Vilkår for tilbudsafgivelse Digitalisering af byggesagsarkiv Odder Kommune Bilag 1.
Indholdsfortegnelse 1.0 Indledning/generelle forhold... 3 1.1 Udbud... 3 1.2 Udbuddets gennemførelse... 3 1.3 Kontraktindgåelse... 3 1.4 Udbyders forbehold... 3 1.5 Tavshedspligt og åbning af tilbuddene... 3 1.6 Tilbudsgivers omkostninger... 4 1.7 Spørgsmål... 4 2.0 Tilbuddets udformning... 4 2.1 Tilbudsgivers forbehold... 4 2.2 Alternative bud... 4 3.0 Formkrav til tilbuddet... 4 3.1 Udbudsmaterialet... 4 3.2 Tro og love erklæring... 5 3.3 Den gældende tilbudsfrist m.m.... 5 4.0 Tildelingskriterium... 5 4.1 Valg af leverandør... 5 4.2 Tidsfrister... 6 4.3. Vedståelsesfrist... 6
1.0 Indledning/generelle forhold 1.1 Udbud iht. Tilbudsloven Dette udbud gennemføres efter Tilbudslovens bestemmelser. Udbuddet, Digitalisering af Odder Kommunes byggesagsarkiv omfatter 3 dele: Del 1 Klargøring af papirdokumenter Del 2 Scanning af papirdokumenter Del 3 Aflevering til FilArkiv (Odders digitale byggesagsarkiv) og opbevaring af arkiv-materiale før, under og efter scanning. Der henvises til kravspecifikationen, bilag 2. 1.2 Udbuddets gennemførelse Udbuddet Digitalisering af Odder Kommunes byggesagsarkiv gennemføres af: Odder Kommune Leder af Byggeri Gitte Just Rådhusgade 3 8300 Odder Tlf. nr.: +45 87 80 34 73 E-mail: gitte.just@odder.dk www.oddernettet.dk I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt Odder Kommune. 1.3 Kontraktindgåelse Der indgås leveringsaftale efter Leverandøren er fundet. 1.4 Udbyders forbehold Odder Kommune forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af det samlede udbud og/eller at gennemføre nyt udbud, hvis der er saglige grunde eller forhold, der tilsiger dette. 1.5 Tavshedspligt og åbning af tilbuddene Nærværende udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Tilbud med bilagsmateriale vil blive behandlet fortroligt af Odder Kommune. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller at få oplysninger om konkurrenternes tilbud.
1.6 Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Odder Kommune uvedkommende, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til tilbudsgiver. 1.7 Spørgsmål Med henblik på at sikre, at tilbud udformes korrekt i overensstemmelse med de stillede krav, er der afsat tid til fremsendelse af spørgsmål, hvor leverandøren kan stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal sendes via e-mail til: gitte.just@odder.dk. Spørgsmålene, der skal være på dansk, skal være modtaget inden den 20. december 2012. Spørgsmålene vil blive besvaret i anonymiseret form. Spørgsmål og svar vil løbende blive lagt på Odder Kommunes hjemmeside og være tilgængelige på følgende adresse: www.odder.dk/erhverv/aktuelle_udbud 2.0 Tilbuddets udformning 2.1 Tilbudsgivers forbehold Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende vilkår eller minimumskrav til tilbuddet. Sådanne forbehold vil medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. 2.2 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. 3.0 Formkrav til tilbuddet 3.1 Udbudsmaterialet De virksomheder, der ønsker at afgive tilbud, skal udfylde tilbudslisten. Formålet med tilbudslisten er at sikre, at Odder Kommune får alle nødvendige og relevante oplysninger til brug for vurderingen af de enkelte tilbud i relation til kravspecifikationerne. Er tilbudslisten ikke udfyldt, eller udfyldt mangelfuldt, og er den ønskede dokumentation ikke indsendt, er Odder Kommune berettiget til - og kan være forpligtet til - at se bort fra det fremsendte tilbud. Tilbudsgiverne bør indledningsvis læse hele det samlede udbudsmateriale meget grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbuddet. Virksomheder, der ønsker at give tilbud, skal sammen med tilbudsskemaer medsende en generel løsningsbeskrivelse, hvori leverandøren beskriver, hvordan opgaven tænkes løst. Herunder skal de fysiske
forhold omkring skanningen beskrives. Odder kommune stiller krav om, at arkivmaterialet opbevares brand-, vand- og tyverimæssigt forsvarligt før, under og efter skanning samt under transporten fra arkivet. Løsningsbeskrivelsen skal indeholde et afsnit vedr. virksomhedens miljø, firmaets faciliteter, fleksibilitet og grad af serviceminded håndtering af opgaven samt en beskrivelse af, hvorledes den skannede produktion afleveres til Odder kommunes FilArkiv fra JO Informatik. Sammen med tilbudslisten og løsningsbeskrivelsen ønsker Odder Kommune at Leverandøren stiller et eksempel, til rådighed, på en scannet sag. 3.2 Tro og love erklæring Tilbuddet skal indeholde en erklæring på tro og love (eventuelt i form af en aktuel serviceattest fra Erhvervsog Selskabsstyrelsen) om, hvorvidt tilbudsgiver har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, og i Danmark. 3.3 Den gældende tilbudsfrist m.m. Tilbudsgiverens tilbud, der skal være på dansk og skal være Odder Kommune i hænde senest fredag den 11. januar 2012 kl. 10.00, jf. Udbudsportalen. Tilbud, der ikke er Odder Kommune i hænde inden nævnte tidspunkt, vil blive afvist. Afgivne tilbud skal være gældende i 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Virksomheder skal senest den 19. december 2012 give Odder kommune tilbagemelding/tilkendegivelse af hvorvidt de ønsker at afgive bud. 4.0 Tildelingskriterium 4.1 Valg af leverandør Valg af leverandør vil ske ud fra det overordnede tildelingskriterium det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige bud identificeres på grundlag af følgende underkriterier med tilhørende absolut vægtning i de anførte intervaller: Delkriterier Pris Ifølge tilbudslisten Løsningsbeskrivelse/ydelser Ifølge leverandørens løsningsbeskrivelse herunder Odder Kommunes bedømmelse af firmaets miljø, faciliteter, fleksibilitet og grad af serviceminded håndtering af opgaven samt en beskrivelse af, hvorledes den skannede produktion afleveres til Odder kommunes FilArkiv fra JO Informatik Vægtning i pct. 40 35 Kvalitet Ifølge vurdering af prøvescanningen af en byggesag. 25
4.2 Tidsfrister Tidsfrister for udbudsforretningen. 12. december 2012 Udbud offentliggøres på Udbudsportalen. 19. december 2012 Seneste dato for tilbagemelding/tilkendegivelse af hvorvidt der ønskes deltagelse. 3. januar-7. januar 2013, kl. 12.00 Spørgerunde via mail til gitte.just@odder.dk 20. december 2012 el. 3. januar 2013 Der vil være mulighed for leverandørerne til at besigtige arkivet, Rådhusgade 3, 8300 Odder fra kl. 09:00 15:00 efter aftale. 11. januar 2013 Sidste frist for indlevering af tilbud inden kl. 10:00 14. 15. januar 2013 Vurdering af indkomne tilbud 16. januar 2013 16. januar 2013 21. januar 2013 22. januar 2013 1. maj 2013 Scanning af arkiv Der udsendes afslagsskrivelser til de leverandører der ikke fik opgaven Accept skrivelse udarbejdes og der indkaldes til endelig kontraktskrivelse Endelig kontraktindgåelse, herunder drøftelse af tidsplanen for scanningsperioden 6. maj 2013 Levering af skannings-produktionen 8. maj 2013 Projektafslutning 4.3. Vedståelsesfrist Tilbudsgivers bud skal uanset acceptfrist vedstås i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb.