OPI Business Case Region Midtjylland Faarup & Partners Henrik Faarup Jes Mejlby Jørgensen
Tid: 13.15 14.15 Hvorfor en OPI Business Case? OPIGUIDE værktøj Målsætninger OPI Business Case 23. april 2014 Hvad er en Business Case? Business Case introduktion OPI Business Case nøgleelementer Hvornår anvendes en OPI Business Case? OPI proces et dynamisk værktøj Hvad får vi ud af det? BC Light highlights Sammenligninger, scenarier, ændringer, prioritering Hvordan kommer I videre? Ni temaer, kursusindhold Kursustilbud (åbne og interne kurser) pr. region
Vi får dine forandringer og projekter til at lykkes Vore kunder er ledelsen i større virksomheder og organisationer bla. COOP, Ferrosan, FLSmidth, ECCO, Købstædernes Forsikring, Nets, Københavns Lufthavne, Abena Allerød Kommune, Herning Kommune, Københavns Kommune, Odense Kommune, Thisted Kommune, Region Syddanmark, Forsvaret, Folketinget, Fødevarestyrelsen, Kort- og matrikelstyrelsen, Kystdirektoratet KONCEPTER Robuste forandringer 360º review strategi/projekter Troværdige Business Cases Porteføljestyring KOMPETENCER Program- og projektledelse Organisatorisk forandring Udbud og anskaffelser Outsourcing Ledelse af IT VIDENSFORMIDLING Bliv Skarp på Business Cases Proaktivt Projektejerskab Mental robusthedstræning Faglige arrangementer PARTNERE Henrik Faarup Jes Mejlby Jørgensen Bjarne Gertz Pedersen Hanne Marie Frederiksen Frank Ramsing Lars Klausen Eva Hertz
Strategi Business Case Robuste forandringer Proces Organisation Teknologi Integreret ændring Fysiske forhold
Hvorfor en OPI Business Case?
OPIGUIDE.DK
Processen frem mod et værktøj Udgangspunkt: Faarup & Partners BC-Light værktøj Samarbejde og kvalificering: Udviklingen af OPI Business Case værktøjet er foretaget i samarbejde med en arbejdsgruppe fra OPI- Lab, som har sikret synergi til projektets øvrige værktøjer samt værktøjets forankring på sigt. Tidshorisont: Maj november 2013
Målsætninger Èn fælles ramme Fælles terminologi Mulighed for læring Samarbejds- og dialogværktøj Internt i offentlig organisation Hvem har ansvaret for at høste gevinster? Er de enige i gevinsternes størrelse og tidspunkt for realisering? Eksternt mellem O og P Forståelse for hinandens forretning Udfordring: Åbenhed vs. Forhandlingsposition OPI Business Casen Et operationelt og dynamisk beslutningsgrundlag med opgørelse af gevinster og udgifter sammenholdt med risici og usikkerheder for en given aktivitet. Med andre ord - kan det betale sig at gå videre med ideen under de forhold og forudsætninger, som man har på det pågældende tidspunkt?
Tid: 13.15 14.15 Hvorfor en OPI Business Case? OPIGUIDE værktøj Målsætninger OPI Business Case 23. april 2014 Hvad er en Business Case? Business Case introduktion OPI Business Case nøgleelementer Hvornår anvendes en OPI Business Case? OPI proces et dynamisk værktøj Hvad får vi ud af det? BC Light highlights Sammenligninger, scenarier, ændringer, prioritering Hvordan kommer I videre? Ni temaer, kursusindhold Kursustilbud (åbne og interne kurser) pr. region
Hvad er en Business Case? Definition Et værktøj til støtte for beslutningstagen, planlægning og opfølgning Forudsiger finansielle resultater og andre forretningsmæssige konsekvenser af en handling eller en beslutning Kært barn Cost / benefit analyse Return on investment (ROI) Total cost of ownership (TCO)?? Hvad det ikke er Et regnskab eller et budget En business plan. Business planen er væsentligt bredere og adresserer en hel virksomheds forhold, herunder også f.eks. markedsplaner
Gevinster og udgifter over tid = Cash flow 2014 2015 2016 Total Benefits Costs Net cash
Business Casen er dynamisk Business Case Lifecycle Concept Strategi Initialisering Projekt Gevinst realisering Udarbejdelse af beslutningsoplæg/strategi High level Business Cases per projekt Direktion og bestyrelse Igangsætning af projekt Projekt level Business Case Forretningschefer / styregruppen Faseskift og større ændringer Revideret Business Case med afvigelser Integreret del af projektledelsen Projekt afsluttet og løsning i drift Business Case del af generel rapportering Forretningsansvarlige og finansiel controller Planlagt Estimeret Aktuel Benefits Costs Net cash
Business Casen som ledelsesværktøj Anvendelsesniveauer Fælles Business Case Model Strategi Business Case Projekt Business Case
Gevinster Materielle gevinster Direkte Kvantificerbare Målbare Eksempel: Total cash-in Alle materielle gevinster tilhører en af 3 typer Omsætning / Indtægter Øget salg Øgede skatter Øget brugerbetaling Effektivitet Procesforbedringer Tidsbesparelser Årsværk Omkostninger / Udgifter Udgifter der ophører Rentebesparelser Husleje, licenser, Inddirekte gevinster Vigtige men svære at måle Flere led før de er kvantificerbare Eksempler: Bedre image, Bedre service, Øget medarbejdertilfredshed
Udgifter Omkostningstyper Omkostningskategorier
Tid: 13.15 14.15 Hvorfor en OPI Business Case? OPIGUIDE værktøj Målsætninger OPI Business Case 23. april 2014 Hvad er en Business Case? Business Case introduktion OPI Business Case nøgleelementer Hvornår anvendes en OPI Business Case? OPI proces et dynamisk værktøj Hvad får vi ud af det? BC Light highlights Sammenligninger, scenarier, ændringer, prioritering Hvordan kommer I videre? Ni temaer, kursusindhold Kursustilbud (åbne og interne kurser) pr. region
OPI Business Case En OPI Business Case belyser disse tre bundlinjer: Kvaliteten af de offentlige velfærdsydelser skal øges (ikke forringes) Der skal ske en effektivisering af de offentlige organisationer De private virksomheder skal opleve en øget vækst. Tager hensyn til OPI faser (OPI?, Opstart, Udvikling og Klar til udbud) og det deraf følgende informationsbehov i de enkelte faser Målgruppe: Offentlige beslutningstagere og aktører omkring et OPI-projekt
OPI Business Case Konsistens: Alle Business Cases er udarbejdet på samme basis Ensartethed: Samme sprogbrug/terminologi på tværs af alle Business Cases Sammenlignelighed: Konsistens og ensartethed gør det muligt og relevant at vurdere de enkelte Business Cases i forhold til hinanden og dermed tage porteføljebeslutninger. Effektivitet: Samme værktøj til alle Business Cases gør både udarbejdelse og beslutninger hurtigere og bedre Læring: Det bliver muligt at følge op på anvendelse og uddrage læring, der kan anvendes i fremtidige Business Cases Omkostningsbesparelser: Ved at følge op på konsistente Business Cases bliver det muligt hurtigere at korrigere og reagere
Et dynamisk værktøj OPI? Opstart Udvikling Klar til udbud O: Strategisk valg af udviklingsområde på baggrund af grov BC P: Indledende overvejelser vedr. skalérbarhed og markedspotentiale Formulering af fælles aftalegrundlag Udviklingsmål kvalitativt kvantitativt BC som hjælp til fastsættelse af rimelige succeskriterier for projektet O: Forventnings-afstemning med ledelser og implementeringsansvarlige BC som løbende beslutningsgrundlag, dialogværktøj og forankring af resultatet Researchfase BC som retningsgivende for dataindsamling Konceptudvikling BC som prioriteringsinstrument Testfase Kvalificering af BC O: Forventede effekter jf. BC som del af udbudsmaterialet Totalomkostningsperspektiv O: BC som kontrakt ml. OPI projekt og implementeringsansvarlig og ledelse P: BC som reference- og markedsføringsmateriale
Case Uhensigtsmæssig vandladning Værktøjsunderstøttet struktur for udarbejdelse af en Business Case
Projektet Etablering af en løsning som reducerer konsekvenserne af uhensigtsmæssig vandladning blandt demente borgere. Det medfører skader på bolig og kræver gennemgribende renovering ved fraflytning. X-Købing kommune har specificeret et behov og holdt ideudviklingsworkshops med virksomheder. På den baggrund er der udviklet de første design-prototyper, som er blevet testet på et plejehjem. Løsningen er afgrænset til at kortlægge bevægelsesmønstre for borgere, der har uhensigtsmæssig vandladning i deres lejligheder. Det forudsættes, at det vil ske løbende for 10 % af borgere på skærmede plejecentre.
Løsning
Proces for udarbejdelse af Business Case Etabler projektet i værktøjet ved at udfylde projekt baggrundsdata Materiale tilsendt fra projektledelse Definer og estimér gevinster Møde med plejehjemspersonale Definer og estimér omkostninger Møde med leverandør => Første version af Business Case på plads Forfin med udarbejdelse af Risikovurdering Roller og ansvar Markedspotentiale (specifikt for OPI projekter)
Initiel Business Case Lav et første skud på Business Case: 1. Hvilke gevinster indgår? Kvalitative som kvantitative Hvilke data skal skaffes? 2. Hvilke udgifter skal indregnes? Hvilke data skal skaffes? Summeøvelse 2 og 2 5 minutter
Tid: 13.15 14.15 Hvorfor en OPI Business Case? OPIGUIDE værktøj Definition OPI Business Case 23. april 2014 Hvad er en Business Case? Business Case introduktion OPI Business Case nøgleelementer Hvornår anvendes en OPI Business Case? OPI proces et dynamisk værktøj Hvad får vi ud af det? BC Light highlights Sammenligninger, scenarier, ændringer, prioritering Hvordan kommer I videre? Ni temaer, kursusindhold Kursustilbud (åbne og interne kurser) pr. region
Hvad får vi ud af det?
Det er let Struktureret tilgang Forside: Resume og centrale data Menu: Forhåndsdefinerede gevinster Ensartet struktur for udgifter/data Enkelt værktøj til risikovurdering Model for roller og ansvar Det giver transparens Overblik over, hvad projekter leverer af gevinster Vished for om et projekt er en god forretning Plan for hvordan gevinster realiseres og af hvem Sammenligning og prioritering mellem projekter og scenarier Dialogværktøj: Fælles sprog på tværs Let at opdatere Business Casen
OPI BC Light
OPI BC Light, gevinster
OPI BC Light, Gevinstberegning
OPI BC Light, Udgifter
Udgifter, specifikation
BC Light, prioritering
BC Light, konsolidering
Tid: 13.15 14.15 Hvorfor en OPI Business Case? OPIGUIDE værktøj Målsætninger OPI Business Case 23. april 2014 Hvad er en Business Case? Business Case introduktion OPI Business Case nøgleelementer Hvornår anvendes en OPI Business Case? OPI proces et dynamisk værktøj Hvad får vi ud af det? BC Light highlights Sammenligninger, scenarier, ændringer, prioritering Hvordan kommer I videre? Ni temaer, kursusindhold Kursustilbud (åbne og interne kurser) pr. region
Sammenfatning OPI Business Casen: Er dynamisk og er værktøjet ved beslutning, styring og opfølgning Skal som minimum opdateres ved hver faseovergang Dokumenterer hvilke gevinster der skal realiseres og af hvem Giver overblik over hvor sandsynlige resultaterne er, hvilke forhold der skal være under kontrol og hvilke risikofaktorer der skal holdes særligt øje med Gør det muligt at sammenligne flere alternative scenarier Sikrer dialog og forventningsafstemning Skaber troværdighed
Download OPI Guide http://www.opiguide.dk/cases-og-vaerktoejer/vaerktoejer.aspx BC Light er udviklet af Faarup & Partners A/S og alle rettigheder tilhører Faarup & Partners A/S. Denne version samt tilhørende dokumentation er etableret for OPI-Lab, og aktørerne bag OPI-Lab erhverver en tidsubegrænset, ikke-eksklusiv brugsret til modellen Modellen må kun anvendes i forbindelse med offentlige private innovationssamarbejder (OPI) omkring velfærdsteknologi. Modellen skal downloades fra OPIguide.dk hjemmesiden, og der må ikke gives adgang for tredjemand til brug af modellen, uanset at det må ske ved salg, udleje eller udlån mv.
Business Cases er en proces 1. Erkende at det er et problem at lave troværdige business case 2. Beslutte at man vil have en fælles måde at lave business cases på 3. Blive enige om hvad modellen skal bruges til og hvornår 4. Definere indhold i form af procesbeskrivelser og konkrete vejledninger 5. Identificere roller og ansvar omkring modellen 6. Uddanne relevante personer og interessenter 7. Videreudvikle modellen og sikre, at den er opdateret 8. Anvende modellen i konkrete cases og beslutningsfora og samle op på erfaringer Marts 2014
OPI Business Case kursus Omfang Intensivt - 1-dags kursus Specialversion af Faarup & Partners åbne kursus Bliv skarp på Business Cases Fokus på den praktiske anvendelse i organisationen/virksomheden Grundig indføring i BC Light værktøjet og Hands-on - hvis praktisk muligt Målgruppe Beslutningstager, ansvarlig eller interessent omkring OPI projekter
Bliv skarp på Business Cases Kurset udbydes af OPI-Lab og OPIGUIDE.DK i samarbejde med Faarup & Partners OPI Business Case OPI Business Case er udviklet til OPIGUIDE.DK i samarbejde med Faarup & Partners og ligger som et tilbud i værktøjskassen på guiden. OPIGUIDE.DK er din egen OPI-konsulent lige ved hånden. Her findes professionelle OPI værktøjer som kan downloades og bruges direkte. Derudover findes der eksemplariske cases, en procesguide med gode råd og opmærksomhedspunkter til støtte og refleksion. Med andre ord leverer OPIGUIDE.DK dig en samlet pakke med viden, artikler, henvisninger, OPIkonsulentkorps og meget mere, alt sammen samlet på et sted. OPIGUIDE.DK sikrer en professionalisering af OPI, så fremtidens OPI projekter når frem til udbud og implementering og dermed realisering af det potentiale, der skal sikre effektivisering af sundhedssektoren. OPIGUIDE.DK er udviklet til medarbejdere og ledere i såvel offentlige som private organisationer. OPIGUIDE.DK s indhold og opbygning tager afsæt i de erfaringer, der er indsamlet gennem det tværregionale projekt OPI-Lab. OPIGUIDE.Dk er udviklet i samarbejde med Erhvervsstyrelsen, MindLab, Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, Patentog Varemærkestyrelsen samt Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens Statsstøttekontor. www.faaruppartners.dk F A A R U P & P A R T N E R S
Specialversion af succeskurset: Bliv skarp på Business Cases Intensivt 1-dags kursus for beslutningstagere og projektfolk. På kurset lærer man at lave en OPI Business Case ved hjælp af værktøjet BCLight. De over 500 deltagere på Bliv Skarp på Business Cases -kurset, siger bl.a.: Kurset har gjort os skarpere på at sikre den efterfølgende gevinstrealisering. Det var dejligt befriende at være på et kursus, hvor underviserne er nogle erfarne herrer, der selv har haft fingrene nede i maskinrummet. Kurset var både inspirerende og fagligt godt funderet. Selvom jeg i forvejen er meget struktureret, vil jeg helt sikkert få gavn af Faarup & Partners værdifulde værktøjer. Kurset har inspireret mig til at bruge business cases som et aktivt arbejdsredskab gennem hele projektforløbet. Det allerbedste er den dialog og erfaringsudveksling, der er imellem deltagerne. OPI kurser 2014: Kurserne udbydes i samarbejde med OPI- Lab og OPIGUIDE.DK som led i kompetenceopbygning og professionalisering af OPI samarbejdet. Datoer for kurser i 2014 annonceres på www.opilab.dk Kurset henvender sig til dig, som Er aktør omkring et OPI-projekt (OPI = Offentlig /Privat Innovation) Har brug at kunne lave en troværdig OPI Business Case ved hjælp af værktøjet BCLight. Har brug for den nyeste indsigt og tilgang til bestpractise metoder og værktøjer på området Vil navigere uden om de mest almindelige faldgruber, så dine Business Cases er konsistente og troværdige Ser Business Casen som et styringsgrundlag: fra ide og beslutning - over gennemførelse - til realisering af gevinster. Du får genopfrisket basale færdigheder Hvad er Business Casens grundlæggende elementer Hvad kendetegner den stærke case? Hvordan sammenstilles gevinster mod relevante tilhørende omkostningsscenarier? Hvordan sikres, at alle gevinster kommer med? Hvordan håndterer jeg usikkerhed og risici? Hvordan udformer og præsenterer jeg casen med maksimal gennemslagskraft? Du får løsninger på udfordringer Vi skal bruge en Business Case, som kan være grundlag for at beslutte, om vi skal gå videre Hvordan får vi Business Casen til at forholde sig til de tre bundlinjer for OPI-projekter? Hvordan kan man lave en Business Case for en ukendt løsning? Hvordan får vi realiseret de mål, vi satte os, da vi besluttede projektet? Er leverandørens Business Case troværdig? Hvordan sikrer vi det rigtige ejerskab til projekt og Business Case? Vi taler ikke samme sprog om Business Cases internt eller i forhold til leverandører Det får du med hjem Udover en grundig indføring i Business Case værktøjet BCLight, som Faarup & Partners har udviklet for OPI-Lab, får du følgende konkrete værktøjer med hjem: Templates: Generiske præsentationer og regneark til assessments og analyser. Modeller: Værktøjskasse med eksempler på løsninger på ovenstående udfordringer. F A A R U P & P A R T N E R S
Bliv skarp på Business Cases Bygge Forankring og omfang Forretningsmål og gevinster Omkostningsmodellen Forudsætninger og risici Forretningen skal eje Business Casen Gevinster skal udspringe af det forretningen vil opnå Bliv enig om elementer og struktur fra starten Vær tydelig omkring centrale forudsætninger og risici Bruge Kommunikation Grundlag for forandring Gevinst realisering Brug en genkendelig struktur ved dialog og formidling Hold fokus på det, der skaber værdi Planlæg up-front hvordan gevinster realiseres og af hvem. Hold indhold ajour Integrere Styringsmodel Implementering En god Business Case er ikke bedre end den sammen-hæng, den indgår i Business Cases er en proces: Erkend udgangspunkt og planlæg herudfra F A A R U P & P A R T N E R S
Dagens program 9 : 00 9 : 30 10 : 05 10 : 25 10 : 35 11 : 00 11 : 30 12 : 00 13 : 00 13 : 50 14 : 00 15 : 10 15 : 20 16 : 10 16 : 30 Velkomst Introduktion til Business Cases Forankring og omfang Pause Forretningsmål og benefits Omkostningsmodellen Forudsætninger og risici Frokost Bruge Business Casen Pause BCLight Pause BCLight (fortsat) Integrere Business Casen Afslutning
Du får løsninger på udfordringer Eksempler: Vi skal bruge en Business Case, som kan være grundlag for at beslutte, om vi skal gå videre Hvordan får vi Business Casen til at forholde sig til de tre bundlinjer for OPIprojekter? Hvordan kan man lave en Business Case for en ukendt løsning? Hvordan får vi realiseret de mål, vi satte os, da vi besluttede projektet? Er leverandørens Business Case troværdig? Hvordan sikrer vi det rigtige ejerskab til projekt og Business Case? Vi taler ikke samme sprog om Business Cases internt eller i forhold til leverandører
Hands-on Gennemgående opgave med anvendelse af BC Light: 1. Registrering af stamdata, dvs. data om budgetområder eller serviceområder i den pågældende kommune eller region. 2. Indtastning af projektdata, dvs. oplysninger om projektets formål, baggrund, omfang etc. 3. Valg af gevinster og indtastning af nuværende niveau, estimeret forbedring samt hvornår gevinsten forventes realiseret og af hvem 4. Registrering af anskaffelses- og udviklingsudgifter samt tilhørende driftsudgifter dækkende Business Casens tidshorisont 5. Vurdering af risici samt muligheder for at afhjælpe områder med høj risiko 6. Identificere de(n) private aktør(er)s markedspotentiale 7. Fastlægge roller og ansvar for Business Casen
OPI Business Case kursus Åbne kurser: Region Sjælland: 20. marts Region Hovedstaden: 9. april Region Syddanmark: 22. april Region Midtjylland: 22. maj Region Nordjylland: 17. juni Datoer annonceres via www.opilab.dk Praktiske forhold: Max. 20 deltagere pr. hold Undervisning fra kl. 09:00 17:00 Indhold, praktiske forhold, tilmelding til kurserne på www.opilab.dk