Forslag til indførelse af Facilities Management i Silkeborg Kommune 9. november 2010 Indledning Facilities Management (FM) er en måde at organisere ejendomsdriften på, hvor ansvar og kompetencer er samlet hos én central enhed. Enheden har kun én opgave og det er at sikre den mest effektive drift - økonomisk og kvalitativt - af alle kommunens ejendomme. Hermed kan resten af den kommunale organisation og ejendommenes mange brugere koncetrere sig om indholdet i bygningen. FM- funktionen består af tre hovedopgaver som vist i figuren. Rengøring dækker over den indvendige rengøring af ejendommene og varetages i Silkeborg Kommune af Rengøringsenheden, der fungerer som en såkaldt nulbevilling. Det vil sige, at brugerne af rengøringsenheden betaler en fastsat pris for rengøringsenhedens opgaveløsning. Et forhold, der ikke foreslås ændret i den nye organiseringsform. Drift og service dækker over det man tidligere ville kalde pedelopgaver. Det vil sige det daglige ansvar for ejendommene, deres installationer og udenomsarealers drift samt for de serviceopgaver, der naturligt hænger sammen med denne ejendomsdrift. Eksempelvis kan driftsopgaverne være at sikre, at der er rindende vand i hanerne, lys i lamperne og varme på radiatoren. Servicedelen dækker over de mere bløde dele af ejendomsdriften, hvor ejendomsdriften har karakter af service overfor bygningens brugere (åbning og lukning, opstilling og flytning af inventar, glemmekassen mv.). Disse drifts- og serviceopgaver kan have meget forskellig karakter fra den ene ejendom til den anden. En variation, der kan skyldes ejendommenes forskelligartede funktion, stand og historik. En væsentlig opgave for drifts- og servicemedarbejderne er derudover løbende at vurdere bygningens funktion og være i dialog med de lokale brugere og rådgiverne i backoffice om større vedligeholdelsesarbejde og anlægsprojekter Backoffice er den del af FM-funktionen, der understøtter den daglige drift. Det sker blandt andet ved at rådgive og forestå vurderingen, planlægningen og gennemførslen af vedligeholds- og anlægsprojekter. Men det er også her administrationen af FM-funktionen foregår både i forhold til det økonomi- og sagsarbejdet, men også den praktiske styring af ejendomsporteføljen, varetagelsen af myndighedsopgaver og den overordnede strategiske ledelse og udvikling. Flemming Poulsen Direkte tlf.: 2020 2436 flemming.poulsen@silkeborg.dk Økonomi- og IT-staben Søvej 1, 8600 Silkeborg Sagsnr.:10/36861 Søvej 1 8600 Silkeborg Tlf.: 8970 1000 www.silkeborgkommune.dk
Baggrund 3. maj 2010 besluttede Økonomiudvalget som et led i besparelserne indenfor deres område, at der skal ske en effektivisering af ejendomsdriften på kr. 3 mio. fra 2011. På den baggrund har en projektorganisation arbejdet med at beskrive nogle mulige modeller for den fremtidige ejendomsdrift i Silkeborg Kommune. Arbejdet resulterede i et forslag om at indføre Facilities Management og i dette notat beskrives, hvordan FM foreslås indført. Det indebærer en præcisering af formål og succeskriterier for den fremtidige ejendomsdrift samt beskrivelse af handlinger, organisering, tidshorisont og økonomi for indførelsen. Formål FM-funktionen skal sikre den økonomisk, faglige og miljømæssige mest effektive drift med den højest mulige kvalitet for ansatte og brugere i Silkeborg Kommunes ejendomme. Ejendomsdriften står for ca. 10 % af kommunens nettodriftsudgifter - svarende til cirka 300 mio. kr. om året inklusiv løn - og har efter kommunalreformen ikke været gået samlet igennem med henblik på effektiviseringer. Der er en tro på, at indførelsen af FM kan resultere i mere koordineret ejendomsdrift, så der kan opnås økonomiske besparelser uden det går udover kvaliteten af kommunens bygninger. Mål for indførelse af FM 1. Alle bygninger har en pedel tilknyttet Lokal udførelse og lokalt tilhørsforhold er også fremover et kodeord for ejendomsdriften. Det skal dog i modsætning til nu være gældende for alle kommunens ejendomme. Den lokale drift baseres på et fagligt fællesskab for hele kommunen, hvor driften af ejendomme og servicering af brugerne er kerneopgaven. Et fagligt fællesskab, hvor medarbejderne og deres forskelligartede kompetencer omkring ejendomsdrift er fundamentet for et fælles billede af god kvalitet og service. 2. Lave det rigtige - på rette tid og sted Ejendomsdriften skal være endnu bedre planlagt og samtidig mere gennemsigtig. Da FM-funktionen dækker alle kommunens ejendomme vil der være gode muligheder for bedre dokumentation og brug af nøgletal både internt og eksternt. Herved vil det i endnu højere grad være muligt at prioritere på tværs af kommunens mange opgaveområder og tænke langsigtet. Det vil dog stadig være muligt for den enkelte institution at tage beslutninger fx om det indvendige vedligehold af ejendommen. 3. Det skal ikke drukne i administration og nye ledere Silkeborg Kommunes FM-model vil bygge på tillid og mindst mulig bureaukrati. Det betyder gensidig, skriftlig forventningsafstemning og en flad, dynamisk struktur, der tager udgangspunkt i brugernes ønsker indenfor de økonomiske rammer. Bl.a. vil der være mulighed for service-tid på de enkelte institutioner, så den nuværende fleksibilitet i videst muligt omfang bibeholdes. 4. Fokus på kerneopgaven Indførelsen af FM skal sikre øget fokus på kerneopgaverne på tværs af organisationen. FM-funktionen skal således koncentrere sig om ejendommenes ve og vel samt de relevante tilknyttede services, da det lige præcis er ejendommene, der FM-funktionens kerneopgave. På samme måde skal FMfunktionen medvirke til at alle andre i organisationen kan koncentrere sig fuldt ud om deres kerneopgaver. Hvad enten det er børnepasning, uddannelse, omsorg, sagsbehandling eller nogle af de mange andre opgaver kommunen varetager. Brugerne af bygningen skal således ikke længere bruge ressourcer på om ejendommene fungerer, men kan koncentrere sig om de faglige opgaver, der er kernen for netop dem. Kort sagt handler det om, at hver især gør det, de er bedst til. 5. Økonomiske effektiviseringer hvert år Ved at etablere en FM-funktion vil der være mulighed for yderligere effektiviseringer af ejendomsdriften i de kommende år udover de allerede fastlagte 3 mio. kr. i 2011. Effektiviseringerne vil primært komme fra et samlet overblik over ejendomsporteføljen, tilknytningen af pedeller til hver ejendom, større og flere udbud, rammeaftaler på håndværkerydelser, minimering af huslejeudgifterne samt yderligere energiforbedringer. Side 2
Skridt på vejen til indførelse af FM Det overordnede formål og de konkrete mål vil blive nået ved at igangsætte en række handlinger, der hver især vil bidrage til indførelsen af FM. De beskrevne formål og mål har karakter af generelle byggesten til den nye FM-funktion. Disse byggesten skal udfoldes ved at konkretisere de forskellige indsatsområder gennem inddragelse af og dialog mellem de mange parter på ejendomsområdet. 1. Yderligere analyser af hidtidig ejendomsdrift Første opgave er at etablere et tilstrækkeligt vidensgrundlag for indførelsen af FM. Det kræver yderligere analyser af ejendomsdriften bl.a. af økonomien, personaleforhold, styringsmekanismer og arbejdsgange og sammenligninger på tværs af Silkeborg Kommune og med andre organisationer. Analyserne er påbegyndt som en del af det hidtidige arbejde, men vil blive uddybet gennem yderligere inddragelse af driftsafdelingerne og de relevante interessenter. Målet er at få etableret fælles viden om den hidtidige ejendomsdrift, da det er grundlaget for at udvikle den præcise model for FM i Silkeborg Kommune. 2. Fastlæggelse af FM-funktionens opgaver Analyserne af den hidtidige ejendomsdrift skal også være med til at præcisere FM-funktionens opgaver. Hvilke opgaver ligger der præcist i FM-funktionen, hvilke ligger fortsat hos afdelingerne og institutionerne, og hvor er de væsentlige snitflader? En særskilt udfordring i den forbindelse er fastlæggelse af det tekniske servicepersonales ( pedellerne ) opgaver og hvordan en FM-funktion håndterer de serviceopgaver, der ligger uden for almindelig ejendomsdrift. Kravet om fortsat fleksibilitet i forhold til håndtering af andre opgaver, fx af pædagogisk eller omsorgsmæssig karakter, er en udfordring FM-funktionen skal kunne løse. 3. Organisering af FM-funktionen Fastlæggelsen af FM-funktionens opgaver vil være udgangspunktet for udviklingen af den fremtidige organisering af området. Det handler både om selve FM-funktionens organisering, men også om, hvordan FM-funktionen integreres i koncernen Silkeborg Kommune. Der vil være en stor gensidighed mellem arbejdet i det man kunne kalde den lille og den store organisation, men også forskelle. Arbejdet med den lille organisation vil således være en konkret opgave for FM-funktionens ledelse og medarbejdere, mens arbejdet i den store organisation vil omhandle hele den kommunale organisation. Begge processer fordrer inddragelse og dialog, hvor særligt MED-og TR-systemet vil have en væsentlig rolle. 4. Udarbejdelse af tillids- og dialogbaserede aftaler En FM-model bygger på skriftlige aftaler om økonomien, kvaliteten og organisationen af ejendomsdriften for de enkelte områder eller ejendomme. Det yderligere analysearbejde skal både vidensmæssigt og processuelt danne grundlaget for de fremtidige aftaler. Den væsentlige udfordring i forhold til aftalerne er at finde en balance mellem de ressourcer, der skal bruges på aftalerne, og indholdet i aftalerne. Da sigtet er at skabe tillids- og dialogbaserede aftaler vil det være essentielt med processer, der inddrager de relevante interessenter, men også at processerne giver reel værdi for alle parter. Udfordringen om at skabe klarhed om økonomi, kvalitet og organisering uden, at det ender i bureaukratiske arbejdsgange og rigide kontraktlignende forhold, er et af kardinalpunkterne i en succesfuld indførelse af FM. Øget bureaukrati, ufleksible løsninger for ejendommenes brugere og gensidig mistillid vil nemlig underminere de ønskede mål. 5. Åbningsbalance og forslag til budget 2012 Parallelt med udarbejdelsen af de skriftlige aftaler vil der blive arbejdet særskilt med de budgetmæssige konsekvenser for afdelingerne, institutionerne og koncernen som helhed. Som udgangspunkt er FM-funktionen tænkt som en nul-bevilling, som man kender det fra entreprenørgården og rengøringssektionen. Det vil sige, at afdelingerne får en budgetramme til ejendomsdrift ud fra det nuværende centrale og decentrale udgiftsniveau (minus besparelsen på 3 mio. kr. i 2011 og eventuelle fremtidige effektiviseringsmål) og bruger denne til at betale for FMfunktionens ydelser. På denne måde skabes der gennemsigtighed om prisen på alle dele af ejendomsdriften. Det være sig teknisk rådgivning, drift og service af ejendommene eller nogle af de andre elementer i ejendomsdriften. Denne budgetramme for 2012 er at sammenligne med en åbningsbalance for den fremtidige ejendomsdrift. Side 3
Organisation I løbet af november 2010 etableres en ny projektorganisation, der bygger videre på den projektorganisation, som har forestået det hidtidige forberedelsesarbejde. Det vil sige med direktionen ved direktør Hanne Ahrens som projektejer og som formand for en styregruppe bestående af de relevante afdelingschefer. Styregruppens rolle vil være at forankre, koordinere og kommunikere projektet på overordnet strategisk niveau. Ejendomschef Lene Søgård vil være formand for projektgruppen supporteret af en dedikeret projektleder. Derudover vil projektgruppen bestå af leder- og medarbejderrepræsentanter fra Ejendomme og Intern Service og fra de væsentligste driftsafdelinger. Projektgruppen forestår den præcise tilrettelæggelse af arbejdet i projektet gennem eget arbejde og nedsættelse af arbejdsgrupper. Herved skal projektgruppen sikre, at ejendomsdriften bliver analyseret og forslag til fremtidens organisation, styrings-, økonomi- og personaleforhold bliver udarbejdet til videre behandling i styregruppe, direktion og endeligt på politisk niveau. Projektgruppen varetager også de daglige opgaver med at inddrage øvrige relevante ledere og medarbejdere blandt andet i de relevante MED-strukturer samt kommunikere til resten af organisationen. Da ledelseskompetencen og den primære viden om de nuværende forhold indtil nu har været placeret i de enkelte afdelinger og på institutionerne, er det væsentligt at der til stadighed sker en inddragelse af de relevante ledere og medarbejdere. Dette vil som nævnt ske i projektorganisationen, men i tillæg hertil er det vigtigt, at den resterende chefkreds og MED-systemet løbende bliver orienteret om projektets fremdrift af projektorganisationens medlemmer. Side 4
Der er ikke taget stilling til hvordan en sådan driftsorganisation kan se ud, men erfaringer fra andre offentlige organisationer og private virksomheder peger på to hovedmodeller i forhold til målet om en decentral driftsorganisation en geografisk inddeling og en funktionel inddeling jf. nedenstående figurer. Geografisk inddelt driftsorganisation Funktionelt inddelt driftsorganisation Som figurerne viser, så er forskellen mellem de to organisationsformer af driften, at i den ene inkluderer man alle ejendomme i et geografisk afgrænset område og i den anden tager man udgangspunkt i ensartede funktioner. Størrelserne af de enkelte enheder vil kunne variere i begge modeller. I den geografiske primært ud fra valg af geografi og i funktionsopdelingen primært i forhold til driftsområdernes varierende størrelse på ejendomsmassen. Uanset valg af organisationsmodel vil organisationsformen kræve en overordnet ledelse af driften af hensyn til koordination mellem de forskellige enheder i såvel etablerings- som driftsfase. Til dette forventes der opslået en stilling som sektionsleder for drifts- og serviceorganisationen. Projektorganisation har indtil nu haft BDO Kommunernes Revision tilknyttet som ekstern rådgiver og der vil fremadrettet også kunne være brug for ekstern rådgivning og sparring. Side 5
Tidsplan FM-funktionen i Silkeborg Kommune skal være fuldt indført 1. januar 2012. I nedenstående tidsplan for projektet frem til sommeren 2011 er de væsentligste indsatser og milepæle i tidsplanen illustreret: Side 6
Oktober December 2010 Som tidsplanen viser, så påtænkes projektet formelt igangsat i løbet af november efter beslutning i Økonomiudvalget. Ved en beslutning om igangsættelse vil resten af 2010 blive brugt på at informere og inddrage resten af organisationen. I forhold til inddragelsen gælder det især de medarbejdere og ledere, der konkret bliver berørt af ændringerne uanset om det omhandler mistede eller nye funktioner. De skal alle være med til at skabe den nye organisationsform enten som udfører eller som modtager af ejendomsdriften. Helt konkret vil det betyde, at der umiddelbart efter en beslutning vil blive afholdt møder i de enkelte driftsafdelinger (hvis afdelingscheferne skønner det nødvendigt) og på rådhusområdet. Derudover vil Hoved-MED blive orienteret. Disse generelle informationsmøder vil blive suppleret af møder i de relevante område- og lokal-med med henblik på at få udpeget de konkrete medarbejderrepræsentanter i projektgruppen. Januar marts 2011 Projektgruppen forventes at være fuldkommen inden jul og vil blive indkaldt til en opstarts-workshop i starten af januar. Formålet med denne workshop er at påbegynde projektgruppen opgave ud fra et præcist kommissorium. Opgaven vil i hovedtræk være at lave en initial analyse af ejendomsdriften og beslutte hvordan det yderligere analysearbejde skal løses i en eller flere arbejdsgrupper. Analysen af ejendomsdriften skal grundlæggende svare på følgende spørgsmål: 1. Hvad laver vi nu i? 2. Hvad koster det? 3. Hvem er vi? 4. Hvordan er vi organiseret Analysearbejdet vil naturligt overgå til en løsningsfase, hvor der vil blive fokuseret at komme med oplæg på den fremtidige opgaveportefølje og organisation. Såvel analyse- som forslagsarbejdet vil der blive arbejdet med i eksisterende eller nyoprettede arbejdsgrupper samt på projektgruppen møder/workshops inden leveringen af en anbefaling af organisering af FM-funktionen og præcisering af de konkrete opgaver i FM-funktionen. Det er påtænkt, at ét af projektsgruppens medlemmer er tovholder for hver enkelt af de nedsatte arbejdsgrupper Marts maj/juni 2011 En politisk beslutning om FM-funktionens organisering og opgaveportefølje vil derefter være udgangspunktet for det videre arbejde med aftalerne for ejendomsdrift i 2012 mellem FM-funktionen og resten af organisationen. Disse aftaler vil dernæst være udgangspunktet for at beregne den finansielle og medarbejdermæssige åbningsbalance for FM-funktionen. Projektgruppen vil varetage den samme rolle som igangsætter og koordinator af arbejdet med kompetence til at nedsætte arbejdsgrupper, fx vil der forventeligt være brug for specifikke kompentecer indenfor budget og regnskab for at lave denne økonomiske og medarbejdermæssige åbningsbalance. Som nævnt vil inddragelse af alle interessenter være et vigtigt element i indførelsen af FM. Derfor vil de forskellige milepæle også blive drøftet løbende på alle relevante niveauer fra Byråd til lokale MED-udvalg. Disse formelle drøftelser vil blive suppleret af en kommunikationsindsats, der sikrer åbenhed om projektet status og fremdrift. Økonomi Udgangspunktet er, at indførelsen af FM er selvfinansierende. Side 7