Handlingsplan - for omstilling og tilpasning af psykiatri-, handicap og hjerneskadeindsatsen for voksne. Indledende bemærkninger Denne handlingsplan fremlægges med baggrund i Social- og Sundhedsudvalgets beslutning af 12. oktober, hvor udvalget anmodede Social og Sundhed om at udarbejde en handlingsplan der kunne sikre et budget i balance på psykiatri, handicap- og hjerneskadeområdet (herefter PHH-området). Afsættet for handlingsplanen er en betydelig vækst i tilgangen af nye brugere, og en betydelig udgiftsudvikling som følge af, at der bliver flere nye brugere, at udgiften pr. bruger, er stigende bl.a. som følge af fald i funktionsevner og som følge af tilgang af et antal meget dyre sager der i sig selv øger gennemsnitsprisen pr. bruger i psykiatri og handicap. Udgiftsudviklingen for de ca. 1000 brugere der modtager en psykiatri-, handicap- eller hjerneskadeydelse fra Holstebro Kommune, er steget kraftigt fra 2008-. I 2009 steg udgifterne således med 15 mio. kr. i forhold til regnskab 2008. I er udgifterne steget med 26,5 mio. kr. i forhold til regnskab 2009. Fortsætter denne udgiftsudvikling i samme spor, vil nedenstående udgiftsudvikling kunne blive en realitet. I så fald ville regnskabet for ende med et mérforbrug på 38 mio. kr. Fremskrivning af vækstforløb i med afsæt i udgiftsudviklingen i 2008-, handicap og psykiatri til voksne i Holstebro Kommune 40.000.000 35.000.000 30.000.000 25.000.000 20.000.000 15.000.000 10.000.000 5.000.000 0 31/12, 31/12, 31/12, 2009 1 2 3 Serie2 Serie1 Tabellen nedenfor beskriver udviklingen i udgiftsniveauet på PHH-området: Regnskab 2007 Regnskab 2008 Regnskab 2009 Forv. regnskab STU (Særlig Tilrettelagt Uddannelse) 100 1.093 2.673 3.759 Handicap, hjemmevejledning, botilbud og personlige. 100 103 110 127 Hjælperordning Handicap, dagtilbud 100 109 121 113 Psykiatri, hjemmevejledning og botilbud 100 132 144 149 Psykiatri, dagtilbud 100 80 76 63 SUM 100 114 125 134 Version 5. januar Side 1
Udgiftsudviklingen er i hovedsagen forårsaget af: Ændrede funktionsniveauer hos nogle af brugerne. Øgede gennemsnitlige enhedsomkostninger i brugergruppen. Øget tilgang af brugere. I 2009 var der således en nettotilgang på 64 brugere og der har i været en nettotilgang på 65 brugere; det vil sige at der er knap 130 flere brugere på voksenområdet ved udgangen af end der var ultimo 2008 som får et tilbud i Holstebro Kommune. I alt er der 737,5 helårsbrugere på PHH-området, hvilket i realiteten dækker over mere end 1000 personnumre, eller knap ca. 1,3 % af befolkningen. Handicap tilgang i 2009 og Antal ind i 2009 Antal ud i 2009 Helårsbrugere i 2009 Antal ind i Antal ud i Helårsbrugere i Handicap tilbud placeret udenfor Holstebro Kommune 51,0 22,0 185,5 42,5 18,0 210,0 Handicap tilbud placeret i Holstebro Kommune 42,5 22,0 269,5 39,0 23,5 285,0 Handicap tilbud i alt: 93,5 44,0 458,0 78,5 41,5 495 Psykiatri tilgang i 2009 og Antal ind i 2009 Antal ud i 2009 Helårsbrugere i 2009 Antal ind i Antal ud i Helårsbrugere i Psykiatri tilbud placeret udenfor Holstebro Kommune 10,0 12,5 61,5 8,0 3,0 66,5 Psykiatri tilbud placeret i Holstebro Kommune 78,0 22,0 154,0 68,0 46,0 176,0 Psykiatri tilbud i alt: 88,0 44,0 215,5 76,0 49,0 242,5 Samlet sum handicap + psykiatri i 2009 og Antal ind i 2009 Antal ud i 2009 Helårsbrugere i 2009 Antal ind i Antal ud i Helårsbrugere i Tilbud i alt: 181,5 117,0 673,5 154,5 90,5 737,5 Der er altså kommet en tilgang af helårsbrugere på 2 år svarende til 17,4 %, hvilket grafisk er illustreret i nedenstående tabel Udviklingen i antal brugere fra 2008- på PHH-området, voksne i Holstebro Kommune 800 700 600 Antal brugere 500 400 300 200 100 0 2008 2009 Udgiftsniveau sammenlignet med andre kommuner Version 5. januar Side 2
I en sammenligning mellem Horsens, Randers, Silkeborg, Herning, Skive, Viborg og Holstebro kommuner viser nedenstående tabel, at Herning og Holstebro ligger på det laveste udgiftsniveau, men til gengæld udviser en betydelig stigning fra dette lavere niveau i perioden fra 2007 til 2009 Kr. pr. indbygger 4.000 3.500 3.000 2.500 2.000 1.500 1.000 500 0 2007 2008 2009 Horsens Randers Silkeborg Herning Holstebro Skive Viborg De samme tal er nedenfor vist år for år i det faktiske gennemsnitlige udgiftsniveau pr. indbygger: Horsens Randers Silkeborg Herning Holstebro Skive Viborg 2007 2.282 2.592 2.337 1.671 1.643 2.505 2.054 2008 2.377 3.344 2.542 1.663 1.723 2.483 2.044 2009 2.486 2.525 2.369 2.015 2.033 2.465 2.443 Nedenfor er tallene indekseret med Holstebro Kommunes årlige udgift = indeks 100 Horsens Randers Silkeborg Herning Holstebro Skive Viborg 2007 139 158 142 102 100 152 125 2008 138 194 148 97 100 144 119 2009 122 124 117 99 100 121 120 Beregning af et forventet regnskab for. En af de øvelser der er gjort i forbindelse med udarbejdelsen af denne handlingsplan, er at give et gennembearbejdet bud på et forventet regnskab ud fra den kendte brugergruppe. Overslag over forventet regnskab (vurdering foretaget primo december ) Det forventede regnskab : 202.000.000 Virkningen i af de besparelser der indgår i det vedtagne budget i forhold til det faktiske forbrug i : -12.000.000 Helårs økonomisk gennemslag i af de nye brugere (nettotal), der er tilgået 15.000.000 i. Mérudgift i for eksisterende brugere fra, pga. fald i funktionsniveau 3.700.000 Forventet tilgang af nye brugere i ved en meget stram visitation 5.400.000 Forventet forbrug 214.100.000 Det korrigerede budget i - 183.400.000 Forventet mérforbrug uden korrektion af serviceniveau og ændret opgaveløsning: 30.700.000 Version 5. januar Side 3
Ovenstående er således udgangspunktet, idet det forventede regnskab for ved en stram visitation, men med uændret opgaveløsning og uændret serviceniveau, må forventes at lande på 214,1 mio. kr. Dette vil blive 30,7 mio. kr. mere end det budgetlagte, idet budgettet for er på 183,4 mio. kr. Udfordringen for er altså at reducere udgifterne på PHH-området med 30,7 mio. kr. Dette vil blive en meget, meget stor udfordring set med mange forskellige indfaldsvinkler. I hovedtræk vil de 30,7 mio. kr. skulle findes ved: At mindske gennemsnitsomkostningerne på tilbudssiden. Det handler om at kunne udvikle eksisterende tilbud og udvikle nye tilbud, der - med andre metoder og indfaldsvinkler - kan skabe god service for brugerne, men med et lavere omkostningsniveau end hidtil. At skabe initiativer der kan mindske tilgangen til tilbuddene. Det vil således være en stor udfordring at kunne reducere væksten i antal helårsbrugere, der fra 2009 til på handicapområdet har ligget på 9,1 % og på psykiatriområdet på 11,0 %. At øge antallet af brugere der kan være mere selvhjulpne eller som kan få tilbud der er i grænselandet mellem det specialiserede område og normalområdet. Ligeledes kan det omfatte udvisiteringer af brugere samt revisiteringer af brugere til andre billigere foranstaltninger. Den bebudede omlægning af indsatsen på PHH-området vil kræve meget af ledelse og medarbejdere såvel i Psykiatri & Handicap som i Visitation & Rådgivning. Bl.a. forudsætter gennemførelsen af handlingsplanen at et meget stort antal PHH-sager gennemgåes og at der foretages revisitationer i et stort antal sager. Ligeledes vil omlægningen kræve meget i forhold til at kunne udvikle nye tilbud og i forhold til at kunne omlægge driften i forhold til eksisterende tilbud. Kommunikativt er en omlægning af indsatsen på PHH-området også udfordrende. En omlægning af driften vil hurtigt kunne betragtes som en forringelse af indsatsen, alene fordi udgiften pr. gennemsnitsbruger, vil være faldende. Men der er de facto ikke nogen dokumentation der giver grundlag for at konkludere sådan blot ud fra et økonomisk parameter. En række andre parametre skal naturligvis også indgå i en vurdering af, hvor godt et tilbud er for brugeren: Hvor meget kan brugeren selv bestemme, kommer hjælpen på de tidspunkter den skal, er brugeren tilstrækkelig godt involveret i at udvikle tilbuddet? Hvor intensiv en hjælp er der behov for, - hvornår og hvordan? Denne handlingsplan tager det udgangspunkt, at der skal leveres god service til brugerne, men samtidigt er det nødvendigt at arbejde på andre måder, som gør det muligt at kunne give brugerne god service. Der vil også implicit i denne handlingsplan indgå, at der er behov for at foretage anderledes afvejninger af hvad der er en specialiseret indsats, og hvad der er indsatser der foregår indenfor normalområdet. Dermed kan der også være indsatser der i dag foregår som en specialiseret indsats, der i realiteten slet ikke er så specialiseret, men måske snarere med fordel for såvel bruger som kommune kunne rummes indenfor et normalområde. Endelig er det naturligvis vigtigt, at omlægningen foregår med hjertet på rette sted, og at omlægningen foregår i et godt samspil med brugere, pårørende, Handicaprådet, handicaporganisationer og faglige organisationer og naturligvis med medarbejdere og ledere i Holstebro Kommune. Version 5. januar Side 4
Den faktiske udfordring i bliver på 30,7 mio. kr. for at få budget og regnskab til at balancere i. Hertil kommer 22 mio. kr. (som er underskuddet på regnskab ) som der ligeledes skal anvises finansiering for. Skal alle udgifter således finansieres i, betyder det, at der er en samlet økonomisk udfordring på knap 51 mio. kr. i. Da de økonomiske og indsatsmæssige udfordringer på Ældreområdet også vil blive meget store i (bl.a. på grund af behovet for omlægning af tilbud, nedlæggelse af plejeboliger, besparelser på hjemmesygeplejen og håndtering af effekterne af den 10 % besparelse der kommer på sygehusområdet fra starten af ), ligge det ikke blot lige for at finansiere udgifterne på det specialiserede socialområde i via kompenserende besparelser på Ældreområdet. Derfor foreslås det, at der udarbejdes en særskilt handlingsplan for afvikling af gælden på de 22 mio. kr. denne indgår ikke i nærværende handlingsplan endsige i provenuberegningen i afsnit 11. Endelig skal der ved tilrettelæggelsen af denne handlingsplan være skarp opmærksomhed på: Den tidsmæssige forskydning der naturligt vil opstå i løbet af med hensyn til, hvordan de iværksatte omlægningerne i driften vil kunne aflæses på bundlinjen. Indtægtssiden, fordi der kan forventes mindre efterspørgsel efter Holstebro Kommunes PHHtilbud (på samme måde som Holstebro Kommune vil efterspørge færre tilbud i andre kommuner og i regionen) At ikke alle gennemsnitsudgifter kan nedbringes, da Holstebro Kommune er afhængig af den takst, der er fastlagt og dermed skal betales i andre kommuners og regionens tilbud. At kunne hjemtage så mange borgere fra midlertidige tilbud i andre kommuner og i regionen, som det er muligt. At kunne udvikle så mange tilbud som det er muligt og hensigtsmæssigt i Holstebro Kommune. Handlingsplanen vil indeholde følgende afsnit: 1. Målsætning for en ændret indsats på psykiatri, handicap og hjerneskadeområdet (PHH) 2. Serviceniveau 3. Økonomistyring / økonomisk genopretning 4. Visitationspraksis 5. Eksisterende tilbud og nye løsningsmuligheder 6. Lovgivning og ankepraksis 7. Organisation, fagkultur og administrativ styring 8. Dokumentationspraksis 9. Fokus på indtægtssiden 10. Kommunikation og dialog 11. Samlet projektoversigt provenuberegning Version 5. januar Side 5
Afsnit 1: Målsætninger for ændret indsats Der fastlægges konkrete mål for den indsats, der skal bringe indsats og økonomi i balance i løbet af. Der indledes med dialog med ledelsespersoner, og sagen drøftes endvidere med medarbejdere og i Social- og Sundhedsudvalg. Endvidere tages sagen op til drøftelse med Handicapråd, faglige organisationer og repræsentanter for pårørende og brugere. Forslag til målsætning for indsatsen der skal bringe balance mellem indsats og økonomi på det specialiserede socialområde i : a) Udgiftsniveauet skal nedbringes med 25,3 mio. kr., for at det overhovedet er muligt at overholde budgettet i med de eksisterende brugere, der i dag modtager tilbud. b) Derudover skal der skabes et økonomisk råderum på 5,4 mio. kr. i, som gør det muligt at kunne finansiere nye brugere i løbet af. c) Endelig skal der findes et beløb på ca. 22 mio. kr. som vedrører det faktiske merforbrug i. Der udarbejdes en særskilt handlingsplan for afvikling af gælden hen over og. Midlerne hertil er at: Nedbringe gennemsnitsudgifterne for tilbud og sager på hjerneskade, psykiatri og handicapområderne Nedbringe antal sager ved: o En øget udvisitering o En mindsket indvisitering o Ved at afklare, på hvilket afdelings- og indsatsområde de enkelte sager de facto skal være placeret. Revisitere et større antal sager med henblik på mindsket indsats og/eller økonomisk billigere indsats ved at fastlægge et strammere visitationsniveau. Hjemtage så mange borgere til egne tilbud som det er hensigtsmæssigt og muligt blandt de 150 personer, som Holstebro Kommune har hjemtaget handlekompetencen på. Skabe det fornødne antal pladser og den fornødne omstilling i Psykiatri og Handicap og evt. i andre afdelinger i Holstebro Kommune til det antal borgere der hjemtages. Pladserne skal finansieres indenfor det eksisterende visitationsbudget, og gennemsnitsudgifterne pr. plads skal nedbringes i forhold til nuværende niveau. Optimere anvendelsen af den eksisterende sagsbehandlerkapacitet i Visitation & Rådgivning, så det nødvendige flow kan sikres, for at få gennemført revisitationer og udvisiteringer samt de nødvendige nyvisiteringer i. Derfor skal det afklares, hvorledes der kan findes mere smidige visitations- og revisitationsprocedurer i de mindst komplicerede sager. Ændre incitamentsstrukturer (dette vil blive en langsigtet løsning). Fastlægge et ændret politisk serviceniveau. Gøre det muligt at kunne opretholde en god dialog med brugere, pårørende, medarbejdere, ledere og interesseorganisationer og faglige organisationer. Version 5. januar Side 6
Budgetsansvaret hos hhv. Visitation & Rådgivning, hhv. hos Psykiatri & Handicap er entydigt fordelt således: Visitation & Rådgivnings budgetansvar er = det samlede budget til psykiatri, handicap og hjerneskadeområdet = 183,4 mio. kr. Dette er det beløbsmaksimum, som Visitation & Rådgivning løbende kan købe for og disponere over. Psykiatri & Handicaps budgetansvar er = det samlede driftsbudget som der er bestilt ydelser for fra Visitation & Rådgivning. Driftsbudgettet vil derfor kunne svinge over et år, og fra år til år. Udgangspunktet er, at der er bestilt ydelser for knap 100 mio. kr. i Psykiatri & Handicap ud af den samlede købekraft på 183,4 mio. kr., der ligger i Visitation & Rådgivning. De opstillede mål får bl.a. følgende konsekvenser: Der iværksættes aktivitetsbaseret finansiering af hjemmevejledningen (som det kendes i hjemmeplejen). Dvs. at der skal defineres en samlet maksimum timeramme, som Visitation & Rådgivning kan købe hjemmevejledning for, som svarer til den nuværende økonomiske ramme til hjemmevejledning. Der tages udgangspunkt i. Når dette er gjort, fastlægges der et mål for, at rammen nedbringes med en reduceret timeramme for i forhold til timerammen i ; derefter bliver dette det fastlagte antal timer der maksimalt bliver til rådighed i. På den korte bane betyder den meget stramme budgetsituation endvidere, at forebyggende og investerende foranstaltninger bliver nedprioriteret i. Behovet for at trække bevillinger tilbage, som allerede er givet, kan komme på tale i de tilfælde, hvor det overhovedet er muligt. Dette bliver i givet fald en politisk beslutning i sådanne situationer. Genopretningen af økonomien kommer til at kræve, at der kan ske hurtig omstilling til nye tilbud. Derfor er det vigtigt at kunne få sikre hurtig håndtering af byggesager mv., som omstillingen på PHH-området måtte blive afhængig af. Snitfladerne i forhold til andre afdelinger og forvaltningers foranstaltninger er yderst nødvendige at afklare løbende. Bl.a. Sociale Tilbud og Ældreområdet. Sidstnævnte kan betyde, at eksisterende pladser på Ældreområdet skal omdefineres, så de kan indeholde borgere der er i gråzonen mellem psykiatri og handicap, og ældreområdet / normalområdet. Godkendelse af handlingsplan, herunder af mål for økonomisk genopretning på PHH-området Nedsættelse af Styregruppe på PHH-området Iværksættelse af aktivitetsbaseret budgetstyring af hjemmevejledningen Version 5. januar Side 7
Afsnit 2: Serviceniveau Dette afsnit handler om den politiske fastlæggelse af et ændret politisk serviceniveau og en efterfølgende omsætning af dette i praksis. Der foreligger politisk godkendte kvalitetsstandarder for: Hjemmevejledning Længerevarende døgntilbud Midlertidige døgntilbud Beskyttet beskæftigelse Aktivitets- og samværstilbud Der mangler således kun kvalitetsstandarder for STU-området. Der foreslås følgende initiativer knyttet til dette afsnit om omlægning af serviceniveauet: Med udgangspunkt i de eksisterende kvalitetsstandarder, præsenteres Social- og Sundhedsudvalget for konkrete sager indenfor hvert funktionsniveau med det sigte at redefinere serviceniveauet. Det beskrives via konkrete sager - hvad der tilbydes i dag, og hvad der kan tilbydes med et reduceret serviceniveau. Indenfor hvert enkelt indsatsområde, er brugerne defineret indenfor 5 eller nogle af de 5 fastlagte funktionsniveauer. Efter den politiske behandling af serviceniveauet udarbejdes der beskrivelse / notat der beskriver det fremtidige serviceniveau. Det fremtidigt definerede serviceniveau kommunikeres til a) ledere og medarbejdere, b) handicapråd og faglige organisationer og c) brugere og pårørende. Der skal udarbejdes et estimat / en prognose for, hvor stor en nettotilgang af brugere der vil komme i herunder hvor mange nye brugere der vil komme fra børne- og ungeområdet. Estimatets størrelse vil være præget af omlægningerne PHH-området sådan at det afspejler et tilpasset serviceniveau. Fastlægge kvalitetsstandard på STU-området Udarbejdelse af nyt estimat / ny prognose for nettotilgang af brugere i Oplæg til nedjusteret serviceniveau til SOSU: Godkendelse af nyt serviceniveau Udmelding om nyt serviceniveau Version 5. januar Side 8
Afsnit 3: Økonomistyring / økonomisk genopretning Dette afsnit handler om iværksættelse af en stram og præcis økonomisk opfølgning og styring på omstillingsindsatsen på PHH-området. Afsnittet handler endvidere om, hvorledes der sikres økonomisk genopretning på PHH-området. Der vil blive tale om udarbejdelse af mere specificerede oversigter, end de, der nu er til rådighed. Med henblik på at kunne måle udviklingen i indsatsen, tages der udgangspunkt i brugergruppen ultimo samt i budget. Omfanget af indsatsen skal tilpasses budgettallet. Der fastlægges konkrete mål (både kr. og antal brugere) for nedbringelse af omkostningerne på de forskellige indsats- og foranstaltningsområder. Der vil blive udarbejdet månedlige specificerede budgetopfølgninger. Der vil blive udarbejdet specificerede oversigter over brugergruppen, fordelt på diverse tilbudstyper, samt tilbud placeret i Holstebro Kommune og udenfor Holstebro Kommune. Ud fra denne oversigt bliver det muligt at fastlægge realistiske økonomiske mål for hver enkelt borgergruppe i forhold til økonomisk provenu på de pågældende indsatsområder. Oversigterne revideres månedligt med fokus på antal brugere, omkostninger pr. bruger og gennemsnitsomkostninger. Der skal skabes en forbedret ledelsesinformation, således at overblikket forbedres. Der foretages en løbende opfølgning af den økonomiske genopretning i løbet af. Der er fokus på økonomisk vurdering af nye tiltag inden de igangsættes. Der udarbejdes en specificeret oversigt over omkostningsniveauet på de enkelte foranstaltningstyper og målt op i forhold til forskellige funktionsniveauer. Fastlægge mål for nedbringelse på forskellige indsats- og foranstaltningsområder Model for mere detaljeret budgetopfølgning Udarbejdelse af model for ledelsesinformation (til Social- og Sundhedsudvalg og ledelse) Udvikling af specificerede oversigter Regneark til sagsbehandlerne der specificerer udgifter og antal brugere Regneark til brug for visitationsmøderne der løbende kan vise forbrug på årsbasis af konkrete beslutninger Projektoversigt og økonomisk vurdering af nye tiltag og omlægning af tilbud. Version 5. januar Side 9
Afsnit 4: Visitationspraksis Dette afsnit handler om, hvorledes visitationen kan tilpasses, således at den virker mest hensigtsmæssig i forhold til at sikre en mindskelse af udgiftsniveauet og samtidigt kan øge udviklingen af antal tilbud på PHH-området i Holstebro Kommune. Visitationspraksis tilpasses i forhold til det nye serviceniveau. Der fastlægges følgende økonomiske ramme for visitationen: Da der er en økonomisk ramme til nye brugere på 5,4 mio. kr., kan der ved 26 visitationsmøder pr. år maksimalt anvendes 207.700 kr. i gennemsnit pr. visitationsmøde til nye brugere + 142.300 kr. i gennemsnit til revisitation af eksisterende brugere altså i alt 350.000 kr. pr. møde. Visitation & Rådgivning skal naturligvis tage højde for, hvor stor en økonomisk helårsvirkning nye og revisiterede brugere medfører. Store gennemslag af udgifter i som følge af udgifter der visiteres i, vil give tilsvarende store økonomiske udfordringer i og efterfølgende år. Dette forudsætter naturligvis, at der skabes en økonomisk ramme svarende til 5,4 mio. kr. til nye brugere via omlægninger, færre indvisiteringer, nedbringelse af gennemsnitsudgifter, øget udvisitering, revisiteringer til tilbud der er mindre omkostningskrævende samt nedlæggelse af tilbud. Visitationen vil fremadrettet basere sig på en strammere behovsvurdering. Det nuværende visitationsudvalg omlægges fremadrettet, således det bliver mere præcist hvornår der er tale om dialog og tilbud, og hvornår der træffes egentlige visitationsbeslutninger; dette foretages udelukkende af ledelsen. Økonomi & Analyse i Social og Sundhed inddrages som medlem af visitationsudvalget, og inddrages løbende til støttefunktion for Visitation & Rådgivning ved udarbejdelse af økonomiopgørelser og økonomisk konsekvensberegning af konkrete visitationsbeslutninger. Der udarbejdes regneark for såvel -virkningen som den forventede -virkning af visitationsbeslutninger. De kommunale leverandører inddrages løbende med henblik på at finde konkrete nye tilbud / oprette nye tilbud placeret i Holstebro Kommune. I konkrete tvivlstilfælde vil sager blive forelagt direktøren. Visitationsforløb vil i det fremadrettede være båret af nedenstående principper: Løbende inddragelse af brugeren i dialog og forløb Faglig udredning af sagerne (behovsvurdering) Ledelsen i Visitation og Rådgivning foretager en foreløbig vurdering af sag Ledelsen i Visitation og Rådgivning foretager en samlet faglig, tilbudsmæssig og økonomisk visitation = bestilling og accept til leverandøren Handleplan færdiggøres af sagsbehandler Tilbud iværksættes Løbende inddragelse af leverandører, primært Psykiatri & Handicap Version 5. januar Side 10
Visitationsforløbet skal beskrives nærmere, og da visitationsproceduren forventes at udvikle sig over tid, forventes det også at der bliver en løbende justering af beskrivelsen af visitationsproceduren. Fastlæggelse af visitationsforløbet Fastlæggelse af visitationsudvalgets sammensætning og indbyrdes rollefordeling Definition af visitationsudvalgets opgaver Udarbejdelse af administrative spilleregler for visitationsforløb Oplæg til vurdering af model for ny bevillingspraksis til STU til forelæggelse for Styregruppen Afklaring af hvorledes der arbejdes i overgangsperioden, inden der er skabt provenu på 5,4 mio. kr. til nye brugere Version 5. januar Side 11
Afsnit 5: Eksisterende tilbud og nye løsningsmuligheder Dette afsnit handler om, hvilke nye tilbud der kan etableres for at skabe en omlægning af indsatsen i PHH, samt hvilke eksisterende tilbud der kan omlægges til andre løsningsmuligheder. Eksisterende tilbud beskrives mht. pris, indhold, omfang mv. Beskrivelse af tendenser i fremtiden med afsæt i hidtidige forløb og de fremtidige situationer der kan øjnes. Hvilke helt centrale tendenser kan vi se i udviklingen fra 2008 og frem. På baggrund af de reviderede serviceniveauer udarbejder Psykiatri & Handicap de relevante og nødvendige ydelsesbeskrivelser. Behovet for nye tilbud afdækkes og beskrives af Visitation & Rådgivning; der afleveres bestillingsseddel til Psykiatri & Handicap. Der fastlægges procedure for, på hvilket beskrevet, formelt grundlag, at nye tilbud etableres; dette inkluderer altid en økonomisk vurdering foretaget af Økonomi og Analyse. Det afdækkes, hvorledes der indenfor den eksisterende økonomiske ramme skabes økonomi til nye tilbud. Dette kan kun ske ved at minimere gennemsnitsomkostningerne i eksisterende tilbud og ved at skabe mindre omkostningstunge løsninger end de, der kan købes i andre kommuner. Der udarbejdes prioriteret projektoversigt over arbejdet med nye projekter. Afdækning af praksis i forbindelse med overtagelse af sager fra børne- og ungeområdet. Udfordringen er bl.a. hvordan man laver planlægning på psykiatri-, handicap- og hjerneskadeområderne. Dette kan bl.a. ske ved at udarbejde karakteristika på de brugergrupper vi betjener. Med afsæt i dette kan vi udarbejde en analyse der viser, hvilke forventede udviklingsforløb / udviklingstræk der knytter sig til de enkelte brugergrupper. Vi skal f.eks. kunne tegne billeder på, hvorledes brugergrupperne ser ud i 2015 og dermed kunne sige mere end blot noget om tendenser der skal tal på med henblik på at beskrive det forventede udviklingsbehov og de deraf manglende tilbud samt hvilke tilbud der skal nedjusteres i fremtiden.. Eksisterende tilbud beskrives mht. pris, indhold og omfang Beskrivelse af fremtidige tendenser på PHH-området Udarbejdelse af ydelsesbeskrivelser Behovs- og kravdefinition til nye og ændrede tilbud udarbejdes af Visitation & Rådgivning Fastlæggelse af administrativ procedure for bestilling af ydelser i Psykiatri & Handicap Projektoversigt og økonomisk vurdering af nye tiltag og omlægning af tilbud. Afklaring af snitflader mellem PHH-området og ældreområdet samt sundhedsområdet Afklaring af procedurer i forbindelse med overtagelse af sager fra børne- og ungeområdet. Version 5. januar Side 12
Afsnit 6: Lovgivning og ankepraksis Udarbejde et katalog over lovgivning og lovpraksis samt ankepraksis på de enkelte områder der er defineret af 1) kvalitetsstandarderne og 2) servicebeskrivelserne. For løbende at have fokus på ankepraksis inddrages Juridisk Team i Holstebro Kommune. Socialog Sundhedsudvalget involveres i overvejelser om mere overordnede stramninger af visitationspraksis, og holdes løbende orienteret om ankepraksis. Godkendelsesprocedure: Håndtering i forhold til tilbudsportal m.v. Udarbejdelse af katalog over lovgivning samt lov- og ankepraksis Aftale om inddragelse af juridisk team Godkendelsesprocedure i forhold til tilbudsportal Version 5. januar Side 13
Afsnit 7: Organisation, fagkultur og administrativ styring Den økonomiske styring bliver et vigtigt parameter for visitation og drift af det specialiserede socialområde i og efterfølgende år. Der skal allerede fra starten af iværksættes nye initiativer ligesom eksisterende initiativer skal fortsættes indenfor organisation, administrativ styring og i udviklingen af de faglige kulturer. Der iværksættes løbende møder mellem Visitation & Rådgivning og Psykiatri & Handicap med henblik på at implementere de nye politisk fastlagte serviceniveauer. Der nedsættes en styregruppe bestående af chefen for Visitation & Rådgivning, Psykiatri & Handicapchefen, sektionslederen for Økonomi & Analyse og direktøren for Social og Sundhed. Denne gruppe: o Afholder med faste tidsintervaller projektopfølgningsmøder, hvor der følges op på handleplanen og på de specificerede projektplaner, der udarbejdes i tilknytning til denne handleplan for PHH-området. Der iværksættes løbende kulturudviklingsprojekter i hhv. Visitation & Rådgivning, hhv. i Psykiatri & Handicap. Der etableres møder henover året om PHH-handlingsplanens implementering mellem direktøren + respektive chefer og: o Lederne i Psykiatri & Handicap o Sagsbehandlergruppen i Visitation & Rådgivning o Tillidsrepræsentanterne på PHH-området Nedsættelse af styregruppe på PHH-området Iværksættelse af kulturudviklingsprojekter Møder mellem direktør + chef og relevante mødefora om PHHhandlingsplan Version 5. januar Side 14
Afsnit 8: Dokumentations- og evalueringspraksis Nye måder at drive tilbud på, og etableringen af helt nye tilbud giver et naturligt og klart behov for at vurdere og evaluere, at nye måder at løse opgaverne på også giver gode og tilfredsstillende tilbud og resultater. Dette bliver nødvendigt at dokumentere og evaluere for at sikre, at vi er på rette vej. Ligeledes er der behov for at sikre medarbejdernes medspil og involvering i omstillingsarbejdet. For at løsningerne kan blive gode for brugerne, skal medarbejderne have en reel oplevelse af, at løsningerne foregår på et tilfredsstillende og seriøst grundlag. Dette giver grundlag for at fastholde et godt arbejdsmiljø, og er et vigtigt grundlag for at kunne opretholde et lavt sygefravær. Der arbejdes med dokumentation og evaluering af nye løsninger i opgaveløsningen / tilbuddene. Derfor fastlægges det, på hvilke områder der skal iværksættes konkret dokumentation og evalueringer i løbet af. Med afsæt i en struktureret og målrettet proces for at sikre en minimering af sygefraværet og en udvikling af arbejdsmiljøet og medarbejdertilfredsheden, iværksættes målinger af medarbejdertilfredshed og af sygefravær. Udpegning af områder, hvor der skal fastlægges dokumentation og evaluering på Iværksættelse af dokumentationsarbejdet og evalueringer Måling af medarbejdertilfredshed og sygefravær Version 5. januar Side 15
Afsnit 9: Fokus på indtægtssiden Tendensen i alle kommuner går i retning af at etablere så mange relevante tilbud i egen kommune som det er muligt og hensigtsmæssigt. Dette vil medføre stor usikkerhed i løbet af med hensyn til, hvor stor en belægning og efterspørgsel der vil være fra andre kommuner på Holstebro Kommunes tilbud. Udviklingen af nye tilbud vil tage tid, og derfor er det sandsynligt, at en stor del af de tilbud der udvikles i andre kommuner først vil få gennemslag på en mindsket indtægt i Holstebro Kommune i løbet af. Men der vil allerede i løbet af bliver et fald i efterspørgslen. Derfor er der behov for en tæt og reel dialog med andre kommuner der i dag gør brug af Holstebro Kommunes tilbud. Dialogen skal både handle om, hvorledes Holstebro Kommune skal dimensionere sine eksisterende tilbud i forhold til et fremtidigt (mere begrænset) eksternt efterspørgselsmønster. Dels skal dialogen også handle om at der sker en udvikling af tilbud for at gøre dem mere eftertragtelsesværdige. Et fald på indtægtssiden kan blive fatalt for Holstebro Kommune, hvis der ikke i tide sker en korrektion af indsatsen til en mindsket efterspørgsel. Derfor er det vigtigt at holde godt øje med udviklingen i andre kommuners køb af pladser i Holstebro Kommune. Dialog med andre kommuner om købsmønstret i (og i ) Overvågning af indtægtssiden Version 5. januar Side 16
Afsnit 10: Kommunikation og dialog Både i den politiske optik og set fra forvaltningens side er det vigtigt, at forandringen af indsatsen på PHH-området sker i en god dialog med omgivelserne. Det er således vigtigt: At brugerne af tilbud og nye brugere får mulighed for at indgå i udviklingen af tilbuddene At pårørende får mulighed for at kunne deltage i udviklingsaktiviteter At der sammen med handicaporganisationer, medarbejderrepræsentanter, faglige organisationer og Handicaprådet udarbejdes en overordnet strategi for, hvor udviklingen på PHHormådet skal bevæge sig hen. Dialogen er således nødvendig og ønskelig, fordi den både giver mulighed for nye vinkler på eksisterende og nye løsninger. Desuden er det rigtigt og vigtigt at der er en tæt dialog mellem de mange involverede aktører på PHH-området om de forandringer der skal ske på området og hvorfor det sker, samt taler sammen om hvordan det kan ske. Herunder er bruger- og pårørendeinvolvering i udviklingsforløbene meget væsentlig. Der udarbejdes køreplan for kommunikations- og dialogprocessen. Udarbejdelse af dialog- og kommunikationskøreplan Dialogforløb mellem forskellige aktører indbyrdes Formelle kontakter og møder gennem omstillingsprocessen Kommunikation om omstilingsprocessen. Version 5. januar Side 17
Afsnit 11: Provenueberegning. I vedlagte bilag 1 er beskrevet en række besparelser og omlægninger af indsatsen på PHHområdet, som vil forudsætte en vedtagelse af et ændret serviceniveau, således at det vedtagne budget på driftsområdet vil kunne overholdes. Bilag 2 er en oversigt over alle reduktionsforslag (netto) fra bilag 1. Version 5. januar Side 18