50.43 Tablets: Mini-referat SKI A/S 20. marts 2014 1. Projektgruppemøde d. 6. februar Fællesopstartsmøde med 50.44 It-tilbehør Deltagere: Agenda: IN Frederikssund Kommune Anja Lodberg Fløche IN Ballerup Kommune Michael Allerup-Nielsen og Irem Ulusoy KOMUDBUD Randers Kommune - Mai Sloth FUS Holbæk Kommune Anni Mona Bolbroe og Morten Holm Lejre Kommune - Charlotte Aagreen Odense Kommune Susanne Gucwa, Laila Kibsgaard Kristensen og Kenneth Mathiasen Københavns Kommune Mark Wurms Kristoffersen og Jacob Bo Nøddeskov Nielsen Favrskov Kommune Søren Gormsen Aalborg Kommune Flemming Buchholt Skjøtt SKI Kenneth Qvistgaard, Anne Duus og Anne Dorthe Baunerhøj 1. Velkommen v. SKI 2. Præsentation af projektgruppedeltagere 3. Baggrund, formål og forventninger 4. Tidsplan 5. Processen, rolle- og ansvarsfordeling 6. Workshop: Drøftelser af Udbudsstrategi / udbudsdesign / sortimentsliste 7. Opsamling og afslutning Drøftelser: 4. Tidsplan: Drøftelser vedr. projektgruppens forventninger til en forventet ikrafttrædelsesdato. SKIs oplæg til tidsplan sigtede mod en forventet ikrafttrædelsesdato medio dec. 2013 med efterfølgende implementering. 6. Sortiment: Indledningsvise drøftelser vedr. de eksisterende og kommende kommunale indkøbsbehov på tablets-området, herunder de tekniske specifikationer og krav til bl.a. operativsystemer, skærmstørrelser, netværk/wifi, tilkøbsydelser samt den teknologiske udvikling på området. Indledningsvise drøftelser vedr. de eksisterende kommunale indkøbsstrukturer på området, herunder potentielle udfordringer ved centraliserede/decentraliserede indkøbsfunktioner og anvendelse af indkøbsaftaler. Projektgruppen havde delte holdninger i forhold til ønsket om mini-udbud på aftalen eller ej. Drøftelser af, hvorvidt terminaler (telefoner) skal indgå i sortimentet.
Beslutninger: 4. Tidsplan: Projektgruppen ønskede, at SKI undersøgte muligheden for at stramme tidsplanen yderligere. - SKI har efterfølgende konkluderet, at en yderligere stramning af tidsplanen vil indebære, at den kommunale hørings- samt tilslutningsperioden skal forkortes samt placeres midt i sommerferien. På den baggrund er det blevet besluttet at fastholde den oprindelige tidsplan. 6. Sortiment: Det var et klart ønske fra projektgruppen, at sortimentet indeholder tablets, der er kompatible med følgende 3 operativsystemer: Windows, ios og Google Android. Det var et ønske fra projektgruppen, at mini-tablets indgår i sortimentet. Projektgruppen ønskede, at SKI meldte tilbage på, hvilke andre SKI-aftaler der giver kommunerne mulighed for at anskaffe terminaler (telefoner). 2. Projektgruppemøde d. 13. marts - SKI har efterfølgende meldt tilbage til projektgruppen, at der er 51 kommuner, der har forpligtet sig på terminaler via 50.48 Telefoni og Data, og som på den baggrund vil være afskåret fra at tilslutte sig en forpligtende aftale om terminaler på 50.43 Tablets. Samtidig vil terminaler indgå som en del at sortimentet på det kommende genudbud af SKI 02.08 Tele og Data og forventeligt på genudbuddet af SKI 02.07 Kommunikationsudstyr- og løsninger. Begge disse genudbud forventes at træde i kraft medio 2014. Deltagere: Agenda: IN Frederikssund Kommune Anja Lodberg Fløche, Flemming Therkelsen og Marianne Zakarias Malek IN Fredensborg Kommune Kirsten Høg KOMUDBUD Randers Kommune - Mai Sloth FUS Holbæk Kommune Anni Mona Bolbroe og Morten Holm Odense Kommune Susanne Gucwa og Laila Kibsgaard Kristensen Københavns Kommune Jacob Bo Nøddeskov Nielsen SKI Kenneth Qvistgaard, Gudrun Klint og Anne Dorthe Baunerhøj 1. Præsentation af SKI s markedsanalyse 2. Sortiment 3. Succeskriterier for udbuddet 4. Oplæg til udbudsdesign
Drøftelser: 1. Markedsanalyse: Drøftelser af SKI s markedsanalyse. Odense kommune bemærkede, at det kan blive vanskeligt at adskille tablets og hybrider, og det er vigtigt at få defineret kontraktens genstand således, at den ikke afskæres fra den teknologiske udvikling på sigt. 2. Sortiment: Drøftelser vedr. hvorvidt terminaler (telefoner) skal indgå som del af sortimentet. Randers kommune bemærkede, at der er to KomUdbud kommuner, der ønsker at terminaler omfattes af sortimentet. Projektgruppen efterlyste argumenter herfor. SKI bemærkede, at en inkludering af terminaler i sortimentet ikke forventes at få betydning for priserne på tablets. Drøftelser vedr. behovet for flere producentmærker repræsenteret per varelinje. Odense kommune ønsker ikke at udvalget begrænses til ét produktmærke. Randers kommune har ikke behov for flere producentmærker per varelinje. 3. Succeskriterier: Gruppevise drøftelser af projektgruppens succeskriterier for en forpligtende aftale på området. 4. Udbudsdesign: SKI præsenterede kort udbudsdesignet for den kommende 02.02 Computere, som en mulighed. Projektgruppen udtrykte bekymring for, at man her ville kunne opnå lavere priser, hvis oplægget er at tage udbudsdesignet fra 02.02 og anvende det alene på varegruppen tablets. Odense kommune bemærkede, at det bør overvejes, hvorvidt det er hensigtsmæssigt at gennemføre en forpligtende aftale på området, set i lyset af den kommende frivillige SKI 02.02 aftale. SKI bemærkede, at forpligtende aftaler erfaringsmæssigt giver lavere priser end SKI s frivillige aftaler. Frederikssund kommune (IN) bemærkede, at SKI s forpligtende aftaler med et smalt sortiment og eneleverandøraftaler har klare fordele i forhold til den praktiske anvendelse blandt de decentrale kommunale disponenter. Beslutninger: 1. Markedsanalyse: Det blev besluttet, at SKI fortsætter markedsanalysen med henblik på at afdække potentialet for besparelser og konkurrencedygtige priser ved at udbyde en forpligtende aftale på området. Resultatet af disse undersøgelser drøftes på næste projektgruppemøde.
2. Sortiment: Efter afstemning blev det besluttet, at terminaler ikke skal indgå i sortimentet. Afstemning: Skal terminaler omfattes af udbuddet? For: 1 Imod: 7 Neutrale: 2 3. Succeskriterier: Projektgruppen var enige om, at en forpligtende aftale på tablets bør fokusere på følgende punkter: Nem at anvende, både juridisk og i praksis. Skal både kunne tildele ordrer via egne e-handelskatalog og SKI s katalog. Priserne skal være bedre end på SKI s frivillige aftaler. Såfremt eks. Elgiganten er med, skal brugerne ikke kunne finde produkterne billigere i butikken. Løbende prisregulering, som giver mulighed for både stigninger og prisfald. Mulighed for bedre priser ved volumenkøb, men helst ikke miniudbud, da det er for tidskrævende ude hos decentrale brugere. 4. Udbudsdesign: Det blev besluttet, at SKI på næste projektgruppemøde præsenterer et oplæg til udbudsdesign, der drøftes med projektgruppen. Oplægget vil fokusere på: Meget snævert sortiment med få produkter og konkurrencedygtige priser Eneleverandøraftale 3-årig aftale
50.44 It-tilbehør: Mini-referat 1. Projektgruppemøde d. 6. februar: Fælles opstartsmøde med 50.43 Tablets Deltagere: Agenda: IN Frederikssund Kommune Anja Lodberg Fløche IN Ballerup Kommune Michael Allerup-Nielsen og Irem Ulusoy KOMUDBUD Randers Kommune - Mai Sloth FUS Holbæk Kommune Anni Mona Bolbroe og Morten Holm Lejre Kommune - Charlotte Aagreen Odense Kommune Susanne Gucwa, Laila Kibsgaard Kristensen og Kenneth Mathiasen Københavns Kommune Mark Wurms Kristoffersen og Jacob Bo Nøddeskov Nielsen Favrskov Kommune Søren Gormsen Aalborg Kommune Flemming Buchholt Skjøtt SKI Kenneth Qvistgaard, Anne Duus og Anne Dorthe Baunerhøj 1. Velkommen v. SKI 2. Præsentation af projektgruppedeltagere 3. Baggrund, formål og forventninger 4. Tidsplan 5. Processen, rolle- og ansvarsfordeling 6. Workshop: Drøftelser af Udbudsstrategi / udbudsdesign / sortimentsliste 7. Opsamling og afslutning Drøftelser: 4. Tidsplan: Indledningsvise drøftelser vedr. projektgruppens forventninger til en forventet ikrafttrædelsesdato. SKI præsenterede et oplæg til en tidsplan, der sigter mod en forventet ikrafttrædelsesdato i april 2014. 6. Sortiment: Indledningsvise drøftelser vedr. sortimentsbehov. Der var bred enighed i projektgruppen om, at det er vanskeligt at definere sortimentet, da behovet ikke er helt kendt. Generelle drøftelser vedr. om der er volumen nok på området til en forpligtende aftale. SKI orienterede om, at man er i gang med at foretage analyser af kommunale indkøbsdata for varegrupper, der kan karakteriseres som it-tilbehør. Resultatet af analysen vil indgå i markedsanalysen. Holbæk orienterede om, at man har eget udbud på området med et smalt sortiment, og det virker tilfredsstillende. Afhængigt af, hvordan sortimentet defineres, kan der være overlap til SKI 02.04 Forbrugerelektronik og 02.02 Computere.
Drøftelser af, hvordan der købes ind i kommunerne (centralt/decentralt)? Der blev ytret ønske om et relativt smalt sortiment. Styring via e-katalog så tilbehør stemmer med kommunens præferencer for f.eks. pc. Og så et frivilligt sortiment med en lille rabatsats. Beslutninger: 4. Tidsplan: Der var bred opbakning i projektgruppen til SKI s oplæg til tidsplan for udbuddet. 6. Sortiment: I forbindelse med markedsanalysen skal følgende spørgsmål søges afklaret: Købes der tilbehør på computer-aftalen? Hvor skal der købes tilbehør til tablets? Skal der købes til lager? Afhængig af central vs. decentral distribution Eneleverandør på fuldt sortiment eller på varer-grupper. Kan alle leverandører levere hele sortimentet eller leverandør pr. varegruppe? Er leveringssikkerhed vigtig? Så vigtig at der skal være kaskademodel? Der var enighed i Projektgruppen om, at der var stort behov for direkte tildeling, som følge af at IT-tilbehør primært indkøbes decentralt i kommunerne. Dette understreger behovet for, at aftalen skal være nem at anvende.