Indstilling Til Magistraten Børn og Unge Den 2. juni 2010 Århus Kommune Administrationsafdeling Børn og Unge 1. Resume I juni 2009 besluttede byrådet, at der skal laves en samlet evaluering af Børn og Unge, hvor der skal være en vurdering af, om Børn og Unges organisering understøtter de bærende hensyn bag dannelse af Børn og Unge. Samtidig skal evalueringen give et billede af medarbejdernes trivsel og kvaliteten af indsatserne i Børn og Unge. Medarbejdernes trivsel og kvaliteten af indsatserne i Børn og Unge bliver løbende vurderet, idet der blandt andet hvert andet år dels bliver gennemført trivselsundersøgelser blandt alle medarbejdere og ledere i Børn og Unge, dels udarbejdet kvalitetsrapporter for de decentrale tilbud. Grøndalsvej 2 8260 Viby J Sagsnummer M5/2009/15539 Sagsbehandler Birgit Møller Telefon 8940 2000 Direkte telefon 2337 5204 Telefax 8940 3884 E-post faellessek@mbu.aarhus.dk E-post direkte bim@aarhus.dk www.aarhuskommune.dk I forhold til vurderingen af Børn og Unges organisering har Børn og Unge udarbejdet et evalueringsdesign, hvor de overordnede rammer for evalueringen er fastlagt dvs. evalueringsområder og evalueringskriterier. Under udarbejdelsen af evalueringsdesignet har der været en inddragelsesproces, hvor interessenter i Børn og Unge har haft mulighed for at fremsætte ønsker til evalueringskriterier. Evalueringskriterierne omfatter både organiseringen af de decentrale tilbud, Børn og Unges overordnede organisering og snitfladerne til de øvrige magistratsafdelinger. Evalueringen af Børn og Unge kommer dermed også til at berøre de magistratsafdelinger, som samarbejder med Børn og Unge. Evalueringen af Børn og Unges organisering vil dermed også kunne levere input til det kommende arbejde med organiseringen af Århus Kommune som følge af, at der forventes indført en ny styreform i Århus Kommune.
Evalueringen af Børn og Unges organisering skal gennemføres af en ekstern evaluator med henblik på dels at sikre en høj faglig kvalitet i evalueringen, dels give evalueringen legitimitet. Idet evalueringen af Børn og Unges organisering også vil indeholde vurderinger af snitfladerne til de andre magistratsafdelinger, og der kan komme anbefalinger om justeringer af organiseringen, som får betydning for de andre magistratsafdelinger, foreslås det, at Borgmesterens Afdeling deltager i udvælgelsen af tilbudsgiver, processen i forbindelse med gennemførelse af evalueringen og den efterfølgende opfølgning på den. Det foreslås, at evalueringsopgaven bliver tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud inden for en økonomisk ramme på maksimalt 1,3 mio. kr., hvor følgende delkriterier indgår i vurderingen af tilbuddet i prioriteret rækkefølge: 1. Bedste kvalitet, hvorved der forstås en samlet vurdering af, om evalueringen lever op til sit formål, og at evalueringen opnår legitimitet i organisationen og dens omgivelser. 2. Laveste pris Det foreslås, at udbudsmaterialet udsendes den 15. juni 2010, og at fristen for at indsende tilbud er den 20. august 2010. Opgaven med evalueringen af Børn og Unge skal påbegyndes umiddelbart efter udbudsrunden og afsluttes i primo januar 2011. Det foreslås, at tilbudsgiveren bliver udvalgt af styregruppen for evalueringen af Børn og Unge, som består af direktør Nils Petersen, udviklingschef Lars Kloppenborg, børn og unge-chef Charlotte Groftved og børn og unge-chef Ole Kiil Jacobsen, og en repræsentant fra Borgmesterens Afdeling. Ved inddragelse af Borgmesterens Afdeling vil det være muligt at koordinere opfølgningen på evalueringen af Børn og Unges organisering med det kommende arbejde omkring den nye styreform i Århus Kommune og de deraf følgende ændringer. Det vil kunne blive vurderet, hvilke eventuelle ændringer i Børn og Unges organisering, der skal gennemføres i umiddelbar forlængelse af evalueringen, og hvilke eventuelle ændringer der skal indgå i det kommende arbejde med at indføre en ny styreform i Århus Kommune. Side 2 af 11
2. Beslutningspunkter At 1) udbudsmateriale med tilhørende bilag vedrørende evalueringen af Børn og Unges organisering godkendes. 3. Baggrund Baggrund for evalueringen af Børn og Unge Byrådet besluttede i juni 2005 følgende bærende hensyn bag etableringen af Magistratsafdelingen for Børn og Unge: At helhedstænkning i forhold til magistratsafdelingens målgrupper tilgodeses bedst muligt. At man bedst muligt tilgodeser målsætningerne i den af byrådet vedtagne indsats over for udsatte børn og unge. At der i størst mulig udstrækning sikres synergi på tværs af afdelingen samt en effektiv tværgående udnyttelse af de samlede ressourcer og kompetencer. Det blev samtidig besluttet, at det tværgående distriktssamarbejde om udsatte børn og unge skal gøres mere forpligtende. Børn og Unges organisering blev besluttet af byrådet den 14. december 2005 og trådte i kraft 1. januar 2006. Byrådet besluttede, at Børn og Unge skal være en enhedsforvaltning, der tager udgangspunkt i distriktssamarbejdet, og som samtidig styrker tværfagligheden. For at styrke ledelsen af de decentrale institutioner skal der oprettes et antal områdechefstillinger som en del af forvaltningen. I forvaltningen skal der oprettes en faglig afdeling bestående af videncentre og områdecheferne under ledelse af to børn- og ungechefer og en administrationsafdeling under ledelse af en administrationschef. Det blev endvidere foreslået, at dagplejen, sundhedsområdets drift og ungdomsskolen foreløbig etableredes som tre selvstændige driftsenheder, idet der skulle ske en vurdering af muligheden for, at dele heraf tilknyttes områdecheferne. Det blev vurderet, at denne organisering giver det bedste udgangspunkt for helhedstænkning omkring det enkelte barn eller ung både i deres aktuelle hverdag og for at skabe en rød tråd i et 0-18-års perspektiv, tværfaglig koordinering, tværfaglig udnyttelse af ressourcer og synergi. Dette er netop i overensstemmelse med de bærende hensyn bag oprettelsen af Magistratsafdelingen for Børn og Unge. I forbindelse med byrådets beslutninger om organiseringen af dagplejen, sundhedsområdet, fritids- og ungdomsskoleområdet samt det Side 3 af 11
specialpædagogiske område i henholdsvis september 2006 og marts 2007 blev det besluttet, at der skulle foretages en evaluering af disse områders organisering efter to år. Byrådet har også besluttet, at bestyrelsesstrukturen i dagtilbud, fritids- og ungdomsskoleområdet og SFO skal evalueres i 2009. HMU anbefalede i forbindelse med forberedelsen af evalueringerne af delområderne, at der blev foretaget en samlet evaluering af Børn og Unge, og at denne evaluering blev foretaget, når organisationen havde fået tid og ro til at virke. HMU s anbefaling blev drøftet i Børn og Unge-udvalget. Herefter tiltrådte byrådet en indstilling om, at der i stedet for en række delevalueringer bliver lavet en samlet evaluering i 2010, som skal forelægges byrådet i foråret 2011. Det fremgår af indstillingen, at evalueringen dels skal give et billede af medarbejdernes trivsel og kvaliteten af indsatserne i Børn og Unge, dels skal være en vurdering af, hvorvidt det opleves, at organiseringen understøtter disse indsatser og de bærende hensyn bag oprettelsen af Børn og Unge. En samlet evaluering af Børn og Unge skal dermed leve op til de krav, som fremgår af byrådsindstillingen, som er vedtaget i juni 2009. På den baggrund skal der udarbejdes et evalueringsdesign, som Børn og Unge-udvalget, HMU og Børne- og Ungerådet skal inddrages i udarbejdelsen af. Tilrettelæggelsen af evalueringen Medarbejdernes trivsel og kvaliteten af indsatserne i Børn og Unge bliver løbende vurderet. Hvert andet år bliver der gennemført trivselsundersøgelser blandt alle medarbejdere og ledere i Børn og Unge. Der bliver også hvert andet år udarbejdet kvalitetsrapporter for de decentrale tilbud, hvor der blandt andet indgår resultater fra forældretilfredshedsundersøgelser og undersøgelser af trivslen blandt børn og unge i skolen. Dertil kommer, at der hvert år bliver afrapporteret på effektmålene for Børn og Unge. I forbindelse med evalueringen af Børn og Unges organisering vil der blive udarbejdet en folder, som giver en kort introduktion til de løbende vurderinger af medarbejdernes trivsel og kvaliteten af indsatserne for børnene og de unge. I forhold til vurderingen af Børn og Unges organisering har Børn og Unge udarbejdet et evalueringsdesign, hvor de overordnede rammer for evalueringen er fastlagt dvs. evalueringsområder og evalueringskriterier. Under udarbejdelsen af evalueringsdesignet har der været en inddragelsesproces, hvor interessenter i Børn og Unge har haft mulig- Side 4 af 11
hed for at fremsætte ønsker til evalueringskriterier. Der har været afholdt følgende møder: Dialogmøde med forældre, medarbejdere, ledere og samarbejdspartere (15. marts 2010) Drøftelse i HMU (2. marts 2010) Drøftelse i Børn og Unge-udvalget (17. marts 2010) Drøftelse i strategigruppen (chefer i Børn og Unge) (3. december 2009) På disse møder er der kommet en lang række forslag til, hvad det er vigtigt at evaluere Børn og Unge i forhold til. Med henblik på at sikre, at evalueringen bliver fokuseret og får et håndterbart omfang, skulle der foretages en prioritering af evalueringskriterierne. Børn og Unge udarbejdede derfor et forslag til, hvilke kriterier som skal indgå i evalueringen. Disse kriterier er blevet drøftet på et fælles møde med Børn og Unge-udvalget, HMU og Børne- og Ungerådet den 4. maj 2010, hvor formålet har været at supplere, uddybe og præcisere, hvilke der er de vigtigste kriterier, som skal indgå i evalueringen af Børn og Unge. Evalueringskriterierne omfatter både organiseringen af de decentrale tilbud, Børn og Unges overordnede organisering og snitfladerne til de øvrige magistratsafdelinger (se bilag 2). Direktørgruppen har også drøftet evalueringen af Børn og Unge, eftersom den også kommer til at berøre de magistratsafdelinger, som samarbejder med Børn og Unge. Evalueringen af Børn og Unges organisering vil dermed også kunne levere input til det kommende arbejde med organiseringen af Århus Kommune som følge af, at der forventes indført en ny styreform i Århus Kommune, da regeringen i februar 2010 har fremsat et forslag om at ændre styreformen i de store byer, så de efter næste kommunalvalg overgår til almindeligt flertalsstyre (Danmark 2020 Viden, vækst, velstand, velfærd, s. 36). Evalueringen af Børn og Unges organisering skal gennemføres af en ekstern evaluator med henblik på dels at sikre en høj faglig kvalitet i evalueringen, dels give evalueringen legitimitet. Udbuddet planlægges afholdt hen over sommeren, hvorefter evalueringen kan gennemføres i efteråret 2010. Den eksterne evaluator skal endvidere komme med anbefalinger til justeringer af organiseringen som følge af evalueringen. På baggrund af evalueringen og de foreslåede anbefalinger, skal der udarbejdes en byrådsindstilling med forslag til eventuelle justeringer af Børn og Unges organisering. Side 5 af 11
Idet evalueringen af Børn og Unges organisering også vil indeholde vurderinger af snitfladerne til de andre magistratsafdelinger, og der kan komme anbefalinger om justeringer af organiseringen, som får betydning for de andre magistratsafdelinger, foreslås det, at Borgmesterens Afdeling deltager i udvælgelsen af tilbudsgiver, processen i forbindelse med gennemførelse af evalueringen og den efterfølgende opfølgning på den. Der gives hermed for det første mulighed for, at evalueringen af Børn og Unges organisering kan give input til det kommende arbejde omkring den nye styreform i Århus Kommune og de deraf følgende ændringer. For det andet at der som opfølgning på evalueringen bliver vurderet, hvilke eventuelle ændringer i Børn og Unges organisering, der skal gennemføres i umiddelbar forlængelse af evalueringen, og hvilke eventuelle ændringer der skal indgå i det kommende arbejde med at indføre en ny styreform i Århus Kommune. 4. Den forventede effekt Den samlede evaluering af Børn og Unge skal indeholde en vurdering af, om Børn og Unges organisering understøtter de bærende hensyn bag dannelse af Børn og Unge. Samtidig skal evalueringen give et billede af medarbejdernes trivsel og kvaliteten af indsatserne i Børn og Unge. Evalueringen vil således dels give et samlet billede af, om Børn og Unges organisering fungerer, som det var hensigten, da den blev etableret, dels tilrettelægges den i et fremadrettet læringsperspektiv med fokus på, hvordan Børn og Unges organisering kan styrkes fremadrettet. Den forventede effekt af evalueringen vil således være at skabe læring og udvikling med udgangspunkt i, hvad der fungerer og ikke fungerer i forhold til Børn og Unges organisering, således at udviklingsområder i forhold til organiseringen af Børn og Unge bliver synliggjort. 5. De planlagte ydelser Evalueringen af Børn og Unge foreslås gennemført af en ekstern evaluator, som bliver fundet efter et udbud efter tilbudsloven, se bilag 1 for udbudsmaterialet. Opgaven, som udbydes, vil bestå af følgende dele: Side 6 af 11
1. Tilrettelæggelse af evalueringen af Børn og Unges organisering inden for de byrådsbesluttede rammer for organiseringen af Børn og Unge, herunder blandt andet operationalisering af evalueringskriterierne og valg af dataindsamlingsmetode. 2. Gennemførelse af evalueringen, herunder blandt andet indsamling og analyse af data, og afrapportering og formidling 3. Opstilling af anbefalinger til eventuelle justeringer af organiseringen af Børn og Unge på baggrund af evalueringen. Det foreslås, at opgaven bliver tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud inden for en økonomisk ramme på maksimalt 1,3 mio. kr., hvor følgende delkriterier indgår i vurderingen af tilbuddet i prioriteret rækkefølge: Vægt 1. Kvalitet 90 pct. 2. Pris 10 pct. Delkriterium 1: Bedste kvalitet i evalueringen Ved delkriterium 1 forstås en samlet vurdering af, om evalueringen lever op til sit formål, og at evalueringen opnår legitimitet i organisationen og dens omgivelser. Følgende elementer vil indgå i vurderingen af, hvilke tilbud som sikrer den bedste kvalitet i evalueringen: Tilrettelæggelse af opgaven en overordnet beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver vil løse opgaven, herunder: Operationalisering af evalueringskriterier beskrivelse af forslag til, hvordan evalueringskriterier vil blive operationaliseret, gerne i form af udkast til spørgeramme/spørgeskema til supplerende dataindsamling Dataindsamlingsmetoder beskrivelse af hvilke dataindsamlingsmetoder der vil blive anvendt, og hvordan deltagere i dataindsamlingen vil blive udvalgt Afrapportering og formidling beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver vil analysere og præsentere data, samt præsentere evalueringens konklusioner og anbefalinger Begrundelser for, hvordan opgaven tilrettelægges, herunder: Argumentation for den valgte operationalisering af evalueringskriterierne Argumentation for metodiske valg i forbindelse med dataindsamling Side 7 af 11
Argumentation for analytiske valg og tilgang til bearbejdning af data samt præsentation af konklusioner og anbefalinger Delkriterium 2: Laveste pris Den opgivne pris skal inkludere samtlige udgifter i forbindelse med gennemførelse af evalueringen. Der vil ikke kunne indgås aftaler om tilkøbsydelser ud over den økonomiske ramme på 1,3 mio. kr. Aftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, hvis tilbud ud fra en samlet vurdering af de opstillede tildelingskriterier udgør det økonomisk mest fordelagtige tilbud for Århus Kommune. 6. Organisering af indsatsen Det foreslås, at udbudsmaterialet udsendes den 15. juni 2010, og at fristen for at indsende tilbud er den 20. august 2010. Det foreslås, at tilbudsgiveren bliver udvalgt af styregruppen for evalueringen af Børn og Unge, som består af direktør Nils Petersen, udviklingschef Lars Kloppenborg, chef for den pædagogiske udvikling Charlotte Groftved og børn og unge-chef Ole Kiil Jacobsen, og en repræsentant fra Borgmesterens Afdeling. Der vil i forbindelse med udvælgelsen af en tilbudsgiver blive afholdt forhandlingsmøder med tilbudsgiverne med henblik på at kunne foretage udvælgelsen på et så kvalificeret grundlag som muligt. Det forventes, at der er udvalgt en tilbudsgiver primo september, hvorefter tilbudsgiveren skal påbegynde opgaven med evalueringen af Børn og Unges organisering. Tilbudsgiveren skal have afsluttet opgaven primo januar 2011. 7. Konsekvenser for ressourcer Der er afsat en ramme på 1,3 mio. kr. til gennemførelsen af evalueringen af et eksternt konsulentfirma. Udgifterne til evalueringen af Børn og Unges organisering afholdes inden for Børn og Unges ramme, herunder fra midler afsat til brugerundersøgelser, trivselsundersøgelser mv. Side 8 af 11
Jacob Bundsgaard Johansen / Nils Petersen Bilag Bilag 1: Udbudsmateriale (kopi til alle/+ elektronisk) Bilag 2: Baggrundsnotat om evalueringen af Børn og Unge til udbudsmaterialet (kopi til alle/+ elektronisk) Tidligere beslutninger Samlet evaluering af Børn og Unge Byrådet vedtog den 24. juni 2009 indstillingen Kvalitetsrapport for Børn og Unge en samlet evaluering. Det blev dermed besluttet, at der skal laves en samlet evaluering af Børn og Unge, som skal forelægges byrådet i foråret 2011. Den samlede evaluering skal erstatte en række delevalueringer. Organiseringen af Magistratsafdelingen for Børn og Unge Byrådet vedtog den 14. december 2005 indstillingen Magistratsreformens udmøntningsprojekt for Magistratsafdelingen for Børn og Unge, som fastlage den overordnede organisering af Børn og Unge baseret på en enhedsforvaltning som tager udgangspunkt i helhed og tværfaglighed og med en inddeling i en række geografiske områder under ledelse af områdechefer. Organiseringen af dagplejen, fritids- og ungdomsskoleområdet samt sundhedsområdet I forbindelse med budgetforhandlingerne for 2007 blev der den 11. september 2006 indgået aftale mellem 30 ud af Byrådets 31 medlemmer om den organisatoriske indplacering af dagplejen, fritids- og ungdomsskoleområdet samt sundhedsområdet. Det fremgår af aftalen, at organiseringen evalueres efter 2 år herunder at der sker en vurdering af organiseringen af indsatsen for børn med handicap. I forbindelse med evalueringen af indsatsen for børn med handicap er der fokus på hele aldersspændet fra 0.klasse til 18 år, selvom organiseringen for 0.-4. klasse ikke direkte indgår i evalueringen. Forslag til årsbudget for 2007 og budgetoverslag for årene 2008-2010 blev vedtaget af Byrådet den 5. oktober 2006. Organiseringen af Rådgivning og Specialpædagogik Den 21. december 2006 er der indgået aftale mellem 28 ud af Byrådets 31 medlemmer om den fremtidige organisering af Side 9 af 11
Rådgivning og Specialepædagogik. Det fremgår af aftalen, at organiseringen i lighed de øvrige strukturaftaler evalueres efter 2 år. Aftalen indebar, at der efter en høring i MED-systemet skulle forelægges en indstilling for Byrådet. Byrådet vedtog den 28. marts 2007 indstillingen Den fremtidige organisering af Rådgivning og Specialpædagogik. Fritids- og ungdomsskoleplan I aftalen om fritids- og ungdomsskoleområdets organisering (indgået 11. september 2006) fremgår det, at der i forbindelse med den organisatoriske omlægning udarbejdes og forelægges Byrådet en ny fritids- og ungdomsskoleplan, som indeholder en beskrivelse af, hvilke ydelser og indsatser fritids- og ungdomsskoleområdet skal tilbyde de unge i Århus. Byrådet vedtog den 27. juni 2007 indstillingen Fritids- og ungdomsskoleplan for Århus Kommune. Heraf fremgår det, at der i forbindelse med evalueringen af organiseringen herunder organiseringen af indsatsen for børn og unge med handicap skal evalueres på følgende forhold: o Balancen i tilbuddet til almindelige børn og unge og de udsatte børn og unge. o Samarbejdet med FO-klubberne og det frivillige foreningsliv. o Konsekvenserne af takststigningen vedtaget i forbindelse med budget 2007. o De pædagogiske ledede legepladsers rolle i fritids- og ungdomsskoletilbuddet. Bestyrelsesstrukturen I forbindelse med Byrådets vedtagelse af Forslag til årsbudget for 2007 og budgetoverslag for årene 2008-2010 blev der vedtaget strukturændringer i forhold til organiseringen af kommunes dag- og fritidstilbud, som bygger på en enstrenget model for fritidsområdet (henholdsvis 0.-4. klasse og 5. klasse -18 år) og en samdrift af dagtilbuddene på 0-6 års området. Dette gav anledning til at tilpasse og harmonisere rammerne for forældremedbestemmelsen. Byrådet vedtog den 27. juni 2007 indstillingen Nye vedtægter for styrelse af kommunale dagtilbud, fritids- og ungdomsskoletilbud og kommunale skoler, som er en tilpasning til de nye strukturer og et forsøg på at styrke forældreinddragelsen. Af indstillingen fremgår det, at der i vil blive foretaget en evaluering af de nye rammer på dagtilbuds- og fritids- og ungdoms- Side 10 af 11
skoleområdet i foråret 2009, mens evalueringen på skoleområdet vil blive foretaget midtvejs i næste valgperiode, som starter i 2010. Side 11 af 11