Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund

Guldborgsund Kommune Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund Første udkast Juni 2009

COWI A/S Parallelvej 2 2800 Kongens Lyngby Telefon 45 97 22 11 Telefax 45 97 22 12 wwwcowidk Guldborgsund Kommune Modeller Ejendomscenter Guldborgsund Første udkast Juni 2009 Dokumentnr Version 1 Udgivelsesdato 24 juni 2009 Udarbejdet Kontrolleret Godkendt phdu/siba jro/ps phdu

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 1 Indholdsfortegnelse 1 Indledning 3 11 Fokus på kerneopgaven 3 2 Resume 5 3 Projektet 13 31 Organisering 13 32 Faser 15 33 Processen 17 34 Metoden 17 4 Ejendomsområdet i dag 19 41 Ejendomsenheden 20 42 Udførelsen af FM-opgaverne 20 5 Observationer 23 52 Økonomi 29 6 Sammenfatning 30 61 FM-opgaver der er udbudt af kommunen 30 62 Værdifulde sammenhænge 31 63 Allerede iværksatte initiativer 31 64 Mulige områder for forbedring 32 65 De "særlige" institutioner 34 7 Baggrunden for et ejendomscenter 35 71 Ønsker og krav til Ejendomscentret 36 8 COWIs refleksioner 38 81 Generelt 38 82 Økonomi 40 83 Problemstillinger vedr specifikke opgaver 40

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 2 84 Forhold omkring "de særlige" institutioner 41 85 Den centrale forvaltning med den lokale forankring 41 86 Forudsætninger for det videre arbejde 42 9 Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 43 91 Indledning 43 92 BUM-modellen 43 93 Model A 45 94 Model B 49 95 Model C 52 10 Bilag 55

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 3 1 Indledning Rapporten er udarbejdet for Guldborgsund Kommune på baggrund af Økonomiudvalgets godkendelse d 3 februar 2009 af direktionens anbefaling fra d 5 januar 2009 om at gennemføre en undersøgelse af mulighederne for at etablere et professionelt ejendomscenter i Guldborgsund Kommune Direktionens anbefaling blev udarbejdet på baggrund af et oplæg fra konsulentvirksomheden COWI Oplægget er vedlagt rapporten som bilag 1 Baggrunden for initiativet er blandt andet, at kommunen og dermed dens ejendomsportefølje er blevet meget større ved kommunesammenlægningen, hvilket stiller langt større krav end tidligere til kommunen som ejendomsejer Kommunen ønsker derfor med etablering af et ejendomscenter bla at opnå: bedre fysiske rammer og bedre og mere ensartet service til kommunens ansatte og borgere at lærere, pædagoger, forvaltningerne mm i mindre grad skal beskæftige sig med de fysiske rammer og derfor kan bruge mere tid på deres kerneopgaver at der skabes et stærkere fagligt og professionelt miljø omkring driften af ejendommene at der opnås en optimering af drift og vedligehold af ejendommene, rengøring, rådhusservice, vedligehold af de grønne områder etc Undersøgelsen skal afdække mulighederne for at nytænke ressourceanvendelsen og optimere driften af de fysiske rammer og den tilhørende service (rengøring etc) ved etablering af et ejendomscenter Det er fra politisk side besluttet, at der skal etableres et ejendomscenter, men man har ikke lagt sig fast på, hvilke opgaver et sådant ejendomscenter skal varetage eller hvordan et sådant center skal organiseres 11 Fokus på kerneopgaven Facilities Management, forkortet FM, er den professionelle og koordinerede drift af rammerne omkring en virksomheds kernefunktioner I forbindelse med projektet er begrebet, blevet introduceret og til brug for læsere, der ikke er bekendt med begrebet, følger her en kort forklaring

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 4 For en kommune er kernefunktionerne at give den bedst mulige service til kommunens borgere, herunder at passe borgernes børn og ældre, at undervise, at håndtere byggeansøgninger etc Denne service leveres med udgangspunkt i en række forskelligartede bygninger Bygninger skal vedligeholdes og rengøres etc, grønne områder der skal vedligeholdes, biler til udbringning af mad, hjælpemidler mm til ældre osv, osv I de fleste virksomheder, såvel offentlige som private, er disse aktiviteter sjældent organiseret, så man opnår den bedst mulige koordinering og de mulige synergieffekter I de fleste kommuner serviceres de forskellige typer institutioner for eksempel af forskellige aktører, selvom de er placeret lige ved siden af hinanden Socialforvaltningen tager sig af sine bygninger, Børne- og ungeforvaltningen af sine etc Ved at sammentænke servicen - anvendelse af principper og metoder i FM (Facilities Management) - kan man opnå at pengene bruges bedre i kommunen Dette er blot nogle af argumenterne for, hvorfor det er oplagt at anvende FM i arbejdet med etablering af et kommunalt ejendomscenter For en mere uddybende beskrivelse af FM, samt sammenhængen med tankerne om etablering af et ejendomscenter henvises til folderen Optimering af kommunale ejendomme Nyt koncept for udvikling af kommunale ejendomscentre fra konsulentvirksomheden COWI, som er vedlagt i bilag 2

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 5 2 Resume Projektet Projektet gennemføres af en styregruppe, en projektgruppe og en projektledelse Det er fra direktionens side valgt at gennemføre projektet i en åben proces med det formål at skabe det bedst mulige udgangspunkt for at realisere den valgte model for Ejendomscentret Direktør for Infrastruktur og Velfærd Bruno Andersen er formand for styregruppen og Bygge-, Plan- og Ejendomschef Pernille Møller Nielsen er projektleder og formand for den tilknyttede projektgruppe I dette arbejde er Pernille blevet assisteret af seniorprojektleder Poul Henrik Due fra COWI Projektgruppen har deltagere der repræsenterer kommunens ansatte bredt Projektet er afrapporteret i nærværende rapport, der er udarbejdet af COWI for og i tæt samarbejde med projektgruppen Rapporten er udarbejdet på baggrund af informationer indhentet fra skriftligt materiale fra kommunen, 4 informations- og spørgemøder, 10 interviews af referencegrupper af 2 timer og en række styre- og projektgruppemøder, samt en høringsfase (bemærk at høringsfasen endnu ikke er gennemført og at rapporten derfor må forventes rettet til efter gennemførelse af denne) Projektet gennemføres i perioden april til december 2009 Derefter må forventes en implementeringsperiode på minimum et år, i hvilken der gennemføres en detaljeret afdækning af de områder der er udvalgt for det kommende ejendomscenter for opstilling af den endelige udformning af centret Ejendomsområdet i dag Projektet har resulteret i en overordnet beskrivelse af kommunens varetagelse af ejendomsområdet i dag og en række observationer af de positive forhold og de udfordringer dette er forbundet med Det har desuden resulteret i en beskrivelse af de bekymringer, de ansatte forbinder med etableringen af et ejendomscenter samt de succeskriterier et ejendomscenter vurderes at skulle opfylde, for at sikre en succesfuld realisering og indhentning af de potentielle gevinster Kommunens eksisterende løsning af opgaverne relateret til kommunens ejendomme - og de aktiviteter der foregår i dem - er præget af de historisk betingede forskelle mellem de seks tidligere kommuner og historisk betingede forskelle i varetagelsen af opgaver indenfor forskellige forvaltningsområder, herunder

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 6 også de tidligere amtsligt ejede ejendomme Dette betyder, at opgaverne løses vidt forskelligt i kommunen og under vidt forskellige økonomiske vilkår, der sjældent er i overensstemmelse med det faktuelle behov De eksisterende løsninger er typisk karakteriseret af et gab mellem det økonomiske råderum og behovet I den forbindelse kan det nævnes, at der i budgettet for 2010 er afsat godt 16 mio kr til udvendigt vedligehold og vedligehold af faste installationer, medens erfaringstal for opretholdelse af en middelstand af ejendomme viser et behov på ca 28 mio kr Der udtrykkes dog generelt tilfredshed med den måde, det tekniske personale løser opgaverne på, og mange gode viljer skaber ejerskab og gode resultater på kommunens institutioner I relation til det kommende ejendomscenter udtrykker de ansatte bekymringer om tab af lokalt ejerskab, manglende fleksibilitet og individuelle hensyn, øget bureaukrati, lange kommandoveje og tab af økonomisk råderum Disse udsagn relaterer sig direkte til de opstillede succeskriterier for det kommende ejendomscenter, som blandt andet omfatter god og professionel rådgivning, involvering af centrets kunder, gennemsigtig prioritering, behovsrelateret budgetlægning, fleksibilitet, empati i kundehåndteringen og hurtig respons på henvendelser Der er endvidere fremkommet en række løsningsforslag til Ejendomscentret Blandt disse kan nævnes etapevis implementering af Ejendomscentret, central indgåelse af lejeaftaler, fælles servicekontrakter og afstemning af budgettet i forhold til behovet på de enkelte institutioner Projektet har afdækket, at der allerede i dag såvel decentralt som centralt er iværksat en række aktiviteter med det formål at optimere ressourceanvendelse i kommunens ejendomme og opnå en mere ensartet service Blandt disse initiativer kan nævnes, at skolerne har nedsat et harmoniseringsudvalg, at Ejendomsenheden er i færd med at kortlægge kommunens ejendomsmasse med henblik på udformning af 10 års vedligeholdelsesplaner og energimærkning af ejendommene, samt at hallerne har iværksat et initiativ for at etablere en fælles ledelse Der er i projektet blevet udpeget en række områder, hvor det vurderes muligt at forbedre indsatsen gennem etablering af Ejendomscentret Af disse kan nævnes drift og vedligehold af tekniske anlæg, vedligehold af grønne områder og lignende samt koordinering af den tekniske ad-hoc service til institutionerne I relation til de sociale institutioner er det endvidere afdækket, at det tekniske personale i høj grad indgår i aktiveringen af beboerne, hvilket stiller specielle krav til bemandingen af disse opgaver

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 7 Baggrunden for Ejendomscentret På baggrund af projektgruppens observationer er der opstillet en række ønsker og krav til Ejendomscentret i relation til centrets opgaver, ressourcer, organisering og ageren Ejendomscentret skal varetage opgaver, der sikrer det nødvendige overblik, den bedst mulige prioritering af og synergi i anvendelse af ressourcerne, de bedste kontraktindgåelse med udlejere, leverandører, entreprenører og servicevirksomheder samt en professionel rådgivning For at opnå dette skal centret råde over ressourcer, der muliggør dette Organiseringen af indsatsen skal sikre fastholdelse af de langsigtede perspektiver, korte kommandoveje og et let tilgængelighed I sit daglige virke skal Ejendomscentrets medarbejdere være serviceminded og fleksible og formå at involvere kunderne i fælles løsninger COWIs refleksioner De indsamlede og bearbejde informationer har givet anledning til en række refleksioner i COWI COWI vurderer, at Ejendomscenter Guldborgsund med den rette sammenhæng mellem en central styrings- og planlægningsindsats og en decentral forankret realisering gennemført af ansatte, der trives og gør deres bedste, kan blive en værdifuld og professionel ejer og forvalter af kommunens ejendomme til glæde for de ansatte og borgerne i kommunen Dette kræver imidlertid i første omgang den rette proces frem mod realiseringen af Ejendomscentret Kommunens udgangspunkt er, at opgaverne i dag varetages meget forskelligt og dette giver dels en uensartet service til ansatte og borgere i kommunen, dels at der ikke synes at være en sammenhæng mellem fordelingen af ressourcer og behovet på de forskellige institutioner Kommunen står derfor i første omgang overfor en større opgave med afdækning af, hvordan opgaverne løses i dag Det er essentielt, at kommunen gennemføre de nødvendige ændringer, etableringen af et Ejendomscenter vil medføre, med udgangspunkt i et så nøje billede af den nuværende løsning af opgaverne som muligt I modsat fald risikerer kommunen at anvende ressourcerne til etablering af Ejendomscentret forgæves Hertil kommer, at budgetterne til udvendigt vedligehold og vedligehold af de tekniske anlæg tilsyneladende ikke muliggør den nødvendige drift og vedligehold af ejendommene til at sikre fastholdelse af ejendommenes værdi og funktion Dette udgør en ekstra udfordring Etableringen af Ejendomscentret vil dog kunne medføre, at de afsatte ressourcer anvendes endnu bedre end i dag

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 8 Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund I et samarbejde mellem projektgruppen og COWI er der udformet tre modeller for det kommende ejendomscenter Den nuværende Ejendomsenhed med tilhørende opgaveportefølje anbefales at indgå som en central del af det kommende Ejendomscenter i alle tre modeller Ejendomcentret Infrastruktur og velfærd Ejendomsadministration - køb og salg af ejendomme - udlejning af kommunale ejd - adm af lejeaftaler med private - adm af kontrakter med boligselskaber Forsikringer Vedligehold - udvendigt vedligehold af klimaskærm - vedligehold af tekniske anlæg Rådgivning - rådgivning/styring af nybyggeri - rådgivning/styring af renovering - fælles tekniske projekter Energi - forvaltning af energisparepulje - energimærkning - registrering af energiforbrug Entreprenørvirksomheden Byggemyndighed Ejendomsdata - GIS - BBR - Ejendomsskat Udførerenheder i øvrige direktørområder Rådhus Service Intern Service Daginstitutioner Intern Service Ældreområdet Teknisk afd Saxenhøj Teknisk afd AM-projektet Teknisk-service personale på de enkelte ejendommene Model A Modellen tager udgangspunkt i, at der etableres en central administrativ enhed (Ejendomscentret), som skal varetage den overordnede drift af kommunens ejendomme Formålet med en central administrativ og styringsmæssig enhed, er først og fremmest at muliggøre en langsigtet, strategisk planlægning af FMopgaverne på baggrund af en bevidst prioritering i forhold til aktuelle behov I model A overføres såvel det økonomiske som det styringsmæssige ansvar for en større del af de tekniske FM-opgaver til Ejendomscentret med henblik på at opnå gevinster i forhold til volumen og høj specialisering I denne model foreslås den tekniske afdeling på Saxenhøj desuden tilknyttet Ejendomscentret som en selvstændig filial Realisering af denne model medfører i første omgang investeringer i afdækning af de områder, der samles i Ejendomscentret, samt tilførsel af 6 årsværk udover de medarbejdere, der allerede nu er ansat i Ejendomsenheden Samlingen af ansvaret for lejeaftaler, forsikringer samt overordnet tilsyn og vedligehold af de tekniske anlæg at medføre, at kommunen får mere for de anvendte midler Overførsel af opgaverne til Ejendomscentret vurderes at medføre, at kommunen således vil kunne høste en række fordele: 1 Kommunen kan optimere lejeaftalerne med boligselskaber og andre gennem en sammenligning af priser og samlet vurdering af behov for leje af lokaler Kommunen kan desuden bedre sikre overholdelse af gældende

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 9 lovgivning gennem den større gennemsigtighed, en koordineret indsats på området vil medføre 2 Kommunen kan sikre sig de bedst mulige forsikringsvilkår, der stemmer overens med dækningsbehovene i kommunens ejendomme 3 Serviceaftaler og aftaler om lovpligtige tilsyn af tekniske anlæg vil kunne udbydes i større entrepriser med de prismæssige fordele, dette vil give Det er erfaringsmæssigt muligt at opnå 10 til 20 % mere service for de samme beløb, når der udbydes i større entrepriser Etableringen af et ejendomscenter vurderes ikke at medføre en mindskning af gabet mellem behov og budget på disse områder, men at de afsatte ressourcer til drift og vedligehold af de tekniske anlæg vil blive anvendt bedre Dermed vil man mindske risici for sammenbrud af tekniske anlæg og øvrige ulemper som følge af for dårligt drevne anlæg med heraf afledte budgetbelastende udgifter Det er derudover projektgruppens vurdering, at Ejendomscentrets opgaveportefølje, så snart det vurderes at være rimeligt implementeret, vil kunne udvides gradvist - i første omgang med inkludering af renhold og vedligehold af grønne områder, idrætsanlæg og fodboldbaner, samt alarm- og nøglesystemer og indvendigt vedligehold Der må dog forventes større, indledende afdækning af disse områder, før overdragelsen til Ejendomscentret planlægges og gennemføres Projektgruppen vil anbefale, at kommunen iværksætter etablering af model A på baggrund af, at den: har en stor mulighed for at kunne lykkes med succes fra starten af i tæt samarbejde med de berørte parter har en opgaveportefølje der umiddelbart vil kunne beskrives rimeligt præcist vil kunne gennemføres på baggrund af en begrænset supplerende afdækning af den nuværende situation vil kunne etableres indenfor en overskuelig fremtid vil kunne skabe et godt udgangspunkt for en gradvis videreudvikling af Ejendomscentret med løbende overtagelse af ansvaret for et øget antal opgaver kan udvikles parallelt med de allerede centralt og decentralt iværksatte initiativer for optimering af drift, vedligehold og anvendelse af kommunens ejendomme, herunder skolernes og hallernes harmoniseringstiltag og arealkortlægningerne i Nysted og Sakskøbing

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 10 Ejendomcentret Infrastruktur og velfærd Udførerenheder i øvrige direktørområder Model B Ejendomsadministration - køb og salg af ejendomme - udlejning af kommunale ejd - adm af lejeaftaler med private - adm af kontrakter med boligselskaber Forsikringer Vedligehold - udvendigt vedligehold af klimaskærm - vedligehold af tekniske anlæg - indvendigt vedligehold - vedligehold af grønne områder Rådgivning - rådgivning/styring af nybyggeri - rådgivning/styring af renovering - fælles tekniske projekter Energi - forvaltning af energisparepulje - energimærkning - registrering af energiforbrug Ejendoms service - udvendigt renhold - indvendigt renhold - indkøb - alarm- og vagtordninger Entreprenørvirksomheden Byggemyndighed Ejendomsdata - GIS - BBR - Ejendomsskat Rådhus Service Intern Service Daginstitutioner Intern Service Ældreområdet Teknisk afd Saxenhøj Teknisk afd AM-projektet Teknisk-service personale på de enkelte ejendommene I model B overføres såvel det økonomiske som styringsmæssige ansvar for alle tekniske FM-opgaver til Ejendomscentret, med henblik på at opnå gevinster i forhold til volumen og høj specialisering Kun mindre ad-hoc teknisk service, forbliver decentralt, da det tilstræbes at udførelsen af opgaverne foretages så tæt på brugerne som muligt Det er projektgruppens vurdering, at model B vil kræve en omfattende afdækning af de områder, Ejendomscentret i givet fald skal overtage ansvaret for, samt en væsentligt større planlægnings- og implementeringsindsats end krævet i forbindelse med realisering af model A Modellen medfører behov for en omfattende indledende afdækning af, hvordan opgaverne løses i dag, hvilke ressourcer der anvendes hvordan, hvilken økonomi, der er forbundet med opgaveløsningen, ansvarsområder og snitflader, i hvilket omfang at omgaveløsninger dækker modtagernes behov etc Derudover vil der skulle tilføres flere ressourcer til Ejendomscentret end i model A og de enkelte institutioner vil opleve et større tab af midler, de selv kan administrere Projektgruppen kan derfor ikke anbefale gennemførelse af model B på nuværende tidspunkt Model B skønnes dog at kunne opnås ved en gradvis udbygning af model A i takt med en succesfuld, etapeopdelt implementering som beskrevet under model A

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 11 Model C Ejendomcentret Infrastruktur og velfærd Ejendomsadministration - køb og salg af ejendomme - udlejning af kommunale ejd - adm af lejeaftaler med private - adm af kontrakter med boligselskaber Forsikringer Vedligehold - udvendigt vedligehold af klimaskærm - vedligehold af tekniske anlæg - indvendigt vedligehold - vedligehold af grønne områder Rådgivning - rådgivning/styring af nybyggeri - rådgivning/styring af renovering - fælles tekniske projekter Energi - forvaltning af energisparepulje - energimærkning - registrering af energiforbrug Ejendoms service - udvendigt renhold - indvendigt renhold - indkøb - alarm- og vagtordninger Distriktscentre for teknisk service - teknisk ad-hoc service Entreprenørvirksomheden Byggemyndighed Ejendomsdata - GIS - BBR - Ejendomsskat Udførerenheder i øvrige direktørområder Teknisk-service personale på særlige institutioner - Teatret - Musikskolen - AM-projektet - Saxenhøj mfl Model C tager afsæt i model B's samling af bestillerfunktionerne i Ejendomscentret, men går samtidig skridtet videre ved ligeledes at samle udførelsen i Ejendomscentret Hensigten er således at medarbejdere, der udfører FMopgaver, ansættes i Ejendomscentret, men de fleste af dem med fysisk udgangspunkt i et distrikt, der omfatter en række forskellige institutioner i samme by eller område Desuden fastholdes medarbejdere i størst muligt omfang på de institutioner, hvor de er tilknyttet i dag Det forventes, at der stadig vil være opgaver, der især løses overfor bestemte typer institutioner (feks ældreboliger) Disse skal fortsat løses på tværs af kommunen, men i samarbejde og koordinering med de distriktsopdelte opgaveløsninger I det omfang at det tekniske personale suppleres med borgere i aktivering ansættes disse ligeledes af Ejendomscentret, men varetager deres opgaver i distriktet Samlingen af den ad-hoc teknisk service, vil betyde at en række medarbejdere, foruden de ledelsesmæssige ændringer, vil opleve ændringer i deres jobindhold samt en ny geografisk forankring af deres arbejdsplads Det er endnu ikke muligt at sige noget om antallet af medarbejdere en sådan omlægning vil berøre Opmærksomheden må under alle omstændigheder her henledes på, at udførelsesstedet fastholdes så vidt det er muligt Det er projektgruppens vurdering, at model C vil kræve en markant og yderst omfattende afdækning af de områder, Ejendomscentret i givet fald skal overtage ansvaret for mere end i model B Derudover vil det kræve en væsentligt stør-

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 12 re planlægnings- og implementeringsindsats end krævet i forbindelse med realisering af model B, idet Ejendomscentret bliver arbejdsgiver for en række medarbejdere, der i dag er ansat af de enkelte institutioner og forvaltninger samt Entreprenørvirksomheden Projektgruppen kan derfor ikke anbefale gennemførelse af model C på nuværende tidspunkt

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 13 3 Projektet 31 Organisering Projektet ledes af Bygge-, Plan- og Ejendomschef Pernille Møller Nielsen og Poul Henrik Due fra den rådgivende virksomhed COWI Projektet er derudover organiseret med en styregruppe og en projektgruppe Styregruppen: Direktørområde Titel Navn Infrastruktur og Velfærd Direktør Bruno Andersen (formand) Intern Service Ressourcedirektør Ole Jakobsen Infrastruktur og Velfærdomschef Bygge-, Plan- & Ejen- Pernille M Nielsen Opvækst og Velfærd Chef for Dagtilbud Kjeld Larsen Job og Velfærd Social- og Handicapchef Lene Sletved Infrastruktur og Velfærd Sekretær Susanne Carlsson (referent) Styregruppens hovedopgaver er, at: følge op på projektets stade aktivitets- og resultatmæssigt - at sikre at projektet "holdes på sporet" følge op på overholdelse af tidsplan og økonomi rapportere til direktionen fungere som ambassadører for projektet i kommunen

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 14 Projektgruppen: Direktørområde Titel Navn Infrastruktur og Velfærd Bygge-, Plan- & Ejendomschef Pernille M Nielsen (formand) Infrastruktur og Velfærdomsenheden Teamleder for Ejen- Benny Jørgensen Infrastruktur og Velfærdomsenheden Medarbejder i Ejen- Lars Larsen Infrastruktur og Velfærd, Teamleder for Rådhus- Steen Jensen Borgerservice service Intern Service, Økonomi Økonomikonsulent Marlene Friis Jørgensen Intern Service, HR Intern Service, Juridisk Juridisk konsulent Jane Andreasen Tjeneste Opvækst og Velfærd, Serviceleder Dan Kristiansen Skole Opvækst og Velfærd, Leder for Krummerne i Kurt Jensen Daginstitution Sakskøbing Opvækst og Velfærd, Kulturchef Jørgen Lykke Madsen Kultur Opvækst og Velfærd, Fritidschef Klaus Lykkebæk Fritid Job og Velfærd, Sundhed Cand Scient i human Gitte Piil Eriksen 1 ernæring Job og Velfærd, Social- Forstander Erik Søndergaard og Handicap (Saxenhøj) Job og Velfærd, Ældre Sekretariatsleder Katia Bøgedal Job og Velfærd, AM Projekt Souschef i AMprojektet Tinne Gustavussen 2 Signe B Andersen, COWI, er referent på projektgruppemøderne 1 Pr 1 september 2009 erstattes Gitte Piil Eriksen med Jasmina Hadzidulbic, Plan- og Udviklingskonsulent i Sundhed 2 I uge 21 og 22 er Dagny Friis (dp@guldborgsunddk) stedfortræder for Tinne Gustavussen

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 15 Projektgruppens hovedopgaver er, at: deltage aktivt i alle projektgruppemøder gennemlæse og vurdere oplæg fra projektledelsen nøje sikre den fornødne kommunikation til fagchefer og ansatte i egne fagområder modtage og besvare spørgsmål fra fagchefer og ansatte i egne fagområder sikre at ledere og medarbejdere deltager i relevante informationsmøder hjælpe med at fremskaffe de nødvendige tilgængelige informationer om kommunens bygninger og den nuværende drift af disse Til brug for interviewrunden blev følgende referencegrupper udpeget af projektgruppen: skole- og SFO-ledere teknisk-serviceledere og -medarbejdere på skolerne Rådhusservice Dagsinstitutions- og dagplejeområdet samt AM-Projektet Ejendomsenheden Kultur- og Fritidsområdet Entreprenørvirksomheden Ældreområdet Social- og Handicapområdet Sundhedsområdet Der er blevet gennemført et 2 timers interview med alle referencegrupper med undtagelse af den sidstnævnte, hvor der blev gennemført et enkeltmandsinterview Interviewene er gennemført på baggrund af en interviewguide, der er vedlagt som bilag 3 Resultaterne af de gennemførte interviews fremgår af dokumentet "Guldborgsund Kommune Opsummering af interviews" af maj 2009 Dokumentet kan rekvireres gennem medlemmerne af projektgruppen 32 Faser Projektet er opdelt i to hovedfaser: Fase 1 Formålet med denne indledende fase var at afdække forholdene omkring den nuværende varetagelse af opgaverne, samt at tilføre projektet tilstrækkelig viden om behov og krav til struktur og processer i alternative løsningsmodeller Resultatet af fase 1 er angivet i rapportens kapitel tre og fire

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 16 Under fase I gennemførtes følgende aktiviteter: projektopstart (2 til 28 april) informations- og spørgemøder (6 til 11 maj) interviews (11 til 20maj) analyser, forelæggelse for projektgruppen samt modtagelse af projektgruppens kommentarer (14 til 29 maj) Fase II: I denne fase gjaldt det om at analysere observationerne fra fase I, med henblik på at identificere mulige indsatsområder og på den baggrund skitsere mulige løsningsmodeller Endelig indeholdt fasen kvalificering af modellerne i samarbejde med projektets interessenter Under fase II gennemføres følgende aktiviteter: forslag til modeller til forelæggelse for projekt- og styregruppen samt indarbejdelse af kommentarer til modellerne (2 til 12 juni) udarbejdelse af andet udkast til modeller (15 til 26 juni) udsendelse af andet udkast af modeller til høring i kommunen samt modtagelse af kommentarer fra kommunens ansatte (26 juni til 31 august) efter høringen udformes det endelige udkast til modeller og indstilling til direktionen, som forelægges denne først i oktober Herefter foretages den politiske behandling af indstillingen Der gennemføres 3 styregruppemøder og 5 projektgruppemøder i foråret 2009 Faseforløbet er illustreret i nedenstående figur Aktiviteter April Maj Juni Jul Aug Sep Okt Nov Fase I Projektopstart Informationsmøder Interviews Analyser mm Fase II Modeller, første udkast Modeller, andet udkast Høringsperiode Modeller, endeligt udkast Indstilling til direktion Politisk behandling

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 17 33 Processen Det er fra direktionens side lagt op til at projektet gennemføres i en åben proces frem til og med direktionens indstilling Dette betyder, at enhver information, der skal anvendes i projektet foreligger tilgængelig for alle interessenter, samt at interessenterne kan følge forløbet fra de indsamlede informationer, til de foretagne observationer samt konklusioner og frem til forslag til modeller Det betyder endvidere, at der er argumenteret klart for de valgte løsninger Derfor har der fra projektets start været lagt op til involvering af flest mulige interessenter i processen gennem en meget bred sammensætning af projektgruppen Der har i forbindelse med de gennemførte informations- og dialogmøder og interviews været udtrykt bekymring om hvor vidt processen kan forventes at blive holdt åben gennem hele forløbet, men dette er direktionens og styregruppens intension Projektet omfatter en overordnet afdækning af den nuværende planlægning, styring og udførelse af FM-opgaverne i kommunen, hvorfor der givetvis vil være en række forhold, hvor konklusioner og forslag ikke forekommer fuldt ud dækkende for læseren Dette er en af grundene til, at rapporten - og forslagene i den - skal igennem tre forløb, hvorigennem beskrivelser, konklusioner og forslag skal tilrettes, således at der tages udgangspunkt i den virkelighed ledere og medarbejdere ser i deres hverdag Dette dog vel vidende, at mennesker er forskellige og har forskellige opfattelser, samt at kommunens ansatte har meget forskellige opgaver og dermed meget forskellige hverdage 34 Metoden Konsulentvirksomheden COWI har gennemført projektet med baggrund i mange års erfaringer med analyse og rådgivning indenfor drift og vedligehold af bygninger og FM Dermed bringes der naturligvis erfaringer fra andre organisationer - ikke mindst andre kommuner - ind i processen Virksomheder - og ikke mindst kommuner - er dog meget forskellige Dermed må indsatsen for at skabe de bedst mulige rammer for kommunens arbejde indenfor kommunens råderum naturligvis også være skræddersyet til den enkelte kommune Der findes ingen standardløsninger, som umiddelbart kan implementeres i kommunen I de store sammenhænge vil der naturligvis være erfaringer fra andre kommuner, der kan anvendes, men udelukkende som inspiration til en skræddersyet løsning for Guldborgsund Kommune

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 18 COWI er derfor gået helt åbent til opgaven uden en forudfattet mening om, hvad der er bedst for Guldborgsund Kommune - såvel for borgerne som for de ansatte og ledelsen Hvis der skal etableres et ejendomscenter, som også eksisterer om 10 år, skal det designes og drives på en sådan måde, at flest mulige ser det som et fremskridt i kommunens forvaltning af ejendommene Det er derfor tilstræbt at skabe så direkte sammenhæng som muligt mellem de indsamlede informationer om kommunen og de konklusioner og forslag, som fremkommer i denne rapport I det omfang dette ikke er lykkedes, må kommunens ledelse og ansatte gennem gennemlæsning og kommentering af rapporten bidrage til at rette op på evt misforståelser og mulig manglende information Frem til og med afsnit 6 i rapporten er det tilstræbt "blot" at tegne et statusbillede gennem en gengivelse af de informationer, konsulenterne har indhentet Fra afsnit 7 og resten af rapporten er der foretaget tolkninger og vurderinger på baggrund af de indhentede oplysninger

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 19 4 Ejendomsområdet i dag På baggrund af informationer fra såvel de udleverede skriftlige kilder som viden opnået ved informationsmøder, interviews og ved kommunikationen med projekt- og styregruppens medlemmer, er der i det følgende afsnit skitseret et billede af ejendomsområdet i Guldborgsund Kommune i dag Organiseringen af ejendomsområdet i Guldborgsund kommune i dag er kendetegnet ved at være opdelt på en central administrativ enhed (Ejendomsenheden), der varetager den overordnede forvaltning af kommunens ejendomme, men med et vist ansvar pålagt de enkelte forvaltningerne/ institutioner for den praktiske udførelse af FM-opgaverne De udførende opgaver gennemføres af dels en række mindre enheder som udfører FM-opgaver for flere ejendomme indenfor samme forvaltning, dels af ansatte på den enkelte institution Decentrale enheder Intern Service Administrationen - Rådhuset - Jobcentrene - Borgerservice Ældreområdet -Kommunale plejehjem - Almene plejecentre Job og velfærd Sundhedsområdet - Tandplejen Social- og handicapområdet - Saxenhøj AM-projektet - Zoo - Sprog og integrationscenter mm Skoleområdet - Folkeskoler - SFO er Opvækst og velfærd Idrætsområdet - Kommunale haller - Selvejende haller - Svømmehaller Daginstitutioner Kulturområdet - Musikskole - Teater - Bibliotek - Kulturhuse/ caféer Rådhus Service Intern Service Ældre Teknisk afd Saxenhøj Teknisk afd AM-projektet Intern Service Daginsti Centrale enheder Infrastruktur og velfærd Ejendomsenheden Entreprenørvirksomheden Private vagtselskaber Private Private entreprenører Private rengøringsselskaber Figur 1: Organisering af ejendomsområdet i dag

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 20 41 Ejendomsenheden I forbindelse med kommunesammenlægningen blev det i Guldborgsund kommune i 2006 besluttet, at samle varetagelsen af den udvendige vedligeholdelse på kommunens ejendomme Denne beslutning førte til etablering af Ejendomsenheden, som organisatorisk blev placeret under direktørområdet Infrastruktur og velfærd, med politiske forankring i et nyoprettet udvalg for faste ejendomme Et af de væsentligste mål med denne enhed, var at opnå en mere effektiv anvendelse af ressourcer blandt andet ved at samle de byggefaglige kompetencer og udnytte stordriftsfordele Siden oprettelsen har Ejendomsenheden har der været arbejdet målrettet på at udarbejde langsigtede planer for det udvendige vedligehold af kommunens ejendomme Som led i samarbejdet med brugerne af kommunens ejendomme er der udfærdiget en servicehåndbog, som beskriver snitfladerne mellem Ejendomsenheden og de enkelte institutioner for de vedligeholdelsesopgaver, Ejendomsenheden har ansvaret for Ejendomsenheden beskæftiger i dag 9 medarbejdere med en baggrund som hhv konstruktører eller byggeteknikere Kompetencerne dækker således hovedsagelig det byggetekniske område, hvilket stemmer fint overens med at deres kerneopgave er rådgivning og strategisk planlægning i forbindelse med forvaltningen af kommunens ejendomme 42 Udførelsen af FM-opgaverne Nedenstående Tabel 1 viser en sammenstilling af FM-opgaverne og de parter, der udfører de forskellige opgavetyper Det tegner således et billede af en situation hvor de samme typer af opgaver udføres af mange forskellige parter, såvel private som kommunale, som er uafhængige af hinanden såvel organisatorisk som økonomisk og udførelsesmæssigt For en detaljeret afdækning af den nuværende varetagelse af FM-opgaverne henvises til bilag 4

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 21 Lokalt teknisk service personale (skoler, tandpleje, teater mm) Rådhus Service Teknisk Afdeling Saxenhøj Teknisk Afdeling AM-projektet Intern Service (daginstitutioner) Intern Service (ældreområdet) Indkøbsenheden Entreprenørvirksomheden Ejendomsenheden Private virksomheder Teknisk rådgivning Tilsyn med brugernes vedligehold X X Energiregistrering X X X X X X X Serviceaftaler X (X) X X X X X X Udvendig vedligeholdelse X X X Vedligeholdelse af grønne områder X X X X X X X Udvendigt renhold (inkl snerydning) X X X X X X X Indvendig vedligeholdelse X X X X X X X Indvendig rengøring X X X X Ad-hoc teknisk service X X X X X X X X Vedligehold af tekniske installationer X X X X Reparation af inventar X X X X X X X Vagt og alarmordning X X X X Lukkeordning og lokale bookning X X X X Postomdeling X X X X Vareudbringning X X X X Tjenestekøretøjer X X Trykkeri X *1 Dette er ikke en fuldt dækkende oversigt Bla udfører en række af de administrative enheder også flere af de nævnte opgaver Tabel 1: Afdækning af FM-opgavernes udførelse i dag Kommunens aktiviteter foregår alt overvejende i kommunale ejendomme, men indenfor daginstitutionsområdet, ældreområdet og fritidsområdet er der en række selvejende institutioner, der har driftsoverenskomster med kommunen Disse institutioner drives i de fleste tilfælde uafhængigt af kommunen og de beskrives derfor i det følgende under et som selvejende (SE), idet det ikke ligger indenfor analysen, at vurdere de individuelle forhold på dette område

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 22 Derudover drives tre daginstitutioner i ejendomme lejet af boligselskaber og de fleste ældreboliger er ejet af boligselskaber I de sidstnævnte tilfælde har kommunen ansvaret for driften af de lokaler, der anvendes af kommunens medarbejdere I enkelte tilfælde foregår der kommunale aktiviteter i ejendomme ejet af kommunen, men administreret af boligselskaber Sammenfatning Generelt bærer ejendomsområdet præg af, at kommunens forvaltninger, institutioner mfl virker under meget forskellige vilkår Dette skyldes: historisk betingede forskelle i de seks tidligere kommuners måde at drive kommune på historisk betingede forskelle i varetagelsen af FM-opgaverne mellem de forskellige forvaltningsområder at der er tale om forskellige institutionstyper, hvis service i relation til borgerne er vidt forskellige at nogle institutioner er takstfinansieret forskelle i bygningernes ejerforhold (kommunale, selvejende, privatejede etc) forskelle mellem land og by etc

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 23 5 Observationer De afholdte informations- og dialogmøder, samt interviews med referencegrupper, har ledt til en række observationer, som er beskrevet i det følgende Som nævnt i beskrivelsen af ejendomsområdet er området på nuværende tidspunkt underlagt meget forskellige vilkår, hvilket bla afspejles i en stor variation i tilbagemeldingerne fra ledere og medarbejdere Der findes dog samtidig en række forhold, hvor udsagnene har været sammenfaldende og således har kunnet samles i en række generelle punkter 511 Generelle observationer Gennemgående positive forhold der er generelt udtrykt tilfredshed med Ejendomsenhedens rådgivning og service samarbejdet med kommunens udførende enheder fungerer generelt godt og der er tilfredshed med den leverede service der udvises stor grad af ejerskab i de fleste institutioner, såvel blandt dem der modtager servicen, som dem der leverer den Den lokale forankring værdsættes højt institutionsledere er generelt enige om, at de får meget for pengene, når de selv kan prioritere anvendelse af pengene til indvendigt vedligehold mm Udsagn fra de interviewede referencegrupper peger desuden på en række områder, hvor kommunen i dag er oppe i mod store udfordringer og hvor der derfor synes at ligge et betydeligt forbedringspotentiale Observationer omkring kommunens udfordringer der eksisterer ikke et fuldt overblik over kommunens ejendomme mht alder, tilstand, størrelse, tilstand, anvendelse, attraktivitet etc der foreligger ikke et samlet overblik over kommunens lejeaftaler økonomien på ejendommene er ikke fordelt efter en prioritering af behovene på de enkelte ejendomme

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 24 hovedparten af budgetterne vedrørende kommunens ejendomme er stadig fordelt mellem forvaltningsområderne budgetter til udvendig vedligeholdelse er delvist samlet under udvalget for fast ejendom på nuværende tidspunkt gælder dette under 1/3 ejendommene som har et decideret budget til udvendig vedligeholdelse i de fleste forvaltninger er ansat teknisk servicepersonale og rengøringspersonale mm og samme typer opgaver styres og varetages af mange forskellige enheder flere ejendomme administreres i henhold til aftaler, der er levn fra de gamle kommuner og derfor meget forskellige der udtrykkes over én kam, at budgetterne til indvendigt vedligehold er for små der modtages påbud fra Arbejdstilsynet grundet bygningers ringe stand der foregår en stor grad af suboptimering indenfor varetagelsen af FM-opgaverne i kommunen de fleste institutionsledere er ansvarlige for en stor del af den tekniske drift af ejendommene der mangler fælles standarder indenfor mange FM-områder 512 Bekymringer Kommunens ansatte har ligeledes givet udtryk for en række bekymringer i relation til processen frem mod etablering af Ejendomscentret, samt i relation til den efterfølgende drift af centret Bekymringerne i relation til processen alt for kort proces Hvad med de nødvendige høringsfrister? bekymring omkring at individuelle hensyn ikke tages i betragtning der tales om en åben proces, men hvor længe forbliver den åben? Bekymringerne i relation til driften af et kommende ejendomscenter det kan give tab af lokalt ejerskab, engagement og sociale sammenhænge, hvilket vil medføre et lavere serviceniveau manglende fleksibilitet og individuelle hensyn eksperterne bestemmer egenhændigt løsningerne øget bureaukrati, feks flere kontrolfunktioner og lange kommandoveje

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 25 øget transporttid er der et job til mig - i givet fald hvilket og hvor? central prioritering kan give lange reaktionstider hvor skal pengene komme fra? Der er for få i forvejen? tab af økonomiske råderum (selvforvaltning) vil give mindre værdi for pengene manglende opfølgning på dårlig service fra feks rengøring og boligselskaber

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 26 513 Succeskriterier I forbindelse med informationsmøderne og de gennemførte interviews er de ansatte ligeledes blevet bedt om at beskrive de succeskriterier, de har for deres eget arbejde i forhold til såvel chefer og kolleger som borgere Succeskriterier for de ansattes daglige arbejde et godt arbejdsmiljø at indsatsen værdsættes gensidig respekt for hinandens arbejde tilfredse medarbejdere og borgere at der vises individuelle hensyn overfor borgerne god service og professionel ageren fleksibilitet og god kommunikation stabil drift hurtige reaktionstider lokalkendskab, lokal forankring og ejerskab god prioritering og bedre udnyttelse af ressourcerne ensartet service positiv og løsningsorienteret tilgang stort ejerskab og engagement Kommunens ansatte har ligeledes givet bud på succeskriterierne for det kommende center som opsummeret i det følgende: Succeskriterier for det kommende ejendomscenter god og professionel rådgivning involvering af centrets kunder empati i kunderelationerne skabe overblik (bygninger, tilstand, antal m2, anvendelse etc) behovsrelateret budgetlægning i forhold til centrets kunder gennemsigtig prioritering

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 27 klare snitflader i forhold til kunderne lokal forankring af en central styret indsats professionel kontraktstyring fleksibilitet afstemning af centrets opgaver og ressourcer bedst mulige udnyttelse af synergi og erfaringsudveksling tilfredse kunder færre akutte opgaver hurtig respons på kundehenvendelser solid organisation med langsigtede perspektiver mere for penge let tilgængelighed enkle kommandoveje

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 28 514 Løsningsforslag fra ledere og medarbejdere i kommunen Sidst, men ikke mindst, er kommunens ansatte fremkommet med en række løsningsforslag af den fremtidige varetagelse af FM-opgaverne Løsningsforslag regelmæssige bygningssyn som grundlag for 10-års vedligeholdelsesplaner for alle kommunens bygninger central varetagelse af vedligeholdelsen af de grønne arealer (herunder snerydning) klare snitflader mellem Ejendomsenheden, Entreprenørvirksomheden og institutioner klare arbejdsbeskrivelser for viceværtsopgaver/tekniske ad-hoc opgaver indgåelse af incitamentsaftaler mellem Ejendomscentret og institutionerne omkring energi centrale løsninger omkring vagt- og alarmordninger etapevis implementering af Ejendomscentret gode eksempler (fyrtårne) for at vise, hvordan tingene kan gøres helhedstankegang omkring aktivering af kommunens borgere i relation til tekniske serviceopgaver fastholdelse af lokale teknisk-servicemedarbejdere de steder, hvor den korte og effektive udrykning for løsning af ad-hoc opgaver er essentiel for institutionens evne til at leve den rette service til borgerne brugerundersøgelse som en del af beslutningsgrundlaget for et kommende ejendomscenter udnævnelse af central tovholder - én central indgang for institutionerne ensartet tilgang til anlægsprojekter afdækning af "den grå bygningsmasse" fortsat mulighed for en vis grad af selvforvaltning central varetagelse af vedligeholdelsesopgaven omkring tekniske installationer, herunder indgåelse af servicekontrakter central indgåelse og håndtering af lejekontrakter fælles servicekontrakter fælles forsikringer afstemning af budgettet i forhold til opgaveomfang på de enkelte institutioner udnyttelse af synergimuligheder omkring udførelsen af de tekniske serviceopgaver mellem skoler, haller og andre institutioner i samme geografiske område

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 29 52 Økonomi Økonomiafdelingen i Infrastruktur og velfærd har oplyst nedenstående nøgletal for ejendomsdriften i 2010 Post Budget 2010 706 Udvendig vedligeholdelse 8173000 708 Forsikringer 5508000 709 Skatter og afgifter 2618000 716 Alarm og adgangssystemer 1246000 718 Faste installationer 8238000 Total 25783000 Det samlede bebyggede areal er 373286 m 2 Økonomiafdelingen har endvidere sammenlignet disse oplysninger med informationer fra V&S prisdatabase for udvendigt vedligehold og vedligehold af faste installationer, der angiver de omkostninger der erfaringsmæssigt skal afholdes for at sikre vedligehold af ejendomme i en middelstandard Tallene er for 2009 og angiver en gennemsnitlig m 2 -pris på 76 kr Dette giver for Guldborgsund Kommunes samlede ejendomsmasse med tillæg af omkostninger til forsikringer, skatter og afgifter samt alarm og adgangssystemer et behov for et budget på i alt 37741736 kr for at opretholde bygningsmassen på et middelstandardsniveau Hvis man udelukkende ser på omkostningerne til udvendigt vedligehold og vedligehold af faste installationer er de tilsvarende tal henholdsvis godt 16 mio kr (budget 2010) og godt 28 mio kr (behov) Tallene viser dermed et gab mellem behov og budget på ca 12 mio kr årligt til udvendigt vedligehold og vedligehold af faste installationer Det er dog i den sammenhæng væsentligt at pointere, at det er under forudsætning af, at ejendommene allerede har en middelstandard Omkostninger til renovering og opretning af ejendommene til denne stand skal tillægges disse tal Det skal tilføjes, at de opgivne tal også omfatter Saxenhøj, men med et mindre forbehold for budgettet på Saxenhøj

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 30 6 Sammenfatning Analysen af den nuværende varetagelse af FM-opgaverne i Guldborgsund Kommune har vist en række sammenhænge, der er befordrende for gode rammer for medarbejderne og en god service til borgerne Det fremgår imidlertid også, at varetagelsen naturligvis stadig er meget præget af kommunesammenlægningen, hvilket giver sig udtryk i en meget differentieret, uensartet og ikke koordineret indsats Der er dermed rum for forbedringer, hvilket naturligvis ikke er nyt for kommunen Der er allerede iværksat en række initiativer, for at opnå nogle af de potentielle forbedringer Nogle af tiltagene er iværksat fra centralt hold, andre med udgangspunkt i decentrale initiativer De konkrete tiltag vil blive fremhævet i de følgende afsnit 61 FM-opgaver der er udbudt af kommunen Guldborgsund Kommune har udbudt al rengøring i den tidligere Nykøbing Kommune og det er planen ligeledes at udbyde rengøringen i resten af kommunen I første omgang er dette gjort med henblik på at give institutionerne mulighed for at fravælge den centrale løsning og stadig selv stå for rengøringen, men med et nyt udbud ønsker kommunen, at langt den største del af rengøringen skal varetages af private virksomheder De største udfordringer i den forbindelse synes at være en stor personalerotation hos de større private aktører i markedet, samt manglende kvalitetssikring og problemer med at få rettet op, når der opstår misligholdelse af kontrakterne Derudover har kommunens indkøbsafdeling udbudt SKI-aftaler i forbindelse med indkøb af en lang række varer Kommunens institutioner er forpligtet til at gøre brug af denne indkøbsordning Endvidere har kommunen feks gennemført et fælles indkøb af bleer til institutionerne, hvilket har reduceret prisen væsentligt

Modeller for Ejendomscenter Guldborgsund 31 62 Værdifulde sammenhænge Der er i arbejdet konstateret en lang række værdifulde sammenhænge, der så vidt muligt ønskes fastholdt i forbindelse med etablering af et ejendomscenter Eksempler på værdifulde sammenhænge på de enkelte institutioner vises et stort lokalt engagement og der tages ejerskab af opgaven om at skabe de bedst mulige rammer for kommunens aktiviteter De sociale relationer medfører, at indsatsen ofte rækker ud over de umiddelbare forpligtelser, de ansatte og borgerne har i forbindelse med driften af institutionerne Mange gode viljer skaber sammen løsninger indenfor en begrænset økonomi lokale borgere i fleksjob og lignende beskæftiges mange steder i lokalområdet, hvilket giver en værdifuld sammenhæng mellem kommunens sociale arbejde og varetagelsen af den tekniske service i en række af kommunens bygninger mange af de private entreprenører og håndværkere er lokale og agerer hjemmevant i kommunens bygninger, hvilket medfører at medarbejderne ikke behøver at bruge megen tid, til at vise dem til rette i løsningen af de tekniske opgaver i mange af de mindre byer udgør skoler og andre institutioner sociale samlingspunkter, hvilket blandt andet bevirker, at lokalsamfundet passer på bygningerne og deres omgivelser der er generelt stor tilfredshed med Ejendomsenhedens varetagelse af det udvendige vedligehold Enheden viser den fornødne professionalisme og fleksibilitet Der er dog ikke helt tilfredshed med snitfladen i opgaverne mellem institutionerne og Ejendomsenheden Flere repræsentanter for institutionerne (skoler, daginstitutioner mfl) giver udtryk for, at kommunen i forbindelse med overdragelse af ansvaret til Ejendomsenheden fjernede hele økonomien til udvendigt vedligehold fra institutionerne, men ikke alle opgaverne der er generelt stor tilfredshed med den service institutionerne modtager af deres "egne" teknisk-service folk (teknisk-service medarbejdere på skoler, Intern Service på ældreområdet, Intern Service på daginstitutionsområdet, Teknisk Afdeling på Saxenhøj mfl) 63 Allerede iværksatte initiativer I kommunen er der som nævnt iværksat en lang række initiativer for at opnå en bedre og mere ensartet drift og anvendelse af kommunens ejendomme De væsentligste er nævnt i det følgende Arbejdet er meget ressourcekrævende, da kommunen ejer ca 350 bygninger på samlet ca 370000 m 2 af meget forskellig beskaffenhed, tilstand etc Ejendomsenheden er i færd med at kortlægge kommunens ejendomsmasse med hensyn til størrelse, anvendelse og tilstand og der foreligger nu 10 års vedligeholdelsesplaner for en del af ejendommene Derudover er Ejendomsenheden i færd med at gennemføre en Energimærkning af ejendommene som krævet af myndighederne under den såkaldte Energi- MærkningsOrdning (EMO)