Nationalt udbud. Offentligt udbud. På levering af RFID selvbetjeningsløsning Til Ikast-Brande Kommune

Nationalt udbud Offentligt udbud På levering af RFID selvbetjeningsløsning Til Ikast-Brande Kommune Februar 2014

Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 3 1.2 Udbudsansvarlig... 3 1.3 Udbuddets omfang... 3 1.4 Indgåelse af kontrakten... 3 2 Udbudsbetingelser... 4 2.1 Udbudsform... 4 2.2 Formkrav... 4 2.3 Sprog... 4 2.4 Ejendomsret... 4 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 5 2.6 Tilbudsfrist... 5 2.7 Åbning af de indkomne tilbud... 5 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud... 5 2.9 Aftalegrundlag... 5 2.10 Alternative tilbud... 6 2.11 Ordregivers forbehold... 6 2.12 Tilbudsgivers forbehold... 6 2.13 Udvælgelseskriterier... 6 2.14 Tildelingskriterium... 7 3 Kravspecifikation... 8 3.1 Overblik på selvbetjeningsudstyr, læseudstyr og implementering.... 8 3.2 Leveringstidspunkt:... 8 3.3 Systematik og krav til tilbuddet... 9 3.4 Systemkrav:... 9 3.5 Selvbetjeningsautomater:... 10 3.6 RFID-læsere/skriveplader til personalet:... 14 3.7 Sikkerhedsgates:... 16 3.8 Implementering:... 17 3.9 Forudsætninger:... 18 3.10 Serviceaftale.... 18 3.11 Konsulentbistand... 20 3.12 Udviklingspotentiale... 20 3.13 Option - Hyldekontrollæser:... 20 3.14 Overtagelsesprøve og driftsprøve... 21 4 Kontrakt... 23 5 Bilag 1 Tilbudsliste... 30 6 Bilag 2 Tro og love erklæringer... 31 7 Bilag 3 - Referenceliste... 32 8 Bilag 4 Økonomisk og finansiel formåen... 33 9 Bilag 5 - Tidsplan... 34 10 Bilag 6 Kompatibilitet... 35 11 Bilag 7 Besvarelse af kravspecifikationen... 36 12 Bilag 8 Kvittering... 37 Side 2/37

1 Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af RFID selvbetjeningsløsning til Ikast-Brande Kommunes biblioteker (herefter benævnt ordregiver). Yderligere oplysninger om Ikast-Brande Kommune fremgår af http://www.ikast-brande.dk 1.2 Udbudsansvarlig Ikast-Brande Kommune - indkøb og udbud, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivelse af kontrakten varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af: Ikast-Brande Kommune Rådhusstrædet 6 7430 Ikast Indkøbskontoret: Mogens Toft Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit 2.5. 1.3 Udbuddets omfang Opgaven omfatter levering af følgende produkter til brug i RFID selvbetjeningsløsning på Ikast-Brande Kommunes biblioteker: - 5 Selvbetjeningsautomater inkl. software - 9 Personaleenheder / RFID-læser/skriver inkl. software - 2 Sikkerhedsgates/enkeltgates med persontæller facilitet og statistikmulighed inkl. software - 2 Gatetrackers / styringsenhed til gates inkl. software - 1 Opsamlingsvogn eller boks med elektronisk styring med 2 indkast inkl. software - 1 Opsamlingsvogn eller boks med elektronisk styring med 1 indkast inkl. software - 1 Indsatsvogn til opsamlingsvogn inkl. software - Serviceaftaler på ovenstående jf. kravspecifikation afsnit 3. Opgaven omfatter endvidere en frivillig option på levering af følgende produkter: - 1 Hyldekontrollæser Ikast-Brande Kommune anvender i dag Axiell Biblioteksløsning med automater fra Lyngsø og Bibliotecha. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. Kontrakt. 1.4 Indgåelse af kontrakten I tilfælde af, at kontrakten tildeles tilbudsgiver indgås den i kapitel Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. vedlagte kontrakt. Kontrakten regulerer aftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Side 3/37

Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. 2 Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Tilbudslovens 15 a, stk. 1 nr. 1 (lov nr. 338 af 18. maj 2005 med senere ændringer af lov nr. 572 af 6. juni 2007 - LBK Nr. 1410 af 7. december 2007) ændret ved lov nr. 618 af 14. juni 2011 og lov nr. 1234 af 18. december 2012. 2.2 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 elektronisk eksemplar på USB. Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. OBS. Den elektroniske kopi af tilbudslisten skal afleveres i excel format. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Ved tilbudsafgivelsen skal Tilbudslisten, jf. bilagbilag 1 Tilbudsliste 1 udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte kontrakt. Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. Herunder bør/skal tilbuddet indeholde følgende elementer: 1. Indledning / tilbudsbrev 2. Dokumentation for opfyldelse af udvælgelseskriterier jf. afsnit 2.13 o Tro og love erklæring jf. bilag 2 o Økonomisk og finansiel formåen jf. bilag 4 (alternativt budget) o Referenceliste jf. bilag 3 3. Udfyldt tilbudsliste jf. bilag 1. Tilbudslisten indeholder 3 faner (se bunden af excelarket). o Det er yderst vigtigt at både fanen virksomhedsoplysninger og selve tilbudslisten udfyldes. Husk også underskrift af den fysiske udgave af tilbudslisten 4. Udfyldt vedr. besvarelse af kravspecifikation o Husk bekræftelse af alle mindstekrav samt beskrivelser de steder hvor det er relevant. Manglende udfyldelse kan medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt. o For nogle punkter skal vedlægges supplerende materiale. Bilag 7 skal indeholde henvisning til de bilag i tilbuddet hvor supplerende materiale findes. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Side 4/37

Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Mogens Toft pr. e-mail: motof@ikast-brande.dk, med emnet: "Spørgsmål Tilbudsindhentning vedr. RFID selvbetjeningsløsning senest den 17. marts 2014 klokken 08.00 Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på http://www.ikastbrande.dk/udbud senest d. 21. marts 2014. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud RFID selvbetjeningsløsning og Må kun åbnes af indkøbskontoret. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest torsdag den 27. marts 2014 kl. 12.00 på følgende adresse: Ikast-Brande Kommune Rådhusstrædet 6, 7430 Ikast ATT. Indkøbskontoret Mogens Toft Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder regnet fra vedståelsesfristen. Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået kontrakten. 2.9 Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte kontrakt. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Side 5/37

2.10 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. 2.11 Ordregivers forbehold Der tages forbehold for allerede leverede og implementerede systemer. - Ikast-Brande Kommune har p.t. to forskellige automattyper fra Lyngsø og Bibliotheca. Begge er i drift og vil fortsat blive anvendt. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af kontrakten omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver. 2.12 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes på sikker og saglig vis, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 2.13 Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Ordregiver vil på baggrund af følgende oplysninger vurdere hvorvidt tilbudsgiver skønnes i stand til at løfte opgaven. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2 Tro og love erklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal oplyse virksomhedens egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 4 - Økonomisk og finansiel formåen og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Tilbudsgiver skal oplyse virksomhedens soliditetsgrad i det senest afsluttede regnskabsår. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 4 - Økonomisk og finansiel formåen og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Side 6/37

Er virksomheden nystartet, skal der fremsendes revisorpåtegnet budget hvoraf det som minimum fremgår hvilken omsætning og overskud der forventes på forretningsområdet i 2014. Tilbudsgiver må IKKE basere sin økonomiske og finansielle formåen på andre enheder og skal således selvstændigt have tilstrækkelig økonomisk og finansiel formåen til at varetage den udbudte opgave. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Udfyld Bilag 3 - Referenceliste. 2.14 Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver det for Ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Økonomi Vurderes på baggrund af de i tilbudslisten oplyste priser. Der anvendes en lineær model. Driftsikkerhed support og service Vurderes på baggrund af et samlet fagligt skøn baseret på oplysninger angivet i overensstemmelse med følgende punkter i kravspecifikationen punkterne vægter lige: 52, 82, 83, 86, 89 (se de nævnte punkter for beskrivelse af vurderingsparametre) Funktionalitet Vurderes på baggrund af et samlet fagligt skøn baseret på oplysninger angivet i overensstemmelse med følgende punkter i kravspecifikationen punkterne vægter lige: 10, 20, 57, 69, 79, 91 (se de nævnte punkter for beskrivelse af vurderingsparametre) Vægtning i procent 45 % 35 % 20 % Tilbud Tilbuddet skal ledsages af bekræftelser og beskrivelser jf. kravspecifikationens punkter. Se nedenfor under afsnit 3 samt besvarelse af kravspecifikation. Tilbudslisten De i tilbudslisten anførte priser skal omfatte alle omkostninger forbundet med opgaven. Således skal tilbudspriserne også omfatte alle omkostninger forbundet med implementering, undervisning, transport, deltagelse i driftsprøver og overtagelsesprøver m.v. Side 7/37

3 Kravspecifikation 3.1 Overblik på selvbetjeningsudstyr, læseudstyr og implementering. Ikast Bibliotek: - Software og hardware til 4 selvbetjeningsautomater. - 1 opsamlingsvogn/eller boks med mulighed for 2 indkast og RFID-registrering af reserverede materialer, fjernlånsbøger mv., samt ekstra 1 indsatsvogne. - 5 RFID-læsere/skrivere - 1 stk. sikkerhedsgate/enkeltgate med persontæller facilitet og statistikmulighed. - 1 stk. hyldekontrollæser. (option) o Ikast-Brande Kommune har to selvbetjeningsautomater på biblioteket i Ikast. Disse flyttes evt. til biblioteket i Brande. Alternativt vil to af automaterne til levering i Ikast skulle leveres i Brande. Tilbudsprisen omfatter begge situationer. Der må ikke tages forbehold for dette i tilbuddet. Brande Bibliotek: - 4 RFID læsere/skrivere - 1 stk. sikkerhedsgate/enkeltgate med persontællerfaciliteter og statistikmulighed Nørre Snede Bibliotek: - Software og hardware til 1 selvbetjeningsautomat - 1 opsamlingsvogn med mulighed for ét indkast og RFID-registrering af reserverede materialer, fjernlånsbøger mv. - 1 RFID-læser/skriver Supplerende anskaffelser: - Der skal fra indgåelse af kontrakt og i hele kontraktperioden være mulighed for at foretage supplerende indkøb af ovennævnte materiel til de i tilbudslisten oplyste priser. 3.2 Leveringstidspunkt: Generelt: - RFID læsere/skrivere skal være klar til ibrugtagning den 1. maj 2014. Ikast Bibliotek: - RFID selvbetjeningsløsningen skal være fuld implementeret og klar til ibrugtagning den 1. oktober 2014 (overtagelsesprøve). - Driftsprøver skal være gennemført og godkendt senest 1. november 2014. Brande Bibliotek: - RFID selvbetjeningsløsningen skal være fuld implementeret og klar til ibrugtagning den 1. oktober 2014 (overtagelsesprøve). - Driftsprøver skal være gennemført og godkendt senest 1. november 2014. Nørre Snede Bibliotek: - RFID selvbetjeningsløsningen skal være fuld implementeret og klar til ibrugtagning den 1. oktober 2014 (overtagelsesprøve). - Driftsprøver skal være gennemført og godkendt senest 1. november 2014. Levering, opstilling, implementering og test skal være inkluderet i de tilbudte priser. Alle licenser i forhold til det forventede brug af løsningen og i forbindelse med samspillet med bibliotekstsystemet Side 8/37

skal være inkluderet i de tilbudte priser. 3.3 Systematik og krav til tilbuddet Tilbudsgiver skal bemærke skal bemærke, at når der i kravspecifikationen står, at Systemet skal kunne, så menes der, at systemet ved levering skal kunne, og at funktionaliteten skal være indeholdt i leverancen. Endvidere skal det understreges, at når der står implementering, er det inklusive projektledelse, levering, udpakning, kørsel, opstilling, tilslutning og test m.v. Alle mindstekrav i det følgende skal som absolut minimum opfyldes for at tilbuddet skal kunne anses for at opfylde konditionerne. Mindstekrav skal bekræftes. Nogle skal endvidere ledsages af beskrivelser og nogle beskrivelser vil endvidere indgå i tilbudsvurderingen. Kravspecifikationen besvares rent praktisk ved at udfylde Besvarelse af kravspecifikationen. Nogle punkter skal ledsages af billedmateriale. Her udfyldes med henvisning til tilbudsbilag hvori billedmaterialet kan findes. 3.4 Systemkrav: Løsningen skal overholde alle offentlige danske standarder. Den tilbudte løsning skal integreres i Ikast- Brande Kommunes nuværende IT-miljø, og den skal overholde og/eller understøtte alle offentlige danske standarder. Derudover skal den kunne integreres i det kommende KOMBIT bibliotekssystem. Se også bilag 6 vedr. kompatibilitet. Mindstekrav nr. Beskrivelse Tilbudsgivers bekræftelse. 1 Den tilbudte løsning skal have integration til bibliotekssystemet DDE Libra 9.9 eller nyere versioner. Løsningen herunder automaterne skal indeholde den nødvendige software til kommunikation med Axiell bibliotekssystemet, server og RFID-arbejdspladser. Derudover skal den kunne integreres i og leveres software til det kommende KOMBIT bibliotekssystem fra Dantek Library. (se specifikationer i bilag 6) Det bemærkes, at den forventede start på KOMBIT projektet i Ikast-Brande Kommune er primo 2015. 2 RFID-formatet skal baseres på gældende standard inden for biblioteksverdenen 3 Leverandøren skal i kontraktperioden overholde de standarder som nu og i fremtiden udstikkes af Styrelsen for Bibliotek og Medier vedr. RFID-etiketter, RFID-udstyr og kommunikation mellem RFID-tags og bibliotekssystemer 4 Kommunikation mellem de tilbudte selvbetjeningsautomaters tilhørende software og bibliotekssystemet skal foregå via standardsnitflade SIP2 5 IP-adressen skal kunne tildeles dynamisk med DHCP fra den Side 9/37

eksisterende infrastruktur eller opsættes til fast IP-adresse af Ikast- Brandes IT-afdeling. 6 Udstyr, der fysisk tilkobles Ikast-Brande Kommunes pc er skal som minimum kunne understøtte USB 2.0 og 3.0. 7 Såfremt den tilbudte løsning kræver selvstændige drivere eller installeret programmel, skal det kunne installeres på PC er med WIN7 64 bit og nyere versioner. 3.5 Selvbetjeningsautomater: Tilbudsgiver skal levere, opstille, implementere, tilslutte og teste software og hardware til i alt 5 selvbetjeningsautomater, samt (2) opsamlingsvogne med RFID-læsere og en løs indsatsvogn. Mindstekrav nr. Beskrivelse Tilbudsgivers bekræftelse 8 Der kræves samlet installation af automater, sikkerhedsgates og RFID læse/skriveplader, der er opsat på en måde, så alene de RFID etiketter, der ønskes læst ved én funktion, ikke bliver læst af andet læseudstyr i lokalet. 9 Leverandøren bedes oplyse, hvordan et lokale optimalt skal indrettes og oplyse afstandskrav og øvrige specifikationer, der skal overholdes, for at undgå at RFID etiketter fejllæses. 10 Der lægges vægt på, at automaten med udstyr i form af printer, kortlæser mv. opleves som en integreret enhed. Der skal vedlægges beskrivelse samt billedmateriale i farver, der detaljeret viser automatens udseende og ergonomiske forhold, jf.. Skal bekræftes og beskrives i Skal bekræftes og beskrives i Indgår i tilbudsvurdering under kriteriet funktionalitet hvor følgende vægtes. - Det vægtes positivt, at automaten med udstyr fremstår som en integreret enhed - Det vægtes positivt, at der er en fralægningsplads til materiale - Det vægtes positivt, at der er en central og tydelig placering af scanner. - Det vægtes positivt hvis printer og kortlæser ikke er placeret direkte på bordpladen - Det vægtes positivt, at der er tilgængelighed for handicappede. (eks. hæve/sænke funktion) - Det vægtes positivt, at der er tilgængelighed for børn (eks. hæve/sænke funktion og børnevenlig betjening) 11 Automaterne skal kunne betjenes vha. trykfølsom skærm. 12 Automatens stregkodelæser skal kunne læse kode 39 stregkoder med 10 læsbare cifre samt ældre materialer med 9 cifre. 13 Automatens pc skal være låst inde, så den ikke kan fjernes eller Side 10/37

betjenes direkte af låneren. 14 Selvbetjeningsautomaterne skal kunne aktivere materialesikringen ved aflevering og deaktivere materialesikring ved udlån. 15 Skal kunne håndtere RFID-etiketter i henhold til ISO 28560 RFID in Libraries del 1 og 3 samt ISO 15693 og ISO 18000-3 jf. også bilag 6. 16 Skal kunne håndtere andre leverandørers RFID-etiketter, der overholder gældende standarder, der er specificeret for RFIDetiketter. 17 Automaterne skal læse RFID-etiketter inden for et tydeligt afgrænset område på automaten. 18 Læsefeltet skal være afskærmet, således at læsning til siderne og på undersiden af antennen er begrænset. 19 Automaterne skal kunne håndtere RFID-etiketter programmeret med datamodeller i brug på andre danske biblioteker, der har indført RFID før den danske datamodel, - for eksempel Lyngby og Silkeborg Biblioteker. 20 Opsamlingsvognen/boksen skal være med enkelt- eller dobbeltindkast udstyret med RFID-læser, som kontrollerer at materialet er korrekt sorteret og ilagt, og i tilfælde af manglende indkast, gøre brugeren opmærksom herpå. Det er et krav, at systemet kræver korrekt aflevering af materiale før der kan udskrives kvittering (Funktionaliteten skal indeholde justerbar timeout). Opsamlingsvognen/boksen skal være forsynet med udtagelig ergonomisk indsatsvogn, samt en ekstra indsatsvogn, jf. tilbudslisten. Skal bekræftes og beskrives i Da bibliotekerne i dele af åbningstiden fremtidigt skal kunne være ubemandede er ønsket til skærmbilledet og skærmdialogen, at det skal være enkelt og letforståeligt. Tilbudsgiver skal beskrive skærmbillede og dialogen, samt angive hvordan skærmdialogen kan ændres via opsætningsprogram. Punktet indgår i tilbudsvurderingen under kriteriet funktionalitet hvor følgende vægtes: - Det vægtes positivt, at der er få tryk/klik - Det vægtes positivt, at der er stor og letlæselig tekst - Det vægtes positivt, at layout i overensstemmelse med læseretning - Det vægtes positivt, at der er sammenhæng mellem skærmdialog og opsamlingsvogn eller boks med elektronisk styring. o Herunder tydelig visning af placering af bøger ved aflevering. Der skal vedlægges dokumentation i form af screendumps af de forskellige skærmbilleder. Side 11/37

21 Brugerne skal via automaternes software frit kunne autentificere sig enten via sundhedskort med stregkode (kode 39) eller lånernummer via børnelånerkort. Derudover skal det være muligt at autentificere sig ved manuel indtastning af lånernummer (børnelånere) eller CPR-nummer (voksenlånere). 22 Brugerne skal kunne anvende en pinkode med minimum fire karakterer 23 Automatløsningens software skal kunne afvise brugere, som ikke har tilladelse til at låne materialer, både i forbindelse med diverse systemblokeringer (udelukkelse pga. gebyrer, stjålne kort mv.) og ved maksimal skyldigt erstatningsbeløb. 24 Brugerne skal kunne aflevere materialer uden at have identificeret sig. 25 Automatløsningens software skal kunne håndtere udlån, fornyelse og aflevering af samtlige bibliotekets materialer uanset størrelse og type. (Ikast-Brande Bibliotekerne har ikke atypisk materiale formater). 26 Automatløsningens software skal vise sorteringsbesked på skærmen. 27 Automatløsningens software skal afvise ufuldstændige materialer ved både udlån og aflevering. 28 Automatløsningens software skal afvise materialer, der ikke er lånt i Ikast-Brande Bibliotekerne. 29 Automatløsningens software skal afvise materialer, der ikke kan hjemlånes. 30 Automatløsningens software skal kunne frasortere materialer på definerede materialeprofiler, reserveret materiale samt fjernlån. 31 Automatløsningens software skal omfatte funktionaliteten Wake on lan (WOL) med henblik på automatisk tidsstyring. 32 Automatløsningens software skal kunne vise specifikke materialer, der er klar til afhentning både på skærm og på kvittering. 33 Automatløsningens software skal kunne vise lånerstatus på skærmen 34 Automatløsningens software skal kunne vise/udskrive en liste over opfyldte reserveringer, der er klar til selvafhentning både på skærmen og på kvitteringen. Dato for sidste afhentning og afhentningsnummer skal fremgå af både skærm og liste / kvittering. Besked om hvordan brugeren finder materialet f.eks.: På afhentningshylde til venstre Skal kunne fremgå på skærm og liste/kvittering. 35 Automatløsningens software skal kunne udskrive en liste udelukkende over materialer klar til afhentning. 36 Automatløsningens software skal kunne udskrive en kvittering ved udlån og fornyelse og give mulighed for at vælge eller fravælge kvittering ved aflevering. Se eksempel på kvitterings indhold i bilag 8 kvittering. 37 Ved mangel af papir i bonprinter, skal transaktionen alligevel kunne gennemføres. 38 Automatløsningens software skal kunne sende udlåns- og Side 12/37

afleveringskvitteringer samt lånerstatus som email. 39 Det skal være muligt at fravælge kvitteringer for både brugere og personale. 40 Automatløsningens software skal kunne håndtere fornyelse af enkelte materialer og alle materialer ved få klik på skærm. 41 Sproget på betjeningsskærmen skal være dansk med mulighed for skift til minimum engelsk og tysk. 42 Automatløsningens software skal kunne afslutte transaktionen automatisk, hvis der efter en justerbar tid, ikke har været aktivitet, og låneren ikke selv har afsluttet sin session. 43 Bon-udskrifterne skal kunne tilpasses individuelt af systemadministratorer via styring fra en administrativ PC og have mulighed for adgang til samme facilitet via bibliotekssystemet. 44 Automatløsningens software skal være forsynet med selvstændigt numerisk tastatur til indtastning af kortnummer og pinkode. 45 Automatløsningens software skal automatisk skifte til eget lokalt nødsystem, hvis bibliotekssystem eller netværk er ude af drift. Automatløsningens software skal kunne gennemføre udlån, samt udskrive kvittering, selvom forbindelsen til bibliotekssystemet er afbrudt. Muligheden for aflevering skal kunne deaktiveres af bibliotekets personale ved skift til nødsystem. 46 Automatløsningens software skal selv registrere og genåbne forbindelsen til bibliotekssystemet med automatisk overførsel af udlåns- og afleveringsdata. 47 Det skal være muligt, at automaterne i forbindelse med nødudlån kan udskrive en log med eventuelle komplikationer og fejl i forbindelse med overførslen af transaktioner i en sådan form, at disse kan fremsøges og identificeres. 48 Læsefeltet skal være afskærmet, således at læsning til siderne og på undersiden af antennen er begrænset. Automaterne skal kunne placeres frit i forhold til hinanden uden at det har indvirkning på automaternes funktionalitet. 49 Automatløsningens software skal kunne opdateres, således at fremtidige udviklede funktionaliteter implementeres. 50 Automaterne skal kunne tændes og slukkes og konfigureres fra en administrativ pc på biblioteket. Automaten på Nørre Snede Bibliotek skal kunne tændes og slukkes via tidsstyring fra en administrativ pc på Ikast eller Brande Bibliotek. 51 Fra en automat har aflæst en RFID-etiket til automaten sender respons videre over netværket må der max gå ½ sek. for 80 % af transaktionernes vedkommende. Reaktionstider måles for min. 20 transaktioner. Leverandøren skal i sit tilbud foreslå metode for måling af reaktionstiden. 52 Der ønskes høj oppetid. Der ønskes beskrivelse af, hvordan dette sikres i den tilbudte løsning gerne ud fra dokumentation fra erfaringer i andre biblioteksløsninger. Indgår i tilbudsvurderingen i kriteriet driftsikkerhed support og service hvor følgende vægtes: Skal bekræftes og beskrives i Skal beskrives i Side 13/37

- Dokumenteret oppetid i tidligere leverancer. o Oppetid på over 99 % giver max point. o Oppetid på under 95 % giver 0 point. 3.6 RFID-læsere/skriveplader til personalet: Tilbudsgiver skal levere, installere og teste følgende: - 9 RFID-læsere/skriveplader: Mindstekrav nr. Beskrivelse Tilbudsgivers bekræftelse 53 RFID Læsere/skrivere skal kunne tilsluttes bestående Windows 7 64 bit pc er med USB 2.0 og 3.0 og skal kunne integreres med Axiell bibliotekssystemet og det kommende KOMBIT bibliotekssystem. Dvs. at der skal levers software til kommunikation mellem DDElibra GUI (nuværende) og læse/skrivepladen og fremadrettet mellem Dantek Library (det nye bibliotekssystem og læse/skrivepladen. Se i øvrigt bilag 6. 54 Personalet skal med læsere/skrivere kunne udlåne, aflevere og forny materialer med tilhørende aktivering eller deaktivering af materialesikring. Kassationsmodul skal kunne deaktivere materiale i samme arbejdsgang. 55 Personalet skal kunne anvende læsere/skrivere i forbindelse med beholdningsregistrering, modtagelse af fjernlån, kassation og fornyelse og øvrige funktioner hvor man skal indlæse et materialenummer i bibliotekssystemet. 56 Læsere/skrivere skal kunne skrive data og deaktivere materialesikring fra RFID. 57 Læsere/skrivere skal kunne re- og deaktivere tyverisikring i én hensigtsmæssig arbejdsgang. Skal bekræftes og beskrives i Indgår i tilbudsvurderingen under kriteriet funktionalitet hvor følgende vægtes: - Det vægtes positivt, at der er få tryk/klik/handlinger i arbejdsgangen. Tilbuddet skal vedlægges en beskrivelse af arbejdsgangen jf.. 58 RFID læsere/-skrivere skal være fuldt integreret til bibliotekssystemet. Det vil sig, at udstyret skal kunne anvendes fuldt ud i bibliotekets baser i forbindelse med udlån, aflevering, fornyelse, kassation, fjernlån, beholdningsregistrering, accession, søgning på materialenummer og lignende. 59 Personalet skal på RFID-læse/skrivepladen kunne slå skrivning til Side 14/37

RFID fra. 60 Personalet skal på RFID-læse/skrivepladen også kunne slå RFIDlæsningsfunktionen fra. 61 Det skal være muligt at konvertere stregkoder til RFID-etiketter for såvel enkelte materialer som sammensatte materialer. 62 Det skal være muligt at programmere RFID-etiketter med materialenummer fra bibliotekssystemets nummersekvens. 63 Udstyret skal kunne sameksistere med bibliotekets nuværende Barcode scannere på samme pc (med styresystemet Windows 7 64 bit), uden at funktionaliteten af den enkelte enhed forstyrres. 64 6 RFID plader skal leveres og implementeres som løse plader til kontorarbejdsplader til medarbejderne på Ikast-Brande Bibliotekerne. 3 RFID plader skal leveres som løse plader med mulighed for indbygning i eksisterende skranker. - Pladerne skal kunne monteres på undersiden af eksisterende skrankemøbler uden behov for udskæring. 65 Tilbuddet skal beskrive, hvorledes sekvensnumre tildeles den enkelte RFID. Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af selve arbejdsgangen. 66 Skal kunne håndtere RFID-etiketter i henhold til ISO 28560 RFID in Libraries del 1 og 3 samt ISO 15693 og ISO 18000-3 jf. også bilag 6. (Se i øvrigt punkt 15, 16 og 19 samt bilag 6) 67 Håndtere andre leverandørers RFID-etiketter, der overholder gældende standarder. 68 Det skal være muligt at håndtere nummersekvens placeret på central server. (Ikast-Brande Kommune leverer selv serveren). 69 Der skal være mulighed for at vise statistik over konverterede materialer. Indgår i tilbudsvurderingen under kriteriet funktionalitet hvor følgende vægtes: - Det vægtes positivt, at der kan føres dag til dag statistik. - Det vægtes positivt, at der kan føres samlet statistik. Skal beskrives i Skal bekræftes og beskrives i Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af muligheden for statistik jf.. 70 Det skal være muligt, at nødvendige drivere/software til læsere/skrivere kan installeres på samtlige personalearbejdspladser, således at udstyret frit kan flyttes fra én arbejdsstation til en anden. Samtlige licenser til samlet brug på de administrative pc er på biblioteket skal være indbefattet. Softwaren skal derudover også kunne udrulles i form af en MSI pakke via SCM centralt fra Ikast- Brande Kommunes IT-afdeling. 71 Der skal være mulighed for, at en del af læserne/skriverne oprettes Skal bekræftes og som mobile arbejdspladser der håndteres via bærbare PC er og hvis beskrives i muligt smartphones. 72 Det skal være muligt at håndtere RFID-etiketter programmeret Side 15/37

med datamodeller i brug på andre danske biblioteker, der har indført RFID før den danske datamodel. 73 Det skal være en mulighed at slette data og tyverisikring fra RFIDetiketter på flere materialer samtidig. 74 Læsefeltet skal være afskærmet, således af læsning til siderne og på undersiden af antennen er begrænset. 3.7 Sikkerhedsgates: Tilbudsgiver skal levere, opstille, tilslutte og teste sikkerhedsgates på bibliotekerne. Det understreges at al opsætning m.v. skal være omfattet af de tilbudte priser. (IBK skal sikre nødvendige tilslutningsmuligheder) OBS. Ved tilbuddet skal lægges billedmateriale i farver, der viser gatens udseende. (afsnit 3.7 i.) Mindstekrav nr. Beskrivelse Tilbudsgivers bekræftelse 75 Sikkerhedsgates skal give alarm ved gennemgang med materialer, der ikke er korrekt registreret af brugeren. Alarmen skal kunne indstilles i auditiv og visuel styrke. 76 Sikkerhedsgates skal kunne opfange signaler fra de RFID-typer, der omfattes af den tilbudte løsning. 77 Når alarmen udløses, skal sikkerhedsgaten kunne transmittere data på alle materialer i den pågældende transaktion til en administrativ pc på det pågældende bibliotek. 78 Besøgstæller skal integreres i de opstillede gates. 79 Besøgstælleren skal være tilknyttet et statistikprogram, der automatisk udarbejder besøgsstatistikker med mulighed for udtræk via en administrativ pc på fx ugedag og klokkeslæt med kombination. Skal bekræftes og beskrives i Indgår i tilbudsvurderingen under kriteriet funktionalitet hvor følgende vægtes: - Det vægtes positivt, at der kan føres dag til dag statistik specificeret på ugedage, klokkeslæt. - Det vægtes positivt, at der kan føres samlet udbygget statistik, der viser: o Fordeling af besøg på ugedage og klokkeslæt m.v. - Det vægtes positivt, at der kan laves udtræk til PDF og/eller Excel. 80 Sikkerhedsgates skal kunne detektere RFID, som passerer igennem gaten og ikke RFID, som befinder sig i nærheden af gaten og som ikke er deaktiverede. Placeringen og rækkevidden af sikkerhedsgaten skal sikre, at hhv. handicapkørestole og tvillingebarnevogne kan passere uforhindret igennem uden tab af funktionalitet. Side 16/37

3.8 Implementering: Her beskrives de aktiviteter, der knytter sig til implementering og efterfølgende service og drift af den tilbudte løsning. Det skal understreges, at alle tilbudsgivers aktiviteter under implementeringen inkl. undervisning skal være indeholdt i de tilbudte priser. Dette gælder også transport, diæter mv. for tilbudsgivers personale. Tilbudsgiver skal nedenfor beskrive, hvorledes aktiviteten løftes, herunder hvilket estimeret timeforbrug Ikast-Brande Bibliotekerne vil have i forbindelse med den pågældende aktivitet. Mindstekrav nr. Beskrivelse Tilbudsgivers beskrivelse 81 Implementeringen skal beskrives i en projektplan som tager højde for leverings og implementeringsdatoerne for projektet. Der skal i tidsplanen tages højde for afholdelse af ferie i sommerferieperioden. Skal beskrives i Det forudsættes, at alle biblioteker implementeres med fuld funktionalitet fra 1. oktober 2014. Forberedende aktiviteter som f.eks konvertering fra stregkode til RFID har opstart fra 1. maj 2014, som beskrevet ovenfor. 82 Tilbudsgiver skal komme med forslag til projektorganisation, herunder forslag til implementering der omfatter beskrivelse af træk på personalemæssige ressourcer i Ikast-Brande Kommune. Skal beskrives i Indgår i tildelingskriteriet driftsikkerhed support og service hvor følgende vægtes: - Det vægtes positivt, at der er præcise angivelser af hvilke personalegrupper, der skal stille ressourcer til rådighed i hvilke perioder.(bibliotekerne i Ikast-Brande, IT-afdelingen, Vejle bibliotekerne.) - Det vægtes positivt, at trækket på enkelte personalegrupper koordineres til én samlet periode. 83 Tilbudsgiver skal udarbejde og vedlægge en plan for undervisning af personale. Skal beskrives i Indgår i tildelingskriteriet driftsikkerhed support og service hvor følgende vægtes: - Det vægtes positivt at undervisningen afvikles inden overtagelsesprøvens gennemførelse. 84 Tilbudsgiver skal indenfor normal arbejdstid stille en hotline eller lignende til rådighed i implementeringsperioden. Side 17/37

85 Tilbudsgiver skal stille en medarbejder til rådighed på opstartsdagen af selvbetjeningsløsningen. Medarbejderen skal være fysisk til stede. Medarbejderen skal være kvalificeret til, at udføre ad hoc service m.v. på løsningen. Medarbejderen skal have mulighed for at køre imellem de tre biblioteker. 86 Tilbudsgiver skal beskrive de brugermanualer og den dokumentation, der følger med den tilbudte løsning. Det er således et krav, at der er danske brugermanualer i elektronisk eller fysisk form til hver enkelt enhed i tilbuddet. Skal beskrives i 3.9 Forudsætninger: Indgår i tildelingskriteriet driftsikkerhed support og service hvor følgende parametre vægtes: - Det vægtes positivt, at der er strukturerede brugermanualer med indholdsfortegnelse, overskrifter og stikordsregister. - Det vægtes positivt, at der er mulighed for elektronisk opslagsværk med søgefunktion - Det vægtes positivt, at beskrivelser vedr. funktionalitet er korte og præcise samt brugerorienterede. (ikke behov for tekniske forklaringer, men derimod praktisk vejledning) Beskrivelsen opfyldes ved at vedlægge manual som bilag til tilbudsmaterialet jf.. Tilbudsgiver skal i tilbuddet beskrive hvilke forudsætninger, der skal være til stede hos udbyder. Mindstekrav nr. Beskrivelse Tilbudsgivers beskrivelse 87 Der skal bl.a. mhp. bibliotekernes samspil med Ikast-Brande Kommunes IT-afdeling vedlægges en nærmere beskrivelse af krav til netværk for hver enkelt enhed. Der vedlægges i forhold til tidsplanen en beskrivelse af hvornår tilslutning af forskellige elementer sker. 88 Hvilke opgaver forventes løst af Vejle Bibliotekerne, som driftsafvikler af Ikast-Brande Bibliotekernes bibliotekssystem i forbindelse med implementeringen. - Vejle bibliotekerne driftsafvikler via central server. Skal beskrives i Skal beskrives i 3.10 Serviceaftale. Tilbudsgiver skal tilbyde en serviceaftale, som skal beskrives detaljeret. Pris opgives pr. måned jf. tilbudslisten bilag 1. Serviceaftalen tilbydes gratis i garantiperioden som løber fra underskrift af kontrakt og frem til d. 31.10.2015. Efterfølgende faktureres serviceaftalen den tilbudte pris jf. tilbudslisten. Mindstekrav Beskrivelse Tilbudsgivers Side 18/37

nr. beskrivelse 89 Henvendelse vedr. hotline support skal besvares af en kvalificeret dansktalende supportmedarbejder maks. ½ time efter modtagelsen ved henvendelse til Hotline support. Det forudsættes at hotline support holder åbent indenfor normal arbejdstid. Normal arbejdstid defineres som mandag-fredag 8.00-16.00. Skal bekræftes og beskrives i Ved væsentlig nedbrud skal fejlretningen være påbegyndt indenfor fire timer. Fejlretning skal ske indenfor normal arbejdstid. Hvis henvendelse modtages klokken 15.00 skal fejlretning påbegyndes senest 11.00 efterfølgende arbejdsdag. Ved væsentligt nedbrud forstås, at systemet ikke kan bruges dvs. at essentielle funktioner ikke virker. Ved mindre væsentlige nedbrud skal fejlretningen være påbegyndt indenfor otte timer. Hvis henvendelse modtages klokken 15.00 skal fejlretning påbegyndes senest 15.00 efterfølgende arbejdsdag. Ved mindre væsentlig nedbrud forstås, at systemet kan bruges, men at ikke alle funktioner virker. Transport af tekniker og udstyr skal være inkluderet i serviceaftalens pris. Det skal beskrives, hvordan fejl rapporteres og tilbudsgivers videre håndtering af disse. Der skal i beskrivelsen indgå, om der fra tilbudsgivers side er mulighed for fjernadgang og fjernsupport. Herunder ønskes en detaljeret skitsering af fjernsupporten på automaterne mht. både direkte support, fejlretning og programmelopdatering. Der skal beskrives hvilke elementer der indgår i licensvedligeholdelsen f.eks. hvilke elementer omkring opdatering, der indgår i licensaftalen. Serviceaftalen skal kunne opsiges af Ikast-Brande Bibliotekerne med 6 måneders skriftligt varsel til udgangen af en måned. Fra tilbudsgivers side er serviceaftalen uopsigelig i fire år regnet fra 1.11.2014. Efter fire år fornys serviceaftalen automatisk for et år af gangen medmindre serviceaftalen opsiges med 6 måneders skriftligt varsel af leverandør eller ordregiver. Indgår i tilbudsvurderingen under driftsikkerhed support og service hvor følgende vægtes. - Det vægtes positivt, at der er mulighed for fjernsupport. Side 19/37

3.11 Konsulentbistand - Det vægtes positivt, at der er mulighed for kontakt til hotline udenfor normal arbejdstid (dog afhængig af omfang) - Det vægtes positivt, at der er mulighed for udbedring af fejl udenfor normal arbejdstid uden yderligere fakturering (dog afhængig af omfang) Mindstekrav nr. Beskrivelse Tilbudsgivers bekræftelse 90 Al konsulentydelse skal være indregnet i de tilbudte priser, og Ikast- Brande Kommunes ansatte skal have mulighed for at kontakte tilbudsgivers konsulenter direkte. 3.12 Udviklingspotentiale Mindstekrav nr. Beskrivelse Tilbudsgivers bekræftelse 91 Tilbudsgiver skal i kontraktperioden garantere, at Ikast-Brande Kommune via biblioteket holdes orienteret om samtlige nyudviklinger inden for dette område. Skal beskrives i Indgår i tilbudsvurderingen under funktionalitet hvor følgende vægtes: - Det vægtes positivt, at der udvikles omkring overvågning af alarm, hvis en bruger har problemer ved selvbetjeningsautomaterne - Det vægtes positivt, at der udvikles i forhold til betaling af gebyrer m.v. via selvbetjeningsautomaterne. 3.13 Option - Hyldekontrollæser: Til brug for materialepleje skal tilbudsgiver som valgfri option give tilbud på en RFID hyldekontrollæser. Mindstekrav nr. Beskrivelse Tilbudsgivers bekræftelse 92 RFID hyldekontrollæseren skal anvendes til materialepleje. Tilbudsgiveren skal give en nærmere beskrivelse af hyldekontrollæserens funktionalitet, samt levere dokumentation i form af billedmateriale. Skal beskrives i Side 20/37

3.14 Overtagelsesprøve og driftsprøve Overtagelsesprøve og driftsprøve omfatter de aktiviteter, der vedrører overdragelsen af systemet til ordregiver. Tilbudsgiver skal i sit tilbud skitsere tidsplan for hhv. overtagelsesprøver og driftsprøver i overensstemmelse med følgende: Overtagelsesprøven skal være gennemført og godkendt senest d. 1. oktober 2014. Driftsprøven skal være gennemført og godkendt senest d. 1. november 2014 eller alternativt 30 dage efter godkendt overtagelsesprøve. Det er en forudsætning for igangsættelsen af driftsprøven, at overtagelsesprøven er godkendt. Fælles for overtagelsesprøve og driftsprøve: Der skal udarbejdes en prøveplan for overtagelsesperioden. Prøveplanen skal indeholde angivelse af karakter og omfange samt tidspunkt for ordregivers deltagelse, herunder hvilke data Ordregiver skal stille til rådighed med henblik på hensigtsmæssig gennemførelse af prøven. Overtagelsesprøve: Prøveplanen skal omfatte afprøvning af alle krav jf. kravspecifikationen og således omfatte test af samtlige funktionaliteter i den tilbudte løsning. Dette omfatter endvidere integration til andre systemer m.v. Overtagelsesprøven godkendes såfremt prøven gennemføres uden konstatering af en eller flere kvalificerede mangler. Der er tale om en kvalificeret mangel hvis: - Flertallet af brugere ikke kan anvende systemet eller funktionaliteten er nedsat i en sådan grad, at systemet må anses for ude af drift. - Anvendeligheden af systemet nedsættes eller besværliggøres i betydende omfang - Anvendeligheden af systemet er nedsat i ikke ubetydeligt omfang, medmindre manglen kun berører enkelte af de relevante brugere eller manglen kan omgås uden betydelig ekstra indsats for ordregiver. - Adskillige ikke kvalificerede mangler kumulativt har et sådan omfang, at ordregivers anvendelse af systemet er påvirket i væsentligt omfang. Der er ikke tale om en kvalificeret mangel hvis: - Der blot er tale om, at en enkelt funktion ikke virker, og denne kan omgås ved brug af anden funktionalitet - Der er tale, om at funktionalitet ikke virker, hvor funktionaliteten ikke af ordregiver anses som væsentlig i forhold til kundens anvendelse af systemet eller i forhold til at ordregiver kan betjene sine brugere. Når overtagelsesprøven er gennemført udarbejder leverandøren straks en rapport over prøveforløbet med opførelse af eventuelle konstaterede mangler i en mangelliste. Såfremt ordregiver ikke kan godkende overtagelsesprøven skal ordregiver straks give skriftlig meddelelse med anførelse af de mangler der skal udbedres for at kunne godkende overtagelsesprøven. Såfremt overtagelsesprøven godkendes med konstaterede mangler, skal manglerne anføres i en mangelliste. Side 21/37

Driftsprøve Formålet med driftsprøven er, at konstatere hvorvidt leverancen til fulde lever op til kravspecifikationens krav samt tilbudt funktionalitet. Under driftsprøven er leverandøren forpligtet til at udbedre alle konstaterede fejl og mangler inklusive mangler konstateret i forbindelse med overtagelsesprøven. Under driftsprøven har leverandør ret og pligt til at optimere systemets ydeevne i det omfang, at det måtte være nødvendigt. Driftsprøven skal omfatte mindst 20 arbejdsdage i træk, hvori systemet har været i drift med normale funktioner. Driftsprøven godkendes såfremt systemet i 20 dages drift har fungeret uden væsentlige nedbrud samt uden konstatering af kvalificerede mangler som leverandør bærer ansvar for. Endvidere er det en forudsætning for driftsprøvens godkendelse, at konstaterede mangler i hhv. overtagelsesprøven og driftsprøven i det væsentligste er udbedret. Side 22/37

4 Kontrakt Kontrakt vedr. levering af RFID selvbetjeningsløsning ("Kontrakten") [OBS: Kontrakten skal ikke udfyldes. Kontrakten udfyldes af ordregiver i forbindelse med eventuel kontraktindgåelse] 1 Parterne Nærværende kontrakt er indgået mellem ORDREGIVER Ikast-Brande Kommune og KONTRAKTHAVER [Kontrakthavers navn] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR] 2 Kontraktens grundlag Nærværende kontrakt er indgået i henhold til udbud efter Tilbudsloven vedr. RFID selvbetjeningsløsning Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktens grundlag består i prioriteret rækkefølge af: A. Kontrakten B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar C. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af [mm.åååå] D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 3 Kontraktens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra tidspunktet for begge parters underskrift og er uopsigelig for begge parter indtil den 31.10.2018. [Krav vedr. serviceaftale indsættes i forbindelse med eventuel kontraktunderskrivelse] 5 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse. Side 23/37

Al kontakt foregår i kontraktperioden på dansk. 6 Levering og leveringsbetingelser [Indsættes fra kravspecifikation i forbindelse med kontraktindgåelse.] 7 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten. 8 Priser For leverancer foretaget i henhold til kontrakten gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Priser angives altid med to decimaler. 9 Prisregulering Enhedspriserne på produkter jf. tilbudslisten skal være fast fra kontraktindgåelse og indtil 1.11.2015. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringen årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1.11.2015 og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks statistiks nettoprisindeks fra marts 2014 til august 2015. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen. Pris på serviceaftale skal være fast de første 12 måneder fra d. 1.11.2015. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1.11.2016 og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks statistiks nettoprisindeks fra august 2015 til august 2016. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen. Side 24/37

Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Stigningen beregnes i forhold til den eksisterende pris således: Nuværende pris x (100 + %-sats) / 100. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden. Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den. 10 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsen er 30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura jf. 7 Faktura for hovedleverancen må udstedes på dato for godkendt driftsprøve. Faktura fremsendes med fradrag for eventuelle bodskrav. Serviceleverancen faktureres bagudrettet med enten månedlig, halvårligt eller årligt interval. 11 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen der følger af denne kontrakt må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve kontrakten. 12 Underleverandører Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 13 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overdrages uden forudgående skriftlig samtykke fra ordregiver. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten. 14 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve kontrakten med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 15 Forsinkelse Side 25/37