Dagsorden for møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Mandag den 19. juni 2017 kl på Odder Rådhus, Møderum 5

Transkript

1 Dagsorden for møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Mandag den 19. juni 2017 kl på Odder Rådhus, Møderum 5 Møderum 5 er reserveret fra kl til formøde for personalerepræsentanterne. Medlemmer: Ledelsesrepræsentanter: Karsten Poulsen (formand), Jette Schæfer Medarbejderrepræsentanter: Torben Nielsen (næstformand), Lone Bay, Helle K. Nielsen, Sten Andersen, Rikke Liboriussen Arbejdsmiljørepræsentanter: Morten Dam Referent: Malene Nørgård Jensen Afbud: Jacob Brandt Rasmussen, Anne Grau, Torben Frederiksen, Birgit Elkær Hegelund Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde (2 min.) Bilag: Referat fra møde den 24. april 2017, dok. nr Godkendt 2. Godkendelse af dagsorden (2 min.) Godkendt 3. Arbejdet med hverdagseffektiviseringer til information og drøftelse (30 min.) OmrådeUdvalget besluttede på møde den 31. oktober 2016 at invitere fire lokale MED-udvalg til dialog i 2017 om arbejdet med hverdagseffektiviseringer. Vennelund deltager under dette punkt med et oplæg omkring arbejdet med hverdagseffektiviseringer. Annette Dam Andersen og Hanne Helbo Damkjær orienterede om arbejdet med hverdagseffektiviseringer. I Vennelund har man arbejdet med udgangspunkt i en cyklus, hvor hverdagseffektiviseringerne er drøftet i LokalUdvalget, på personalemøder samt på forældrebestyrelsesmøder med henblik på at få tingene grundigt bearbejdet. I Vennelund ser man for- Dokumentnr.: side 1

2 ældrebestyrelsen som en vigtig medspiller, der skal være med til at føre effektiviseringerne ud i livet, og det har derfor været helt naturligt at inddrage dem i processen. Der har været afholdt et fællesmøde mellem forældrebestyrelsen og personalegruppen med henblik på udarbejdelse af konkrete forslag. Fokus var blandt andet på, om man I Vennelund gør noget, som ikke imødekommer et ønske eller behov hos forældrene. Fællesmødet resulterede i en række forslag, som der er arbejdet videre med på blandt andet stop op dag for personalet. I Vennelund har oplevelsen generelt været, at der ikke var meget at komme efter. Der er skåret ned på sociale arrangementer, transport, bespisning af børnene, muligheder for børnefødselsdage og kursur til personalet. For nyligt er der indført indkøbsstop samt et nyt pædagogisk tiltag i form af fælles pædagogiske temaer på tværs af hele institutionen. I forhold til kommunikation med forældrene er der sket ændringer i den forstand, at kommunikationen nu i højere grad baserer sig på kollektiv kommunikation. Forældrene har generelt taget pænt i mod de mange effektiviseringstiltag, hvilket tilskrives en løbende orientering af og dialog med forældrene. Forældre, som tidligere har haft børn i institutionen, giver dog udtryk for, at de oplever en markant forskel fra tidligere. Man taler meget om hverdagseffektiviseringerne i den samlede personalegruppe, og der er generelt forståelse for de beslutninger, der træffes, men medarbejderne føler sig ramt på deres faglighed, hvilket giver anledning til frustration. Det er svært for personalet at skulle ændre på sin faglighed samtidig med, at de oplever en forældregruppe, som bliver mere krævende. Erfaringerne fra Vennelund er, at det er vigtigt at give plads til, at medarbejderne kan udtrykke deres frustration. Vurderingen fra Vennelund er, at det bliver vanskeligt at nå den budgetterede besparelse uden, at det kommer til at gå yderligere ud over serviceniveauet. Anbefalingen fra udvalget i den forbindelse er i højere grad at have fokus på målet med de forskellige aktiviteter end på selve aktiviteten. Hverdagseffektiviseringer fordrer, at vi gør noget på en anden måde, og målet kan måske nås på anden vis end med den hidtil kendte aktivitet. 4. Opfølgning på budget 2017 og input til budget 2018 til information og drøftelse (20 min.) Udvalget evaluerer proces i forbindelse med budget 2017 og giver input til budget Bilag: Budgetvejledning, dok. nr Udvalget giver udtryk for, at processen i forbindelse med budget 2017 har været god og inddragende, om end den blev lidt tidspresset til sidst. Udvalget er blevet inddraget i højere grad end tidligere, hvilket er vigtigt i forhold til kvalificering af det endelige budget. Desuden har processen været mere gennemsigtig, hvilket har gjort det lettere at følge med. Dokumentnr.: side 2

3 Udvalgets oplevelse er, at vi kan fortsat blive mere præcise i vores forventninger til hinanden, ligesom vi fortsat skal blive bedre til at inddrage på de rigtige tidspunkter. Udvalget ønsker desuden mere fokus på budgetopfølgningen for på den måde at holde gryden i kog samt få bedre forudsætninger for at kvalificere og komme med input til budgettet. Udvalget ønsker en drøftelse af, hvordan MED-systemet bedst kan understøtte budgetprocessen, herunder kvalificere de mange budgetforslag. Der er behov for en drøftelse af, hvilket niveau der er det rigtige at arbejde på i forhold til screening, kvalificering og understøttelse af budgetforslag. De kommende fællesmøder med fagudvalg blev drøftet, herunder formål med møderne. Udvalget besluttede at sætte et punkt på dagsorden i efteråret med henblik på drøftelse af, hvad møderne med fagudvalget skal handle om, samt hvordan udvalget kan bruge møderne hensigtsmæssigt. Udvalget besluttede, at Karsten Poulsen og Torben Nielsen på baggrund af drøftelserne formulerer input vedrørende budgetprocessen, som sendes til HovedUdvalget. 5. Reformudspil på dagtilbudsområdet til information og drøftelse (20 min.) Med reformudspillet Stærke dagtilbud vil regeringen sikre et bedre dagtilbud og større fleksibilitet for familierne. Der foreslås afsat 580 mio. kr. over de næste fire år, og regeringen har opstillet 22 konkrete forslag indenfor tre områder: Øget fleksibilitet og frit valg for børnefamilier Regeringen lægger op til mere fleksibilitet i de forskellige ordninger og pasningstilbud, samtidig med at der skal være et øget frit valg og større gennemsigtighed gennem ny informationsportal og kampagne om forældrenes frie valg. Regeringen foreslår desuden, at der skal være en styrket forældreindflydelse i forældrebestyrelser. Bedre læring og trivsel for alle børn og et sammenhængende børneliv En styrket pædagogisk læreplan skal danne rammen om det pædagogiske arbejde med læring, trivsel og dannelse. Der skal desuden være mere tid til nærvær gennem mindre og meningsfuld dokumentation, og der skal være en mere målrettet indsats over for børn i udsatte positioner. Endelig ønsker regeringen en bedre sammenhæng i kommunens indsats for de 0-6 årige, samt en bedre overgang via målrettede forløb frem mod skolestart. Høj kvalitet gennem faglighed og tydelig ledelse Ledere, dagplejere og faglige fyrtårne skal sikres et kompetenceløft, hvor fokus blandt andet er rettet mod at skabe læringsmiljøer af høj kvalitet. Med udgangspunkt i en styrket pædagogisk læreplan, skal der indsamles viden om, hvad der virker, og dette formidles til praksis. Den pædagogiske læreplan skal samtidig implementeres på pædagoguddannelsen og på uddannelsen til pædagogisk assistent. Dokumentnr.: side 3

4 Udvalget drøfter konsekvenser af regeringsudspillet på dagtilbudsområdet, herunder hvordan der sikres en god implementering. Bilag: Stærke dagtilbud Alle børn skal med i fællesskabet, dok. nr Der er nu indgået en politisk aftale, som skal sikre et bedre dagtilbud og større fleksibilitet for familierne. Aftalen lægger sig meget tæt op af regeringens udspil. Aftalen vurderes at få betydning for ventelisterne i Odder Kommune, og det vil derfor blive nødvendigt at kigge på kriterier for ventelisterne. Aftalen kan også komme til at præge debatten om åbningstider. Desuden kan ambitionen om et sammenhængende børneliv i nærområdet blive udfordret som følge af det øgede frit valg. Det er vigtigt at have en opmærksomhed på, at der kan opstå parkeringsinstitutioner, som blot benyttes indtil, der bliver plads på den ønskede institution. En stor udskiftning i børnegruppen påvirker de ansattes arbejdsmiljø, og det er derfor vigtigt at følge udviklingen tæt. Vurderingen er, at der ikke kommer penge til Odder Kommune med denne nye aftale, idet vi Odder Kommune ikke har institutioner med så høj en koncentration af udsatte børn, at det vil udløse penge. Med henblik på at sikre en god implementering skal vi kigge i evalueringsrapporten fra Fremtidens Dagtilbud, ligesom det er vigtigt at indtænke det arbejde, der allerede er i gang, herunder sproghandleplaner. Udvalget anbefaler en forventningsafstemning i forhold til muligheder for indflydelse samt en tydelig kommunikation. Desuden er det i forbindelse med kvalificering af dagtilbuddet vigtigt med en opmærksomhed på, hvad der efterspørges. Udvalget ønsker at sparre på proces i forhold til læreplaner i løbet af efteråret. 6. Forberedende ungdomsuddannelse til information og drøftelse (20 min.) I januar 2016 blev der udpeget en ekspertgruppe til at komme med anbefalinger til, hvordan Danmark kan skabe bedre veje til en ungdomsuddannelse. Ekspertgruppen præsenterede i februar 2017 sine anbefalinger til, hvordan unges uddannelsesadfærd kan målrettes, så flere unge får en ungdomsuddannelse, og flere unge vælger den rigtige uddannelse første gang. Blandt anbefalingerne er en ny forberedende uddannelse, som skal erstatte forberedende tilbud som produktionsskoleforløb, erhvervsgrunduddannelsen, kombineret ungdomsuddannelse, almen voksenuddannelse, forberedende voksenuddannelse og ordblindeundervisning for unge under 30 år, der har brug for faglig eller personlig opkvalificering, før de kan starte på en ungdomsuddannelse eller komme i job. Den anbefaling er regeringen klar til at følge. Dokumentnr.: side 4

5 Med en ny forberedende uddannelse for de unge, der står uden uddannelse eller beskæftigelse, samles almene, erhvervsrettede og produktions-/værkstedsbaserede uddannelsesmuligheder samt understøttende ordblindeundervisning og støttefunktioner i en ny fælles ramme. Det skal ifølge ekspertgruppen give muligheder for at sammensætte nye målrettede, kvalitative og progressive forløb til den unge med forskellig vægtning og toning af teori og praksis og med mulighed for betydelig fleksibilitet i indhold og varighed. I Odder Kommune er der nedsat en task force, som vil komme med et udspil til en ny lokal forberedende uddannelse for unge. På mødet orienterer Karsten Poulsen om det foreløbige resultat af arbejdet i den lokale task force. Bilag: Bedre veje til en ungdomsuddannelse Opsummering af anbefalingsområder til regeringen, dok. nr Punktet udsættes til den 4. september Omstilling af specialklasseområdet og det tilhørende SFO-område til information og drøftelse (30 min.) Børn, Unge og Kulturudvalget godkendte på møde den 6. juni 2016 en række konkrete omstillings- og besparelsesforslag på specialundervisningsområdet, og Byrådet godkendte på møde den 27. juni 2016 en udfasning af Skovbakkeskolens specialklasser. Ændringerne trådte i kraft den 1. januar 2017, og specialklassestrukturen ser nu således ud: Specialklasser for børn med generelle behov Specialklasser for børn med ADHD og autisme Hou Parkvejens Skole Skovbakkeskolen Ungdomsskolen klasse 10. klasse med støtte (10.) klasse 10. klasse med støtte E-klasser og U-gruppe klasse Fritidstilbud for specialklasseelever SFO for klasse SFO for klasse Ressourcetildelingsmodel baseret på en individuel og kollektiv incitamentsstruktur Juniorklub m. støtte for 5. og 6. klassetrin Alle folkeskoler Dokumentnr.: side 5

6 Leder på Parkvejens Skole Dan Gjerrild Søgaard og leder på Børne- og Familiecentret Peter Christensen deltager under dette punkt med et oplæg om, hvordan ændringerne er implementeret samt konsekvenser for børn, personale og økonomi. Processen i forbindelse med omstilling af specialområdet og det tilhørende SFO-område har været kendetegnet ved, at forudsætningerne hele tiden har ændret sig i forhold til det oprindeligt tænkte. Som konsekvens af den politiske beslutning er der sket en tilpasning af medarbejderstaben, som er blevet reduceret med to pædagoger. Samtidig er der visiteret markant flere børn til specialområdet end forventet. Efter sommerferien vil der være over 80 børn, hvilket er næsten det dobbelte af, hvad man oprindeligt havde regnet med. Børnene indskrives i 0. klasse eller kommer fra afbrudte inklusionsforløb på både kommunale og private skoler. Desuden er der nogle få tilflyttere. Desuden har det vist sig, at de børn, som forlader 9. klasse, ikke som forventet kan rummes i Ungdomsskolens 10. klasse, men derimod må forblive i specialklasse på Parkvejens Skole. Vurderingen er, at alle børn, der er visiteret til specialområdet, skal være der. Den markante stigning i børn visiteret til specialområdet udfordrer på flere områder. Der er nu væsentligt flere børn til færre medarbejdere, og det har derfor været nødvendigt at opslå stillinger. Samtidig tilhører børnene nye diagnosegrupper, som personalet ikke har specialer i forhold til. Som følge heraf er der et akut behov for kompetenceudvikling af medarbejderne på specialområdet i forhold til de nye diagnosegrupper. Endvidere giver det stigende antal børn pladsmæssige udfordringer. Konklusionen er, at det ikke er selve strukturændringen, der har givet udfordringer, men derimod den massive tilgang af børn til området. Udviklingen kalder på en øget opmærksomhed på forskelligheden i børnegruppen i forhold til diagnoser og behov, og der skal tages stilling til, hvordan vi håndterer den øgede segregering fra 1. august Desuden vil der blive set på tildelingsmodellen til specialområdet i forbindelse med budgettet. Udvalget ønsker at drøfte, hvordan vi håndterer den øgede tilgang til specialområdet samt forskelligheder i børnenes behov på møde i efteråret. 8. Orientering fra formand og næstformand (10 min.) Jobpulje Ultimo maj 2017 er der i alt 11 medarbejdere i jobpuljen, hvoraf de 10 henhører under Børn, Unge og Kultur området. De 10 medarbejdere fordeler sig med fire fra BUPL, tre fra Lærernes Centralorganisation og tre fra FOA. Understøttende undervisning På møde den 22. maj 2017 behandlede Byrådet ansøgninger fra to skoler om konvertering af tiden til understøttende undervisning til to-voksen-timer. Skovbakkeskolen ansøgte om at Dokumentnr.: side 6

7 konvertere på alle klassetrin, mens Parkvejens Skole ansøgte om at konvertere på 4. og 7. klassetrin. Byrådet besluttede ikke at imødekomme ansøgningerne. Skovbakkeskolens bestyrelse ansøgte endvidere om, at kompetencen til at beslutte at konvertere understøttende undervisning til undervisning i fagene delegeres til skolelederen. Byrådet besluttede ikke at imødekomme denne ansøgning, og kompetencen er således fortsat hos Byrådet. Ferieplan 2018/2019 Der er udarbejdet forslag til ferieplan for skoleåret 2018/19. Bilag: Udkast til ferieplan elever 2018/2019, dok. nr Medarbejdersiden har på formøde drøftet ønsker til punkt vedr. synliggørelse af nøgletal på udvalgsmøde i september. Torben Nielsen tager medarbejdersidens ønsker med til dagsordensmøde. Der er ansat en ny skoleleder for landsbyordningerne. Der var nedsat et bredt ansættelsesudvalg med repræsentanter for ledelse, medarbejdere, forældre og forvaltning. Der var i ansættelsesudvalget bred enighed om den pågældende kandidat. Forældrene i skolebestyrelsen i Hundslund har valgt at trække sig. Det betyder, at der fortsat er en skolebestyrelse i Hundslund, men den er ikke beslutningsdygtig så længe, at der ikke er forældrerepræsentanter i bestyrelsen. Indtil der er en ny beslutningsdygtig skolebestyrelse i Hundslund, er der et skærpet fokus på, at medarbejderne bliver hørt i forbindelse med de forskellige processer, der pågår Der foregår netop nu et arbejde med den nye styrelsesvedtægt på skoleområdet, herunder formen på de fremtidige skolebestyrelser og lokalråd. For byskolernes vedkommende har der været en høj grad af konsensus, mens der for landsbyskolernes vedkommende ikke har været enighed. Arbejdet med den nye styrelsesvedtægt fortsætter, og forventningen er, at den kan vedtages i Byrådet i december med henblik på valg til skolebestyrelser og lokalråd i foråret. 9. Status vedr. arbejdsmiljø - til information og drøftelse (10 min.) Erstatning for Arbejdsmiljøportalen Odder Kommune har fået nyt hjemmesidesystem, hvilket medfører, at arbejdsmiljøportalen nedlægges pr. 1. juli Som erstatning for Arbejdsmiljøportalen er Ledelse og Udvikling i gang med at udvikle en ny samlet portal for HR, MED, arbejdsmiljø og ledelse. Her samles alt information vedr. de fire temaer, således at politikker, vejledninger, retningslinjer, MEDdagsordner og referater m.m. samles på én portal. Portalen får adressen I en periode vil man også kunne tilgå portalen fra Når den nye portal er klar, vil der komme særskilt information Dokumentnr.: side 7

8 herom til alle ledere og tillidsvalgte, ligesom der også vil blive informeret om portalen via OdderIntra. Besøg fra Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har i årets første fem måneder gennemført tilsynsbesøg på 13 arbejdspladser i Odder Kommune, hvoraf de seks henhører under Børn, Unge og Kultur Området. De seks tilsynsbesøg på Børn, Unge og Kultur området har alle resulteret i grønne smileys, men på Børne- og Familiecentret og Skovbakkeskolen er der varslet genbesøg, og på Parkvejens Skole er der givet to vejledninger vedr. ergonomi og psykisk arbejdsmiljø. Bilag: Oversigt over tilsynsbesøg 2017, dok. nr Interne audits Der er gennemført intern audit i Hou Skole og Børnehus den 24. april Bilag: Auditrapport for Hou Skole og Børnehus, dok. nr Sygefravær Sygefraværet er opgjort til og med april I forhold til perioden januar-marts 2016 er sygefraværet lavere på området som helhed. Der er tale om et fald i både korttids- og langtidsfraværet. Der er dog ikke tale om en generel tendens i alle områdets virksomheder. Sygefraværet er i otte virksomheder lavere i 2017 end i 2016, mens det på de øvrige otte virksomheder er højere end i Institution/område Børne- og Familiecentret: 2017 (januar - april) 2016 (januar - marts) Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. 4,40% 1,20% 5,60% 2,04% 8,06% 10,10% Børnepasning: 3,42% 2,98% 6,40% 3,51% 1,85% 5,36% Bifrost 3,53% 5,40% 8,94% 3,60% 1,13% 4,73% Dagplejen 2,41% 1,08% 3,49% 2,16% 2,83% 4,98% Egholmgård 4,36% 2,21% 6,57% 7,15% 1,59% 8,75% Krible Krable huset 5,35% 4,27% 9,61% 3,53% 3,28% 6,81% Børnehaven Vennelund 3,58% 4,84% 8,42% 2,42% 0,00% 2,42% Fritid: 2,50% 0,26% 2,77% 2,51% 4,74% 7,25% Odder Bibliotek 3,69% 0,00% 3,69% 3,70% 7,16% 10,86% Odder Musikskole 0,92% 0,61% 1,53% 0,18% 0,00% 0,18% Undervisning: 2,46% 3,94% 6,40% 3,32% 3,31% 6,63% Ungdomsskolen 1,32% 4,19% 5,50% 6,37% 3,60% 9,96% Dokumentnr.: side 8

9 Gylling Skole og Børnehus 5,48% 0,42% 5,89% 4,49% 6,56% 11,06% Hou Skole og Børnehus 4,46% 10,25% 14,71% 3,87% 7,73% 11,60% Hundslund Skole og Børnehus 1,58% 4,13% 5,71% 2,91% 2,91% Parkvejens Skole og SFO 1,85% 4,53% 6,38% 2,96% 2,86% 5,83% Saksild Skole og Børnehus 1,73% 6,70% 8,43% 1,22% 0,00% 1,22% Skovbakkeskolen og SFO 0,49% 2,03% 2,52% 2,58% 1,67% 4,24% Vestermarkskolen 5,17% 0,00% 5,17% 4,90% 5,37% 10,26% Områdeudvalg Børn, Unge og Kultur i alt 2,91% 3,32% 6,23% 3,24% 3,37% 6,61% På møde den 24. april 2017 anmodede udvalget om en oversigt over antallet af ansatte på særlige vilkår fordelt på institutioner på området set i forhold til antallet af ansatte på ordinære vilkår. Oversigten nedenfor er genereret via Kommunernes og Regionernes Løndatakontor (KRL) og viser antal personer ansat på området pr. februar Niveau 2 Niveau 3 Overen s- komst ansatte Elever Fleksjo b Antal personer Tjenestemænd Ekstraord. ansatte Ialt Ialt Børne- og Familieafdelingen Ialt Børnepasning Ialt Børnepasning Bifrost/Dagplejen Børnepasning Egholmgård Børnepasning Hou Børnehave Børnepasning KribleKrable Huset Børnepasning Vennelund Fritid Ialt Fritid Odder Bibliotek Fritid Odder Musikskole Undervisning Ialt Undervisning Gylling Skole og Børnehus Undervisning Hou Skole og Børnehus Hundslund Skole og Børnehus Undervisning Undervisning Odder Ungdomsskole Undervisning Saksild Skole og Børnehus Undervisning Skole Parkvej Undervisning Skole Skovbakken Undervisning Skole Vestermarken Udvalgets rolle i forhold til sygefravær drøftes, herunder hvordan udvalget bedst kan understøtte det lokale arbejde med sygefravær. Dokumentnr.: side 9

10 Udvalgets rolle i forhold til sygefravær drøftes på møde i efteråret. 10. Opfølgning på årshjul til beslutning (2 min.) OmrådeUdvalget følger op på årshjulet med særligt fokus på dagsorden for næste møde. Bilag: Årshjul, dok. nr Beslutninger under ovenstående punkter om drøftelse af konkrete emner på møder i efteråret indarbejdes i årshjulet. 11. Til efterretning (2 min.) Referat fra MED-udvalgsmøde den 30. marts 2017, Gylling Skole og Børnehus dok. nr Referat fra MED-udvalgsmøde den 04. maj 2017, Saksild Skole og Børnehus dok. nr Udvalget gør opmærksom på vigtigheden af, at referater fra LokalUdvalg tilgår OmrådeUdvalget hurtigst muligt. Hvis der er noget, som LokalUdvalgene ønsker OmrådeUdvalgets stillingtagen til, skal det løftes ud af referatet. 12. Eventuelt (2 min.) Udvalget bemærker, at der kun var to arbejdsmiljørepræsentanter fra Børn, Unge og Kultur området til stede ved valg af arbejdsmiljørepræsentanter til HovedUdvalg og OmrådeUdvalg. Udvalget opfordrer til, at der fra både medarbejder- og ledelsesside er opbakning til arbejdsmiljørepræsentanternes arbejde i MED-systemet. Udvalget opfordrer desuden til, at mulighederne for et ekstraordinært valg af suppleanter til OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur undersøges. Næste møde: Mandag den 4. september 2017 kl i møderum 5 Mødet hævet kl Dokumentnr.: side 10