ÅRHUS KOMMUNE - Borgmesterens Afdeling Den Økonomiske Forvaltning - Rådhuset - 8100 Århus C

ÅRHUS KOMMUNE - Borgmesterens Afdeling Den Økonomiske Forvaltning - Rådhuset - 8100 Århus C INDSTILLING Til Århus Byråd Den 9. maj 2005 via Magistraten Tlf. nr.: 8940 2104 Jour. nr.: M0/2004/03090-011 Ref.: LS Evaluering af indkøbspolitik og indførelsen af e-handel i Århus Kommune 1. Resume På baggrund af de hidtidige erfaringer siden vedtagelsen af indstillingerne vedr. indførelse af e- handel i Århus Kommune (den 4. december 2002) og Århus Kommune nye indkøbspolitik (22. oktober 2003) gennemføres der med indstillingen en evaluering af indkøbsområdet. Dels i forhold til status og nytteværdier forbundet med e-handel og den nye indkøbspolitik, og herudover også en gennemgang af status vedr. en række andre emner knyttet til kommunens indkøb - miljø, økologi og etik. Implementeringen af den nye indkøbspolitik og realisering af kommunens stordriftsfordele på indkøbsområdet er en længerevarende proces. Da evalueringen gennemføres på et tidspunkt, hvor politikken kun har eksisteret i lidt over et år, kan der på den baggrund ikke gives noget endeligt bud på effekterne. I evalueringen peges dog på en række forhold som indikerer, at den nye indkøbspolitik virker efter hensigten. Vedrørende indførelsen af e-handel i kommunen, så vurderes det generelt, at Århus Kommune er kommet langt med indførelsen af e-handel. Indførelsen har dog ikke kunnet gennemføres med den hastighed som oprindeligt var planlagt på bestillingssiden. På betalingssiden er der i forlængelse af Lov om Offentlige Betalinger overgået til elektronisk afregning pr. 1. februar 2005 - herunder bl.a. modtagelse af elektroniske fakturaer fra kommunens leverandører. Af flere årsager er det dog endnu 1

for tidligt at vurdere på effektiviseringsgevinsterne ved e-handel, og herunder de elektroniske fakturaer. Det foreslås på den baggrund i indstillingen, at arbejdet med at vurdere udmøntningen af Lov om Offentlige Betalinger udsættes indtil forudsætningerne for behandling af elektroniske fakturaer er på plads i hele kommunen. Herudover foreslås der i indstillingen en række andre tiltag, præciseringer og prioriteringer med relevans for det videre arbejde med at implementere den nye indkøbspolitik og indføre e-handel i kommunen. 2

2. Tidligere beslutninger Byrådet vedtog den 8. juni 2000 en ny IT-strategi for Århus Kommune og virksomhedsplan for IT- Afdelingen. Heri blev e-handel udpeget som særligt indsatsområde. I forlængelse heraf vedtog Byrådet den 29. august 2001 at give en anlægsbevilling på 2 mio. kr. til projekter vedr. e-handel. Den 4. december 2002 vedtog Byrådet indstillingen vedr. opprioritering af Århus Kommunes indkøbsorganisation med henblik på indførelse af e-handel og øget anvendelse af indkøbsaftaler. Indstillingen indebar bl.a. overførsel af Indkøbskommissionens sekretariat til Borgmesterens Afdeling, og etablering af et nyt centralt indkøbskontor. I indstillingen blev det endvidere foreslået, at Århus Kommunes indkøbspolitik revideres, så den understøtter indførelse og anvendelse af e-handel samt øget anvendelse af indkøbsaftaler. Endelig blev det i indstillingen foreslået, at der primo 2005 gennemføres en evaluering vedr. indførelsen af e-handel. Den 24. marts 2003 vedtog Magistraten indstillingen vedr. tilskud fra Erhvervspuljen til gennemførelse af en vækst- og udviklingsgruppe om offentligt indkøb og e-handel. Formålet med dette arbejde er, at give de deltagende små- og mellemstore virksomheder kompetence og værktøjer til samarbejde med offentlige indkøbsfunktioner. Den 22. oktober 2003 vedtog Byrådet indstillingen vedr. forslag om ny indkøbspolitik for Århus Kommune. Den nye indkøbspolitik indebærer, at der - hvor det skønnes økonomisk mest fordelagtigt for Århus Kommune - skal ske en større grad af standardisering og koordinering af de forskellige indkøbsområder, f.eks. ved at de enkelte forvaltninger og institutioner bliver forpligtet til at bruge de indgåede indkøbsaftaler. I tilknytning til vedtagelsen blev det endvidere besluttet, at der gennemføres en evaluering, når politikken har været i funktion i ca. 1 år. I forbindelse med vedtagelsen af den nye indkøbspolitik blev daginstitutionsområdet indtil videre undtaget for kravene vedrørende anvendelse af indkøbsaftaler og Århus Kommunes e- handelsløsning. Beslutning herom skulle afvente resultatet af en analyse, der skulle afdække nytteværdierne herved på daginstitutionsområdet. Resultatet skulle forelægges Magistraten i form af en indstilling i løbet af 2004. Analysen blev efterfølgende gennemført i et samarbejde mellem Børn 3

og Unge-Afdelingen og Borgmesterens Afdeling. På baggrund heraf vedtog Magistraten den 13. december 2004 en indstilling, hvori daginstitutionsområdets specifikke undtagelser fra kommunens indkøbspolitik blev ophævet, og det allerede påbegyndte arbejde med implementering af e-handel på området blev beskrevet. Folketinget vedtog den 27. december 2003 Lov om Offentlige Betalinger m.v. (Lov nr. 1203). Lovgivningen er efterfølgende udmøntet i en række bekendtgørelser, cirkulærer og vejledninger udsendt i oktober og november måned 2004. Loven har medført en bloktilskudsreduktion fra og med 2005. I forbindelse med behandlingen af budgettet for 2005-2008 blev det vedtaget, at besparelsen knyttet til overgangen til elektronisk afregning (modtagelse af elektroniske fakturaer) udmøntes gradvist med 0 kr. i 2005, 3.650.000 kr. i 2006, 5.475.000 kr. i 2007 og 7.300.000 kr. (fuld effekt) i 2008 og frem. Yderligere blev det besluttet, at der skal nedsættes et tværmagistratsligt udvalg, der skal vurdere udmøntningen af Lov om Offentlige Betalinger forud for budgetlægningen for 2006. Magistraten vedtog den 20. december 2004 indstillingen vedr. implementering af Lov om Offentlige Betalinger i Århus Kommune - indførelse af elektronisk afregning af varer og ydelser mv. 3. Beskrivelse af indstillingen Evalueringen af kommunens nye indkøbspolitik og arbejdet med at indføre e-handel i Århus Kommune er vedlagt indstillingen som bilag 1. I det følgende skal de væsentligste elementer fremhæves. Den nye indkøbspolitik Implementeringen af den nye indkøbspolitik og realisering af kommunens stordriftsfordele på indkøbsområdet er en længerevarende proces. Da evalueringen gennemføres på et tidspunkt, hvor politikken kun har eksisteret i lidt over et år, kan der på den baggrund ikke gives noget endeligt bud på effekterne. Der kan dog peges på en række forhold som indikerer, at den nye indkøbspolitik virker efter hensigten. 4

Helt overordnet vurderes det således, at omsætningen hos kommunens aftaleleverandører er stigende - blandt andet som følge af, at der i forlængelse af kommunens nye indkøbspolitik er indgået en række obligatoriske indkøbsaftaler. Det vurderes dog samtidigt, at der på tværs af afdelingerne - i varierende omfang - fortsat er aftaleområder, hvor forandringerne endnu ikke er slået fuldt igennem. Økonomiske gevinster ved den nye indkøbspolitik De økonomiske gevinster ved indgåelse af obligatoriske tværmagistratslige indkøbsaftaler er relativt entydige. I forbindelse med evalueringen, er der således foretaget en gennemgang af de 18 tværkommunale indkøbsaftaler (varer og simple tjenesteydelser) som er indgået efter forudgående udbud siden primo 2004. Alle disse aftaler (undtagen én) var også tidligere dækket af kommunale indkøbsaftaler, hvorfor kommunen allerede havde relativt attraktive aftalevilkår. På trods heraf, er det lykkedes at opnå ganske betydelige økonomiske besparelser - blandt andet som følge af overgang fra frivillige til obligatoriske rammeaftaler. Ved en overordnet sammenligning på tværs af de 18 indgåede aftaler, er der således - sammenlignet med de hidtidigt gældende aftaler - indhentet en yderligere besparelse på i gennemsnit ca. 9%, svarende til ca. 8 mio. kr. årligt (løbende priser). Besparelser som dog først realiseres i takt med, at kommunens afdelinger og institutioner anvender de indgåede aftaler (som forudsat ved indgåelsen af obligatoriske aftaler). For så vidt angår tallenes nøjagtige størrelse knytter der sig en række usikkerhedsmomenter. Blandt andet kan det på baggrund af den relativt korte evalueringsperiode være vanskeligt at vurdere, hvorvidt de gennemgåede aftaler er repræsentative i forhold til det fremtidige besparelsespotentiale, og i hvilken grad de opnåede besparelser skyldes indgåelse af obligatoriske aftaler fremfor frivillige aftaler. Usikkerhedsmomenterne er mere uddybende beskrevet i den vedlagte evaluering. Med vedtagelsen af kommunens nye indkøbspolitik, eksisterer der ligeledes en målsætning om at øge aftaledækningen. De økonomiske gevinster ved at indgå aftaler på områder, der ikke tidligere har været aftaledækket, kan ofte være betydelige. Alternativet kan således være, at handle til listepriser på detaillignende markeder, hvilket ikke usædvanligt ligger 20-50% over de priser som kan opnås ved indgåelse af kommunale indkøbsaftaler. Igen ligger der dog et betydeligt 5

usikkerhedsmoment i et sådant skøn, idet priser på indgåede indkøbsaftaler og listepriser på detaillignende markeder ikke umiddelbart er sammenlignelige størrelser. Uagtet usikkerhedsmomenterne vedr. den eksakte størrelse af besparelsespotentialet prioriterer Kommunens indkøbsorganisation udbud af nye aftaleområder højt. Ressourcemæssigt ligger der dog i forvejen en stor opgave med at vedligeholde den allerede eksisterende aftaleportefølje, gennemføre fornyede udbud efter principperne i den nye indkøbspolitik (stiller bl.a. øgede krav til koordinationen på tværs af afdelingerne og samarbejdet med leverandørerne i forbindelse med opfølgning på indgåede aftaler), samtidigt med at de samme ressourcer i vid udstrækning decentralt er involveret i indførelsen af e-handel i kommunen. I takt med, at der i indkøbsorganisationen er ressourcemæssige muligheder for at gå i gang med nye områder, gennemføres dette dog løbende. En mindre antal udbud er på den baggrund gennemført/igangsat. Herudover er der via en selvstændig byrådsindstilling fra Borgmesterens Afdeling igangsat et arbejde med at gennemføre flere udbud af tjenesteydelser. I forbindelse med vedtagelsen af den nye indkøbspolitik blev indholdet af evalueringen drøftet i Økonomiudvalget. Det blev i den forbindelse fastlagt, at evalueringen ligeledes skulle indeholde en behandling af emnerne miljø, økologi, etiske krav mv. En status på disse områder er nærmere beskrevet i den vedlagte evaluering. Indførelsen af e-handel i Århus Kommune Med Byrådets vedtagelse af indstillingen vedr. indførelse af e-handel og opprioritering af indkøbsorganisationen den 4. december 2002, blev der påbegyndt et arbejde med at etablere et nyt centralt indkøbskontor i Borgmesterens Afdeling og en efterfølgende overdragelse af ansvaret fra projektorganisationen til driftsorganisationen. I januar 2004 kunne det sidste element af projektorganisationen således nedlægges og alle de resterende opgaver med indførelsen af e-handel har herefter været forankret i den permanente indkøbsorganisation - dvs. Indkøbskontoret i samarbejde med hhv. Indkøbskommissionen og de decentrale indkøbsfunktioner. Arbejde med at indføre e-handel blev efterfølgende struktureret i tre overordnede hovedområder. Ekstern udrulning: Arbejdet orienteret mod leverandørsiden. 6

Systemudvikling: Videreudvikling af kommunens e-handelssystem og supplerende systemer - herunder web-baserede IT-løsninger målrettet leverandørsiden, som gør det lettere for disse at e- handle med det offentlige. Intern udrulning: Arbejdet med at implementere systemet internt i kommunen Generelt vurderes det, at Århus Kommune er kommet langt med indførelsen af e-handel. Indførelsen har dog ikke kunnet gennemføres med den hastighed som oprindeligt var planlagt. En række forhold har medvirket hertil - de væsentligste skal kort nævnes. For det første er Århus Kommune en af de offentlige myndigheder som er længst fremme på området. For mange leverandører har e-handel været nyt territorium, og opgaven med at omlægge samhandlen med disse har været væsentligt mere ressource- og tidskrævende end oprindeligt forudset. Dette har ligeledes haft afsmittende effekt på det tempo, som den interne udrulning har kunnet gennemføres i. På systemsiden har der været anvendt mange ressourcer på at skabe en velfungerende integration i forhold til kommunens økonomisystem. Denne opgave blev først afsluttet primo 2004 med det resultat, at hele disponeringsprocessen herefter kunne understøttes elektronisk i e-handelssystemet for de enheder som kan bogføre direkte heri. En lang række afdelinger anvender dog andre decentrale økonomi- og bogføringssystemer, og for disse vil der i vid udstrækning være tale om, at denne mulighed først kan realiseres med implementeringen af det nye fælles økonomisystem foråret 2006. Lov om Offentlige betalinger - indførelse af elektronisk afregning Implementeringen af Lov om Offentlige Betalinger m.v. (Lov nr. 1203 af 27/12/2003) i Århus Kommune - som bl.a. indebærer at det offentlige fra og med 1. februar 2005 er overgået til elektronisk afregning (modtagelse af elektroniske fakturaer) - har fra og med efteråret 2004 været relativt ressourcekrævende såvel centralt som decentralt i magistratsafdelingerne. I forhold til arbejdet med at indføre e-handel i kommunen, har det været en meget højt prioriteret opgave, men har samtidigt betydet at arbejdet med bestillingssiden (indførelsen af e-handel på flere nye varegrupper) i en periode har måttet nedprioriteres. 7

I flere afdelinger er arbejdsgangene i forhold til de elektroniske fakturaer ikke optimale. Der er således flere afdelinger, hvor det i en overgangsperiode er nødvendigt at printe de elektroniske fakturaer ud, for derefter at bogføre dem på traditionel vis. Det hænger sammen med de flere forskellige decentrale økonomisystemer som i øjeblikket anvendes i kommunen. Da kommunen påbegynder implementeringen af det nye fælles økonomisystem allerede i efteråret 2005 - med henblik på ibrugtagning af den 1. version marts 2006 - kan det nogle steder ressource- og tidsmæssigt ikke betale sig, at udvikle nye snitflader til de systemer som kun har meget begrænset levetid tilbage i kommunen. Det forhold, at der i 2005 kun i begrænset omfang kan tales om nytteværdier ved indførelsen af elektronisk fakturering i kommunen, er der allerede taget højde for ved den trinvise udmøntning af besparelsen i budget 2005-2008. For så vidt angår det tværmagistratsligt udvalg, som skal vurdere udmøntningen af Lov om Offentlige Betalinger forud for budgetlægningen for 2006, så vurderes det, at et sådant arbejde ikke meningsfyldt kan gennemføres så tidligt. De systemmæssige forudsætninger for behandling af elektroniske fakturaer er først på plads i hele kommunen, når det nye fælles økonomisystem er ibrugtaget. Efterfølgende skal de nye arbejdsgange og - procedurer indarbejdes inden der kan gives et retvisende billede af de procesgevinster, der er forbundet med elektronisk afregning. På den baggrund foreslås det, at igangsætning af det tværmagistratslige udvalgs arbejde udsættes indtil disse forhold er på plads. Initiativpligten til igangsætning af arbejdet foreslås placeret i Borgmesterens Afdeling, og koordineres i øvrigt i forhold til implementeringsplanen for det nye økonomisystem. Status på indførelsen af e-handel Med Lov om Offentlige Betalinger er bogførings- og betalingsdelen gjort elektronisk. I forhold til at indhente de størst mulige effektiviseringsgevinster herved, skal så stor en andel af kommunens bestillinger/ordreafgivelser ligeledes registreres elektronisk, da dette muliggør automatisk behandling af de indkomne elektroniske fakturaer ( fakturamatch ). Indførelsen af e-handel på bestillingssiden har været opdelt i et antal faser - gruppering af vareområder ud fra disses egnethed til e-handel. På kontorområdet (kontorartikler, papir, IT- 8

forbrugsstoffer mv.) er alle kommunens aftaleleverandører aktive med elektroniske vare- og priskataloger i e-handelssystemet, og en forholdsvis stor andel af kommunens indkøb på dette område sker via systemet - i alt 56 % af omsætningen med aftaleleverandørerne i 2004, svarende til 4,7 mio. kr. På øvrige områder er en række af kommunens leverandører aktive med elektroniske vare- og priskataloger, men omsætningen på disse er indtil videre relativt beskeden. Med hensyn til de medarbejdergrupper som disponerer varer, der er omlagt til e-handel, så er der gennemført undervisning af relevante medarbejdere og systemet er ibrugtaget i alle magistratsafdelinger. Antallet af bestillinger og den samlede omsætning i systemet har været støt stigende siden starten i 2003. Indførelsen af e-handel har krævet investering af en del ressourcer i projektet også decentralt. Dels via de koordinerende superbrugere m.fl., og dels via indkøberne i indkøbsorganisationen. Indførelsen af e-handelssystemet har således betydet en række nye opgaver for kommunens aftaleansvarlige i tilknytning til kontrol af leverandørernes elektroniske pris- og varekataloger. En opgave som til tider kan være relativt tidskrævende. Nytteværdier ved indførelsen af e-handel Nytteværdierne findes overordnet set på to områder. Det ene område er effektivisering af disponeringsprocessen. Det andet område er øget anvendelse af indkøbsaftaler (systemets kanaliserende effekt) og mulighed for at på sigt opnå bedre indkøbsaftaler (bl.a. ved hjælp af data fra systemet). I forlængelse af Lov om Offentlige Betalinger er gevinsterne ved indførelsen af elektroniske fakturaer lagt til grund for den førnævnte bloktilskudsreduktion, som gradvist er udmøntet i kommunens budgetter i årene 2006-2008 (fuld effekt fra og med 2008). Henset til, at den afgørende forudsætning for effektivisering af disponeringsprocessen er de elektroniske fakturaer, foreslås det, at det tværmagistratslige udvalg, som skal vurdere udmøntningen af Lov om Offentlige Betalinger, inddrager den samlede disponeringsproces i deres arbejde. Det skal i den forbindelse gentages, at forudsætningen for at indhente det fulde effektiviseringspotentiale ved de elektroniske fakturaer er elektronisk registrering af 9

bestillinger/ordrer. Det skal ligeledes fastslås, at mulighederne for at effektivisere bestillingssiden af disponeringsprocessen er knyttet til organisatoriske tilpasninger og udnyttelse af systemets muligheder i afdelingerne - dvs. nedbringelse af antallet af medarbejdere som foretager disponeringer samt de interne procedurer knyttet hertil. Med kommunens nye Kasse- og Regnskabsregulativ - vedtaget i Byrådet den 21. maj 2003 - samt den revisionsgodkendte arbejdsgangsbeskrivelse vedr. systemet (WebBestilling) er grundlaget skabt for, at afdelingerne kan anvende såkaldt "alt-i-en sagsbehandling". En del af gevinsterne forbundet hermed, vil dog modsvares af et øget behov for stikprøvevise kontroller af de gennemførte disponeringer - et forhold som er uddybende beskrevet i den nævnte arbejdsgangsbeskrivelse. Konkret har indførelsen af e-handel medført rationaliseringsgevinster på kontorområdet i form af sparede ressourcer hos Indkøb & Tryk, Ejendomsforvaltningen. Da besparelsen kan henledes til kommunens e-handelsprojekt, og at en række af Indkøbs & Tryks's øvrige opgaver på indkøbsområdet mere hensigtsmæssigt kan varetages centralt af Indkøbskontoret i Borgmesterens Afdeling, er der aftalt en overførsel af midler mellem Magistratens 2. Afdeling og Borgmesterens Afdeling. På den baggrund blev der i forbindelse med Borgmesterens Afdelings tillægsbevilling til budgettet for 2004 - vedtaget i Byrådet den 1. december 2004 - overført 550.000 kr. i 2005 og 1.031.000 kr. i 2006 og frem fra Ejendomsforvaltningen til Borgmesterens Afdeling. I forbindelse med etableringen af det nye indkøbskontor i Borgmesterens Afdeling, blev der fra og med 2003 afsat midler til 6½ stilling, hvoraf de 2 stillinger var tidsbegrænset til 2 år. For så vidt angår den del af midlerne som vedrører bortfald af opgaver hos Indkøb & Tryk, foreslås det således, at disse midler anvendes til fortsat prioritering af indkøbsområdet i Århus Kommune via bemandingen på Indkøbskontoret - og herunder prioritering af den videre indførelse af e-handel, indgåelse af flere tværmagistratslige indkøbsaftaler, samt koordination og rådgivningsopgaver i forbindelse med en fortsat aktiv indsats for at øge aftaledækningen i kommunen. Afslutningsvis skal det understreges, at Borgmesterens Afdeling - i tæt samarbejde med magistratsafdelingerne - fortsat vil fastholde et stærk fokus på løsning af de tekniske og praktiske problemstillinger vedr. indførelse af e-handel og elektronisk fakturahåndtering, således at 10

kommunen i størst mulig udstrækning kan indhente nytteværdierne forbundet hermed. Præciseringer i forhold til indkøbspolitikken I forbindelse med implementeringen af kommunens nye indkøbspolitik, er der undervejs opstået behov for at præcisere en række forhold vedr. indkøbsaftalernes status og anvendelsen af kommunens e-handelssystem. De forskellige problemstillinger foreslås håndteret som anført nedenfor. Frivillige indkøbsaftaler Den nye indkøbspolitik indeholder blandt andet en prioritering af, at indgåede indkøbsaftaler gøres obligatoriske ( skal-aftaler ) såfremt det skønnes økonomisk fordelagtigt for Århus Kommune som helhed. Jævnfør den gamle indkøbspolitik skulle de indgåede indkøbsaftaler anvendes, medmindre der kunne handles på bedre vilkår. I forbindelse med implementeringen af den nye indkøbspolitik i Århus Kommune, har formuleringen fra den gamle indkøbspolitik givet anledning til følgende spørgsmål: Hvilken status har indkøbsaftaler indgået i henhold til den gamle indkøbspolitik? Det skal derfor præciseres, at indkøbsaftaler - indgået i henhold til den gamle indkøbspolitik - har uændret status. Det vil sige, at de skal anvendes, med mindre der på det givne område kan handles på bedre vilkår. Kun herved kan kommunen leve op til det oprindelige aftalegrundlag og de berettigede forventninger kommunens leverandører har til de aftaler som i sin tid er indgået. Den uændrede status for aftaler indgået under den gamle indkøbspolitik gælder også de forbehold som i sin var knyttet til disse. Eksempelvis har daginstitutionsområdet været tilknyttet langt størstedelen af de gamle aftaler på et helt frivilligt grundlag. På visse områder vil der også fremadrettet blive indgået frivillige indkøbsaftaler. Disses status foreslås håndteres på samme vis - det vil sige, at de skal anvendes af institutionerne, med mindre de kan opnå mere fordelagtige vilkår ved handel udenfor aftalen. Det forudsættes i den forbindelse, at der ved et opstået behov som hovedregel tages udgangspunkt i de indgåede frivillige aftaler og i fornødent omfang indhentes tilbud fra kommunens aftaleleverandør. Er der tale om en frivillig aftale, kan afdelingen/institutionen herefter - såfremt det skønnes relevant - indhente tilbud fra anden 11

side med henblik på en vurdering af, hvor den endelige ordre skal placeres. Herudover kan der naturligvis afviges fra brug af en frivillig aftale, hvis det vurderes, at leverandøren ikke kan levere den ønskede ydelse. Hermed kan kommunen operere med to typer af indkøbsaftaler på varer/ydelser: Obligatoriske aftaler: Skal under alle omstændigheder anvendes ved køb af varer/ydelser som er omfattet af aftalen. Frivillige aftaler: Skal som hovedregel anvendes, men med mulighed for afvigelse jf. ovenfor. I kommunens elektroniske indkøbsaftalehåndbog er det allerede nu synliggjort, hvilke status de enkelte aftaler har. Obligatorisk anvendelse af e-handelssystemet I kommunens nye indkøbspolitik fremgår det, at anvendelse af e-handelsløsningen er obligatorisk ved bestilling af katalogvarer for de institutioner der har adgang til systemet. Det fremgår endvidere, at afvigelse herfra kun kan accepteres, såfremt den ønskede vare ikke er tilgængelig i systemet, og denne heller ikke kan erstattes af en anden vare som er det. I forbindelse med implementeringen af indkøbspolitikken og indførelsen af e-handel har der vist sig et behov for at præcisere betydningen heraf. I den udstrækning at frivillige indkøbsaftaler gøres tilgængelige i e-handelssystemet, gælder præciseringen anført i afsnittet ovenfor. Vælger en institution på den baggrund, at placere en given ordre hos en leverandør, som kommunen har en frivillig indkøbsaftale med, så skal systemet anvendes til ordreafgivelse, såfremt forudsætningerne er til stede herfor - dvs. varen er tilgængelig i systemet og institutionen har adgang hertil. Visse indkøb af varer stiller betydelige krav til omfanget af konsulentvejledning fra leverandøren (eks.vis visse typer af kontormøbler). Her kan anvendelse af e-handelssystemet til afgivelse af ordrer opleves som en ekstra tidskrævende opgave uden merværdi. Problemstillingen kan løses via udvikling af ny funktionalitet i systemet i form af en såkaldt "sælgerskabt ordre". Indkøbsorganisationen er i dialog med KMD vedrørende dette. Som en overgangsordning - og indtil problemstillingen kan løses hensigtsmæssigt i systemet - så foreslås det, at afdelingerne i størst 12

mulig udstrækning anvender e-handelssystemet til denne type af bestillinger. Afdelingerne kan dog fravige fra kravet om anvendelse af e-handelssystemet til denne type bestillinger, såfremt det i konkrete tilfælde ikke vurderes hensigtsmæssigt. Pulje vedr. arbejdsmiljømæssig konsulentvejledning ifm. fælles udbud Arbejsmiljømæssige forhold og vurderinger er en integreret del af en lang række af de tværmagistratslige udbud som gennemføres i regi af indkøbsorganisationen. På en række områder stiller det krav om ekspertvejledning - typisk via inddragelse af BST eller lignende rådgivningsvirksomhed. Hidtidig praksis har været, at udgifterne er blevet fordelt via interne mellemregninger i forbindelse med afslutningen af de enkelte udbud, og der har i den forbindelse været anvendt en del ressourcer på beregning af fordelingsnøgle og efterfølgende udarbejdelse og behandling af bilag. Med henblik på at lette de interne admnistrative procedurer foreslås der på den baggrund etableret en pulje til finansiering af konsulentvejledning vedr. arbejdsmiljømæssige forhold i forbindelse med udbud af tværmagistratslige indkøbsaftaler. Puljen foreslås etableret under Indkøbskommissionens sekretariat (Indkøbskontoret i Borgmesterens Afdeling). Puljen skal udelukkende dække udgifter i forbindelse med udbud som er relevante for alle magistratsafdelinger. Konkret foreslås puljen at omfatte følgende aftaleområder: Kontormøbler Fotokopi- og multifunktionsmaskiner Skærmbriller Rengøringsartikler og -maskiner Engangsartikler - herunder engangshandsker. Såfremt der fremadrettet opstår behov for inddragelse af arbejdsmiljømæssig rådgivning i andre tværmagistratslige udbud, forudsættes dette som udgangspunkt finansieret via den hidtidige praksis - dvs. interne mellemregninger. På baggrund af en gennemgang af de seneste års forbrug af rådgivningsydelser i forbindelse med fælles udbud af ovennævnte aftaleområder, foreslås puljen etableret fra og med 2005 med et beløb svarende til 170.000 kr. Puljen finansieres via overførsel af midler fra de enkelte sektorer i henhold 13

til vedlagte bilag 2. Udgifterne har hidtil været afholdt af afdelingerne, så etableringen af puljen medfører ikke merudgifter for kommunen. Proces og høringssvar Indstillingen har i udkast været forelagt magistratsafdelingerne. De indkomne høringssvar er vedlagt originalsagen. Magistratsafdelingerne tilslutter sig generelt indstillingen, idet det overordnet set vurderes at evalueringsmaterialet (bilag 1) giver et udemærket billede af status vedr. implementering af den nye indkøbspolitik og indførelsen af e-handel i kommunen. For så vidt angår konkrete bemærkninger til indstillingens indhold, så har Borgmesterens Afdeling indarbejdet disse i nærværende indstilling. I medfør af Lov om Offentlige Betalinger overgik den offentlige sektor den 1. februar 2005 bl.a. til modtagelse af elektroniske fakturaer. I januar udsendte Finansministeren dog en henstilling om, at der i de første måneder blev udvist fleksibilitet fra de offentlige myndigheders side. På den baggrund opfordrer Magistratens 1. Afdeling i høringssvaret Borgmesterens Afdeling til - via Kommunernes Landsforening (KL) - at stille krav om efterregulering af bloktilskudsreduktionen for 2005 vedr. indførelsen af elektroniske fakturaer. Det kan hertil oplyses, at Borgmesterens Afdeling på administrativt niveau allerede har taget kontakt. KL har i den forbindelse oplyst, at sagen allerede er rejst overfor Finansministeriet og at KL vil forfølge den i forbindelse med de igangværende forhandlinger om regeringsaftalen for 2006. Magistratens 4. Afdeling tilslutter sig i høringssvaret etableringen af den nye pulje vedr. arbejdsmiljømæssig konsulentvejledning. Magistratens 4. Afdeling foreslår dog samtidigt, at en del af beløbet til etableringen finansieres via allerede eksisterende centrale puljemidler på indkøbsområdet. Borgmesterens Afdeling har ikke indarbejdet dette forslag i nærværende indstilling. Med den nye pulje vurderes det - samlet set - at de centrale puljemidler på indkøbsområdet (i alt 14

283.000 kr.) har en passende størrelse, som bl.a. gør det muligt at prioritere arbejdsmiljømæssige forhold i forbindelse med indgåelsen af fælles indkøbsaftaler i Århus Kommune. 4. Økonomiske konsekvenser I indstillingen vedr. indførelse af e-handel i Århus Kommune blev det anført, at evalueringen skulle give et nuanceret billede af nytteværdier vedr. e-handel fordelt på magistratsafdelinger og varegrupper, og at dette skulle danne grundlag for eventuelle budgetjusteringer i forbindelse med budget 2006. Af flere årsager er dette ikke gjort. Primært fordi e-handel ikke har kunnet udbredes i det oprindeligt forudsatte tempo, hvorfor en opgørelse af nytteværdier knyttet til e-handel ikke på nuværende tidspunkt kan gennemføres meningsfuldt. Endelig har udmøntningen af bloktilskudsreduktionen, som følge af Lov om Offentlige Betalinger, allerede indebåret budgetmæssige justeringer fra og med budget 2006. Som foreslået tidligere i indstillingen kan procesgevinsterne ved e-handel - knyttet til den samlede disponeringsproces - blive vurderet i forbindelse med det arbejde som fremadrettet skal gennemføres vedr. effekterne af Lov om Offentlige Betalinger. Som det fremgår af evalueringen kan der påvises ganske betydelige økonomiske gevinster forbundet med øget fokus på indkøbsområdet, koordinering af kommunens indkøb og indgåelsen af forpligtende tværmagistratslige indkøbsaftaler. For de enkelte forvaltninger kan der dog være forskelle i det konkrete besparelsespotentiale, alt afhængig af i hvilken grad, man tidligere har haft fokus på anvendelsen af indkøbsaftaler. Som besluttet i forbindelse med vedtagelsen af kommunens nye indkøbspolitik tilfalder disse økonomiske gevinster de enkelte magistratsafdelinger. I takt med at der indgåes forbedrede indkøbsaftaler er forudsætningerne således skabt for, at det økonomiske råderum i afdelingerne gradvist kan forbedres. Dette forhold skal dog ses i sammenhæng med, at der budgetmæssigt kun har været gennemført halv prisfremskrivning på hovedart 2 og 4 i en årrække, og at der i budgettet for 2004-2007 ikke fandt nogen fremskrivning sted. Forslaget vedr. fortsat prioritering af indkøbsområdet via bemandingen på Indkøbskontoret, Borgmesterens Afdeling foreslås finansieret af allerede indhentede gevinster ved indførelsen af e- 15

handel i form af overførte midler fra Indkøb & Tryk, Ejendomsforvaltningen. De økonomiske konsekvenser af forslaget er allerede indeholdt i budgettet for 2005 og frem. Den foreslåede pulje vedr. arbejdsmiljømæssig rådgivning i forbindelse med tværmagistratslige udbud finansieres fra og med 2005 via en overførsel på i alt 170.000 kr. fra de enkelte sektorer jf. vedlagte bilag 2. Driftsomkostningerne ved anvendelse af e-handelssystemet KMD WebBestilling finansieres - jf. indstillingen om indførelse af e-handel i Århus Kommune - af IT-kontoen til og med 2005. Fra og med 1. marts 2006 er systemet indeholdt i finansieringen af kommunens nye fælles økonomiløsning. Det foreslås på den baggrund, at IT-kontoen fortsætter finansieringen af systemet frem til denne dato. Driftsudgiften består dels af et fast beløb til vedligeholdelse og et supplerende beløb baseret på antallet af tranaktioner i systemet (med indbygget loft). Det vurderes på den baggrund, at udgiften til de ekstra to måneder vil udgøre maksimalt 90.000 kr. 5. Konsekvenser i forhold til mål Det fortsatte arbejde med at indføre e-handel i Århus Kommune medvirker til at fremme målsætningerne i IT-strategi 2000 for Århus Kommune. 16

6. Beslutningspunkter Borgmesterens Afdeling instiller: at indkøbsorganisationen på baggrund af evalueringen fortsætter arbejdet med at implementere indkøbspolitikken og herunder indførelsen af e-handel i Århus Kommune at igangsætning af arbejdet med at vurdere udmøntningen af Lov om Offentlige Betalinger udsættes som beskrevet i indstillingen. Initiativpligten placeres i Borgmesterens Afdeling, og koordineres i forhold til implementeringsplanen for kommunens nye fælles økonomisystem. at de tidligere overførte midler fra Indkøb & Tryk, Ejendomsforvaltningen til Borgmesterens Afdeling anvendes til fortsat opprioritering af indkøbsområdet i Århus Kommune som beskrevet i indstillingen. at der etableres en pulje på 170.000 kr. fra og med 2005 til arbejdsmiljømæssig rådgivning i forbindelse med tværmagistratslige udbud som beskrevet i indstillingen at e-handelssystemet finansieres fra og med 2006 som beskrevet i indstillingen. / Louise Gade Niels Vad Sørensen Bilagsfortegnelse: 1. Evaluering af Århus Kommunes indkøbspolitik og indførelsen af e-handel. 17

2. Fordeling af udgifter til etablering af pulje vedr. arbejdsmiljømæssig rådgivning ifm. udbud 18