Referat tirsdag den 24. april 2012 Kl. 14:00 i Mødelokale 2, Allerslev
Indholdsfortegnelse 1. ØU - Godkendelse af dagsorden...1 2. ØU - Orientering...2 3. ØU - Temadrøftelse...5 4. ØU - Godkendelse af referater fra dialogmøderne med boligorganisationer...6 5. ØU - Årsrapport 2011...7 6. ØU - Afstemninger KMD-Aktiv...10 7. ØU- Afstemninger afregning af A-Skat KMD-Aktiv 2007-2011...12 8. ØU - Driftsoverførsel 2011-2012...14 9. ØU - Borgerinvolvering i Budget 2013...18 10. ØU - Telefoner til rådighed for kommunalbestyrelsesmedlemmer...20 11. ØU - Overordnet budget for Lejre den økologiske kommune...24 12. ØU - Henvendelse til miljøministeren om konvertering af sommerhusområde i Ejby til byzone...26 13. ØU - Forespørgsel om ændring af kommuneplanens rækkefølgeplan...28 14. ØU - Alternativ placering af stationstunnel i Hvalsø - frigivelse af midler til undersøgelse...31 15. Lukket - ØU - Badebro, Herslev strand...33 16. BU - Dagtilbudsplan...34 17. SSÆ - Handleplan for 2012 vedr. økonomi på området voksne med særlige behov...38 18. Lukket - SSÆ - Udbud af biler til Center for Velfærd og Omsorg...42 19. TM - Offentliggørelse af debatoplæg for vindmøller og biogasanlæg...43 20. TM - VVM-redegørelse om olieberedskabslager ved Kirke Såby samt kommuneplantillæg om samme...47 21. TM - Ændring af byggesagsgebyrer for energirenoveringer mm....50 22. TM - Trafikbestilling af rute- og telebus 2013 samt ændringer i skolebuskørsel til august 2012...52 23. TM - Pulje til cykel- og gangstier - 2011...56 24. TM - Godkendelse af administrationsgebyr for erhverv 2012...59
24-04-2012 Side 1 1. ØU - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: 12/15 Resumé: Indstilling: Beslutning den 24-04-2012: Sag nr. 15 oversendes til Udvalget for Kultur & Fritid. Asta Rasmussen (B) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
24-04-2012 Side 2 2. ØU - Orientering Sagsnr.: 12/16 Resumé: A. Renteaftale udløbet, ny aftale indgået Renteaftalen for Lejre Kommunes lån nr. 200738605 i Kommunekredit udløb pr. 30. marts 2012. Aftalen var en fast rente på 4,3 % p.a. i perioden 2007 til 30. marts 2012. Lånets restgæld pr. 1. april 2012 er 4.968.000 kr. Lånet udløber i 2032. Der er indgået en ny renteaftale med en variabel rente på ca. 1,5 % p.a. Lånet løber indtil der indgås en ny. Samtidig har lånet fået nyt nr. 201238605. På grund af lånets størrelse ønsker KommuneKredit at sammenlægge det med andre lån. Det forventes at ske i forbindelse med optagelse af lån til finansiering af afholdte udgifter i 2012. På det tidspunkt forventes det at der aftales en fast rente for resten af løbetiden. B. Orientering, Leasing af kopiudstyr Kommunalbestyrelsen besluttede den 25. august 2009, at der kunne leasingfinansieres kopiudstyr indenfor en ramme på 4,0 mio. kr. Udmøntningen af beslutningen sker ved, at der laves en rammeaftale med leasingfirmaet for det enkelte år. I 2008 er finansieret 1.075.540 kr. og afholdt 344.888 kr. vedr. indfrielse af kontrakter vedr. Osted skole I 2009 er finansieret 606.986 kr. I 2010 er finansieret 372.407 kr. I 2011 er finansieret samlet 65.541 kr. For 2012 bliver indgået en rammeaftale mellem KommuneLeasing og Lejre Kommune på 0,435 mio. kr. Der er herefter sammenlagt udnyttet ca. 2,9 mio. kr. af rammen på 4,0 mio. kr. Leasingafgiften finansieres af de enkelte institution/ afdelings ramme, udgiften fordeles efter kostprisen på udstyret. C. Sygefraværsstatistik 2011 Der er udarbejdet en analyse af udviklingen i sygefraværet i Lejre Kommune sammenholdt med udviklingen blandt kommunerne på landsplan, der viser et markant fald i det samlede sygefravær i Lejre. Der er derudover analyseret nærmere på sygefraværet blandt de 30 enheder med størst sygefravær i 2010 og 2011. Hovedudvalget har drøftet analysen og har på denne baggrund udsendt vedlagte brev til MED udvalgene med henblik på at modtage tilbagemeldinger fra de 30 MED udvalg, der er særskilt omtalt i notatet. D. MED-aftale Den 27. marts 2012 blev der underskrevet en ny MED-aftale for alle Lejre Kommunes ansatte, samt ansatte i selvejende institutioner i Lejre Kommune. MED-aftalen vedlægges. E. Budgetlov Der er kommet Udkast til forslag til Budgetlov. Loven har til formål at sikre balance eller overskud på de samlede offentlige finanser og at sikre en hensigtsmæssig udgiftsstyring i kommunerne bl.a. gennem indførelse af udgiftslofter for stat, kommuner og regioner. Forslag til budgetlov vedlægges. F. Finansieringsudvalgets betænkning Udvalgets arbejde blev sat i gang i november 2009, først og fremmest med henblik på at foretage en analyse og evaluering af den samlede opgørelse af kommunernes udgiftsbehov på baggrund af erfaringerne fra de første år efter finansieringsreformen, som trådte i kraft fra 2007. Betænkningen vedlægges.
24-04-2012 Side 3 G. Siden sidste Økonomiudvalgsmøde er følgende publiceret på PolitikerPortalen under: Post/Orientering: KL fremsender brev om den brede opbakning til nye fælles indkøbsaftaler De første fælles forpligtende kommunale indkøbsaftaler er nu indgået. Der har været stor opbakning og tilslutning fra kommunerne. Indkøbsaftalerne er en central del af den fælleskommunale indkøbsstrategi, hvor kommunerne har besluttet en række fælles målsætninger for at effektivisere det kommunale indkøb. I alt 63 kommuner har tilsluttet sig en eller begge indkøbsaftaler på multifunktionsmaskiner og printere gennem Staten og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI). Alene på multifunktionsmaskiner indikerer de første beregninger, at de 58 tilsluttede kommuner samlet kan spare 95 mio. kr., svarende til 26 pct., sammenlignet med en tilsvarende ikke-forpligtende rammeaftale. Vel at mærke en helt ny rammeaftale som i sig selv er væsentlig billigere end tidligere aftaler. Materiale og følgebrev til regionale møder om den kommunale økonomi 10. april 2012 KL gennemfører i april måned tre regionale møder, hvor kommunalbestyrelsesmedlemmer fra alle landets kommuner kan diskutere aktuelle kommunaløkonomiske temaer med KL s formand og næstformand. KL har udarbejdet oplæg til de kommende politiske forhandlinger. Tabel indberetninger af forventet regnskab 2011 Tabel over indberetning af kommunernes forventet regnskab 2011. Invitation og program til Vækstforum Sjællands årlige Vækstkonference den 7. maj 2012 Vækstforum inviterer alle parter til at være med til at sætte dagsordenen for vækst i Region Sjælland. Dagen byder på et bredt udsnit af aktiviteter, Vækstforum og dets samarbejdspartnere har igangsat, samt en række spændende oplæg, heriblandt fra erhvervs- og vækstminister Ole Sohn. Økonomi Økonomiudvalg Ledelsesinformation: Ledelsesinformation marts 2012 Økonomi budgetopfølgning Kvartalsregnskab 2012-0: Kvartalsregnskab 2012-0 Økonomi budgetopfølgning Kassebeholdningen pr. måned: Kassebeholdningen opgjort pr. måned 2011-2012 (15. april 2012) Økonomi budgetopfølgning Kassekreditreglen: Kassekreditreglen opgjort pr. måned (15. april 2012) Økonomi Budgetmappe 2013 - budgetseminar: Slides fra Budgetseminaret den 23. marts 2012 Indstilling: Beslutning den 24-04-2012: Orienteringen blev taget til efterretning.
24-04-2012 Side 4 Borgmesteren orienterede om afholdt møde med grundejer om evt. køb af erhvervsareal. Der blev på mødet omdelt kopier af korrespondance. Borgmesteren orienterede om generalforsamlingen den 30. april 2012 i ZBC. Borgmesteren orienterede om høringssvar vedrørende SOSU Sjællands fremtidige udbudsstruktur. Høringssvaret blev omdelt på mødet. Asta Rasmussen (B) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Sygefravær i Lejre Kommune 2. Brev Lokaludvalgene i Lejre Kommune vedr. sygefravær 3. MED-aftale for Lejre Kommunes ansatte 4. Sammenfatning af den samlede opgørelse af kommunernes udgiftsbehov 5. Udkast til Forslag til budgetlov 6. Mail fra grundejer vedr. eventuelt køb af erhvervsareal 7. Høringssvar SOSU Sjællands fremtidige udbudsstruktur Lejre Kommune
24-04-2012 Side 5 3. ØU - Temadrøftelse Sagsnr.: 11/25284 Resumé: Temadrøftelse om frigjorte kommunale bygninger. Der vil være oplæg ved Preben Gramstrup, Driftsherrerådgiver og indehaver af fm3.dk. Program for temamødet vedlægges. Indstilling: Beslutning den 24-04-2012: Administrationen udarbejder oplæg til sag til økonomiudvalget på grundlag af tilkendegivelserne på mødet. Asta Rasmussen (B) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Program for temamødet 2. Præsentation til temamøde 2.pptx
24-04-2012 Side 6 4. ØU - Godkendelse af referater fra dialogmøderne med boligorganisationer. Sagsnr.: 11/21946 Resumé: Der er udarbejdet referater for møderne den 13. december 2011 mellem og de almene boligorganisationer: Lejre-Bramsnæs almennyttige Boliger og Hvalsø Boligselskab, der forelægges til politisk godkendelse. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at referaterne godkendes. Beslutning den 24-04-2012: Indstillingen blev tiltrådt. Der ønskes en præcisering i referater af kommende møder hvem der har ansvaret for at følge op på drøftede problemstillinger. Asta Rasmussen (B) Sagsfremstilling: havde dialogmøder med selskaberne den 13. december 2011. Der er udarbejdet referater. De forelægges økonomiudvalget til godkendelse inden offentliggørelsen. Referaterne er godkendt af forretningsførerne for selskaberne. Referaterne fra dialogmøderne skal gøres offentlige tilgængelige på kommunens hjemmeside. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Referat dialogmøde Hvalsø Boligselskab 2. Referat dialogmøde Lejre-Bramsnæs almennyttige boligselskab
24-04-2012 Side 7 5. ØU - Årsrapport 2011 Sagsnr.: 11/21217 Resumé: Lejre Kommunes årsregnskab for 2011 skal, jfr. styrelseslovens 45, af Kommunalbestyrelsen afgives til revisionen. Årsregnskabet i form af en årsrapport anbefales oversendt til revisionen, med henblik på endelig politisk behandling i Kommunalbestyrelsen i september måned 2012. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at årsrapport 2011 med bemærkninger oversendes til revisionen. 2. at koncerndirektionen bemyndiges til, at godkende de ledelsesmæssige redegørelser fra Ungdomsskolen, Bøgen og Røglebakken Beslutning den 24-04-2012: Indstillingen anbefales. Desuden anbefales det, at anlægsregnskaber over 2. mio. kr. godkendes. Asta Rasmussen (B) Beslutning Kommunalbestyrelsen den 30-04-2012: De samlede indstillinger fra tiltrædes. Gitte Geertsen (F) Sagsfremstilling: I henhold til principper for økonomistyring skal årsregnskabet forelægges Kommunalbestyrelsen i april måned i året efter regnskabsåret, med henblik på oversendelse til revisionen. Senest den 15. august skal revisionen afgive beretning for revision af årsregnskabet, som herefter forelægges Kommunalbestyrelsen til endelig godkendelse i september måned. Årsrapport 2011 er opdelt i to dele. Den primære del indeholder de væsentligste oversigter og bemærkninger såsom ledelsesberetning, generelle bemærkninger, regnskabsopgørelse og balance inklusiv noter. Den sekundære del bilag - indeholder regnskabspraksis, specifikke bemærkninger på bevillingsniveau samt øvrige autoriserede oversigter og opgørelser herunder anlægsregnskaber. Der blev i det oprindelige budget 2011 budgetteret med et driftsoverskud på 23,6 mio. kr. Kommunalbestyrelsen har i løbet af 2011 givet tillægsbevillinger på netto 2,5 mio. kr. vedr. driften. Regnskab 2011 udviser et samlet driftsoverskud på 57,5 mio. kr. Altså en forbedring på 34,1 mio. kr. i forhold til oprindeligt budget og 36,7 mio. kr. i forhold til korrigeret budget.
24-04-2012 Side 8 Driftsudgifterne indeholder henholdsvis serviceudgifter og overførselsudgifter. I forhold til sanktionslovgivningen måles der på resultatet af serviceudgifterne i forhold til det aftalte niveau i Regeringsaftalen. Lejre Kommunes serviceudgifter blev i det oprindelige budget 2011 budgetteret til 1.094,0 mio. kr. I løbet af 2011 har Kommunalbestyrelsen givet tillægsbevillinger på netto -5,6 mio. kr. I regnskab 2011 er serviceudgifterne 1.059,3 mio. kr. Det betyder, at der har været et mindreforbrug af serviceudgifterne på 34,7 mio. kr. i forhold til oprindeligt budget og et mindreforbrug på 29,1 mio. kr. i forhold til korrigeret budget. Der er i løbet af 2011 udført et stort anlægsprogram, som dels blev vedtaget i forbindelse med budget 2011 og senere vedtagelser, dels ved overførsel fra budget 2010 af ikke-fuldførte anlægsprojekter. En del af disse anlægsprojekter finansieres ved lån eller kvalitetsfondstilskud fra Staten samt fra deponerede midler vedr. skoleleasingprojektet. Det samlede anlægsprogram i 2011 udgjorde 308,8 mio. kr. Heraf er der i løbet af 2011 udført anlægsarbejder for 258,9 mio. kr. inklusiv tilbagekøb af skoler for ca. 184 mio. kr. Hovedparten af de ikke-udførte anlægsprojekter er overført til budget 2012 på Kommunalbestyrelsens møde i februar 2012. På det brugerfinansierede område er der et overskud på 0,2 mio. kr., som indgår i kassebeholdningen. Der var i det oprindelige budget 2011 budgetteret med et samlet kasseforbrug på 25,4 mio. kr. Regnskab 2011 udviser en kasseopbygning på 51,3 mio. kr. Inklusiv primosaldo regulering vedr. ældreboliger på 55,5 mio. kr. Den forbedrede kassevirkning af budget 2011 skal imidlertid kunne finansiere nettoudgifter til overførsler til budget 2012 af ikkeudførte anlægsprojekter og tilknyttede lån i 2011, der udgør ca. 35 mio. kr. og overførsler af netto mindreforbrug på institutionernes driftsbudgetter i 2011, der udgør ca. 27 mio. kr. Kassebeholdningen udgjorde ultimo 2011 100,5 mio. kr. Kassebeholdningen kan også opgøres efter Indenrigs- og Sundhedsministeriets metode dvs. som gennemsnit af kassebeholdningen hver dag i løbet af året. Opgjort på denne måde falder den gennemsnitlige kassebeholdning i 2010 på 113,8 mio. kr. til 113,0 mio. kr. i 2011. Forklaringen i dette fald skyldes altovervejende forskydninger i betalingsstrømmene mellem de to år. Regnskab 2011 viser, at det fortsatte arbejde med betydeligt fokus på udgiftsstyring og overholdelse af budgetterne har båret frugt. Der er dog et antal virksomheder, hvor et oparbejdet merforbrug skal afvikles i de nærmest følgende budgetår. Koncerndirektionen skal godkende handleplaner for disse virksomheder og for Ungdomsskolen, Bøgen og Røglebakken er der anmodet om udarbejdelse af særskilte ledelsesmæssige redegørelser, som kan belyse årsagerne til de konstaterede overskridelser, på mere end 2%, af budgettet. Samlet set opvejes disse merforbrug af virksomheder med mindreforbrug, idet der som nævnt overføres et netto mindreforbrug i 2011 på ca. 27 mio. kr. til budget 2012. Dette er også en forbedring, idet den tilsvarende nettooverførsel fra regnskab 2010 til budget 2011 var på 6,2 mio.kr. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at den fremlagte Årsrapport 2011 belyser det samlede resultat for Lejre Kommune for 2011, og at det fortsatte arbejde med betydeligt fokus på udgiftsstyring og overholdelse af budgetterne samlet set har båret frugt. For en række virksomheder er der behov for en tættere opfølgning, hvor koncerndirektionen skal godkende handleplaner for afvikling oparbejdede merforbrug som overskrider 2% af budgettet. I relation til dette, er Ungdomsskolen, Bøgen og Røglebakken anmodet om, at udarbejde ledelsesmæssige redegørelser, som entydigt belyser årsager til de konstaterede overskridelser af budgettet.
24-04-2012 Side 9 Netto mindreforbruget på serviceudgifterne i 2011 på ca. 27 mio. kr. søges overført til budget 2012 i særskilt overførselssag. Det er en relativ stor forøgelse i forhold til tidligere år, idet den tilsvarende nettooverførsel fra regnskab 2010 til budget 2011 var på 6,2 mio.kr. Der er stadig behov for en proaktiv stram økonomistyring, idet der skal tages højde for en eventuel sanktion iht. sanktionslovgivningen, jf. den relative store forøgelse af overførslen til budget 2012. Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Kassebeholdningen er forøget med 55,5 mio. kr. målt ved ultimo beholdningen til ca. 100,5 mio. kr. og målt efter kassekreditreglen til ca. 113 mio. kr. Den langfristede gæld er faldet fra 595 mio. kr. til 470 mio. kr. og den kortfristede gæld er steget fra 175 mio. kr. til 184 mio. kr. De samlede gældsforpligtelser er faldet med 116 mio. kr. Egenkapitalen er steget fra 1.586 mio. kr. til 1.616 mio. kr. i 2011. Soliditetsgraden ultimo 2011 er 67,9, hvilket er en mindre stigning i forhold til ultimo 2010. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Årsrapport 2011 2. Årsrapport 2011 bilag
24-04-2012 Side 10 6. ØU - Afstemninger KMD-Aktiv Sagsnr.: 12/5802 Resumé: Revisionen har i forbindelse med kommunens regnskaber for 2007 og 2010 anført bemærkninger til kommunens statusafstemninger specifikt vedrørende KMD-Aktiv (kontanthjælpsområdet). Der er gennemført afstemninger vedr. KMD-Aktiv for perioden 2007 til 2011, og i forlængelse heraf er det konstateret, at der udestår beløb, der ikke er muligt at udrede eller inddrive, hvorfor de forelægges til politisk behandling med henblik på afskrivning. Der er endvidere iværksat procedurer og udarbejdet arbejdsgange, der fremadrettet sikrer fortløbende afstemninger vedrørende KMD-Aktiv. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der afskrives 93.597,88 kr. vedr. KMD-Aktiv og ATP for årene 2007 2009 på balancekontoen, (uden økonomiske konsekvenser for driften). Beslutning den 24-04-2012: Sagen blev udsat, idet der udarbejdes en samlet afskrivningssag. Asta Rasmussen (B) Sagsfremstilling: I forbindelse med kommunens regnskab for 2007 og 2010 har kommunens tidligere revision, Deloitte, haft generelle bemærkninger til statusafstemninger, som også omfatter KMD-Aktiv. Der har været nedsat en arbejdsgruppe der har arbejdet med afstemning af bagudrettet år, samt udarbejdet arbejdsgange for det fremadrettet arbejde med afstemninger vedr. KMD-Aktiv. Følgende konti er gennemgået og afstemt for årene 2007 til 2011: Strakskonto A conto udbetalinger Afregningskonto Modpost til KMD-Aktiv systemet Administrationskonto Endelige afstemt uden difference. På baggrund af de foretagne afstemninger forelægges forslag til afskrivning af beløb for perioden 2007 til og med år 2009 på i alt 93.597,88 kr. Udredningen har bl.a. været vanskeliggjort af den lange tidsperiode, der har gjort det vanskelligt at udrede alle bogføringer, da flere af de ansvarlige ikke længere er ansat i Lejre Kommune. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at der bør tages højde for indsats kontra udbyttet og det i dette tilfælde ikke står mål med hinanden. Konsekvensen ved en større udredning kan betyde ændring af årsopgørelser for årene 2007 til 2009, hvilket ikke vurderes hensigtsmæssigt i forhold til vores borgere. Der er ligeledes konstateret mellemværende for årene før kommunesammenlægningen.
24-04-2012 Side 11 Det er administrationens vurdering, at der er tale om interne bogføringsfejl og det er administrationens opfattelse, at der ikke er borgere, der mangler at få deres ydelser. Der er heller ikke borgere, der har henvendt sig om manglende udbetalinger i perioden. Udredningsarbejdet vil være yderst tidskrævende og særdeles omfattende, da flere af de ansvarlige ikke længere er ansat i Lejre Kommune. Der er i forbindelse med projektgruppens arbejde med udredningen anvendt betydelige ressourcer og administrationen vurdere ikke, at en ydereligere indsats vil står mål med indsatsen. Åbningsbalancen på KMD-Aktiv har givet anledning til store udfordringer i forbindelse med udredningsarbejdet, i det denne ikke har været korrekt. I afklaringsarbejdet har man derfor ikke beskæftiget sig med årene før 2007. Administrationen vurdere at åbningsbalancen, kan henføre til den største difference. Administrationen vil fremadrettet have et stærkt fokus på fortløbende afstemninger, så der tidligst muligt kan gribes ind i forhold til årsager til afvigelser i afstemninger, og derigennem reducere behovet for afskrivninger mest muligt. Afstemningerne og de interne kontroller bliver således nu gennemført med faste intervaller og i overensstemmelse med kommunens procedurer og økonomiprincipper på området. Der er udarbejdet forretningsgange inden for afstemninger på KMD-Aktiv området. I opstartsfasen afstemmes der månedligt. Derved sikres, at eventuelle fejlagtige beløb eller differencer mellem konti og udbetalte ydelser bliver udredt og rettet, så KMD-Aktiv, Skat og ATP stemmer overens. Intervallerne for afstemningerne varierer fra månedligt til årligt, men med hovedvægten på månedsvise og kvartalsvise afstemninger - afhængigt af en vurdering af hensigtsmæssighed og risikovurdering af de enkelte konti. Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Administration vurderer, at der er behov for at foretage afskrivninger af de behandlede afstemninger for perioden 2007 til og med 2009 på i alt 93.597,88 kr. Specificeret således for 2007-2009: Afregningskonto D 263.032,49 kr. Strakskonto K -370.409,37 kr. ATP D 13.779,00 kr. Samlet afskrivning K -93.597,88 kr. Administrationen vil i maj og juni måned 2012 udrede de resterede åbne poster for årene 2010 og 2011. I forbindelse med udredningsarbejdet er der konstateret et større udredningsarbejde vedr. afregning af A-Skat og manglende afstemninger af dette område for årene 2007 til 2011. Der er udarbejdet en selvstændig sag til afskrivning på dette område sideløbende. Der er ingen umiddelbare økonomiske konsekvenser, da afskrivningen vil være på egenkapitalen (balancekontoen) og derfor ikke påvirker driften. Beslutningskompetence:
24-04-2012 Side 12 7. ØU- Afstemninger afregning af A-Skat KMD-Aktiv 2007-2011 Sagsnr.: 12/5802 Resumé: Revisionen har i forbindelse med kommunens regnskaber for 2007 og 2010 anført bemærkninger til kommunens statusafstemninger specifikt vedrørende KMD-Aktiv (kontanthjælpsområdet). Der er gennemført afstemninger vedr. KMD-Aktiv for perioden 2007 til 2011, og i forlængelse heraf er det konstateret, at der udestår beløb, der ikke er muligt at udrede eller inddrive vedrørende afregning af A-Skat, hvorfor de forelægges til politisk behandling med henblik på afskrivning. Der er endvidere iværksat procedurer og udarbejdet arbejdsgange, der fremadrettet sikrer fortløbende afstemninger vedrørende afregning af A-Skat vedr. KMD-Aktiv. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der afskrives 748.943,60 kr. vedr. A-Skat for KMD-Aktiv fra egenkapitalen. Beslutning den 24-04-2012: Sagen blev udsat, idet der udarbejdes en samlet afskrivningssag. Asta Rasmussen (B) Sagsfremstilling: I forbindelse med kommunens regnskab for 2007 og 2010 har kommunens tidligere revision, Deloitte, haft generelle bemærkninger til statusafstemninger, som også omfatter KMD-Aktiv og Afregning af A-skat. Der har været nedsat en arbejdsgruppe, der har arbejdet med afstemning af bagudrettet år, samt udarbejdet arbejdsgange for det fremadrettet arbejde med afstemninger og afregning af A-Skat vedr. KMD-Aktiv. På baggrund af de foretagne afstemninger forelægges forslag til afskrivning af beløb for perioden 2007 til og med år 2011 på i alt 709.073,60 kr. Arbejdet har bl.a. været vanskeliggjort af den lange tidsperiode opgaven ikke har været håndteret hensigtsmæssigt, dette har gjort det vanskelligt at udrede alle bogføringer, hvor flere vurderes at være interne bogføringsfejl. Opgaven håndteres nu løbende, så eventuelle fejl udredes løbende. SkAT har oplyst, at der ikke er et mellemværende med SKAT i forhold til afregning af A- Skat vedr. KMD-Aktiv og det derfor må antages at være interne tekniske bogføringsfejl. Der er ej heller i perioden tilskrevet rente på manglende afregningen, som er kutyme fra SkAT. (se bilag 1 opgørelse fra SKAT). Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at der er tale om interne bogføringsfejl og det er vores opfattelse at der ikke er afregnet for lidt til skat. Der er heller ikke konstateret fejl, der kan have betydning for borgeres årsopgørelse.
24-04-2012 Side 13 Det vurderes, at et uddybende udredningsarbejdet vil være yderst tidskrævende og særdeles omfattende, da flere af de ansvarlige ikke længere er ansat i Lejre Kommune, og da der alene er tale om tekniske fejl i bogføringerne. Der er i forbindelse med projektgruppens arbejde med udredningen anvendt adskillige ressourcer, og administrationen vurderer ikke, at en ydereligere indsats vil stå mål med indsatsen. Åbningsbalancen på afregning af A-Skat har formentlig ikke været korrekt, og har været en del af udfordringen i forhold til udredningsarbejdet. Der har ved gennemgangen ikke været fokus på årene før kommunesammenlægningen, da det vil være et større udredningsarbejde, det ikke vurderes at være hensigtsmæssigt i forhold til ressourceanvendelsen. Administrationen vil fremadrettet have et stærkt fokus på fortløbende afregninger og afstemninger, så der tidligst muligt kan gribes ind i forhold til årsager til afvigelser i afstemninger, og derigennem reducere behovet for afskrivninger mest muligt. Afstemningerne og de interne kontroller bliver således nu gennemført med faste intervaller og i overensstemmelse med kommunens procedurer og økonomiprincipper på området. Der er udarbejdet forretningsgange inden for afstemninger og afregning af A- Skat vedr.kmd-aktiv. I opstartsfasen afstemmes der månedligt. Derved sikres det, at eventuelle fejlagtige beløb eller differencer mellem konti og udbetalte ydelser bliver udredt og rettet, så KMD-Aktiv, Skat og ATP stemmer overens. Intervallerne for afstemningerne varierer fra månedligt til årligt, men med hovedvægten på månedsvise og kvartalsvise afstemninger - afhængigt af en vurdering af hensigtsmæssighed og risikovurdering af de enkelte konti. Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Administration vurderer, at der er behov for at foretage afskrivninger af de behandlede afstemninger for perioden 2007 til og med 2011: Specificeret således for 2007-2009: A-Skat K - 748.943,60 Afskrivning foretages via egenkapitalen (balancekontoen) og vil således ikke påvirke driften. Beslutningskompetence: Bilag: 1. Opgørelse fra SKAT
24-04-2012 Side 14 8. ØU - Driftsoverførsel 2011-2012 Sagsnr.: 12/3699 Resumé: Kommunalbestyrelsen vedtog med budget 2012-2015 bevillingsregler for 2012, hvor der gives tilsagn om, at der for de rammestyrede bevillingsområder kan overføres mer- eller mindreforbrug mellem de enkelte regnskabsår. Årsregnskabet for 2011 er opgjort og forelægges til politisk behandling i særskilt sag. Overførsler af anlægsbevillinger blev politisk behandlet i februar 2012, og med denne sag forelægges forslag til overførsel af driftsmidler fra 2011 til 2012 til politisk behandling. Koncerndirektionen anbefaler, at der inden for de rammestyrede bevillingsområders 10% grænse overføres et mindreforbrug på 18,5 mio. kr. Det vil sige, at bevillingerne i 2012 vil blive opskrevet med dette beløb. I tillæg hertil foreligger der ansøgninger om overførsel af mindreforbrug ud over 10% af bevillingerne med rammestyring 7,7 mio. kr. samt ansøgning om overførsel på ikke-rammestyrede bevillingsområder på 0,5 mio. kr. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der gives samlet tillægsbevilling på rammestyrede driftsbevillinger på 18,5 mio. kr. i 2012 svarende til overførsler af mindreforbrug under 10%, 2. at der gives samlet tillægsbevilling på rammestyrede driftsbevillinger på i alt 7,7 mio. kr. svarende til de rettidige ansøgninger om overførsler af mindreforbrug ud over 10%, 3. at der gives samlet tillægsbevilling til ansøgte overførsler på 0,5 mio. kr. på bevillinger uden overførselsadgang, 4. at Halområdet, Søhus, Lærkereden, Energiområdet og Kirke Hyllinge Skole udarbejder justerede handleplaner, 5. at der udarbejdes nye handleplaner for nedbringelse af merforbrug vedrørende Ungdomsskolen, Bøgen og Røglebakken, 6. at nærmere stillingtagen til Lærkeredens fremtidige virksomhed og økonomiske rammevilkår afventer den politiske behandling af Dagtilbudsplanen, 7. at overførte midler på skoler, der sammenlægges, investeres i at gøre den fremtidige sammenlagte skole attraktiv, 8. at bevillingsansvarlige anmodes om snarest muligt at fremlægge konkrete forslag til anlægsprojekter finansieret af overførte driftsmidler til behandling på Økonomiudvalgsmødet i juni, 9. at pulje til overførsel mellem årene på 10 mio. kr. som forudsat i budget 2012 indarbejdes i forbindelse med kvartalsregnskab 2012-1 for derved at reducere risiko for sanktioner, 10. at der følges op på udviklingen i forbruget på serviceudgifterne i forbindelse med Kvartalsregnskaberne, og der gennemføres nødvendige styringsdialoger for at forebygge merforbrug og sikre overholdelse af servicerammen for derigennem at modvirke risiko for sanktioner.
24-04-2012 Side 15 Beslutning den 24-04-2012: Indstillingerne anbefales. Grethe Saabye (C) kan ikke gå ind for indstillingens punkt 2, idet mindreforbrug over 10% bør lægges i kassen. Asta Rasmussen (B) Beslutning Kommunalbestyrelsen den 30-04-2012: Indstillingerne fra tiltrædes. Konservative (C) kan ikke gå ind for indstillingens punkt 2, idet mindreforbrug over 10% bør lægges i kassen. Gitte Geertsen (F) Sagsfremstilling: Kommunalbestyrelsen godkender i oktober måned budgettet samt bevillingsregler for det næstfølgende år. Med vedtagelsen af budget 2012-2015 den 13. oktober 2011 godkendte Kommunalbestyrelsen samtidigt bevillingsreglerne for 2012, hvori det bl.a. angives, at der gives tilsagn til, at de rammestyrede bevillingsområder kan overføre uforbrugte driftsmidler mellem de enkelte regnskabsår herunder At overførsler af uforbrugte midler sker i forbindelse med Kommunalbestyrelsen behandling af årsregnskabet, At ingen budgetenheder kan disponere over overførte midler før tillægsbevillingen er godkendt overført i overførselssagen i april. At rammestyrede områder kan forvente at få overført op til 10% af mindreforbrug. At ved merforbrug over 2% af bevillingen skal der udarbejdes ledelsesmæssig redegørelse i regnskabet og der skal laves handleplan for genopretning af økonomien. Opgørelsen af regnskabet inden for de enkelte bevillingsområder i 2011 viser et mindreforbrug på 18,5 mio. kr. inden for 10% af bevillingsområdernes budgetter. Heri er også regnet uforbrugte eksterne puljemidler, som skal overføres og som ikke kan disponeres til andre formål eller lægges i kassen. Derudover foreligger der ansøgninger fra bevillingsansvarlige om overførsler på yderligere 7,7 mio. kr. udover bevillingsområdernes 10% af budgettet. Endelig foreligger der ansøgninger om overførsel af 0,5 mio. kr. på ikke-rammestyrede bevillingsområder. Overførslerne fordeler sig som følgende: I mio. kr. 0-10% Rammestyret Over 10% Rammestyret Ikke rammestyret 5,0 3,4 0,0 8,4 Udvalget for Kultur & Fritid 1,3 0,1 0,8 2,2 Udvalget for Børn & Ungdom 1,4 1,1-0,3 2,2 Udvalget for Teknik & Miljø 0,4 2,4 0,0 2,7 Udvalget for Job & Arbejdsmarked 0,1 0,0 0,0 0,1 Udvalget for Social, Sundhed & Ældre 10,3 0,7 0,0 11,0 I alt 18,5 7,7 0,5 26,7 I alt
24-04-2012 Side 16 Imødekommes den fulde overførsel bliver budget 2012 opskrevet med overførselsbeløbet, hvilket påvirker niveauet for serviceudgifterne. Det er muligt at konvertere overførte driftsmidler til anlægsmidler og derved reducere opskrivningen af serviceudgifterne. I forhold til overførslen fra 2010 til 2011 er der en stigning i de indstillede beløb til overførsel på ca. 20,5 mio. kr., der skyldes flere forhold, men generelt kan henføres til en kombination af, at bevillingsansvarlige med mindreforbrug har fastholdt deres mindreforbrug samt at bevillingsansvarlige med merforbrug har reduceret deres merforbrug. På Kommunalbestyrelsesmødet den 30. maj 2011 blev det besluttet, at bevillingsansvarlige skal udarbejde handleplaner, såfremt de har et merforbrug på 2 procent eller mere. I 2011 var der i alt 12 handleplaner med henblik på nedbringelse af merforbrug fra 2010. 7 af handleplanerne er fuldt ud overholdt for 2011 - omhandlende bevillingerne for Bøgebakken, Hvalsø Ældrecenter, Bramsnæsvig Skole, Hvalsø Skole, Kirke Saaby Skole, Skovvejens Børnehave og Samordnet Rengøring. Handleplanen for Kirke Hyllinge Skole er med 93% næsten overholdt, og på energiområdet er der på grund af ændrede forudsætninger behov for at justere handleplanen. Halområdet samt børnehaverne Søhus og Lærkereden har ikke overholdt deres handleplaner om nedbringelse af merforbrug i 2011. Særligt Lærkereden har oparbejdet et betydeligt merforbrug, der sammen med afklaring på de fremtidige økonomiske rammevilkår vil blive omfattet af den politiske behandling af den forestående Dagstilbudsplan. På baggrund af regnskab 2011 skal der udarbejdes nye handleplaner vedrørende Ungdomsskolen, Bøgen og Røglebakken. I forlængelse af Kommunalbestyrelsens vedtagelse af overførselsreglerne den 30. maj 2011 skal handleplanerne ikke behandles politisk, men de bevillingsansvarlige er i tilknytning til sag om Årsrapoprt 2011 blevet udbedt at udarbejde ledelsesmæssige redegørelser for merforbruget. Udtalelser: Alle bevillingsansvarlige er i forbindelse med beregningen af beløb til overførsel blevet hørt om beregningsgrundlaget. Enkelte bevillingsansvarlige har ansøgt om overførsel af overskud ud over 10 % eller om overførsel af overskud på områder uden overførselsadgang. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at overførsler inden for 10% af de rammestyrede bevillingsområder bør bevilliges som følge af gældende bevillingsregler. Administrationen vurderer endvidere, at de rammestyrede bevillingsområder kan have en begrundet forventning om at ansøgte overførsler ud over 10% i udgangspunktet bevilges begrundet i tidligere praksis. Eventuelle ændringer i praksis kan overvejes i lyset af sanktionslovgivningen, men anbefales i så fald gennemført i forbindelse med vedtagelse af budget 2013.
24-04-2012 Side 17 I forhold til anmodninger om overførsler på bevillinger uden overførselsadgang vurderer administrationen, at overførselsanmodningerne er hensigtsmæssige i forhold til konkrete betalingsforpligtelser. Administrationen vurderer, at risikoen for sanktioner, som følge af driftsoverførslerne og den afledte opskrivning af de budgetterede serviceudgifter, kan minimeres ved at konvertere overførte driftsmidler til anlægsmidler. Administrationen følger op på udviklingen i forbruget på serviceudgifterne i forbindelse med Kvartalsregnskaberne, og gennemfører i forlængelse heraf nødvendige styringsdialoger for at forebygge merforbrug og sikre overholdelse af servicerammen for dermed at modvirke risikoen for sanktioner. Administrationen anbefaler, at overførsler af driftsbevillinger vedrørende skoler, der sammenlægges anvendes til investeringer i at gøre den fremtidige sammenlagte skole attraktiv i henhold til arbejdet med Skoleplanen. Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Koncerndirektionens indstilling bygger på Kommunalbestyrelsens principper for overførsel mellem årene af mer- og mindreforbrug. Der indstilles et mindreforbrug på 18,5 mio. kr. overført. Kommunalbestyrelsen skal endvidere tage stilling til, om de rettidige ansøgte overførsler ud over 10 % på 7,7 mio. kr. skal overføres, samt om forslag til tillægsbevillinger på ikke-rammestyrede områder på 0,5 mio. kr. skal imødekommes. Såfremt det samlede beløb på 26,7 mio. kr. overføres skal budget 2012 korrigeres. Det indebærer, at de budgetterede serviceudgifter i 2012 forøges med 26,7 mio. kr. I sanktionslovgivningen ses der på serviceudgiftsoverførsler mellem årene. Overførslen fra 2010 til 2011 var på 6,3 mio. kr., hvilket betyder, at der overføres yderligere 20,4 mio. kr. fra 2011 til 2012. For at imødegå risiko for sanktionslovgivning er der i budget 2012 budgetteret med pulje til overførsel mellem årene på 10 mio. kr. som vil blive indarbejdet i forbindelse med kvartalsregnskab 2012-1. Forudsat at der i 2012 afholdes serviceudgifter svarende til budgettet, og at der også mellem 2012 og 2013 overføres minimum 6,3 mio. kr. vil servicerammen blive overskredet med op til 10,4 mio. kr. Er forbruget mindre og overføres der mere vil risikoen for sanktioner tilsvarende reduceres. Risikoen for sanktioner kan reduceres yderligere ved at søge konvertering af driftsmidler til anlægsmidler, da anlægsmidler ikke påvirker serviceudgiftsniveauet. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen
24-04-2012 Side 18 9. ØU - Borgerinvolvering i Budget 2013 Sagsnr.: 12/6269 Resumé: vedtog den 13. december 2011 Budgetproces 2013-2016, hvori det bl.a. fremgår, at borgerne i Lejre Kommune involveres i budgetprocessen mellem 1. budgetseminar og 2. budgetseminar. Der er i denne sag beskrevet mulige forslag til involvering af borgerne, som anbefales indført fra budget 2014-2017. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at den tidlige borgerinvolvering udskydes til budget 2014, og indarbejdes som konkret forslag i forbindelse med den politiske behandling af budgetproces 2014-2017 ultimo 2012. Beslutning den 24-04-2012: Indstillingen blev tiltrådt. Asta Rasmussen (B) Grethe Saabye (C) Sagsfremstilling: I forbindelse med s behandling af Budgetprocessen 2013-2016 den 13. december 2011 blev det bl.a. vedtaget at involvere borgerne i Lejre Kommune mellem 1. budgetseminar og 2. budgetseminar 2012 dvs. mellem april og juni 2012. Ved forudgående budgetprocesser har borgerinvolveringen primært været fokuseret omkring den lovbestemte høringsproces i forbindelse med beslutningsprocesserne vedrørende vedtagelsen af kommende års budget. Baggrunden for forslaget om tidlig involvering af borgerne i budgetprocessen skal bl.a. ses i lyset af erfaringerne fra de borgermøder om budgetforslaget, der er afholdt i andet halvår i forbindelse med høringsprocessen. Formålet med en tidlig involvering af borgerne er at invitere synspunkter og forslag omkring det kommende års budget ind på et tidspunkt, hvor fagudvalgenes budgetrammer endnu ikke er fastlagt. Udfordringerne ved en tidlig involvering af borgerne består bl.a. i at rammesætte borgerinvolveringen på et tidspunkt, hvor budgetforudsætningerne endnu ikke foreligger. Det indebærer et valg tidligt i processen, om rammesætningen for borgerinvolveringen skal tage afsæt i oplæg om spare- og effektiviseringstiltag eller oplæg om ønsker og nyudvikling eventuelt med udgangspunkt i udvalget temaer eller områder. Afhængig af de politiske ønsker og overvejelser kan en tidlig borgerinvolvering fx gennemføres som et borgermøde, hvor Kommunalbestyrelsen på baggrund af oplæg til udvalgte temaer eller det teknisk administrative budget inviterer borgerne til at komme med synspunkter og forslag vedrørende det kommende års budget. Eventuelt kan et borgermøde kombineres med workshops med afsæt i på forhånd udvalgte områder, emner eller temaer.
24-04-2012 Side 19 Som et muligt alternativt til afholdelse af et borgermøde kan den tidlige borgerinvolvering gennemføres som en digital dialog - fx som et debatforum på kommunens hjemmeside eller som en særligt indrettet facebookside. Her vil borgerne på baggrund af oplæg om det teknisk administrative budget, udvalgte temaer, emner eller områder løbende kunne byde ind med synspunkter og forslag, som vil kunne kommenteres af kommunalbestyrelsesmedlemmerne. Synspunkter og forslag fra borgerne kan eventuelt vedlægges som bilagsmateriale til inspiration i forbindelse med fagudvalgenes behandling af forslag til budgetrammer på junimøderne. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer umiddelbart, at værdien af tidlig borgerinvolvering i budgetprocessen vil forøges i takt med graden af forberedelse herunder forudgående afklaring af hvad man ønsker at indhente borgernes synspunkter og forslag på. Administrationen vurderer, at nytiltag, som den tidlige borgerinvolvering i budgetprocessen, forudsætter betydelige kommunikationstiltag for at sikre lokal opmærksomhed og deltagelse. Endvidere vurderer administrationen, at s beslutninger om indeværende års budgetproces indebærer, at der først foreligger et reelt forslag til fagudvalgenes budgetrammer til Økonomiudvalgsmødet den 19. juni. Samtidig er der med betænkning nr. 1533 om Kommunale udgiftsbehov og andre udligningsspørgsmål betydelig usikkerhed om indtægtssiden, hvorfor administrationen anbefaler, at den tidlige borgerinvolvering udskydes til budgetprocessen 2014. Såfremt man, uanset administrationens vurdering, politisk ønsker at indføre tidlig borgerinvolvering fra budget 2013 vurderer administrationen, at der sikres størst mulig sammenhæng mellem den politiske beslutningsproces om budget 2013 og den tidlige borgerinvolvering, såfremt borgerinvolveringen tager afsæt i de administrativt fremskrevne budgetrammer samt budgetudfordringer og mulige løsningsforslag, som forelægges til indledende politisk behandling i fagudvalgene på majmøderne. Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
24-04-2012 Side 20 10. ØU - Telefoner til rådighed for kommunalbestyrelsesmedlemmer Sagsnr.: 12/6763 Resumé: Loven om multimediebeskatning blev ændret med virkning fra 1. januar 2012. Det giver mulighed for fritagelse for beskatning for det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem. Det giver også anledning til at ensrette ordningen således, at alle kommunalbestyrelsesmedlemmer tilbydes en mobiltelefon. Der er udarbejdet forslag til nye retningslinjer og disse forelægges til godkendelse. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at den nuværende telefonordning bringes til ophør, så snart det er muligt, 2. at der udleveres mobiltelefoner til alle kommunalbestyrelsesmedlemmer, 3. at administrationen bemyndiges til at foretage de fornødne praktiske skridt i forbindelse hermed, 4. at anskaffelsen på 145.000 kr. finansieres af bevillingen 1 20 30 Fælles Funktioner, 5. at der omplaceres 145.000 kr. fra bevilling 1 20 30 Fælles Funktioner til bevilling 1 10 11 Øvrig Politisk Organisation, hvorfra anskaffelsen afholdes. Beslutning den 24-04-2012: Det blev besluttet, at der ikke udleveres mobiltelefoner til kommunalbestyrelsesmedlemmer. Dog fortsætter den nuværende telefonordning for borgmesteren og udvalgsformændene uændret. Asta Rasmussen (B) Grethe Saabye (C) Sagsfremstilling: Loven om multimediebeskatning blev ændret med virkning fra 1. januar 2012. Kommunalbestyrelsesmedlemmer er på samme måde som medarbejdere omfattet af reglerne om multimediebeskatning. De nye regler betyder, at der ikke sker beskatning af stationær eller bærbar pc til arbejdsbrug, der tages med hjem til bopælen. Internetforbindelse stillet til rådighed (betalt) af arbejdsgiver, er ligeledes fritaget for beskatning. Forudsætningen er dog, at der er adgang til arbejdsgivers netværk. Stilles der telefon til rådighed, skal medarbejderen beskattes af 2.500 kr. årligt. Aftales det med en tro & love-erklæring fra medarbejderen at telefonen alene anvendes til enkeltstående private samtaler, kan medarbejderen fritages for beskatning.
24-04-2012 Side 21 Faktiske forhold Kommunalbestyrelsesmedlemmerne i Lejre Kommune har pc stillet til rådighed. Denne pc tages med hjem til brug for det forberedende arbejde. Lejre Kommune betaler ligeledes for en internetforbindelse for kommunalbestyrelsesmedlemmerne. De 5 udvalgsformænd og borgmesteren har mobiltelefon stillet til rådighed. De øvrige 19 kommunalbestyrelsesmedlemmer har modtaget telefongodtgørelse på 1500 kr. årligt. Dette svarer efter det oplyste til abonnementsprisen for en fastnettelefon. Kommunalbestyrelsesmedlemmerne har betalt multimedieskat i henhold til de tidligere regler, da man blev beskattet bl.a. på baggrund af den udleverede pc. Lovændringen betyder, at det fremadrettet er muligt for kommunalbestyrelsesmedlemmerne at blive fritaget for beskatning. Det kræver, at der underskrives en tro & loveerklæring om, at telefonen (eller telefonforbindelsen for dem, der kompenseres for fastnet) alene anvendes begrænset til privat brug. Herudover er det et krav, at arbejdsgiver (Lejre Kommune) udfører kontrol. Det er også muligt, med de nye regler, at tilbyde kommunalbestyrelsesmedlemmer fri telefon mod, at der sker en beskatning af 2.500 kr. årligt. Den reelle individuelle beskatning afhænger af de konkrete forhold for det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem, men kan maksimalt udgøre beskatning af 2.500 kr. Såfremt der tilbydes fri telefon, vil der ikke skulle underskrives tro & loveerklæring og der vil ikke skulle ske kontrol fra arbejdsgivers side. I skattemæssig henseende sidestilles mobiltelefon og fastnetforbindelse. Dog er det sådan, at der for fastnetforbindelse skal være dokumentation for de faktiske udgifter, da der her er tale om en godtgørelse. Hvis dokumentation ikke indsendes, vil godtgørelsen skulle beskattes som et almindeligt vederlag. Muligheder fremadrettet Den nuværende ordning med mobil til udvalgsformændene og telefongodtgørelse til de øvrige medlemmer kan i princippet fortsætte. Det kræver dog, at kommunalbestyrelsesmedlemmer, der modtager telefongodtgørelse, skal indsende dokumentation for den faktiske udgift. Herudover vil der som beskrevet ovenfor skulle afleveres erklæring og udøves kontrol, såfremt ordningen skal være skattefri. En anden løsning er at ensrette ordningen således, at alle kommunalbestyrelsesmedlemmer får udleveret en mobiltelefon. Det vil betyde, at det enkelte kommunalbestyrelsesmedlem selv kan bestemme, hvorvidt denne ønsker fri telefon og dermed beskatning eller om man ønsker at blive fritaget for beskatning. Denne ordning vil være mindre administrativt tung og da der ikke er tale om udbetaling af godtgørelse, vil det ikke være nødvendigt at forlange dokumentation for afholdte udgifter. Da skatteåret er påbegyndt vil en overgang til denne model betyde, at der vil skulle ske en opgørelse og eventuel refusion af betalt skat og godtgørelse i forbindelse med overgangen. Af hensyn til det telefonabonnement som Lejre Kommune har købt, vil der være visse begrænsninger i anvendelsen af telefonen også for de kommunalbestyrelsesmedlemmer som vælger at have fri telefon. Begrænsningerne vil omfatte adgangen til at anvende telefonen i udlandet, foretage betalinger opkrævet over abonnementet og anvendelse af ICloud. De præcise begrænsninger vil skulle fremgå af
24-04-2012 Side 22 det brev som fremsendes til kommunalbestyrelsesmedlemmerne i forbindelse med deres valg af, hvorvidt de ønsker fri telefon. En ændring vil have følgende konsekvenser: Udvalgsformænd vil få udskiftet deres telefon med en ny model. Underskrives accepterklæringen vil der også fremadrettet ske beskatning af telefonen. Underskrives tro og love-erklæringen vil der ikke ske beskatning af telefonen fra 1. maj 2012. Kommunalbestyrelsesmedlemmer modtager en ny mobiltelefon. Samtidig stopper ordningen med godtgørelse for fastnetabonnement. Der vil derfor blive udbetalt godtgørelse for den relevante periode. I disse måneder betales der skat af fastnetabonnementet. Underskrives accepterklæringen vil den udleverede telefon blive beskattet. Underskrives tro og love-erklæringen vil der ikke ske beskatning af telefonen. For både udvalgsformænd og kommunalbestyrelsesmedlemmer gælder det, at det skal besluttes, om man ønsker at kunne anvende telefonen privat og dermed betale skat eller man foretrækker kun at anvende den arbejdsmæssigt. Udtalelser: Servicecenter Allerslev oplyser, at det vil være muligt at påbegynde udleveringen af telefoner i uge 21. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at kommunalbestyrelsesmedlemmerne i Lejre Kommune har behov for at få stillet telefon til rådighed af hensyn til udførelsen af deres arbejde. Kommunalbestyrelsesarbejdet udføres uden adgang til en fast arbejdsplads (borgmesteren undtaget) og ofte uden for almindelig arbejdstid. Det er endvidere administrationens vurdering, at ordningen bør ensrettes således, at alle kommunalbestyrelsesmedlemmer får udleveret en mobiltelefon. Dette vil give bedre mulighed for ens support og vil sikre, at de kommunalbestyrelsesmedlemmer, der har godtgørelse af fastnetabonnement, ikke skal dokumentere denne udgift. Fortsætter den nuværende ordning vil det betyde, at kommunalbestyrelsesmedlemmer der har fastnetsgodtgørelse og ikke ønsker at blive beskattet, må tåle, at det kontrolleres, i hvilket omfang den købte forbindelse anvendes til privat brug. Det er på den baggrund administrationens vurdering, at den nuværende ordning bør ophøre og at kommunalbestyrelsesmedlemmerne fremadrettet alle modtager en mobiltelefon til brug for deres arbejde som kommunalbestyrelsesmedlem. Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Udgiften til telefongodtgørelse på samlet 28.500 kr. årligt betales i dag fra bevilling Den Politiske Organisation. Hertil kommer en driftsudgift for de 6 mobiltelefoner der i dag anvendes af udvalgsformændene og borgmesteren anslået ca. 5000 kr. Hertil skal lægges en forventet årlig udgift til udskiftning af mobiltelefoner på kr. 13.650. Samlet set har Lejre Kommune i dag en årlig udgift på kr. 47.150. Den samlede driftsudgift hvis forslaget godkendes udgør: Årlig drift telefonabonnementer: 18.000 kr. Årlig drift DME abonnementer: 9.231 kr. I alt 27.231 kr. som dækkes af IT-bevillingen 1 38 IT og Kommunikation.
24-04-2012 Side 23 Indkøb af mobiltelefoner finansieres af IT-bevillingen i dag og der opereres med en forventet levetid på 2 år. De nuværende 6 mobiltelefoner forventes derfor udskiftet senest ultimo 2012. De kommunalbestyrelsesmedlemmer der udtræder i forbindelse med kommunalvalget i 2013 vil få overdraget deres mobiltelefon såfremt den er over 2 år gammel og dermed afskrevet. Er telefonen mindre end 2 år gammel skal den afleveres, idet den fortsat har en værdi. Indkøb af 25 nye mobiltelefoner udgør kr. 145.000 i etableringsudgifter (indkøb af telefoner samt sikkerhedssystem). Hvis forslaget godkendes vil der være enkeltstående merudgift i 2012 på kr. 145.000 fratrukket kr. 27.300 (svarende til den forventede udgift for nyindkøb af 6 telefoner) samlet set kr. 117.700. Herefter vil der komme en løbende merudgift når telefonerne skal udskiftes, som vil skulle afholdes over IT-bevillingen. Anslået 43.225 kr. årligt. Etableringsudgifterne til anskaffelse af telefoner og sikkerhedssystemer på 145.000 kr. kan finansieres under bevilling 1 20 30 Fælles Funktioner. Der omplaceres derfor 145.000 kr. fra bevilling 1 20 30 Fælles Funktioner til bevilling 1 10 11 Øvrig Politisk Organisation. Dette vil indebære en tilpasning af aktiviteter vedrørende annoncering, fælles personaleudgifter og evt. personalepolitisk pulje samt ekstern advokat- og konsulentbistand. Den samlede årlige merudgift ved forslaget udgør kr. 36.956 jfr. vedlagte bilag. Beslutningskompetence: Bilag: 1. Anskaffelse og drift af 25 stk. iphone samt DME til KB