Referat fra møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Mandag den 4. september 2017 kl på Odder Rådhus, Møderum 5

Transkript

1 Medlemmer: Referat fra møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Mandag den 4. september 2017 kl på Odder Rådhus, Møderum 5 Ledelsesrepræsentanter: Karsten Poulsen (formand), Jette Schæfer, Dan Gjerrild Søgaard, Peter Christensen Medarbejderrepræsentanter: Torben Nielsen, Anne Grau, Birgit Elkær Hegelund, Helle K. Nielsen, Sten Andersen Arbejdsmiljørepræsentanter: Morten Dam (forlod mødet kl ), Hanne Fleron Referent: Malene Nørgård Jensen Afbud: Lone Bay, Torben Frederiksen, Rikke Liboriussen Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde (2 min.) Bilag: Referat fra møde den 19. juni 2017, dok. nr Godkendt 2. Godkendelse af dagsorden (2 min.) Godkendt 3. Orientering vedrørende valg af næstformand (2 min.) Direktøren for Børn, Unge og Kultur er formand for OmrådeUdvalget. Næstformanden vælges af og blandt medarbejderrepræsentanterne i udvalget. Medarbejderrepræsentanterne informerer om, hvem der er valgt som næstformand. Medarbejderrepræsentanterne har genvalgt Torben Nielsen som næstformand. 4. Forretningsorden til beslutning (15 min.) HovedUdvalget har truffet beslutning om, at alle MED-udvalg skal udarbejde en forretningsorden for udvalgets arbejde. Forretningsordenen er et supplement til den lokale MED-aftale Dokumentnr.: side 1

2 for Odder Kommune og danner, sammen med denne, rammen for MED-udvalgets arbejde i perioden 1. august 2017 til 31. marts Med henblik på fastlæggelse af forretningsorden drøfter udvalget ønsker til samarbejde, mødeform og opgaver m.v. i valgperioden. Forretningsorden fra den netop overståede valgperiode er vedlagt til inspiration. Bilag: Forretningsorden for OmrådeUdvalget for Børn, Unge og Kultur , dok. nr Der er fra medarbejderside et ønske om at udvide mødetiden i de tilfælde, hvor det giver mening, for til gengæld at skære ned på tiden til formøder. Såfremt mødetiden øges, skal der ændres på mødeformen, så den er mere afvekslende samtidig med, at der arbejdes mere producerende. Udvalget ønsker at skabe en mere tydelig sammenhæng mellem niveauerne i MED-systemet med særligt fokus på flowet af informationer mellem niveauerne. Der ønskes et fast punkt på dagsorden, hvor udvalget kigger frem mod næste møde. Forretningsorden fra sidste valgperiode gennemskrives med udgangspunkt udvalgets input og behandles på udvalgsmøde den 30. oktober 2017 med henblik på endelig godkendelse. 5. Årshjul til information og drøftelse (15 min.) OmrådeUdvalget skal udarbejde et årshjul for en 2 årig periode. I årshjulet indgår indsatser, som HovedUdvalget har fastlagt i forbindelse med den strategiske drøftelse, samt de emner og indsatsområder, som OmrådeUdvalget selv ønsker at igangsætte. Endelig indarbejdes obligatoriske opgaver beskrevet i MED aftalen eller overenskomstmæssige aftaler i årshjulet. Udvalget drøfter, hvilke emner og indsatsområder der skal indgå i årshjulet med henblik på endelig behandling af årshjul for en 2-årig periode på udvalgsmøde den 30. oktober Udvalget drøfter desuden, hvordan årshjulet bedst kan understøtte arbejdet i udvalget. Årshjul for den seneste 2-årige periode samt forslag til årshjul for den resterende del af 2017 er vedlagt til inspiration. Bilag: Årshjul , dok. nr Årshjul 2. halvår 2017, dok. nr Der ønskes en skærpet opmærksomhed på flowet af informationer ud til det lokale niveau, samt OmrådeUdvalgets mulighed for at sætte temaer på dagsorden lokalt. Dokumentnr.: side 2

3 Udvalget ønsker at være mere fremsynet med udgangspunkt i relevante data og tendenser på området samt at arbejde mere strategisk og proaktivt. Der er et ønske om at smøre samspillet mellem MED-niveauerne, og her kan årshjulet være et vigtigt redskab, idet det kan fungere som skabelon for de lokale MED-udvalg. Det skal tydeliggøres, at de lokale MED-udvalg skal indsende referater til OmrådeUdvalget. Karsten og Torben laver udkast til dynamisk årshjul til drøftelse på møde den 30. oktober Orientering fra formand og næstformand (10 min.) Jobpulje Medio august 2017 er der syv medarbejdere i jobpuljen, som henhører under Børn, Unge og Kultur området. De syv medarbejdere fordeler sig med tre fra BUPL, to fra Lærernes Centralorganisation og to fra FOA. MED-struktur på skoleområdet MED-strukturen på skoleområdet skal tilpasses, så den bedst muligt understøtter det lokale MED-samarbejde. De nuværende otte lokale MED-udvalg har fået frem til efteråret til selv at finde en model, som sikrer dette. På mødet giver Karsten Poulsen en kort status på arbejdet i de lokale MED-udvalg. Input til budgetproces På møde den 19. juni 2017 evaluerede udvalget processen i forbindelse med budget 2017 og kom på baggrund heraf med input til budget Udvalget besluttede, at Karsten Poulsen og Torben Nielsen skulle nedfælde input vedrørende budgetprocessen med henblik på fremsendelse til HovedUdvalget. Input sendt til HovedUdvalget fremgår af bilag. Bilag: Input til Hovedudvalget vedrørende budgetprocessen, dok. nr Udvikling i børnetallet Af tabellen nedenfor fremgår udviklingen i børnetallet i Odder Kommune i perioden 4. kvartal 2016 til 3. kvartal Dokumentnr.: side 3

4 Udvikling i børnetal - 1. til 4. kvartal 2016 Odder 4. kvartal kvartal kvartal kvartal år år år år år år år Total 0-6 år år år år år år år år år år år Total 7-16 år Total 0-16 år De nuværende otte lokale MED-udvalg på skoleområdet har fået til opgave at komme med et oplæg til, hvordan man ønsker den fremtidige MED-struktur. Vestskolen er stort set klar til at præsentere sit oplæg for HovedUdvalget. Landsbyordningerne og Parkvejens Skole/Ungdomsskolen skal i gang med opgaven, men her har man afventet, at den ny skoleledelse kom på plads. Det eksisterende MED-system er fungerende, indtil der er fundet en ny løsning. Udvalget stillede spørgsmål til den ledelsesmæssige beslutning om at inkludere dagplejen i Odder by i sampasning i sommerferien. Udvalget udtrykte undren over, at man ikke har inddraget det lokale MED-udvalg i beslutningen. Karsten Poulsen oplyste, at daginstitutionslederne har evaluereret sampasningsordningen og fundet det hensigtsmæssigt at afprøve en model, som også inkluderer dagplejen i Odder by. 7. Status vedr. arbejdsmiljø - til information og drøftelse (10 min.) Besøg fra Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har i maj fremsendt varsling af risikobaseret tilsyn i Vennelund. Besøget er endnu ikke gennemført. Der er i august modtaget varslinger om besøg på Hou Skole og Saksild Børnehus. Derudover afventer genbesøg på BFC og Skovbakkeskolen som opfølgning på tidligere tilsynsbesøg. Dokumentnr.: side 4

5 Sygefravær Samlet set er der sket et fald i sygefraværet for perioden januar-juli 2017 målt mod samme periode i Det dækker dog over variationer i forhold til de enkelte institutioner. BFC, Biblioteket, Egholmgård og Vestermarkskolen tegner sig for de største fald i sygefraværet, mens Bifrost, Vennelund og Saksild Skole og Børnehus tegner sig for de største stigninger i sygefraværet (januar - juli) 2016 (januar - juli) Institution/område Børne- og Familiecentret: Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. 3,51% 1,78% 5,28% 2,45% 8,42% 10,87% Børnepasning: 2,54% 3,27% 5,81% 2,94% 2,64% 5,58% Bifrost 2,84% 7,70% 10,55% 3,86% 2,09% 5,94% Dagplejen 1,67% 1,56% 3,23% 1,87% 3,14% 5,00% Egholmgård 3,02% 1,98% 5,00% 3,97% 4,22% 8,19% Krible Krable huset 4,44% 2,83% 7,27% 3,55% 1,95% 5,50% Vennelund 2,72% 4,33% 7,06% 2,97% 0,78% 3,74% Fritid: 1,49% 1,74% 3,23% 2,79% 6,46% 9,25% Odder Bibliotek 2,19% 2,76% 4,95% 4,22% 8,88% 13,10% Odder Musikskole 0,53% 0,35% 0,88% 0,09% 1,88% 1,97% Undervisning: 2,25% 3,70% 5,95% 2,35% 3,25% 5,60% Ungdomsskolen 0,79% 4,27% 5,06% 3,19% 2,04% 5,23% Gylling Skole og Børnehus 4,25% 0,90% 5,15% 4,77% 2,62% 7,38% Hou Skole og Børnehus 4,21% 5,81% 10,02% 2,85% 8,90% 11,75% Hundslund Skole og Børnehus 1,20% 4,22% 5,42% 1,69% 2,16% 3,85% Parkvejens Skole 1,41% 4,24% 5,65% 1,80% 2,27% 4,07% Saksild Skole og Børnehus 1,23% 6,72% 7,95% 1,35% 2,34% 3,70% Skovbakkeskolen 2,04% 3,17% 5,21% 2,09% 2,49% 4,58% Vestermarkskolen 3,79% 0,37% 4,16% 3,01% 4,27% 7,28% Områdeudvalg Børn, Unge og Kultur i alt 2,44% 3,34% 5,77% 2,53% 3,63% 6,16% Dokumentnr.: side 5

6 Opfølgning på intern audit første halvår 2017 Ledelse og Udvikling har gennemført intern arbejdsmiljøaudit på seks arbejdspladser i første halvår. Tre af de seks arbejdspladser henhører under Børn, Unge og Kultur området. Der har som vedtaget af HovedUdvalget været fokus på følgende temaer ved audit: Psykisk arbejdsmiljø Håndtering af sygefravær Vold og trusler APV Det generelle billede er, at der arbejdes godt og systematisk med arbejdsmiljøarbejdet. Et opmærksomhedspunkt er, at vold og trusler alle steder fylder en del, og der ses en tendens til, at der mangler en fælles forståelse af, hvornår der er tale om krænkelser, samt hvornår og hvordan disse registreres. Generelle styrker og opmærksomhedspunkter er beskrevet i halvårsrapporten, der er vedlagt som bilag. Bilag: Halvårsrapport intern audit første halvår 2017, dok. nr BFC kunne oplyse, at Arbejdstilsynet var mødt på arbejdspladsen fra morgenstunden den 4. september Udvalget hæfter sig ved den manglende fælles forståelse af vold og trusler, som de interne audits i første halvår 2017 har afdækket. Udvalget ønsker at følge op på de lokale voldspolitikker, samt måden hvorpå man lokalt arbejder med vold og trusler på et senere møde. Udvalget forventer desuden, at den forestående trivselsmåling kan give viden om omfanget af vold og trusler mod ansatte ved Odder Kommune. Udvalget henleder opmærksomheden på en ny trend, hvor borgere ønsker at optage samtaler. Der er behov for en fælles ledelsesmæssig beslutning om, hvordan vi i Odder Kommune forholder os til et ønske om at optage samtaler. Udvalget ønsker at drøfte problematikken på et senere møde. 8. Drøftelse af budgetoplæg - til information og drøftelse (15 min.) Budgetoplægget for 2018 og budgetoverslagsårene indeholder: en skattefinansieret anlægsramme/råderum på gennemsnitlig 43,8 mio. kr. årlig et driftsoverskud på gennemsnitlig 61,9 mio. kr. årligt nedbringelse af den langfristede gæld med 71 mio. kr. ikke yderligere låneoptagelse ud over allerede bevilget lån til Skovbakkeskolen en forøgelse af den gennemsnitlige kassebeholdning Det økonomiske udgangspunkt for budgetlægningen for er budgetaftalen for 2017 og den vedtagne økonomiske politik. Dokumentnr.: side 6

7 Udvalget drøfter budgetoplægget med særligt fokus på de budgetændringer, som vedrører Børn, Unge og Kultur området. Bilag: Budgetredegørelse, dok. nr Status efter sommerferien er, at den økonomiske situation er gunstigere, end man havde forventet for et år siden. Det skyldes blandt andet, at der er ændret på demografimodellen for kommunernes betaling til regionerne. Byrådet drøfter aktuelt forskellige modeller for fordeling af kommuneskatter. Hvis byrådet vælger selvbudgettingsmodellen i stedet for statsgarantimodellen, vil det forventeligt give et øget provenu, men også en øget risiko. Der har været afholdt borgermøde med deltagere, og der har været debat på Facebook, hvor borgerne har haft mulighed for at komme med input til budgettet. BUK-udvalget er ikke kommet med et fælles oplæg til budget, men efter sommerferien har udvalget drøftet de stigende udgifter til specialundervisning og meddelt byrådet, at det er nødvendigt at afsætte midler hertil. Der er tale om en merudgift på 7.1 mio. kr. til flere elever i specialklasser. BUK-udvalget lægger op til, at de penge må findes, så skolernes almene drift ikke påvirkes. Desuden skal der laves en analyse af årsager og muligheder. Kommissorium for arbejdet fremlægges på næste møde i BUK-udvalget. OmrådeUdvalget skal have en stærk stemme ind i arbejdet med analysen. Der gives ikke efterbevilling for at imødegå forventet underskud på specialklasseområdet i Udvalget udtrykte bekymring i forhold til almenområdet i skolerne, som beskæres med 6 mio. kr. som følge af temabesparelser samt bortfald af særtilskud til implementering af skolereform. Karsten Poulsen oplyser, at der ikke vil blive tale om nye besparelser, da pengene er fundet med den ændrede ledelsesstruktur. Udvalget stillede spørgsmål til IT-satsningen på skoleområdet. Med det økonomiske råderum på mio. kr. kunne det være hensigtsmæssigt at fremtidssikre skolerne på IT-området. Karsten Poulsen oplyser, at der allerede er afsat midler til det i skal bruges til at evaluere den nuværende IT-strategi. Udvalget spurgte ind til, hvordan man vil sikre indfrielse af de nationale mål for kompetencedækning. Karsten Poulsen understregede, at efter- og videreuddannelse er højprioritet hos de nye skoleledere. Der vil ikke blive fremsat budgetønske på nuværende tidspunkt, men man vil i stedet arbejde på at afdække behovet. Byrådet afholder budgetseminar den 6. september 2017, og efter byrådsmødet den 11. september 2017 vil der være en første rundbordsdrøftelse. Sidste frist for vedtagelse af budgettet er den 10. oktober Dokumentnr.: side 7

8 9. Faglige indsatser på dagtilbudsområdet - til information og drøftelse (15 min.) Karsten Poulsen orienterer om nuværende og kommende faglige indsatser på dagtilbudsområdet, herunder særligt: Handleplan for Børn og Unges fællesskaber (inklusion) Handleplan for Sprog og læsning Nye pædagogiske læreplaner Forslag til ændret organisering af støttepædagogisk indsats Kompetencehjulet som værktøj til af følge børnenes udvikling Udvalget drøftet eventuelle anbefalinger til arbejdet med de faglige indsatser. Udsat til møde den 30. oktober Udviklingsplan for Myndighedsafdelingen til information og drøftelse (15 min.) Peter Christensen orienterer om arbejdet med en udviklingsplan for Myndighedsafdelingen i BFC i samarbejde med Socialstyrelsens task force. Udviklingsplanen vil få følgende hovedtemaer: Politik, strategi, ledelse og styring. Myndighedsarbejdet Tværfagligt samarbejde I BFC havde man vanskeligheder med at overholde lovgivning på myndighedsområdet, og man valgte derfor at invitere Socialstyrelsens task force indenfor. Task forcen har set på myndighedsområdet og mere bredt på kommunens arbejde med børn og unge. På baggrund af task force rapporten har Odder Kommune sagt ja til 1,5 års udviklingsarbejde. Der arbejdes netop nu på en udviklingsplan i samarbejde med task force, og forventningen er, at den falder på plads inden for den næste måneds tid. Udviklingsplanen skal behandles politisk med henblik på at få politikerne med på rejsen. Der er udfordringer i samarbejdet på børne- og ungeområdet, og arbejdet vil derfor involvere hele området. Der skal blandt andet udarbejdes en ny børne- og ungepolitik for Odder Kommune. Medarbejderne er spændte på, hvad samarbejdet med Socialstyrelsens task force kommer til at betyde. Nogle medarbejdere glæder sig, mens andre er mere skeptiske. Udvalget ønsker at følge og give input til udviklingsarbejdet på børne- og ungeområdet. Dokumentnr.: side 8

9 11. Forberedende ungdomsuddannelse til information og drøftelse (15 min.) I januar 2016 blev der udpeget en ekspertgruppe til at komme med anbefalinger til, hvordan Danmark kan skabe bedre veje til en ungdomsuddannelse. Ekspertgruppen præsenterede i februar 2017 sine anbefalinger til, hvordan unges uddannelsesadfærd kan målrettes, så flere unge får en ungdomsuddannelse, og flere unge vælger den rigtige uddannelse første gang. Blandt anbefalingerne er en ny forberedende uddannelse, som skal erstatte forberedende tilbud som produktionsskoleforløb, erhvervsgrunduddannelsen, kombineret ungdomsuddannelse, almen voksenuddannelse, forberedende voksenuddannelse og ordblindeundervisning for unge under 30 år, der har brug for faglig eller personlig opkvalificering, før de kan starte på en ungdomsuddannelse eller komme i job. Den anbefaling er regeringen klar til at følge. Med en ny forberedende uddannelse for de unge, der står uden uddannelse eller beskæftigelse, samles almene, erhvervsrettede og produktions-/værkstedsbaserede uddannelsesmuligheder samt understøttende ordblindeundervisning og støttefunktioner i en ny fælles ramme. Det skal ifølge ekspertgruppen give muligheder for at sammensætte nye målrettede, kvalitative og progressive forløb til den unge med forskellig vægtning og toning af teori og praksis og med mulighed for betydelig fleksibilitet i indhold og varighed. I Odder Kommune er der nedsat en task force, som vil komme med et udspil til en ny lokal forberedende uddannelse for unge. På mødet orienterer Karsten Poulsen om det foreløbige resultat af arbejdet i den lokale task force. Bilag: Bedre veje til en ungdomsuddannelse Opsummering af anbefalingsområder til regeringen, dok. nr Folketinget har endnu ikke vedtaget den nye forberedende ungdomsuddannelse, men det forventes at ske i løbet af efteråret. Det vil formentlig blive svært for regeringen at finde flertal for en kommunalisering. Den lokale task force er i gang med at afdække, hvordan man gør i dag. Desuden er en underarbejdsgruppe i gang med at kigge på mulige modeller for det understøttende samarbejde om en forberedende ungdomsuddannelse. Der er et par forskellige scenarier for fremtidig organisering; en model som bygger videre på campussamarbejdet samt en model, hvor der etableres en egentlig ungeenhed. 12. Trivselsmåling til information og drøftelse (15 min.) HovedUdvalget har besluttet, at der gennemføres trivselsmåling blandt medarbejdere og ledere hvert tredje år. Den sidste måling blev gennemført i efteråret 2014, og den næste måling gennemføres derfor i efteråret Dokumentnr.: side 9

10 Trivselsmålingen gennemføres kvantitativt ved besvarelse af et spørgeskema. Skemaet er udarbejdet således, at trivselsmålingen samtidig kan bruges som APV på det psykiske arbejdsmiljø, ligesom den kan tjene til afsæt for en lederfeedback. En høj svarprocent bredt funderet i alle virksomheder/stabe og medarbejdergrupper er afgørende for datas troværdighed og anvendelighed. Som opfølgning på trivselsmålingen gennemføres der en kvalitativ proces med henblik på fortolkning og anvendelse af resultaterne. Processen vil være lokalt forankret, men der vil fra centralt hold blive udarbejdet dialog- og opfølgningsværktøjer, som kan understøtte den lokale proces. Trivselsmålingen er et fælles anliggende for alle i Odder Kommune, og det er vigtigt, at der opnås ejerskab til målingen i hele organisationen. Her spiller MED-organisationen en vigtig rolle i forhold til kommunikation om målingen samt sikring af gode rammer for gennemførelse af og opfølgning på målingen. Udvalget drøfter sin rolle i forbindelse med trivselsmålingen, herunder hvordan og til hvem udvalget kommunikerer om trivselsmålingen, samt hvordan udvalget kan medvirke til, at der skabes gode rammer for gennemførelse af og opfølgning på trivselsmålingen. Bilag: Tidsplan, dok. nr Kommunikationsplan, dok. nr Trivselsmålingen er vigtig, og ambitionen skal være en svarprocent på 100. Udvalget ønsker at sende et klart signal om, at man lokalt skal gøre en indsats for at opnå en høj svarprocent. Dette kan man blandt andet gøre ved at afsætte tid til at udfylde spørgeskemaet. Karsten og Torben forfatter brev til de lokale MED-udvalg. 13. Personalepolitikker til information og drøftelse (15 min.) En personalepolitik sikrer, at arbejdspladsen har nogle ensrettede procedurer og retningslinjer, samt at man overholder lovgivningen. En personalepolitik står ikke alene, men skal udvikles på baggrund af de overenskomster og aftaler, der er på arbejdsmarkedet. Der er meget få grænser for, hvilke emner en arbejdsplads kan skrive ind i sin personalepolitik. HovedUdvalget sikrer, at kommunens personalepolitik herunder delpolitikker efterses med passende mellemrum, og at eftersyn af konkrete delpolitikker indarbejdes i HovedUdvalgets strategiplan for den kommende toårige periode. Inden HovedUdvalgets strategiske drøftelse har alle medarbejdere mulighed for gennem MED-systemet at indsende forslag til ændringer i arbejdet med personalepolitikken og delpolitikker. På Børn, Unge og Kultur området er der ikke udarbejdet særskilte personalepolitikker for området som helhed. Det eneste, der er særligt for området, er procedure og retningslinje vedr. indhentning af straffe- og børneattester i forbindelse med rekruttering. Dette er dog reguleret af lovgivningen og ikke en særlig praksis for Odder Kommune. Tilsvarende gælder forældre- Dokumentnr.: side 10

11 og skolebestyrelses krav på indflydelse i forbindelse med ansættelse af pædagogisk personale og ledere på området. De enkelte virksomheder på Børn, Unge og Kultur området skal udarbejde egne planer/retningslinjer for eksempelvis forebyggelse og håndtering af vold/trusler, mobning og stress. Dette er ikke særligt for Børn, Unge og Kultur området, men gælder hele Odder Kommune. Udvalget drøfter, om der på Børn, Unge og Kultur området er behov for områdespecifikke personalepolitikker samt OmrådeUdvalgets rolle i forbindelse hermed. Udvalget drøfter desuden eventuelle ønsker til nye fælles personalepolitikker for hele kommunen. Udvalgets holdning er, at personalepolitikker som udgangspunkt skal være for hele Odder Kommune, dog med mulighed for tilføjelse af områdespecifikke afsnit. I enkelte tilfælde kan det være relevant at udarbejde områdespecifikke politikker. OmrådeUdvalget vil opfordre HovedUdvalget til at inddrage OmrådeUdvalgene i forbindelse med udarbejdelse af nye personalepolitikker. 14. Til efterretning (2 min.) Referat fra MED-udvalgsmøde den 19. juni 2017, Gylling Skole og Børnehus dok. nr Referat fra MED-udvalgsmøde den 20. juni 2017, Egholmgård dok. nr Intet at bemærke. 15. Eventuelt (2 min.) Intet at bemærke. Næste møde: Mandag den 30. oktober 2017 kl i møderum 5 Mødet hævet kl Dokumentnr.: side 11