ÅRHUS KOM MUN E. Magistratens 2. Afdeling Ejendomsforvaltningen. Rådhuset. 8100 Århus C Side 1 INDSTILLING Til Århus Byråd Den 14. januar 2003 via Magistraten J.nr. Ref.: Tlf.nr. Hans Peder Larsen 8940 2407 Projekt for til- og ombygning, Silkeborgvej 260, og principbeslutning om afhændelse af Thorsvej 2 1. Resume De lokalemæssige forhold for Vej- og Kloakvedligeholdelsen på Thorsvej 2 modsvarer med små 80-90 år gamle bygningsenheder, placeret på en gammel gasværksgrund, ikke de krav, der stilles til moderne kontorindretning. Ved fraflytning og oprensning kan arealet sælges med henblik på etablering af boligbebyggelse på godt 3.600 etagemeter. Vej- og Kloakvedligeholdelsen foreslås i stedet placeret ved Miljøkontorets nuværende domicil på Silkeborgvej 260, hvor der med en tilbygning og gennemgribende renovering af den eksisterende bebyggelse kan udnyttes fordelene ved de to fagkontorers organisatoriske samhørighed på en række faglige områder samt etableres kontorfællesskab til modtagelse/reception mm., ligesom der vil være fordele ved indretning af fælles mødelokaler og
Side 2 kantine. Det finansielle grundlag for projektet, der anslås at beløbe sig til ca. 30 mill. kr. forudsættes tilvejebragt gennem salg af Thorsvej 2 samt kapitaliserede driftsbesparelser hos Vej- og Kloakvedligeholdelsen samt Miljøkontoret. 2. Tidligere beslutninger Der er ingen tidligere beslutninger i relation til denne indstilling. 3. Beskrivelse af indstillingen Baggrund for projektet. Vej- og Kloakvedligeholdelsen på Thorsvej er placeret i tre 80-90 år gamle bygninger, suppleret med tre ca. 10 år gamle pavilloner. Der er tale om små bygningsenheder, der ikke modsvarer de krav, der stilles til moderne kontorindretning. Bygningerne er etableret på en gammel gasværksgrund, og selv om miljøundersøgelser har vist, at lokalerne sandsynligvis ikke frembyder nogen sundhedsrisiko, er beliggenheden langt fra optimal. Området ved Thorsvej rummer desuden garager og lagerfaciliteter, således at der ved fraflytning af kontorbygningerne frigøres et areal på i alt 6.085 m 2, der med fordel vil kunne omdannes til boligbebyggelse efter forudgående oprensning af arealet. Garagerne og lagerfaciliteterne er delvist disponeret via lejemål til Århus Brandvæsen til hhv. udrykningsstation for statsligt støttepunktsberedskab og materieldepot. Brandvæsenet har tilkendegivet, at man forventer at kunne flytte støttepunktsberedskabet til beredskabscentret, Kirstinesminde. Fremtiden for materieldepotet er uafklaret. Der er overvejelser om nedlæggelse af depotet og under alle omstændigheder vil det være muligt at finde en alternativ placering for depotet indenfor den pågældende tidsramme på 1-2 år. Områdets placering og afgrænsning fremgår af vedlagte kortbilag. Mod nord afgrænses området af Silkeborgvej, mod vest af et rekreativt område, mod øst af Thorsvej og mod syd af hhv. en af
Side 3 Fritids- og Kulturforvaltningen ejet grund med en spejderhytte og et spidsbelastningsvarmeværk ejet af Århus Kommunale Værker. Der ses ikke mulighed for at udnytte eksisterende kommunale lokaler til en nyplacering og Ejendomsforvaltningen har på den baggrund i samarbejde med Vej- og Kloakvedligeholdelsen og Miljøkontoret vurderet mulighederne for et tilbygningsprojekt til Silkeborgvej 260. Begge fagkontorer ser i et sådant projekt fordele med hensyn til udnyttelse af den organisatoriske samhørighed gennem etablering af kontorfællesskab til modtagelse/reception og itnetværksadministration, samt etablering af fælles mødelokaler og kantine m.v., som ikke i dag forefindes på Silkeborgvej 260. Desuden vil et bygningsmæssigt fællesskab give en positiv synergieffekt på en række faglige områder. Projektets forventede omfang Vej- og Kloakvedligeholdelsen råder på Thorsvej over i alt 1.260 m 2 erhvervsareal inkl. pavilloner, samt 312 m 2 andet areal. Med de ønsker til kontorindretning, der er formuleret af de to fagkontorer, samt imødekommelse af behovet for fælles mødelokaler og kantine, forventes en tilbygning at skulle være i størrelsesordenen op til 1.500 m 2 erhvervsareal i to etager. Arealet er beregnet på grundlag af de forudsætninger, der har været gældende for hhv. Jægergården samt det foreliggende byggeprogram for samling af Skatteforvaltningen og Socialcenter Syd. Tilbygningen vil skulle etableres med kælder, der som minimum skal dække Vej- og Kloakvedligeholdelsens nuværende behov og tage højde for behov for fællesrum til server, PABC samt teknik i øvrigt. Det vil samtidig være naturligt, at der i projektet indarbejdes en mere gennemgribende renovering af Silkeborgvej 260, idet bygningen på en række punkter er nedslidt efter næsten 70 års brug. Renoveringsbehovet angår såvel tagudskiftning som indvendige arbejder. En renovering vil samtidig åbne mulighed for en kontorindretning, der i højere grad end det nu er tilfældet afspejler Miljøkontorets projektorienterede organisationsstruktur. De konkrete ønsker for kontorindretningen vil fremgå af byggeprogrammet. Udmøntningen i
Side 4 egentlige krav til indretningen fordrer en nærmere bearbejdning i de respektive organisationer, men vil arealmæssigt have mindre betydning, hvorfor ovenstående kan forudsættes at give rammerne for projektet. F.s.v. angår den eksisterende bebyggelse på Silkeborgvej 260 vil det med enkelte undtagelser være muligt at lave storrumskontorer på samtlige 3 etager. Desuden skal afsættes plads til stillerum og kopi/printerrum i en nyindretning, som alt i alt vurderes at kunne rumme det samme antal arbejdspladser som nu, men med forøget fleksibilitet i kontorindretningen. De forholdsvis store bygningsmæssige ændringer med loft- og gulvudskiftninger en sådan ombygning kræver vil kunne forsvares ud fra de pågældende bygningsdeles tilstand. Planmæssige forudsætninger angående Silkeborgvej 260. Silkeborgvej 260 er beliggende i kommuneplanens delområde 16.01.01 OF og udlagt til offentlige formål. Rammerne angiver en maksimal bebyggelse i to etager, maksimalhøjde 8,5 meter og en bebyggelsesprocent på 40. Matriklen er på 6.854 m 2, og da den nuværende bebyggelse er på 1.235 m 2 erhvervsareal, er der akkurat plads til en tilbygning på 1.500 m 2. Såfremt tilbygningsbehovet efter yderligere bearbejdning af projektet måtte vise sig større, vil der skulle aftales overførsel af en del af det tilgrænsende biblioteks grund til Silkeborgvej 260 for at overholde bebyggelsesprocenten. Byplanafdelingen vurderer på grundlag af Ejendomsforvaltningen forespørgsel, at et tilbygningsprojekt ikke er lokalplanpligtigt, såfremt bebyggelsen holder sig under ca. 2.500 m 2 nybygget etageareal samt overholder kommuneplanens bebyggelsesregulerende bestemmelser. Adgangsforholdene skal nærmere afklares med Vejkontoret. Til- og frakørsel sker i dag fra Silkeborgvej til de p-pladser, der er placeret foran bygningen. Derudover forefindes en parkeringsplads ved siden af bygningen med adgang fra Sofus Bauditz Vej. Projektform I betragtning af projektets størrelse og kompleksitet samt ikke mindst den vægt, det vil være naturligt at lægge på arkitekturen for tilbygningen og dens tilpasning til den eksisterende
Side 5 bygning foreslås udbudsformen at være som projektkonkurrence, hvor ønsker og krav til byggeriet indgår som en konkurrenceforudsætning, men hvor projektets udformning indgår i konkurrencen. Selve udførelsen vil efter nærmere vurdering ske i enten hoved- eller fagentreprise. Tidshorisont Efter vedtagelsen af nærværende indstilling vil udkast til byggeprogram og prækvalifikationsmateriale til indbydelse af rådgivere (arkitektfirmaer) blive iværksat med henblik på, at konkurrencen kan gennemføres primo 2003. Valg af rådgiver kan ske i 2. kvartal 2003, og med en projekteringsfase, der forløber til 1. kvartal 2004 kan byggeriet påbegyndes til foråret 2004 og stå klar til indflytning i starten af 2005. I realiseringen af projektet skal tages hensyn til, at Miljøkontoret skal fungere med uformindsket kapacitet under ombygningsfasen. 4. Økonomiske konsekvenser Udgiften for en tilbygning i størrelsesorden 1.500 m 2 + 750 m 2 kælder anslås at have en m 2 -pris på 12.000 kr. (kælder halv pris) inkl. følgearbejder på den nuværende bygning og udenomsarealer (p-plads mv.). Hertil kommer udgift til elevator. Det samlede beløb kan hermed forventes at blive i størrelsesorden 23,0 mill. kr., hvortil kommer rådgiverydelser på forventeligt 1,5 mill. kr. En gennemgribende renovering af Silkeborgvej 260 vil omfatte de fleste kontorlokaler og fællesrum, ekskl. trappeparti, i alt ca. 600 m 2 eller ca. halvdelen af bygningens erhversareal på 1.235 m 2. Renoveringsudgiften anslås at ville kunne beløbe sig til 6.000 kr./m 2, eller i alt 3,6 mill. kr. Udgift til tagudskiftning for hele ejendommen anslås til 0,6 mill. kr. og udgift til genhusning (i pavillon) af Miljøkontorets medarbejdere under ombygningen anslås til 0,8 mill. kr. Rådgiverydelser til tagrenovering og ombygning kan anslås til 0,5 mill. kr. Totalt set vurderes, at der til renoveringen bør afsættes en samlet udgift på 5,5 mill. kr.
Side 6 Da fraflytningen af Thorsvej 2 vil påføre Ejendomsforvaltningen et lejetab i størrelsesorden 80.000 kr. pr. år. skal dette indregnes i den medfinansiering, Vej- og Kloakvedligeholdelsen og Miljøkontoret vil skulle afholde. Den samlede beløbsramme for projektet vil således blive 30,0 mill. kr., der kan betragtes som et maksimalt arbejdsgrundlag, idet beløbet vil blive præciseret i takt med projektets detaljering. For at sikre bevillingsmæssigt grundlag for afvikling af projektkonkurrence og forberedelse af udbuddet indstilles samtidig bevilget 1,5 mill. kr. Beløbet er indregnet i projektets økonomiske forudsætninger. Finansieringsgrundlag Det er en forudsætning, at det projekt, der realiseres, økonomisk kan hvile i sig selv, således at der er tale om et driftsfinansieret anlægsprojekt. Dette kan ske gennem a) Salg af arealet på Thorsvej. Bruttoprovenuet vil afhænge af bebyggelsesprocenten, der i den reviderede kommuneplan er fastsat til 60, svarende til en bebyggelsesmulighed på 3.651 m 2. Ejendomsforvaltningen har fra 2001 en vurdering fra en ejendomsmægler, der anslår markedsværdien til mellem 9 og 11 mill. kr. Herfra skal fratrækkes udgifter til oprensning, der på grundlag af erfaringer fra tilsvarende arealer skønnes at kunne beløbe sig til 5 mill. kr., hvilket bringer værdien af grunden ned på omkring 5 mill. kr. Blandt anvendelsesmulighederne for arealet kan nævnes ældreboliger, hvilket har været drøftet med Magistratens 3. Afdeling. Det er foreløbig aftalt, at muligheden nærmere undersøges med henblik på afklaring af det økonomiske grundlag for en sådan bebyggelse. b) Medfinansiering fra Vej- og Kloakvedligeholdelsen og Miljøkontoret
Side 7 Den væsentligste finansieringsbyrde vil blive pålagt Vej- og Kloakvedligeholdelsen i overensstemmelse med principperne for driftsfinansierede anlægsbevillinger, men i det omfang Miljøkontoret får forbedrede faciliteter i form af reception, mødelokale og kantine skal kontoret bidrage til finansieringen med en forholdsvis andel, der vil skulle fordeles på de ikketakstfinansierede funktioner og - som en huslejeforhøjelse - på de takstfinansierede. De to fagkontorers respektive medfinansiering vil skulle opgøres på grundlag af projektets samlede udgift og den forholdsmæssige fordeling kan eksempelvis opgøres ud fra arealandel og forudsat benyttelsesgrad. Konklusion angående finansiering Såfremt salget af Thorsvej 2 indbringer 5 mill. kr. vil restfinansieringsbehovet i forhold til de 30,0 mill. kr. ved en realrente på 4,5% og en tidshorisont på 30 år, tillagt kompensationen for Ejendomsforvaltningens lejetab, svare til en årlig driftsbesparelse på godt 1,6 mill.. kr.. De to fagkontorer vurderer at kunne honorere dette krav. 5. Konsekvenser i forhold til mål Realisering af indstillingen er i overensstemmelse med Ejendomsforvaltningens mål om at sikre, at de lokalemæssige rammer modsvarer brugernes dokumenterede behov, så der tilvejebringes et nødvendigt antal lokaler på markedsmæssige vilkår ved nybyggeri, opkøb eller leje, samt at sikre at drift, ombygning og vedligeholdelse af administrationsbygninger sker under hensyntagen til brugernes behov og efter økonomiske og miljømæssige kriterier. 6. Beslutningspunkter Magistratens 2. Afdeling indstiller, 1. at Ejendomsforvaltningen gives tilladelse til iværksættelse af projekt for tilbygning til Silkeborgvej 260 og renovering af den eksisterende bygning, 2. at der til gennemførelse af forundersøgelser og projektkonkurrence angående projektet bevilges 1.500.000 kr.
Side 8 3. at det nødvendige rådighedsbeløb anvises fra sektor 0.98, Renter og Finansiering Poul B. Skou Spliid Pedersen / Poul Bilagsfortegnelse: Bilag 1. Oversigtskort for Silkeborgvej 260 og Thorsvej 2. Bevillingsskemaer angående indstillingens bevillingsmæssige konsekvenser