17. April 2007 Værdibaseret styring og optimering af projektporteføljen Programchef Thomas Steinmetz, G4S Teamleder Charlotte Blou Sand, Creuna Copyright Creuna Danmark A/S
Om Creuna Skandinavisk IT-konsulenthus 220 ansatte: 110 i Danmark, 70 i Sverige og 40 i Norge Digital kommunikation og udvikling af internetbaserede løsninger Microsoft Gold Certified Partner Charlotte Blou Sand, Teamleder for Projektprocesser Copyright Creuna Danmark A/S
Agenda Hvad er projektporteføljestyring? Erfaringer i G4S I gang med projektporteføljestyring Copyright Creuna Danmark A/S Slide 3
17. April 2007 Hvad er projektporteføljestyring? Copyright Creuna Danmark A/S
Udfordringer Mange projekter Svært at prioritere mellem de enkelte projekter Vanskeligt at få overblik og status Copyright Creuna Danmark A/S Slide 5
Bliv mere effektiv med projektporteføljestyring 100% 50 % Værdi tabt 66% Porteføljestyring 50% Værdi opnået Projektstyring 0% 75% 100% Levering af projektets resultater til tiden Copyright Creuna Danmark A/S Slide 6
Hvad er projektporteføljestyring? Sammensætte en optimal portefølje Optimere porteføljens resultat ikke de enkelte projekter og programmer Løbende proces, revurderinger hyppigt Kriterier Sikre strategiske retning Maksimere forretningsværdi Skabe balance i porteføljen Copyright Creuna Danmark A/S Slide 7
Implementering Projekt scope Quick wins? Strategisk afklaring Hvad er vigtigst? Hvad vil vi måle? Organisatorisk implementering Hvad skal skabelonerne indeholde? Hvordan sikrer vi at alle bruger systemet? Teknisk implementering Opsætning af skabeloner Integration til andre systemer Ibrugtagning Hvilke projekter skal / skal ikke gennemføres? Copyright Creuna Danmark A/S Slide 8
Teknisk understøttelse: Microsoft Portfolio Server Ensartet vurderingsgrundlag Gennemsigtige og objektive vurderinger Skabeloner og workflows Standardiserer processer og informationer Algoritmer Nuancerer analyser og prioriteringer Konfigurationsmuligheder Tilpasses konkrete behov Integrerer til andre udbredte systemer Nemt at implementere i den praktiske virkelighed Fordelene ved projektporteføljestyring opnås gennem anvendelse af Microsoft Portfolio Server Copyright Creuna Danmark A/S Slide 9
Hvad giver projektporteføljestyring? Bedre anvendelse af ressourcer Mere effektiv forretning Større overblik over projekter Tid til at korrigere Fælles referenceramme og metoder Bedre kommunikation og videndeling på tværs af projekter, tryghed for den enkelte Projektporteføljestyring sikrer en fortsat optimal udnyttelse af ressourcerne Copyright Creuna Danmark A/S Slide 10
G4S Værdibaseret styring og optimering af projektporteføljen Thomas Steinmetz Programchef G4S
Program 1. G4S præsentation 2. IT Governance i G4S 3. Microsoft Portfolio Server projekt Baggrund Proces Resultat Erfaringer 4. Næste skridt
Om G4S - Fakta Verdens største sikringsvirksomhed Sikring, vagt og værdihåndtering Over 470.000 ansatte på verdensplan Over 100 lande Ca. 2.000 ansatte i Danmark Hovedkontor i London G4S koncernchef: Nick Buckles
IT Governance i G4S Etableret i sommeren 2005 med udgangspunkt i centralisering af IT mæssige beslutninger Fase 1 (overstået) Politikker, strategier og handlingsplaner Projektmodeller, programstyring, projekthåndbøger Masterplaner Fase 2 (i gang) Nye projekt prioriteringsformer Målbar IT Governance Optimering af cost benefit analyser Evaluering procedurer
Microsoft Portfolio Server Hvilke grunde havde vi for at benytte Microsoft Portfolio Server? Ny teknologi som er let tilgængelig Standard system Alt samlet i et produkt (før: Word, Notes, Excel osv.) Nemt at dele information Procesorienteret En ny form for prioriteringsmetode Effektiv sammenligning af investeringer Hænger sammen med MOSS 2007 og Project Server
Proces Definition og prioritering af business drivers Indsamle information og strukturer dem i forhold til hvert enkelt projekt Vurder projekternes strategiske værdi, samt indflydelse på business drivers Udarbejdelse af økonomimodel Vælg overordnede risici. Vurder det enkelte projekt op mod de overordnede risici Analysering af resultaterne (What if?) Optimering af porteføljen
Prioriter Business Drivers
Prioriter Business Drivers
Projektbeskrivelse
Risikovægtning
Projekt vs. Business Driver
Projektprioritering
Akkumuleret projektværdi
Resultat Langt mere nuanceret prioritering af projekter især fordi de prioriteres udfra business drivers og ikke kun cost/benefit Samlet informationen i et værktøj, gjort det portalbart Giver gode muligheder for ikke IT projekter Modellen kan kopieres
Erfaringsopsamling Fordele Nemt at sætte op - diskussionen bag er det svære Lægger op til meget diskussion Skaber overblik Programmet giver fleksibilitet: Uden PPM er man låst i forhold til opsætningen af info/data Med PPM kan forskellige vinkler trækkes ud Projekter kan optimeres indenfor bestemt område fx IT, så også projekter vedr. støtteprocesser får mulighed for at blive prioriteret (ellers ville det kun være markedsvendte) Projekter kan gøres obligatoriske, så de altid prioriteres
Erfaringsopsamling Ulemper Ville være rart med standard what if analyser fx 50% af budgettet Komplekst at sætte op, ville være rart med standardforslag til fx risici, business drivers mm Linkets ikke direkte til temperatur (kommer senere i dette projekt under SAP implementering)
Erfaringsopsamling Keep it simple! Kræver management involvering Business drivers Bør defineres af direktionen/ledelsen/itg Der vil altid være uenighed om prioriteringen hvad så? En svær balance at business drivers både skal være bredt dækkende og samtidig konkrete Risici bør formuleres centralt
Næste skridt Udvælg endelige business drivers og risici Modificering af prioriteringer Modificering af økonomimodel Definer rapporter Undersøg hvad produktet yderligere kan tilbyde af cockpit funktionaliteter i form af views og rapporter Analyser snitfladerne mod andre systemer (integration med SAP)
Spørgsmål? Thomas Steinmetz, Programchef G4S e-mail: thomas.steinmetz@dk.g4s.com url: www.g4s.dk
17. April 2007 I gang med projektporteføljestyring Copyright Creuna Danmark A/S
Kom i gang Start i én afdeling, dernæst udbredelse til resten af organisationen Start med IT projekter, dernæst alle typer af projekter Start med engangs-optimering, dernæst fortløbende Start med hurtigt valg af strategiske mål og afprøvning af dem, dernæst justeringer Faseopdelt implementering Hurtige resultater Copyright Creuna Danmark A/S Slide 31
Optimering af projektprocesser En del af en helhed Projektstyring Projektporteføljestyring Ressourcestyring Samarbejde & kommunikation Rekvirér produktark fra www.creuna.dk Copyright Creuna Danmark A/S Slide 32
Spørgsmål & kommentarer? www.creuna.dk Charlotte.blou.sand@creuna.dk / tlf. 2268 5849 Copyright Creuna Danmark A/S Slide 33