Dansk kvalitetsmodel på det sociale område Olof Palmes Allé 15 8200 Aarhus N Ekstern evaluering 2012 Område A, Silkeborg Kommune
Indhold 1. Fakta om det eksterne evalueringsbesøg... 2 2. Formålet med det eksterne evalueringsbesøg... 2 3. Kort præsentation af tilbuddet... 3 4. Metode... 3 5. Konklusion... 4 Standard 1.1 Kommunikation... 4 Standard 1.2 Brugerinddragelse... 5 Standard 1.3 Individuelle planer... 6 Standard 2.2 Arbejdsmiljø... 8
1. Fakta om det eksterne evalueringsbesøg Det eksterne evalueringsbesøg på PH-Aktiv, Rosengårdscentret, Dagtilbuddet Hinge og Mødestedet blev foretaget den 30. oktober 2012 af surveyor Anja Conradsen, Viborg kommune, surveyor Birthe Ambrosius, Viborg kommune og surveyor Anja Holt Christensen, Randers kommune. (Desuden deltog Lone Jakobi Sørensen, sekretariatet for DKM- Social, som observatør). Surveyors og observatør er underlagt regler for tavshedspligt. 2. Formålet med det eksterne evalueringsbesøg Formålet med den eksterne evaluering i perioden 2012-2014 er at foretage en vurdering af tilbuddets arbejde med de seks standarder i Dansk kvalitetsmodel på det sociale område med henblik på at sikre kontinuerlig læring og udvikling. Vurderingen vedrører tilbuddets arbejde på standardernes fire trin, som har fokus på om tilbuddet har beskrevet og implementeret fremgangsmåder for praksis på standardernes temaområder, og om tilbuddet løbende kvalitetsovervåger arbejdet, og fra dette afsæt justerer sin praksis for yderligere at udvikle kvaliteten. Det eksterne evalueringsbesøg er et øjebliksbillede af dialog, observationer og diverse skriftligt baggrundsmateriale, som tilvejebringes gennem en stringent dataindsamlingsproces. Dette øjebliksbillede sammenholdes med fastlagte kriterier til vurdering af de enkelte standarders opfyldelsesgrad. Det skal i denne sammenhæng nævnes, at Silkeborg Kommune ikke arbejder med standarderne for kompetenceudvikling og ledelse. Tilbuddene inden for området har i perioden for de eksterne evalueringer været arbejdsmiljøcertificerede. Tilbuddene har således arbejdet systematisk med arbejdsmiljø inden for et certificeringssystem. I de tilfælde, hvor standardarbejdet på de enkelte tilbud ikke er opfyldt på trin-niveau eller standardniveau, betyder dette, at tilbuddet ikke i tilstrækkelig grad har formået at arbejde med den systematik, der er en del af standardarbejdet, fx et læringsperspektiv udmøntet i krav om kvalitetsovervågning og kvalitetsforbedring i en handleplan for tilbuddets arbejde. Med andre ord betyder en manglende opfyldelsesgrad i standardarbejdet ikke nødvendigvis, at tilbuddet ikke har formået at arbejde med arbejdsmiljø, men at der er trin, der i standardsystemet er væsentlige at komme omkring, som ikke opfyldes. Silkeborg Kommune har organiseret tilbuddene på det sociale område i områder. Det er en kommunal beslutning, at tilbuddene inden for hvert enkelt område skulle vurderes samlet. Dette har betydet, at der er foretaget nedslag, således at ikke alle, men nogle af de tilbud, som er del af et givent område, er blevet udvalgt til eksternt evalueringsbesøg, hvis tidsramme er en arbejdsdag. I dette tilfælde Arendalsvej og Solbakkevej. De enkelte tilbud har arbejdet med standarderne på den måde, der har givet mening i den lokale kontekst. Der kan derfor være stor forskel på, hvordan standardarbejdet kommer til udtryk på de enkelte tilbud, da disse er forskellige og arbejder forskelligt. Arbejdet på de enkelte tilbud, der relaterer sig til standarderne, som surveyorne er blevet præsenteret for på det eksterne evalueringsbesøg, er beskrevet i rapporten. Den færdige rapport med surveyornes indstillinger forelægges et evalueringsnævn, der har til opgave at samstemme afgørelserne på tværs og dermed sikre en ensartet vurdering på tværs af tilbud. Det er dermed også nævnets rolle at lægge den linje, der ligger til grund for de vurderinger, der foretages på de eksterne evalueringsbesøg. Der tages forbehold for, at såvel surveyors som nævnsmedlemmer kan være inhabile i konkrete sager. Surveyorne evaluerer således ikke i egen kommune, ligesom nævnsmedlemmerne undlader at deltage i afgørelser vedrørende tilbud i egen kommune.
3. Kort præsentation af tilbuddet PH-Aktiv Målgruppe og lovgrundlag PH-Aktiv henvender sig til voksne mennesker med psykiatriske problemstillinger efter Servicelovens 103 og 104. Medarbejdersammensætning Der er ansat 10 medarbejdere med forskellig uddannelsesmæssig baggrund, ergoterapeuter, social- og sundhedsassistenter, pædagoger mv. Lokaler Har lokaler i Psykiatriens Hus i stueetagen, hvor der drives Køkken og cafe, vaskeri, der er motionsrum, kreativt værksted, kontorgruppe/ it-rum, opholdsstue til samvær, samt deltagelse ud af huset i idrætsaktiviteter i SilkeSind. Antal pladser Der er tilknyttet ca. 60-70 borgere Dagtilbuddet Hinge Målgruppe og lovgrundlag Dagtilbuddet er et tilbud efter Servicelovens 103 og henvender sig til mennesker med personlighedsforstyrrelser, spiseforstyrrelser, angst og depression. Medarbejdersammensætning Medarbejdergruppen består af seks personer Fællesarealer Der er et stort fællesrum og udestue. Herudover træværksted, arbejdsværksted og genbrugsbutik. Antal pladser 12 pladser. 4. Metode Det eksterne evalueringsbesøg blev foretaget med afsæt i det vejledende dagsprogram og ved gennemførelse af de forskellige sessioner, metoder og kilder, som dér er angivet. Der blev foretaget ledelsesinterview med Thomas Hamann og Eva Stride. Der blev desuden foretaget medarbejderinterview med en medarbejder. Der blev ligeledes gennemført interview med 2 forskellige borgere. Surveyorteamet foretog rundgang i PH-Aktiv og aktivitetstilbuddet Hinge. Surveyorteamet havde derudover følgende materiale til rådighed: Skema til afdækning af kommunikation Referat fra p-møder Fysisk APV udkast Handleplan for Psykisk APV Arbejdsmiljø håndbog Silkeborg Kommune
Årshjul for arbejdsmiljø Mappe med skema om åben dialog Retningsgivende dokumenter for Silkeborg kommune Referat fra audit (der er ikke afholdt audit) Individuelle planer for 2 borgere på PH-Aktiv 5. Konklusion På baggrund af evalueringsbesøget i Område A, vurderes tilbuddets arbejde med standardernes fire trin at føre til følgende opfyldelsesgrad: Standard 1.1 Kommunikation: ikke opfyldt Standard 1.2 Brugerinddragelse: ikke opfyldt Standard 1.3 Individuelle planer: ikke opfyldt Standard 2.2 Arbejdsmiljø: ikke opfyldt Vurderingen uddybes i det nedenstående: Standard 1.1 Kommunikation Standarden for kommunikation vurderes delvist opfyldt på trin 1. Der er udarbejdet kommunale retningsgivende dokumenter, der indeholder retningslinjer for afdækning af de enkeltes kommunikative ressourcer retningslinjer for, hvordan viden om de enkeltes kommunikative ressourcer omsættes i daglig praksis på boformen retningslinjer for løbende evaluering og revidering af de enkeltes kommunikative afdækninger. Surveyors vurderer ikke, at de lokale retningslinjer for kommunikation er udarbejdet fyldestgørende i forhold til de opgaver og retningslinjer, der stilles i de kommunale retningsgivende dokumenter. Standarden for kommunikation vurderes ikke opfyldt på trin 2. I interview med ledelsen fremgår det, at tilbuddet ikke har arbejdet systematisk med Dansk kvalitetsmodel på grund af flytning ind i nyt hus, besparelser samt omstrukturering. Ledelsen fortæller, at de bevidst har nedprioriteret arbejdet med DKM. Ledelsen refererer til et pilotprojekt med et nyt støtteskema til afdækning af brugerens kommunikative ressourcer. Støtteskemaet består af 2 skemaer, et som bruger og kontaktperson udfylder sammen og et, der udfyldes af kontaktpersonen alene. Ledelsen oplyser, at der oprindeligt har været uddannet en del ressourcepersoner, men at der på nuværende tidspunkt kun findes 2. Ledelsen fortæller om mange tiltag og projekter, der skal sættes i gang i det kommende år, herunder arbejdet med kommunikationsstandarden. Der foreligger ingen skriftlige tidsplaner for disse tiltag. I interview med medarbejderne fremgår det, at de er i gang med kortlægning af kommunikation. En medarbejder oplyser, at der er en forventning om, at bostederne laver kortlægningen, og at sagsbehandleren formidler informationen mellem bosted og dagtilbud. En medarbejder fra dagtilbuddet Hinge oplyser, at det der er op til den enkelte medarbejder, hvordan de arbejder med borgeres kommunikative ressourcer. Der findes ingen klar metode eller skabelon til dette. Medarbejderen fortæller, at de har skabt rammer der muliggør kommunikationen mellem brugere og medarbejdere.
En medarbejder referer til, at kommunikationen foregår som en dialog mellem bruger og kontaktperson. Der er ingen procedure for skriftlig dokumentation, men der skrives af og til i en fysisk mappe vedrørende den enkelte borger. I interview med borgere fra Dagtilbuddet Hinge fremgår det, at de generelt føler sig respekteret og at personalet ikke taler ned til dem. I interview med borgere fra PH-Aktiv fremgår det, at de oplever, at personalet altid er til rådighed og at de er gode til at kommunikere, gøre sig forståelige og hjælpe hvis der er noget de ikke forstår. Af dokumentgennemgang fremgår det, at der ikke foreligger dokumentation for, hvordan der arbejdes med kommunikation i de individuelle planer. Surveyors har i dokumentgennemgang set et udkast til det nye kommunikationsskema som afprøves som pilotprojekt. Ved rundgang observeres, at der er en god tone, og at der altid bliver banket på inden personalet går ind i et rum. Standarden for kommunikation vurderes ikke opfyldt på trin 3. Der er ikke gennemført en audit. Lederen og den kommunale koordinator har lavet en status og plan for det videre forløb. Surveyors vurderer, at planen ikke er tilstrækkelig konkret. Standarden for kommunikation vurderes ikke opfyldt på trin 4. Der ikke er afholdt audit, surveyors vurderer derfor, at der ikke foreligger en plan for det videre kvalitetsudviklingsarbejde. Samlet vurdering for standard 1.1 Kommunikation: Ikke opfyldt Begrundet vurdering: Surveyors vurderer, at der mangler systematik og metode i afdækningen af borgernes kommunikative ressourcer, derfor vurderes standarden ikke opfyldt. Standard 1.2 Brugerinddragelse Standarden for brugerinddragelse vurderes delvist opfyldt på trin 1. Der er udarbejdet kommunale retningsgivende dokumenter, der indeholder retningslinjer for, hvordan den enkeltes forudsætninger for indflydelse afdækkes retningslinjer for, hvordan de enkeltes ønsker i forhold til brugerinddragelse løbende afklares og håndteres retningslinjer for løbende evaluering og eventuel revidering af de enkeltes forudsætninger for indflydelse. Surveyors vurderer ikke, at de lokale retningslinjer for kommunikation er udarbejdet fyldestgørende i forhold til de opgaver og retningslinjer, der stilles i de kommunale retningsgivende dokumenter. Standarden for brugerinddragelse vurderes ikke opfyldt på trin 2. I interview med ledelsen fremgår det, at der arbejdes meget med brugerinddragelse i praksis, men der foreligger ingen skriftlig dokumentation. Der afholdes fællesmøder en gang månedligt. Dagsordenen findes på en dør i aktiveringen og alle kan skriver punkter på. Ledelsen fortæller, at der er brugere med i ansættelsesudvalget.
I interview med medarbejderne fremgår det, at brugerinddragelse er et vigtigt fundament for tilbuddet. Medarbejderne oplyser, at brugerinddragelse jævnligt diskuteres på p-møder og der har været afholdt temadage om recovery. Medarbejderne fortæller ligeledes, at de på formiddagskaffemøderne også dagligt laver brugerinddragelse. Brugerne har ingen indflydelse på køkkenhygiejne og der kan ligeledes være økonomiske grænser for brugerinddragelse. Der, hvor brugerne har medbestemmelse, kan blandt andet være ved indretning af eget værelse, dog ikke hele huset. På Dagtilbuddet Hinge deltager brugerne i udarbejdelsen af deres individuelle planer (dem der har en plan). Opgaverne fordeles dagligt på møder mellem brugerne og medarbejderne og evalueres ligeledes dagligt. I interview med borgere fremgår det, at de bliver inddraget på baggrund af deres plan for, hvorfor de er på tilbuddet. Borgerne fortæller, at de har stor indflydelse på deres aktiviteter og at indholdet af deres plan er fleksibel. En borger fortæller, at hun startede i vaskeriet og herefter fik hun opgaver i køkkenet på eget initiativ. Brugerne fra Hinge fortæller, at personalet hjælper med at finde opgaver, der passer til deres individuelle ressourcer. Af dokumentgennemgang fremgår det, at der ikke foreligger dokumentation for såvel afdækning af borgernes forudsætninger for indflydelse som hvordan brugernes ønsker til brugerinddragelse løbende afklares og håndteres. Ved rundgang observeres, at dagsordenen til fællesmøderne hænger på en dør sammen med anden information. Standarden for brugerinddragelse vurderes ikke opfyldt på trin 3. Der er ikke gennemført en audit. Lederen og den kommunale koordinator har lavet en status og plan for det videre forløb. Surveyors vurderer, at den ikke er konkret nok. Standarden for brugerinddragelse vurderes ikke opfyldt på trin 4. Der ikke er afholdt audit, surveyors vurderer derfor, at der ikke foreligger en plan for det videre kvalitetsudviklingsarbejde. Samlet vurdering for standard 1.2 Brugerinddragelse: Ikke opfyldt Begrundet vurdering: Surveyors vurderer, at der ikke arbejdes systematisk med brugerinddragelse, hvad angår såvel afdækning af forudsætninger for indflydelse som løbende afklaring og håndtering af ønsker samt evaluering og eventuel revidering på alle fire trin, hvorved standarden ikke vurderes opfyldt. Standard 1.3 Individuelle planer Standarden for individuelle planer vurderes delvist opfyldt på trin 1. Der foreligger kommunalt udarbejdet retningsgivende dokument for arbejdet med individuelle planer. Dokumentet indeholder retningslinjer for, hvordan det sikres at de enkeltes ønsker, mål og behov indgår i de individuelle planer
retningslinjer, der sikrer, at arbejdet med at formulere mål og delmål og omsætte disse i konkrete aftaler om indsatser foregår i et samarbejde mellem relevante parter retningslinjer for løbende evaluering og eventuel revidering af de individuelle planer. Surveyors vurderer ikke, at de lokale retningslinjer for kommunikation er udarbejdet fyldestgørende i forhold til de opgaver og retningslinjer, der stilles i de kommunale retningsgivende dokumenter. Standarden for individuelle planer vurderes ikke opfyldt på trin 2. I interview med ledelsen fremgår det, at der har været problemer med at få det elektroniske dokumentationssystem BBJ til, at fungere. Dette har krævet mange ressourcer og problemet er endnu ikke løst. Ledelsen oplyser, at der på nuværende tidspunkt ikke foreligger en plan for, hvordan der skal arbejdes med de individuelle planer. Nogle medarbejdere dokumenterer skriftligt i brugernes fysiske mapper og andre gør ikke. Ledelsen oplyser, at Voksenudredningsmetoden (VUM) snart skal implementeres i Silkeborg kommune. Det betyder, at de vil få en plan fra myndighederne, som de skal arbejde videre med. Der skal laves en skabelon i BBJ. Denne skabelon er ved at blive testet inden for det samlede område. I interview med medarbejderne fremgår det, at de for nylig har haft temadag om individuelle planer og BBJ. En medarbejder fortæller, at de er blevet introduceret for den nye model og at de nu skal i gang med implementeringen af denne. I interview med borgere fremgår det, at de selv har været med til at lave deres individuelle planer, de har det dog ikke på skrift. En borger fra Hinge mente, at han selv havde været med til at lave sin individuelle plan, men han havde dog ikke kigget på den. Af dokumentgennemgang fremgår det, at der findes individuelle planer, men der er ingen fællesskabelon og planerne er udarbejdet på forskellige måder. Standarden for individuelle planer vurderes ikke opfyldt på trin 3. Der er ikke gennemført en audit. Lederen og den kommunale koordinator har lavet en status og plan for det videre forløb. Surveyors vurderer, at den ikke er konkret nok. Standarden for individuelle planer vurderes ikke opfyldt på trin 4. Der ikke er afholdt audit, surveyors vurderer derfor, at der ikke foreligger en plan for det videre kvalitetsudviklingsarbejde. Samlet vurdering for standard 1.3 Individuelle planer: Ikke opfyldt Begrundet vurdering: Surveyorne vurderer, at der ikke arbejdes systematisk med individuelle planer, hvad angår såvel udarbejdelse af mål og delmål, der tilgodeser den enkeltes behov, omsætning af disse i samarbejde med relevante parter samt evaluering og revidering på alle fire trin, hvorved standarden ikke vurderes opfyldt.
Standard 2.2 Arbejdsmiljø Standarden for arbejdsmiljø vurderes delvist opfyldt på trin 1. Der foreligger kommunalt udarbejdet retningsgivende dokument med lokale tilføjelser for arbejdet med arbejdsmiljø. Dokumentet indeholder retningslinjer for, hvordan der arbejdes med de lovpligtige faser i en APV (Arbejds- PladsVurdering) retningslinjer for, hvordan der arbejdes med trivselsmålinger. Surveyors vurderer ikke, at de lokale retningslinjer for kommunikation er udarbejdet fyldestgørende i forhold til de opgaver og retningslinjer, der stilles i de kommunale retningsgivende dokumenter. Standarden for arbejdsmiljø vurderes delvist opfyldt på trin 2. I interview med ledelsen fremgår det, at de ikke arbejder med standarden men, at de arbejder ud fra arbejdsmiljøcertificeringen. Det fremgår at der er netop lavet en psykisk APV og at den fysiske APV skal laves i den kommende uge. I interview med medarbejderne fremgår det, at arbejdsmiljørepræsentanten fortæller om et flow i arbejdet med systematisk arbejde med årshjul mv. Hun redegør for, hvad medarbejderne skal gøre, hvornår og hvordan. En medarbejder fortæller, at der er lavet APV handleplan og den har været bearbejdet af en gruppe og skal nu formidles i lokal MED. Medarbejderne fortæller, at arbejdsmiljøet har været udfordret i forbindelse med flytningen. En medarbejder fra Hinge oplyser, at de har et godt arbejdsmiljø, men systematikken omkring APV-handleplanen ikke var en prioritering. Af dokumentgennemgang fremgår det, at der er lavet en psykisk APV med handleplan og surveyors ser et udkast til den fysiske plan. Surveyorne ser ligeledes i dokumentgennemgang årshjulet for arbejdsmiljøarbejdet, som er udviklet af Silkeborg kommune. Surveyors ser ingen trivselsmåling i dokumentgennemgang. På denne baggrund vurders trin 2 delvist opfyldt. Standarden for arbejdsmiljø vurderes ikke opfyldt på trin 3. Der er ikke gennemført en audit. Lederen og den kommunale koordinator har lavet en status og plan for det videre forløb. Surveyors vurderer, at den ikke er konkret nok. Standarden for arbejdsmiljø vurderes ikke opfyldt på trin 4. Der ikke er afholdt audit, surveyors vurderer derfor, at der ikke foreligger en plan for det videre kvalitetsudviklingsarbejde. Samlet vurdering for standard 2.2 Arbejdsmiljø: Ikke opfyldt Begrundet vurdering: Surveyors konstaterer, at der ikke arbejdes systematisk efter standardprogrammet på alle fire trin, hvorved standarden ikke kan vurderes opfyldt.