Kontraktholderhåndbog - version 29. maj Indhold Afsnit 1 Skanderborg-kulturen og værdierne... 1 Afsnit 2 - Kontraktmodellen... 3 Afsnit 3 - Årshjulet... 4 Afsnit 4 - Den politiske styring... 6 Afsnit 5 - Skanderborg-ordbogen... 7 Afsnit 6 Lederrollerne... 9 Afsnit 7 Delegationen og forholdet mellem fagchef og kontraktholder... 9 Afsnit 8 Diverse lederfora... 10 Afsnit 9 Heartcoreledelse... 10 Afsnit 10 - MED-organisationen... 12 Afsnit 11 - Organisation og opgaver... 13 Afsnit 12 - Specielt om økonomi... 16 Afsnit 13 Personalepolitik og praktiske ting... 17 Afsnit 14 Intro-program for nye kontraktholdere... 19 Afsnit 1 Skanderborg-kulturen og værdierne Citat: Der er ikke mange organisationer og arbejdspladser, hvor de formulerede værdier faktisk lever i praksis og reelt spiller en rolle for de ansatte. Det gør de i Skanderborg Kommune! (Mercuri Urvals afsluttende kommentar i Gennemlysning af den politiske og administrative organisation 2012) link til rapporten Skanderborgkulturen bygger på en grundopfattelse af, at resultater og forandringer skabes i mødet med borgere og brugere, og at ledere og medarbejdere præsterer deres bedste, når de har handlefrihed og behandles med tillid og respekt. Skanderborgkulturen bygger også på, at ledelse i Skanderborg Kommune er baseret på værdier frem for regler. Skanderborg Kommune har ét fælles værdisæt (se nedenfor), der understøtter, at kommunale resultater og forandringer skabes i et samspil mellem borgere og medarbejdere. Samtidig skaber værdisættet en samlet organisation med en sammenhængende kultur blandt politikere, ledere og medarbejdere. Skanderborg Kommunes værdier: 1. Åbenhed Det betyder f.eks. at vi er interesserede og lydhøre i forhold til borgere, virksomheder og ansatte. 2. Mod Det betyder f.eks. at vi tør handle og prøve nyt også når vi er i tvivl. 3. Fællesskab 1
Det betyder f.eks. at vi tænker og handler i helheder og sammenhænge og søger sammen vores fælles mål. 4. Mangfoldighed Det betyder f.eks. at vi giver plads til og ser forskellighed som en styrke og ressource. 5. Engagement Det betyder f.eks. at vi vil gøre en forskel og bruger os selv og hinanden, fordi det, vi laver, er vigtigt. 6. Ordentlighed Det betyder f.eks. at vi er ansvarlige og opmærksomme, når vi møder borgere, opgaver og kolleger. De kommunale værdier er vigtige elementer i den decentrale ledelse, Skanderborg Kommunes personalepolitik, MED-arbejdet og som element i kommunens profilering i omverdenen. Gennemlysning af Skanderborg kulturen i 2012 Mercuri Urval fik i 2012 til opgave at gennemlyse den politiske og administrative organisation. link til gennemlysningsrapporten Det kom der bl.a. følgende ud af: En kultur kan ikke besluttes - den skal leves. Kultur forstås ofte som måden vi gør tingene på. Gennemlysningen har søgt at indkredse og diskutere Skanderborg-kulturen. Findes der en særlig måde at gøre tingene på i Skanderborg? Der er i meget høj grad en Skanderborg-kultur, som lever i alle kæderne. Den er sund og opleves ikke overdreven selvfed. I det politiske niveau kendes kulturen på et konstruktivt samspil, en god tone og kollegialitet på tværs af alle politiske og organisatoriske skel. Der er i høj grad plads til og anerkendelse af de mange måder at være politiker på. Skanderborg Kommunes værdier lever - de bruges, tages frem og inddrages i debatten også i denne gennemlysning. Kontraktholderne udtrykker en mærkbar stolthed forbundet med at være ansat i Skanderborg Kommune: Jeg oplever en kultur, hvor jeg bliver taget alvorligt, og hvor der er tillid til, at jeg som kontraktholder kan løse den opgave, jeg får stillet. Det danner grobund for at tilrettelægge og udvikle kommunale servicetilbud af en høj kvalitet. Der er et fællesskab om at løse opgaverne og et stort fokus på at udleve og praktisere vores værdisæt. Der er ikke langt fra ord til handling, og dét gør os bemærkede. En fagchef udtaler sig ligeledes om Skanderborg-kulturen: Jeg er stolt af at være en del af en kommune, der tør gå nye veje og tildele frihed under ansvar. Ledelse tages på, og vi er gode til at samarbejde om kerneopgaverne. Her er en speciel ånd, og jeg kan også mærke på andre udefra, at de kender og respekterer Skanderborg. En politiker supplerer med sin optik: Skanderborg-kulturen gør sig i høj grad også gældende på det politiske niveau. Her ses en mærkbar dedikation til det politiske rum og en exceptionel ansvarlighed. Som kommune fungerer vi politisk, der er en god stemning og en god tone i Byrådet. Her er åbenhed i dialogen, og det er et unika, mener jeg. Det skaber i særdeleshed gode arbejdsvilkår og præmisser for det politiske arbejde. 2
Et medlem af direktionen reflekterer ligeledes over Skanderborg-kulturen og det fælles sprogbrug i den sammenhæng: Her i Skanderborg har vi en sund kultur, som er præget af åbenhed, ordentlighed og engagement. Jeg oplever, den er et produkt af vores Skanderborg-model [ ] Jeg er klar over, at vi ikke længere må benævne den som Skanderborg-modellen, men det mener jeg er forkert. Skanderborg-modellen er et godt brand, så lad os da positionere os derved! Fra dialogen med medarbejderrepræsentanterne: Der er muligheder for os som medarbejdere i alle sammenhænge, for når som helst og hvor som helst at komme til orde. Jeg har aldrig hørt om nogen, der har så meget medindflydelse, som vi har. Vi snakker med hinanden, vi lytter til hinanden, det er altså bare ordentligt. Afsnit 2 - Kontraktmodellen Kontraktstyrede enheder De kontraktstyrede enheder er kernen i Skanderborg Kommunes daglige møde med borgerne. De kontraktstyrede enheder har rum til selv at tilrettelægge den daglige drift i dialog mellem leder, medarbejdere, brugere og det relevante fagsekretariat. Det sker inden for de rammer, som Byrådet fastlægger i budget, politikker, og den årlige udviklingskontrakt mellem kontraktholder og Direktionen (på vegne af Byrådet). De kontraktstyrede enheders opgaver uddybes i afsnittet om Organisation og opgaver (link) Kontrakten Skanderborg Kommunens samlede ledelse arbejder målrettet på, at Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer virkeliggøres og koordineres i hele organisationen. Byrådets beslutninger fremgår af politikerhåndbogen: se Politikerhåndbogen Direktionen indgår hvert år på vegne af Byrådet en kontrakt (eller aftale) med hver af de 66 kontraktholdere (eller aftaleholdere. Alle udviklingskontrakter 2013 forholder sig til de politisk besluttede forandringer vedrørende effektivisering, øget samarbejde med borgerne og nedbringelse af energiforbrug. Derudover indeholder udviklingskontrakterne målsætninger, der afspejler fagspecifikke udfordringer eller udfordringer på den enkelte arbejdsplads. Hver udviklingskontrakt beskriver, hvordan lederen følger op for at sikre læring og fortsat udvikling på arbejdspladsen og i Skanderborg Kommune. Kontraktholders ansvar Udviklingskontrakten er kontraktholders arbejdsredskab. Kontraktholder udarbejder i samarbejde med brugere, medarbejdere, og lokalmed-udvalg forslag til kontraktmål for det kommende år, se årshjulet (link). Fagchefens ansvar 3
Fagchefens opgave er, på vegne af Direktionen, at kontrollere udmøntningen af kontraktforhold. Fagchefen tilrettelægger og leder processen for udviklingsdialogen, som foregår i første halvår. Udviklingsdialogen sikrer: at politiske prioriteringer bliver tydelige for kontraktholderen at kontraktholder, på baggrund af opfølgning på egne kontraktmål, overfor udvalget tydeliggør faglige og ledelsesmæssige udviklingsmuligheder og udfordringer, der eventuelt kan have betydning for udvalgets forslag til nye forandringsmål Direktionens ansvar Direktionen varetager den overordnede ledelse af organisationen og af aftale- og kontraktholdere. Det er således Direktionen, der på vegne af Byrådet indgår udviklingskontrakter med kontraktholdere ved at godkende den og underskrive i december måned året før. Direktionen har i den forbindelse ledelsesmæssigt fokus på implementeringen af Direktionens Ide- og arbejdsgrundlaget, se Direktionens ide- og arbejdsgrundlag. link Se også afsnit om årshjulet Afsnit 3 - Årshjulet Illustration årshjulet fra ABC en. Den enkelte kontraktholder indgår hvert år i december en udviklingskontrakt med Direktionen (på vegne af Byrådet) for det kommende år. Udviklingkontrakten har følgende afsnit 1. Virkeliggørelse og koordinering af politisk besluttede forandringer 2. Udviklingskontraktens mål for 2013 3. Opfølgning 4. Underskrifter Alle kontrakter kan ses på www.skanderborg.dk/kontraktportalen efter godkendelsen i december. Udviklingsdialogen januar til maj Forberedelsen af næste års budget starter i foråret. Det enkelte politiske udvalg inviterer kontraktholdere til et dialogmøde, for at diskutere den aktuelle udvikling. Kontraktholderen har forud for dialogmødet været i dialog med brugere, medarbejdere og LokalMED-udvalget. På den måde har kontraktholderen et godt og bredt udgangspunkt for at gå ind i dialog med politikerne som forberedelse til næste års budget. Der kan f.eks. være et punkt på dialogmødet om hvilke dele af politikkerne, der skal have særlig fokus i budgettet for det kommende år. De enkelte politiske udvalg holder dialogmøder dels med kontraktholderne, dels med repræsentanter for brugerbestyrelserne på området. Udviklingsdialogen går begge veje og sikrer: At politiske prioriteringer bliver tydelige for kontraktholderen, og 4
At kontraktholderen, på baggrund af opfølgning på egne kontraktmål, overfor udvalget tydeliggør faglige og ledelsesmæssige udviklingsmuligheder og udfordringer, der eventuelt kan have betydning for udvalgets forslag til budget. Det enkelte fagudvalg udarbejder derefter forslag til politiske forandringer, der skal indgå i budgettet. Nogle forslag vil have økonomiske konsekvenser, andre vil sætte en retning eller udpege et fokusområde uden at det skal have bevillingsmæssige konsekvenser. Forslagene sendes til Økonomiudvalget og Byrådet inden sommerferien. Fagcheferne formidler disse forslag til kontraktholderne umiddelbart derefter. Det er Byrådet, der senest 15. oktober vedtager budgettet og dermed de bevillinger og forandringer, der gælder for det kommende år. En del af de politisk fastlagte forandringer kan være obligatoriske for alle aftale- og kontraktholdere, og skal indgå i alle kontrakter og aftaler. Andre af de politisk besluttede forandringer vil kun være relevante for kontraktholdere på et fagområde. På baggrund af budgettet fastsætter Direktionens strategiske mål (= Direktionens Ide- og Arbejdsgrundlag) (link) og fagchefens mål for fagområdet i forhold til kontraktstyringen og melder det ud til kontraktholdere, så det kan blive en del af arbejdet med kontrakterne for det kommende år. Kontraktholderen skriver forlag til egne kontraktmål for det kommende år på baggrund af udmeldingen fra fagchefen og i samarbejde med brugerne, medarbejderne og LokalMED-udvalget. Disse forslag drøftes med fagsekretariatet i Lærings- og kontraktdialogen, der finder sted i efteråret. Undervisnings- og Børneudvalget indbyder repræsentanter for bestyrelserne på børne- og ungeområdet til en præsentation af det vedtagne budget. Kontraktholderne deltager i disse møder. Kultur- og Sundhedsudvalget indbyder repræsentanter for bestyrelserne på kulturområdet til en præsentation af det vedtagne budget. Kontraktholderne deltager i disse møder. Lærings- og kontraktdialogen i andet halvår Kontraktholderen følger løbende op på egne kontraktmål i samarbejde med brugere, medarbejdere og LokalMED. Kontraktholderen kan således redegøre for sin opfølgning på gældende kontraktmål i Læringsog kontraktdialogen i efteråret. Det er fagchefen, der inviterer kontraktholderne til lærings- og kontraktdialog i efteråret. Lærings- og kontraktdialogen sikrer: at kontraktholderens opfølgning på gældende kontraktmål formidles til fagområdets øvrige kontraktholdere, og at de foreliggende forslag til kontraktmål for det kommende år drøftes generelt. Lærings- og kontraktdialogen er således også en videndeling på tværs af kontraktholdere på samme område, f.eks. dagtilbud. Fagchefen formidler i systematisk form det samlede fagområdes læring i forhold til gældende kontraktmål til Direktionen med henblik på at kvalificere grundlaget for Direktionens 5
strategiudvikling og til det politiske udvalg med henblik på at kvalificere grundlaget for udvalgets politikformulering. Kontraktholderen formidler det samlede fagområdes læring i forhold til gældende kontraktmål til brugerne, medarbejdere og LokalMED-udvalget. Indgåelse af udviklingskontrakten På baggrund af kontraktholders egne forslag til kontraktmål, der omsætter politisk fastsatte udviklingsmål, Direktionens Idé- og Arbejdsgrundlag samt fagchefens tværgående udviklingsinitiativer, fremsender fagchefen et kontraktudkast til Direktionen til godkendelse inden årets udgang. Kontraktudkastet færdiggøres i en dialog mellem fag-/stabschefen, inden det sendes til Direktionen til godkendelse. Opfølgning på kontrakt Fag- og stabschefer følger løbende op på udviklingskontrakten med den enkelte kontraktholder, og direktørerne følger op på aftaler med aftaleholderne. Det fremgår af den enkelte kontrakt, hvordan og hvornår, der følges op. Byrådet og de stående udvalg følger løbende hen over året op på politikkerne herunder de forandringer, der vedtages som en del af budgettet. De stående udvalg fastlægger i forbindelse med årsplanen for udvalgets arbejde hvordan og hvornår udvalget vil følge op på de politisk besluttede forandringer. Det kan f.eks. være via eksisterende rapporter (eks. kvalitetsrapporten for skolerne), via fagsekretariatets redegørelse i udvalget, via besøg hos udvalget kontraktholdere eller på anden vis. Udviklingskontrakterne og opfølgningen på dem kan indgå i denne opfølgning, eller kontraktholderne kan blive bedt om at give oplysninger til brug for redegørelser til det politiske udvalg. Eller evt. at medvirke på møderne med oplæg om, hvordan forandringer er omsat til handling i den kontraktstyrede enhed. Ved budgetopfølgningen ultimo januar, ultimo april og ultimo august følger Byrådet op på de samlede bevillinger, incl forandringer med eller uden økonomi. Kontraktholderens forpligtelser i forbindelse med budgetopfølgningen er beskrevet i økonomistyringshåndbogen (link) Afsnit 4 - Den politiske styring Jf. Skanderborgmodellen (link) er det bærende princip, at det politiske niveau er politikformulerende og politikkontrollerende, og ansvaret for den umiddelbare forvaltning er delegeret til det administrative niveau. Den politiske ledelse sker dels hos Byrådet og dels i de bestyrelser, der er hos nogle kontraktholdere. Den enkelte kontraktholder skal fastholde sit ledelsesrum for den umiddelbare forvaltning i forhold bestyrelsen og byrådets/det politiske politikformulerende og -kontrollerende rolle. Byråd og stående udvalg Byrådet træffer beslutning om visioner, politikker og budgettet efter indstilling fra de stående udvalg. Politikformuleringen sker i de enkelte udvalg. De faglige områder er fordelt mellem de stående udvalg i styrelsesvedtægten (link til den). Nogle af politikkerne går på tværs af fagområder, f.eks. sundhedspolitikken 6
eller politik for mødet med borgeren, og er relevant for alle kontraktholdere. Andre politikker, f.eks. vejen til fremtidens skole, er mest relevant for kontraktholderne på skoleområdet. Byrådets politikker og beslutninger om forandringer fremgår af Politikerhåndbogen (link). Politiske styringsværktøjer Byrådet har fastsat den overordnede vision for Skanderborg Kommune i Kommuneplan 2013. I starten af næste valgperiode fastlægger Byrådet en udviklingsstrategi, der fastlægger en række politikformuleringer og udviklingsprojekter, der skal gennemføres i valgperioden. Politikernes værktøjer til styring er politikker med flerårigt sigte, årsbudgetter, og fastsættelse af standarder. Politikker med flerårligt sigte formuleres af de politiske udvalg og vedtages af Byrådet. Politikker og de beslutninger, som Byrådet træffer om forandringer i opsamles i forbindelse med budgetlægningen og fremgår af Politikerhåndbogen (link). Link til ordbogen.(link) Sammenhæng mellem politikker, forandringer, budget og umiddelbar forvaltning Det er de politiske udvalg, der følger op på, om den kommunale service og den kommunale virksomhed i praksis lever op til Byrådets politik. Det sker via dialogmøder, redegørelser til udvalget, statistikker, i de tre årlige budgetopfølgninger og i regnskabet.(link til årshjulet). Fordelingen af ansvarsområder i udvalgene Fordelingen af sagsområder på udvalg fremgår af Styrelsesvedtægten (link) Byrådets og udvalgenes sammensætning fremgår af hjemmesiden (link) Dagsordenen og referater fra Byrådets og udvalgenes møder fremgår af hjemmesiden (link). Det er kun Byrådets møder, der er åbne for tilhørere. Samarbejdet med brugerbestyrelser o.lign. De fleste kontraktstyrede enheder har en brugerbestyrelse el. lign. Det er fastlagt i lovgivningen, hvilken kompetence, den enkelte type brugerbestyrelse har, f.eks. bekendtgørelse om skolebestyrelser henholdsvis dagtilbud. (link) Skanderborg Kommune vil samarbejdet med aktive borgere, herunder brugerbestyrelserne. I dagtilbud og skoler og andre steder er der valgte brugerbestyrelser. Medlemmerne af brugerbestyrelserne påtager sig en vigtig opgave i forhold til drift og udvikling. Kontraktholderen har en vigtig opgave i dialogen med brugerbestyrelsen og i at involvere brugerbestyrelsen i principperne for drift og udvikling af stedet. Kontraktholderen fastholder og skaber sit ledelsesrum og respekten herom, også i forhold til bestyrelsen. Afsnit 5 - Skanderborg-ordbogen Vision, strategi, forandring.. kært barn har mange navne. Det fælles sprog i Skanderborg Kommune knytter sig især til de politiske opgaver med politikformulering og opfølgning, budgetlægning og strategisk planlægning. 7
Vision en vision er en politisk beslutning om en tilstand, der skal arbejdes hen imod og om de værdier, udviklingen skal bygge på. En vision er kendetegnet ved, at den beskriver en tilstand, som er inden for synsvidde, men uden for rækkevidde. En vision behøver ikke at være formuleret så konkret, at den umiddelbart kan omsættes i hverdagen, og der behøver ikke være taget stilling til de økonomiske konsekvenser. Men en vision er altid en besked til kommunens ledere, medarbejdere og til borgerrepræsentationen om at begynde at tænke i en ny retning. De politisk besluttede visioner indgår i Byrådets udviklingsstrategi, kommuneplanen og Byrådets politikker, f.eks. sundhedspolitikken eller socialpolitikken. Visionerne fremgår af Politikerhåndbogen (link) Strategi er en politisk beslutning om de vigtigste veje frem til visionen. De indgår i Byrådets udviklingsstrategi, kommuneplan og Byrådets politikker, f.eks. Sundhedsstrategier. De er kendetegnet ved, at det er vigtige indsatsområder, som kan opfyldes indenfor en overskuelig fremtid. Der er ikke knyttet bevillinger direkte på strategier. Strategierne fremgår af Politikerhåndbogen (link) Forandring er en fællesbetegnelse for Byrådets ordrer til at gennemføre konkrete projekter. Når der vedtages en forandring, skal der samtidigt være taget stilling til økonomiske konsekvenser af forandringen. En politisk besluttet forandring kan have form af et anlægsprojekt, eller det kan være et projekt, der indebærer forandringer i driften. Forandringen er, som ordet antyder, en midlertidig tilstand, og af vedtagelsen vil det fremgå, hvornår forandringen forudsættes gennemført. Forandringen kan evt. medføre en varig ændring i de politisk besluttede standarder eller i bevillingernes størrelse. Forandringer besluttes som en del af budgettet. Hvis der er behov for at supplere med yderligere forandringer i årets løb, sker det så vidt muligt i forbindelse med de fastlagte budgetopfølgninger. Forandringer er samlet op i Politikerhåndbogen (link). Her kan du også læse den politiske opfølgning på forandringen. En del af forandringerne afspejles direkte i udviklingskontrakterne, det gælder f.eks. den politisk besluttede forandring om at energiforbruget i den enkelte kontraktstyrede enhed skal nedbringes med 2% om året, eller at alle kontraktholdere skal udvikle nytænkende partnerskaber med aktive borgere. Standard det er den service og de kriterier, som borgerne kan forvente. F.eks. en visitationsstandard for praktisk hjælp i hjemmet hos den ældre, åbningstid i dagtilbud eller takst for tømning af skraldespand. Eller de regler, der gælder i en lokalplan. Kontraktholderne er i praksis dem, der sikrer at standarder overholdes. Bevilling en bevilling er en bemyndigelse fra Byrådet til at afholde udgifter og oppebære indtægter under nærmere forudsætninger. Bevillinger gives som hovedregel til en kontrakt- eller aftaleholder. Formelt falder uforbrugte bevillinger bort ved årsskiftet, men hvis forudsætningerne for bevillingen er opfyldt, kan der spares op af bevillingen eller lånes/ overføres underskud på op til fem procent af bevillingen. Bevillinger er en del af samtlige udviklingskontrakter med kontrakt-/aftaleholdere. 8
Afsnit 6 Lederrollerne Som en del af Heartcoreledelseprojektet Stærkt ledelse i Skanderborg Kommune udvikles 6 ledelsesprofiler og roller og en for medarbejdere: Medarbejder Leder af medarbejdere Leder af ledere Kontraktholder Fag- og stabschef Direktør Profilerne forventes klar september 2013. Afsnit 7 Delegationen og forholdet mellem fagchef og kontraktholder Kommunens samlede ledelse arbejder målrettet på, at Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer virkeliggøres og koordineres i hele organisationen. Kontraktholderen skal sikre, at indsatser og aktiviteter i det lille fællesskab (arbejdspladsen) og i det store fællesskab (Skanderborg Kommune) bidrager til virkeliggørelse af Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer. Kontraktholderen sikrer dette i dialog med fagsekretariaterne, der bistår med faglig sparring og fungerer som bindeled mellem kontraktholder og Direktion. Det betyder bl.a., at det er fagcheferne, der har udviklingssamtaler med kontraktholderne, og at det er fagchefer og konsulenter fra fagsekretariaterne, der mødes med kontraktholderne i regelmæssige møder, f.eks. skoleledermøder eller møder med kontraktholdere på handicapområdet. Direktionen varetager den overordnede ledelse af organisationen og af aftale- og kontraktholderne. Direktionen delegerer kompetence til at varetage en række af de overordnede og tværgående ledelsesopgaver til fagcheferne. Det gælder f.eks.: Lederudvikling og ledelsestilsyn, herunder medarbejderudviklingssamtale samt ansættelse og afskedigelse af kontraktholder. Koordinering af drifts- og udviklingsopgaver, som går på tværs af flere kontraktholdere. Igangsættelse af tværgående udviklingsopgaver, som går på tværs af flere kontraktholdere, Facilitering af videndeling og inspiration til gavn for det store fællesskab, Dialog med kontraktholder i forbindelse med udarbejdelse af kontraktmål, udkast til kontrakt med Direktionen og opfølgning på kontraktmål. 9
I relation mellem kontraktholder og Direktionen gælder videre, at Direktionen har delegeret kompetence til at varetage ledelsestilsyn vedrørende økonomistyring til økonomichefen samt kompetence til at varetage ledelsestilsyn vedrørende sygefravær og udmøntning af overenskomster til HR/Personale & Løn. Fagchefen, økonomichefen og personalechefen er forpligtede til at koordinere varetagelsen af deres respektive tilsynsområder. Afsnit 8 Diverse lederfora Alle kontraktholdere indgår i forskellige lederfora: Kontraktholdermøder 3 gange årligt Direktionen inviterer samtlige kontraktholdere til et halvdagsmøde 3 gange årligt. Møderne tilrettelægges i samarbejde med kontraktholdere og afvikles med workshops el. lignende undervejs. Emnerne har i 2012-13 bl.a. været: opfølgning på effektiviseringsuddannelsen hvordan lever det videre, Godt samarbejde med aktive borgere og introduktion til projekt Stærk ledelse i Skanderborg Kommune. Nytårskur I starten af januar inviterer Byrådet til nytårskur for alle kontraktholdere og brugerbestyrelser. Hidtil har det været holdt ad to omgange, men i 2014 forventes det afholdt som en fælles nytårskur med mulighed for at netværke og med et kulturelt indslag. Kontraktholderfrokoster Borgmester og direktion inviterer 4 kontraktholdere ad gangen til et par timers dialog over en arbejdsfrokost. Byråds- og Direktionssekretariatet udsender invitationer. Kontraktholdermøder indenfor eget fagområde De respektive fag-/stabschefer tager initiativ til møder for kontraktholdere indenfor samme område, f.eks. møder for kontraktholdere på handicap- og psykiatriområdet eller møder for kontraktholdere for dagtilbud. Dagsordener tilrettelægges i samarbejde med kontraktholderne. Et årligt ledertræf En gang årligt inviteres samtlige personaleledere i Skanderborg Kommune til et arrangement, typisk fra kl. 12-20 med fagligt input og med spisning. Lederuddannelse for alle ledere Heartcore ledelse er den fælles lederuddannelse for alle personaleledere i Skanderborg Kommune. Den kører fortløbende, se Heartcoreledelse link Afsnit 9 Heartcoreledelse Lederudvikling vægtes højt i Skanderborg Kommune. 10
Der arbejdes i 2013 med at skabe Skanderborgmodellens ledelsesgrundlag i projekt Stærk ledelse i Skanderborg Kommune. Det omfatter alle personaleledere i Skanderborg Kommune, ca. 320 personer. Lederudvikling i Skanderborg Kommune retter sig mod mindst 2 pejlemærker, nemlig: At styrke fællesskab og videndeling blandt lederne i Skanderborg Kommune på tværs af organisationen både geografisk og fagligt, og At øge viden og bevidsthed om centrale elementer i udviklingen af virksomheden Skanderborg Kommune. Ledelse i Skanderborg Kommune udøves på et kvalificeret teoretisk og praktisk ledelsesfundament og forventningerne til ledere i Skanderborg Kommune er: Alle ledere har en formel lederuddannelse på diplom- eller akademiniveau. Alle ledere deltager i målrettede uddannelsesforløb om centrale strategiske temaer i udviklingen af virksomheden Skanderborg Kommune. Alle ledere deltager i dialogbaseret netværk med henblik på videndeling og holdningsudveksling. Netværket bruges til sparring og coaching i forhold til at udvikle og understøtte lederrollen. Alle ledere kan benytte de forskellige kursustilbud for løbende at få fyldt værktøjskassen op for at kunne agere og udøve den praktiske ledelse. HeartCoreLedelse er en fælles betegnelse for leder- og ledelsesudvikling i Skanderborg Kommune, der bygger på følgende fundament: 1. Formel lederuddannelse 2. Dialogbaseret lederevaluering 3. Målrettede tilrettelagte udviklingsforløb om centrale strategiske temaer 4. Etablering af netværksdannelse 5. Værktøjskassen 6. Et årligt ledertræf 7. Ledertalentudvikling Ad 1. Formel lederuddannelse: Alle ledere i Skanderborg Kommune har et teoretisk ledelsesfundament at udøve deres ledelse ud fra. Der er gennem Trepartsaftalen afsat midler frem til 2015 til at tilbyde lederne en lederuddannelse på diplomniveau. Diplomuddannelsen består af tre grundmoduler tilrettelagt og tilpasset til Skanderborg Kommune, tre valgmoduler og et afgangsprojekt. VIA er valgt som samarbejdspartner på diplomuddannelsen. Ledere som ønsker en teoretisk lederuddannelse med mere vægt på lederpraksis kan vælge at deltage i akademiuddannelsen i ledelse eller andre relevante godkendte formelle lederuddannelser med lokal finansiering. Ad 2. Dialogbaseret lederevaluering: Der foretages systematisk lederevaluering hvert tredje år i Skanderborg Kommune, jf. Trepartsaftalens fokus på at alle offentlige ledere bør have evalueret deres ledelsespraksis mindst hvert tredje år. Der vil i projekt Stærk ledelse i Skanderborg Kommune blive udviklet et nyt lederevalueringsværktøj med afsæt i de seks lederprofiler og ledelseskæderne. Ad 3. Målrettede tilrettelagte udviklingsforløb om centrale strategiske temaer 11
Lederudvikling i Skanderborg Kommune vil i langt højere grad rette sig mod de konkrete udfordringer, lederne står overfor fremover. Lederne skal klædes på til at være på forkant med de mange komplekse udfordringer og opgaver, som skal løses i et samspil med mange forskellige aktører. Ledelse handler bl.a. om mødet med borgeren, hvor velfærden skabes. Men det er ikke kun deltagerne i dette møde, der har indflydelse på velfærden. Det har hele den kommunale organisation, der er rammen om mødet. Ledelse retter sig derfor mod hele den kommunale organisation og omfatter såvel de styrings- som de ledelsesmæssige processer. Ledelse er ikke forbeholdt ledere på institutionsniveau, men handler om den samlede ledelseskraft i den kommunale organisation og hvordan den bedst mulig kan understøtte den velfærd, vi kan skabe i fremtiden. Lederne klædes på gennem målrettede udviklingsforløb med vægt på at øge viden og bevidsthed om strategiske centrale temaer i udviklingen af virksomheden Skanderborg Kommune. Ad 4. Etablering af netværksdannelse Der vil på sigt blive etableret ledernetværk på tværs af faglighed og eksisterende ledernetværk. Netværksgrupperne er tænkt som et forum for dialog, videndeling og uddannelse. Netværksgrupperne er også tænkt som et strategisk dialogforum for direktionen og lederne om relevante og aktuelle strategiske emner, f.eks. i forbindelse med udmøntning af politiske udviklingsmål og fokusområder. Netværksgrupperne kan også anvendes til at drøfte konkrete ledelsesmæssige udfordringer og lederne har mulighed for at coache og sparre hinanden. Ad 5. Værktøjskassen Der vil løbende blive udbudt interne kurser til ledernes værktøjskasse, f.eks. emner om strategisk brug af lokal løndannelse, ledelse af ledere, grundlæggende lederuddannelse, LEAN og social kapital. Ad 6. Et årligt ledertræf En gang om året har alle ledere mulighed for at mødes med fokus på fællesskabet og blive inspireret. Der vil blive hentet spændende foredragsholdere ind som kan komme med nye spændende emner og tendenser indenfor ledelsesrummet. Se også diverse lederfora (link til afsnit 8) Ad 7. Ledertalentudvikling Der gennemføres forløb for ledertalentudvikling med fokus på intern udvikling af ledelse. Ledertalentudvikling skal være med til at klæde nuværende medarbejdere der har lederpotentiale på til at kunne håndtere de ledelsesmæssige udfordringer, der er en del af hverdagen. Ved at sætte fokus på ledertalenterne er det målet, at kunne udvikle og fastholde ledertalenter og kompetencer, som matcher Skanderborg Kommunes visioner og værdier. Samtidig viser statistikkerne at cirka halvdelen af kommunens ledere vil gå på pension i løbet af de næste 5-10 år og et ledertalentudviklingsforløb vil være med til at gøre Skanderborg Kommune til en attraktiv arbejdsplads for nye medarbejdere. Ledelsesudvikling indgår tillige i Skanderborg Kommunes personalepolitik (link til www.skanderborg.dk/personalepolitik,) hvor Udvikling og uddannelse er et af de beskrevne temaer. Afsnit 10 - MED-organisationen 12
I Skanderborg Kommune er der indgået en lokal MED-aftale (link). Den lokale MED-aftale fastlægger rammerne for de ansattes medindflydelse og medbestemmelse inden for arbejdsforhold, personaleforhold, samarbejdsforhold og arbejdsmiljøforhold i Skanderborg Kommune. MED organisationen består af 3 niveauer: HovedMEDudvalg (HMU), OmrådeMEDudvalg (OMU) på fagsekretariatsområder, og LokalMEDudvalg (LMU) på de enkelte aftale- og kontraktenheder. Formålet med aftalen er at skabe grundlag for fortsat at udvikle og styrke samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere i Skanderborg Kommune. Det vil sige, at medarbejderne har medindflydelse og medbestemmelse gennem deres repræsentanter i MEDudvalget. Medindflydelsen sker gennem høring og drøftelser af strategiske beslutninger og deres betydning for medarbejdernes arbejdsforhold og arbejdsmiljø. Medbestemmelsen sker gennem udformning af retningslinjer for behandling af forhold, der vedrører medarbejdernes arbejdsforhold og arbejdsmiljø. Find mere om MED på intranettet (link) Afsnit 11 - Organisation og opgaver Organisationen i Skanderborg Kommune består af: 66 kontraktstyrede enheder Direktion 4 aftalestyrede fagsekretariater, 4 aftalestyrede stabe De 66 kontraktstyrede enheder De kontraktstyrede enheder er kernen i Skanderborg Kommunes daglige møde med borgerne. De kontraktstyrede institutioner, skoler har rum til selv at tilrettelægge den daglige drift i dialog mellem leder, medarbejdere, brugere og det relevante fagsekretariat. Det sker inden for de rammer, som Byrådet fastlægger i budget, politikker, og den årlige udviklingskontrakt mellem kontraktholder og Direktionen (på vegne af Byrådet). De kontraktstyrede enheders opgaver uddybes nedenfor. Direktionen Direktionen består af en kommunaldirektør og to direktører. Kommunaldirektøren er nærmeste overordnede for direktørerne. De tre direktører supplerer og afløser hinanden i forhold til en løsning af ad-hoc-opgaver og målrettede indsatser. Direktørerne ansættes af Byrådet. Direktionens opgaver uddybes nedenfor. 4 aftalestyrede fagsekretariater 13
I Skanderborg Kommune er der fire aftalestyrede fagsekretariater, som koordinerer faglige indsatser på de forskellige områder i dialog med kontrakholderene og understøtte det faglige arbejde i institutionerne. Fagsekretariaterne varetager derudover myndigheds- og tilskudsopgaver i kommunens borgerrettede service og fungerer som Direktionens controllere i forhold til institutionerne. De fire fagsekretariater er: Beskæftigelse og Sundhed Børn og Unge Teknik og Miljø Ældre og Handicap Fagsekretariaternes opgaver uddybes nedenfor. 4 aftalestyrede stabe I Skanderborg Kommune er der fem aftalestyrede stabe, der fungerer som serviceenheder i forhold til både den politiske organisation, Direktionen, fagsekretariaterne og institutionerne. Stabene varetager opgaver, hvor den bedste faglighed opnås ved at samle kompetencer centralt, og hvor der er specifikke udviklingsorienterede aktiviteter og projekter og understøtter samtidig organisationens daglige drift gennem konsulentbistand og interne controllerfunktioner i forhold til alle indsatsområder. De fire stabe er: Byråds- og Direktionssekretariatet Staben for Kultur, Borgere og Planlægning Økonomi, Innovation og IT HR/Personale og Løn Stabenes opgaver uddybes nedenfor. De kontraktstyrede enheder Deres fælles hovedopgaver er: at optimere de givne politiske mål inden for den indgåede kontrakts rammer og have ansvaret for opnåelse af de fastlagte kontraktmål, herunder at dokumentere opfyldelsen af målene, at drive institutionen i samspil og dialog med brugerne, så konstruktive ideer og konkret medvirken kvalificerer løsningerne at støtte og vejlede borgeren til at tage del i det forebyggende arbejde i lokalsamfundet, og at være en aktiv del af netværket og fællesskabet i lokalområderne og tage del i de lokale kulturelle arrangementer. Kontraktholderne lederne af de kontraktstyrede institutioner - har det ledelsesmæssige ansvar for kontraktens mål og rammer, og de udøver denne ledelse i overensstemmelse med de kommunale værdier og i et løbende samarbejde og dialog med medarbejdere og brugerbestyrelser. Kontraktholderne har ansvaret for: at gennemføre fastlagte mål i et samspil med borgerne at overholde de budgetmæssige rammer fastlagt af Byrådet at ansætte, udvikle, fastholde og afvikle eget personale at skabe faglig udvikling i enheden at sikre den daglige arbejdstilrettelæggelse 14
at være bevidst om egen andel i det samlede fagområdes resultater at understøtte et positivt kommunalt image over for borgere Den enkelte kontraktholder refererer til fagchefen på det område, enheden er tilknyttet. Den enkelte kontraktholder indgår i diverse lederfora ( link til afsnit 8) De kontraktstyrede enheder fremgår af oversigten (link) Direktionen Det er afgørende for de tre direktører at samarbejde og koordinere deres arbejde for at skabe størst muligt fokus på helheden i kommunens mangeartede aktiviteter. Fordelingen af områder, hvor Direktionens medlemmer har særligt ansvar betyder derfor ikke, at direktørerne fungerer som fagdirektører, der bestyrer områder uafhængigt af hinanden. Alle medlemmer af Direktionen fungerer dermed også som rådgivere og sparringspartnere for Byråd, Økonomiudvalg og de politiske udvalg. Direktionens rolle i forhold til Byrådet og de politiske udvalg: at fungere som sparringspartner og sikre en professionel servicering, at udmønte de af Byrådet vedtagne politikker, kvalitetsstandarder, principper og udviklingsmål, at udfylde rammerne for Byrådets delegation, at forberede beslutninger og drøftelser i Byråd og udvalg, at sikre fortsat udvikling af den administrative organisation, og at forestå det løbende arbejde med de kommunale værdier. DIA- Direktionen skriver hvert år på baggrund af bl.a. budgettet Direktionens Idé- og arbejdsgrundlag (DIA) (link), der også omfatter de prioriterede projekter, der løses via egentlig projektorganisering. Fagsekretariaterne Fagsekretariaternes fokus i forhold til de kontraktstyrede enheder er der for at sikre en tværgående faglig og koordinerende indsats både mellem kontraktstyrede enheder på eget område og med andre områder. Fagsekretariaternes virke centreres om helhed og sammenhæng, koordinering, coaching, dialog, formidling af ny viden, læringsopsamling og formidling, kompetenceudvikling, efter- og videreuddannelse, kompetenceklynger osv. Fagsekretariaterne er ikke fagforvaltninger og har eksempelvis ikke kompetence til at disponere over de kontraktstyrede institutioners drifts-, ledelses- og personaleforhold. Fagsekretariaternes fælles hovedopgaver omfatter: planlægning, udvikling og faglig sparring inden for fagområdet, tværgående koordinering til øvrige fagområder og inden for eget fagområde, kontinuerlig dialog med kontraktstyrede enheder samt myndigheds- og tilskudsfunktioner, de er tilknyttet det enkelte fagsekretariat, budgetansvar for og økonomistyring af de aftalestyrede myndighedsopgaver og ydelser, personale- og budgetansvar i eget fagsekretariat, og kontrol af udmøntningen af kontraktforhold og den faglige og service- og borgerorienterede indsats hos kontraktholdere på Direktionens vegne. Fagsekretariaterne er herudover aktive medspillere i forhold til den tværgående projektorganisering og opgaveløsning i de indsatser, som Direktionen prioriterer. 15
Fagcheferne refererer til den ansvarlige direktør, som ansætter og afskediger fagcheferne. De årlige udviklingsaftaler, som definerer de enkelte fagsekretariaters fokusområder og synliggør fagsekretariaterns budgetramme, indgås ligeledes mellem fagchef og Direktion. Fagcheferne ansætter og afskediger kontraktholdere på eget område. Stabene Stabenes fælles hovedopgaver omfatter: at understøtte Direktionen i den centrale og sammenhængende styring af den samlede administrative organisation, at være sparringspartner for Direktionen i den centrale og sammenhængende styring af den samlede administrative organisation, at være sparringspartner for Direktionen omkring strategi, udvikling og drift, at understøtte både fagsekretariaters og institutioners administrative opgaver, bl.a. som sparringspartnere og konsulenter, at forestå udarbejdelse af budgetmateriale, regnskabsmaterialer og materialer til budgetkontrol, at udføre udviklings- og analyseopgaver i organisationen, og at varetage budgetansvar og sikre økonomistyring indenfor egne aftalestyrede områder. Stabscheferne refererer til kommunaldirektøren, som ansætter og afskediger stabscheferne. De årlige aftaler, som definerer de enkelte stabes fokusområder og budgetramme for året, indgås ligeledes mellem stabschef og Direktion. Afsnit 12 - Specielt om økonomi Kontrakt-/aftaleholderen har ansvaret for at udviklingskontrakten - og dermed budgettet i udviklingskontrakten - overholdes. Kontrakt-/aftaleholderen kan få hjælp til økonomistyringen i Økonomistaben. Spørgsmål vedr. bogføring, moms, ledelsestilsyn, leje/leasing-aftaler og lignende rettes til Finansteamet. Spørgsmål om budget, budgetopfølgning og økonomistyring mere generelt skal rettes til Budgetteamet. Hver kontraktholder har en fast kontaktperson i Budgetteamet. Fanen Økonomi info på intranettet På intranettet er der en fane, der hedder Økonomi info, hvor der ligger vejledninger og oplysninger omkring økonomistyringen i kommunen. Link: http://intranettet/oekonomi. Økonomistyringshåndbog for kontraktholdere Der findes en økonomistyringshåndbog for kontraktholdere. Formålet med denne er at give kontraktholdere overblik over: De overordnede budgetprocesser, så det bliver mere klart, hvornår kontrakt-/aftaleholderen skal/kan gå ind og styre udgifterne. Hvilke redskaber der er til rådighed i forhold til budgetopfølgning og styring. Mulige håndtag til, hvordan økonomien kan styres. 16
Håndbogen kan læses i sin helhed, men kan også bruges som opslagsværk. Desuden indeholder håndbogen konkrete hjælperedskaber og henvisninger. Økonomistyringshåndbøgerne på børne- og handicapområdet Der findes i 2013 tre forskellige økonomistyringshåndbøger, der er målrettet forskellige typer af kontraktholdere: Daginstitutioner: http://intranettet/oekonomi?item=109805 Skoler: http://intranettet/oekonomi?item=109811 Tilbud indenfor handicap og socialpsykiatri: http://intranettet/oekonomi?item=179478 En del af indholdet af de tre håndbøgerne er ens, mens en andet er specifikt for hvert område. Kontraktholdere udenfor børne- og handicapområdet Kontraktholder indenfor f.eks. ældreområdet, hvor der ikke findes en økonomistyringshåndbog, kan stadig finde brugbare oplysninger om redskaber i de tre eksisterende økonomistyringshåndbøger. Håndbøgerne er lavet ud fra et ønske fra kontraktholderne på de tre områder. Hvis der kommer et tilsvarende ønske fra andre områder, deltager Økonomistaben gerne i udarbejdelsen af flere målrettede økonomistyringshåndbøger. Afsnit 13 Personalepolitik og praktiske ting Skanderborg Kommunes personalepolitik fastlægger rammerne for det daglige arbejde i kommunen. Disse rammer udfyldes på forskellige måder på de forskellige arbejdspladser. Det giver den mangfoldighed på det decentrale niveau, som metodefriheden i Skanderborgmodellen (link til afsnit 1) lægger op til. Sammen med den lokale MED-aftale og de aftaleforhold, der følger af overenskomsterne, fastlægger personalepolitikken de vigtigste færdselsregler for de ansatte på arbejdspladserne i kommunen. Personalepolitikken fokuserer på den enkelte medarbejders indflydelse på egen arbejdssituation og mulighed for at bidrage til udviklingen på eget fagområde for at understøtte den enkelte medarbejders engagement og trivsel. Personalepolitikken behandler kommunens værdier gennem temaerne: Samarbejde og Dialog Rekruttering Udvikling og Dialog Arbejdsmiljø og Sundhed Ansættelse og Fratrædelse Skanderborg Kommune er noget særligt, fordi vi tror på, at vi som ledere og medarbejdere vil gøre det rigtige, når vi får handlefrihed, bliver mødt med tillid og behandles med respekt. På http://www.skanderborg.dk/personalepolitik kan du læse mere om personalepolitikken. 17
Her kan du også finde de bilag, der understøtter personalepolitikken. Det drejer sig om: Medarbejderudviklingssamtaler Det gode ansættelsesforløb Introduktion af nyansatte Vejledning vedrørende ansøgt og uansøgt fratrædelse Sygefraværshåndtering Akut psykologisk krisehjælp Mobning og vold Støtte ved misbrug Kompetenceudvikling Tavshedspligt og ytringsfrihed Medarbejderordninger Lokal MED-aftale for Skanderborg Kommune Skanderborg Kommunes rygepolitik Skanderborg Kommunes sundhedspolitik Befordrings- og rejsegodtgørelse Gaver og jubilæumsgratialer mv. Skanderborg Kommunes Integrationspolitik Andet Kontraktholdere retter fra tid til anden henvendelse til HR om andet, der ikke er beskrevet i personalepolitikken eller bilag hertil. Personaleforhold/HR På http://intranettet/personaleinfo (link) kan du læse om diverse udligningsordninger mv. som kan være relevante i forhold til personalet. Det kunne være i forhold til barsel. Det er også her du finder en præsentation af de tilbud fra HR-konsulenter, du som kontrakt- og aftaleholder kan benytte dig af. Det drejer sig om emner som udvikling, uddannelse, samarbejde, arbejdsmiljø, fastholdelse, MED-udvalg mv. Forsikring Forsikringsteamet driver Skanderborg Kommunes Forsikringsselskab. Enheden er placeret i Staben HR/Personale & Løn og servicerer kommunens kontrakt- og aftalestyrede enheder efter en Forsikrings- og Sikringspolitik (link), der er vedtaget af Byrådet. Skanderborg Kommune har sit eget skadeanmeldelsessystem, hvor skader skal anmeldes. For at kunne anmelde en skade, skal du have oprettet en profil. Du finder blanketten til oprettelse af profil på intranettet under Forsikring & Arbejdsmiljø Blanketter. Forsikringsteamet har indgået forskellige samarbejdsaftaler med eksterne leverandører i forhold til skadesservice, autohjælp samt tyveri-, brand- og videosikring. På http://intranettet/forsikring (link) kan du læse mere om de forskellige forhold og aktiviteter, der gør sig gældende på forsikringsområdet. 18
Arbejdsmiljø Arbejdsmiljøteamet servicerer hele organisationen og er placeret i Staben HR/Personale & Løn. Arbejdsmiljøtemaet har indgået forskellige samarbejdsaftaler med eksterne leverandører i forhold til psykologhjælp, akut kriseberedskab, indkøb af skærmbriller samt AM-online, der benyttes i forhold til APV. På http://intranettet/forsikring (link) kan du læse mere om de forskellige forhold og aktiviteter, der gør sig gældende på arbejdsmiljøområdet. Sundhedsordningen Skanderborg Kommune har sin egen sundhedsordning. Sundhedsordningen består af to dele en behandlingsdel (klinik) samt en motionsdel (motionsrum). Alle medarbejdere, der har en ansættelseskontrakt og arbejder mere end 8 timer om ugen, kan benytte sundhedsordningen. I klinikken tilbydes forskellige behandlingsformer; fysioterapi, kiropraktik, fysiurgisk massage, akupunktur, zoneterapi og ultralyd. Rundt om i Skanderborg Kommune er der motionslokaler, som medarbejderne mod en månedlig egenbetaling kan benytte sig af. I alle disse motionslokaler er der mulighed for styrke- og konditionstræning. I enkelte af disse motionslokaler er der også mulighed for holdtræning. På http://www.skanderborg.dk/om-os/job-hos-os/sundhedsordning.aspx (link) kan du læse mere om Sundhedsordningen i Skanderborg Kommune Afsnit 14 Intro-program for nye kontraktholdere Alle ansatte kontraktholdere gennemgår et introduktionsprogram med følgende overskrifter: Modtagelse på kontraktstedet Modtagelse i fagsekretariatet Introduktion til Skanderborgmodellen Besøg og præsentation af HR/Personale og løn Besøg og præsentation af Økonomi-, Innovation og IT Besøg og præsentation af Byråds- og Direktionen Præsentation af Borgmester Jørgen Gaarde og Direktionen Andre relevante stabe og fagområder Mentorordning Fag-/stabschefen er ansvarlig for, at der ligger et introduktionsprogram for den nyansatte kontraktholder. Det tager udgangspunkt i en grundskabelon (link), som kan tilpasses den enkelte kontraktholder. Introforløbet udvikles yderligere, når lederprofilerne er lagt fast i Stærk ledelse i Skanderborg Kommune - projektet (link) 19
20