Mødereferat HSU Mødedato: Mandag den 7. september 2009 Mødested: Soldalen 8, 7100 Vejle (Mødelokale 12) Journalnummer: Til stede Erik Knudsen Rektor (formand) Karsten Agergaard TR (DM) (næstformand) Allan Kjær Hansen Administrationschef Ole Østergaard EVU-chef Søren Pedersen Led. studierektor Sygepl. Udd. Vejld Aage Ellitsgaard Nipper Studierektor Lærerudd. Skårup Jan Michael Laursen Konst. studierektor Pæd.udd. Jelling Jette Rasmussen Studierektor Ergoterapeutudd. Alice Rasmussen Studierektor DsH Jørgen Thorslund Prorektor (INDLÆGSHOLDER) Aase Stamp Jørgensen TR FTR - HK EVU,DsH, elever Didde Auring TR DS - DsH Jytte Beck TR DSR Sygepl. udd. Vejle Jytte Falmaar TR Fys Fys.udd. Odense Leila Damkjær Pedersen TR HK-Blangstedgårdsvej Lis Mulvad Kingo TR DM Pæd.udd. Odense Svend Aage Eghøj TR 3F CFU forsendelsen Tina Vestphal Jensen TR- DSR Sygepl. Udd. Odense Bente Hammerich - Referent Fraværende (med afbud) Lars Lynge Nielsen Led. Studierektor Pæd. Udd. Odense Keld Vorup Sørensen Led. studierektor Lærerudd. Odense Helle Kirstine Waagner TR DM Pæd.udd. Jelling Niels Stefan Kvium TR DM Lærerudd. Jelling Lene Iversholt - TR AC - EVU Side 1/10
Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden... 3 2. Orientering om status på det fælles kvalitetssystem... 3 3. Budgetopfølgning for 1. halvår 2009... 3 4. Valg af medarbejderrepræsentant til UC Lillebælts bestyrelse... 4 5. Sygdomspolitik for UC Lillebælt... 5 6. Godkendelse af Mobbe- og chikanepolitik for UC Lillebælt... 5 7. Godkendelse af Misbrugspolitik for UC Lillebælt... 6 8. Opfølgning på Kompetencestrategien... 7 9. Fælles ramme for MUS... 7 10. HSU s formidlingsopgave... 8 11. Ledende studierektor opgaver og ansvar... 8 12. Opfølgning på Arbejdspladsvurderingen UDSÆTTES.... 9 13. Meddelelser... 9 14. Evt.... 9 Side 2/10
1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 2. Orientering om status på det fælles kvalitetssystem Jørgen Thorslund orienterede om kvalitetssystemet, som i øjeblikket er ved at blive afprøvet i praksis på DsH, PiO, CFU og U&V, hvilket forløber planmæssigt. På spørgsmål fra B-siden, hvordan medarbejdernes indflydelse sikres, svarede Jørgen Thorslund, at alle elementerne er noget vi er pålagt i forvejen, dvs. det er opgaver vi har i dag, hvorfor der allerede er sikret medarbejder-repræsentation i de eksisterende lærerfora. Vi udnytter de eksisterende systemer, så det er så uddannelsesnært som muligt. I det omfang de erfaringer der drages, giver anledning til væsentlige ændringer, vil de blive drøftet i HSU. Orienteringen blev, med ovennævnte bemærkninger, taget til efterretning. 3. Budgetopfølgning for 1. halvår 2009 Allan Kjær Hansen orienterede om en lille forbedring i budgettet, som bl.a. skyldes ekstraindtægter og en mindre stigning i lønomkostningerne. Der er dog stadig behov for stram økonomistyring. Budget 2010: Kan ikke falde på plads før omfanget af globaliseringsmidlerne kendes. Det forventes at falde på plads ultimo oktober primo november. Lejemålet på Soldalen skal fremover finansieres via taksameter. Det skal derfor med i budget 2010 og det forventes, at det ikke helt vil dække udgiften, men da der vil komme en overgangsordning, forventes denne ikke at påvirke budgettet i 2010. Finanslov 2010: Med udgangspunkt i Mc Kinsey & co s analyse om øget anvendelse af it, er der med overskriften Mere ambitiøs it, forventninger om at der indføres mere it i undervisningen og i de administrative processer. Herefter drøftelse, hvor B-siden spurgte til den del af de ekstraordinære indtægter der drejer sig om Opsparingsordning vedr. 2008. Der blev spurgt om, hvorfor beløbet ikke blev tilbageført til den uddannelse beløbet henførte til. Erik Knudsen pointerede, at beløbet er indtægtsført efter at Regnskab 2008 er afsluttet, hvorfor beløbet er indtægtsført på Fælles ledelse og administration hvilket ikke betyder, at det indgår i fællesadministrationen. Der var ønske om at få præciseret hvad de tilbageførte 1.7 mio. kr. kan henføres til. Det blev aftalt, at det afklares og medsendes referatet: Side 3/10
Der er tale om en tvungen opsparing på 1,7 mio. kr. svarende til 0,5 procent af taxametersatserne. Opsparingen skete i 2008 og midlerne er i 2009 tilført UCL s likvide reserver. Ref. Herefter blev emnet øget it, drøftet, hvor Allan Kjær Hansen orienterede om, at direktionen ønsker at sætte fokus på øget digitalisering, bl.a. med effektiviseringer i fællesadministrationen gennem øget digitalisering af arbejdsgange. Øvrige kommentarer: Ønske om bedre koordinering af fristen for kommentarer til næste års budget og fristen for STÅ-indberetning. Ønske fra medarbejderside om et budgetseminar, evt. ½ dag. En mere hensigtsmæssig tidsplan, som tager højde for de nævnte frister, vil blive forsøgt indarbejdet i processen. Ønsket om et budgetseminar taget til efterretning, evt. kan det planlægges før et HSU-møde. Budgetopfølgningen blev, med ovennævnte bemærkninger, taget til efterretning. 4. Valg af medarbejderrepræsentant til UC Lillebælts bestyrelse Proceduren blev drøftet med følgende kommentarer og spørgsmål fra B-siden: 1. Om tidsbegrænsede ansatte (med mindst halvt timetal og som er ansat den 1. januar 2010) er valgbare? 2. Om ikke oplysningerne skal være tilgængelige på Fronter og ikke som nævnt, på hjemmesiden? 3. Vedr. pkt. 4: Om de 5 stillere skal fremgå af samme dokument? 4. Vedr. pkt. 2: Om der menes både A og B-siden ved udpegning af valgbestyrelse? 5. Det blev foreslået, at valgbestyrelsen vælges blandt KTU og ikke kun blandt HSU. 6. Det blev foreslået, at der ikke udsendes en kode (med risiko for fejl ved udsendelse mv.), men at man kan bruge sit normale log-in til Fronter. Svar: 1. Det afklares, om og i hvilket omfang tidsbegrænsede ansatte kan være valgbare. 2. Det vil være mest hensigtsmæssigt at anvende Fronter (såfremt ikke noget taler imod og procedureteksten, i givet fald, ændres i overensstemmelse hermed). 3. De 5 stillere kan sende ind både samlet og hver for sig. Side 4/10
4. Der menes kun B-siden. 5. Det er ok at vælge blandt KTU også. (Proceduretekst ændres). 6. Det undersøges om dette kan lade sig gøre. De udestående forhold afklares og teksten i proceduren tilrettes jf. ovenstående. Der skal vælges 2 medarbejderrepræsentanter og tilsvarende suppleanter. HSU og KTU udpeger hurtigt 3 medlemmer til valgbestyrelsen. Erik Knudsen understregede endelig det ønskelige i at blive orienteret, såfremt det efterfølgende viser sig at den valgte proces giver vanskeligheder, således vi undgår efterfølgende kritik som sidste gang. Valgproceduren godkendt, med ovennævnte rettelser. 5. Sygdomspolitik for UC Lillebælt Den foreslåede proces blev drøftet. Der opfordres til at evt. lokale politikker på området indsendes til Løn og Personale hurtigst muligt. B-siden foreslår at HSI inddrages i arbejdet med politikken. På HSU den 2. november 2009. vil der foreligge et udkast til en politik som HSU skal forholde sig til og evt. bemærkninger vil blive indarbejdet, hvorefter den sendes til høring i LSU erne. (den kan evt. endeligt vedtages på HSI den 2.12., ligesom vi gør med chikanepolitikken referentens tilføjelse). Den foreslåede proces godkendt. 6. Godkendelse af Mobbe- og chikanepolitik for UC Lillebælt Udkastet til politikken blev drøftet og der fremkom følgende bemærkninger fra B- siden: 1. Der savnes angivelse af hvor definitionerne kommer fra. (Der bør være link til lovgrundlag.) 2. Der bør være en opdeling i lederens rolle og medarbejderens rolle, herunder angivelse af ledelsens særlige ansvar. 3. Mangler konkrete anvisninger på handlemuligheder. Side 5/10
4. Formålet bør også være, at man kan afhjælpe hvis problemet opstår at man har mulighed for at handle. 5. Der er tale om mobning uanset om man kan forsvare sig eller ej. (Henvisning til afsnittet Definition på mobning 2. afsnit. Politikken gennemskrives, med henblik på tilretning i forhold til de nævnte bemærkninger. Der vil blive udarbejdet en Vejledning til håndtering af Mobbe- og chikanepolitikken med angivelse af konkrete handlemuligheder. Politikken betragtes først som endelig, når HSI har godkendt denne. Behandles på næste HSI møde. Herefter sendes den til høring i LSU erne. Mobbe- og chikanepolitikken, med ovennævnte rettelser, godkendt. 7. Godkendelse af Misbrugspolitik for UC Lillebælt Udkastet til politikken blev drøftet og der fremkom følgende bemærkninger fra B- siden: Det blev foreslået, at opbløde formuleringen i forhold til misbrugerens ansvar, f.eks. der skal vises vilje til at ville ud af misbruget. Det blev foreslået, at det er legalt at gå til sin leder hvis man har en mistanke om en kollegas misbrug. Det bør indskrives, at der ikke nødvendigvis skal være åbenhed overfor kolleger. Der bør være fokus på, at kunne tilgodese ønsket om diskretion fra misbrugerens side. Det blev foreslået, at der i vejledningen står noget om, hvor man selv kan søge hjælp, hvis man gerne vil ud af sit misbrug. Politikken gennemskrives, med henblik på tilretning i forhold til de nævnte bemærkninger. Der udarbejdes en Vejledning til håndtering af Misbrugspolitikken som vil blive lagt på Fronter sammen med politikken, når denne kan betragtes som godkendt. Den vil være tilgængelig på Løn & Personale s side på Fronter og den vil ligeledes kunne findes på HSU og HSI s sider. Udkast til politikken færdiggøres, når HSI har behandlet den. Behandles på næste HSI møde. Herefter sendes den til høring i LSU erne. Misbrugspolitikken, med ovennævnte rettelser, godkendt. Side 6/10
8. Opfølgning på Kompetencestrategien Den nye udgave blev drøftet, herunder det supplerende dokument (BILAG 1), samt afsnittet om HSU s opgaver. Der fremkom bl.a.: Det blev foreslået, at afsnittet om Evaluering af kompetenceudvikling flyttes til Notat om MUS. Budgetlægning indgår i HSU s opgaver. At det indskrives i HSU s opgaver, at en politik først betragtes som endelig, efter den har været i høring i LSU erne. Afsnittet Evaluering af kompetenceudvikling flyttes til Notat om MUS Dokumentet skrives igennem igen af Jette Rasmussen og Karsten Agergaard med nævnte rettelser. Den nye udgave af Kompetencestrategien, med nævnte rettelser, godkendt. 9. Fælles ramme for MUS Erik Knudsen kvitterede for en god og konstruktiv proces og det foreliggende resultat af de fælles anstrengelser. En ny udfordring er dukket op i forbindelse med dette arbejde og det er at få gennemskrevet personalepolitikken med henblik på at få den tilpasset, at der nu er tale om UC Lillebælt. Erik Knudsen og en repræsentant fra B-siden vil gennemgå personalepolitikken for at få afklaret, om der er behov for mere end tekniske rettelser. Notatet blev drøftet og der fremkom bl.a. På side 3, pkt.4. 2 er nævnt elektronisk understøtning dette ønskes slettet. Side 4, pkt. 5: 4. afsnit ønskes slettet. Formålet med MUS er at øge kvaliteten i opgaveløsningen. God ide at koble Notat om MUS sammen med Kompetencestrategien. Skal linke til hinanden på Fronter. Der savnes afsnit om hvor ofte MUS skal afholdes. Samtlige værdier skal indskrives tillid mangler i oversigten. Afsnit om Evaluering af kompetenceudvikling fra Kompetencestrategien flyttes til Notat om MUS. Side 7/10
Formålet skal tydeliggøres, herunder indarbejdes en kort tekst om hvor ofte, hvornår og hvem afholder. Medarbejderen har mulighed for at redegøre for sine evalueringer som en del af MUS. Erik Knudsen gennemskriver notatet med henblik på de sproglige rettelser. Herefter sendes det til Jytte Falmaar og Karsten Agergaard til gennemsyn. Notat om MUS, med de nævnte rettelser, godkendt. 10. HSU s formidlingsopgave Ud over de i dagsordenen nævnte muligheder for formidling, blev andre muligheder drøftet: Bemærkninger: Det er ikke tilstrækkeligt, at oplysningerne ligger elektronisk; der er behov for mundtlig formidling, evt. fra leder og tillidsrepræsentanten i fællesskab, evt. på et personalemøde. Hvis man ikke er HSU medlem, er det svært at vide hvornår der er udsendt et nyt referat. Her anbefales det at bruge AJOUR. Den mundtlige information på den enkelte enhed er vigtig især ved formidling af politikker, da de ofte er en ramme som skal udfyldes lokalt. Det er vigtigt, at oplysningerne er let tilgængelige i en form for opslagsværk. Al information fra HSU samles på Fronter. Det er primært nærmeste leder og den lokale TR der har en opgave i at videreformidle HSU s arbejde mundtligt til medarbejderne, f.eks. på et personalemøde. Når et emne besluttes i HSU er det vigtigt også at få aftalt hvordan dette formidles. Husk at overholde de aftalte frister for bl.a. udsendelse af referat fra HSU (14 dage) Formidlingen af HSU s arbejde til alle medarbejdere blev drøftet og konklusionen tages til efterretning. 11. Ledende studierektor opgaver og ansvar Efter anmodning fra Karsten Agergaard er nærværende notat udsendt. Side 8/10
Notatet blev drøftet og det blev bl.a. konkluderet at, den ledende studierektor også har ansvaret som studierektor, samt at der også fortsat vil være en lokal leder på udbudsstederne. Orientering blev taget til efterretning. 12. Opfølgning på Arbejdspladsvurderingen UDSÆTTES. 13. Meddelelser Vision 2015: Bestyrelsen behandler emnet på mødet den 10. september 2009., hvor bl.a. 3 af de eksterne medlemmer er blevet bedt om at komme med input til strategiplanen. Der er den 23. september 2009. aftalt et møde mellem Karsten Agergaard og Erik Knudsen vedr. planlægning af næste HSU den 2. november 2009, som kommer til at handle en del om Vision 2015. Orientering om status på lokalaftaler: Lokalaftale for undervisere: Er nu tiltrådt af alle enheder, dog undtaget DsH. Arbejdsgruppen samles igen den 23. september 2009 for at erfaringsudveksle og Erik Knudsen konkluderede, at hvis disse giver anledning til konkretiseringer eller præciseringer af uklarheder, vil der blive fulgt op i forhold til hertil. Lokalaftale for TAP-personalet: På grund af mange overenskomster og mange lokationer har én af udfordringerne været at få fastlagt en egentlig struktur, tilpasset de enkelte faggrupper, herunder flex-aftalen. Arbejdet skrider frem og det forventes at der foreligger en aftale inden efterårsferien. Orientering om optaget: Vi har haft 13 % flere optagelser og med efteroptaget er det oppe på 20 %. Specielt har Sygeplejerskeuddannelsen i Svendborg oplevet et stort efteroptag. Vi taber dog terræn i forhold til universiteterne, idet MVU-uddannelserne i 2002 havde 41 % af det samlede antal studerende dette er nu nede 33 %. Vi taber markedsandele til Midtjylland og Metropol. Der er behov for en skarpere profil af vores uddannelser. Det blev besluttet, at den orientering om optaget, som gives til bestyrelsen, udsendes til HSU.(Ref.: Er udsendt via mail fra Ole Stig Jensen den 11. september 2009). 14. Evt. Der efterlyses dato for strategi-dag. Side 9/10
Erik Knudsen vil sørge for, at der bliver udarbejdet et dokument med de officielle datoer i Lederforum, HSU mv. Side 10/10