Referat for: Aarhus Søndre Provstiudvalg PU møde 11. oktober 2016. Kl. 9.00 Mødested: Hjulbjergvej 175, Holme Per Thomsen fravær Mødepunkt 1 Referat fra provstiudvalgsmødet den 14. september 2016 Sag: Provstiudvalgets mødereferat (1044) Godkendt. Møde 15. aug. 2016 Møde 14. sept. 2016 2 Provstudvalgets konstituering efter 1. okt. 2016 Bilag til regnskabsinstruks. 3 Orientering ved provsten. Sag: Fremtidens provsti (1038) Forslag til PU møder i 2017 Forslag til provstesyn 2017 plus planlagte i 18-19 og 20 Forventninger til et provsti - hvilken bane har vi at spille på? Fordeling af arbejdsområder. Cases Forslag til PU møder 2017 Egon Brauer valgt som formand fra den 1. okt. 2016, så vurderer PU om provsten skal være formand i den nye valgperiode, når hun er kommet ind i opgaverne. Provst Jette Marie Bundgaard-Nielsen valgt som næstformand. Bilag til regnskabsinstruks blev underskrevet. Pu møder i 2017 blev fastsat. 18. jan. kl. 9.00-12.00 22. feb. kl. 9.00-11.00 30. mar. kl. 9.00-12.00 forløbig driftsramme 2018 19. apr. kl. 9.00-13.30 forberede budget 2. maj indledende budgetsamråd kl. 19.00 17. maj kl. 9.00-11.00 20. jun. 15.30 23. aug. kl. 9.00-13.00 forberede budget 5. sep. kl. 19.00 budgetsamråd 13. sep. 9.00-10.00 25. okt. 9.00-12.00 14. nov. formandsmøde evt. pu møde forinden. 6. dec. 15.30 Aftenmøde for nye menighedsråd 1. feb. 2017 kl. 19.00 Provstesyn 10. maj kl. 9.00 16. maj kl. 9.00 18. maj kl. 9.00 30. maj kl. 9.00 I Mårslet-Tiset- Astrup-Tulstrup-Hvilsted. Drøftelse af provstiarbejdet. Referat,11-10-2016 Side: 1
4 Økonomiske konsekvenser ved præsternes fordelingsprocent i Ormslev og Kolt pastorat Sag: Præstesituationen i Ormslev og Kolt (944) - Kolt Sogn Kolt menighedrsåds brev videresendes til biskoppen, nar provsten har talt med de implicerede parter. Se i øvrigt referatet pkt. 5 Mghr. brev til biskop vedr. fordelingsprocent. 5 Præsteressourcer og lokalfinansierede præstestillinger. Sag: Præsteressourcer (1043) Præstekvoter i Aarhus Søndre Provsti. 3. kvt. 2016. Provst afsøger handle muligheder i samtale med præster og forhandling med biskoppen. Provstiudvalget er indstillet på at bevilge nogle af ressourcerne men biskoppen forventes også at bidrage. 6 Personalenormering i provstiet. Sag: Organist stilling Ormslev-Kolt (1041) - Ormslev Sogn Bilag som eksempel. Kolt ønsker at opsige fælles ansættelse 7 Provstesyn Skåde præstebolig. Sag: Renovering, Dalsvinget 14 (929) - Skåde Sogn Protokol fra processyn med provst og bygningskyndig 8 Ansøgning om midler fra 5% puljen. Provstesyn Mårslet præstebolig Sag: Præstegårds kælder, fugt problemer (1013) - Mårslet Sogn Provstiudvalget tager Kolts ønske, om at frigøre organisten fra kirketjeneste i Ormslev sogn til efterretning. Provstiudvalget forudsætter, at Kolt menighedsråd selv kan finansiere de ekstra organisttimer. Men det vil være god forvaltnings skik at revurdere timetallet efter det reelle behov. Søren Gynther-Sørensen og provst Jette Marie Bundgaard-Nielsen deltog ikke i dette pkt. Provstiudvalget godkender alle de i synsprotokollen oplistede tiltag iværksat nu. Herunder garage- og haveanlæg samt adskillelse mellem stuerne. Der tilbydes et rentefrit lån i et år i provstiets opsparede midler indtil præsteboligen på Ny Moesgaardvej er solgt og et provenue foreligger. Provstiudvalget reserverer midlerne i 5% puljen og afventer projektbeskrivelsen, økonomiske overslag og tilbud. Protokol efter provstesyn af kælder i Mårslet præstebolig. 9 Flytning af sognegrænsen. Tranbjerg - Mårslet Sag: Flytning af sognegrænse mellem Tranbjerg og Mårslet (1032) - Tranbjerg Sogn Videresendes til stiftet med anbefaling. Skrivelse fra Mårslet Referat,11-10-2016 Side: 2
Skrivelse fra Tranbjerg Bilag 10 Kirkekassernes regnskab 2015 Sag: Regnskab 2015 (588) Revisionsbemærkninger for 2015 Provstiudvalget godkender kirkekassernes regnskaber 2015 under forudsætning af, atbemærkningerne jvnf. revisionsprotokollaterne efterfølges. Revisionsprotokollater 2015 11 Provstiudvalgskassens 3. kvt. rapport 2016 Sag: Provstiudvalgskassen 2016 (1037) Godkendt. Rapport fra 3. kvt. 12 Mghr. ansøgning om tilslutning til fjernvarme til Astrup præstegård Sag: Energiforbedring (416) - Astrup Sogn Videresendes til godkendelse i stiftet, når projektet foreligger. Provstiudvalget anbefaler projektet og godkender at projektet finansieres af kirkekassens store beholdning af frie midler. Mghr. ansøgning om tilslutning til fjernvarme 13 Provstiudvalgskassens endelige budget 2017 Sag: PUK Budget 2017 (971) PU endeligt budget 2017 PUK 2017.xlsx 14 Diæter. Høringsbrev Sag: Diæter (1036) Budget 2017 godkendt for Aarhus Søndre provstiudvalgskasse, CVR-nr. 21113042. Endelig afleveret d. 04-10-2016 15:37. I 2016 blev midler, der var afsat til præste faglig udvikling og kollegialitet, brugt til at dække underskud og uforudsete udgifter. Derfor er det nødvendigt at bygge op på ny og fra budget 2018 at revurdere behovet for tildeling af ligning til provstiudvalgskassen. Provstiudvalget fremsender ingen høringssvar. Diæter. Udkast Høringsbrev 2016. Diæter 15 Kopi af synsprotokollen. Sag: Syn 2016 (1040) - Ravnsbjerg Sogn De synsudsatte arbejder godkendes til udførelse inden for driftsrammen. Referat,11-10-2016 Side: 3
Protokollat 16 Skåde præstebolig. Ny Moesgaardvej Sag: Salg af tjenestebolig (869) - Skåde Sogn Mghr. s ansøgning. Mægler opdatering efter 6 mdr. vedr. salget af Ny Moesgårdvej 23, 8270 Højbjerg Provstiudvalget anbefaler, at menighedsrådet forlænger kontrakten med den nuværende mægler men kun for tre måneder og samtidig nedjustere salgsprisen med kr. 300.000 Referat,11-10-2016 Side: 4
Orientering 17 Informationsbrev vedr. rentesats fra banken Sag: Rentesats danske bank ultimo 2016 (1033) Lars Jacobsen undersøger rentesatsen i andre banker. Provstiudvalget tager beslutning om flytning af reserven på næste provstiudvalgsmøde 16. nov. 2016 Informationsbrev fra banken 18 Evt. Drøftelse af fælles sats for vikarløn i provstiet. Referat,11-10-2016 Side: 5