AUGUST 2013 REGION NORDJYLLAND CROSS MEDIA PULJEN (SHAREPLAY FONDEN) MIDTVEJSEVALUERING

Transkript

1 AUGUST 2013 REGION NORDJYLLAND CROSS MEDIA PULJEN (SHAREPLAY FONDEN) MIDTVEJSEVALUERING

2

3 ADRESSE COWI A/S Parallelvej Kongens Lyngby TLF FAX WWW cowi.dk AUGUST 2013 REGION NORDJYLLAND CROSS MEDIA PULJEN (SHAREPLAY FONDEN) MIDTVEJSEVALUERING Budget-forbrug (% af budget) 44% Tidsforbrug (% af periode) 60% Målopnåelse (per d.d.) 55% 0% 20% 40% 60% 80% 100% PROJEKTNR. A DOKUMENTNR. 1 VERSION 1.0 UDGIVELSESDATO UDARBEJDET MAWL KONTROLLERET HWJO GODKENDT MAWL

4

5 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN 5 INDHOLD 1 Resumé 7 2 Beskrivelse af projektet Formål og baggrund Vækst- og forandringsmodel Overordnet status Fremdrift i hovedaktiviteter 11 3 Konklusioner Målsætninger og målopnåelse Relevans Kvalitet Målopnåelse i forhold til tid Målopnåelse i forhold til budget Effektfremskrivning 20 4 Udfordringer og anbefalinger Projektets udfordringer Centrale anbefalinger 22

6

7 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN 7 1 Resumé Afsnittet indeholder et kort resume af rapportens pointer om fremdrift i projektet i forhold til de fire centrale evalueringsspørgsmål. Rationale Shareplay Fonden skal understøtte Shareplay netværkets arbejde med at fremme evnen til at arbejde på tværs af medieformater i Region Midtjylland og Region Nordjylland. Shareplay netværket arbejder således med at skabe innovationsbaseret vækst i medievirksomhederne inden for oplevelsesøkonomien i de to regioner, baseret på øget samarbejde på tværs af brancheskel og en stærkere kobling til vidensinstitutioner. Shareplay Fonden understøtter dette formål ved at stille risikovillig kapital til rådighed for virksomhederne i netværkets målgruppe, som de i samarbejde med partnere kan ansøge for at afprøve og videreudvikle nye ideer inden for trans media området, gerne i samarbejde med andre brancher så som f.eks. sundhedssektoren. 1. Fremdrift 2. Organisation Shareplay Fonden er kommet fornuftigt i gang og har på evalueringstidspunktet modtaget 46 ansøgninger, hvoraf 20 har modtaget bevilling. Etableringen af Fonden led dog under en række vanskeligheder, hvilket skabte en forsinkelse. Shareplay har dog ansøgt om og fået godkendt en projektforlængelse på 12 måneder, så Shareplay indsatsen og altså Fonden afvikles ved udgangen af Der er god sammenhæng mellem projektets indholdsmæssige fremdrift tids- og budgetforbrug, idet projektet har en målopnåelse på 55 %, et tidsforbrug på 60 % og et budgetforbrug på 44 %. I COWIs survey ifm. denne evaluering angiver flertallet af respondenter, at deres idéer ikke var blevet videreudviklet, hvis ikke man havde modtaget midler fra Shareplay Fonden (ej heller med midler fra andre fonde). Dette understreger merværdien i Shareplay Fonden og de muligheder, den giver for at stille risikovillig kapital til rådighed for SMV'er på trans media området. Organiseringen af fondsadministrationen forekommer overordnet hensigtsmæssigt. Shareplay er lykkedes med agent-strukturen som lokale vejledere, om end denne funktion godt kunne tildeles flere midler med henblik på at understøtte projekterne bedre undervejs i projektperioden. En tættere løbende opfølgning kunne medvirke

8 8 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN til, at projekterne får hjælp til at løse en række af de udfordringer, de løbende støder på og overlades mindre til sig selv. Også selve konstruktionen med et forretningsudvalg med ekstern hjælp fra konsulent Søren E. Jakobsen, der behandler alle ansøgninger og sender en indstilling for de større ansøgninger videre til Rådet, virker velfungerende. Dog ville det være gavnligt for Shareplay, hvis der i Rådet var bedre virksomhedsrepræsentation, så de kommercielle interesser i højere grad var repræsenteret. 3. Effektvurdering 4. Ændringer og tilpasninger COWIs survey viser meget positive forventninger til effekter blandt de medvirkende virksomheders, som har modtaget projektstøt af Shareplay Fonden. Næsten ni ud af ti medvirkende virksomheder forventer en stigning i virksomhedens omsætning som direkte følge af deres innovationsprojekt. I absolutte tal ligger forventningerne til stigning i omsætning mellem kroner og 5 mio. kroner, hvilket selvfølgelig også skal ses i lyset af virksomhedernes forskellige størrelser. I et 'best case scenario' forventer fem af virksomhederne en stigning i omsætningen som følge af deres projekt på mellem 5 og 20 mio. kroner, hvilket vidner om en vis tro og optimisme på et væsentligt udbytte, som den risikovillige kapital fra Shareplay Fonden giver mulighed for. Overordnet har COWI en positiv opfattelse af projektets aktiviteter. Dog ser vi plads til forbedring på enkelte områder, hvilket adresseres i vores anbefalinger. Disse anbefalinger omhandler: Bedre eksponering af Shareplay Fonden blandt potentielle ansøgere Styrket og mere proaktiv løbende opfølgning med projektlederne med henblik på at styrke projekternes udvikling af idé, forretningsplan og resultatskabelse. Vigtigheden af at dokumentere læring fra oprettelse af denne type fond til gavn for Shareplay selv fremadrettet, men også Region Nordjyllands øvrige erhvervsudviklingsprojekter. Figur 1 Fremdriftsindikatorer Budget-forbrug (% af budget) 44% Tidsforbrug (% af periode) Målopnåelse (per d.d.) 60% 55% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Ovenfor er præsenteret de tre fremdriftsindikatorer, forbrug af budget og tid samt overordnet målopnåelse. I rapporten redegøres i større detalje for de fire vurderingsindikatorer: relevans, kvalitet i målopnåelse, målopnåelse i forhold til tidsforbrug samt målopnåelse i forhold til budgetforbrug.

9 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN 9 2 Beskrivelse af projektet 2.1 Formål og baggrund Hensigten med cross media indsatsen er at fremme evnen til at arbejde på tværs af medieformater som f.eks. filmproduktion, nyhedsformidling, computerspil og animationsfilm i Region Nordjylland og Region Midtjylland. På denne måde skal der skabes innovationsbaseret vækst i medievirksomhederne inden for oplevelsesøkonomien i de to regioner, baseret på øget samarbejde på tværs af brancheskel og en stærkere kobling til videninstitutioner. Region Midtjylland, Region Nordjylland og en række kommuner har på basis af kreative kompetencer, vidensinstitutioner, erhvervstraditioner og gode rammevilkår formået at opbygge en række lokale miljøer, der tager udgangspunkt i forskellige sider af cross media. Denne opbakning giver en unik mulighed for at samarbejde om at udnytte et stort potentiale for udvikling af nye tværgående aktiviteter på tværs af nye og gamle medieplatforme. cross media-satsningen indeholder overordnet tre primære aktiviteter: 1) Et tværregionalt udviklingssekretariat, 2) strategiske udviklingsprojekter og 3) en cross media pulje. Operatør på cross media-satsningen, Shareplay, varetager på vegne af et konsortium 1 sekretariatsfunktionen og sagsbehandlingen i forbindelse med de strategiske udviklingsprojekter samt cross media pulje. De to førstnævnte dele af satsningen blev midtvejsevalueret af COWI i oktober Denne midtvejsevaluering vedrører alene cross media puljen, som i daglig tale og resten af denne rapport omtales som Shareplay Fonden. 1 Konsortiet består af Filmby Århus (Århus Kommune), The Animation Workshop (VIA University College), Bretteville Hotspot (v/ Aalborg Kommunes Erhvervsråd) og Alexandra Instituttet.

10 10 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN Projektoplysninger for Shareplay Fonden Bevillingsgiver: Den Europæiske Regionalfond Projektets fokusområde (REUS): Stærke Erhvervssamarbejder - netværk Ansøger: Filmbyen Århus Partnere: The Animation Workshop (Viborg), Alexandra Instituttet (Århus) og Bretteville Hotspot (Aalborg) Budget: 22,5 mio. kr. heraf 3,75 mio. kr. fra Vækstforum Nordjylland Projektperiode: 1. november december Vækst- og forandringsmodel I dette afsnit beskrives hvilke effekter, det er hensigten at skabe med de bevilgede midler, samt hvordan disse effekter skal tilvejebringes. Vækst- og forandringsmodellen er udarbejdet på baggrund af projektansøgningen og efterfølgende tilrettet på baggrund af opstartsmøde og senere interviews med projektlederen. Modellen udgør den fælles forståelsesramme for aktiviteterne under denne bevilling og har dermed dannet grundlag for midtvejsevalueringen. Figur 2 nedenfor beskriver således de primære aktiviteter, der gennemføres i projektet, de umiddelbare resultater, der skal skabes gennem disse aktiviteter, samt hvilke effekter, disse resultater på længere sigt forventes at medføre. I vurderingen af relevansen af den konkrete vækst- og forandringsmodel vurderer vi modellen 'bagfra', dvs. stiller spørgsmålene: 1) Med udgangspunkt i de ønskede effekter, er det så nogle fornuftige og relevante resultater, man sigter mod at skabe? 2) For at opnå disse resultater, er det så de mest relevante aktiviteter, der gennemføres? Figur 2 Vækst og forandringsmodel Aktiviteter Resultater Effekter Formidling om fonden Behandling og vurdering af indkomne ansøgninger Løbende opfølgning Opsamling og videndeling Nye faste samarbejdsrelationer på tværs af brancheskel Stærkere kobling mellem virksomheder og videninstitutioner Forøget vækstpotentiale i virksomheder Nye forretningsmodeller Internationale kontakter Innovationsbaseret vækst i medievirksomheder og flere jobs i disse virksomheder Styrket tradition for tværbranche samarbejde

11 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN Overordnet status Shareplay Fonden er kommet fornuftigt i gang og har på evalueringstidspunktet modtaget 46 ansøgninger, hvoraf 20 har modtaget bevilling. Etableringen af Fonden led dog under en række vanskeligheder, hvilket skabte en forsinkelse. Shareplay har dog ansøgt om og fået godkendt en projektforlængelse på 12 måneder, så Shareplay indsatsen og altså Fonden afvikles ved udgangen af De primære udfordringer synes at være tilstrækkelig bred eksponering af Fonden samt løbende opfølgning med projekterne. Generelt synes der dog at være stor tilfredshed blandt bevillingsmodtagerne med Shareplays administration af Fonden. 2.4 Fremdrift i hovedaktiviteter Vi har i denne evaluering valgt at definere tre hovedaktiviteter i forbindelse med varetagelsen af Shareplay Fonden, som ligger i logisk og kronologisk forlængelse af hinanden. Disse tre aktiviteter er: 1) Udbredelse af kendskab til Shareplay Fonden og dens muligheder; 2) aktiviteter i forbindelse med modtagelse, behandling og vurdering af ideer/ansøgninger; 3) opsamling af resultater, viden og læring og videreformidling heraf. Beskrivelse Fremdrift Formidling om Fonden Shareplay benytter sig overordnet af tre platforme for at udbrede kendskabet i målgruppen til støttemulighederne via Shareplay Fonden. Den første er Shareplays hjemmeside. Denne formidlingsplatform er imidlertid 'passiv' på den måde, at det naturligvis kræver kendskab til Shareplay og hjemmesiden for at tilegne sig informationerne. Derfor er formidlingsindsatsen suppleret med to mere proaktive tilgange, hvoraf den ene består i opsøgende møder med kommunale erhvervskontorer. Her mødes Shareplays lokale agenter med erhvervskonsulenterne for at fortælle om Shareplay Fonden og opfordre konsulenterne til at viderebringe denne viden om støttemuligheder til relevante virksomheder i deres lokalområde. Endelig er der selve Shareplay-netværket, hvor kendskab til Fonden udbredes via Shareplays eksisterende netværk af aktører inden for cross media området. Shareplay har på sin hjemmeside etableret en underside om fonden, hvor der forefindes glimrende oversigtsinformation (i Q&A-form) med information om baggrund, målgruppe, proces, vilkår, medfinansiering og dokumentation, hvilket fungerer godt. I forhold til den mere proaktive formidling har Shareplay imidlertid manglet gennemslagskraft i forhold til at udbrede kendskab til fonden via erhvervskontorerne. Ifølge projektledelsens opfattelse er der stor velvilje blandt erhvervskonsulenterne, men det er evaluators vurdering, at formidling af Shareplayfonden 'drukner' i de mange andre tilbud og initiativer, som erhvervskonsulenterne skal forholde sig til i kontakten med virksomhederne. Dette kan delvis skyldes, at der stilles et vist krav til erhvervskonsulenterne om at bruge ressourcer på at 'tænke ud af boksen' i forhold til at identificere relevante virksomheder i en meget bred og divers målgruppe. Dette udgør en reel udfordring for projektet, da Shareplay er afhængig af eksponering over for nye virksomheder, der ikke allerede er en del af netværket. Det eksisterende netværk udgør således indtil videre langt den største andel af ansøgerne.

12 12 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN Beskrivelse Fremdrift Behandling, vurdering og opfølgning Shareplay har konstrueret en ansøgningsprocedure, der på én gang forener de formelle krav til tildeling af strukturfondsmidler gennem Erhvervsstyrelsen og samtidigt tager hensyn til Fondens innovative karakter. Potentielle ansøgere opfordres til at indsende et såkaldt 'pitch' (dvs. en projekt-idé) til Shareplay. Efter modtagelse bliver den potentielle ansøger kontaktet af Shareplays lokale agent, der drøfter ideen med ansøgeren med henblik på at kvalificere ideen og vurdere, om ideen egner sig til et projekt støttet af Shareplay fonden. Agenten kan eventuelt henvise en kandidat til andre (mere) relevante fonde. På denne baggrund udarbejder ansøgeren en egentlig ansøgning, som vurderes af Shareplays forretningsudvalg. Projekter skal ansøges under mindst ét af Shareplay Fondens fire 'pakker'. Ansøgninger med et budget over kroner skal også vurderes i Rådet, som består af de fire partnere i Shareplays konsortium samt repræsentanter fra Region Nordjylland og Region Midtjylland. På tidspunktet for midtvejsevalueringen har Shareplay modtaget i alt 42 ansøgninger (9 projekter med en nordjysk virksomhed som projektleder), hvoraf 20 projekter er iværksat (heraf 5 nordjyske). Det er opfattelsen i Shareplays forretningsudvalg, at behandlingen af ansøgningerne har medvirket til at skærpe ansøgernes forretningsmæssige fokus og blive mere kritiske over for deres egne ideer. Dog er der udfordringer med enkeltmandsvirksomheder som ansøgere på grund af medfinansieringskrav, men det søges adresseret ved at opfordre til virksomhedskonstellationer med stærke partnere. Samtidig er der tilfredshed med Rådets kritiske og konstruktive behandling af de større ansøgninger. Der er på evalueringstidspunktet ikke etableret en særlig systematik for løbende opfølgning og sparring med projekterne på nær et tilbud om, at projektlederne kan få støtte til den økonomiske afrapportering midtvejs i projektet (tidligere var det kun et tilbud i forbindelse med afslutning af projekterne). Beskrivelse Fremdrift Opsamling og videreformidling Opsamlingen på projekterne foregår på flere niveauer. På projektniveau er det et krav, at alle projekter i forbindelse med afslutning producerer en video på 3 minutter, som demonstrerer projektets resultater. Disse videoer samles på en blog 2 og fungerer på denne måde som Shareplay Fondens vindue udadtil. Samtidigt formidles læring og resultater fra projekterne til Shareplay-netværket via nyheds- s og workshops. På et mere overordnet niveau er det hensigten, at der skal uddrages tværgående læring om transmedialt samarbejde fra projekterne. Afrapporteringen fra projekterne synes at foregå planmæssigt på projektniveau. Der er på evalueringstidspunktet dog blot afholdt en enkelt workshop. Shareplay er begyndt at opsamle læring på tværs af projekter med fælles tilhørsforhold til en branche, primært modebranchen og sundhedssektoren. Der foreligger dog endnu ingen tværgående erfaringsopsamling på tværs af alle projekter, der eksempelvis 2

13 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN 13 vurderer svagheder og styrker i transmedia-samarbejde. Denne viden og indsigt eksisterer utvivlsomt i høj grad i Shareplay, men der er altså endnu ikke sket en systematisk formidling af dette.

14 14 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN 3 Konklusioner I dette afsnit præsenterer vi vores overordnede konklusioner om projektet. Afsnittet indledes med en kort beskrivelse af projektets overordnede fremdrift (afsnit 2.3). Derefter præsenteres vores konklusioner i forhold til vores overordnede evalueringsparametre: Målopnåelse (afsnit 3.1) Relevans (afsnit 3.2) Kvalitet (afsnit 3.3) Målopnåelse i forhold til tidsforbrug (afsnit 3.4) Målopnåelse i forhold til budgetforbrug (afsnit 3.5) De mulige effekter af bevillingen (afsnit 3.6) Konklusionerne er baseret på vores dataindsamling gennem interviews med projektholdet, med partnere og med øvrige interessenter. Desuden har vi i forbindelse med midtvejsevalueringen gennemført en e-survey. Denne e-survey blev udsendt til 20 bevillingsmodtagere med opfordring om at dele link til e-survey med deres partnere. Surveyen havde 15 respondenter, hvilket groft svarer til en svarprocent på 75 % 3. I Figur 3 nedenfor opsummeres projektets scorer på de fire centrale evalueringsparametre. Baggrunden for disse scorer gives i de følgende afsnit. 3 Hvis det antages, at alle respondenterne var de bevillingsmodtagere, der modtog e- survey'en fra Shareplay og at ingen partnere derudover besvarede survey. Dette er efter COWIs vurdering en realistisk antagelse.

15 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN 15 Figur 3 Projektets score på de fire centrale vurderingsparametre 4 Målopnåelse ift. tidsforbrug Relevans Kvalitet i målopnåelse Målopnåelse ift. budgetforbrug 3.1 Målsætninger og målopnåelse Afsnittet indeholder en redegørelse for de kvantitative målsætninger, der er opsat i projektansøgningen ("målsætninger") samt en opgørelse af fremdriften for projektets hovedaktiviteter på evalueringstidspunktet ("målopnåelse"). Data er indhentet gennem projektets statusrapporter, interview med projektholdet samt beregninger foretaget af projektholdet. Figur 4 Målopnåelse for "Shareplay Fonden" - projektspecifikke Projektspecifikke målsætninger Slutmål Status Målopnåelse d.d. Antal ansøgninger til Shareplay Fonden % Antal igangsatte innovationsprojekter % Antal fortsatte samarbejdsrelationer opstået på baggrund af projekter % Antal internationale kontakter opstået ifm. projekter % Note: Samlet målopnåelse Status på de to sidstnævnte indikatorer er hentet fra COWIs e-survey, der som nævnt havde en svarprocent på 75 %. Disse statustal er derfor konservative, idet vi dog vurderer, at de er rimelig retvisende, eftersom deltagere med størst udbytte af projektdeltagelse erfaringsmæssigt har størst tilbøjelighed til at respondere i en sådan survey. I udregningen af den samlede målopnåelse har vi valgt at tage et simpelt gennemsnit af de fire indikatorer. Den samlede målopnåelse bliver således 55 %. 4 Se kvalitative forklaringer på scorerne 0-4 i Bilag A.

16 16 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN 3.2 Relevans Relevans: Udtrykker en kvalitativ vurdering af, hvor relevant projektet er set i forhold til den regionale udviklingsstrategi, samarbejdspartnernes behov/muligheder samt projektets vækstog forandringsmodel. Scoren kan gå fra 0-4, hvor 4 angiver meget høj relevans. Vurderingen af projektets relevans hviler på tre ben: a) relevans i forhold til Region Nordjyllands regionale erhvervsudviklingsstrategi (REUS), b) relevans for de deltagende virksomheder/personer, og c) relevans af aktiviteter i forhold til projektets vækst og forandringsmodel (se afsnit 2.2). Disse beskrives nedenfor. Generelt finder vi, at Shareplay Fondens spiller en særdeles relevant rolle ift. hele cross media satsningen i de to medvirkende regioner. a) Relevans ift. REUS b) Relevans ift. interessenter c) Relevans ift. vækst- og forandringsmodel Relevansvurderingen af Shareplay Fonden ligger helt på linje med COWIs relevansvurdering af selve Shareplay-organisationen og dens aktiviteter, som fremgår af evalueringsrapporten fra oktober Shareplay Fonden er således lige som resten af cross media satsningen et vigtigt element i at understøtte iværksætteri, forbedring af den kreative infrastruktur samt netværksdannelse, innovation og styrket vidensgrundlag inden for en vigtig del af oplevelsesøkonomien. Samtidig er Shareplay Fonden på samme måde som selve Shareplay netværket et godt eksempel på et velfungerende projekt på tværs af to regioner, hvor en specifik branche løftes ved at opnå en større kritisk masse gennem tværregionalt samarbejde. På tidspunktet for evalueringen af selve Shareplay netværket (oktober 2011) var Shareplay Fonden fortsat i støbeskeen, men endnu ikke etableret. Allerede dengang gav COWIs evaluering dog en indikation af Shareplay Fondens relevans gennem survey-spørgsmålet om, hvilken værdi Shareplay ville have, hvis ikke puljen blev etableret. Hertil svarede hele 55 %, at Shareplay ville have begrænset værdi, hvilket altså allerede dengang understregede vigtigheden af og efterspørgslen efter en fond til iværksættelse af transmedia projekter. Dette billede blev bekræftet i CO- WIs survey ifm. nærværende evaluering af Shareplay Fonden, hvor over halvdelen (53 %) af respondenterne svarer, at deres projekter formentlig ikke ville være blevet realiseret (heller ikke med midler fra andre fonde), hvis man ikke havde modtaget midler fra Shareplay Fonden. Dette understreger således fondens rolle som yder af risikovillig kapital til en branche, der generelt har meget vanskeligt ved at finde investorer til nye innovationsprojekter. De hovedaktiviteter, som gennemføres i forbindelse med administration af fonden (og som er beskrevet ovenfor), er logiske og i god overensstemmelse med de opstillede resultatmål (bemærk at selve kvaliteten af disse aktiviteter behandles nedenfor i afsnit 3.3). I forhold til det eksplicitte resultatmål om at sikre en stærkere kobling mellem virksomheder og vidensinstitutioner, kan det dog overvejes, om Shareplay i højere grad skulle tilrettelægge konkrete, opsøgende aktiviteter, der ville sikre en større grad af inddragelse af vidensinstitutioner. Samlet set vurderes relevansen til en score på 3,5, hvilket udtrykker en høj relevans af Shareplay Fondens aktiviteter med mulighed for mindre justeringer.

17 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN Kvalitet Kvalitet i målopnåelsen: Er en vurdering af kvaliteten af de aktiviteter, der har været i projektet frem til evalueringstidspunktet. Scoren kan gå fra 0-4, hvor 4 angiver en meget høj kvalitet i aktiviteterne. Den samlede vurdering af kvaliteten i projektets arbejde baserer sig på fem underparametre, som omhandler kvaliteten af henholdsvis aktiviteter, organisering, kommunikation, forankring af aktiviteterne og yderområdehensynet. Aktiviteter Vores grundlag for at vurdere kvaliteten af Shareplay Fondens aktivitetspalette beror primært på besvarelserne af det udsendte spørgeskema samt enkelte supplerende telefoninterviews. Af besvarelserne fremgår det overordnet, at støttemodtagerne generelt er tilfredse med Fondens værdiskabelse for dem. Næsten alle respondenter giver således udtryk for, at Fonden allerede har forbedret virksomhedens vækstpotentiale (33 %), eller at virksomheden har en forventning om, at det vil ske (60 %). Generelt er der tilfredshed med Shareplays håndtering af ansøgningsprocessen og ansøgerne føler sig generelt velinformerede. Det fremhæves, at Shareplays agenter har udvist stor villighed til at gennemlæse ansøgning og yde rådgivning. Således svarer 14 ud af 15 respondenter, at kommunikationen og procedurerne ifm. den skriftlige ansøgning er 'tilfredsstillende' eller 'meget tilfredsstillende'. Fra anden side er det dog fremhævet, at agenterne godt kunne være mere kritiske over for projektideer, så der blev sorteret flere fra i starten af processen. Dette ville også frigive flere ressourcer i sekretariatet, som kunne bruges hvor der er behov. Den største udfordring i Shareplay Fondens aktiviteter ligger derimod i den løbende opfølgning med Shareplay sekretariatet efter tildeling af midler fra fonden. Den kritiske tilgang til planlægning, tilrettelæggelse og gennemførelse af de støttede projekters aktiviteter afhænger i for høj grad af peer-to-peer samarbejder og savner mere input fra Shareplay. Særligt i denne trans media kontekst, hvor virksomheder efter hensigten skal udforske samarbejdsmuligheder med parter fra andre brancher, er det vigtigt med ekstern støtte og facilitering. I survey'en anser en tredjedel af respondenterne dette som et vigtigt problem. Organisering Organiseringen af fondsadministrationen forekommer overordnet hensigtsmæssigt. Shareplay er lykkedes med agent-strukturen som lokale vejledere, om end denne funktion godt kunne tildeles flere midler med henblik på at understøtte projekterne bedre undervejs i projektperioden. En tættere løbende opfølgning kunne medvirke til, at projekterne får hjælp til at løse en række af de udfordringer, de løbende støder på og overlades mindre til sig selv. Også selve konstruktionen med et forretningsudvalg med ekstern hjælp fra konsulent Søren E. Jakobsen, der behandler alle ansøgninger og sender en indstilling for de større ansøgninger videre til Rådet, virker velfungerende. Dog ville det være gavnligt for Shareplay, hvis der i Rådet var bedre virksomhedsrepræsentation, så de kommercielle interesser i højere grad var repræsenteret.

18 18 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN Kommunikation Forankring Yderområdehensyn Den interne kommunikation i Shareplay-netværket blev behandlet i COWIs tidligere evalueringsrapport (oktober 2011) og indtrykket heraf er stadig godt. Selve kommunikationen i forbindelse med ansøgningsprocedurerne vurderes, som tidligere nævnt, også positivt af ansøgerne/bevillingsmodtagerne. Imidlertid lader den eksterne kommunikation i forhold til potentielle ansøgere en del tilbage at ønske, hvilket Shareplay selv er fuldt opmærksomme på. En online survey foretaget af Shareplay konsortiepartner, Alexandra Instituttet A/S, blandt virksomheder i den audiovisuelle branche i region Midt- og Nordjylland i juni 2013 viser således, at blot 38 % af respondenterne havde kendskab til Shareplay Fonden. Dette tal skal formentlig nedjusteres yderligere, da svarprocenten i undersøgelsen blot var 14 %. Der virker som om, at Shareplay ikke i tilstrækkelig grad er lykkedes med at udbrede kendskabet til Shareplay Fonden til alle relevante, potentielle ansøgere. Særligt er det vores indtryk, at udbredelsen via erhvervsservicesystemet, som Shareplay har brugt mange ressourcer på, ikke i tilstrækkelig grad er lykkedes. I COWIs survey angiver således blot én respondent at have fået kendskab til Fonden via et væksthus, mens ingen angiver at have fået kendskab via et erhvervskontor og flertallet nævner netværk som deres kilde til kendskabet til Shareplay Fonden. Shareplay Fonden er, såvel som hele cross media satsningen, en nyskabelse, der forsøger at bringe flere brancher sammen i innovative samarbejder. Shareplays aktiviteter er tilpasset bevillingsperioden og alle innovationsprojekter skal afsluttes inden for perioden. Således er Shareplay Fonden også baseret på en engangstilførsel af kapital. Der er fra Shareplays side ikke noget konkret ambition om at videreføre indsatsen i sin nuværende form. Det er dog væsentligt at videreføre netværket såvel som erfaringerne. Der arbejdedes derfor på evalueringstidspunktet for at videreføre dette i Interactive Denmark (tidligere Computerspilzonen) som er en national indsats. Netop at videreføre initiativet i nationalt regi forekommer fornuftigt for at opnå en større udbredelse af kendskabet til trans media og ikke mindst opnå en endnu større kritisk masse af medvirkende virksomheder. Shareplay er planlagt at skulle være operatør på denne indsats, hvilket ville være en flot viderebygning på den nord- og midtjyske satsning. COWI har i forbindelse med denne evaluering ikke systematisk gennemgået de geografiske tilhørsforhold for alle Shareplay Fondens aktiviteter, men vi noterer os, at 14 af de 15 respondenter i vores survey er hjemmehørende i enten Aalborg, Aarhus eller Viborg kommune. Dette understøtter den tidligere nævnte problematik med at udbrede kendskab og få involveret virksomheder i yderkommuner, hvilket hidtil er forsøgt primært gennem erhvervskontorerne. Samlet set vurderes kvaliteten i målopnåelsen til 3,0, hvilket angiver en høj kvalitet i arbejdet med mulighed for enkelte forbedringsmuligheder.

19 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN Målopnåelse i forhold til tid Målopnåelse i forhold til tidsforbrug: Her sættes målopnåelsen i forhold til tidsforbruget i procent af den samlede tidsramme. Scoren kan gå fra 0-4, hvor 4 angiver meget høj målopnåelse inden for den forbrugte tid. Bevillingen forløber over en periode fra 1. november 2010 til 31. december 2014 inklusive en bevilget forlængelse på 12 måneder. På evalueringstidspunktet (24. juni 2013) er 30 af projektets 50 måneder gået svarende til et tidsforbrug på 60 %. På baggrund af en målopnåelse på 55 % og et tidsforbrug på 60 % vurderes målopnåelsen i forhold til forbrugt tid derfor at være 4, hvilket indikerer en målopnåelse som forventet i forhold til den forbrugte tid. 3.5 Målopnåelse i forhold til budget Målopnåelse i forhold til budgetforbrug: Her sættes målopnåelsen i forhold til budgetforbruget i procent. Scoren kan gå fra 0-4, hvor 4 angiver en meget høj målopnåelse for de forbrugte midler. Projektets samlede budget er på cirka 22,5 millioner kroner. Projektets forbrug på evalueringstidspunktet var på cirka 9,9 millioner kroner 5 svarende til et procentvis forbrug på cirka 44 %. På baggrund af en målopnåelse på 55 % og et budgetforbrug på 44 % af budgetrammen vurderes målopnåelsen i forhold til budgetforbrug at være 4, hvilket er en god målopnåelse ift. de forbrugte midler. 5 Beløbet er COWIs estimat baseret på en fremskrivning fra seneste statusrapport til ERST. Estimatet bygger på status fra 28/ og er fremskrevet med fire måneder.

20 20 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN 3.6 Effektfremskrivning Nedenfor opsummeres iværksætteres bud på de forventede effekter af deltagelse i projektaktiviteterne. Oplysningerne er indhentet via COWIs e-survey. Figur 5 Forventede effekter Gennemsnitlig forventet stigning i Årlig omsætning 56 % 6 Antal ansatte 1,3 ansatte Undgåede fyringer - Andel virksomheder, der forventer positiv effekt på Årlig omsætning 87 % Antal ansatte 60 % Undgåede fyringer - Note: 13 respondenter har angivet forventet effekt på årlige omsætning. 14 respondenter har angivet forventet effekt på antal ansatte. I alt 15 bevillingsmodtagere besvarede spørgeskemaet. De forventede effekter af de medvirkende virksomheders projekter støttet af Shareplay Fonden overrasker positivt i vores survey. Næsten ni ud af ti medvirkende virksomheder forventer en stigning i virksomhedens omsætning som direkte følge af deres innovationsprojekt. Der er selvsagt forskel på de deltagende virksomheders omsætning (hvilket der er taget højde for i ovenstående tabel), så i absolutte tal ligger forventningerne til stigning i omsætning mellem kroner og 5 mio. kroner. Vi har i survey'en foruden at spørge til virksomhedernes realistiske forventning også spurgt til deres mest optimistiske forventning (best case scenario). Her er det værd at bemærke, at hele fem virksomheder i bedste fald forventer en stigning i omsætningen som følge af deres projekt på mellem 5 og 20 mio. kroner. Dette er naturligvis hypotetisk, men vidner om en vis tro og optimisme på et væsentligt udbytte, som den risikovillige kapital fra Shareplay Fonden giver mulighed for. 6 Dette er et simpelt gennemsnit af svarene fra alle respondenter. En enkelt respondent havde en forventning på 500 % vækst. Uden denne respondent er gennemsnittet 16 %

21 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN 21 4 Udfordringer og anbefalinger Afsnittet berører de barrierer og udfordringer, som projektet oplever i forhold til at realisere sine målsætninger, samt en beskrivelse af nogle tiltag, der kan iværksættes for at imødegå disse. 4.1 Projektets udfordringer Nedenfor kortlægges eksisterende barrierer med brug af dimensionerne ekstern/intern og kan/kan ikke påvirke. Figur 6 Kortlægning af projektets primære udfordringer Interne barrierer Kan påvirke Manglende sparring mellem Shareplay og støttemodtagere løbende i udviklingsprojekters gennemførelse. Kan ikke påvirke Problem med sats for medfinansiering, hvilket giver problemer for de helt små virksomheder Uudnyttet potentiale for tværgående erfaringsopsamling fra trans media projekter støttet af Fonden Eksterne barrierer Begrænset kendskab til Shareplay Fonden blandt medie virksomheder og generelt blandt virksomheder i Nordjylland.

22 22 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN 4.2 Centrale anbefalinger Her præsenterer vi de vigtigste anbefalinger, som COWI vil pege på med baggrund i evalueringen af projektet. Anbefalingerne er ikke i prioriteret rækkefølge. Anbefaling 1: Udvid eksponeringen af Shareplay Fonden Anbefaling 2: Styrk den løbende opfølgning over for projekterne Anbefaling 3: Mere tværgående erfaringsopsamling Som nævnt er det en væsentlig udfordring for Shareplay, at kendskabet til Shareplay Fonden fortsat er så begrænset som det er tilfældet. Netop for en fond som denne, hvis succes i høj grad afhænger af, at understøtte nytænkning hos personer og i virksomheder inden for trans media, er det vigtigt at blive eksponeret for så mange som muligt, da chancen for at skabe succeser dermed er større. Shareplay har hidtil gjort en prisværdig indsats for at koble indsatsen op på erhvervsservicesystemet, men de lokale erhvervskonsulenter er ressourcemæssigt belastet og denne tilgang har vist sig ikke at have den ønskede effekt. COWI opfordrer derfor Shareplay i den resterende projektperiode at skifte eksponeringskanaler. Universitetsmiljøet er oplagt, men efter det oplyste, bliver studerende allerede i vidt omfang involveret i projekterne. Den primære målgruppe bør være risikovillige virksomheder af en vis størrelse med ønske om vækst. Vi anbefaler, at man vælger en tostrenget strategi, hvor man dels kommer mere bredt ud i dagspressen (artikler i lokalaviser og annoncer i dagblade) og satser specifikt på at rekruttere ansøgere i specifikke brancher (f.eks. sundhedssektoren), som man så stiller i udsigt at matche med relevante virksomheder inden for trans media. Som nyoprettet Fond er Shareplay nået rigtig langt i forhold til at etablere procedurer og håndtere ansøgere allerede fra idéfasen til udfærdigelse af ansøgning, hvilket flere bevillingsmodtagere også bemærker over for os. Det udtrykkes dog generelt et ønske om, at denne støtte og facilitering fra Shareplays side ikke ophører på tidspunktet for meddelelsen om støtte, men fortsætter løbende gennem projektperioden. Shareplay kunne også selv have stor gavn af en styrket indsat for løbende at indsamle erfaringer fra projekterne om udfordringer og best practices til videreformidling til andre støttemodtagere. Hensynet til kvaliteten af det enkelte projekt og den kritiske sparring, som er vigtig i innovationsprojekter, vejer dog tungest og bør have større fokus fremadrettet. Vi anbefaler derfor, at Shareplay allokerer flere midler til de lokale agenters løbende kontakt med de projekter, der har modtaget støtte. Ikke mindst sparring omkring projektledelse og udvikling af forretningsmodeller bør have fokus. Således fornemmer vi både et behov hos bevillingsmodtagerne for sparring om udfordringer, og et overordnet behov for løbende ekstern kritik af projektgennemførelse og særligt videreudvikling af forretningsmodeller. Når dette er sagt, har vi dog noteret os, at Shareplay har gjort et tiltag i forhold til at yde støtte til projekterne i forhold til den økonomiske afrapportering, herunder gennem midtvejsmøder, hvilket er et positivt skridt. Der er i øjeblikket et fast krav til alle projekter om dokumentation af projektets resultater, bl.a. i form af en tre minutters video, som lægges ud på Shareplay netværket som et 'vindue udadtil'. Denne dokumentation er naturligvis vigtig, men vi vil opfordre Shareplay til også at tage en mere overordnet og langsigtet tilgang til opsamlingen på projekterne, således der uddrages og dokumenteres nogle mere generelle erfaringer om trans media samarbejde. Denne tværgående opsamling bør enten foretages af en person fra selve Shareplay-sekretariatet eller af eksterne (som leverer en konsulentrapport). Vi vil i den forbindelse foreslå to tilgange til erfaringsopsamlingen: a) hvordan kan en bestemt virksomhed (fra Shareplay netvær-

23 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN 23 kets målgruppe) skabe værdi for andre typer virksomheder eller brancher, eksempelvis computerspilsproducenter ift. 'gamification'; og b) hvordan kan bestemte brancher få værdi ved at samarbejde med en media-virksomhed (f.eks. sundhedssektoren eller modebranchen, som Shareplay har med i projektporteføljen). Disse to tilgange kan for så vidt være to forskellige vinkler på det samme udvalg af projekter. Det vigtige er at kunne kommunikere en relevant 'value proposition' afhængigt af målgruppen. På denne måde kan man formidle nogle erfaringer med trans media samarbejde af mere generel karakter end de projektspecifikke præsentationer giver mulighed for. Resultaterne af denne opsamling bør både præsenteres skriftligt og mundtligt til f.eks. en række workshops. Vi vil derfor også opfordre Shareplay allerede nu at overveje målgrupperne for disse workshops, som kunne have interesse i et udvalg af projekterne. Anbefaling 4: Dokumentér erfaringerne med Shareplay Fonden Som allerede nævnt er det ikke umiddelbart projektledelsens ambition at videreføre Shareplay i sin nuværende form, der i stedet forventes overført som en national indsats i regi af Interactive Denmark. Konceptet bag Shareplay Fonden nemlig at oprette en pulje med risikovillig kapital, som et regionalfondsprojekt har mulighed for at disponere over med henblik på at igangsætte relevante innovationsprojekter er sjældent forekommende, men efter COWIs opfattelse en rigtig god idé. Både af hensyn til Interactive Denmarks fremadrettede arbejde (særligt hvis der skulle ske en udskiftning i personkredsen) og af hensyn til de to regioner, som har givet midler til Shareplay Fonden, vil vi kraftigt opfordre til, at erfaringerne med fonden grundigt beskrives til gavn for fremtidige projekter. Her tænker vi særligt på alle væsentlige juridiske og administrative konstruktioner og valg foretaget ifm. med etablering af fonden, samt en liste med erfaringer om styrker og svagheder ved denne konstruktion.

24 24 MIDTVEJSEVALUERING AF SHAREPLAY FONDEN Bilag A Evalueringstema og Scoringssystem Evalueringstema Relevans: Udtrykker en kvalitativ vurdering af, hvor relevant projektet er, set i forhold til den regionale udviklingsstrategi og partnernes behov/muligheder. Scoren kan gå fra 0-4, hvor 4 angiver meget høj relevans. Scoringssystem 0: Ingen relevans hverken for REUS eller for partnerne. 1: Ingen relevans for REUS og delvist relevant for partnerne eller omvendt. 2: Delvist relevant for både REUS og partnere. 3: Fuldt relevant for REUS og delvist relevant for partnere (eller omvendt). 4: Fuldt relevant for både REUS og partnere. Målopnåelse: Er en vurdering af, hvor langt projektet er nået på evalueringstidspunktet i forhold til alle projektets milepæle, aktiviteter og målsætninger. Scoren kan gå fra 0-4, hvor 4 angiver, at 100 % af projektets samlede mål er opnået. 0: Ingen eller meget lille fremdrift mod projektets endelige mål (0 % opnået) 1: Projektet har nået nogle af sine samlede mål. (25 % opnået) 2: Projektet har nået ca. halvdelen af sine samlede mål (ca. 50 % opnået) 3: Projektet har nået mange af sine samlede mål. (ca. 75 % opnået) 4: Projektet har nået alle sine mål. (100 % opnået) Kvalitet af målopnåelsen: Er en vurdering af kvaliteten af de aktiviteter, der har været i projektet frem til evalueringstidspunktet. Scoren kan gå fra 0-4, hvor 4 angiver en meget høj kvalitet i aktiviteterne. 0: Meget lav kvalitet i arbejdet og behov for markante forbedringer på stort set alle områder 1: Lav kvalitet i arbejdet og behov for store forbedringer i kvaliteten 2: Blandet kvalitet i arbejdet med visse væsentlig forbedringsmuligheder 3: Høj kvalitet i arbejdet med mulighed for få vigtige forbedringer 4: Meget høj kvalitet i arbejdet med ganske få forbedringsmuligheder Målopnåelse i forhold til budgetforbrug: Her sættes målopnåelsen i forhold til budgetforbruget i procent. Scoren kan gå fra 0-4, hvor 4 angiver en målopnåelse som forventet eller over forventet i forhold til de forbrugte midler. 0: Ingen eller stort set ingen målopnåelse for de forbrugte budgetmidler 1: Målopnåelse meget under forventet i forhold til budgetforbrug 2: Målopnåelse en del under forventet i forhold til budgetforbrug 3: Målopnåelse lidt under forventet i forhold til budgetforbrug 4: Målopnåelse som forventet eller over forventet set i forhold til budgetforbrug Målopnåelse i forhold til tidsforbrug: Her sættes målopnåelsen i forhold til tidsforbruget i procent af den samlede tidsramme. Scoren kan gå fra 0-4, hvor 4 angiver en målopnåelse som forventet eller over forventet i forhold til den forbrugte tid. 0: Ingen eller stort set ingen målopnåelse for den forbrugte tid 1: Målopnåelse meget under forventet i forhold til tidsforbrug 2: Målopnåelse en del under forventet i forhold til tidsforbrug 3: Målopnåelse lidt under forventet i forhold til tidsforbrug 4: Målopnåelse som forventet eller over forventet set i forhold til tidsforbrug