Opbygning af et driftsstyringssystem til Vejle kirkegårde.

Transkript

1 Teknisk Diplomuddannelse i parkvirksomhed TDP Modul 3a Faglig ledelse af pleje- og vedligeholdelsesopgaver. Projektopgave: Opbygning af et driftsstyringssystem til Vejle kirkegårde. Bedre styring af pleje- og vedligeholdelsesopgaverne som et middel til optimering og kvalitetsudvikling. Vejle Kirkegårde, November 2007 Udarbejdet af: Jan Langmach Nielsen, Skov- og landskabsingeniør og Teamleder ved Vejle Kirkegårde. Vejleder: Karsten Kring, Lektor og studievejleder ved Københavns Universitet, Det biovidenskabelige falkultet.

2 1 Forord. Denne opgave er udarbejdet som et eksamensprojekt til Teknisk Diplomuddannelse i Parkvirksomhed, Modul 3a Faglig Ledelse af Pleje- og vedligeholdelsesopgaver. Min opgave handler om driftsstyringen ved Vejle kirkegårde. Opgaven belyser herudover kortfattet, nogle af de overordnede problemstillinger der er i den folkekirkelige struktur og styringsform, i relation til opnåelse af en effektiv og optimal driftsstyring på kirkegårdene. Disse emner har jeg tidligere behandlet mere uddybende i mine eksamensprojekter på parkdiplomuddannelsens modul 1 og 2. Jeg har i denne opgave tilstræbt at konkretiseret hvad vi lokalt i Vejle kan gøre, for at forbedre vores driftsstyringssystem, og ad den vej starte en proces der kan optimere og kvalitetsudvikle kirkegårdsdriften. Opgaven følger modellen Hvor er vi nu? Hvor vil vi hen? Hvordan kommer vi der hen? Efter indledningen med beskrivelse af opgavens baggrund og problemformuleringen, starter opgaven således med en kort redegørelse og analyse af det eksisterede driftsstyringssystem, herefter et afsnit om målsætningerne for det nye system og til sidst et afsnit med en handlingsplan for opbygningen af systemet. Opgaven afsluttes med en sammenfatning og perspektivering. Som bilag til opgaven har jeg udarbejdet et udkast til et samlet dokument med driftsplaner og arbejdsbeskrivelser for kirkegårdene under Vejle kirker og kirkegårde. I dette foreløbige udkast har jeg især lagt vægt på den taktiske del af driftsstyringen, d.v.s arbejdsbekrivelser/kvalitetsbeskrivelser og i mindre grad fokuseret på den overordnede strategiske del d.v.s driftsplanen. Opgavens målgruppe er først og fremmest kirkegårdsbestyrelsen og ledelsen ved vejle kirkegårde. Det er mit håb at opgaven kan blive startskuddet til igangsættelse af et projekt til udvikling, opbygning og implementering af et nyt driftsstyringssystem til Vejle Kirkegårde. Samtidig er det mit håb at opgaven generelt kan bidrage som inspirationskilde for de menighedsråd, kirkegårdsledere og gravere, der påtænker at modernisere og optimere deres driftsstyring. Vejle Kirkegårde, November 2007 Jan Langmach Nielsen 2

3 2 Indholdsfortegnelse 1 Forord Indholdsfortegnelse Indledning Baggrund for opgavens problemformulering Opgavens formål Opgavens emneafgrænsning Problemformulering Metodevalg Definition, Hvad er et driftsstyringssystem? Redegørelse og analyse af den eksisterende driftsstyring ved Vejle Kirkegårde Eksisterende arealoplysninger og vurderinger Eksisterende plejestyring Eksisterende ressourcestyring Formål og målsætninger for vores nye driftsstyringssystem Formål Langsigtede målsætninger Kortsigtede mål Handlingsplan for opbygningen af et nyt driftsstyringssystem Udarbejdelse af driftsplaner og arbejdsbeskrivelser for kirkegårdene Digitalisering af kirkegårdskortene, arealregistrering og vurdering Opbygning af et ressourcestyringssystem (styring af timeforbrug henført til arbejdsrutiner) Økonomiske driftskalkulationer Driftssystemets kobling til budgetter og regnskab IT-løsninger der understøtter driftsstyringssystemet Projektplan for gennemførelsen af handlingsplanen Fase 1: Projektforberedelse og målfastsættelse Fase 2: Projektopstart og planlæggelse Fase 3: Projektrealisering Fase 4: Evaluering Sammenfatning og perspektivering Bilag Litteraturliste

4 3 Indledning 3.1 Baggrund for opgavens problemformulering. Modul 3a i parkdiplomuddannelsen handler om driftsstyring inden for parkvirksomhed. Undervisning og litteratur behandler emnerne: Driftsplanlægning, Arealbeskrivelse & registrering ved drift, Driftsøkonomi og Driftsstyring. I studieprogrammet er der som emnemæssig ramme for udarbejdelse af projektopgaven beskrevet: EFFEKTIVISERING AF GRØN DRIFT. Projektopgaven handler om effektivisering af driften på et eller flere konkrete arealer/elementer, de studerende skal udarbejde mål og anvise tilstande/forløb og økonomi herom. Min projektopgave har baggrund i en række generelle og højaktuelle problemstillinger, i relation til opnåelse af en effektiv og optimal driftsstyring, på kirkegårdene: For det første er det min overbevisning at kirkegårdsdriften styres efter gammeldags modeller og ikke har fulgt med den generelle udvikling, indenfor parkvirksomhed og driftsstyring af grønne områder: Dette er især tydeligt når man kikker nærmere på den udvikling der generelt er sket gennem de seneste år i den offentlige og statslige grønne sektor indenfor områderne: Styringsform og regnskabsprincipper, organisationsopbygning og opgavedeling, ledelsesformer m.m. Det er mit klare indtryk at den samme udvikling ikke er sket når det gælder kirkegårdsdrift. (dette er nærmere uddybet i mine tidligere parkdiplomopgaver fra Modul 1 og Modul 2). Baggrunden og grundincitamentet for at igangsætte de nye tiltag og handlinger som jeg vil skitsere i denne opgave, hviler på en overbevisning om, at det må anses for uholdbart at driften af kirkegårdene kan fortsætte under de nuværende gammeldags styringsformer. Dette skal ses i lyset af den udvikling der er sket og fortsat sker, i hele det omkring liggende samfund og stort set alle de øvrige parkvirksomheder, og at det derfor må forventes, at den samme udvikling vil ske på kirkegårdsområdet før eller senere. For det andet har de seneste 10 års udvikling med stigende udgifter, færre medlemmer og højere kirkeskat i folkekirken, medført at der nu er høj politisk fokus på, at det er nødvendigt med store ændringer i folkekirken: Regeringen besluttede den 20. april 2005 at nedsætte en arbejdsgruppe om ændring af den kirkelige struktur, som følge af kommunalreformen. Arbejdsgruppen skulle se på den geografiske opdeling i den kirkelige struktur i relation til ændringen af kommunegrænserne, men også på opgavefordelingen mellem sogn, provsti og stift. I juli 2006 blev resultatet af arbejdsgruppens arbejde offentliggjort i form af rapporten: Betænkning fra arbejdsgruppen om ændring af den kirkelige struktur. Rapporten anbefaler en række ændringer i den kirkelige struktur. Regeringen nedsatte i september 2006 endnu en arbejdsgruppe der skulle se økonomien efter i sømmene og komme med en redegørelse af årsagerne til udgiftsstigningerne, samt fremkomme med forslag, bl.a. om ændring af regler, strukturer og styringsformer, der kunne bidrage til at sikre bedre greb om udgiftsudviklingen. Dette arbejde blev afsluttet i august 2007 og publiceret i form af rapporterne: Folkekirkens lokale økonomi, Betænkning 1491 og Rapport fra arbejdsgruppen vedrørende kirkegårdenes økonomi, dokument nr Hovedbudskabet i rapporterne er i ultrakort form - : At folkekirken skal bruge færre penge på administration, bygninger og kirkegårde og i stedet lægge vægt på at kunne yde mere kirke og bedre service til folkekirkens medlemmer (kirkeministeriet hjemmeside, 4.sep

5 Folkekirken har altså ondt i økonomien og der er tydeligvis et klart politisk fokus på, at det er helt nødvendigt med forandringer i folkekirken og dermed også i styringen af kirkegårdsdriften. Formålet med ændringerne er at opnå effektivisering/optimering og kvalitetsudvikling, eller sagt med andre ord: At få mere folkekirke for skattekronerne. For det tredje mener jeg at det er tydeligt, at menighedsrådene mangler nogle redskaber til professionel driftsstyring: Det fremgår af rapporten fra arbejdsgruppen vedrørende kirkegårdenes økonomi, at man nu har indset at de gammeldags kvotesystemer, hvor ressourcebehovet og driftsstyringen beror på historiske opmålinger af stillingsnormeringer, ikke længere er holdbare og tidssvarende: Vurdering af ressourcebehovet kræver en holdning til serviceniveau, plejeniveau og øvrige standarder, der ønskes opretholdt ved kirke og kirkegård. Menighedsrådenes ledelsesret består i at udøve denne prioritering og fastlægge deres forventninger til aktivitets- og serviceniveau. For at kunne hjælpe menighedsrådene til bedre at kunne forholde sig til niveauet på kirkegården, har Kirkeministeriet sammen med Foreningen af danske Kirkegårdsledere i 2007 igangsat projektet Driftsstyring på kirkegårde i samarbejde med Skov & Landskab ved Københavns Universitet. Formålet er at udvikle et kvalitetsbeskrivelsessystem, så man kan beskrive, hvilken pleje man ønsker, men som i modsætning til de traditionelle kvotesystemer, ikke indeholder en automatisk stillingsnormering. (Folkekirkens lokale økonomi, Betænkning 1491, kirkeministeriet, august 2007, afsnit om Kirken som arbejdsplads, tidligere normeringsmodeller, side ). For det fjerde er det mit håb, at bestyrelsen og ledelsen ved Vejle kirkegårde ønsker at være forberedt og på forkant med udviklingen, og at man ikke har tænkt sig blot at læne sig tilbage og vente på flere rapporter og projekter fra centralt hold (kirkeministeriet, stiftet, provstiet). Men hvad kan vi lokalt i Vejle, konkret gøre, for at komme i gang med opbygningen af et nyt og mere tidssvarende driftsstyringssystem? Hvordan griber vi det an? 3.2 Opgavens formål. Opgavens formål er at analysere og redegøre for, hvilke tiltag og handlinger der kan igangsættes lokalt ved Vejle kirkegårde, for at opbygge et driftsstyringssystem, der kan sikre en bedre styring af pleje- og vedligeholdelsesopgaverne, med det formål at opnå optimering, effektivisering og kvalitetsudvikling af kirkegårdsdriften. 3.3 Opgavens emneafgrænsning. Opgaven vil fokusere på Hvordan kommer vi der hen? og vil dermed have karakter af en konkret handlingsplan for projektet: Opbygning af et nyt driftsstyringssystem til Vejle kirkegårde. Opgaven vil herudover kort belyse nogle af de overordnede problemstillinger der er i den folkekirkelige struktur og styringsform, i relation til opnåelse af en effektiv og optimal driftsstyring på kirkegårdene. Disse emner er nærmere behandlet i mine tidligere opgaver fra parkdiplomuddannelsen. 3.4 Problemformulering. Opgaven tager fat i følgende kerneproblem: Vejle kirkegårde mangler et driftsstyringssystem, der på en objektiv, anerkendt og tidssvarende måde, løbende kan dokumentere en direkte og synlig sammenhæng mellem ressourceforbrug, arbejdsmængde og kvalitet i plejen af kirkegårdsarealerne. Jeg har analyseret kerneproblemet nærmere gennem brainstorming og opstilling af: Problemtræ, med årsager og virkninger. (se bilag 1). Måltræ, med midler og positive effekter. (se bilag 2). Opgavens emneafgrænsning fører herefter frem til følgende problemformulering: Hvordan kan Vejle kirkegårde opbygge et nyt og mere tidssvarende driftsstyringssystem? 5

6 3.5 Metodevalg Opgaven vil være baseret på: Sparring med ledergruppen ved Vejle kirker og kirkegårde. Granskning af materialer relateret til emnet, som er offentliggjort på kirkeministeriets hjemmeside. Teorier fra pensum, tilegnet dels ved litteraturstudier og moduldeltagelse/undervisning. Udveksling af praktiske erhvervserfaringer med kursusdeltagere og diskussion af det tillærte. Mine egne overbevisninger, synspunkter og erhvervserfaringer 1 fra tidligere lederstilling i Banedanmark. 3.6 Definition, Hvad er et driftsstyringssystem? Min opgave tager udgangspunkt i nedenstående definition af et driftsstyringssystem (kilde: Videnblad Driftsstyring af grønne områder - Begreber i det grønne. Juul 1997): Et driftsstyringssystem er et system til beskrivelse af plejen og de ressourcer der medgår til plejen både af det enkelte grønne område og af samtlige parker og grønne områder i en kommune. Driftsstyringssystemet består i første omgang af: - Et arealregister som er en samlet oversigt over alle de arealer som driften omfatter. - En plejestyringsdel der er et redskab til styring af det gartneriske arbejde i grønne områder. Redskabet kan indeholde mål- og plejebeskrivelser, som beskriver forventningerne til friarealet og/eller redegør for den plejeindsats, der er ønskelig eller nødvendig. - En ressourcestyringsdel der er en systematisk styring og kontrol med anvendelsen af de økonomiske, menneskelige og materielle ressourcer. Figur 1: Kilde: Videnblad Driftsstyring af grønne områder - Begreber i det grønne. Juul Jeg var ansat som fagleder for drift af grønne områder ved Banedanmark i perioden fra 1995 til Gennem netop denne 10 års periode gennemgik DSB/Banedanmark en række store organisationsændringer, hvor den statslige institution med ren rammestyring overgik til kontraktstyring og til sidst gennemgik en række udbudsrunder med reel konkurrence (kontrolbud) og udlicitering af en del af driftsopgaverne. 6

7 4 Redegørelse og analyse af den eksisterende driftsstyring ved Vejle Kirkegårde. 4.1 Eksisterende arealoplysninger og vurderinger. Der eksisterer ikke et egentligt arealregister med en systematisk oplistning og mængdeopgørelse af de forskellige grønne/grå elementer på kirkegårdene. Der er ikke udarbejdet nogen fælles accepteret faglig terminologi (definition af elementtyperne og kvalitetskrav til de enkelte elementer), hvorefter man kan foretage en sådan registrering. Eksisterende arealoplysninger og dokumenter som er relevante i forhold til driftsstyring er: Matrikulære oplysninger (samlede arealstørrelser m.m.) og oplysninger fra Tingbogen (ejerforhold, deklarationer, servitutter m.m.), fra Vejle kommune. De aktuelle Kirkegårdskort, der er udarbejdet af et Landskabsarkitekt firma. Det elektroniske gravstedskartotek (samlet register/database med detaljerede oplysninger om hvert enkelt gravsted), i kirkegårdsystemet Brandsoft. 4.2 Eksisterende plejestyring. På det strategiske/taktiske niveau i organisationen, eksistere der en form for overordnet driftsplanlægning, om end ikke systematiseret og udmøntet i en decideret skriftlig driftsplan. Kirkegårdsarealernes anvendelse drøftes løbende på møder og der tages f.eks. stilling til - om der fortsat er jord nok til en bestemt begravelsesform/afdelingstype om der skal anlægges nye begravelsesformer og hvor om nogle afdelinger skal overgå til parkområder om nogle gangstier skal nedlægges og omlægges til græsarealer om der skal etableres nye større beplantningsanlæg o.s.v. I forbindelse med visioner om et større nyanlæg, eller en omlægning af et kirkegårdsareal, udarbejdes der typisk en anlægsprojektbeskrivelse, ved hjælp af et eksternt firma (landskabsarkitekter eller lign.). Men der indgår sjældent en fremadrettet plan for driften af arealet. På organisationens taktiske/operationelle niveau hviler den eksisterende plejestyring på traditioner indenfor branchen, og plejeindsatsen afhænger af den lokale gravers/gartners mening, interesse og engagement i sit arbejde. Der findes ikke plejebeskrivelser der følger en fælles terminologi, er entydig og har opnået en fælles faglig accept og forståelse, i ledelsen og blandt de ansatte. Der arbejdes ikke efter forud klart definerede ydelsesbeskrivelser, med undtagelse at de ydelser der sælges i forbindelse med selve begravelsesvæsenet, her findes der beskrivelser af ydelsernes omfang. Disse beskrivelser er mest rettet mod kunderne/de pårørende på kirkegården, og bruges primært til at forklare hvilke arbejder der er omfattet af den ydelse/aftale som borgeren har betalt for, men beskrivelserne bruges dog også til dels af gartnerne under udførelsen af arbejdet. Desværre er beskrivelserne ikke samlet konsekvent og systematisk, i ét lettilgængeligt skriftligt dokument. Når man f.eks. som nyansat skal finde ud af hvad en konkret ydelse omfatter, må man derfor lede flere forskellige steder, og når man spørger forskellige gartnere, har de forskellig opfattelse af, hvad der hører med eller ikke hører med til arbejdet, vedrørende en specifik ydelse. Eksisterende dokumenter hvor man kan finde relevante oplysninger er: Interne dokumenter, breve, mødereferater og notater i forskellige udgaver. Kirkegårdsvedtægterne, afsnit D Takster (her findes oplysninger om kirkegårdens takster (gebyrer) og priser for: leje af brugsret til gravsteder, renholdelse af gravstedet, vedligeholdelse af gravstedet, plantning af blomster på gravstedet, m.m. Men ikke fyldesgørende ydelsesbeskrivelser.). Interne dokumenter og foldere (f.eks. folder om grandækning), til kunder i forskellige udgaver, med takter/priser og ydelsesbeskrivelser. 7

8 4.3 Eksisterende ressourcestyring. Driftsopgaverne på en kirkegård er overvejende relateret til forbrug af arbejdstimer. Der er tale om pleje af grønne områder som hovedsagelig udføres manuelt og kun med anvendelse af mindre maskiner og materialer. Det fremgår af det eksisterende budget og regnskab ved Vejle kirkegårde at over 70% af ressourceforbruget vedrører direkte lønomkostninger. I relation til effektivisering og optimering er det derfor nærliggende, i første omgang, at fokusere på timeforbrug som vigtigste ressourceforbruger. Styring af forbruget af antal arbejdstimer på kirkegårdene, tager pt. formelt udgangspunkt i en gammel normeringsmodel der er udarbejdet på grundlag af nogle detaljerede arbejdstidsmålinger i 1980`erne. Formålet med modellen var at fastlægge stillingskvoter for stillingerne organist, kordegn, kirketjener og graver. Dette forældede kvotesystem står umiddelbart foran en ophævelse. (Kilde: Folkekirkens lokale økonomi, Betænkning 1491, kirkeministeriet, august 2007, afsnit om Kirken som arbejdsplads, tidligere normeringsmodeller, side ). Pt. styres og kontrolleres forbruget af arbejdstimer dog fortsat udelukkende ved hjælp af normeringer. Den totale timenormering til kirkegårdene fastsættes med udgangspunkt i årets budget. Den løbende styring af timeforbruget, går ud på at kontrollere, om man hen over året overholder de budgetterede normeringer. Anvendelsen af timerne (hvilke arbejdsopgaver timerne bliver brug til), er ligeledes styret af normeringerne, idet normeringerne er hængt op på stillingskategorierne og pr. definition tilknyttet en bestemt kirkegård. I praksis ved Vejle kirkegårde betyder det at vi arbejder med et system hvor hver af de 4 kirkegårde som udgangspunkt er tildelt en årsnormering af gartnertimer: Nordre kirkegård: ca. 7 årsværk, Østre kirkegård ca. 3,5 årsværk, Gamle kirkegård ca. 3 årsværk, Søndre kirkegård ca. 6 årsværk. Virksomhedskulturen blandt gartnerne er, at hver kirkegård holder hårdt på sin normering og nødigt vil afgive timer til en af de andre kirkegårde. Ledelsen har arbejdet længe på at forsøge at opbløde den manglende fleksibilitet der ligger i dette, ved at forsøge at flytte lidt rundt på nogle af gartnerne, efter hvor der vurderes at være mest travlt. Blandt gartnerne er der evige diskussioner og drøftelser om, hvilken kirkegård der lige nu, mest mangler arbejdskraft. Ledelsen forsøger så godt den kan at fordele sol og vind lige. Ledelsen har i den forbindelse haft forskellige tanker og tiltag omkring at fører et timeregnskab, som så skulle sikre en rimelig og fair fordeling af arbejdstimerne til de forskellige kirkegårde, så ingen skulle føle sig forfordelt, i forhold til den normering der var udgangspunktet ved årets start. Jeg syntes ikke at denne styringsmodel er god nok til at sikre en optimal ressourceudnyttelse. Modellen opererer udelukkende med en fordeling af timer - ikke arbejdsopgaver, og fordelingsnøglen tager udelukkende udgangspunkt i den forældende/historiske opmåling af normeringskvoten. Det er min personlige opfattelse, at den eksisterede ressourcestyringsform har direkte sammenhæng med den tankegang og virksomhedskultur, der følger af at kirkegårdsdriften er underlagt økonomisk rammestyring, d.v.s. ren kasseøkonomistyring (styring af indbetalinger og udbetalinger til kassen). Det er i virkeligheden den samme tankegang der afspejler sig i ovennævnte tanker omkring et rent timeregnskab til ressourcestyring. Det grundlæggende problem i den eksisterende ressourcestyring er at fokus hele tiden er rettet mod ressourcer i forhold til økonomi/normeringer og ikke mod den reelle objektive sammenhæng mellem ressourceforbrug og arbejdsmængde/kvalitet/plejeniveau. Der mangler i dag redskaber til at styrer og kontrollere denne sammenhæng. Der mangler ganske enkelt et driftsstyringssystem. 8

9 5 Formål og målsætninger for vores nye driftsstyringssystem. 5.1 Formål. Driftsstyringssystemets primære formål er at strukturere, systematisere og styre faktiske data/oplysninger, og på den måde danne grundlag for objektive analyser og udtræk af nøgletal, som kan dokumentere og give pålidelige beslutningsgrundlag, vedrørende alle vigtige valg og prioriteringer i forhold til optimering og effektivisering af kirkegårdsdriften Samtidig er det vigtigt at understrege at et nyt driftsstyringssystem ikke bare er et nyt EDB-system, der skal indkøbes og implementeres. Systemet består af en række redskaber/værktøjer/terminologier og nye tanke- og arbejdsgange, som skal implementeres og indprentes grundigt i hele Kirkegårdsorganisationen, og på alle niveauer, før der kan opnås den ønskede effektivisering, optimering og kvalitetsudvikling i kirkegårdsdriften. 5.2 Langsigtede målsætninger. De langsigtede målsætninger for implementering af den nye driftsstyring er: Sikre at der sker en struktureret og planlagt langsigtet udvikling af kirkegårdsarealerne. Opnå en fælles opfattelse og et fælles sprog, når vi taler om de forskellige arbejdsopgaver, mængden, kvaliteten og plejeniveauet på kirkegårdene. Opnå at vi arbejder ud fra en fælles terminologi og entydigt grundlag. Et grundlag som i bestyrelsen, ledelsen og blandt medarbejderne, har fælles fagligt accept og forståelse. Sikre at vi anvender og prioritere vores ressourcer optimalt og at der er mere direkte, synligt og dokumenterbart sammenhæng mellem vores ressourceforbrug og den faktiske arbejdsmængde/kvalitet/plejeniveau. At vi bliver bedre forberedt og gearet til en eventuel fremtidig udbudssituation / konkurrenceudsættelse. Så vi er konkurrencedygtige og undgår at der sker en ren udlicitering af vores gartneropgaver. At vi får indpodet mere entreprenørånd og markedsorientering i vores virksomhed, så vi er bedre rustet til fleksibilitet og til eventuelt at påtage os nye opgaver ved omkringliggende mindre sogne og kirkegårde. Optimering og effektivisering af rutineopgaverne (basisopgaverne), med det formål at frigøre ressourcer til opgaver der udvikler kirkegårdsarealerne (tillægspleje, udviklingsopgaver, anlægsopgaver, omlægninger). 5.3 Kortsigtede mål Målet med gennemførelsen af den handlingsplan jeg vil beskrive i næste afsnit, er at vi ved Vejle kirkegårde, opnår et driftsstyringssystem der indeholder: Driftsplaner, Arbejds- og kvalitetsbeskrivelser for kirkegårdsdriften. Arealregister med alle grønne elementer, samt mængdeopgørelser og digitaliserede kirkegårdskort. En systematisk gennemgang af alle arbejdsgange og arbejdsmetoder i vores kirkegårdsdrift. Med henblik på optimering efter LEAN-konceptet. En fastlæggelse af de arbejdsrutiner vi vil arbejde med i kirkegårdsdriften. Gennem anvendelse af værktøjet: Work Breakdown Structure / krydsreferenceskema. Skriftlige Arbejdsinstrukser til alle arbejdsrutiner/driftsopgaver. Standard skabeloner og eksempler på beregninger i excel-regneark, til estimering/kalkulation af tidsforbrug til arbejdsrutiner/driftsopgaver. Standard skabeloner og eksempler på færdige arbejdsplaner og bemandningsplaner til kirkegårdsdrift. Et ressourcestyringssystem der kan registrere timeforbruget på arbejdsrutiner/driftsopgaver i kirkegårdsdriften. 9

10 6 Handlingsplan for opbygningen af et nyt driftsstyringssystem. 6.1 Udarbejdelse af driftsplaner og arbejdsbeskrivelser for kirkegårdene. Ved Vejle kirkegårde har vi mange gode medarbejdere med et indgående lokalt kendskab til kirkegårdene og til driften af arealerne. Men i forhold til opbygningen af et driftsstyringssystem mangler vi en fælles opfattelse og et fælles sprog, når vi taler om de forskellige arbejdsopgaver, mængden, kvaliteten og plejeniveauet på kirkegården. En måde/start på at opnå det fælles sprog, er udarbejdelsen af skriftlige dokumenter, efter en vedtaget og accepteret struktur og systematik. Denne systematik vil vi også få brug for, i forbindelse med arealregistrering og vurdering, hvor det er vigtigt at holde sig til en på forhånd aftalt terminologi og ikke bruge unødig tid på registreringer, som falder udenfor de basale behov som systematikken kræver. Jeg vil derfor anbefale at arbejdet med opbygningen af driftsstyringssystemet starter med udarbejdelsen af driftsplaner og arbejdsbeskrivelser. Driftsplaner: Med driftsplaner tænker jeg her på beskrivelser vedrørende kirkegårdenes anvendelse, historie og eventuelle overordnede intentioner, der har betydning for driften af arealerne. Herunder beskrives også forhold vedrørende eventuelle langsigtede udviklingsplaner eller planer om større omlægninger eller nyanlæg. De forskellige begravelsesformer og afdelingernes særpræg samt eventuelle områder med parkstatus beskrives og der udarbejdes en analyse af de fremtidige behov for begravelsesformer. Driftsplanerne bør indeholde en ejendomsoversigt, beskrivelser vedrørende den nuværende driftsstatus og de fremtidige visioner og målsætninger for driften af de enkelte kirkegårdsarealer/afdelinger. Driftsplanen bør herudover indeholde et afsnit, hvori der redegøres for de samlede overordnede økonomiske konsekvenser af planen. Driftsplaner kan eventuelt udarbejdes med udgangspunkt i et programoplæg med overordnede udviklingsplaner for kirkegårdene, udarbejdet af en landskabsarkitekt. (et eksempel på programoplæg/udviklingsplan: kilde: Christian Philip Kjøller, oktober 2007, Speciale, kandidatuddannelsen i landskabsarkitektur, Udviklingsplan for Sct. Olai kirkegård i kallundborg) Eksempel på koncept/opbygningen af en driftsplan i skovbruget: Driftsplaner bør operere med en tidshorisont på år. Arbejdsbeskrivelser: Arbejdsbeskrivelserne tager udgangspunkt i driftsplanens overordnede planrammer og skal definere den arbejdsindsats og opfølgning, der er nødvendig for at indfri driftsplanens visioner og målsætninger. Arbejdsbeskrivelser/plejebeskrivelser skal være entydige og klare. Beskrivelserne skal give klarhed over, præcis hvad driftsopgaverne omfatter og de skal angive utvetydige kravspecifikationer til arbejdets kvalitet. Der skal være en gennemgående struktur og terminologi i beskrivelserne. Som overordnet fælles faglig grundlag for beskrivelser og system, kan det anbefales at bruge Kvalitetsbeskrivelse for drift af grønne områder, som er et anerkendt dokument udarbejdet af en række repræsentanter for den grønne sektor. Beskrivelserne der skal udarbejdes kan direkte sammenlignes med det der i et standard udbudsmateriale kaldes en Særlig Arbejdsbeskrivelse (SAB). Konkret eksempel på en SAB for kirkegårdsdrift er udarbejdet for Birkerød kommunes kirkegårde og kan findes på Internettet på udbudsportalen.dk: Arbejdsbeskrivelserne bør udarbejdes så det tilstræbes at de er holdbare i 4-6 år (svarende til den normale tidshorisont for en driftsentreprise). Det kan lyde enkelt at beskrive hvad det er vi går og laver og hvilken kvalitet det laves i. Men alle erfaringer viser, at det er et overordentligt stort arbejde at nå frem til en beskrivelse der følger en fælles terminologi, er entydig og samtidig kan opnå fælles faglig accept og forståelse. 10

11 Jeg har udarbejdet et foreløbigt udkast til DRIFTSPLAN OG ARBEJDSBESKRIVELSER FOR VEJLE KIRKEGÅRDE, se bilag 3 (i alt 32 sider). 6.2 Digitalisering af kirkegårdskortene, arealregistrering og vurdering. Alle drifts- og vedligeholdelsesarbejder og de faglige oplysninger er knyttet til arealerne på kirkegården. Dette er grundlæggende og helt centralt for styringen af driften. Arealregistreringen kan foretages ved digitalisering af det eksisterende kortmateriale, suppleret med opmålinger og optællinger i marken. Mængder har stor betydning og er en afgørende faktor i driftsstyringen. Mængde og kvalitet er grundlaget for estimering af ressourceforbrug. Mængderne opgøres på arealtype- element- eller opgaveniveau. Enhederne der opmåles/optælles skal være entydige og homogene. Har man et digitaliseret kortgrundlag kan arealer og antal løbende meter måles direkte, og mængdeopgørelsen kan suppleres med optællinger og kontrolmålinger i marken. En del optællinger kan hentes direkte fra andre eksisterende registre eller databaser. F.eks. gravstedsregistre og arbejdslister fra det elektroniske kirkegårdssystem. Et digitaliseret kort og et GIS-softwareprogram (f.eks. Map-info) vil give mulighed for at kortmaterialet kan indgå som et hjælperedskab og en aktiv del af driftsstyringssystemet. GIS som et hjælperedskab til driftsplanlægning og styring, kan f.eks. bruges til: Håndtering af de almindelige løbende opdateringer af arealrelaterede informationer. Dels direkte på de digitaliserede kort, dels via integration med arealregistre, plejestyrings- og ressourcestyringsdel. Så man altid har et opdateret kirkegårdskort. Opbygge, visualisere og præsentere forskellige temakort (via lag), f.eks. ifm. drifts- eller udviklingplaner, skabe overblik over specifikke arealtyper/elementer, udskrive arbejdslister/kort m.m. Opmåle nye arealer og registrere nye elementer på kortene. Finde informationer fra databaserne ved at klikke på kortet. (f.eks. Højreklik på et gravsted og man får adgang til gravstedskartotekets informationer). Kræver direkte kobling mellem de alfanumeriske informationer i databasesystemerne (plejebeskrivelser, arealregistre, gravstedskartotek, ressourcestyring m.m.) og de grafiske informationer i GIS-modulet. Samarbejde med andre eksisterede IT-teknologier, hente/indlæse/importere informationer. (f.eks. Matrikelkort, digitale grundkort, flyfoto). Bilag 4 illustrerer et kirkegårdskort med tilhørende arealregister. 6.3 Opbygning af et ressourcestyringssystem (styring af timeforbrug henført til arbejdsrutiner) Som anført tidligere er lønomkostninger/timeforbrug den klart vigtigste og største ressourceforbruger i kirkegårdsdriften, samtidig er det relativ letfatteligt at arbejde med styring af timeforbrug. Jeg anbefaler derfor at der ved opbygningen af ressourcestyringsdelen, i første gang fokuseres på estimering og planlægning af tid, henført til arbejdsrutiner 2. Omkostningerne til det øvrige ressourceforbrug (maskinydelser, materialer m.m.), kan så kobles på i en senere proces. 2 Vigtig definition (kilde: vi brugte denne definition da jeg arbejdede med metodebeskrivelser og tilbudskalkulation ved Banedanmarks tilbudsafdeling, i årene ): En arbejdsrutine er en arbejdspakke bestående af én eller flere pleje/vedligeholdelsesopgaver som udføres med faste intervaller, uforstyrret og i én arbejdsgang. 11

12 Processen med opbygningen af ressourcestyringssystemet er nærmere beskrevet i min projektrapport fra parkdiplomuddannelsen modul 1: Optimering af kirkegårdsdriften ved vejle kirkegårde, Ressourcestyring med fokus på arbejdsmængde, kvalitet og plejeniveau, side Processen kan kort opdeles i 4 trin: Trin 1: Planlægning af udførelses-/arbejdsmetoder, tilrettelæggelse/optimering af arbejdsgange og strukturering af pleje og vedligeholdelsesopgaverne i fastlagte arbejdsrutiner: Arbejdet starter med at man får gennemtænkt og fastlagt en model for, hvordan det arbejde der er beskrevet i Arbejdsbeskrivelserne, udføres mest effektivt og optimalt. Med andre ord drejer det sig om at kikke på Arbejdsbeskrivelserne med entreprenørøjne: Hvordan gennemfører vi bedst og billigst hele driftsopgaven? Grundlaget for arbejdet et dette første trin er Driftsplanen og Arbejdsbeskrivelserne. Der kan anvendes følgende fremgangsmåde/metoder/værktøjer: Work Breakdown Structure: Til hjælp for arbejdet med fastlæggelse af de arbejdsrutiner man vil arbejde med, kan anvendes et krydsreferenceskema, hvor man oplister alle de opgaver der fremgår af arbejdsbeskrivelsen og sammenkobler dem med arbejdsrutiner, ved hjælp af en krydsreference. Eksempel på skema med krydsreference fremgår af bilag 5. Eksemplet er udarbejdet med udbudsmaterialet fra Birkerød kommunes kirkegårde, som udgangspunkt. Det ses at i alt 45 forskellige opgaver der fremgår af udbudsmaterialet, kan nedbrydes til 12 arbejdsrutiner. LEAN-tankegang: Nedbrydningen og fastlæggelsen af de arbejdsrutiner man vil arbejde med kræver indgående kendskab til alle de faglige og håndværksmæssige discipliner, der indgår i arbejdet. Det anbefales at et udvalg af medarbejdere (gartnere) inddrages i et tæt samarbejde om dette arbejde. Al ære og respekt for viden der er baseret på mange års erfaringer, men det essentielle i arbejdet her er, at medarbejderne i dette udvalg, er i stand til at abstrahere fra det traditionsbundne og de indgroede vaner og begreber som sådan plejer vi at gøre. Det er vigtigt at erfaring og faglig kunden, kombineres med nytænkning og evnen til at analysere alle arbejdsgange, ud fra et grundlæggende ønske om at effektivisere og optimere driftsopgaven. Tankegangen skal være LEAN 3 (effektivisering gennem minimering af spildtid). Arbejdsinstrukser: Når udførelses- og arbejdsmetoder samt alle arbejdsgange, er gennemtænkt og fastlagt, bør der udarbejdes en kort skriftlig arbejdsinstruks pr. arbejdsrutine (max. 2 sider). Arbejdsinstrukserne er operationelle beskrivelser og skal være henvendt til gartnerne, der skal bruge dem som retningslinier for udførelsen af arbejdet og huskeseddel vedr. hvilke arbejder i Arbejdsbeskrivelserne, der er omfattet af en given arbejdsrutine. Beskrivelserne i Arbejdsinstrukserne vil typisk have en holdbarhed på max. 1 år og skal løbende opdateres i takt med at arbejdsrutiner, arbejdsmetoder og arbejdsgange, hele tiden optimeres. Eksempel på en arbejdsinstruks fremgår af bilag 6. Trin 2: Estimering/kalkulation af tidsforbrug pr. arbejdsrutine: Når arbejdsrutinerne er identificeret og fastlagt, skal man i gang med at vurdere hvor lang tid hver enkelt arbejdsrutine tager, pr. gang den skal gennemføres. Figuren i bilag 7, illustrerer at en række forhold påvirker tidsforbruget. Grundlæggende kan man kalkulere den arbejdstid på en opgave, ud fra 2 forskellige beregningsmetoder: 1. Den tid det tager at udføre en enhed (enhedstiden), multipliceres med antallet af enheder der skal udføres. 2. Antallet af enheder der skal udføres, divideres med det antal enheder der kan udføres pr. tidsenhed (præstationen). 3 LEAN er en vedvarende og visionsdrevet produktionsfilosofi, hvor målet er at skabe en kultur i organisationen, der hele tiden stræber efter at gøre det bedre, samt sikre de kompetencer og værktøjer, der understøtter realiseringen af visionen om det perfekte produktionssystem. (Kilde: Økonomistyring i bevægelse udfordringer og værktøjer, KL 2006, Kap. 4 Lean i fremtidens kommune, side 69) 12

13 Konkret eksempel på en meget simpel beregning af arbejdstid kan ses i bilag 8, hvor jeg har opstilt en lille regnearkskalkule til estimering af bemandingsbehovet, til arbejdsrutinen grandækning, ved Vejle kirkegårde. Trin 3: Udarbejdelse af arbejdsplaner/ressourceplaner: Der udarbejdes nu arbejdsplaner der har direkte sammenhæng med de valgte arbejdsrutiner og det estimerede tidsforbrug. Arbejdsplaner illustreres bedst ved anvendelse af et stavdiagram (Gantt-kort), hvor arbejdsrutinerne skrives op under hinanden, og ud fra hver enkelt arbejdsrutine tegnes en stav der angiver, i hvilket tidsrum arbejdsrutinen er planlagt til udførelse. Ressourceplan/bemandingsplan kan udarbejdes ved at man på stavene angiver den forventede bemanding og herefter foretager lodret summation og optegner en bemandingsplan. Eksempel på en simpel arbejdsplan og bemandingsplan for kirkegårdsdrift kan ses i bilag: 9 og 10. Trin 4: Tidsregistrering på arbejdsrutine- / opgaveniveau: Det sidste trin i opbygningen af ressourcestyringssystemet er, at få gennemført en registrering af det faktiske timeforbrug, på de arbejdsrutiner og opgaver man har estimeret/kalkuleret tid på. Det er i virkeligheden den eneste måde, hvorpå man bliver bedre til at vurdere en opgaves omfang. Tidsregistrering indebære at medarbejderne løbende skal redegøre for, hvilke arbejdsrutiner/opgaver de har arbejdet med og hvor lang tid de har brugt på hver enkelt arbejdsrutine/opgave. I den almindelige private entreprenørbranche (anlægsgartnere m.m.) og i de fleste kommunale parkvirksomheder, er dette en selvfølge og en helt naturlig del af virksomhedskulturen. Men det er absolut ikke tilfældet når det gælder kirkegårdsområdet, her har det ikke været en del af kulturen og man må forberede sig på en stor modstand og en manglende interesse/forståelse fra medarbejderne. Samtidig er det et mål, at arbejdet med tidsregistreringen ikke skal koste et unødigt administrativt tidsforbrug. I den forbindelse kan det være meget vigtigt at overveje hvordan datafangsten ved kilden (ude ved den enkelte medarbejder) kan gennemføres let, overskueligt og uden for mange oplagte fejlkilder. Ved Vejle kirkegårde har vi i samarbejde med IT-leverandør Brandsoft, arbejdet lidt med datafangst via en PC er med touchskærm, opstilt i frokostrummet ved gartnerne. Konceptet er at medarbejderne dagligt skal foretage alle indtastninger af nødvendige data/oplysninger vedr. dagens arbejde, direkte på touchskærmen. (dette kan typisk ske som en rutine ved dagens afslutning). Data overføres på den måde, med det samme, til ressourcestyringsdelen i softwareprogrammet, og der skal ikke bruges kontortid på indtastning af oplysninger fra arbejdssedler. Indtastninger på touchskærmen skal ske efter den struktur/systematik, som blev fastlagt under arbejdet i Trin 1. Alle indtastninger kan foretages ved tryk på knapper med valgmuligheder, direkte på skærmen. Eksempel på en strukturopbygning med arbejdsrutiner, tilpasset softwareprogrammets terminologi, fremgår af bilag 11. Jeg anbefaler følgende fremgangsmåde som start på implementering af tidsregistrering ved Vejle kirkegårde: 1. Samarbejdsudvalget orienteres. 2. Information på fællesmøde. 3. Oprettelse af et pilotprojekt med deltagelse af en lille gruppe medarbejdere. 4. Minikursus i indtastning på touchskærm. 5. Tidsregistrering opstartes. 6. Evaluering af pilotprojektet. 13

14 6.4 Økonomiske driftskalkulationer. Når der foreligger driftsplaner, arbejds- og kvalitetsbeskrivelser, arealregisteringer og vurderinger, og der er udarbejdet et ressourcestyringssystem som beskrevet i forrige afsnit, vil der begynde at tegne sig et grundlag for opstilling af økonomiske driftskalkulationer. Beregninger af den samlede driftsøkonomi, kan gennemføres efter grundprincipperne i en tilbudsberegning, ved at der foretages en priskalkulation på hver enkelt af de arbejdsrutiner/opgaver der blev identificeret under opbygningen af ressourcestyringssystemet. En priskalkulation kan ikke gennemføres uden at følgende grundlæggende parameter og forudsætninger, som minimum er opfyldt: Arbejdsgrundlaget skal være fastlagt præcis og entydigt (dette sker gennem udarbejdelsen af driftsplaner, arbejds- og kvalitetsbeskrivelser). Man skal kende alle arbejdsmængder. (dette sker gennem arealregistrering og -vurdering) Der skal være foretaget en kalkulation af timekostprisen pr. arbejdstime på kirkegården. Der skal være foretaget en kalkulation af timekostprisen pr. maskintype og pr. arbejdstime på kirkegården. Alle priser på materialer der skal anvendes til driftsopgaverne skal være kendt. Alle priser og aftaler med eventuelle eksterne entreprenører skal være kendt. Der skal foreligge et solidt erfaringsgrundlag vedrørende det faktiske tidsforbrug pr. arbejdsrutine/opgave. (dette opnås gennem det beskrevne ressourcestyringssystem). Som et eksempel har jeg opstilt en priskalkulation i et regneark på arbejdsrutinen: Udlægning af grandækning på gravsteder. Se bilag 12. Det fremgår af priskalkulationen at den årlige samlede kostpris (=budgettet) til udførelse af grandækning er kalkuleret til kr. Foretages der således en priskalkulation på samtlige identificerede arbejdsrutiner/opgaver, vil det være muligt at opstille en form for samlet aktivitetsbaseret årsbudget. Dette budget vil, i højere grad end i det eksisterende budget, afspejle sammenhængen mellem de valgte arbejdsrutiner (herunder mængde/kvaliteten og plejeniveau på kirkegårde) og ressourceforbruget. 6.5 Driftssystemets kobling til budgetter og regnskab. Brugen af et driftsstyringssystem, giver i sig selv, ikke særlig store muligheder for en synlig effektivisering og optimering af kirkegårdsdriften, hvis det ikke bliver koblet til økonomi, budget og regnskab. Det bør kunne aflæses direkte i budgettet og regnskabet, hvad man får for pengene. Indenfor den folkekirkelige institution er der imidlertid en række helt overordnede forhold der gør, at det vil være næsten umuligt for os lokalt i vejle, at gennemfører en direkte sammenkobling af driftsstyringssystemet og det eksisterende budget/regnskab. Overordnede problemer i folkekirken forhold til arbejdet med kobling af mål og midler (hvad får vi for pengene): Folkekirken og dermed også Kirkegårdsdriften har ikke gennemgået de seneste mere end 20 års New Public Management 4 udvikling. Derfor er kirkeområdet mere end 20 års udvikling bagefter, i forhold til størstedelen af de øvrige statslige og offentlige parkvirksomheder, på dette område. 4 Begrebet New Public Management opstod i starten af 1980 erne og er en slags samlebetegnelse for en række initiativer og reformer der, siden dengang, har sigtet på en modernisering af den offentlige sektor gennem bl.a. decentralisering af ledelsesansvar, målstyring, output- og resultatfokus, opsplitning af den offentlige sektor i mindre resultatenheder, adskillelse mellem bestiller og udfører og inddragelse af private virksomheder gennem udlicitering, dannelse af statslige aktieselskaber, privatiseringer og markedsgørelse i det hele taget. (kilde: Egen tilvirkning + New Public Management af Carsten Greve, Nordisk Kultur Institut 2002, internet: 14

15 Dette forhold er især tydeligt i relation til: Styringsform: Udvikling har gået mod mere forretningsorienterede styringsformer, efter markedsøkonomiske spilleregler, som Målstyring og Kontraktstyring. Men kirkegårdsdriften har ikke været med i denne udvikling og styres derfor fortsat med bevillingsøkonomi, efter ren Rammestyring. Organisationsopbygning: Det forhold at kirkegårdsdriften ikke er udskilt fra den folkekirkelige organisation, vanskeliggør implementeringen af markedsøkonomiske vilkår. (emnet er behandlet i min projektrapport fra modul 2: Kirkegårdsdriftens organisation og ledelsesformer, effektivisering og kvalitetsudvikling, maj 2007). Der er ingen politiske krav om at kirkegårdsdriften skal konkurrenceudsættes, derfor er der reelt statsligt monopol på hele området, og dermed ingen reel økonomisk incitament eller interesse for styringsformer der kan synliggøre omkostninger, på en måde så det kan sammenlignes med private anlægsgartnere. Folkekirken har en helt speciel økonomisk særstatus i forhold til andre statslige institutioner: Udover de ca. 4,8 milliarder kr. der årligt finansieres via medlemmerne af folkekirken (kirkeskatten), giver staten ca. 600 millioner kr. årligt i statsstøtte til folkekirken. (dette er sikret gennem grundloven jf. 4 den evangelisk-lutherske kirke er den danske folkekirke og understøttes som sådan af staten ). Kirkegårdsdriften er en integreret del af folkekirken og derfor principielt underlagt den samme særstatus, hvilket vanskeliggør implementering af markedsøkonomiske vilkår. Regnskabsprincipper: Staten har siden år 2002 arbejdet med gennemførelsen af en reform hvor målet er at statslige og offentlige institutioner skal overgå fra udgiftsbaserede til omkostningsbaserede regnskabsprincipper. Formålet er at skabe større økonomisk gennemsigtlighed og bedre mulighed for at sammenligne private og offentlige ydelser. Med et omkostningsbaseret regnskab vil det være muligt at opstille et korrekt driftsregnskab, som viser det faktiske ressourceforbrug i det på gældende år, dette er ikke muligt med et udgiftsbaseret regnskab. Men hele reformen gælder tilsyneladende ikke for kirkegårdsdrift. I rapporten: Folkekirkens lokale økonomi, Betænkning 1491, August 2007, er spørgsmålet om hvorvidt regnskaberne bør overgå til omkostningsbaserede principper kort omtalt i afsnit 8 på siderne På side fremgår det bl.a.: Det kan diskuteres, om fordelingen af lønudgifter for medarbejdere, der arbejder inden for flere formål, skaber unødigt administrativt besvær. For eksempel en graver, der primært er på kirkegården, men også varetager rengøring mv. i kirken. Den løbende bogføring kan imidlertid ske på det formål, hvor den pågældende har sin hovedbeskæftigelse, og fordelingen på andre formål kan foretages i forbindelse med årsafslutningen på baggrund af den fordeling, der fremgår af stillingsbeskrivelsen for den pågældende medarbejder. Der lægges således ikke op til, at der skal ske fordeling ud fra en registrering af det faktiske tidsforbrug, men alene på grundlag af den fordeling, der fremgår af stillingsbeskrivelsen. På side 290 fremgår en form for konklusion: Samlet må det vurderes, at de oplysningsmæssige fordele, der ligger i et omkostningsbaseret regnskab, ikke kan opveje de ulemper i form af en mere kompliceret budgetstyring og ligningstildeling, som et omkostningsbaseret regnskab vil medføre. Min konklusion og anbefalinger til Vejle kirkegårde vedr. driftssystemets kobling til budgetter og regnskab: Kirkeverdenen er pt. ikke gearet til at gennemføre en direkte kobling mellem driftsstyringssystemet og den økonomiske styring. Jeg mener at det vil være for vanskeligt og for ressourcekrævende at vi, på nuværende tidspunkt, forsøger lokalt i Vejle, at koble økonomien direkte på driftsstyringssystemet. Samtidig mener jeg, at der generelt i kirkegårdsdriften, er behov for at fokus drejes lidt væk fra den rene økonomistyring og over på 15

16 driftsstyring, d.v.s. mere fokus på produktion, arbejdsmængder, kvalitet og plejeniveau, frem for ensidigt fokusering på kr. og øre. Det vil give en helt anderledes adfærdspåvirkning. Effektivisering, optimering og kvalitetsudvikling kan måles ud fra mange andre parameter, end dem der findes i den traditionelle rene kasseøkonomistyring. I LEAN-konceptet er der således indbygget en række ikke-finansielle nøgletal til måling af præstationer. (se kilde: Økonomistyring i bevægelse udfordringer og værktøjer, KL 2006, Kap. 4 Lean i fremtidens kommune, side 77-80) Jeg anbefaler derfor at vi fokuserer kræfterne på de tidligere nævnte dele af min handlingsplan, og acceptere at driftsstyringssystemet, i første omgang, kommer til at fungere som et separat system, der kører sideløbende med de officielle styringssystemer i folkekirken/kirkegårdsdriften. 6.6 IT-løsninger der understøtter driftsstyringssystemet. Der findes talrige it-løsninger, systemer og edb-værktøjer på markedet, som understøtter styringen af driftsopgaver. Kommunale parkvirksomheder anvender især systemerne Navision suppleret med kontraktstyrings- og ressourcestyringsmodul fra Elbek og Vejrup A/S, eller Brugerdatas systemer. Det er min opfattelse at de systemer der pt. anvendes i folkekirken ikke er gearet til driftsstyring, men udelukkende til økonomistyring. Det hænger sammen med, at der ikke har været den store efterspørgsel fra brugerne, og derfor har IT-leverandørerne ikke brugt så mange ressourcer på udvikling af moduler til driftsstyring. Systemer der anvendes i dag i folkekirken: Figur 2 IT-leverandører til økonomisystemer i menighedsrådene. Kilde: Folkekirkens lokale økonomi, Betænkning 1491, kirkeministeriet august 2007, side 306. Brandsoft og Skovbo Data har specialiseret sig i systemer til økonomistyring på kirkegårde og er også begyndt at interessere sig lidt for driftsstyringsdelen, men de kan pt. Ikke levere et færdigt samlet softwareprodukt til professionel driftsstyring. Det er dog min opfattelse, at hvis der kommer en større, mere massiv og fælles efterspørgsel fra hele kirkeområdet, vil de eksisterende IT-leverandører ret hurtigt kunne udvikle IT-løsninger til driftsstyring, som er tilpasset kirkegårdsbranchen. Lokalt i vejle er det, efter min mening, ikke realistisk lige nu at skifte til en IT-leverandør der er mere erfaren i driftsstyringssystemer. Som f.eks. Navision eller Brugerdata. 16

17 Hvis der skal skiftes system vil det være en beslutning, der ligger på et højere og mere centralt niveau: Haderslev stift eller Vejle Provsti. Jeg anbefaler derfor at vi i første omgang tager udgangspunkt i vores eksisterende IT-produkter. De EDB-redskaber vi i første omgang skal bruge er dermed: Microsoft Officepakken (Word, Excel, Project, PowerPoint). Brandsoft kirkegårdssystem. Suppleret med følgende produkter, som Brandsoft har under udvikling: ressourcestyringsmodul, til timeregistrering og kortmodul. 7 Projektplan for gennemførelsen af handlingsplanen. Hvis Vejle kirkegårdes bestyrelse og ledelse, vil starte et projekt til gennemførelse af den handlingsplan jeg har beskrevet, kan det ske efter følgende model: (kilde: Projektledelse, Teknisk Landsforbund, oktober 2001, internet: ): 7.1 Fase 1: Projektforberedelse og målfastsættelse. Her drejer det sig om at lægge et solidt fundament for projektet. Vidensgrundlag, baggrund og analyser vedrørende projektet belyses (nærværende parkdiplomopgave må betragtes som værende en del af dette). Det vigtigste i denne første fase er, at alle beslutningstagere (kirkegårdsbestyrelsen og ledelsen) har et klart og ensartet billede af projektets mål og en fælles vision for projektet. Der udarbejdes et kommissorium for den projektgruppe der skal gennemfører projektet. Udkast til dette kan ses i bilag Fase 2: Projektopstart og planlæggelse. Nu gælder det om at få deltagerne i projektet med og dele processen op. Projektdeltagerne skal informeres om målsætningen med projektet og have mulighed for at få indflydelse på og komme med forslag til den første grove tidsplan. Udkast til den første grove tidsplan for projektet kan se i bilag 14. Der skal udarbejdes en realistisk tidsplan for projektet og vigtige milepæle skal synliggøres. Det skal fremgå af planen, hvornår hvem skal deltage og hvad de enkelte skal bidrage med. 7.3 Fase 3: Projektrealisering. Herefter startes den egentlige arbejdsproces. Tidsplanen skal løbende justeres og hele tiden være opdateret og synlig for alle projektdeltagere, f.eks. ved at den ligger på vores fællesdrev på serveren. 7.4 Fase 4: Evaluering. Undervejs i projektet bør der stoppes op med jævne mellemrum, for at evaluere resultaterne: Lever resultatet op til forventningerne? Var forløbet og samarbejdet hensigtsmæssigt? Hvad gik galt/godt undervejs og hvorfor? 17

18 8 Sammenfatning og perspektivering. Opgavens formål har været at analysere og redegøre for, hvilke tiltag og handlinger der kan igangsættes lokalt ved Vejle kirkegårde, for at opbygge et driftsstyringssystem, der kan sikre en bedre styring af pleje- og vedligeholdelsesopgaverne, med det formål at opnå optimering, effektivisering og kvalitetsudvikling af kirkegårdsdriften. I forhold til opgavens hovedspørgsmål (problemformuleringen): Hvordan kan Vejle kirkegårde opbygge et nyt og mere tidssvarende driftsstyringssystem? Er svaret sammenfattende: 1. Vi kan udarbejde driftsplaner og arbejdsbeskrivelser, som vil give os et bedre og mere entydigt fælles grundlag at arbejde efter. 2. Vi kan få digitaliseret vores kirkegårdskort, implementere brugen af GIS, og foretage en arealregistrering og -vurdering. Hvilket vil give os et bedre, mere objektivt og nuanceret billede af vores arealanvendelse, arbejdsmængderne og kvalitets-/plejeniveauet på de grønne elementer. 3. Vi kan arbejde mere aktivt og mere systematisk med kritiske gennemgange af vores arbejdsmetoder og arbejdsgange, og opnå optimering gennem brug af LEAN-konceptet. 4. Vi kan strukturere vores pleje- og vedligeholdelsesopgaver bedre, gennem anvendelse af Work Breakdown Structure, fastlæggelse af de arbejdsrutiner vi finder mest optimalt at arbejde efter, og udarbejdelse af en skriftlig arbejdsinstruks til hver arbejdsrutine/opgave. 5. Vi kan blive bedre til at planlægge arbejdet optimalt og vurdere opgavernes omfang, ved at arbejde mere med estimering og kalkulation af tidsforbrug, relateret til arbejdsrutiner / arbejdsopgaver. 6. Vi kan optimere ressourceanvendelsen og prioritere arbejdsindsatsen bedre, gennem systematisk og løbende brug af arbejdsplaner og bemandingsplaner. 7. Vi kan opbygge og implementere Brandsofts ressourcestyringsmodul (eller tilsvarende) til registrering af timeforbrug henført til arbejdsrutiner, og dermed få en objektiv måling/opfølgning på vores planlægningsestimater, så vi kan få erfaringer og blive bedre til at estimere korrekt og udarbejde realistiske arbejdsplaner. De nævnte tiltag og handlinger anbefales opstartet som et projekt der følger den handlingsplan jeg har beskrevet i afsnit 6. Projektet kan opstartes/opbygges efter modellen skitseret i afsnit 7. Som det fremgår af opgaven, er der en række overordnede forhold i folkekirken, og en historie/kultur i folkekirken som helhed, som gør at der ligger meget store udfordringer forude, hvis styringen af kirkegårdsdriften skal effektiviseres, gennem en højere grad af orientering mod markedsøkonomi, frem for bevillingsøkonomi. Der kræves en række politiske beslutninger og reformer. Disse overordnede forhold er en begrænsende faktor for, hvor langt vi lokalt ved Vejle kirkegårde kan nå med opbygningen af et professionelt driftsstyringssystem, specielt når det gælder den direkte kobling mellem driftsstyringssystemet og økonomistyring/budgetter/regnskaber (d.v.s. synliggørelsen af hvad man får for pengene). I afsnit 5.2 har jeg nævnt en række af driftsstyringssystemets langsigtede målsætninger. Det må her understreges, at disse langsigtede mål ikke kan forventes at været nået når handlingsplanen jeg har beskrevet er gennemført. Men gennemførelsen af handlingsplanen, vil være et rigtig godt skridt på vejen. 18

19 9 Bilag. Bilag 1: Problemtræ, med årsager og virkninger. (Kilde: egen tilvirkning) Bilag 2: Måltræ, med midler og positive effekter. (Kilde: egen tilvirkning) Bilag 3: Udkast til Driftsplan og Arbejdsbeskrivelser for Vejle kirkegårde (i alt xx sider).(kilde: Udbudsmateriale fra Birkerød kirkegårde + egen tilvirkning) Bilag 4: Ilustration af et kirkegårdskort med tilhørende arealregister. (Kilde: egen tilvirkning) Bilag 5: Eksempel på skema med krydsreference Arbejdsrutiner / opgaver i Arbejdsbeskrivelser (Kilde: egen tilvirkning) Bilag 6: Eksempel på en arbejdsinstruks. (i alt 2 sider). (Kilde: egen tilvirkning) Bilag 7: illustration af forhold der påvirker arbejdsindsatsens størrelsen. (kilde: Anlægsteknikforeningen i Danmark (2005): Anlægsteknik 2. Styring af byggeprocessen. Polyteknisk Forlag.) Bilag 8: Eksempel på regnearks-kalkule til estimering af mandskabsbehov til grandækning. (Kilde: egen tilvirkning). Bilag 9: Eksempel på arbejdsplan for kirkegårdsdrift. (Kilde: egen tilvirkning). Bilag 10: Eksempel på bemandningsplan for kirkegårdsdrift. (Kilde: egen tilvirkning). Bilag 11: Eksempel på strukturplan for tidsregistrering i Brandsofts ressourcestyringsmodul. (Kilde: egen tilvirkning) Bilag 12: Priskalkulation på arbejdsrutinen: Grandækning af gravsteder, (Kilde: egen tilvirkning). Bilag 13: Udkast til kommissorium for projekt: Opbygning af et nyt driftsstyringssystem til Vejle Kirkegårde. (Kilde: egen tilvirkning) Bilag 14: Den første grove tidsplan for projekt driftsstyring ved Vejle Kirkegårde. Bilag 15: Samlet litteraturliste til parkdiplomuddannelsen modul 3a. 10 Litteraturliste Anvendt litteratur fra pensum til parkdiplom modul 3a: Randrup, T.B. el al (2004): Helhedsorienteret Parkforvaltning præsentation af servicekonceptet HelPark. Center for Skov, Landskab og Planlægning. - Kap. 4.2 Områdebeskrivelser (6 sider). VIDENBLADE, Skov & Landskab Driftsstyring af grønne områder. Begreber i det grønne. (1997) VIDENBLADE, Skov & Landskab Plejestyring af grønne områder. Begreber i det grønne. (1997) VIDENBLADE, Skov & Landskab Parkforvaltning er en proces. (2001) Juul, J.O., et al (1998): Kvalitetsbeskrivelse for drift af grønne områder. Skov & Landskab. (104 sider). Bicheno, J. (../ 2004): Den nye Lean værktøjskasse. Mod hurtigt og fleksibelt flow. Lean Team Danmark. (223 sider) Finansministeriet (1999)a: Effektive offentlige arbejdsprocesser Værktøjer. Finansministeriet. (131 sider). Kap. 3, Værktøjer til analyse af problemer og udvikling af løsningstyper. (26 sider). Kap. 4, Værktøjer til kortlægning og analyse af processer. (s , 19 sider), Finansministeriet (1999)b: Effektive offentlige arbejdsprocessser. Vejledning. Finansministeriet. (106 sider). Finansministeriet (2003): Effektiv opgavevaretagelse i staten. (230 sider). Økonomistyring i bevægelse udfordringer og værktøjer, KL 2006, Kap. 4 Lean i fremtidens kommune, side 67-80) 19

20 Andet anvendt litteratur: Anlægsteknikforeningen i Danmark (2005): Anlægsteknik 2. Styring af byggeprocessen. Polyteknisk Forlag. Kirkeministeriet (juli 2006) Betænkning 1477: Opgaver i sogn, provsti og stift. Betænkning fra arbejdsgruppen om ændring af den kirkelige struktur. Sammenfatning. Kirkeministeriet (Aug. 2007): Betænkning 1491: Folkekirkens lokale økonomi - Betænkning fra Udvalget om den lokale økonomi i folkekirken sider - Kirkeministeriet (August 2007): Dokumentnummer: : Rapport fra arbejdsgruppen vedrørende kirkegårdenes økonomi. Cirkulære om beregning af beskæftigelsesgrad for gravere m.v. (* 1) (Til stiftsøvrighederne). Slots og ejendomsstyrelsen (November 2004) Paradigma for udbud af havedrift. Udbudsmateriale kirkegårdsdrift, fra Birkerød kommune: Finansministeriet (April 2006) Introduktion til et omkostningsbaseret bevillingssystem. Finansministeriet (september 2003) Omkostningsprincipper i staten Omlægning af det statslige budget og regnskabssystem. Finansministeriet (marts 2003) Omkostninger og effektivitet i staten. Rapport fra udvalget om omkostningsbaserede budget- og regnskabsprincipper. Elbek og Vejrup A/S: Produktbeskrivelse for EV-kontraktstyringsmodul. Orbicon: Produktblad om park og skovplanlægning. Brugerdata: Hjemmeside pr. oktober 2007: Brandsoft: Program-moduler til kirke- og kirkegårdsbranchen: Kirkegårdssamarbejde. Afgangsrapport fra Teknisk Diplomuddannelse i Parkvirksomhed. Udarbejdet af Anders Grube. November Optimering af kirkegårdsdriften ved Vejle Kirkegårde Ressourcestyring med fokus på arbejdsmængde, kvalitet og plejeniveau. Eksamensrapport frateknisk Diplomuddannelse i Parkvirksomhed modul 1. Udarbejdet af Jan Langmach Nielsen. November Christian Philip Kjøller, oktober 2007, Speciale, kandidatuddannelsen i landskabsarkitektur, Udviklingsplan for Sct. Olai kirkegård i kallundborg. 20