Projektinitieringsdokument: Standardisering af MUS-koncept ved Aarhus Universitet 1. Formål og baggrund for projektet Baggrund: I december 2009 blev der i henhold til HR-strategien nedsat flere projekt-/arbejdsgrupper i forbindelse med standardiseringen af paradigmer i relation til HR-området. En af disse grupper skulle udarbejde et forslag til et nyt fælles MUS-koncept for hele Aarhus Universitet. Der blev i 2010 udarbejdet tre forskellige koncepter; et til ledelsesudviklingssamtale (LUS) og to til medarbejderudviklingssamtaler (hhv. VIP og TAP). Dette materiale bør dog tilpasses den nye organisation og de erfaringer med MUS, der er opnået i den forgangne periode. Standardiseringen af et fælles MUS-koncept for hele AU vil underbygge målet i AU s HR-strategi 2009-2013 om professionel og sammenhængende ledelse. Dette mål udmøntes i indsatsområdet om obligatorisk lederudviklingsforløb, som alle ledere skal gennemgå. Læring om MUS indgår her som en del af lederudviklingen ved AU. Platformen for den ledelsesmæssige udvikling er desuden formuleret i AU s overordnede strategi Kvalitet og mangfoldighed. Her hedder det bl.a., at kompetenceudvikling på alle ledelsesniveauer i organisationen skal gennemføres ( ) Ledelsen skal være åben, synlig og motiverede. Dette understøtter netop nødvendigheden af et fælles, standardiseret MUS-koncept, som er let og anvendeligt. Et nyt fælles MUS-koncept vil desuden underbygge den overordnede linje om standardisering og effektivisering, da konceptet vil blive en integreret del af det nye AUHRA (HR-system) på hele AU. Formål: Formålet med MUS ved AU er at sikre strategisk forankret medarbejderudvikling på universitetet. Ud over at sikre at medarbejdernes kompetencer til stadighed er opdaterede ift. medarbejdernes og i overensstemmelse med AU s mål, skal MUS medvirke til øget tilfredshed, arbejdsglæde og motivation hos medarbejderne. Formålet med nedsættelse af projektgruppen er at få en fælles standard for et MUS-koncept ved AU. 2. Hovedresultater og forslag til succeskriterier Projektets hovedresultat er at fremkomme med et beslutningsforslag, hvori der redegøres for et forslag til et nyt fælles MUS-koncept. Projektet skal tage afsæt i eksisterende viden og praksis.
Resultatmål Med afsæt i eksisterende MUS-materiale udarbejder gruppen et forslag til et nyt fælles, standard MUSkoncept herunder beskrivelse af: - Formålet med MUS - Struktur og indhold herunder: o MUS-konceptet skal leve op til og afspejle AU s personalepolitiske værdier (jf. personalepolitikken) o MUS-konceptet skal ikke kun omfatte målgruppen af medarbejdere, men også ledere ved AU o MUS-konceptet skal både forholde sig til medarbejderens/lederens faglige og personlige kompetencer o MUS-konceptet skal forholde sig til: den enkelte medarbejders/leders mål (individuelle mål), fakultetets mål (lokale organisatoriske mål) samt AU s mål (organisationens overordnede mål) o MUS-konceptet skal dermed formå at binde medarbejderens/lederens personlige mål sammen med AU s overordnede mål, da samtalen er en udviklingssamtale for både organisation og individ - Procesguide/vejledning indeholdende principper for frekvens, forberedelse, samtale, opfølgning og implementering Forslag til implementering af MUS-koncept: - Implementeringen og evalueringen varetages af AU HR og er ikke en del af projektgruppens ansvar. Forslag til succeskriterier - Projektgruppen udarbejder ét MUS-koncept som er fælles for AU - Vicedirektør for HR godkender forslag til et nyt fælles MUS-koncept - UNI-LED godkender forslag til nyt fælles MUS-koncept - HSU godkender forslag til nyt fælles MUS-koncept 3. Leverancer (milepæle) På baggrund af ovenstående vil følgende leverancer blive leveret: Medio september 2011 - Udarbejdelse af PID for projektet Ultimo september 2011 - PID sendes til godkendelse i UNI-LED, som også bedes tage stilling til bemanding af projektet - PID sendes til godkendelse i HSU, som også bedes tage stilling til bemanding af projektet Oktober 2011 - Projektgruppe indkaldes til første møde og orienteres (første møde afholdes) - PID fremlægges og drøftes med projektgruppen - Behov for et fremtidigt MUS-koncept drøftes - Dataindsamling/kortlægning planlægges Oktober/november 2011 - Kortlægning af behov ved hjælp af fx fokusgruppeinterviews - Data indsamles og bearbejdes December 2011 - Andet møde afholdes
- Første udkast af nyt fælles MUS-koncept præsenteres og drøftes - Konceptet tilpasses efter drøftelser i projektgruppe Februar 2012 - Tredje møde afholdes - Gennemgang af endeligt udkast til fælles MUS-koncept Februar 2012 - Udkast til nyt MUS-koncept testes i AUHRA for at sikre brugervenlighed og effektivitet Marts 2012 - Færdigt udkast til nyt fælles MUS-koncept forelægges til godkendelse ved UNI-LED og HSU 4. Forslag til organisering For at sikre helhedstænkning, videndeling og inddragelse af praksiserfaringer samt skabe ejerskab til projektet (jf. AU s HR-strategi 2009-2013), er projektorganisering valgt som arbejdsform. Der nedsættes en projektgruppe bestående af repræsentanter fra back- og front office fra HR, tillidsrepræsentanter og evt. en vicedirektør. Projektgruppen ledes af en projektleder, der referer direkte ind til vicedirektøren for HR. Kort om projektlederens/deltagernes rolle Projektlederens rolle er at have det overordnede ansvar for projektets fremdrift, herunder mødeindkaldelse, strukturering og opsamling af projektgruppens faglige resultater og kommunikation indad og opad, dvs. videreformidling til vicedirektøren for HR og til projektgruppens medlemmer. Det er ikke meningen, at projektlederen skal udføre alt arbejdet. Den supplerende projektleder assisterer projektlederen. Gertrud L. Tefre, chef for Kompetenceenheden, AU HR, varetager projektlederrollen for indeværende projektgruppe. Projektdeltagernes rolle er at bidrage med deres faglige kompetencer samt at deltage i og bidrage til projektgruppens arbejde. Repræsentanter fra AU HR servicerer projektgruppen ved at foretage relevant kortlægning og udarbejde udkast til fælles MUS-koncept på baggrund af drøftelser i projektgruppen. Det foreslås at projektgruppen består af følgende medlemmer: - Gertrud L. Tefre (Kompetenceenheden, AU HR) (projektleder) - Pernille Leth (Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, AU HR) (supplerende projektleder) - Jane Bach/Astrid Hornbech Svendsen (Kompetenceenheden, AU HR) - 1 HR-Partner (Evt: Stine Bundgaard Hjorth, Science and Technology, AU HR) - 2 tillidsrepræsentanter udpeget af HSU
- 1 vicedirektør udpeget af UNI-LED - 1 institutleder - 1 forskningsleder eller lignende 5. Forslag til tidsforbrug Der er planlagt, at der bliver afholdt 3 møder af 2 timers varighed for hele projektgruppen. Derudover vil AU HR servicere projektgruppen ved at foretage relevant kortlægning og udarbejde materiale. AU HR September 2011-April 2012 Total mandetimer forbrugt i AU HR 150 timer i alt (4 dage pr. uge i 2 uger x 5 personer) Projektgruppe 3 møder á 2 timers varighed (9 personer) 54 timer i alt 6. Risikovurdering af projektet En risiko er, hvis projektdeltagerne stopper. Dette håndteres ved at udpege nye deltagere eller at AU HR varetager opgaven uden medinddragelse. Projektleder eller deltagere skal løse projektopgaver samtidig med, at de er dedikeret øvrige opgaver. Dette kan forsinke projektet. En anden risiko er, at konceptet ikke tages i brug pga. modstand i organisationen. Dette forsøges imødegået ved at integrere uddannelse i MUS-koncept i de kommende lederudviklingsforløb der igangsættes på AU fra november 2011. 7. Interessentanalyse Udførlig interessentanalyse er ikke udført. Interessenter for dette projekt er dog både institutledere, vicedirektører, funktionschefer og øvrige ledere. Hele ledelseslaget ved AU er dermed særlige interessenter for projektet. Derudover er alle medarbejdere og så en vigtig interessentgruppe, da det er lovpligtigt for statens arbejdspladser at afholde MUS for alle medarbejdere en gang om året. Et fælles koncept vil kunne skabe konsistens og sammenhæng i organisationen.
8. Eventuelle forventninger til senere drift og indtjeningsmuligheder Bedre udnyttelse af især ledelsesmæssige ressourcer i forbindelse med afholdelse af MUS (tid og ressourcer udnyttes optimalt). Større fokus på udvikling og formål med udviklingssamtale optimerer og effektiviserer.