FÆLLES OMSORGSSYSTEM NY FREDERIKSHAVN KOMMUNE APRIL - MAJ 2005

FÆLLES OMSORGSSYSTEM NY FREDERIKSHAVN KOMMUNE APRIL - MAJ 2005

OMSORGSSYSTEMET Omsorgssystemet VITAE leveres af CSC Scandihealth og består af flere moduler: VITAE Journal indeholder den fælles tværfaglige journal VITAE Disponering anvendes til at planlægge levering af de visiterede ydelser. VITAE Statistik ledelsesinformation gennem analyse af oplysninger i Journal og Disponering VITAE Mobil en udgave af VITAE Journal som kan anvendes på en bærbar PC VITAE Håndholdt kørelister og helbredsoplysninger på en håndholdt PC (PDA) I Ny Frederikshavn Kommune vil alle modulerne på længere sigt blive anvendt. Frem til 1. januar 2007 vil det være de fire førstnævnte moduler, der skal tages i brug. HOVEDTIDSPLAN Det overordnede mål for implementeringen er, at alle medarbejdere på ældre og omsorgsområdet den 1. januar 2007 anvender et fælles omsorgssystem på fælles servere. Status før iværksættelse af implementeringen er følgende: Frederikshavn Kommune har implementeret omsorgssystemet VITAE fra CSC på hele ældre og omsorgsområdet. Der arbejdes nu med udviklingsprojekter som eksempelvis digital kommunikation med sygehusene og ibrugtagning af VITAE Håndholdt samt med at forankre og kvalitetssikre brugen af omsorgssystemet yderligere. Der er omkring 600 brugere af systemet i kommunen, og der er oprettet mere end 3.000 journaler. SIDE 2

Skagen Kommune er ved at implementere omsorgssystemet Uniq Omsorg fra Zealand Care. Implementeringen omfatter på nuværende tidspunkt visitation, sygeplejersker og øvrige nøglepersoner. Sæby Kommune har intet omsorgssystem, men arbejder blandt andet i databaser, som kommunen selv har designet og vedligeholder. Kommunen har udarbejdet kravspecifikation og vurderet omsorgssystemerne leveret af henholdsvis CSC samt Rambøll. Arbejdsgruppen nedsat på ældreområdet i forbindelse med afklaringsfasen ved kommunesammenlægningen finder, at CSC VI- TAE er det omsorgssystem, der bedst modsvarer kommunernes krav og behov. Endvidere er det væsentligt at drage nytte af de erfaringer med CSC VITAE, som allerede er gjort i Frederikshavn Kommune. Derfor anbefaler arbejdsgruppen, at CSC VITAE bliver det fælles omsorgssystem i Ny Frederikshavn Kommune. Idet målet er, at medarbejderne i de tre kommuner anvender et fælles omsorgssystem den 1. januar 2007, skal forberedelserne til implementeringen senest påbegyndes i august 2005. Forberedelserne omfatter teknisk implementering på servere samt analyse af arbejdsgange og udarbejdelse af undervisningsmateriale. Uddannelse af medarbejdere skal senest påbegyndes i begyndelsen af 2006. Det vil ligeledes være nødvendigt at implementere KMD Vagtplan, da VITAE Disponering anvender en snitflade til dette system. Ibrugtagningen af VITAE Journal vil da være en realitet i slutningen af 2006. Det overordnede implementeringsforløb er beskrevet nærmere i det følgende. Tidsplan 2005 April Senest juli August - December August - December August - December Forberedelsesfasen Etablering af projektorganisation Indgåelse af aftaler om omsorgssystem, snitflader og basisprogrammel Arbejdsgangsanalyse og udarbejdelse af undervisningsmateriale Indkøb og etablering af PC-arbejdspladser eller tynde klienter i plejegrupperne Indkøb af nødvendige servere og installation af VITAE SIDE 3

Tidsplan 2006 Januar Januar - Marts Februar - Marts Marts - April April - Maj Maj - November Maj - Juni Marts - August September September - November December Implementeringsfasen Demo af VITAE Journal for medarbejderne i Skagen Kommune og Sæby Kommune samt afklaring af hver enkelt medarbejders IT-kompetencer Oprette ydelseskatalog i omsorgssystemet ifølge nyt serviceniveau Uddannelse af instruktørgruppe i Skagen Kommune og Sæby Kommune Oprette journaler og indtaste visitationer Undervisning af primære brugere af VITAE Journal Undervisning af øvrige brugere af VITAE Journal Undervisning af brugere af VITAE Mobil og VITAE Statistik Ibrugtagning af KMD Vagtplan for gruppeledere og afløsere for gruppeledere i Skagen Kommune og Sæby Kommune Undervisning i VITAE Disponering Ibrugtagning af VITAE Disponering med oprettelse af ruter til medarbejderne VITAE Journal, VITAE Disponering, KMD Vagtplan, VITAE Mobil og VITAE Statistik udgør det fælles omsorgssystem i Ny Frederikshavn Kommune Det vil inden for disse overordnede rammer være muligt at tage hensyn til konkrete ønsker om tilrettelæggelse af implementeringen i de to kommuner. Hvis en kommune eksempelvis ønsker at tage omsorgssystemet i brug for visitatorer og gruppeledere inden det nye serviceniveau er vedtaget, er dette muligt. Dette betyder dog, at installation, indtastning af visitationer samt undervisning af visitatorer og gruppeledere fremrykkes til senest efteråret 2005. Det er ligeledes nødvendigt at tage hensyn til udgifter til installation. SIDE 4

AFTALER Det skal besluttes, om der skal indgås aftale om levering af omsorgssystemet VITAE uden forudgående EU-udbud. Dette vil i så fald enten indebære tilkøb af supplerende ydelser ud fra Frederikshavn Kommunes aftale med CSC eller indgåelse af separate aftaler for hver kommune. Der skal ud over aftalen om omsorgssystemet desuden indgås aftale om levering af snitflader til andre systemer. Hver for sig vil aftaler om køb af omsorgssystemet VITAE indgået mellem Skagen og Sæby Kommune ikke overstige den tærskelværdi, der betyder, at en kontrakt skal bringes i udbud. En ny samlet kontrakt vil forventeligt overstige tærskelværdien for udbud. Om et eventuelt udbud skal foretages efter reglerne om tjenesteydelser eller varekøb afhænger af, hvilken af de to ydelsestyper, der udgør den største del af kontrakten. Som varekøb medregnes køb af standardprogrammel, der ikke kræver tilpasning til lokale behov. Umiddelbart må det forventes, at tjenesteydelser som køb af konsulentbistand til uddannelse, samkøring af data, service og vedligehold samt projektledelse vil udgøre hovedparten af værdien af en samlet kontrakt for Ny Frederikshavn Kommune Udbudsdirektivet giver i særlige tilfælde mulighed for at indgå kontrakt om supplerende ydelser direkte med den leverandør, der udfører den oprindelige ydelse. For at anvende denne bestemmelse ift. køb af aftaler om køb tjenesteydelser kræves det: at den supplerende ydelse er blevet nødvendig for udførelsen af den oprindelige ydelse på grund af uforudsete omstændigheder, og at den supplerende ydelse ikke overstiger 50% af værdien af den oprindelige kontrakt, og at ydelsen ikke teknisk eller økonomisk kan adskilles fra den oprindelige ydelse uden væsentlig ulempe for udbyderen, eller at ydelsen, selvom den kan adskilles fra den oprindelige ydelse, er blevet absolut nødvendig af hensyn til den fuldstændige gennemførelse af den oprindelige aftale. Det er Konkurrencestyrelsens opfattelse, at når betingelsen om konkret nødvendighed er opfyldt, vil bestemmelsen kunne anvendes til at øge mængderne eller anskaffe andre supplerende ydelser. SIDE 5

I Konkurrencestyrelsens vejledning om udbud i forbindelse med kommunalreformen er følgende eksempler på anvendelse af tilkøb af supplerende ydelser beskrevet: Behov for øget mængde udvidelse af kapaciteten på den nye kommunes lønadministrationssystem Kommune A har i januar 2004 indgået en 4-årig kontrakt om levering og drift af kommunens lønadministrationssystem. Kommunen har 700 medarbejdere. Efter sammenlægning med kommune B, som har 200 medarbejdere, er der behov for en udvidelse af kapaciteten på den samlede kommunes lønadministration i perioden i 2007. Det må naturligvis foretrækkes, at den oprindelige kontrakt indeholder en klausul, der giver adgang til senere at kunne få foretaget ændringer eller supplerende leverancer. Men hvis dette ikke er tilfældet, må bestemmelsen om supplerende ydelser kunne bringes i anvendelse, da det er nødvendigt at hele den nye kommunes personale er serviceret på IT-området, og det vil være uforholdsmæssigt byrdefuldt for den nye kommune at skulle arbejde med to leverandører på området eller at skulle opsige den løbende kontrakt. Behov for en yderligere ydelse - Konvertering af data Den nye kommune X har valgt at fortsætte med et af de eksisterende ESDHsystemer(elektronisk sags- og dokumenthåndtering), og der er mulighed for at fortsætte med den nuværende kontrakt. Det er dog ikke nærmere specificeret i kontrakten, hvorledes konvertering af data skal gennemføres med henblik på sammenlægningen. Grundlæggende består konverteringsopgaven i at flytte og/eller flette data sammen fra de gamle kommuners IT systemer, således at de efter konverteringen udgør den nye kommunes samlede datagrundlag indenfor det pågældende systemområde. Konverteringen indebærer udvikling af konverteringsprogrammerne, der kræver et solidt fagligt kendskab til de underliggende systemers program- SIDE 6

mer og sammenhænge, men også til den forskelligartede anvendelse af systemerne i de kommuner, der sammenlægges. Kan konverteringsopgaven udføres som supplerende ydelse indenfor den nuværende kontrakt? Også i dette tilfælde vil bestemmelsen om supplerende ydelser kunne bringes i anvendelse, idet konverteringsopgaven i sin karakter ikke teknisk kan adskilles fra den oprindelige ydelse uden væsentlig ulempe for udbyderen. PROJEKTORGANISATION Projektorganisationen skal sikre koordination og styring af implementeringen. På den ene side kræver det, at medarbejderne inddrages i betydeligt omfang. På den anden side kræver det, at områdeledere og afdelingsledere er stærkt repræsenteret i styregruppe og projektgruppe. I organiseringen af projektet skal der ligeledes tages hensyn til, at hver kommune skal have mulighed for at skabe sit eget grundlag for implementeringen inden for de fælles rammer. Derfor etableres en projektorganisation med en tværkommunal styregruppe bestående af områdeledere og afdelingsledere. Denne styregruppe har til opgave at sikre, at implementeringen forløber i overensstemmelse med tidsplanen og inden for de fælles rammer. I hver kommune nedsættes en projektgruppe bestående af instruktører, nøglepersoner og ledere, der har til opgave at træffe beslutninger om den enkelte kommunes implementering og brug af omsorgssystemet VITAE. Styregruppen og projektgruppen serviceres af en projektleder og en projektmedarbejder, der har til opgave at samle alle trådene, løse de daglige problemer, sikre brugen af omsorgssystemet inden for de fælles rammer, udarbejde arbejdsgangsanalyser samt undervisningsmateriale mv. Både styregruppen og projektgrupperne kan nedsætte underarbejdsgrupper, der ligeledes serviceres af projektlederen og projektmedarbejderen. På denne vis tilgodeses både behovet for en stærk styring og koordination samtidig med, at projektet forankres hos medarbejdere og nøglepersoner. SIDE 7

Der er endvidere et væsentligt behov for at afsætte medarbejderressourcer med IT-kompetencer. IT-medarbejdere Tværkommunal styregruppe Projektleder og projektmedarbejder Skagen - projektgruppe Frederikshavn - projektgruppe Sæby - projektgruppe SERVERE For at kunne tage VITAE i brug før kommunesammenlægningen er en realitet den 1. januar 2007 kræver det indkøb af en ny server til VITAE Journal i Skagen Kommune og en ny server til VITAE Journal i Sæby Kommune. Disse servere skal i udgangspunktet være en kopi af serveren til VITAE Journal i Frederikshavn Kommune. CSC har oplyst, at det ikke er muligt at anvende en fælles server før 1. januar 2007. Det vil være hensigtsmæssigt at placere alle VITAE-servere, hvor der er den største ekspertise i forhold til drift, vedligehold og opgradering af disse, da der er tale om varetagelse af komplekse opgaver. Ligeledes kræver serverne døgndækkende overvågning for at sikre en sikker drift. Ved at placere VITAE-serverne samlet kan der dermed realiseres en gevinst ved stordrift. Denne samlede placering kræver, at der er tilstrækkelige netværksforbindelse mellem de tre kommuner. Når kommunesammenlægningen er en realitet den 1. januar 2007, skal de tre kommuners databaser sammenlægges til én samlet database. Dette er en omfattende opgave, som det er nødvendigt at indgå aftale med systemleverandøren om at udføre. Det er ikke muligt at undgå denne sammenlægning af databaser, da dette vil medføre, at de tre kommuner reelt set fortsat vil have forskellige omsorgssystemer. SIDE 8

De to nye servere, som Skagen Kommune og Sæby Kommune anvender i perioden frem til 1. januar 2007 skal efter denne dato dels anvendes til at sikre tilstrækkelig kapacitet, dels anvendes som replikeret eller sekundær server i forbindelse med opgradering af systemet. Dette vil sikre en mere sikker drift og en meget høj oppetid. PC-ARBEJDSPLADSER I alle grupper skal der investeres i et tilstrækkeligt antal PC-arbejdspladser. Det er som udgangspunkt nødvendigt med en PC til gruppelederen og to-tre PC'er til det øvrige personale i plejegruppen afhængig af dennes størrelse. Alle sygeplejersker, terapeuter og visitatorer vil have behov for en PC. Medarbejdere, som visiterer, vil have særligt behov for en bærbar PC til VITAE Mobil. I forbindelse med etablering af PC-arbejdspladser skal der ligeledes indkøbes et antal licenser til Citrix. Med Citrix sikres den mest optimale udnyttelse af netværkskapaciteten samt en hurtig og forholdsvis nem opdatering af VITAE. Begge dele er med til at skabe den sikre drift. Det er ligeledes nødvendigt at sikre, at der er gode muligheder for at printe fra VITAE Journal og VITAE Disponering. OPRETTELSE AF JOURNALER Oprettelsen af journaler og indtastningen af visitationer fra de gamle papirjournaler eller elektroniske journaler bør foregå manuelt. Dette skyldes dels, at en automatisk konvertering af elektroniske journaler er forholdsvis dyr, dels at det ved almindelig indtastning i et vist omfang er muligt at kvalitetssikre oplysningerne. Den manuelle indtastning af visitationer skal foregå i løbet af en forholdsvis kort periode for at undgå dobbelt journalisering, hvorfor det er hensigtsmæssigt at lade administrative medarbejdere varetage opgaven. Sygeplejejournaler bør oprettes af sygeplejersker ligesom terapeutjournaler bør oprettes af terapeuter. I forbindelse med oprettelse af sygeplejejournalen skrives et resumé af papirjournalen, ligesom der gøres status på terapeutjournalen. SIDE 9

KMD VAGTPLAN For at anvende VITAE Disponering bedst muligt er det nødvendigt at implementere KMD Vagtplan i grupperne. Der skal indgås aftale med KMD om dette, ligesom der skal tilrettelægges et særligt implementeringsforløb for Skagen Kommune og Sæby Kommune. Denne implementering skal sikre, at VITAE Disponering kan anvendes i plejegrupperne inden 1. januar 2007. UNDERVISNING Undervisningen i omsorgssystemet VITAE afholdes på følgende vis: Uddannelse af en tværkommunal instruktørgruppe. De nuværende instruktører i Frederikshavn Kommune indgår i denne gruppe på lige fod med de instruktører fra Skagen Kommune og Sæby Kommune, der skal uddannes i foråret 2006. Uddannelsen af instruktører varetages af CSC Scandihealth. Intruktørgruppens underviser i VITAE Journal og VITAE Disponering. Der tilrettelægges undervisningsforløb for samtlige medarbejdere i Skagen Kommune og Sæby Kommune i samarbejde med en eller flere uddannelsesinstitutioner i Ny Frederikshavn Kommune. Undervisningsforløbet er individuelt tilrettelagt efter den enkelte medarbejders ønsker og behov. Der iværksættes derfor en kompetenceafklaring af hver enkelt medarbejder. Undervisningsforløbet skal dels bestå af kursus i grundlæggende IT, dels bestå af undervisning i VITAE Journal. Gruppeledere og afløsere for gruppeledere skal desuden undervises i VITAE Disponering. Uddannelsesinstitutionen benytter sig af kommunernes instruktører som undervisere på kurserne i VITAE. Undervisningens skal svare til den, der har fundet sted i Frederikshavn Kommune. Projektlederen og projektmedarbejderen underviser i VITAE Mobil og VITAE Statistik. De få medarbejdere der skal anvende VITAE Mobil og VITAE Statistik undervises af projektlederen og projektmedarbejderen. SIDE 10

Fjernundervisning med intranetportal. Der er udviklet fjernundervisningsmateriale med video, billeder og lyd til brug i grundlæggende og opfølgende uddannelse i brugen af omsorgssystemet VITAE. Fjernundervisningskurset afholdes i samarbejde med en uddannelsesinstitution i Ny Frederikshavn Kommune. Idet hovedparten af undervisningen kan afholdes i samarbejde med en eller flere uddannelsesinstitutioner i Ny Frederikshavn Kommune er det muligt at modtage VEU-godtgørelse ved ca. 70% af medarbejdernes deltagelse i kurser. ØKONOMI Det er svært at vurdere den samlede udgift til indkøb og implementering af et nyt fælles omsorgssystem. Overordnet set vil det dog være forholdsvis realistisk at have en forventning om følgende: Udgiftspost Samlet estimeret udgift (kr.) Baggrund Servere 150.000 Licenser til VITAE 700.000 Projektledelse CSC 60.000 Uddannelse af instruktører CSC 168.000 Mindst behov for 3 nye servere med basissoftware (Windows Server, SQL mv.) I alt 35 licenser til VITAE Journal, 12 licenser til VITAE Disponering, 14 licenser til VITAE Statistik, 5 licenser til VITAE Mobil samt licensudgift til diverse snitflader Til alle aftaler anbefaler CSC tilkøb af projektledelse til håndtering af eksterne problemer, som ikke er direkte relateret til fejl i programmel. Et antal konsulentdage til uddannelse af systemadministratorer samt instruktører i VITAE Journal og VITAE Disponering. SIDE 11

Udgiftspost Samlet estimeret udgift (kr.) Baggrund Kurser i VITAE og IT for alle medarbejdere Er stort set umuligt at udgiftsfastsætte før en aftale om uddannelse af medarbejderne er indgået med en eller flere uddannelsesinstitutioner i Ny Frederikshavn Kommune. Her er estimatet både afhængig af indtægter fra løngodtgørelse og salg af undervisnings såvel som udgifter til deltagerbetaling, forplejning, kørsel, frigørelse af medarbejdere til at undervise mv. KMD Vagtplan Kræver nærmere aftale med KMD Licenser til Citrix Kræver nærmere analyse af behov Nye PC-arbejdspladser, printere, netværksforbindelser mv. Projektkoordination og ITmedarbejder Sammenlægning af databaser 1. januar 2007 Ca. 600.000 Mindst 150.000 Kræver nærmere analyse i hver kommune Udgift til ansættelse af projektmedarbejder og IT-medarbejder En almindelig konvertering af data fra et system til et andet beløber sig til mindst 150.000. Sammenlægningen vil formentlig indebære udgifter i tilsvarende størrelse. Oprettelse af journaler Mindst 50.000 Udgifter til administrative medarbejdere, der har til opgave at indtaste og kvalitetssikre visitationer SIDE 12

Ud over disse engangsudgifter vil der være driftsudgifter på ca. 160.000 årligt til service og vedligeholdelse af programmel samt til driftssikring af servere. Driftsudgifterne i Frederikshavn Kommune er ikke medregnet i dette beløb. Der kan ligeledes være enkelte uforudsete udgifter. Det drejer sig eksempelvis om forbindelser til sikker snitfladekommunikation. Det er ligeledes nødvendigt at indtænke fortsat undervisning af medarbejdere samt vedligeholdelse og opgradering af IT i de kommende år. Med et omsorgssystem som VITAE bliver organisationen meget afhængig af, at de tekniske forudsætninger og gode IT-kompetencer er til stede. Den samlede investering til anskaffelse og implementering af et fælles omsorgssystem vil formentlig være mellem 3,5 og 4,0 millioner kroner. Der er tale om en anslået samlet pris, som er baseret på skøn. En mere præcis samlet pris kræver nærmere drøftelser med uddannelsesinstitutioner om indgåelse af aftale om undervisning, afklaring af behov i de to kommuner for investering i IT, netværksforbindelser mellem de tre kommuner mv. SIDE 13