Benchmark Management en strategisk benchmark af nøgletal! 1
Hvilke spørgsmål kan jeg på svar på? Er der utilsigtede ledelsesmæssige beslutninger, som har betydning for vores resultatopgørelse? Hvor effektive og produktive er mine medarbejdere i forhold til kollegaer? Vækster vi mere eller mindre end sammenlignelige virksomheder? Hvor god er vores omsætning per medarbejder? Hvor lønsomme er mine medarbejdere i forhold til andre virksomheder? Er der sammenhæng mellem tidsregistrering og lønsomhed? Hvor stort er partnernes overskud i forhold til kollegaer?
Hvad er Benchmark Management? En service til medlemsvirksomheder fra Danske Advokater Et resultat af virksomhedens ledelsesmæssige- & organisatoriske performance gennem strategiske nøgletal Værktøjet er forretnings- og bundlinjeorienteret En benchmark af egne nøgletal med relevante kollegaer med fokus på indtjeningspotentialet (målt som EBIT) En Benchmark giver jer viden om, hvordan I økonomisk ligger i forhold til a) Gennemsnittet og b) Den bedste i gruppen
Hvorfor Benchmark Management? Fordi Benchmark Management er Et strategisk styringsredskab til Partnergruppen Sætter ledelsen og ejerne i stand til at diskutere egne tilvalg og fravalg Benchmark Management fortæller, hvor lønsomme I er, i forhold til sammenlignelige kollegaer i branchen Testet og udviklet i advokatbranchen Fundamental sund fornuft Benchmark. Hvor veldrevet og lønsom er vi? Benchmark Management Strategiske nøgletal Beslutninger. Beviste ledelsesmæssige tilvalg og fravalg Det, der bliver målt bliver gjort, men det der bliver belønnet, bliver gjort først! 4
En stærk mærkesag 28 virksomheder har allerede deltaget Desto flere medlemsvirksomheder der deltager, desto stærkere redskab og analyse kan vi tilbyde jer som vores medlemmer I takt med puljen af deltagende virksomheder vokser, vil flere og flere typer af benchmark kunne tilbydes Antallet af virksomheder afgør segmenteringen I første omgang er den primære segmentering på virksomhedens størrelse (antal ansatte) og sekundært geografi (de største byer og landsdele). 1-9 ansatte 10-30 ansatte 31-75 ansatte 75-130 ansatte > 131 ansatte 4 3 2 1 5
Testimonial Hjulmand & Kaptain valgte at gå ind i pilotprojektet vedr. Benchmark Management for at lære. Vi mener selv, at vi har godt styr på vores økonomi, men vi vil samtidig gerne bekræftes, der hvor vi gør det godt eller inspireres til forandringer på områder, hvor andre i branchen gør det bedre end os. Kun gennem manges deltagelse kan det rette datagrundlag skabes, hvorved sammenligning af tallene bliver værdifulde. Man kan sagtens deltage uden at afsløre forretningshemmeligheder Direktør Anders Thorup, Hjulmand & Kaptain 6
Testimonial Deltagelse i virksomhedens nøgletal har bidraget med ny viden om vores drift, der giver os et bedre og mere kvalificeret beslutningsgrundlag. Benchmark, overfor andre kontorer af samme størrelse, har givet os mulighed for at placere os endnu bedre i konkurrencen om de bedste kandidater og den videre forretningsudvikling Business Manager Jesper-Max Larsen, Philip 7
Danske Advokater samarbejder med konsulenthuset HR SUCCES, som har udviklet produktet Benchmark Management i samarbejde med os Aftalen sikrer: Danske Advokater & HR SUCCES Fuld anonymitet for den enkelte virksomhed Compliance med konkurrencemyndighederne Danske Advokater ejer data i forhold til HR SUCCES I takt med flere og flere medlemmer leverer data, vil Danske Advokater benytte disse i en summarisk rapport til glæde for medlemsvirksomhederne Ydelsen faktureres af Danske Advokater med en subsidiering 8
Produktbeskrivelse God ledelse = højere indtjening Rapport over strategiske nøgletal Organisatoriske Finansielle Strategiske Effektivitet Nøgletal benchmarkes mod gennemsnit og bedst i klassen Nøgletal præsenteres som mulig forbedring på egen bundlinje (= EBIT potentiale) 1 times gennemgang af rapport er inkluderet 9
Konkret eksempel på en benchmark Virksomhed X Virksomhed Y Enheder Omsætning pr. medarbejder 2009 DKK 1.475.000 1.200.000 Indtjening pr. medarbejder DKK 550.000 210.000 Lønandel af samlede omkostninger % 55 58 Omsætning pr partner TDKK 5.400 5.150 Vurderet meromsætning % 5 20 Vurderet omkostningsbesparelse % - - Verifikation i % 70 45 Gennemsnitlig udfaktureret timepris. DKK 1.600 1.680 Noter: Benchmark, viser sammenlignelige virksomheder baseret på størrelse målt som antal ansatte og antal partnere. Verifikation er den % del af det samlede antal timer der er til rådighed og som virksomhed kan redegøre for Benchmark, foretaget af Danske Advokater med tilladelse fra udvalgte medlemsvirksomheder, juni 2010
Konkret eksempel på en benchmark Virksomhed X Virksomhed Y Prod timer i forhold til timer til rådighed 47,8 36,8 Antal produktive medarbejdere pr partner stk 3,0 3,1 Lønandel i forhold til samlet omsætning % 34,4 47,8 EBIT pr. produktiv time DKK 380 177 Andel af Administrative omk. / afskrivninger af samlet omsætning % 28 35 Samlet indtjening pr partner (gennemsnit)* TDKK 2.760 1.585 Stamdata Virksomhed X Virksomhed Y Antal medarb.: stk 40-45 40-45 Partnere stk 10-12 10-12 Advokater stk 8-10 7-10 7-10 Fuldmægtige stk 4-7 4-7 Sekretærer stk 9-15 9-15 Administration stk 5-7 5-7 Benchmark, foretaget af Danske Advokater med tilladelse fra udvalgte medlemsvirksomheder, juni 2010 11
Eksempel på Benchmark Management Område: Finansielle nøgletal Indeholder 5 overordnede nøgletal, der tilsammen kortlægger virksomhedens konkurrenceevne. Nøgletallene er centreret omkring omsætning og indtjening (EBIT). Analysen afdækker seneste regnskabsår, såvel som udviklingen i forhold til forrige år. Best Practise 1 Eksempel på delkonklusioner: Markedsperformance (virksomhedens vækst sammenlignet med markedet) ligger lidt under gennemsnit. Omsætning pr. medarbejder følger gennemsnittet men med et udviklingspotentiale i forhold til Best Practice svarende til et EBIT på 642.577 dkr. Indtjening pr. medarbejder er bedre end gennemsnittet. Trods relativ høj indtjening pr. medarbejder er udviklingen i forhold til sidste år negativ. Virksomheden følger gennemsnittet hvilke? Generelt er de finansielle nøgletal for året 2009 tilfredsstillende. Men særlig bør negativ vækst følges. Område Gennemsnit Virksomhed 4 Egen virksomhed 3 12 2 Egen virksomheds bundlinjepotentiale i forhold til henholdsvis: Gennemsnit (Potentielt forbedret EBIT) Best Practice (Potentielt forbedret EBIT) Omsætningsudvikling i forhold til markedet 6% 153.626 454.784 Omsætning pr. medarbejder i seneste regnskabsår Indtjening pr. medarbejder i seneste regnskabsår Udvikling i omsætning pr. medarbejder ifht. forrige år Udvikling i indtjening pr. medarbejder ifht. forrige år 769.368 10.823 642.577 178.629-1.192.959 730.269-3% 190.513 465.712-4% 1.268.961 2.710.829
Eksempel på Benchmark Management Område: Organisationens nøgletal Afdækker løn, sygefravær og personaleomsætning. I tilgift har vi også undersøgt omstændighederne omkring kompetenceudvikling. Vi ved at medarbejdertilfredshed bl.a. er afhængig af såvel faglig som personlig udvikling og at denne igen har indflydelse på evnen til at opnå kundeloyalitet. Eksempel på delkonklusioner: Personaleomsætningen på henholdsvis 20% og 36% (fratrådte og tiltrådte) ligger i den dårligere halvdel. Vores undersøgelser viser at de, der klarer sig bedst har en udskiftningsgrad svarende til mellem 9-13%. Virksomheder med en samlet udskiftningsgrad på mindre end 5%, eller højere end 16% klarer sig generelt dårligere end de bedste. Lønniveauet følger er højere end både gennemsnit og dermed også Best Practice. Det rejser spørgsmålet om man bør tilpasse sig markedet bedre et cetera paribus. Besparelsespotentiale svarer til DKK 656.539 sammenlignet med gennemsnittet og i forhold til Best Practice, kan EBIT forbedres med DKK 4.172.691 Antal advokater / jurister pr. partner Antal medarbejder pr. partner Sygefravær Gennemsnitsløn, alle ekskl. Partnere Investeringer i kompetenceudvikling i procent af samlede lønomkostninger Andel af nyansatte, der forlader virksomheden indenfor det første år Virksomhed Gennemsnit Best Practice Personaleomsætning (fratrådte) 13
Eksempel på Benchmark Management Område: Organisationens nøgletal Område Egen virksomhed Egen virksomheds bundlinjepotentiale i forhold til henholdsvis: Gennemsnit Best Practice (Potentielt forbedret EBIT) (Potentielt forbedret EBIT) Gennemsnitsløn, alle ekskl. Partnere kr. 465.620 479.306 5.094.272 Investeringer i kompetenceudvikling i procent af 2,79-199.746 291.288 samlede lønomkostninger Personaleomsætning (fratrådte) antal medarb. 20,00 190.402 927.298 Andel af nyansatte, der forlader virksomheden 27 44.329 130.374 indenfor det første år i% Sygefravær i % af samlede arbejdstid 4,2 688.088 1.140.661 Antal medarbejder pr. partner 5,0-1.240.455 1.472.727 Antal advokater/jurister pr. partner 1,0-740.576 685.714 Område Egen Virksomhed Beløb i kr. Egen virksomheds bundlinjepotentiale i forhold til henholdsvis: Gennemsnit Best Practice (Potentielt forbedret EBIT) (Potentielt forbedret EBIT) Gennemsnitsløn advokater / jurister 828.100 1.046.468 3.082.933 Gennemsnitsløn fuldmægtige 382.167-647.931 114.500 Gennemsnitsløn sekretærer 321.800-1.021.788 236.766 Gennemsnitsløn for adm/support 497.250 1.102.557 1.660.073 Gennemsnitsløn, alle ekskl. partnere 465.620 479.306 5.094.272 14
Eksempel på Benchmark Management Område: Effektivitet Baseret på indberetninger om antal timer er der foretaget en analyse af virksomhedens væsentligste faktor i relation til bundlinje; tid. Område Enhed Egen virksomhed Sammenligningstal for henholdsvis: Gennemsnit Best Practice (Baseret på EBIT pr. time) Gennemsnitlig udfaktureret timepris DKK 1.585 1.413 2.130 Produktionsomkostning pr solgt time (løn) DKK -884-552 -565 Administrative lønomk. pr time DKK -48-190 -344 Administrations omk/afskrivninger pr time DKK -476-466 -802 EBIT pr time DKK 177 205 419 EBIT pr. totale timer tilrådighed DKK 44 60 142 Forudsætninger Enhed Egen virksomhed Sammenligningstal for henholdsvis: Gennemsnit Best Practice Samlet gennemsnitlig resultatandele pr partner TDKK 1.118 1.224 2.061 Delkonklusion: Til trods for en gennemsnitlig udfaktureret timepris (DKK 1.585), der er højere end gennemsnittet på DKK 1.413, ligger den samlede EBIT pr. produktiv time (DKK 171) under gennemsnit og langt fra Best Practice. Det generelle omkostningsniveau synes for højt og der er basis for at se nærmere på om besparelser kan findes eller om produktiviteten kan øges tilsvarende. 15
Om HR SUCCES HR SUCCES er et konsulenthus med særlige kompetencer indenfor Strategiimplementering Trivselsundersøgelser Organisation & ledelse og sammenhængen mellem adfærd og lønsomhed, med andre ord målbar ledelse Benchmark Management anvendes bl.a. som målrettet faktabaseret værktøj i forbindelse med strategiimplementering HR SUCCES har mere end 15 års erfaring i undersøgelsesmetoder, der understøtter virksomheders udvikling og har siden 2007 udviklet og implementeret Benchmark Management for bl.a. læger, revisorer og advokater HR SUCCES ledes af Peter Aagaard 16
Prissætning & timing Udførlig rapport med kommentarer og gennemgang koster kr. 15.000 1) Målsætningen er genkøb, som sikrer historiske data og forløb En gang årligt i foråret kører en ny runde Medlemsvirksomhed får udviklingsforløb og dermed resultaterne af egne beslutninger og indsatser Yderligere rapporter kan frit bestilles når tidspunkt passer eksempelvis efter Næste endt årsregnskab Som input til budgetplanlægning (simulering af forandringer) Når opkøb & kontorsammenlægning planlægges mv. Ydelsen faktureres af Danske Advokater Note: 1) Prisen er kr. 19.000 for en analyse/rapport med tilhørende gennemgang, men Danske Advokater subsidierer prisen med kr. 4.000 17
Prissætning & timing Tidsplanen for Benchmark Management 2013 Tilmeldingsfrist: 13 januar Dataindsamling: 1-28 marts Rapporter leveres: 20 april Individuel opfølgning: 23 april og fremefter Tilmelding Datafangst Afrapportering Individuel opfølgning 18