Referat fra møde i OmrådeUdvalget på børne-, unge- og kulturområdet den 25. april 2016 kl på Odder Rådhus, møderum 2

Transkript

1 Referat fra møde i OmrådeUdvalget på børne-, unge- og kulturområdet den 25. april 2016 kl på Odder Rådhus, møderum 2 Mødelokalet er reserveret fra kl til formøde for personalerepræsentanterne Medlemmer: Ledelsesrepræsentanter: Karsten Poulsen (formand), Niels Pytlich, Jacob Brandt Rasmussen, Jette Schæfer, Medarbejderrepræsentanter: Torben Nielsen (næstformand), Lone Bay, Anne Grau, Rikke Liboriussen, Birgit Elkær Hegelund, Torben Frederiksen, Helle K. Nielsen, Sten Andersen Arbejdsmiljørepræsentanter: Morten Dam HR: Ref. Nanette Jakobsen Afbud: Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Bilag: Referat fra mødet 22. februar 2016, dok.nr Referatet blev godkendt 2. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt 3. Orientering fra formand, næstformand Karsen Poulsen bød velkommen til Jacob Brandt Rasmussen, som er indtrådt i udvalget i stedet for Jette Nauntofte. Derefter præsentationsrunde af udvalgets medlemmer. Orientering om udvikling i børnetal samt befolkningsprognose fordelt på skoledistrikter, jf. bilag Bilag: Udvikling i børnetal 2. kvartal kvartal 2016, dok.nr samt prognose, dok.nr Ingen bemærkninger Rygepolitik Rygepolitikken er behandlet og godkendt i Hovedudvalget d. 4. april 2016 og det blev besluttet, at der skrives ud til de lokale MED-udvalg med opfordring om drøftelse af, hvad den konkret betyder for arbejdspladsen. Bilag: Rygepolitik, dok.nr Ingen bemærkninger Sundhedsordning Dokumentnr.: side 1

2 Arbejdsmiljøgruppen har behandlet de første ansøgninger til sundhedspuljen. Der er indkommet syv ansøgninger. Samlet set er der fra puljen søgt midler for ca kr. Bilag: Oversigt over ansøgninger til sundhedspuljen pr. 15. marts 2016, dok.nr Inger bemærkninger Anmeldelse af vold mod medarbejdere Voldsoffererstatningsloven På baggrund af ændret praksis hos erstatningsnævnet i forhold til erstatning efter Voldsoffererstatningsloven, er der udarbejdet notat om problemstilling og retningslinjer i forhold til politianmeldelse af vold mod ansatte. Hovedudvalget besluttede på møde i februar at anmode de lokale MED-udvalg om at behandle notatet, og drøfte hvordan man i praksis håndterer problemstillingen. Status på disse lokale drøftelser. Bilag: Notat om anmeldelse af vold, dok.nr Områdeudvalget ønsker et mere specifikt fokus på børneområdet. MED-udvalgenes lokale procedurer indhentes, for derigennem at vurdere om der er brug for særskilte tiltag. Medtages som statuspunkt til næste møde. 4. Status vedr. arbejdsmiljø til information og drøftelse Varslet påbud fra Arbejdstilsynet på BFC Der er modtaget endeligt påbud i forhold til nedbringelse af arbejdspresset i Myndighedsafdelingen. Påbuddet skal lukkes senest d. 15. juni Karsten Poulsen orienterede kort om at påbuddet forventes lukket inden fristens udløb. Arbejdsmiljøregnskab for 2015 Arbejdsmiljøregnskabet indeholder en status på arbejdsmiljøforholdene, herunder statistik for sygefravær, opgørelse af arbejdsulykker, status på arbejdsmiljøcertificeringen m.m. Bilag: Arbejdsmiljøregnskab 2015, dok.nr Der blev udtrykt bekymring for det stigende korttidsfravær, da det ofte hænger sammen med trivsel. Med henvisning til Proces God Dialog er det rigtig godt, at der ude på institutionerne skal arbejdes med sygefraværet. Proces for evaluering af MED-aftalen I forbindelse med forhandling af MED-aftalen i 2012 blev det mellem parterne aftalt, at der i 2016 skal gennemføres en evaluering af aftalen. Bilag: Proces for evaluering af den lokale MED-aftale, dok.nr Dokumentnr.: side 2

3 Områdeudvalget giver udtryk for, at der bliver taget godt hånd om processen. 5. Status på sygefravær til information og drøftelse Udviklingen i sygefraværet viser, at fraværet i 1. kvartal 2016 er steget i forhold til 1. kvartal Det skal dog bemærkes, at der ved udtrækket for 2015 indgår 4 måneder, men 2016 kun indeholder 3 måneder. Bilag: Sygefraværsstatistik, dok.nr Områdeudvalget har fortsat fokus på sygefravær, særligt på korttidsfraværet og kommer med en klar opfordring til lokal MED om at have det på dagsordenen. 6. Høring om omstilling af speciatilbudsområdet Børn, Unge og Kulturudvalget vedtog den 4. april at sende materiale om omstilling af specialtilbudsområdet i høring. Reduceret åbningstid Special-SFO (Ikrafttrædelse ) Fast budget for Special-SFO og tilbud om juniorklub for klassetrin i Hou (Ikrafttrædelse ) Visitation til 11. skoleår i specialklasseregi (Ikrafttrædelse ) Takstnedsættelse for specialklasseplads på Parkvejens Skole og på Hou Skole (Ikrafttrædelse ) Omlægning af budgetmodel for E-klassen og U-gruppen (Ikrafttrædelse ) Økonomisk forsikringsordning (Ikrafttrædelse ) Udfasning af specialklassetilbud på Skovbakkeskolen (Ikrafttrædelse ) Etablering af nyt juniorklubtilbud i Odder-by (Ikrafttrædelse ) OmrådeUdvalget for Børn, Unge Og Kultur forventes at drøfte de 8 anbefalinger. I forhold til etablering af nyt juniorklubtilbud har høringsparterne mulighed for at foreslå andre modeller end de anbefalede. Bilag: Høringsbrev vedr. omstilling af specialtilbud, dok.nr samt høringsmateriale, dok.nr Karsten Poulsen orienterede om punktet, herunder blev der spurgt til om områdeudvalget ønskede at afgive høringssvar. Det ønskede udvalget og der er udarbejdet følgende høringssvar: Høringssvar fra Områdeudvalget for Børn, Unge og Kultur vedrørende omstillingen af specialtilbuddet i Odder Kommune. Dokumentnr.: side 3

4 Udvalget anerkender det arbejde og den analyse der har været til grund for beskrivelsen af omstillingen og behovet for omprioriteringen af ressourcer til inklusionstiltagene på almenområdet. I forbindelse med gennemgang af omstillingsbeskrivelsen ønsker udvalget at udtrykke bekymring på en række områder og medvirke til at rette opmærksomheden ind på nogle organisatoriske og personalemæssige forhold. I forbindelse med det økonomiske perspektiv og de reduktioner beskrivelsen omhandler vil udvalget påpege at der skal være nøje opmærksomhed på at besparelser på et område ikke blot opstår som udgift et andet sted. Reduktioner i takster vil få indflydelse på serviceniveauet og der opfordres til grundige lokale drøftelser med involvering af medarbejderne så der fortsatte drift kan løses bedst muligt under de nye vilkår. Det er positivt, at der er indlagt en økonomisk forsikringsordning som skal afbøde udgiftsmæssige forskydninger. På de områder, hvor der sker omlægninger, udfasninger, takstnedsættelser vil det have betydning for den personalemæssige situation. Der skal i forbindelse med arbejdet være fokus på at skabe klarer og gennemskuelige processer og forløb for at minimere usikkerheden blandt personalet. De steder hvor tilbud nedlægges eller reduceres, eks. Klub Egestammen, E og U-klasserne, skal der arbejdes på at udnytte de personalemæssige ressourcer og kompetencer andre steder i Kommunen Der opfordres fra udvalget til klar og tydelig proces med størst mulig grad af omplacering. Med forandringer på flere områder vil arbejdsmiljøet blive påvirket og arbejdsmiljøgrupperne skal have et særligt fokus på omstillingsprocessen. Det drejer sig både om de arbejdsvilkår der er for det personale der skal løse opgaverne fremover og for det kulturmøde der vil opstå, når både børn og personale bringes sammen i nye konstellationer eks. ved oprettelse af juniorklubber på enten Parkvejens skole eller Vestermarkskolen. Områdeudvalget opfordre til rettidige lokale drøftelser mellem ledere og medarbejdere om, hvordan man løser opgaverne efter en servicereduktion og at de lokale erfaringer opsamles systematisk i forbindelse med evalueringen af hele omstillingen på området. På vegne af Områdeudvalget for Børn, Unge og Kultur den 28. april 2016 Karsten Poulsen Torben Nielsen Direktør, formand Næstformand 7. Høring vedr. handleplan for børn og unges fællesskaber Odder Kommune færdiggjorde i foråret 2015 et udkast til en handleplan for Børn og unges fællesskaber. Formålet med planen er at kvalificere arbejdet med at skabe en rød tråd i barnets og den unges liv. Børn, Unge og Kulturudvalget vedtog mandag den 4. april, at sende Handleplaner for Børn og unges Fællesskaber i høring. Det ønskes at OmrådeUdvalget for Børn, Unge og Kultur tager stilling til følgende: Dokumentnr.: side 4

5 a. Indhold. Dækker tiltagene behovene for at skabe sammenhæng Børn og unges fællesskaber b. Implementering: Er den overordnede tidsramme (figur 1) realistisk i forhold til øvrige tiltag på dagtilbuds- og skoleområdet Har parterne konkrete anbefalinger til proces for dagtilbuddenes og skolernes arbejde med de fælles værdier for forældresamarbejdet? Bilag: Høringsbrev vedr. handleplan for børn og unges fællesskaber, dok.nr samt handleplan for udvikling af inkluderende fællesskaber i Odder Kommune, dok.nr Karsten Poulsen orienterede om punktet. Områdeudvalget har udarbejdet følgende høringssvar: Høringssvar fra Områdeudvalget for Børn, Unge og Kultur til handleplanen for Børn og unges fællesskaber 0-18 år. Handleplanen indeholder rigtig mange gode intentioner og en grundig beskrivelse af sammenhængene i børn og unges fællesskaber samt bud på forskellige tiltag. Det kan være relevant at overveje, om der skal investeres i området ved forøgelse af budgetrammen, da udvalget vurdere, at det ikke er realistisk at løfte de mange opgaver og god initiativer indenfor den nuværende økonomiske ramme. Udvalget gør opmærksom på, at der skal udarbejdes en god tidsplan for initiativerne i handleplanen, så der kan planlægges efter den og ressourcerne kan prioriteres. Der er en bekymring fra medarbejderne om, at for mange sammenfald af indsatsområder og udviklingsarbejder vil påvirke den daglige drift og arbejdsmiljøet negativt, hvis der ikke bliver arbejdsro til, at initiativerne kan blive ordentligt implementeret. Derfor opfordres til en opmærksomhed, både kommunalt og lokalt, på balance mellem udvikling og drift og, at der skabes dialog om prioritering af opgaver. Der er i handleplanen nogle snitflader til eksterne aktører forældre og civilsamfund. Der er i materialet beskrevet en række idéer til inddragelse af forældrene og i forlængelse af det vil det være hensigtsmæssigt at få afstemt forventningerne til hinanden og de forskellige roller og i særdeleshed beskrivelse af samarbejdet med civilsamfundet. Udvalget foreslår at supplere den faglige følgegruppe om monitorering med to medarbejderrepræsentanter herunder FTR. Hvis Odder Kommune skal lykkes med at udvikle bæredygtige og inkluderende fællesskaber forudsætter det, at de pædagogiske medarbejder og ledere er klædt på til opgaven det Dokumentnr.: side 5

6 håber udvalget det politiske niveau vil sikre ved at skabe sammenhæng mellem intentioner, økonomi, daglig drift og arbejdsmiljø. På vegne af Områdeudvalget for Børn, Unge og Kultur den 28. april Karsten Poulsen Direktør, formand Torben Nielsen Næstformand 8. Opfølgning på budget 2016 til information og drøftelse Karsten Poulsen orienterede om processen, herunder at der er et stort pres på voksenhandicapområdet og der ses udfordringer på efterværnsområdet, idet budgettet hører under Socialudvalgsområdet og bevillingen hører under BFC (BUK-udvalget). Udvalgene mødes for at drøfte problemstillingen. 9. Budgetproces til information og drøftelse Der redegøres for koblingen mellem hverdagseffektiviseringer og temaeffektiviseringer og besparelser. Hverdagseffektiviseringer Hverdagseffektiviseringer skal håndtere omprioriteringsbidraget på 1 % om året. Praktisk betyder det at alle budgetter reduceres med 1 % i 2016 og frem. Hverdagseffektiviseringer skal ikke hentes ved reduktion i serviceniveau/kerneydelse. Det er meningen af leder og medarbejdere sammen finder måder at effektivisere og omlægge, så vi leverer på det samme niveau, men måske på en anden måde. Ledere og medarbejdere understøttes i dette arbejde. Der udarbejdes i øjeblikket en projektbeskrivelse, som beskriver hvordan arbejdet med at finde hverdagseffektiviseringer understøttes. Der er nedsat en styregruppe til dette projektarbejde, hvor der ud over leder fra områderne også indgår AMR og FTR medlemmer fra Hovedudvalget. Temaeffektiviseringer og besparelser 30. maj 2016 fremlægges et notat for Byrådet med umiddelbare forslag til temaeffektiviseringer og besparelser, der skal sikre det politiske økonomiske råderum i de kommende år. Notatet vil omfatte forslag fra 7 temaer: 1. Organisering og struktur 2. Administration og ledelse 3. Bygningsdrift og bygningsoptimering 4. Befordring og kørsel 5. Pristjek og konkurrenceudsættelse 6. Kerneopgaver - kan/skal i forhold til lovgivning 7. Serviceniveau Dokumentnr.: side 6

7 Med temaeffektiviseringer og besparelser skal det sikre at der over de næste 3 år skabes et politisk økonomisk råderum på 25 mio. kr. Tidsplanen frem til 30 maj er således: Uge Alle område Med drøfter mulige temaeffektiviseringer og besparelser, som meldes ind til arbejdsgruppen. Uge Det samlede notat skrives Styregruppen for hverdagseffektiviseringer indkaldes til at kvalificere det foreløbige notat Strategisk lederforum orienteres om det foreløbige notat Uge 21 Direktionen drøfter notatet Hovedudvalget orienteres om notatet Notatet fremsendes til Byrådet Uge 22 Byrådet drøfter 30. maj notatet Drøftelse i område MED Område MED drøfter mulighederne for temaeffektiviseringer og besparelser på de 7 temaer, dog primært tema 1, 2, 6 og 7. Fagdirektør noterer ideer og muligheder fra område MED. I forhold til tema 1 og 2 anvender fagdirektørerne input til deres egne beskrivelser af temaerne. I forhold til de øvrige temaer gives oplysningerne videre til følgende: 3.Bygningsdrift og bygningsoptimering (Annette Marqvardsen) 4.Befordring og kørsel (Mads Volmer Stigaard) 5.Pristjek og konkurrenceudsættelse (Mads Volmer Stigaard) 6.Kerneopgaver - kan/skal i forhold til lovgivning (Jørgen Bruun) 7.Serviceniveau (Jørgen Bruun) I forhold til temaeffektiviseringer skal der udarbejdes et katalog over besparelses- og effektiviseringsforslag til senere behandling i byrådet og hvordan kan MED-systemet bidrage ind i det? Hvilket fokus er der på arbejdsmiljøet? Det blev besluttet at holde ekstraordinært møde den 28. april, således at der kunne afsættes den nødvendige tid til punktet. 10. Opfølgning på forretningsorden til beslutning Jf. udvalgets årshjul drøftes evt. behov for justeringer af forretningsordenen. Bilag: Forretningsorden, dok.nr Punktet blev udsat til næste møde. 11. Opfølgning på årshjul til beslutning Dokumentnr.: side 7

8 På udvalgets møde i februar blev det besluttet, at formand og næstformand udarbejder forslag til årshjul. Bilag: Årshjul, dok.nr Punktet blev udsat til næste møde. 12. Til efterretning a) Referat fra MED-udvalgsmøde , Egholmgård dok.id b) Referat fra MED-udvalgsmøde , Skovbakkeskolen dok. id c) Referat fra to personalemøder (sammenklippet) med MED-status, Odder Bibliotek - dok. id d) Referat fra MED-udvalgsmøde , Dagplejen dok.id Punktet blev udsat til næste møde 13. Eventuelt Næste møde: 13. juni 2016 Mødet hævet kl Dokumentnr.: side 8