Organisering i Vordingborg Kommune Indledning Vordingborg Kommunes nuværende organisation blev dannet ved kommunesammenlægningen i 2007. I 2008 medvirkede Lundgaard konsulenterne i en evaluering af den administrative struktur og derefter gennemførtes en justering af den administrative struktur. Herefter har organisationsudviklingen primært taget udgangspunkt i at flere chef og direktørstillinger der er blevet ledige ikke er blevet genbesat med henblik på at slanke ledelsesstrukturen. I nærværende oplæg til organisations og styringsmodel for Vordingborg Kommune lægges op til én større samlet justering af ledelsesstrukturen så den matcher de kommende års opgaver og udfordringer. Justeringen af Vordingborg Kommunes organisation skal sikre en slankere ledelsesstruktur med et tydeligt og styrket ledelsesrum og med et stort ansvar til medarbejderne i kommunen. Justeringen tydeliggør således roller og opgaver for de tre ledelseslag i kommunen: direktionen, fag og stabschefer og virksomhedsledere. Det er et mål at organisationen skal være enkel og kendetegnet ved enkle opgaveløsninger og en kultur, hvor alle tager ansvar og hjælper hinanden. Både indenfor den enkelte arbejdsplads og på tværs af kommunen. Organisation skal understøtte de vedtagne værdier dialog respekt synlighed udvikling dynamik. Vordingborg Kommunes værdier, sammenholdt med en slankere ledelsesstruktur med et tydeligt og styrket ledelsesrum, er med til at skabe attraktive arbejdspladser, som giver de bedste muligheder for uddelegering af opgaver og ansvar så ansatte på alle niveauer får størst mulig indflydelse og mulighed for faglige og personlige udvikling. Mål for organisationen i Vordingborg Kommune Opgaveløsningen i Vordingborg Kommune er effektiv og udviklingsorienteret vi udviser parathed på alle niveauer i organisationen til at skabe forbedringer og tilpasninger. vi sætter udviklingsmål for organisationen og opgaveløsningen gennem direktionens strategiplan vi arbejder projektorienteret med en vedtaget projektmodel for at styrke organisationens udviklingskompetencer løbende udfører eftersyn af opgaver, arbejdsgange og arbejdsprocesser med henblik på at skabe en effektiv organisation og luft til udvikling. ved igangsætning af nye opgaver overvejer, hvor og hvordan de løses mest hensigtsmæssigt. Ledelsen i Vordingborg Kommune er værdibaseret med fokus på enkelthed, helhed og korte kommandoveje vi har en tydelig ledelsesstruktur med få ledelseslag og korte kommunikationsveje 1
lederne har et tydeligt ledelsesrum og der er en høj grad af uddelegering af opgaver og ansvar til medarbejderne lederne giver hinanden sparring og opbakning på tværs af områder og virksomheder lederne skal agere i krydsfeltet mellem værdier og styring og agerer som rollemodeller i implementering af værdierne. Også når værdierne kommer under pres i dagligdagen. Styringen i Vordingborg Kommune baseres på politisk styring af èn samlet organisation med decentrale virksomheder Det betyder at: der arbejdes med en høj grad af decentralisering af beslutningskompetencen til virksomhedslederne virksomhedslederne har en dobbelt ledelsesrolle både som leder af den enkelte virksomhed og som leder i og for Vordingborg Kommune vi vælger fælles løsninger hvor vi er stærkest i fællesskab som én samlet organisation vi sætter tydelige mål og resultatkrav til ledelse og ledere og vi følger op på hvordan kravene efterleves. aftalestyringen er forankret i den politiske organisation Vordingborg Kommune er en værdibaseret organisation, der har fokus på at skabe attraktive arbejdspladser for ledere og medarbejdere vi har fokus på at skabe arbejdsglæde og begejstring i hverdagen At vi har en velfungerende MED organisation At vi har en tydelig kommunikation i organisationen, hvor der er klarhed over hvem, der har ansvar for at kommunikere hvad og hvornår At vi har et informationsniveau, der matcher behovet i forhold til opgaveløsningen At vi arbejder aktivt for at tiltrække, udvikle og fastholde gode medarbejdere At vi afholder medarbejder og lederudviklingssamtaler og at ledere og medarbejdere gensidigt følger op på de fastsatte udviklingsmål At vi giver de ansatte anerkendelse, indflydelse og mening i arbejdet At værdierne dialog respekt synlighed udvikling dynamik afspejles i samarbejdet og opgaveløsningerne At vi løbende er opmærksomme på og måler trivslen i organisationen 2
Organisation og ledelsesstruktur Organisationen i Vordingborg Kommune baseres på 3 ledelsesniveauer: Direktionen med kommunaldirektøren i spidsen. Direktionen er personaleleder for fagsekretariats og stabscheferne og har ansvaret for at sikre den overordnede strategiske udvikling, politikudvikling og helhedstænkning i kommunen Fagsekretariats og stabscheferne, der er personaleledere for ledere og/eller ansatte i fagsekretariater og stabe og for virksomhedslederne. Cheferne har det overordnede faglige og økonomiske ansvar for deres område og indgår i den politiske betjening af udvalgene. Centrale stabe skal medvirke til at sikre en effektiv og faglig kompetent betjening på stabsområderne og facilitering af en helheds og udviklingsorienteret organisation Virksomhedslederne, der er personaleledere for ansatte og evt. ledere i virksomheden og har det faglige og økonomiske ansvar for virksomheden Den nye administrative organisering ses i bilaget organisationsdiagram. Direktionens overordnede roller og opgaver Direktionens overordnede opgaver er at stå i spidsen for organisationens strategiske udvikling, sikre koordinering på tværs af fagsekretariater og stabe og stå i spidsen for den strategiske og overordnede ledelsesudvikling i samspil med politiske niveauer uden at miste blikket for daglig borgerservice og udvikling af organisationen, medarbejderne mv. Direktørerne har et særligt koordineringsansvar og ansvar for personaleledelsen af fagsekretariats og stabscheferne. I spidsen for organisationens strategiske udvikling Betyder, at direktionen har ansvaret for at udvikle politikker og styring. Det gælder både for de dele, der hører under økonomiudvalgets område, det vil sige penge, personale og plan, og som understøtning for udviklingen af overordnede politikker og resultatkrav på fagpolitikområderne. Denne opgave udmøntes gennem dels direktionens strategiplan og specifikt gennem kommunens politikker og aftalestyringen. Sikring af koordination og helhed i hele organisationen Betyder, at direktionen har et særligt ansvar for at sikre koordination og helhedstænkning på tværs af kommunens politikområder. Målet er at snitflader mellem forskellige enheder håndteres med fokus på borgeren og brugeren i centrum og med et mål om, at helhedens interesser prioriteres over den enkeltes sektors. Personaleleder og koordinerings og udviklingsansvar for et direktørområde Hver direktør har et særligt ansvar for et antal fagsekretariater og/eller stabe i den nye organisation. Dette kaldes et direktørområde. Direktøren er personaleleder for sit direktørområde og har et særligt ansvar for koordinering og udvikling indenfor området. Koordinering omfatter et særligt fokus på snitflader og helhedstænkning indenfor direktørområdet og udviklingen omfatter, at direktøren dels formidler beslutninger fra direktionen videre til cheferne og dels at direktøren bistår de politiske udvalg med at fastsætte politikker, mål og resultatkrav til områderne. Fagsekretariats og stabschefernes overordnede roller og opgaver Fagsekretariatschefernes overordnede roller og opgaver er, at varetage udviklings, koordinations, budget og resultatansvar indenfor eget område samt at indgå i betjeningen af politiske udvalg. 3
Fagsekretariatscheferne er organisationens faglige omdrejningspunkt. Såvel politiske udvalg som direktionen er afhængige af, at fagsekretariaterne opleves som kommunens øverste garant for faglighed og helhedsløsninger i dybden og bredden. Fagsekretariatscheferne er personaleledere for ledere og/eller ansatte i fagsekretariaterne og for virksomhedsledere. Budgetansvaret gælder både for administrativt budget og som overordnet budgetansvar for eventuelle decentrale virksomheder på området. Det vil sige at cheferne fører tilsyn med budgetoverholdelsen i virksomhederne inden for eget fagområde. Stabschefernes overordnede roller og opgaver er at varetage den tværgående servicering indenfor stabsopgaverne og at sikre udviklingen af og gennemførelsen af koncernpolitikker og projekter i organisationen. Stabscheferne skal sikre relevant dialog med eksterne myndigheder og interessenter. Stabscheferne er personaleledere for ledere og/eller ansatte i stabene og skal sikre etablering af fagligt bæredygtige og stærke miljøer. Disse miljøer servicerer og spiller sammen med fagsekretariatscheferne og understøtter direktionens strategiske arbejde og de overordnede driftsbeslutninger vedr. basale forhold som styring af økonomi, HR og planlægning etc. Fagsekretariats og stabschefer er organisatorisk ligestillede og medlemmer i lille lederforum. Virksomhedslederes overordnede roller og opgaver Kommunens decentrale enheder, som skoler, dagtilbud, ældrecentre m.v. omtales under et som virksomheder. Lederne af virksomhederne har et stor ledelsesrum og de forventes at udøve lededelse som var det deres egen virksomhed. Det forventes dog samtidigt, at virksomhedslederne ser sig selv som en del af en samlet virksomhed nemlig Vordingborg Kommune. De overordnede opgaver for virksomhedslederne er at varetage udviklings, koordinations, budgetog resultatsansvar indenfor egen virksomhed. Virksomhedslederne er personaleledere for medarbejdere og/eller evt. ledere i virksomheden. Derudover varetager virksomhedslederne samarbejdet med brugerbestyrelserne. Virksomhedsledernes budget og resultatkrav styres af en aftale, der indgås mellem dem og den relevante fagsekretariatschef. Styring og evaluering i Vordingborg Kommune Styringen i Vordingborg Kommune vil være baseret på: politisk målfastsættelse gennem aftalestyring, høj grad af decentralisering fælles løsninger hvor vi er stærkest i fællesskab som én samlet organisation tydelige mål og resultatkrav med evaluering af hvordan kravene efterleves. Vordingborg Kommunes styringsmodel er aftalestyring. Udvalgene indgår aftaler på politikområdeniveau med relevante fagsekretariatschefer og stabschefer. Fagsekretariatscheferne indgår videre virksomhedsaftaler med virksomhedslederne, der udmønter den overordnede aftale med udvalget. 4
Udviklingsaftalerne indgås mellem fagudvalget og fagsekretariats og stabschefen og indeholder økonomiske rammer og krav til mål og resultater for det kommende år. Aftalen indgås i forbindelse med budgetvedtagelsen og godkendes dermed af byrådet ved samme lejlighed. Aftalen indeholder de politiske mål og indsatsområder, der skal prioriteres det enkelte år og helt overordnede status/servicemål, der præciserer krav til serviceniveauet på området. Direktøren understøtter udvalgenes arbejde med udformningen af udviklingsaftalerne med fagsekretariats og stabscheferne indenfor området. Virksomhedsaftalerne indgås mellem fagsekretariatschefen og virksomhedslederen og udmønter de politiske mål og resultatkrav fra udviklingsaftalen på de enkelte virksomheder. Derudover kan der være særlige mål for den enkelte enhed, der inddrages. Aftalen indgås i 4. kvartal. Som opfølgning udarbejdes en årsrapport der gennemgår opnåelse af økonomi og resultatkrav. Virksomhedsplaner udarbejdes kun efter eget ønske som redskab til virksomhedens egen planlægning og forelægges ikke politisk. Styringen af opgaver hvor kommunen er stærkest i fællesskab som en samlet organisation søges løst i fællesskab. Dette gælder fx stabsfunktioner, indkøb, forsikring, bygningsdrift mv. Decentraliseringsregler og spilleregler for økonomistyring evalueres og justeres eventuelt med henblik på at sikre en gensidigt forståelig økonomiske basis for aftalestyringen. Mødestruktur Vordingborg Kommune skal være præget af åbenhed og et højt informationsniveau på alle niveauer. Information, viden og videndeling er en af grundstenene i en organisation i udvikling. Der arbejdes med følgende overordnede mødestruktur, der alle arbejder med åbne og tilgængelige dagsordener og referater: Direktionsmøder ugentligt møde med kommunaldirektør og direktører. Direktionen drøfter udvikling og koordination og træffer beslutning i en række konkrete sager indenfor den administrative organisation og om indstillinger til den politiske organisation. Lille lederforum Direktion, fagsekretariats og stabschefer. Lille lederforum er et strategisk forum, hvor der drøftes emner af overordnet, tværgående og ledelsesmæssig karakter. Formålet med mødet er gensidig orientering, dialog, inddragelse og koordinering mellem områderne. Stort lederforum Direktion, fagsekretariats, stabschefer og virksomhedsledere Stort lederforum er et forum, hvor der gives information og gennemføres drøftelser med relevans for hele organisationen. Chefmøder cheferne indenfor hvert direktørområde indgår i en chefgruppe med direktøren som leder Møderne bruges til informationsformidling koordination indenfor området, samt ledelsessparring. Ledermøder på områder med flere sideordnede virksomhedsledere nedsættes ledermødestrukturer med henblik på at understøtte et højt informationsniveau og grundlag for videndeling blandt ledere og medarbejdere indenfor eget område Der sikres for alle områder en informationsformidling hvor relevant information formidles enkelt og hurtigt og hvor informationsopgaven prioriteres. 31. maj 2010 Randi Jakobsen 5