UDBUDSBETINGELSER Vedrørende udbud med frhandling af rammeaftale vedrørende indkøb af pc er g tilbehør 1
Indhldsfrtegnelse 1. Indledning... 3 2. Ordregiver... 3 3. Rammerne fr udbudsfrretningen... 3 4. Udbudsmateriale... 5 5. Udarbejdelse g aflevering af prækvalifikatinsansøgning... 9 6. Udarbejdelse af tilbud...14 7. Aflevering af tilbud...16 8. Frhandlingsfrløbet...17 9. Tilbudsevaluering...18 10. Praktiske frhld...24 Tilbudsgiver pfrdres til straks ved mdtagelsen af disse udbudsbetingelser at sikre sig, at det mdtagne eksemplar er fuldstændigt i verensstemmelse med venstående indhldsfrtegnelse. 2
1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder fr Aarhus Kmmunes (herefter benævnt Ordregiver ) udbud af rammeaftale vedrørende indkøb af pc er g tilbehør i henhld til udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S 180-368233 indsendt til ffentliggørelse i EU-tidende den 15. september 2017. Udbuddet gennemføres sm et udbud med frhandling efter frudgående ffentliggørelse af bekendtgørelse efter udbudslven, lv nr. 1564 af 15. december 2015. Ordregiver frbehlder sig ret til at tildele Rammeaftalen på baggrund af Tilbudsgivernes indledende tilbud, g således ikke ptage frhandling med Tilbudsgiverne, jf. punkt 8.1. Herudver frbehlder Ordregiver sig retten til at tildele Rammeaftalen efter mdtagelsen af første reviderede tilbud, jf. punkt 8.2. Ordregiver frventer at prækvalificere fem Tilbudsgivere til at afgive tilbud på Rammeaftalen. 2. Ordregiver 2.1. Ordregiver under denne udbudsfrretning er: Aarhus Kmmune Brgmesterens Afdeling, IT-infrastruktur CVR.nr. 55 13 30 18 Rådhuspladsen 2 8000 Aarhus C 2.2. Ordregivers kntaktpersn Alle henvendelser til Ordregiver frud fr tilbudsafgivelsen skal ske skriftligt via e-mail g skal rettes til: Kathrine Ahrenhlt Aarhus Kmmune Brgmesterens Afdeling, IT-infrastruktur CVR.nr. 55 13 30 18 Rådhuspladsen 2 8000 Aarhus C E-mail: it-udbud@aarhus.dk eller aink@aarhus.dk 3. Rammerne fr udbudsfrretningen 3.1. Udbudsfrm Udbudsfrretningen gennemføres efter reglerne m udbud med frhandling efter ffentliggørelse af bekendtgørelse i henhld til udbudslven. Udbuddet er åbent fr alle interesserede Tilbudsgivere. 3
3.2. Baggrund fr udbuddet Ordregiver ønsker at samle alle indkøb af pc er på én rammeaftale (herefter benævnt Rammeaftalen ). Det er frventningen, at der under Rammeaftalen samlet vil være et indkøbsbehv på 300 350 mi. kr. Den endelige mængde indkøb er dg afhængig af en række frhld herunder knkrete behv, udstyr der kræver udskiftning samt de bevillinger, der gives i Rammeaftalens løbetid. Grundet den betydelige vlumen frventer Ordregiver at kunne pnå frdelagtige vilkår. Rammeaftalen skal indgås på grundlag af det udkast til kntrakt, der er vedlagt udbudsmaterialet. Den endelige kntrakt vil blive tilrettet i verensstemmelse med de vindende tilbud. 3.3. Tidsplan Prcedure fr tildeling af Rammeaftalen er beskrevet i punkt 4.1. Udbudsprceduren kan frventes at følge følgende tidsplan: Tidspunkt Begivenhed 15. september 2017 Annncering af udbuddet 6. ktber 2017 Sidste frist fr indlevering af spørgsmål frud fr ansøgning m prækvalifikatin 11. ktber 2017, kl. 13:00 Sidste frist fr udsendelse af rettelsesblade frud fr prækvalifikatin 17. ktber 2017, kl. 14:00 Ansøgningsfrist 24. ktber 2017 Prækvalifikatin 10. nvember 2017 Sidste frist fr indlevering af spørgsmål frud fr indlevering af tilbud 15. nvember 2017, kl. 13:00 21. nvember 2017, kl. 14:00 29. nvember 2017 g 30. nvember 2017 Sidste frist fr udsendelse af rettelsesblad Indlevering af tilbud Prduktdemnstratin 5. december 2017 1. frhandlingsmøde 4
12. december 2017, kl. 14:00 Indlevering af revideret tilbud 19. december 2017 2. frhandlingsmøde 9. januar 2018, kl. 14:00 Indlevering af endeligt tilbud Uge 5 Frventet rientering m resultatet af udbudsfrretningen 12. februar 2018 Frventet kntraktindgåelse Tilbudsgiverne bedes reservere den 29. nvember 2017 g 30. nvember 2017 til prduktdemnstratin. Herudver bedes tilbudsgiverne reservere den 5. december 2017 til deltagelse i 1. frhandlingsmøde, g 19. december 2017 til deltagelse i 2. frhandlingsmøde. 4. Udbudsmateriale 4.1. Udbudsmaterialets mfang Udbudsmaterialet mfatter: Udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S 180-368233, sendt til ffentliggørelse den 15. september 2017 Nærværende udbudsbetingelser Bilag til udbudsbetingelser: Bilag 1: Definitiner g Termer Bilag 2a-1: Kundens IT-miljø Bilag 2a-2: Integratin til Kundes Service Management System Bilag 3: Hvedtidsplan Bilag 4a-1: Kravspecifikatin g tilbudsliste pc er g skærme Bilag 4a-2: Kravspecifikatin g tilbudsliste Tilbehør Bilag 5: Serviceleverancen/Bestillersystemet Bilag 5a: Driftskrav Servicemål Bilag 6: Udskiftning g tilføjelse af Prdukter Bilag 7: Krav til fakturering Bilag 8: Prøver 5
Bilag 9: Samarbejdsrganisatin Bilag 9a: Samarbejdshåndbgen Bilag 10: It-sikkerhed Bilag 10-1: Fysisk sikkerhed Bilag 11: Lkatinsversigt Bilag A: Hvis Tilbudsgiver har frbehld, skal Tilbudsgiver angive disse frbehld ved udfyldelse af Bilag A Bilag B: ESPD Bilag C: Hvis Tilbudsgiver udgør et knsrtium, skal Tilbudsgiver udfylde Bilag C, Knsrtieerklæring Udkast til Rammeaftale Tilbudsgiverne gøres pmærksm på, at der kan fretages ændringer i udbudsmaterialet efter ffentliggørelse af dette, herunder ændringer i kravsspecifikatin g udbudsbetingelserne. Tilbudsgiverne pfrdres derfr til løbende at hlde sig rienteret m udbuddet. Ændringer til udbudsmaterialet samt besvarelse af spørgsmål til udbudsmaterialet ffentliggøres løbende på Ordregivers hjemmeside http://www.aarhus.dk/da/erhverv/fr-leveranderer.aspx 4.2. Rammeaftalens pdeling g udbuddets prces Rammeaftalen mfatter indkøb af følgende pc er: Statinære Basis Bærbare Standard Bærbare Avancerede Bærbare All-in-ne Skærme Herudver mfatter Rammeaftalen følgende tilbehør: Mus g fjernbetjening Ergnmi Headset g knferencehøjtalere Tastetur, sampak g ergnmi Adaptere g kabler Højtalere Tilbehør til headset USB nøgler 6
Tasker Webcams Rammeaftalen mfatter desuden håndtering af bestillinger, klargøring af pc er, udlevering af pc er g tilbehør (Prdukter), garantihåndtering, brtskaffelse/genanvendelse (Buy Back rdning), håndtering af Asset data, rapprtering samt supprt g vedligehldelse (herefter Serviceleverancen ). Det er en frudsætning fr afgivelse af tilbud, at Tilbudsgiver er i stand til at levere samtlige Prdukter mfattet af Rammeaftalen. En Tilbudsgiver, der alene afgiver pris på fx en delmængde af Prdukterne på Rammeaftalen, vil blive anset uknditinsmæssig g Tilbudsgiverens tilbud vil derfr ikke indgå i tilbudsevalueringen. De tilbudte statinære pc er skal være af samme mærke/fabrikat, g Tilbudsgiver kan ikke ændre dette mærke/fabrikat i Rammeaftalens løbetid. Tilsvarende skal de enkelte bærbare pc er, der tilbydes, være af samme mærke/fabrikat, g Tilbudsgiver kan ikke ændre dette mærke/fabrikat i Rammeaftalens løbetid. Dette krav skal sikre, at Ordregivers it-medarbejdere ikke efterfølgende skal være i stand til at supprtere et større antal mærker/fabrikater end højst nødvendigt. Kravspecifikatinerne bilag 4a-1 g 4a-2 indehlder Ordregivers kravspecifikatin af Prdukter. Markedet fr pc-prdukter, herunder særligt bærbare pc er g tilbehør er præget af en særdeles hurtig teknlgisk udvikling. Af såvel frretningsmæssige sm IT-sikkerhedsmæssige g driftsmæssige hensyn er det yderst vigtigt, at Prdukter på Rammeaftalen altid er pdateret til markedsstandard. Det er således hensigten, at Prdukterne inden fr de enkelte srtimenter (bærbare pc er, statinære pc er mv.) skal tilpasses ved løbende udskiftning g pdatering i Rammeaftalens løbetid. Dette sker fr at sikre, at Prdukterne løbende mdsvarer det aktuelle behv. Dette indebærer, at Leverandøren har mulighed fr at udskifte Prdukter i srtimentet, jf. retningslinjerne i bilag 6, Udskiftning af Prdukter. Herudver fremgår det af punkt 4.3, i hvilket mfang Ordregiver frventer at gennemføre indkøb efter delydelsesreglen. Tilbudsgiver skal med deres tilbud udfylde bilag 4a-1 g 4a-2 g dermed angive de Prdukter der tilbydes. Tilbudsgiver skal tilsvarende angive de tilbudte priser. Den pris, der anvendes ver fr Ordregiver, må ikke være højere end den pris, Tilbudsgiver anvender ver fr andre kunder. 4.2.1. Optiner Rammeaftalen udbydes med bligatriske ptiner, jf. bilag 4a-1, 4a-2, bilag 5a g bilag 5. Ved bligatriske ptiner frstås ptiner, sm Tilbudsgiver er frpligtet til at byde på, g sm derfr indgår i evalueringen af de indkmne tilbud. 7
4.2.2. Efterfølgende indkøb på Rammeaftalen Ordregiver ønsker at indgå Rammeaftale med én leverandør. På baggrund af tilbudsevalueringen, jf. herved afsnit 9 nedenfr, vil Ordregiver identificere den bedste Tilbudsgiver. Tildeling af rdre under Rammeaftalen sker udelukkende på baggrund af Tilbudsgivers endelige tilbud på Rammeaftalen. Der er således ikke muligt at fretage ændringer i de tekniske specifikatiner. Se dg bilag 6, Udskiftning af Prdukter. Ordregiver vil endvidere indgå aftale vedrørende Serviceleverancen med den vindende Tilbudsgiver. Tilbudsgiver er frpligtet af de priser g specifikatiner, der er tilbudt i frbindelse med tildelingen af Rammeaftalen. Tilbudsgiver kan på intet tidspunkt i Rammeaftalens løbetid ændre disse priser i padgående retning g kan ikke på nget tidspunkt ændre specifikatinerne til ugunst fr Ordregiver. 4.3. Delydelsesreglen Ordregiver frventer i Rammeaftalens løbetid at anvende udbudslvens1 8 (delydelsesreglen) på indkøb af Prdukter, der ikke indgår i Ordregivers srtiment, jf. bilag 4a-1 g 4a-2. Indkøb efter delydelsesreglen frventes gennemført fr at imødekmme Ordregivers løbende behv fr indkøb af Prdukter, sm det ikke er muligt på frhånd at kravspecificere. Leverandøren skal sm en del af den udbudte Rammeaftale give Ordregiver adgang til sit fulde srtiment, jf. bilag 5, Serviceleverancen, til brug fr Ordregivers eventuelle anvendelse af delydelsesreglen. 4.4. Elektrniske adgang til udbuddet Udbudsmaterialet kan tilgås via Ordregivers hjemmeside: http://www.aarhus.dk/da/erhverv/fr-leveranderer.aspx 4.5. Spørgsmål til udbudsmaterialet Ordregiver pfrdrer Tilbudsgivere til at stille afklarende spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver er i tvivl m frståelsen af kravene i udbudsmaterialet, eller der er frhld i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl m, hvrvidt Tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud. Spørgsmål til udbudsmaterialet, herunder anmdning m yderligere plysninger, skal stilles skriftligt via e-mail til Ordregivers kntaktpersn. Mundtlige henvendelser vil, af hensyn til Ordregivers frpligtelse til at behandle Tilbudsgiverne lige, blive afvist. Alle spørgsmål g svar vil blive gjrt tilgængelige fr samtlige Tilbudsgivere i annymiseret frm på Ordregivers hjemmeside http://www.aarhus.dk/da/erhverv/fr-leveranderer.aspx 1 Lv nr. 1564 af 15. december 2015 8
4.6. Rettelsesblade I tilfælde af, at Ordregiver finder det nødvendigt at fretage ændringer i udbudsmaterialet g/eller supplere plysninger i udbudsmaterialet, vil meddelelse herm blive givet skriftligt til samtlige Tilbudsgivere i frm af rettelsesblade. Rettelsesblade nummereres frtløbende g indgår i udbudsmaterialet. Rettelsesblade ffentliggøres på Ordregivers hjemmeside: http://www.aarhus.dk/da/erhverv/fr-leveranderer.aspx 4.7. Tilbudsgivers frbehld Bilag A Hvis Tilbudsgiver har taget frbehld udfyldes bilag A Frbehld. Frbehld skal være specifikke g skal så vidt muligt referere til knkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Der gøres udtrykkelig pmærksm på, at Ordregiver vil være frpligtet til at afvise tilbud, sm indehlder frbehld ver fr grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller sm indehlder frbehld, der ikke kan prissættes. Ordregiver er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indehlder frbehld ver fr ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller alternativt søge sådanne frbehld prissat. Tilbudsgiver pfrdres til at søge eventuelle uklarheder g usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. punkt 4.2 venfr, således at frbehld i vidste muligt mfang undgås. 5. Udarbejdelse g aflevering af prækvalifikatinsansøgning 5.1. Det fælles eurpæiske udbudsdkument (ESPD) Det fremgår af BEK nr. 1625 af 15. december 2015 at Ordregiver skal kræve, at Tilbudsgiver benytter det fælles eurpæiske udbudsdkument (herefter benævnt ESPD ). Tilbudsgiver skal i frbindelse med dette udbud anvende det elektrniske ESPD. Det elektrniske ESPD findes via dette link: https://ec.eurpa.eu/tls/espd 5.1.1. Aflevering af ESPD Tilbudsgiver skal udfylde g vedlægge ESPD en. ESPD en er vedlagt sm bilag B. Der henvises desuden til Knkurrence- g Frbrugerstyrelsens vejledning, ESPD - sådan virker det. Vejledningen kan findes her: https://www.kfst.dk/offentlig-knkurrence/udbud/vejledninger 9
5.1.2. Vejledning til udfyldelse af ESPD en Tilbudsgiver skal udfylde de dele af ESPD en, sm fremgår af punkt 5.1.3-5.1.5.2 nedenfr. Der henvises til Knkurrence- g Frbrugerstyrelsens vejledning Det fælles eurpæiske udbudsdkument. Vejledningen kan findes her: https://www.kfst.dk/offentlig-knkurrence/udbud/vejledninger Ordregiver pfrdrer Tilbudsgiver til at stille spørgsmål til udfyldelse af ESPD, såfremt der skulle være tvivlsspørgsmål. Ordregiver vil svare på disse løbende. 5.1.3. ESPD del II Oplysninger m den øknmisk aktør (Tilbudsgiver) I ESPD del II angiver Tilbudsgiveren alle relevante plysninger m sig selv. 5.1.3.1. Knsrtium Hvis Tilbudsgiver er et knsrtium, udfyldes ESPD del II Deltagerfrm, g samtidig skal der medsendes et særskilt udfyldt ESPD fr hver enkelt deltager i knsrtiet efter anvisninger i nærværende udbudsbetingelser. Tilbudsgiver skal endvidere udfylde bilag C, Knsrtieerklæring. 5.1.3.2. Underleverandører Såfremt Tilbudsgiver agter at baserer sig på underleverandør/underleverandørers kapacitet, skal dette angives i ESPD del II afsnit C. Der skal medsendes et særskilt udfyldt ESPD med de plysninger Ordregiver anmder m i del II g III fr hver af de pågældende underleverandører angivet i del II afsnit C, fr at Ordregiver vil tage underleverandørens finansielle, øknmiske, tekniske g/eller faglige frmåen i betragtning. Endvidere skal det dkumenteres, at Tilbudsgiver kan dispnere ver den pågældende underleverandørs finansielle g/eller tekniske kapacitet fr at underleverandørens finansielle g/eller tekniske kapacitet vil blive taget i betragtning. Ordregiver kræver ikke udfyldelse af ESPD del II afsnit D. 5.1.4. ESPD del III Udelukkelsesgrunde (bligatriske g frivillige) Deltagelse i udbudsprcessen er udelukket, hvis et af følgende frhld i ESPD del III afsnit C er til stede. 1. Tilbudsgiver er erklæret knkurs eller er under inslvens- eller likvidatinsbehandling, hvis Tilbudsgivers aktiviteter administreres af en kuratr eller af retten, hvis Tilbudsgiver er under tvangsakkrd, hvis Tilbudsgivers erhvervsvirksmhed er blevet indstillet eller befinder sig i en lignende situatin i henhld til en tilsvarende prcedure, der er fastsat i natinal lvgivning, hvr Tilbudsgiver er hjemhørende. 10
2. Ordregiver har tilstrækkelige plausible indikatiner til at knkludere, at Tilbudsgiver har indgået en aftale med andre øknmiske aktører med henblik på knkurrencefrdrejning. 3. Ordregiveren kan påvise, at Tilbudsgiveren væsentligt har mislighldt en tidligere ffentlig kntrakt, kntrakt med en frsyningsvirksmhed eller kncessinskntrakt g mislighldelsen har medført den pågældende kntrakts phævelse eller en lignende sanktin. Fr at gdtgøre at en eller flere af udelukkelsesgrundene nævnt i ESPD del III ikke er til stede skal Tilbudsgiver udfylde denne g medsende tilbuddet. Tilbudsgiver skal være pmærksm på, at ESPD del III afsnit D ikke kræver udfyldelse. Manglende eller ukrrekt udfyldelse af ESPD en medfører risik fr, at tilbuddet anses fr ikke-knditinsmæssig g derfr afvises. Tilbudsgiver er frpligtet til at fremskaffe yderligere dkumentatin fr, at en eller flere af venstående udelukkelsesgrunde ikke er tilstede, såfremt Ordregiver anmder herm. 5.1.5. ESPD del IV Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal udfylde felterne i underpunkterne g kan ikke nøjes med at udfylde det indledende spørgsmål m pfyldelse af alle de krævede udvælgelseskriterier. ESPD del IV afsnit A kræver ikke udfyldelse. 5.1.5.1. Øknmisk g finansiel frmåen ESPD del IV afsnit B Ordregiver vil kun indgå kntrakt med øknmisk slide virksmheder, da det har væsentlig betydning, at Tilbudsgivers virksmhed består under hele kntraktperiden. Tilbudsgiver skal plyse den samlede årsmsætning fr hvert af de seneste 3 regnskabsår, årets resultat fr hvert af de seneste 3 regnskabsår g egenkapital fr det seneste regnskabsår i ESPD del IV afsnit B. Såfremt Tilbudsgiver har eksisteret i under 3 år, udfyldes ESPD del IV afsnit B, nr. 3). Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheder frmåen (fx et mder- eller søsterselskab eller en underleverandør), uanset den juridiske karakter af frbindelserne mellem virksmheden g disse andre. Virksmheden skal i givet fald gdtgøre fuldt ud at kunne råde ver de ressurcer, der er nødvendige til pfyldelse af Rammeaftalen, fx ved at fremlægge støtteerklæring fr disse enheders juridiske frpligtelse til at stille de nødvendige ressurcer til rådighed i kntraktperiden. Se punkt 5.2 m støtteerklæringer. En øknmisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver mdtager vedkmmendes eget ESPD sammen med et separat ESPD meddele relevante plysninger fr hver af de enheder, sm denne baserer sig på. 11
Når grupper af øknmiske aktører (fx et knsrtium) deltager i udbudsprceduren sammen, skal der endvidere, fr hver af de deltagende øknmiske aktører, udfyldes et særskilt ESPD. Der henvises til Knkurrence- g Frbrugerstyrelsens vejledning herm. Oplysningerne i ESPD benyttes sm freløbigt bevis fr, at Tilbudsgiveren pfylder det nedenfr anførte mindstekrav. Mindstekrav til Tilbudsgivers øknmiske g finansiel frmåen: Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver i hvert af de seneste 3 regnskabsår har haft følgende øknmiske nøgletal: Samlet msætning på minimum 10.000.000 kr. Psitiv egenkapital Resultat før skat på minimum 5.000.000 kr. Såfremt Tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders frmåen, beregnes msætning g årets resultat sm Tilbudsgiverens g disse andre enheders samlede årlige msætning g årets resultat i de seneste 3 regnskabsår. Egenkapitalen beregnes sm Tilbudsgiver g disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksmheder (fx et knsrtium) beregnes msætningen g årets resultat sm virksmhedens samlede årlige msætning i de seneste 3 regnskabsår. Egenkapitalen beregnes sm virksmhedens samlede egenkapital i det seneste regnskabsår. Den Tilbudsgiver, sm Ordregiver har til hensigt at tildele Rammeaftalen til skal før Ordregivers beslutning m tildeling af Rammeaftalen, fremlægge følgende dkumentatin fr de plysninger, der er angivet i ESPD del IV, afsnit B. Følgende dkumentatin fr øknmisk g finansiel frmåen skal således fremlægges, når Ordregiver anmder herm: Tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf, fr de seneste tre regnskabsår, hvis ffentliggørelse af årsregnskaber er lvpligtigt i det land, hvr Tilbudsgiver er etableret. Tilbudsgiver kan gdtgøre sin øknmiske g finansielle frmåen ved ethvert andet dkument, sm Ordregiver vurderer passende, hvis Tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dkumenter, sm Ordregiveren frlanger. 5.1.5.2. Teknisk g faglig frmåen Tilbudsgiverne skal i ESPD del IV afsnit C plyse, m Tilbudsgiveren lever p til det mindstekrav sm følger nedenfr. Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheder frmåen (fx et mder- eller søsterselskab eller en underleverandør), uanset den juridiske karakter af frbindelserne mellem virksmheden g disse andre. Virksmheden skal i givet fald gdtgøre fuldt ud at kunne råde ver de ressurcer, der er nødvendige til pfyldelse af Rammeaftalen, fx ved at fremlægge støtteerklæring fr disse enheders juridiske frpligtelse til at stille de nødvendige ressurcer til rådighed i kntraktperiden. 12
Se punkt 5.2 m støtteerklæringer. En øknmisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver mdtager vedkmmendes eget ESPD sammen med et separat ESPD meddele relevante plysninger fr hver af de enheder, sm denne baserer sig på. Når grupper af øknmiske aktører (fx et knsrtium) deltager i udbudsprceduren sammen, skal der endvidere, fr hver af de deltagende øknmiske aktører, udfyldes et særskilt ESPD. Mindstekrav til teknisk g faglig frmåen: Tilbudsgiver skal inden fr de seneste 3 kalenderår kunne dkumentere minimum 4 referencer på levering af pc'er g tilbehør, sm svarer til de udbudte pc'er g tilbehør. Ved referencer der svarer til de udbudte pc er g tilbehør frstås salg af pc er g tilbehør samt klargøring heraf, til kmmuner eller virksmheder med mere end 1.000 ansatte. Den Tilbudsgiver, sm Ordregiver har til hensigt at tildelen Rammeaftalen til skal før Ordregivers beslutning m tildeling af Rammeaftalen, fremlægge følgende dkumentatin fr de plysninger der er angivet i ESPD del IV, afsnit C: En referenceliste ver de betydeligste leveringer der svarer til de udbudte pc er g tilbehør, sm den udbudte Rammeaftale, sm Tilbudsgiver har udført inden fr de seneste 3 år, med angivelse af pgavens art, kntraktsum (hvis muligt) g tidspunkt fr pgavens udførelse g hvem arbejdet er udført fr. Ordregiver frbehlder sig ret til at undersøge de angivne referencer. 5.2. Støtteerklæring Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders frmåen (fx et mder- eller søsterselskab eller en underleverandør), uanset den juridiske karakter af frbindelserne mellem virksmheden g disse andre. Virksmheden skal i givet fald gdtgøre fuldt ud at kunne råde ver de ressurcer, der er nødvendige til pfyldelse af Rammeaftalen, fx ved at fremlægge støtteerklæring fr disse enheders juridiske frpligtelse til at stille de nødvendige ressurcer til rådighed i kntraktperiden. En juridiske bindende erklæring kan have følgende rdlyd: [Underleverandørens navn] erklærer at ville bistå [Tilbudsgivers navn] sm underleverandør, såfremt [Tilbudsgivers navn] får tildelt den udbudte pgave i frm af leveringer under rammeaftale vedrørende indkøb af pc er g tilbehør til Aarhus Kmmune. [Underleverandørens navn] accepterer, at Aarhus Kmmune efter eget valg kan indtræde i aftalefrhldet mellem [Tilbudsgivers navn] g [underleverandørens navn], såfremt [Tilbudsgivers navn] tages under knkursbehandling. 5.3. Aflevering af ansøgning m prækvalifikatin Ordregiver skal mdtage ansøgning m prækvalifikatin senest den 17. ktber 2017, kl. 14:00. 13
Ansøgningen skal fremsendes til kntaktpersnen i punkt 2.2. Ansøgningen kan fremsendes pr. e-mail. Ansøger bærer risiken fr, at ansøgningen kmmer frem til Ordregiver. Såfremt ansøgningen fremsendes med pst eller afleveres persnligt, skal ansøgningen afleveres på usb-stik i pdf-frmat. Ansøgningen skal være mærket FORTROLIGT udbud af pc er g tilbehør. 5.4. Udvælgelse af Tilbudsgivere 5.4.1. Antallet af Tilbudsgivere Ordregiver vil prækvalificere tre Tilbudsgivere. 5.4.2. Udvælgelse Tilbudsgiverne vil blive valgt blandt de knditinsmæssige g egnede ansøgere. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af ansøgers øknmiske kvalifikatiner g ansøgers referencer vedrørende salg af pc er g tilbehør, der svarer til den udbudte Rammeaftale med hvedvægten på ansøgers referencer. 6. Udarbejdelse af tilbud 6.1. Sprg g tilbudspriser Tilbuddet skal afgives på dansk, ligesm al skriftlig g mundtlig kmmunikatin i frbindelse med afgivelse af tilbud g deltagelse i frhandlingerne skal være på dansk. Beløbsangivelser skal være i danske krner (DKK) ekskl. mms. 6.2. Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder fra udløbet af fristen fr aflevering af endeligt tilbud. Såfremt tilbudsgiver får meddelelse m, at Ordregiver har identificeret tilbudsgivers tilbud sm det vindende tilbud er Ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved skriftlig meddelelse til Tilbudsgivers kntaktpersn at frlænge vedståelsesfristen med yderligere 3 måneder. Såfremt der ved en administrativ myndighed træffes afgørelse m, at en eventuel klage ver det gennemførte udbud tillægges psættende virkning, vil Ordregiver endvidere kunne frlænge denne vedståelsesfrist med yderligere 6 måneder. Den Tilbudsgiver sm tildeles Rammeaftalen er ansvarlig fr det tab Ordregiver måtte lide, hvis Tilbudsgiver nægter at vedstå tilbuddet g underskrive Rammeaftalen efter tildeling. 14
6.3. Alternative tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud. 6.4. Ejendmsret til mdtagne tilbud Alle dkumenter, sm fremsendes af Tilbudsgiver, betragtes sm Ordregivers ejendm. 6.5. Delkntrakter Der er ikke mulighed fr at afgive deltilbud. Der skal således afgives tilbud på den samlede pgave. Den udbudte pgave er ikke pdelt i delkntrakter pga. pgavens mfang, samt det frhld, at det er Ordregivers vurdering, at der pnås tilbud med det bedste frhld mellem pris g kvalitet, hvis pgaven udføres af én leverandør. 6.6. Tilbuddets udfrmning Tilbuddet skal vedlægges alle relevante plysninger, sm er nødvendige fr en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet g i den frbindelse fastlæggelse af ydelsens mfang g kvalitet. Vedlægges de i punkt 6.6.3 krævede plysninger ikke i fuldt mfang, betragtes tilbuddet ikke sm uknditinsmæssigt, men de manglende plysninger vil få indflydelse på vurdering af tilbuddet. Tilbuddet skal indehlde samtlige de i udbudsmaterialet angivne ydelser inkl. alle nødvendige bi-ydelser. Med henblik på at pnå et ensartet grundlag fr tilbudsgivningen g dermed vurderingen af de indkmne tilbud (sammenlignelighed i besvarelsen), ønskes det, at tilbuddet/tilbuddene følger nedennævnte dispsitin: 6.6.1. Identifikatin af Tilbudsgiver m.v. Oplysning m Tilbudsgivers navn, adresse, telefnnr., e-mail samt kntaktpersner. Oplysning m eventuelle væsentlige underleverandører/underentreprenører med tilsvarende angivelse af navn, adresse, telefnnr., e-mail samt kntaktpersner. 6.6.2. Pris Tilbuddet skal afgives ved udfyldelse af de i udbudsmaterialet vedlagte tilbudslister, bilag 4a-1 g bilag 4a-2. Alle pster på tilbudslisterne skal være udfyldt i deres helhed. De i tilbudslisterne angivne priser skal være i danske krner ekskl. mms men inkl. alle mkstninger, herunder til tld, afgift g frsikring m.v. 6.6.3. Det kvalitative underkriterie 15
Til brug fr vurdering af underkriteriet Kvalitet skal Tilbudsgiver vedlægge følgende materiale: Bilag 1: Definitiner g Termer Bilag 2a-1: Kundens IT-miljø Bilag 2a-2: Integratin til Kundes Service Management System Bilag 3: Hvedtidsplan Bilag 4a-1: Kravspecifikatin g tilbudsliste pc er g skærme Bilag 4a-2: Kravspecifikatin g tilbudsliste Tilbehør Bilag 5: Serviceleverancen/Bestillersystemet Bilag 5a: Driftskrav Servicemål Bilag 6: Udskiftning g tilføjelse af Prdukter Bilag 7: Krav til fakturering Bilag 8: Prøver Bilag 9: Samarbejdsrganisatin Bilag 9a: Samarbejdshåndbgen Bilag 10: It-sikkerhed Bilag 10-1: Fysisk sikkerhed Bilag 11: Lkatinsversigt 6.6.4. Tilbudsgivers mkstninger Tilbudsgivers mkstninger i frbindelse med deltagelse i udbudsfrretningen er Ordregiver uvedkmmende g kan ikke kræves refunderet af Ordregiver. Der ydes således ikke betaling fr deltagelse i udbudsfrretningen. 7. Aflevering af tilbud 7.1. Tilbudsfrist Tilbud skal være mdtaget senest den 21. nvember 2017, kl. 14:00. 7.2. Tilbud skal fremsendes til: Anne Sfie Liisberg 16
Aarhus Kmmune Brgmesterens Afdeling, IT-infrastruktur Lkale: Lav fløj CVR.nr. 55 13 30 18 Rådhuspladsen 2 8000 Aarhus C E-mail: it-udbud@aarhus.dk eller asl@aarhus.dk Tilbuddet kan fremsendes pr. e-mail. Tilbudsgiver bærer risiken fr, at tilbuddet kmmer frem til Ordregiver. Såfremt tilbuddet fremsendes med pst eller afleveres persnligt, skal tilbuddet vedlægges en digital pdf-udgave på usb-stik. Tilbuddet skal være mærket FORTROLIGT udbud af pc er g tilbehør 8. Frhandlingsfrløbet 8.1. Det indledende tilbud Ordregiver frbehlder sig ret til at tildele Rammeaftalen på baggrund af Tilbudsgiverens indledende tilbud. Såfremt Ordregiver ikke benytter denne adgang til at tildele Rammeaftalen på baggrund af Tilbudsgiverens indledende tilbud, vil Ordregiver frud fr tildeling af kntrakterne føre frhandlinger med Tilbudsgiverne. Frhandlingerne frventes i frhld til de afgivne tilbud yderligere at kunne afdække g udvikle den samlede kvalitet af den tilbudte løsning. 8.2. Strukturen i frhandlingsfrløbet Strukturen i frhandlingsfrløbet vil være følgende: Indledende gennemgang af tilbud Efter mdtagelse af tilbud vil tilbuddene blive gennemgået g den enkelte tilbudsgiver vil mdtage et indledende brev med angivelser af frhld i tilbuddet, sm Ordregiver enten ønsker præciseret/uddybet eller tilbudsgiverens stillingtagen til. Første frhandlingsmøde Første frhandlingsmøde frventes afhldt den 5. december 2017. På frhandlingsmødet vil tilbudsgiveren få adgang til at præsentere deres tilbud, g der vil med udgangspunkt i Ordregivers indledende brev blive ført frhandlinger med tilbudsgiveren. Tilbudsgivers reviderede tilbud Efter frhandlingsmødet udsendes referat af mødet samt eventuelt yderligere spørgsmål til tilbudsgiveren. Tilbudsgiveren udarbejder herefter på grundlag af frhandlingsmødet et revideret tilbud, sm skal afleveres den 12. december 2017. 17
Ordregiver frbehlder sig ret til at tildele Rammeaftalen på baggrund af tilbudsgivers reviderede tilbud. Anden frhandling Ordregiver frbehlder sig retten til at gennemføre anden frhandling sm en skriftlig frhandling. Hvis andet frhandlingsmøde ikke gennemføres sm en skriftlig frhandling frventes mødet afhldt den 19. december 2017. Såfremt Ordregiver ikke benytter adgangen til at gennemføre anden frhandling sm en skriftlig frhandling, vil tilbudsgiveren på andet frhandlingsmøde få adgang til at præsentere det reviderede tilbud, g der vil med udgangspunkt i dette tilbud blive ført frhandlinger med tilbudsgiveren. Endeligt tilbud Efter det andet frhandlingsmøde/den skriftlige frhandling udsendes eventuelt afsluttende spørgsmål til tilbudsgiveren. Såfremt der er gennemført et frhandlingsmøde udsendes desuden referat af mødet. Tilbudsgiveren udarbejder på dette grundlag deres endelige tilbud, sm skal afleveres senest den 9. januar 2018, kl. 14:00. Tilbudsgivers tilbud vil under frhandlingerne blive behandlet frtrligt, g plæg samt priser fra det enkelte tilbud vil ikke blive videregivet til de øvrige tilbudsgivere. Oplysninger g plæg fra den enkelte tilbudsgiver vil dg kunne medføre, at Ordregiver anser det fr nødvendigt at revidere g/eller knkretisere kravene i udbudsmaterialet, g sådanne ændrede krav vil kunne gøres til genstand fr frhandlinger med samtlige tilbudsgivere. Det præciseres i øvrigt, at vennævnte frhandlingsfrløb udelukkende udgør Ordregivers frventninger til frhandlingsfrløbet på udbudstidspunktet. Ordregiver frbehlder sig således adgang til at reducere antallet af frhandlingsmøder til ét, såfremt indhldet af de mdtagne tilbud tilsiger, at der kan træffes tildelingsbeslutning på baggrund af ét frhandlingsmøde. Tilsvarende frbehlder Ordregiver sig retten til at gentage frhandlingerne, herunder gentage de skriftlige frhandlinger. 9. Tilbudsevaluering 9.1. Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til åbning af tilbuddene. 9.2. Frmelle fejl g mangler ved tilbuddet g afklarende spørgsmål Efter tilbuddene er åbnet, vil Ordregiver vurdere, hvrvidt tilbuddene pfylder de frmelle krav i udbudsmaterialet. Ordregiver frbehlder sig muligheden fr at anvende fremgangsmåden i udbudslvens 159, stk. 5 g stk. 6, hvis tilbuddet ikke pfylder udbudsmaterialets frmelle krav. 18
9.3. Verificering af plysninger i ESPD Før Ordregiver beslutning m tildeling af Rammeaftalen, skal Ordregiver kræve, at den Tilbudsgiver, sm Ordregiver har til hensigt at tildele Rammeaftalen til, fremlægger dkumentatin fr de plysninger, der er afgivet i ESPD, jf. udbudslvens 159, stk. 2. Dkumentatinen vedrører de i punkt 5.1 stillede krav til Tilbudsgivers persnlige frhld, samt øknmisk g teknisk frmåen. 9.4. Vurdering af frbehld Ordregiver fretager en vurdering af, hvrvidt tilbuddene indehlder frbehld ver fr grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller frbehld sm ikke kan prissættes, g sm medfører, at et tilbud skal afvises sm ikke-knditinsmæssigt. 9.5. Vurdering af tilbuddene Rammeaftalen vil blive tildelt det øknmisk mest frdelagtige tilbud ved anvendelse af tildelingskriteriet Bedste frhld mellem pris g kvalitet g ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Pris: 50 60 % Kvalitet: 40 50 % De indkmne tilbud vurderes efter de nedenfr beskrevne underkriterier. Hvert tilbud tildeles et antal pint alt efter, hvr gdt tilbuddet pfylder de enkelte underkriterier. 9.5.1. Beskrivelse af underkriterierne Sm det fremgår af kravspecifikatinen har Ordregiver angivet en række ønsker, minimumskrav g ptiner. Evalueringen fretages på grundlag af pfyldelsesgraden af de i bilagene angivne ønsker g ptiner, g på grundlag af underkriterierne beskrevet venfr. Ordregiver vil ved vurderingen af underkriterierne lægge vægt på følgende: 9.5.2. Pris Evalueringen af underkriteriet pris fretages på baggrund af de tilbudte priser i bilag 4a-1 g bilag 4a-2 g i øvrigt ud fra følgende delkriterier: Delkriterie Indbyrdes vægtning Tilbudspris 1: (Tilbudspris 1a (pc er, 50 % -70 % skærme g ptiner) + Tilbudspris 1b (Tilbehør)) Tilbudspris 2 30 % - 50 % Eksempel på evalueringsteknisk pris: Evalueringsteknisk pris ved indbyrdes vægtning på henhldsvis Tilbudspris 1: 70 % g Tilbudspris 2: 30 % = (Tilbudspris 1*0,7) + (Tilbudspris 2*0,3) 19
Tilbudsgiver skal udfylde priserne i bilag 4a-1 g bilag 4a-2. Priserne skal angives på baggrund af specifikatinerne i bilag 4a-1, bilag 4a-2 g bilag 5, samt de øvrige bilag til Rammeaftalen. Tilbudsgiver er frpligtet af de tilbudte priser, men det er alene den evalueringstekniskpris, der indgår i Ordregivers tilbudsevaluering. Priserne skal plyses i danske krner inkl. alle mkstninger til levering mv., dg ekskl. mms. 9.5.3. Kvalitet Evalueringen af underkriteriet kvalitet fretages på baggrund af Tilbudsgivers beskrivelse af Prduktets nærmere specifikatiner, funktiner g kvalitet i øvrigt ud fra følgende delkriterier: Delkriterie Funktinsmæssig karakter af de tilbudte Prdukter Serviceleverancen Delkriterierne vægter lige. Herudver bedømmes det mfang, hvri Tilbudsgiver pfylder de anførte krav i bilag 4a-1, bilag 4a-2 g bilag 5, samt de øvrige bilag til Rammeaftalen. 9.5.3.1. Funktinsmæssig karakter Der fretages en evaluering af delkriteriet Funktinsmæssig karakter på baggrund af følgende: Pc er g Tilbehør Der fretages en samlet evaluering af de tilbudte Pc er g Tilbehør på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af bilag 4a-1 g bilag 4a-2, samt en evaluering på baggrund af en tilbudspræsentatin med vurdering af Tilbudsgivers demnstratin af: Oplysninger m kvaliteten af de anvendte kmpnenter Tilbudte specifikatiner, der er bedre end de af Ordregiver fastsatte mindstekrav Yderligere supplerende tekniske funktiner, sm tilfører Ordregiver en merværdi Oplysninger m mdellens frventede levetid med de tilbudte specifikatiner Oplysninger m radmap fr mdellen, herunder frventede pdateringer g funktiner Hver Tilbudsgiver har 45 minutter til rådighed til demnstratin af Funktinsmæssig karakter. Præsentatinen frventes at indehlde følgende punkter: Præsentatin af leverandør Præsentatin af tilbuddet g rammerne herfr Præsentatin af de tilbudte Prdukter, herunder eventuel fremhævelse af specifikatiner Krt hands-n af de tilbudte Prdukter 20
Ordregiver fremsender 14 dage inden demnstratinen en liste ver de Prdukter, sm Ordregiver ønsker demnstreret af Tilbudsgiver. Demnstratin frventes at finde sted den 29. nvember 2017 g 30. nvember 2017 i tidsrummet 8:00 16:00 på følgende adresse: Rådhuspladsen 2, 8000 Aarhus C. Der vil være internetfrbindelse til rådighed. Tilbudsgiverne bedes reservere disse dater til demnstratin. Ordregiver vil infrmere knditinsmæssige Tilbudsgivere m det eksakte tidspunkt fr demnstratinen. Det skal fremhæves, at demnstratinen kun må mhandle de venfr pregnede punkter, ligesm frhandling er strengt frbudt. 9.5.3.2. Serviceleverancen Der fretages en evaluering af delkriteriet Serviceleverancen på baggrund af kravspfyldelsen af besvarelserne i bilag 5, samt de øvrige bilag til Rammeaftalen samt følgende: E-handelssystemet/Online katalg g Bestillingsprtal Det vægter psitivt, hvis Tilbudsgiver illustrerer en enkelt g brugervenlig bestillingsprces, hvr der særligt er fkus på at alle relevante plysninger indfanges g håndteres, således at faktura g rdre finder vej til rette mdtager hs Ordregiver. Administratinsprtal Administratinsprtalen skal understøtte, at Ordregiver pnår verblik ver bestillinger, således at rdre kan følges fra bestilling til levering. Det vægter desuden psitivt, at Ordregiver kan administrere de frskellige indkøbsmuligheder fr Ordregivers indkøbere. Klargøring Det vil blive vægtet psitivt, hvis Tilbudsgiver illustrerer en enkel klargøringsprces, hvr risici fr fejl mindskes. Herudver vil det vægte psitivt, hvis der beskrives en prces, hvr Tilbudsgiver sikre krrekt installatin af Ordregiver images, samt hurtig levering af de bestilte Prdukter. Tyverimærkning Den tilbudte tyverimærkning skal understøtte, at risiken fr tyveri g brtkmst af pc er g tilbehør mindskes. Tilbudsgiver bedes beskrive, samt eventuelt dkumentere, at den tilbudte løsning understøtter dette. Udlevering Det vil vægte psitivt, hvis Tilbudsgiver illustrer en udleveringsprces der sikre, at de bestilte Prdukter leveres hurtigt g krrekt. Herudver vil det vægte psitivt, hvis Tilbudsgiver kan beskrive en prces fr psætning g flytning, der sikre en nærværende g serviceminded prces. Garantihåndtering Det vægter psitivt, hvis Tilbudsgiver illustrerer en prces fr Ordregivers garantisager, der sikre en hurtige g smidig prces fr håndtering af garantisager. Det vil endvidere 21
vægte psitivt, hvis Tilbudsgiver kan dkumentere at garantihåndteringen understøtter den beskrevne prces. Tilbudsgiver skal tilbyde en brtskaffelse/genanvendelse-mdel af Ordregivers brugte udstyr (buy-back rdning). Det vil vægte psitivt, hvis mdellen sikre at Ordregivers brugte udstyr brtskaffes/genanvendes på frsvarlig g effektiv vis, således at eventuel restværdi af udstyret kan realiseres eller brtskaffes frsvarligt. Asset data Tilbudsgiver skal tilbyde en mdel der understøtter Ordregiver krav til kntrl af Asset data. Dette kan ske gennem en beskrivelse af Tilbudsgivers veletablerede prcesser fr håndtering g kntrl af Asset data i frbindelse med afrapprtering g intern afregning. Rapprtering Tilbudsgiver skal levere rapprter i frbindelse med udførelsen af Rammeaftalen. Det vil vægte psitivt, at rapprterne er udfrmet på en sådan måde, at rapprterne understøtter Ordregivers pfølgning på Rammeaftalen. Dette kan ske ved, at rapprterne indehlder et verblik ver både de dele af Rammeaftalen sm Tilbudsgiver ikke lever p til, Servicemål, samt giver et fuldt verblik ver Rammeaftalens leverancer. Supprt g vedligehldelse Det vægter psitivt, at Tilbudsgiver tilbyder en løsning med velafprøvede prcesser i en fleksibel g serviceminded servicerganisatin. Dette kan gennemføres ved, at Tilbudsgiver tager udgangspunkt i Ordregivers behv g understøtter en effektiv g smidig kmmunikatin mellem Ordregiver g Tilbudsgiver. 9.6. Evaluering g behandling af tilbud Ved bedømmelse af de mdtagne tilbud i henhld til de kvalitative underkriterier Kvalitet g Samarbejde vil følgende skala blive anvendt: Pint 10 9 8 Gives fr det fremragende tilbud sm bedst muligt pfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser Gives fr tilbud med en meget gd pfyldelse af underkriteriet Gives fr det tilbud med en gd til meget gd pfyldelse af underkriteriet (tilbuddet er samlet set en gd pfyldelse af underkriteriet, men indehlder flere elementer, sm er meget gdt pfyldt) 7 Gives fr tilbud med en gd pfyldelse af underkriteriet 6 Gives fr tilbud med en tilfredsstillende til gd pfyldelse af underkriteriet (tilbuddet er samlet set en tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet, men indehlder flere elementer, sm er gdt pfyldt) 22
Pint 5 4 3 2 1 0 Gives fr tilbud med en middel tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet Gives fr tilbud med en mindre tilfredsstillende til en tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet (tilbuddet er samlet set en mindre tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet, men indehlder flere elementer, sm er tilfredsstillende pfyldt) Gives fr tilbud med en mindre tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet Gives fr tilbud med en utilfredsstillende til mindre tilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet (tilbuddet er samlet set en utilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet, men indehlder flere elementer, sm er mindre tilfredsstillende pfyldt) Gives fr tilbud med en meget utilfredsstillende pfyldelse af underkriteriet Gives fr et tilbud, sm kun netp er knditinsmæssigt (men hvr der ikke er plysninger, der belyser pfyldelsen af underkriteriet) Ved vurderingen af underkriterium kvalitet tildeles pint individuelt fr hvert tilbud på grundlag af en vurdering af, i hvilken grad tilbuddet pfylder underkriteriet. Det er således muligt, at ingen tilbud pnår maksimumpint, lige så vel sm det er muligt, at t eller flere tilbud pnår samme pint fr et underkriterium. Ad Priskriteriet Ved vurderingen af underkriteriet Pris, herunder de enkelte delkriterier, vil tilsvarende blive anvendt en pintskala fra 0-10, hvr 0 gives fr det tilbud, sm kun netp er øknmisk acceptabelt, mens at 10 gives fr den bedst tænkelige pris i frhld til den udbudte pgave. Det enkelte tilbud tildeles pint ved en lineær interplatin mellem disse t yderpunkter (0 g 10) på baggrund af det enkelte tilbuds prcentvise afvigelse af den laveste sats efter følgende frmel: Pint = max pint tilbuddets pris laveste pris (laveste pris x ønsket prcentspænd) x (maksimumpint minimumpint) Den bedst tænkelige pris defineres sm den lavest tilbudte knditinsmæssige pris, mens at det netp øknmisk acceptable tilbud, er et tilbud, der er 30 % dyrere end den laveste tilbudte knditinsmæssige pris. Hvis der er en større spredning i priserne i de mdtagne tilbud, end spændet i den primære mdel venfr tillader dvs. hvis priserne i tilbuddet med højeste pris er mere 23
end 30 % højere end prisen i tilbuddet med laveste pris tages der i stedet udgangspunkt i den prcentmæssige frskel mellem den laveste tilbudte Pris g den højeste tilbudte pris. Evaluering af tilbuddet Hvert tilbuds samlede pintscre pgøres sm summen af følgende: Pint fra mregningen af prisen ganget med 50 60 % Pint fra bedømmelsen af Kvalitet ganget med 40 50 % Rammeaftalen tildeles til det tilbud, sm har den højeste samlede pintscre. 9.7. Verificering af plysninger i det fælles eurpæiske udbudsdkument (ESPD) Før Ordregivers beslutning m tildeling af Rammeaftalen, skal Ordregiver kræve, at den Tilbudsgiver, sm Ordregiver har til hensigt at tildele Rammeaftalen til, fremlægger dkumentatin fr de plysninger, der er afgivet i det fælles eurpæiske udbudsdkument, jf. udbudslvens 159, stk. 2. Dkumentatinen vedrører de i punkt 5.1 stillede krav til Tilbudsgivernes persnlige frhld, samt øknmisk g teknisk frmåen. 9.8. Tildeling af Rammeaftalen Når Ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der er det tilbud med det bedste frhld mellem pris g kvalitet, træffer Ordregiver beslutning m tildeling af Rammeaftalen. Ordregiver underretter herefter samtidig samtlige Tilbudsgivere m denne beslutning. Underretningen fretages pr. e-mail til Tilbudsgivers kntaktpersn. Uanset m Rammeaftalen tildeles en anden Tilbudsgiver, er Tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået Rammeaftalen, men dg ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 6.2. Underretningen af Tilbudsgiverne m tildelingsbeslutningen medfører ikke, at Rammeaftalen er indgået. Rammeaftalen anses først fr indgået, når Rammeaftalen er underskrevet. Rammeaftalen kan først underskrives efter udløbet af stand still-periden. Denne peride skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvr Ordregiveren har afsendt underretning. 10. Praktiske frhld 10.1. Frtrlighed 24
Ordregiver vil så vidt muligt sikre frtrligheden af alle plysninger i Tilbudsgivers tilbud, sm angår Tilbudsgivers frtrlige frretningsmæssige frhld. Frtrlighedstilsagnet må vige i den udstrækning, hvr lvgivningen frpligter Ordregiver til at videregive plysninger til tredjemand. Ordregiver vil plyse den vindende Tilbudsgivers samlede evalueringspris samt give en verrdnet beskrivelse af det vindende tilbuds karakteristika g relative frdele til de øvrige Tilbudsgivere. Den vindende Tilbudsgivers pris vil endvidere fremgå af EU-Tidende i frbindelse med ffentliggørelsen af bekendtgørelse m indgåede kntrakter. Hvis Tilbudsgiver selv anser plysninger fr særligt knkurrencefølsmme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud fr de pågældende plysninger, hvrefter Ordregiver vil tilstræbe, at plysningerne ikke videregives. 10.1.1. Ubetinget tavshed fr Tilbudsgiver Tilbudsgivere samt deres persnale, underleverandører g rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver plysning m Ordregiver, der kmmer til deres kendskab i frbindelse med udbuddet. 10.2. Ejendmsret Det udleverede udbudsmateriale g de heri indehldte infrmatiner er Ordregivers ejendm. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end nærværende udbudsfrretning uden Ordregivers frudgående skriftlige samtykke. De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til Tilbudsgiver. 25