Økonomi- og IT-chef Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Job- og personprofil Denne job- og personprofil indeholder: Den korte introduktion Organisationen og jobbet Personen Rekrutteringsprocessen Februar 2017 www.malenehansen.dk
Den korte introduktion Økonomi og IT-chefen er landets 3. største kommune, varetager en bred vifte af indsatser for børn, unge og voksne, og har samlet 5.200 ansatte og et budget på 5,5 mia. kr. Organisationen er dynamisk; ikke kun de mange nye og store reformer driver udviklingen på området. Også stærke ambitioner om at nytænke og kvalificere organisation, arbejdsformer og indsatser præger. Økonomi- og IT-chefen er som leder af en central stab en vigtig spiller i ledelsen af en kompleks og ambitiøs virksomhed; med konstant bevågenhed, løbende forandringer, mange aktører og stærkt resultatfokus. Som chef for de tværgående stabsfunktioner, som udgøres af Økonomi- og IT-afdelingen, står Økonomi- og IT-chefen i spidsen for en sund og kompetent afdeling, båret af solid faglighed og engagement i opgaverne. Forvaltningen har brug for, at den nye Økonomi- og IT-chef besidder gedigen økonomisk faglighed på akademisk niveau, forståelse og interesse for IT og digitalisering, for den digitaliseringsdagsorden, der er sat i den offentlige sektor samt for vigtigheden af velfungerende Interne servicefunktioner. Endvidere skal en kommende Økonomi- og IT-chef besidde stærke kommunikative og ledelsesmæssige kompetencer, hvor både strategisk blik og resultatfokus, men også tillid, anerkendelse og delegation er centrale elementer. Stillingen har en alsidig opgavesammensætning, der spænder fra strategiske ledelsesopgaver over økonomistyring til faglig sparring med ledere og medarbejdere i Økonomi, IT og Interne servicefunktioner. Den optimale kandidat både evner og motiveres af dette brede og komplekse ansvar, hvor der skabes den værdi i snitfladen mellem den administrative stab og forvaltningens øvrige driftsområder, der er en afgørende forudsætning for, at forvaltningen kan løse sine samfundsmæssige opgaver Stillingen er ledig, idet forvaltningens mangeårige kompetente og anerkendte afdelingschef nu går på pension. www.malenehansen.dk 1
Organisationen og jobbet Forvaltningen Forvaltningens mission er at skabe rammerne for et godt hverdagsliv for borgerne og herunder særlige indsatser for dem med svære livsbetingelser. Forudsætningen for, at forvaltningens mission kan lykkes, er medarbejdernes faglige engagement og et godt lederskab. Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen har en ambition om, at forvaltningen skal kunne måle sig med de bedste virksomheder i Danmark, både når det gælder indsatser og resultater. Forvaltningen arbejder tydeligt værdibaseret og har i 2016 gennemført et forløb, hvorigennem et nyt værdigrundlag er fastlagt som et stærkt og styrende element, der skal præge alle samspil og indsatser. Se yderligere herom: Mål og Strategier 2017 s budget 2017 udgør i 5,5 mia. kr. Oplysninger om Forvaltningens budget og regnskab er beskrevet på www.aalborg.dk Forvaltningens organisering er yderligere beskrevet på www.aalborg.dk. www.malenehansen.dk 2
Økonomi- og IT-afdelingen Økonomi- og IT-afdelingen har 60 medarbejdere, inkl. Økonomi- og IT-chefen, 1 sekretær samt 3 ledere for hhv. Økonomiafsnittet med 16 medarbejdere, IT-afsnittet med 21 medarbejdere, inkl. 1 teamleder samt Serviceafsnittet med 21 medarbejdere. Lederen af Økonomiafsnittet er stedfortræder for Økonomi- og IT-chefen. Økonomi- og IT-afdelingen er båret af meget engagerede og fagligt yderst kompetente medarbejdere med stor viden og indsigt. I kraft af afdelingens brede opgavefelt er medarbejdergruppen kendetegnet ved en bred palet af fagligheder. Økonomiafsnittet Afsnittet udarbejder budget og regnskab for og den overordnede budgetopfølgning. Afsnittet indgår endvidere i udarbejdelse og koordinering af forvaltningens økonomiske planlægning, er ansvarlig for udvikling og udarbejdelse af ledelsesinformation og for en række konsulentopgaver for forvaltningens øvrige afdelinger. Desuden varetager afsnittet en række administrative opgaver på økonomiområdet. IT-afsnittet Afsnittet sikrer professionel styring af IT-projekter, IT-leverandører og IT-kontrakter, og at ITinvesteringer og -driftsmidler giver det aftalte udbytte for forvaltningens brugere og virke. Afsnittet sikrer desuden udbygning og vedligeholdelse af en effektiv IT-superbrugerorganisation, ligesom afsnittet varetager supportfunktionen for forvaltningens pc ere og telefoner. Endelig indgår afsnittet aktivt i det fælleskommunale IT-arbejde. Serviceafsnittet Serviceafsnittet har ansvaret for følgende områder: Implementering, drift og undervisning i brug af edoc samt rådgivning i forbindelse med journalisering samt arkivering, mv. Herudover varetager Serviceafsnittet tværkommunale opgaver som f.eks. indkøb, forsikringer, beredskabsplanlægning og flådestyring af biler. Endvidere varetages Information og intern service samt rengøring, kantine samt drift af bygningerne på Sønderbro og Hjulmagervej. Der er i Økonomi- og IT-afdelingen et fint samarbejdsklima mellem medarbejderne indbyrdes såvel som mellem ledelse og medarbejdere. Afdelingen har fokus på trivsel, arbejdsmiljø og rummelighed og er kendetegnet ved at have en fri og positiv omgangstone og åbne døre. www.malenehansen.dk 3
Som Økonomi- og IT-chef møder man desuden en stærk ledergruppe med stort engagement både i den løbende resultatskabelse og i den fortsatte udvikling af afdelingens/afsnittenes ydelser, og dermed også forventning om at blive bragt i spil. Samarbejdet er præget af respekt for hinandens fagligheder og forskellige personligheder. Udfordringer og ansvarsområder Økonomi- og IT-chefen leder stabsafdelingen og har dermed ansvaret for, at organisationen arbejder driftssikkert og med høj kvalitet og leverer de indsatser og resultater, som fastlægges for stabsafdelingen. Chefen skal endvidere bidrage aktivt til den videre udvikling af disse. Chefen deltager direkte i betjeningen af Rådmanden, de to politiske udvalg; Familie- og socialudvalget og Beskæftigelsesudvalget og Byrådet. Økonomi- og IT-chefen medvirker i kommunens tværgående Økonomi- og planlægningsgruppe, som varetager koordinering og sammenhæng ift. de øvrige forvaltninger. Ligeledes deltager Økonomi- og IT-chefen i kommunens tværgående IT-porteføljegruppe. Økonomi- og IT-chefen er ansvarlig for, at organisation og medarbejdere hele tiden er i en sund udvikling og god trivsel. Det er samtidig Økonomi- og IT-chefens ansvar at sikre, at der i afdelingens stabsfunktioner udøves professionel ledelse, og at der er fokus på et service- og udviklingsorienteret samspil med forvaltningens linjefunktioner. Et væsentligt led i dette er fokus på kompetenceudvikling, så relevante kompetencer og ressourcer hele tiden er til rådighed. Økonomi- og IT-chefen sidder for bordenden i de centrale stabsafdelingers MED-udvalg. Økonomi- og IT-chefen indgår i forvaltningsledelsen, der udgør et stærkt ledelsesmæssigt kollektiv. Det forventes, at Økonomi- og IT-chefen som de øvrige medlemmer af forvaltningsledelsen, arbejder for fælles sammenhængende mål og helhed i indsatsen og på at gøre hinanden og organisationens resultater endnu bedre er indstillet på at forfægte forvaltningens værdigrundlag og sin rolle som værdibærer indgår i en tillidsbaseret, åben og ordentlig tone i forvaltningsledelsen, hvor man - med fokus på sagen - også kan gå til hinanden gennem god ledelse bidrager til at understøtte en moderne og gennemsigtig organisation, hvor resultater og trivsel går hånd i hånd har solid erfaring i at udøve ledelse gennem ledere www.malenehansen.dk 4
kan oversætte såvel strategiske som politiske mål og beslutninger til operationelle mål og rammer i Økonomi- og IT-afdelingen har en ledelsesmæssig modenhed og ydmyghed ift. kompleksiteten i afdelingens mange forskelligartede opgaveområder og medarbejdergrupper. Den nye Økonomi- og IT-chef skal i det første års tid særligt tage fat om følgende udfordringer: Styrke stabens rolle som aktiv, udfordrende, men også pragmatisk medspiller på forvaltningens og afdelingernes større strategiske projekter, herunder i forhold til moderniserings- og effektiviseringsdagsordener. Forestå et servicetjek og evt. justeringer af Økonomi- og IT-afdelingens organisering, indre koordination og samspil, og i samarbejde med forvaltningsledelsen tillige udvikle samspillene mellem staben og især de store driftsafdelinger. Arbejde med udvikling af en styrket strategisk sammenhæng mellem forvaltningens målog resultatstyring og den økonomiske styring. Tage greb i den videre udvikling af tværgående ledelsesinformation, i lydhør dialog omkring driftsafdelingernes og forvaltningsledelsens behov såvel som med den øvrige kommunale organisation. Yde strategiske bidrag og være en tydelig stemme i arbejdet med omsætningen af den kommunale IT-strategi og de organisatoriske og effektiviseringsmæssige elementer heri. Understøtte en fortsat udvikling af kvalitet og effektivitet i forvaltningens servicefunktioner. Løn og ansættelsesvilkår Økonomi- og IT-chefen refererer til direktøren for. Stillingen ønskes besat 1. juni 2017. Den nuværende afdelingschef vil frem til udgangen af september, hvor han går på pension, varetage en række konsulentfunktioner vedrørende bl.a. oplæggene til budget 2018. Den nye afdelingschef vil således i denne periode indgå i et tæt parløb og samarbejde med sin forgænger, og vil på denne måde få et stærkt afsæt for den videre udvikling og udmøntning af funktionen. Stillingen er omfattet af lokal løn. Ansættelse og aflønning sker i henhold til Aftale om aflønning af chefer mellem KL og DJØF/HK m.fl. Lønniveauet er ca. kr. 783.340 årligt ekskl. pension. Der kan eventuelt herudover aftales kvalifikationstillæg for særlige kompetencer. www.malenehansen.dk 5
Personen Baggrund Vi forventer, at den nye Økonomi- og IT-chef besidder gedigen økonomisk faglighed på akademisk niveau, forståelse og interesse for IT og digitalisering, for den digitaliseringsdagsorden, der er sat i den offentlige sektor samt for vigtigheden af velfungerende Interne servicefunktioner. Vi forventer tillige interesse for forvaltningens opgaveområder. Vi forventer endelig også erfaring med at navigere i en stor offentlig, formentlig kommunal organisation, og evne til at indgå lydhørt, men også offensivt i samspillet til Rådmand og politiske udvalg. Kompetencer I arbejdet med at finde den nye Økonomi- og IT-chef vil vi desuden kigge efter: En person der er åben og lydhør over for forvaltningens og afdelingens kultur. Et ordentligt, åbent, men også handlekraftigt menneske med forhandlingserfaring og særdeles fine kommunikative evner. En chef, som evner de nysgerrige, men samtidig tydelige samspil og dialoger i forvaltningsledelsen, med egne ledere og organisationen og på tværs af den store kommunale organisation. En chef, der arbejder strategisk og evner at se og udvikle sammenhængende og helhedsorienteret styring i balancerne mellem økonomi og faglighed. En chef, der går ind i strategisk udvikling af forvaltningens og kommunens IT og digitalisering samt i arbejdet med videreudvikling af ledelsesinformation. En chef, der evner den lydhøre og nærværende, men også udfordrende ledelse af dygtige ledere, og har blik for at skabe gode, stærke, helhedsorienterede ledelsessamspil i den store organisation. En chef, der arbejder lyttende, anerkendende og delegerende, men som også selv kan gå i front, sætte retning og eksekvere. Rekrutteringsprocessen Som eventuel ansøger Alle interesserede er velkomne til at kontakte os med spørgsmål om jobbet og en eventuel drøftelse af personlige kvalifikationer i forhold hertil. Alle henvendelser behandles fortroligt. Henvendelse kan rettes til: Konsulentvirksomhedens direktør Malene Hansen, tlf. 2339 3317 eller mail: mh@malenehansen.dk eller www.malenehansen.dk 6
Direktør Arne Lund Kristensen,,, tlf. 9931 2502 eller mail: alk-fb@aalborg.dk Ansøgerne opfordres til at orientere sig om og kommunen på www.aalborgkommune.dk For de ansøgere, der går videre til sidste samtalerunde, gennemføres en én til én samtale med direktøren. Herved får ansøger mulighed for at danne sig et personligt indtryk af arbejdspladsen og få svar på eventuelle spørgsmål inden sidste runde. Som ansættelsesudvalg Ansættelsesudvalget består af: Rådmand Mai-Britt Iversen Direktør Arne Lund Kristensen Jobcenterchef Jesper Dahlgaard Leder af Økonomiafsnittet Tina Brix Sekretariatsleder i Socialafdelingen Thomas Lohman Chefsekretær Trine Maria Jensen Økonomi-/BI-konsulent Heini Kuhlwein Tillidsrepræsentant DJØF Lisa Andersen Tillidsrepræsentant HK Per Pallisgaard Støve Ansættelsesudvalget udvælger ansøgere til 1. samtalerunde og gennemfører herefter 1. og 2. samtalerunde. Ansættelsesudvalget vurderer ansøgerne ud fra de faglige, ledelsesmæssige og personlige kompetencer, der er beskrevet her i jobprofilen. Magistraten har ansættelseskompetencen. Ansættelsesudvalget har efter sidste samtalerunde følgende grundlag for vurderingen af de sidste ca. 3 ansøgere: Den skriftlige ansøgning. Det personlige indtryk fra 1. samtalerunde. En skriftlig sammenfatning af en dybtgående kompetencesamtale, varetaget af en chefkonsulent tilknyttet virksomheden Malene Hansen. Kompetencesamtalen bygger på et antal på forhånd fastlagte, men i forhold til jobbet skræddersyede temaer. Kompetencesamtalens form sikrer en dybtgående struktureret samtale og danner afsæt for sammenfatningen, der tegner et billede af ansøgerens samlede lederpersonlighed. Sammenfatningen sendes til ansættelsesudvalget og til ansøger, der får lejlighed til at kommentere materialet ved den afsluttende runde. www.malenehansen.dk 7
Et skriftligt resumé af 3-4 referencer, som konsulenten indhenter fx telefonisk fra ansøgerens leder, kolleger og medarbejdere. Referencerne indhentes umiddelbart før anden samtalerunde og kun efter aftale med ansøgeren. Referencerne vil være fortrolige og forelægges ikke ansøgeren. Én til én samtale med direktøren Det personlige indtryk fra 2. samtalerunde Tidsplanen Ansøgning oploades på www.malenehansen.dk senest den 27. marts 2017 kl. 9.00. Malene Hansens sekretariat sender kvittering for modtagelsen af ansøgningen til den mailadresse, ansøgningen er sendt fra. Det forudsættes, at denne mailadresse kan anvendes til den fortrolige kommunikation mellem ansøger og sekretariat i resten af ansættelsesprocessen. Den 31. marts træffer ansættelsesudvalget beslutning om, hvem der indkaldes til 1. samtalerunde. De udvalgte ansøgere får besked samme dag. 1. samtalerunde afvikles med op til 6 ansøgere den 5. april kl. 8 16. Kompetencesamtale med de ansøgere, der går videre til 2. samtalerunde, afvikles i uge 14/15 af en chefkonsulent med tilknytning til virksomheden Malene Hansen. 2. samtalerunde afvikles med op til 3 ansøgere den 19. april kl. 10-15. Forhandling om løn og ansættelse med kandidaten og dennes faglige organisation forventes afklaret inden endelig beslutning om ansættelse, der træffes af Magistraten den 24. april. Efter ansættelsen For den ansøger, der udvælges til jobbet, tilbyder konsulenten en opfølgende personlig samtale straks efter, at beslutningen om ansættelse er truffet. I samtalen er der bl.a. lejlighed til sparring omkring, hvordan den nye chef kommer godt i gang. 3-4 måneder efter den nye chefs tiltræden holder konsulenten opfølgende samtaler med direktøren og den nyansatte chef for at evaluere, hvordan samspillet er kommet fra start. Februar 2017 Malene Hansen www.malenehansen.dk 8