter, og det forvaltningerne fører ud i livet. Der skal derfor være stor sammenhængs- og implementeringskraft i organisationen. Aarhus Kommune skal have en stærk og motiverende samarbejdskultur, hvor der er social kapital og værdifællesskab over alt i organisationen. Der skal ligeledes være råderum til lokale idéer og beslutninger. Borgerne skal have den bedst mulige service. Borgerne skal derfor opleve, at kommunen hele tiden formår at nytænke, udvikle og effektivisere sine tilbud og ydelser. Kort sagt: Aarhus skal være en åben, stærk og moderne kommune. A. Borgerinddragelse og dialog med borgere Forligspartierne er enige om, at samspillet mellem borgerne og kommunen skal styrkes på flere fronter. På baggrund af Styreforms- og strukturudvalgets arbejde gennemførte byrådet inddragelsesforløb for borgere, foreninger, virksomheder og medarbejdere. Hver gruppe udarbejdede et slutdokument med anbefalinger til byrådet. Byrådet fik anbefalingerne præsenteret på en byrådskonference. 1
I inddragelsesforløbene for borgere, foreninger, virksomheder og medarbejdere er der kommet mange forslag om, hvordan samspillet mellem borgerne og kommunen kan styrkes. Forligspartierne finder forslagene meget brugbare. Forligspartierne er enige om, at kommunens kommunikation til borgerne skal gentænkes. Kommunikationen skal være mere målrettet og tilpasset borgere, foreninger og virksomheder. Måden at inddrage borgere, virksomheder og foreninger på skal også gentænkes. De skal opleve gennemsigtighed og lydhørhed i den politiske proces. Byrådet har brug for input fra borgere, foreninger og virksomheder. Aarhus Kommune skal derfor give borgere, foreninger og virksomheder mulighed for at fremsætte idéer, drøfte dem med hinanden og byrådet og kvalificere byrådets beslutninger. Det er kommunens ansvar, at det sker på det rigtige tidspunkt og på en vedkommende måde. Aarhus Kommune er forpligtet på løbende at udvikle nye former for borgerinddragelse. Borgere, foreninger og virksomheder er i inddragelsesforløbene kommet med nedenstående forslag til, hvordan kommunens kommunikation og inddragelse kan styrkes: At kommunen anerkender, at virksomheder, borgere og foreninger besidder vigtige ressourcer og kompetencer, som er til gavn for byen. Borgerne vil gerne mødes som ligeværdige partnere. Der bør derfor laves et fælles kodeks for samskabelse. Kommunikation skal rettes mod modtagerne frem for generel information. Der må gerne bruges alternative kommunikationsformer- og platforme. Viden om hvad der sker, er en forudsætning for at kunne deltage. At kommunen hjælper med at kommunikere om, hvad der sker i lokalområderne. En digital borgerportal eller indgang, hvor det er nemt at få viden, følge en sag og at deltage undervejs. Der skal fx være mulighed for at udpege interesseområder, så man automatisk får information om de emner, der interesserer en. Der kan også være mulighed for at komme med konkrete forslag, deltage i spørgeskemaundersøgelser og debattere emner på portalen. Flere møder med kommunen, herunder et ønske fra foreningerne om årlige statusmøder. At kommunens ansatte skal være opsøgende i forhold til at involvere borgere, foreninger og virksomheder. Inddragelse i rette tid, så der er reel mulighed for at bidrage. Mulighed for løbende at give feedback om, hvordan samarbejdet fungerer. Forslagene åbner mange spændende perspektiver for, hvordan borgerne kan opleve god kommunikation, dialog og inddragelse. Forligspartierne er derfor enige om, at de mange forskellige input skal omsættes til konkrete initiativer. Det sker bedst i dialog med forslagsstillerne. Derfor nedsættes arbejdsgrupper med deltagelse af borgere, virksomheder, foreninger og ansatte i kommunen. Arbejdsgrupperne får til opgave at konkretisere forslagene, så de kan danne baggrund for en byrådsindstilling, som Borgmesterens Afdeling, Magistratsafdelingerne for Kultur og Borgerservice og Teknik og Miljø forelægger for byrådet inden udgangen af 2014. Forligspartierne er enige om, at det også skal indgå i arbejdet, hvordan der generelt kan nedbrydes barrierer mellem politikerne på rådhuset og drivkræfterne i byen. Målet er, at byrådet og borgere, foreninger og virksomheder sammen skal drøfte og skabe løsninger på de kom- 2
munale udfordringer. Det kan fx ske gennem fora sammensat af både byrådspolitikere og borgere. Forligspartierne er enige om, at sigtet er, at input og initiativer kan indarbejdes i Aarhusmodellen for borgerinddragelse og borgerkommunikation. B. Servicen til borgerne Forligspartierne er enige om, at den nuværende opgavefordeling mellem magistratsafdelingerne på mange områder er velfungerende. Der fastholdes derfor seks magistratsafdelinger. Forligspartierne er samtidig opmærksomme på, at tilbuddene til borgerne kan være mere sammenhængende og koordineres bedre. Forligspartierne er derfor enige om, at der dels skal være en ændret opgavefordeling mellem Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse og Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg, dels at der skal ske en bedre koordinering af tilbuddene til borgerne og en styrket indsats på udvalgte områder. Koordination af tilbud til borgerne - borgerne skal mødes som hele mennesker Både borgere, foreninger og medarbejdere har i inddragelsesforløbene peget på, at det tværgående samarbejde skal styrkes. Borgeren skal altid være i centrum og opleve sammenhængende og koordinerede tilbud, også selvom flere afdelinger og/eller sagsbehandlere er involveret. Borgerne skal mødes som hele mennesker. Der er konkret stillet forslag om, at det bør være et mål, at borgere, der modtager tilbud fra flere magistratsafdelinger, har én koordinerende sagsbehandler eller kontaktperson. Det skal være denne persons og ikke borgerens - ansvar at sikre den nødvendige koordination. Det er afgørende for forligspartierne, at borgerne i Aarhus oplever kommunen som en sammenhængende enhed, hvor den enkeltes behov håndteres i en samlet indsatskæde uanset, hvilke forvaltninger de enkelte indsatser måtte være forankret i. Kommunens organisatoriske afgrænsninger mellem magistratsafdelingerne skal ikke være barrierer for effektive sagsgange og en effektiv ressourceudnyttelse. Især for de mest udsatte borgere er der behov for en styrket koordinering i komplicerede sager, hvor borgere modtager indsatser fra forskellige afdelinger. På denne baggrund skal Magistratsafdelingen for Børn og Unge og Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse fremsende et forslag til etablering af en tværgående koordinatorfunktion for udsatte familier med behov for ydelser fra flere forvaltninger. Forslaget forelægges for byrådet inden udgangen af 2013. Det baseres på en analyse af koordinationen i en række eksisterende sager, hvor familier har komplekse problemstillinger (f.eks. i forhold til beskæftigelse/forsørgelsesgrundlag, misbrug, familiesager på det sociale område, støttebehov i skole/daginstitution og inden for sundhedsområdet). Track and trace Foreninger og borgere har i inddragelsesforløbene også foreslået, at borgerne skal have bedre muligheder for at følge sager og klager igennem systemet. Konkret er det foreslået, at kommunen skal tilbyde en automatiseret track and trace -service, hvor borgere kan logge ind eller få automatisk advis om, hvor langt en sag er i systemet. En sådan service kendes bl.a. fra 3
e-handel og postdistribution. Forligspartierne er enige om, at der skal etableres en track and trace -service. Borgmesterens Afdeling er ansvarlig for implementeringen. Øget samling af omsorgsrelaterede ydelser og den beskæftigelsesmæssige rehabiliteringsindsats Forligspartierne er enige om at ændre den eksisterende ansvars- og opgavefordeling mellem Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg samt Sociale Forhold og Beskæftigelse. Med ændringerne ønskes det i højere grad sikret, at den enkelte borger oplever mere sammenhængende tilbud og at kommunens kompetencer og ressourcer udnyttes bedst muligt i forhold til omsorgs- og rehabiliteringsindsatsen. Forligspartierne ønsker på den baggrund at overføre ansvaret for Borgerstyret Personlig Assistance (BPA-ordningen) fra Socialforvaltningen til Sundhed og Omsorg. Flytningen skaber en større grad af sammenhæng med de tilbud, som ofte er alternativet ved ophør af en BPAordning. For de øvrige målgrupper af borgere på Socialforvaltningens voksenområde er forligspartierne enige om, at der fortsættes med den nuværende ansvarsfordeling mellem de to magistratsafdelinger. Ansvarsfordelingen bygger på fortsat udnyttelse af de to magistratsafdelingers kernekompetencer og fordrer et tæt samarbejde omkring levering af sammenhængende tilbud til borgere med behov for ydelser. Forligspartierne er enige om, at en fortsat vækst i BPA ordningen også i 2014 og fremefter finansieres som et styrbart område. Forligspartierne er samtidig enige om, at der med hensyn til den beskæftigelsesmæssige rehabiliteringsindsats er behov for en koordineret tilgang med fokus på at få borgeren hurtigt tilbage på arbejdsmarkedet. For at understøtte denne bestræbelse overføres opgaverne fra Sundhed og Omsorg vedrørende genoptræningsopgaver for borgere under 67 år som har et beskæftigelsesmæssigt potentiale. Der fastholdes samtidig uændrede principper for adgangen til tilbud under folkesundhedsområdet. Dansk Folkeparti og Enhedslisten De rød-grønne kan ikke tiltræde at BPA fremadrettet finansieres som et styrbart område. Enhedslisten De rød-grønne kan ikke tiltræde flytningen af BPA-ordningen. Styrket indsats for de 16-17-årige Forligspartierne er enige om at styrke indsatsen for de 16-17-årige med fokus på initiativer, der kan understøtte det gode ungdomsliv, uddannelse og efterfølgende beskæftigelse. Forligspartierne lægger afgørende vægt på at opfylde målsætningen om, at 95 procent af hver årgang skal gennemføre en ungdomsuddannelse. Ungdommens Uddannelsesvejledning skal tidligt spotte de unge, som er udfaldstruede og prioritere ressourcer til opgaven. Der iværksættes derfor et tværgående innovationsprojekt, der skal udvikle en organisatorisk ramme forankret i Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse omkring et styrket fælles samarbejde samt til at udvikle og nytænke de konkrete indsatser. Projektet skal sætte fokus på et udvidet tværsektorielt samarbejde om de 16-17-årige, der har forladt eller er i færd med at forlade folkeskolen og er i fare for ikke at fortsætte undervisningsforløbet i en ungdomsuddannelse. Innovationsprojektet skal inddrage alle relevante aktører kommunale såvel som eksterne (ungdomsuddannelser, produktionsskoler og andre 4
relevante tilbud til unge i målgruppen) i et tæt samarbejde, hvor alle parter forpligtiges til at tilvejebringe indsatser, der kan samles i en værktøjskasse. Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse har via Ungdommens Uddannelsesvejledning ansvaret for at iværksætte projektet. Styrket samarbejde mellem folkebibliotekerne og skolernes pædagogiske læringscentre Forligspartierne er enige om, at Magistratsafdelingen for Børn og Unge i samarbejde med Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice udarbejder forslag til et udvidet fremtidigt samarbejde til gavn for lokalområdernes beboere inden udgangen af 2014. I arbejdet tages der afsæt i samarbejdspotentialer i forhold til fælles bibliotekssystem, personalekompetencer, indkøb og deling af materialer samt logistik. Folkebibliotekernes kompetencer inden for folkeoplysning kombineret med skolernes pædagogiske læringscentres fokus på børns læring skaber allerede i dag positive synergier for børnene og de unge. De to fagligheder supplerer hinanden i udviklingen af unges muligheder for at være aktive deltagere i et moderne demokratisk samfund. Det er forligspartiernes opfattelse, at de to tilbud i et gensidigt forpligtende samarbejde bidrager aktivt til børns læring. Arbejdet skal adressere spørgsmål om ophavsret, børns håndtering af de stigende informationsmængder og den øgede digitalisering, herunder i relation til danskernes digitale bibliotek. Hjælp til borgere, der vil klage eller har klaget Medarbejderne har i inddragelsesforløbet foreslået, at klager bør ses i et lærings- og dialogperspektiv. For det første skal der lægges vægt på forebyggende tiltag i form af dialogmøder og kommunikation, så konflikter og klager forebygges aktivt. For det andet skal der, når der modtages klager, arbejdes aktivt med læring med henblik på, hvad der kan gøres bedre. Vi lærer af vores fejl, og det skal borgerne mærke. Borgere og foreninger har i inddragelsesprocessen drøftet, hvordan borgere, der ønsker at klage eller har klaget, kan hjælpes på den bedste måde. Forligspartierne er enige om, at den Marselismodel, som er udviklet i inddragelsesforløbene, kan realiseres på følgende måde: For det første styrkes borgerkontakten mellem kommunen og borgerne ved indførelse af en 24 timersservice. Det indebærer, at en borger, der klager, kontaktes på hverdage inden for 24 timer efter, at klagen er modtaget. Der er ikke nødvendigvis tale om en færdigbehandling af klagen. Erfaringerne viser, at hurtig kontakt til borgeren kan give mere tilfredse borgere, føre til færre klager og give medarbejderne mere arbejdsglæde og tid til kerneopgaven. De enkelte afdelinger har på forskellig vis fokus på retssikkerhed og styrket borgerkontakt, herunder også klagesagsbehandling. Magistratsafdelingerne anmodes derfor om at redegøre for, hvorledes 24 timersservicen kan supplere de eksisterende indsatser. Magistratsafdelingerne skal endvidere redegøre for, hvorledes ordningen kan implementeres decentralt under respekt for de øvrige indsatser og de forskelligartede opgaver, som magistratsafdelingerne udfører. I redegørelsen skal de økonomiske konsekvenser af at indføre ordningen indgå. Redegørelserne skal være færdige, således at byrådet inden udgangen af 2013 kan træffe endelig 5
beslutning om 24 timersservicen som generelt princip i kommunen. Borgmesterens Afdeling fremsender indstilling herom. For det andet oprettes en funktion uden for kommunen, som får til opgave at rådgive og hjælpe borgerne i klagesager svarende til uvildig retshjælp. Forvaltningerne har pligt til at informere om tilbuddet i den klagevejledning, der følger med et afslag i en sag. Funktionen henlægges til en ekstern part efter udbud med forventet start 1. januar 2014. Den eksterne part vil have følgende hovedopgaver: Rådgivning og vejledning til borgerne Rådgivning til forvaltningerne, herunder tilbagemelding på sagsbehandlingen Årsberetning til byrådet I årsberetningen skal den eksterne rådgiver oplyse, om der er særlige udfordringer i forvaltningerne sagsbehandling i forhold til borgerne. I ekstraordinære situationer skal den eksterne rådgiver oplyse byrådet herom med det samme. Forligspartierne er enige om, at et særligt prioriteret fokusområde for den eksterne rådgivning vil være de områder af kommunens forvaltning, hvor der i dag ikke er en lovbestemt klageadgang. Forligspartierne er endvidere enige om, at kommunen skal tilbyde praktisk bistand til borgerne i forhold til at håndtere egne sager og klager. Borgmesterens Afdeling fremsender forslag til byrådet, og de økonomiske konsekvenser henvises til budgetdrøftelserne. C. Erhvervsservice Forligspartierne ønsker, at Aarhus Kommune skal have et erhvervsklima med gode muligheder for at starte nye virksomheder og gode rammer for de eksisterende virksomheder. I inddragelsesforløbene kom virksomhederne med konkrete forslag til, hvordan erhvervsservicen kan organiseres. De foreslog for det første, at der etableres en one stop shop med målrettet service til virksomhederne. En one stop shop er kendetegnet ved, at alle medarbejdere, der betjener virksomheder, fysisk er samlet samme sted. For det andet foreslog virksomhederne, at der etableres et tilbud med key account managers, der kan hjælpe virksomheder gennem de forskellige instanser i kommunen. Særligt nye virksomheder og virksomheder, der i deres sagsbehandling har behov for god koordination mellem de forskellige dele af kommunen, skal have tilbud om en særlig rådgiver en key account manager der hjælper dem med deres sager i forhold til kommunen. Endelig for det tredje kan der laves en serviceorienteret kanalstrategi målrettet virksomheder. Den skal sikre hurtig hjælp via fx hjemmesiden, hvor de fleste virksomheder kan hjælpe sig selv, og hvor dem med særlige behov kan hjælpes videre til de relevante specialister. 6
Forligspartierne er enige om, at en track and trace -service også skal tilbydes virksomheder som en del af kommunens samlede erhvervsservice. Med track and trace -muligheden ønsker forligspartierne at sikre, at virksomhederne på en nem og effektiv måde kan følge med i henvendelser, ansøgninger m.v., som er under behandling i kommunen. Forligspartierne er enige om, at forvaltningerne, som varetager servicen til virksomhederne, i samarbejde med virksomhederne skal udarbejde forslag til den fremtidige erhvervsservice, hvor ovenstående elementer indgår. Væksthuset, der varetager en stor del af kommunens konkrete erhvervsservice, inddrages i arbejdet. Forslagene skal indgå i den erhvervsplan, som byrådet skal behandle inden udgangen af 2013, og de økonomiske konsekvenser henvises til budgetdrøftelserne. Forligspartierne finder desuden, at der skal arbejdes videre med ideen om at etablere et Aarhus A/S, som foreslået af virksomhederne i inddragelsesforløbet. Borgmesterens afdeling anmodes om at fremlægge en indstilling herom inden sommerferien 2013, så forslaget kan indgå i budgetforhandlingerne. Et Aarhus A/S vil kunne være en meget stærk platform for samarbejde mellem erhvervslivet, borgerne i Aarhus, kommunen og andre interessenter om konkrete investeringer og udviklingsaktiviteter, som vil kunne understøtte en fortsat, dynamisk udvikling af Aarhus som ledende kraftcenter i det vestlige Danmark frem mod og i forlængelse af byens status som europæisk kulturhovedstad i 2017. D. Organisatorisk styrkelse af eventområdet Forligspartierne ønsker, at der skal etableres et stærkere samarbejde på eventområdet frem mod 2017. Der skal derfor sættes fokus på, at eventaktørerne inden for kultur, sport, turisme og erhverv samt myndighedsbehandling etablerer et tættere og koordineret samarbejde. Dette kan eksempelvis ske via periodiske kontorfællesskaber og eller partnerskabsaftaler. Formålet er at sikre en optimering af samarbejdet således at Aarhus fremstår som en kommune, hvor der er entydigt, hvem der skal samarbejdes med i forbindelse tiltrækningen og afvikling af events. Borgmesteren og rådmanden for Kultur og Borgerservice har ansvaret for opgaven. E. Styring, samarbejde og kultur Forligspartierne finder det helt afgørende, at kulturen i Aarhus Kommune ændres. Særligt samarbejdet på tværs i kommunen skal blive bedre. En ændret kultur skal komme borgerne til gode ved en forbedret service for borgerne og virksomhederne. I det følgende beskrives de elementer, som forligspartierne er enige om, vil bidrage til at udvikle en ny kultur. Mål for byen Byrådet spiller den centrale rolle i styringen af Aarhus Kommune. Byrådet er dagsordensættende og står i spidsen for de politiske processer. 7
Forligspartierne ønsker, at byrådet skal stå i spidsen for udviklingen af nye Aarhus-mål. Det nye byråd skal i starten af hver byrådsperiode opstille konkrete mål for byen. Det skal ske i samspil med borgere, foreninger og virksomheder med inspiration fra de gennemførte inddragelsesforløb. Her er der vist stor vilje til at engagere sig og tage ejerskab for byens udvikling. Aarhus-målene bliver dermed et fælles afsæt for byens udvikling. Styrkelse af byrådet og de faste udvalg For at styrke byrådet og de faste udvalg skal der være flere og tidlige retningsgivende politiske drøftelser i byrådet. Forligspartierne er enige om, at der skal arbejdes videre med følgende tiltag: Intensiveret samspil med borgere og virksomheder. Fx at borgere og virksomheder er med til at formulere mål og visioner for Aarhus, jf. ovenfor. Byrådet skal stå i spidsen for arbejdet med delegationsplan og samarbejdskodeks sammen med Magistraten og direktørgruppen, se nedenfor. Øget brug af nye mødeformer, herunder temadebatter, byrådskonferencer m.v. Rammerne for beslutningsforslag skal forbedres. Det drejer sig om bedre mulighed for faglig bistand; maksimal sagsbehandlingstid for sager henvist til Magistraten; klar reference til forslagsstilleren, når forslag tilbagesendes til byrådet; pligt til at rådmændene skal drøfte magistratshenviste sager i de faste udvalg, inden de sendes tilbage til byrådet; samt adskillelse af hvad der er den tekniske behandling af forslaget, og hvad der er rådmandens/magistratens politiske anbefalinger i relation til forslaget. Forligspartierne ønsker samtidig, at de faste udvalgs rolle skal styrkes. Udvalgene skal derfor tænkes ind i ovenstående tiltag fx så udvalgenes mødeform også videreudvikles, og så udvalgenes rolle i relation til udarbejdelsen af politiske mål for byen, samarbejdskodeks og delegationsplan er klar. Forligspartierne ønsker, at udvalgene styrkes, så de bidrager aktivt til politikudviklingen. Der skal derfor arbejdes med at ændre praksis, så udvalgsmedlemmerne får en mere ensartet og tidlig inddragelse i alle byrådssager med henblik på at kvalificere byrådsindstillinger. Udvalgene har krav på at blive involveret på et tidligt tidspunkt i andre større sager eller andre større initiativer, der er under forberedelse i forvaltningen. Det skal sikre, at udvalgsmedlemmerne får mulighed for at rådgive rådmanden og kvalificere sagerne, inden de forelægges byrådet. Dialogen mellem rådmænd og udvalg skal styrkes, bl.a. gennem løbende evalueringer af samarbejdet. Evalueringsformen fastlægges i sammenhæng med igangsættelsen af kulturprocessen, hvor samarbejdskodekset indgår. Forligspartierne finder endvidere, at udvalgene skal have ansvaret for at kunne afvikle temadage, studieture m.v. De eksisterende midler hertil overflyttes derfor fra de nuværende magistratsafdelinger til Byrådsservice. Forligspartierne er enige om, at arbejdet med tiltagene henlægges til gruppeformandskredsen. På baggrund heraf fremsender Borgmesterens Afdeling inden udgangen af 2014 en indstilling til byrådet om de nødvendige ændringer af styrelsesvedtægten og forretningsordenen. 8
Magistraten For at styrke byrådets muligheder for indsigt i og indflydelse på kommunens drift og ledelse samt sikre større sammenhængskraft mellem byrådet og Magistraten, ønsker forligspartierne at udvide Magistraten med tre byrådsmedlemmer, således at Magistraten består af ni medlemmer. De pågældende byrådsmedlemmer deltager på lige fod med de øvrige magistratsmedlemmer med stemmeret i Magistratens møder m.v., men de har ikke del i ansvaret for den umiddelbare forvaltning. Valget af medlemmer til Magistraten foretages ved et samlet forholdstalsvalg i overensstemmelse med den nugældende styrelsesvedtægt 5. De tre byrådsmedlemmer honoreres med et vederlag for varetagelse af opgaven svarende til en udvalgsformand for et stort udvalg, dvs. 10 procent af borgmesterens vederlag. Ændringen forudsætter godkendelse i Økonomi- og Indenrigsministeriet. De økonomiske konsekvenser henvises til budgetdrøftelserne. Forligspartierne er enige om at styrke den fælles ledelse i Magistraten, så der er fokus på kommunen som helhed. Magistraten skal som kollegium udøve en overordnet ledelsesfunktion i forhold til en række konkrete afgrænsede opgaver. Opgaverne fastlægges i en delegationsplan. Forligspartierne er enige om, at det til en start drejer sig om kommunens fælles overordnede økonomi og overordnet styring. Der skal i øvrigt arbejdes med at øge koordineringen af de tværgående sager, bl.a. ved ændringer af Magistratens mødeform, så Magistraten drøfter de større tværgående sager hyppigere, tidligere og mere åbent. Fx skal Magistraten drøfte, hvordan byrådets mål bedst realiseres. Magistratens rolle i forhold til byrådet er at sikre, at byrådet kan træffe beslutninger på et oplyst og juridisk, økonomisk og planmæssigt korrekt grundlag. Det skal således være tydeligt, at Magistraten ikke træffer bindende beslutninger i sager, der skal til byrådet, men alene forbereder sagerne hertil og sikrer deres gennemførelse Det er en forpligtende opgave for den nye magistrat, der tiltræder pr. 1. januar 2014, at udarbejde rammerne for dette. Nyt ledelses- og styringsgrundlag Forligspartierne er enige om, at samarbejdet på tværs i kommunen skal styrkes. Der skal ske en stærkere koordination med fokus på helheden, så den tværgående opgaveløsning bliver mere effektiv. Forligspartierne finder det afgørende, at der igangsættes en kultur- og værdiproces med henblik på at styrke den sociale kapital i hele organisationen - både på administrativt niveau, på politisk niveau og i relationerne mellem de to niveauer. Det er samtidig vigtigt, at det tydeliggøres, hvilke opgaver den politiske henholdsvis administrative ledelse skal varetage. Forligspartierne ønsker således konkret at etablere et nyt ledelses- og styringsgrundlag for Aarhus Kommune. Ledelses- og styringsgrundlaget skal dels bestå af et værdibaseret kodeks, dels en delegationsplan. Samarbejdskodeks Forligspartierne ønsker, at der udarbejdes et nyt samarbejdskodeks for hele organisationen. Samarbejdskodekset skal tage afsæt i Aarhus Kommunes vision og værdier. Samarbejdsko- 9
dekset skal omfatte både politikere, administrative ledere og medarbejdere. Forligspartierne finder det endvidere væsentligt, at kommunens omverden i form af borgere, foreninger og virksomheder inviteres ind til at kvalificere samarbejdskodekset. Det nye kodeks skal formuleres og forankres i starten af den kommende byrådsperiode. Samarbejdskodekset skal fastlægge, hvordan forskellige grupper i Aarhus Kommune forventes at agere og handle. Samarbejdskodekset skal medvirke til at skabe klarhed over og forventninger til forskellige roller og ansvar. Et samarbejdskodeks vil også kunne indeholde spilleregler i forhold til, hvordan byrådsmedlemmernes spørgsmål til forvaltningerne kan håndteres smidigt og uden politisk involvering. Forligspartierne ønsker, at byrådet med kodekset også får mulighed for at sætte retning på, hvilken adfærd og hvilket organisatorisk samspil, der ønskes. For at samarbejdskodekset skal opnå den ønskede effekt, skal den politiske og administrative ledelse gå forrest som rollemodeller. Byrådet, Magistraten og direktørgruppen skal derfor gå forrest i processen. De underliggende ledelsesniveauer og medarbejderrepræsentanter skal på den baggrund involveres i udarbejdelsen. Når samarbejdskodekset formuleres, vil det være relevant at inddrage det arbejde, der allerede er igangsat vedrørende innovation. Allerede udarbejdede værdiggrundlag i magistratsafdelingerne kan også være relevante input. Det nuværende byråd tilrettelægger processen for udarbejdelsen af samarbejdskodekset. Det nye byråd, som tiltræder 1. januar 2014, udarbejder herefter samarbejdskodekset sammen med Magistraten og direktørgruppen i første halvår af 2014. Delegationsplan Forligspartierne ønsker større klarhed over, hvem der kan træffe hvilke beslutninger i Aarhus Kommune. Der skal derfor udarbejdes en samlet delegationsplan. Delegationsplanen skal give fælles rammer på tværs af magistratsafdelinger og sikre, at det lokale råderum udnyttes. Delegationsplanen skal samtidig give byrådet mulighed for at sætte retning på, hvor beslutningsog indstillingskompetencen ligger bedst i de forskellige typer af sager. En samlet delegationsplan for Aarhus Kommune skal udformes med afsæt i lovgivning, styrelsesvedtægten, instruktioner og regulativer samt de gældende, permanente bemyndigelser. Det skal indgå i delegationsplanen, hvilke opgaver Magistraten er fælles om, jf. ovenfor. På baggrund af delegationsplanen skal det fastlægges, hvilken kompetence de tværmagistratslige samarbejdsfora fremover skal have. Forligspartierne ønsker således, at det altid er klart, hvem der har beslutningsret i forhold til de opgaver, de tværgående styregrupper er samlet om. Hvis der ikke er tillagt beslutningsret, skal det beskrives, hvem der har retten til at indstille til beslutning på et højere administrativt niveau. Den samlede delegationsplan udarbejdes af Borgmesterens Afdeling i samarbejde med magistratsafdelingerne. Delegationsplanen forelægges byrådet inden udgangen af 2013. 10
Sammensætning af FællesMED-udvalget Forligspartierne ønsker at tydeliggøre delingen af den politiske og administrative ledelse. Der skal ske en afpolitisering af den interne styringskultur. Derfor skal det indgå i genforhandlingen af MED-aftalen, at ledelsen i FællesMED-udvalget og HovedMED-udvalgene fremadrettet udgøres af direktørerne og andre ledere. Der skal fastsættes rammer for, at medarbejderrepræsentanter og deres faglige organisationer kan mødes med Magistraten, fx kvartalsvist. En ny MED-aftale forventes godkendt af byrådet med virkning fra 1. januar 2014. F. Fælles Service Forligspartierne ønsker, at der etableres et fælles servicecenter i Aarhus Kommune, som samler en række hjælpefunktioner inden for redskaber til løn- og personaleadministration, fælles økonomiske støttesystemer, indkøb og udbud samt IT. Omlægningen skal understøtte ændrede og enklere arbejdsgange, standardisering, øget brug af digitale løsninger og klar kommunikation til brugerne. Det er vigtigt, at gennemførelsen sker på en måde, så der ikke er incitamenter til opbygning af dobbeltsystemer. Fælles Service evalueres årligt i magistraten. Forligspartierne er desuden enige om, at udviklingen af hjælpefunktioner på tværs af kommunen vil kunne understøtte muligheden for at realisere den besparelse på administrative funktioner på 25 mio. kr. årligt, som er forudsat i det vedtagne budget. Det skyldes ikke mindst, at der nu etableres et entydigt ledelsesmæssigt og organisatorisk ansvar for beslutninger om de administrative opgaver. Enhedslisten De rød-grønne er ikke en del af budgetforliget for 2013, og kan derfor ikke tiltræde ovenstående besparelser. G. Byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår Styreforms- og Strukturudvalgets undersøgelse af byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår peger på en række udfordringer ved hvervet som byrådsmedlem, herunder følgende: En stor og stigende arbejdsbyrde En forholdsvis beskeden vederlæggelse Byrådsmedlemmernes oplever behov for bedre administrativ betjening samt forbedring af praktiske forhold på rådhuset Mulighed for kompetenceudvikling En forbedring af disse forhold vil kunne imødekomme nogle af udfordringerne ved byrådshvervet. Forligspartierne har følgende prioriteringer: Kontorfaciliteter på rådhuset Forligspartierne finder, at byrådsmedlemmernes kontorfaciliteter på rådhuset skal forbedres, således at hver partigruppe får eget lokale efter følgende principper: Hver partigruppe får eget lokale til gruppen samt gruppens sekretærer. Grupper på seks medlemmer og derover får to lokaler. Derudover etableres et fællesrum/mødelokale. 11
Med den nuværende sammensætning af byrådet vil det indebære fem fag mere end i dag. Forligspartierne anmoder Magistraten om at udmønte forslaget. Administrativ betjening Forligspartierne finder, at den nuværende sekretærordning bør bevares, og at der samtidig sker en styrkelse af den administrative betjening i forhold til byrådets medlemmer. Det gælder såvel mulighederne for faglig som praktisk bistand i forbindelse med varetagelse af byrådshvervet. Der bør i den forbindelse tages særlige hensyn til, at de mindre byrådsgrupper har en forholdsmæssigt større arbejdsbyrde. Styreforms- og Strukturudvalget har drøftet flere modeller herfor. Forligspartierne finder, at en styrkelse bør ske ved, at der som en del af Byrådsservice tilknyttes en akademisk medarbejder, hvis særlige opgave er at yde faglig bistand til byrådets medlemmer fx til kommunikation, udarbejdelse af beslutningsforslag, udformning af spørgsmål til rådmænd/borgmester, rådgivning i forbindelse med byrådets behandling af årsbudget etc. Nettoudgiften opgøres til 0,35 mio. kr. årligt, idet det er forudsat, at den pågældende medarbejder er tilknyttet byrådet på halv tid (0,5 årsværk x 1). Den tid, der ikke går til rådgivning af byrådsmedlemmerne, anvendes til administrative opgaver i Borgmesterens Afdeling. Forslaget henvises derfor til endelig afklaring ved budgetdrøftelserne for 2014. Forligspartierne har aftalt, at der til budgetforhandlingerne skal fremsendes forslag om at hæve det faste beløb til administrativ bistand fra 20 til 30 timer. Omkostningen herved udgør ca. 0,2 mio. kr. Vederlæggelse Byrådsmedlemmernes oplevelse af deres arbejdssituation peger i retning af en stor og stigende arbejdsbyrde samt relativt ringe økonomiske vilkår som lokalpolitiker. Dette billede bekræftes af tilsvarende nationale undersøgelser. Inden for gældende lovgivning er mulighederne for at forbedre vederlæggelsen af byrådsmedlemmerne meget begrænsede og omhandler primært muligheden for at omfordele udvalgsvederlag inden for den fastsatte ramme. Under hensyn til en vurdering af omfanget af opgaver og mødehyppighed er forligspartierne enige om at løfte vederlaget til medlemmerne af Udvalget for Børn og Unge (tvangsforanstaltninger m.v.). Der er endvidere enighed om at hæve vederlaget til medlemmerne i de faste udvalg. Ændringen finansieres ved, at Børn og Unge-udvalget ændres fra 9 til 7 medlemmer, og at vederlaget til medlemmerne i Børn og Unge-udvalget ændres til almindeligt vederlag. 12
FORMÆND MEDLEMMER Formand i dag Formand efter ændring Medlem i dag Medlem efter ændring Økonomiudvalget 55.063 55.063 28.590 31.972 Socialudvalget 55.063 55.063 28.590 31.972 Beskæftigelsesudvalget 55.063 55.063 28.590 31.972 Teknisk Udvalg 82.594 82.594 42.885 47.957 Sundhed og Omsorg 55.063 55.063 28.590 31.972 Kulturudvalget 55.063 55.063 28.590 31.972 Børn og Unge 82.594 55.063 42.885 31.972 Børn og Unge (tvangsforanstaltninger m.v.) 55.063 82.594 28.590 47.957 Borgmesterens Afdeling fremsender indstilling herom, herunder forslag om de nødvendige tilpasninger af styrelsesvedtægten. Kompetenceudvikling Byrådsmedlemmernes muligheder for kompetenceudvikling skal forbedres i retning af et bredere udbud af individuelle kurser. Der er varierende efterspørgsel af muligheder for kompetenceudvikling. Forligspartierne anbefaler, at Byrådsservice styrker rammerne for kompetenceudvikling for byrådet i form af tilbud om på kurser m.v., der imødekommer det enkelte medlems individuelle behov inden for relevante emner. 13
Aarhus Byråd 19. marts 2013 For partierne: Socialdemokraterne Socialistisk Folkeparti Venstre Det Konservative Folkeparti Dansk Folkeparti Det Radikale Venstre Enhedslisten De rød-grønne 14