OM MENTORFUNKTIONEN I VIRKSOMHEDSCENTRE

OM MENTORFUNKTIONEN I VIRKSOMHEDSCENTRE Dette notat beskriver mentorfunktionen i virksomhedscentrene. Denne funktion omfatter mange andre elementer end mentorfunktionen i individuelle virksomhedsforløb for ledige. I notatet bruges betegnelsen kandidater om de kontanthjælpsmodtagere, der deltager i virksomhedscenterforsøget. Betegnelsen markerer noget aktivt at personen er på vej i job/uddannelse. Mentorfunktionen i virksomhedcentre kort fortalt Et virksomhedscenter oprettes og drives af en privat eller en offentlig virksomhed efter aftale med jobcentret. Virksomhedscentret består af mindst 4 pladser til kontanthjælpsmodtagere fra match 3-5. Kandidaterne løser opgaver for virksomheden. I mentorfunktionen ligger ansvaret for den daglige drift af virksomhedscentret og for alle kandidaternes daglige forløb, deres løsning af arbejdsopgaverne og deres motivation og trivsel i virksomheden. Den ansvarlige mentor i mentorfunktionen koordinerer også det interne samarbejde om virksomhedscentret med virksomhedens ledelse, tillidsvalgte og kollegerne. Den ansvarlige mentor har ansvaret for det løbende samarbejde med jobcentret ved opstarten af forløb for en kandidat, undervejs i forløbet og ved udslusning af kandidaten. Mentorfunktionen er altså omdrejningspunkt i samarbejdet mellem virksomhed og jobcenter - både for kandidater, kolleger, ledelse og jobkonsulent. HVEM VARETAGER MENTORFUNKTIONEN I VIRKSOMHEDSCENTRE? I et virksomhedscenter udpeges en eller to ansvarlige mentorer til at varetage mentorfunktionen i virksomhedscentret. Det er ikke altid den ansvarlige mentor, der løser arbejdsopgaver i det daglige sammen med kandidaterne. I nogle virksomheder udpeges også sidemænd eller daglige mentorer, der går sammen med en enkelt kandidat. I så fald hører det til mentorfunktionen at supervisere disse sidemænd og følge op på, hvordan det går med de enkelte kandidater. Mentorfunktion varetages af en leder eller en særligt udpeget medarbejder ofte en erfaren medarbejder. Flere virksomheder udpeger to til denne funktion, så der altid er backup. HVAD ER DET NYE I MENTORFUNKTIONEN I VIRKSOMHEDSCENTRE? I de forskellige beskæftigelsesindsatser findes mange fine eksempler på mentorfunktioner, der fungerer som én-til-én -samarbejde, hvor en mentor har en mentée i praktik eller i et særligt tilrettelagt forløb i en virksomhed. Den ansvarlige mentor i et virksomhedscenter har ansvar for mange flere kandidater typisk gennem 1 år 15-35 kandidater i forløb i virksomhedscentret. Et andet nyt element i mentorfunktionen er, at jobcentret hermed får en fast samarbejdspartner i virksomheden. Virksomheden har også en fast samarbejdspartner i jobcentret via den jobkonsulent, der er tilknyttet virksomhedscentret (en indgang for begge parter). 1

Et tredje element i mentorfunktion er, at mentoren arbejder ud fra et fælles aftalegrundlag mellem virksomheden og jobcentret for alle forløbene i virksomhedscentret. Endelig sker en løbende kompetenceudvikling bl.a. via sparring mellem jobkonsulent og mentor. Almindelig mentorfunktion En-til-en relation ml. mentor og mentee Mange skiftende kontakter med forskellige aktører Forskellige vilkår og betingelser for hvert forløb Fragmenteret kvalificering og ad hoc sparring med jobkonsulent Mentorfunktion i virksomhedscentre Ansvar for flere forløb ad gangen. Stort volumen på et år En indgang til virksomheden og en indgang til jobcentret Fælles vilkår og betingelser for alle forløb aftalt i kontrakt Kontinuerlig mentorkvalificering og sparring med jobkonsulent. Opbygning af stor erfaring med forskellige problemstillinger omkring målgruppen RATIONALET BAG VIRKSOMHEDSCENTERKOCEPTET Rationalet bag virksomhedscenterkonceptet er, at jobcentret og virksomheden indgår en aftale om et fast antal pladser i et virksomhedscenter. Det giver et gennemløb af kandidater i virksomheden, hvorved der bruges færre ressourcer hos såvel virksomhed som jobcenter som ved et tilsvarende antal individuelle virksomhedsforløb. Virksomhederne optimerer ressourceforbruget ved at der ikke skal etableres nye aftaler og kontakter hver gang, der laves et forløb at procedurerne er de samme hele tiden at der finder en kontinuerlig opkvalificering af mentorer og kolleger sted at der tilføres kompetencer, som kan anvendes i funktioner med personaleansvar, fx bedre fastholdelse af fastansatte medarbejdere at der etableres et større og mere synligt rekrutteringsgrundlag for virksomhederne Jobcentrene optimerer ressourceforbruget ved at jobkonsulenterne kan koncentrere sig om et mindre antal virksomhedskontakter og et større antal ledige end ved enkeltplaceringer i virksomhederne at jobkonsulenterne ikke skal etablere ny virksomhedskontakt hver gang, der skal etableres forløb for en ledig at jobkonsulenterne lærer den enkelte virksomhed og mentor indgående at kende og dermed kan levere en bedre og mere effektiv service at jobkonsulenterne i samarbejde med mentorerne kan effektivisere opfølgningen, fordi mentorerne har den daglige kontakt til kandidaterne, og fordi opfølgningen kan laves med flere kandidater ad gangen at jobkonsulenterne med tiden kan overlade mere og mere ansvar til mentorerne at jobcentret kan uddelegere opgaver til mentorerne, fx samtaler, udredning og afklaring at omkostninger til mentorstøtte er lavere end til fast personale i kommunale aktiveringsprojekter 2

at der kan finde en systematisk visitering af ledige sted, det betyder større gennemløb og hastighed i flowet af sager at der ikke skal betales for drift af lokaler mv., som de ledige skal aktiveres i VILKÅR FOR MENTORFUNKTIONEN Vilkårene for mentorfunktion aftales ved etableringen af virksomhedscentret og kan revurderes efter behov. Der indgås en centerkontrakt mellem virksomhed og jobcenter om bl.a. arbejdsopgaver, arbejdsforhold og et fast ugentligt timetal til mentorfunktionen baseret på antallet af pladser i virksomhedscentret. Timetallet i mentorfunktionen betales af jobcentret. Vilkårene er en fælles ramme for alle forløb via en centerkontrakt mellem jobcenter og virksomhed med et fast timetal om ugen til mentorfunktionen o Virksomhedscenterforsøget har været omfattet af en særlig forsøgsbekendtgørelse om et fast timetal til mentorer i virksomhedscentre. Fra 1. juli 2009 er dette blevet et element i den nye mentorordning (se nedenfor) et fast, tæt samarbejde med jobcentret via én jobkonsulent ansvar for mindst fire forløb ad gangen i virksomheden ARBEJDSOPGAVER I MENTORFUNKTIONEN De konkrete arbejdsopgaver for den ansvarlige mentor er at fastlægge mål og individuelle vilkår for hvert enkelt forløb i samarbejde med kandidaten og jobkonsulenten, idet mål, arbejdsopgaver og arbejdstid kan tilpasses den enkelte kandidat inden for rammen af den overordnede kontrakt at modtage den enkelte kandidat og introducere til virksomheden at matche kandidaten til arbejdsopgaver og eventuelt en afdeling i virksomheden samt sikre nødvendige skånehensyn at reagere på sygefravær og andet fravær hos kandidaterne efter de retningslinjer, der er aftalt med jobkonsulenten (fx ringe til kandidaten, give jobkonsulenten besked om fraværet o.a.) at følge op på de enkelte forløb, bl.a. udrede og afklare i samarbejde med jobkonsulenten at vejlede og støtte kandidaterne fagligt, socialt og personligt i at opnå de aftalte mål at medvirke ved udslusning af kandidaterne til job i virksomheden, job i anden virksomhed, i uddannelse eller andet at supervisere sidemænd og eventuelle daglige mentorer i arbejdet med kandidaterne at være bærer af virksomhedens kultur at medvirke til at sikre forståelse og opbakning til virksomhedscentret DE NØDVENDIGE KOMPETENCER I MENTORFUNKTIONEN Det er vigtigt at finde den rigtige person til mentorfunktionen. Følgende personlige kompetencer er nødvendige: At kunne etablere tillidsforhold til et menneske i en særlig situation At kunne være bindeled mellem ledelse, kolleger, ledige og jobkonsulent At kunne stille krav og sætte klare rammer At kunne være rummelig og tolerant At kunne have empati og evne til at lytte At kunne motivere og synliggøre udvikling At kunne vise tydelig anerkendelse 3

At kunne kommunikere på en respektfuld måde At kunne håndtere kandidaternes reaktioner på forandring PÅKLÆDNING AF MENTORER Når ledere eller medarbejdere får ansvar for virksomhedscentret, har de forskellige forudsætninger for at varetage funktionen og derfor forskellige behov for kompetenceudvikling. Dels er der de personlige forudsætninger som livserfaring, erfaring med læringsprocesser fx fra lærlingeforhold, kendskab til målgruppe o.a. Og dels er der virksomhedens forudsætninger såsom virksomhedens erfaring med samarbejde med jobcentret, erfaring fra individuelle forløb, virksomhedens kultur og rummelighed o.a. Endelig betyder de lediges profil også noget for, hvilke kompetencer mentoren har brug for, fx hvis virksomhedscentret er målrettet unge med psykosociale handicaps eller flygtningekvinder uden arbejdsmarkedserfaring. Opkvalificering sker først og fremmest gennem mentorens arbejde med kandidaterne, og mentor opnår efterhånden en masse erfaring med en vifte af problemstillinger og løsningsmuligheder. Der sker også en løbende opkvalificering gennem det tætte samarbejde med jobkonsulenten, hvor begge parter har mulighed for at lære. Endelig kan der ske en opkvalificering via erfaringsudveksling med andre mentorer. Men det er også nødvendigt at give mentoren en række konkrete redskaber til at løse opgaverne. Det har vist sig, at mentorerne klædes bedst på i mentorforløb, der indeholder både kurser og netværksmøder, hvor mentorerne møder andre mentorer. Et mentorforløb for mentorer i virksomhedscentre kan se således ud: 1. Kursus før etablering af virksomhedscenter Om mentorfunktionen i virksomhedscentre opgaver og roller Viden om målgruppen udfordringer og løsningsmuligheder Håndtering af fravær og manglende motivation Redskaber til løbende opfølgning på kandidaterne, fx skemaer der synliggør kompetenceudvikling Redskaber til at supervisere sidemænd eller daglige mentorer Kurset kan vare 1-3 dage Deltagerne er mentorer i virksomhedscentre og gerne jobkonsulenterne, 2. Mentorforløb efter etablering af virksomhedscenter Erfaringsudveksling med andre mentorer og jobkonsulenter, herunder drøftelse af grænseflader til jobkonsulent og evt. andre støttepersoner Oplæg inden for særlige emner: fx konfliktløsning, integration, personer med psykiske vanskeligheder eller misbrug Netværksmøderne kan holdes en gang om måneden eller i kvartalet efter behov Deltagerne er både jobkonsulenter og mentorer i virksomhedscentrene. MENTORFUNKTIONENS GRÆNSEFLADER Denne problematik er et af de gentagne samtaleemner på netværksmøder mellem mentorer og jobkonsulenter. Mentorfunktionens grænseflader til jobkonsulenters og eventuelle andre støttepersoners opgaver kan være forskellige fra forløb til forløb. Ofte vil dette være personafhængigt, idet det 4

varierer, hvorvidt en mentor ønsker og er i stand til at beskæftige sig med forhold for kandidaten, der ligger uden for virksomhedens regi. Det er derfor vigtigt, at der ved indgåelse af samarbejdet foretages en forventningsafstemning mellem mentor og jobkonsulent, og at grænsefladerne løbende diskuteres. Hvor meget mentoren skal involvere sig i kandidaternes problemer uden for arbejdstiden afhænger af mentorens personlighed og sociale gener. Kandidatens arbejdsliv og privatliv kan ikke fuldstændigt adskilles. I mange tilfælde spiller privatlivet en vigtig rolle for, hvorvidt kandidaterne kan magte et virksomhedsforløb, så derfor skal mentoren i en eller anden grad forholde sig til kandidaternes privatliv. Ofte har kandidaten problemer, som vedkommende vil drøfte med mentoren, eller der dukker nogle problemer op, som er nødt til at blive løst for, at virksomhedsforløbet kan gennemføres. Her er det mentorens opgave at sige til og fra og eventuelt inddrage jobkonsulenten (fx skal det afgøres, om kandidaterne må kontakte mentor uden for arbejdstid). I arbejdet med kandidaterne vil mentoren indimellem støde på forhold, der ikke formelt hører til det at varetage mentorfunktionen, men som mentoren må forholde sig til. Det kan være økonomi familieproblemer, børnepasning osv. psykiske problemer sundhed transport til og fra arbejde For nogle kandidater er der behov for en støtteperson, der kan supplere mentorens og jobkonsulentens funktioner. Det gælder de kandidater, der har behov for støtte i privatlivet. Her er det vigtigt, at grænsen mellem mentorens funktion og støttepersonens funktion bliver klar. Støttepersonen kan fx være kommunal støtte-kontaktperson bostøtte psykolog NY LOVGIVNING INDBEFATTER STØTTE TIL MENTORFUNKTIONEN I forbindelse med virksomhedscenterforsøget blev der udarbejdet en forsøgsbekendtgørelse om bevilling af støtte til mentorordningen. Bekendtgørelsen giver de medvirkende jobcentre tilladelse til at bevilge støtte til mentorfunktionen i et fast antal timer på den enkelte virksomhed for personer, der deltager i Virksomhedscenterforsøget. I kontrakten mellem jobcentret og virksomhedscentret aftales mentorens timetal. En ny mentorordning er trådt i kraft den 1. juli 2009 og inddrager bl.a. forsøgsbekendtgørelsens timefastsættelse. HVAD KOSTER EN MENTORFUNKTION? Det er forskelligt, hvor mange mentortimer der frikøbes til opgaven. Et enkelt jobcenter i forsøget betaler ikke for mentorens arbejde, men tilbyder i stedet opkvalificering og netværksaktivi- 5

teter. Betalingen varierer blandt de øvrige jobcentre, fra 1200 kr. pr kandidat pr. måned til 1200 kr. pr. kandidat pr. uge. 1 Udover den direkte finansiering af mentorfunktion i virksomhedscentrene, skal jobkonsulenten anvende ressourcer på opfølgning og sparring med mentoren. Der skal sættes midler af til mentorforløb for mentorerne. Nogle jobcentre tilrettelægger selv mentorforløbene og anvender så eksterne oplægsholdere, hvis der er behov for det. DISCUS, september 2009 1 Se Forsøg med virksomhedscentre. Evaluering af hovedforsøget, bilag 3 spørgsmål 16, for hvordan 13 jobcentre støtter virksomhedscentrene økonomisk. 6

PUBLIKATIONER FRA FORSØGET Publikationer fra forsøget kan downloades fra www.virksomhedscenter.dk: Følgende publikation kan med fordel læses i sammenhæng med dette notat om mentorfunktionen i virksomhedscentre: - September 2009. Notat om jobkonsulentfunktionen for virksomhedscentre. Notatet beskriver de særlige forhold man skal være opmærksom på, når jobkonsulenter skal arbejde med virksomhedscentre. - Januar 2009. Præsentation af virksomhedscenter koncept og forsøg. Præsentationen beskriver grundtanken med virksomhedscentre, indhold og rammer for konceptet samt forsøgets formål, deltagere og resultater. Derudover kan følgende publikationer downloades: - September 2009. Forsøg med virksomhedscentre. Slutevaluering af hovedforsøget. - Februar 2009. Virksomhedscentre og unge notat. Dette notat tager udgangspunkt i erfaringer fra Virksomhedscenterforsøget og Projekt 4K om unge kontanthjælpsmodtagere mellem 18 og 25 år. Notatet omhandler profil af de unge, resultater med de unge og virksomhedscentre og erfaringer med hvad der virker for de unge i virksomhedscentrene. - Februar 2009. Virksomhedscenter afsæt til arbejdsmarkedet. Magasin om virksomhedernes indsats i samarbejdet med jobcentrene om etableringen og driften af virksomhedscentre - November 2008: Branchespecifikke muligheder og udfordringer notat. Dette notat samler op på en virksomhedskonference, hvor repræsentanter fra virksomheder drøftede branchespecifikke muligheder og udfordringer i brancheopdelte workshops. - September 2008: Opstartsevaluering af hovedforsøg med virksomhedscentre. Opstartsevalueringen belyser, hvordan det er gået med kandidaterne de første tre måneder af hovedforsøget, samt hvordan jobcentre og virksomheder har løst opgaven. - September 2008: Virksomhedscentre for andre forsørgelsesgrupper notat. Flere jobcentre i hovedforsøget bruger konceptet til andre forsørgelsesgrupper. Notatet bygger på drøftelser på lederworkshop for jobcentrene suppleret med erfaringer fra evalueringen. - August 2008: Motivationsundersøgelse. Undersøgelsen har fulgt 20 kandidater i fire måneder, fra ugen før de startede på et virksomhedscenter. Undersøgelsens datamateriale er interview med kandidater, mentorer og jobkonsulenter. - Juni 2008: Evaluering af pilotforsøg med virksomhedscentre. Evalueringen belyser, hvordan det samlet set er gået med de kandidater, der har deltaget i pilotforsøget og sammenligner resultaterne med andre aktiveringsformer. Derudover evalueres jobcentrenes og virksomhedernes indsats. 7