Dagsorden for møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur

Transkript

1 Medlemmer: Dagsorden for møde i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur Mandag den 20. februar 2017 kl på Odder Rådhus, Møderum 5 Ledelsesrepræsentanter: Karsten Poulsen (formand), Niels Pytlich, Jacob Brandt Rasmussen, Jette Schæfer Medarbejderrepræsentanter: Torben Nielsen (næstformand), Lone Bay, Birgit Elkær Hegelund, Helle K. Nielsen, Sten Andersen, Rikke Liboriussen Arbejdsmiljørepræsentanter: Morten Dam Referent: Malene Nørgård Jensen Afbud: Anne Grau, Torben Frederiksen Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Bilag: Referat fra møde den 12. december 2016, dok. nr Godkendt 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt med den ændring, at punkt 12 behandles efter punkt Orientering fra formand og næstformand Jobpulje Pr. 30. januar 2017 er der i alt 12 medarbejdere i jobpuljen, hvoraf de ni henhører under Børn, Unge og Kultur området. De ni medarbejdere fordeler sig med fire fra BUPL, tre fra Lærernes Centralorganisation og to fra FOA. Orientering om udvikling i børnetal Bilag: Udvikling i børnetal - 1. til 4. kvartal 2016, dok. nr Fremtidig ledelse af Dagplejen og Bifrost Pr. 15. februar 2017 fungerer Jeanette Dalum som leder af både Dagplejen og Bifrost. De midler, der frigives i forbindelse med nedlæggelse af lederstillingen i Dagplejen, anvendes til ansættelse af en afdelingsleder i både Dagplejen og Bifrost. Det er endnu ikke afklaret, Dokumentnr.: side 1

2 om afdelingslederstillingerne slås op eksternt eller besættes internt. Det vurderes, at den nye ledelsesorganisering vil sikre kontinuitet og sammenhængskraft på 0-6 års området. 4. Status vedr. arbejdsmiljø - til information og drøftelse Sygefravær Sygefraværet på Børn, Unge- og Kultur området er samlet set steget fra 5,71 % i 2015 til 6,68 % i Hovedtendensen er, at der særligt er tale om en stigning i langtidsfraværet. Områdeudvalg for Børn, Unge og Kulturområdet Institution/område Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. Korttidsfravær i % (fravær op til 14 dage) Langtidsfravær i % (fravær over 14 dage) Fraværspct. inkl. nedsat tj. Børne- og Familiecentret: 2,81% 6,88% 9,69% 2,69% 2,26% 4,95% Børnepasning: 2,87% 3,17% 6,03% 2,51% 3,22% 5,73% Bifrost 4,76% 2,45% 7,21% 3,23% 2,35% 5,57% Dagpleje - øvrige 1,65% 3,54% 5,19% 1,63% 3,72% 5,35% Egholmgård 3,32% 4,66% 7,97% 2,90% 1,88% 4,78% Krible Krable huset 3,31% 2,27% 5,58% 4,63% 7,74% 12,37% Børnehaven Vennelund 3,16% 1,84% 5,00% 3,06% 2,83% 5,89% Fritid: 2,34% 5,72% 8,06% 3,92% 0,30% 4,22% Odder Bibliotek 3,47% 8,33% 11,81% 5,53% 0,28% 5,81% Odder Musikskole 0,53% 1,53% 2,06% 0,59% 0,34% 0,94% Undervisning: 2,55% 3,90% 6,45% 2,82% 3,04% 5,86% Ungdomsskolen 2,81% 2,34% 5,15% 7,14% 6,96% 14,10% Gylling Skole og Børnehus 4,09% 3,00% 7,09% 3,53% 3,65% 7,18% Hou Skole og Børnehus 3,14% 10,89% 14,03% 3,74% 3,27% 7,01% Hundslund Skole og Børnehus 1,88% 3,42% 5,30% 2,98% 1,40% 4,38% Parkvejens Skole og SFO 2,12% 2,65% 4,78% 1,99% 3,07% 5,05% Saksild Skole og Børnehus 1,52% 4,57% 6,09% 2,07% 2,93% 5,00% Skovbakkeskolen og SFO 2,10% 3,01% 5,11% 2,71% 2,60% 5,32% Vestermarkskolen 3,93% 3,52% 7,46% 2,77% 2,60% 5,31% Områdeudvalg Børn, Unge og Kultur i alt 2,65% 4,03% 6,68% 2,74% 2,97% 5,71% Korttidsfraværet er det mest interessante for OmrådeUdvalget, idet det er det letteste at påvirke. OmrådeUdvalget opfordrer til, at man lokalt fortsat arbejder med at nedbringe kort- Dokumentnr.: side 2

3 tidsfraværet, samt at der indarbejdes spørgsmål om sygefravær i trivselsmålingen i efteråret Status på Proces God Dialog Forløbet er formelt afsluttet med konsulenterne i januar HovedUdvalget har i forbindelse med forløbet hen over 2016 drøftet behov for ændring af proceduren for sygefravær og vedtog i november 2016 at supplere den nuværende procedure med leder-medarbejder kontakt på første fraværsdag. Dermed arbejder vi nu efter en model i forhold til håndtering af sygefravær. Samtidig besluttede HovedUdvalget at ændre på opfølgningstakten for gentaget fravær således, at der skal gennemføres velfærdssamtale med medarbejderen, når man har haft tre sygefraværsperioder på tre måneder (mod tidligere seks perioder på seks måneder). Processen har også givet anledning til bl.a. at se på nye muligheder i samarbejdet med Jobcentret samt styrket anvendelse og udbytte af vores psykologordning, hvor trepartssamtaler mellem psykolog, medarbejder og leder er en mulighed. Processen har de fleste steder givet anledning til fornyet dialog om sygefravær. På en række arbejdspladser ses også et fald i sygefraværet, selvom det er usikkert, om det alene kan begrundes i processen. Samlet set er sygefraværet desværre ikke faldet i Odder Kommune. Der er derfor behov for fortsat at have opmærksomhed på sygefraværet. OmrådeUdvalget tager beslutningen om ændret fraværsprocedure til efterretning og lader det være op til HovedUdvalget at kommunikere herom. OmrådeUdvalget opfordrer til, at HovedUdvalget i sin kommunikation er meget tydelig i forhold til formålet med de ændrede fraværsprocedurer, idet der i organisationen fortsat er forskellige opfattelser heraf. OmrådeUdvalget vurderer, at en meget tydelig kommunikation er vigtig, hvis man skal ændre kulturen. Besøg fra Arbejdstilsynet I 2016 gennemførte Arbejdstilsynet tilsynsbesøg på 14 arbejdspladser indenfor udvalgets område. Der blev i den forbindelse givet et enkelt påbud vedr. manglende APV, som er håndteret og lukket rettidigt. Derudover er der fire steder giver vejledning vedr. psykisk arbejdsmiljø og to steder vejledning vedr. indretning af skærmarbejdspladser. Arbejdstilsynet varslede i 2016 besøg på yderligere fem arbejdspladser indenfor Børn, Unge og Kultur området, hvoraf det ene besøg er gennemført i januar 2017 også med en grøn smiley som resultat. Bilag: Oversigt over arbejdstilsynets besøg 2016, dok. nr Oversigt over arbejdstilsynets besøg 2017, dok. nr Karsten orienterede om påbud på Campus på baggrund af risiko for trusler og vold. Medarbejderne er trukket hjem fra Campus, indtil der er fundet en permanent løsning. Dokumentnr.: side 3

4 Interne audits HovedUdvalget godkendte i 2016 en ny ramme for gennemførelse af interne audits. På den baggrund har Malene Nørgård Jensen og Ulla Kæmp Salling udarbejdet en plan for gennemførelse af audits i første halvår Der er planlagt audit på syv arbejdspladser, herunder tre arbejdspladser indenfor Børn, Unge og Kultur området. De tre arbejdspladser er Vestermarkskolen, Krible Krable Huset og Hou Skole og Børnehus. Der er i januar 2017 gennemført audit på Vestermarkskolen. Bilag: Overordnede retningslinjer for interne audits, dok. nr Rapport fra intern audit på Vestermarkskolen, dok. nr Arbejdsmiljøregnskab til information og drøftelse Arbejdsmiljøregnskabet indeholder en status på arbejdsmiljøforholdene, herunder statistik for sygefravær, opgørelse af arbejdsulykker, oversigt over Arbejdstilsynets besøg m.m. Udvalget drøfter arbejdsmiljøregnskabet med særligt fokus på Børn, Unge og Kultur området. Bilag: Arbejdsmiljøregnskab 2016, dok. nr Punkt 5 blev behandlet sammen med punkt 6. Se referat under punkt Opfølgning på det lokale arbejdsmiljøarbejde - til information og drøftelse Udvalget besluttede på møde den 31. oktober 2016 at følge op på det lokale arbejdsmiljøarbejde. De lokale MED-udvalg er i den forbindelse blevet bedt om at fremsende en status på det lokale arbejdsmiljøarbejde med udgangspunkt i følgende spørgsmål: Hvilke lokale mål er der fastlagt for trivsel og sygefravær? Hvilke øvrige lokale mål er der fastlagt? Hvad er status på arbejdet med de lokale mål? Hvilke indsatser er/har været iværksat for at indfri de lokale mål samt resultaterne heraf? Tilbagemeldingerne fra de lokale MED-udvalg er vedhæftet som bilag. Udvalget drøfter, om opfølgningen på det lokale arbejdsmiljøarbejde sammenholdt med drøftelsen under punkt 4 og 5 giver anledning til, at der er arbejdsmiljømæssige forhold, som udvalget ønsker at have særligt fokus på i den kommende tid. Udvalget drøfter desuden, om der er behov for anbefalinger til de lokale MED-udvalg i forhold til arbejdsmiljøarbejdet. Bilag: Hou Skole og Børnehus, dok. nr Dokumentnr.: side 4

5 Skovbakkeskolen, dok. nr Hundslund Skole og Børnehus, dok. nr Dagplejen, dok. nr Bifrost, dok. nr Vennelund, dok. nr Saksild Skole og Børnehus, dok. nr Krible Krable Huset, dok. nr Ungdomsskolen, dok. nr Vestermarkskolen, dok. nr Biblioteket, dok. nr Gylling Skole og Børnehus, dok. nr Parkvejens Skole, dok. nr Musikskolen, dok. nr Egholmgård, dok. nr Børne- og Familiecentret, dok. nr OmrådeUdvalget kan konstatere, at kun få virksomheder på Børn, Unge og Kultur området arbejder med lokale mål for arbejdsmiljøarbejdet. OmrådeUdvalget anbefaler, at HovedUdvalget i den årlige arbejdsmiljødrøftelse har fokus på: at udvælge fokusområder og formulere få fokuserede mål at der er sammenhæng mellem kommunens fælles mål og de lokale mål at kvalificere ledelse og medarbejdere til at prioritere i arbejdsopgaver at styrke kommunikationen og øge bevidstheden om, hvordan vi taler om eksempelvis fravær 7. Procedure i forbindelse med vold og trusler - til information og drøftelse På møde den 16. september 2016 drøftede udvalget procedure ved episoder omfattet af offererstatningsloven. Virksomhederne på Børn, Unge og Kultur området havde forud for mødet fremsendt deres respektive procedurer til udvalget til orientering (gense fremsendte procedurer på Arbejdsmiljøportalen). Udvalget kunne konstatere stor forskellighed i de fremsendte procedurer og opfordrede derfor til videndeling. Udvalget påpegede desuden, at der var behov for præciseringer og opfordrede derfor de lokale MED-udvalg til at arbejde videre med procedurerne. Udvalget besluttede desuden at drøfte procedurer i forbindelse med vold og trusler på et senere møde. Udvalget drøfter, om der er behov for fælles tiltag på Børn, Unge og Kultur området i forhold til vold og trusler. Udvalget drøfter blandt andet behovet for fælles viden på området samt fælles skabeloner, som virksomhederne skal arbejde ud fra, når der udarbejdes lokale procedurer for forebyggelse og håndtering af samt opfølgning på vold og trusler. Dokumentnr.: side 5

6 OmrådeUdvalget anbefaler, at der udarbejdes en pixibog med de vigtigste generelle informationer vedrørende vold og trusler samt et simpelt skema til registrering af vold og trusler. Materialet skal være på et overordnet niveau, så der fortsat er plads til lokale forskelle. Materialet sendes til OmrådeUdvalget til kommentering inden udsendelse. Desuden opfordrer OmrådeUdvalget til, at der udvikles en praksis, som gør det enkelt at få registreret nærvedhændelser. OmrådeUdvalget opfordrer desuden til, at alle lokale politikker og dokumenter ajourføres, så de stemmer overens med de gældende regler på området. 8. Samspil i MED-organisationen i forbindelse med trivselsmåling - til information og drøftelse Udvalget evaluerede på møde den 16. september 2016 trivselsmålingen fra efteråret Udvalget valgte i den forbindelse at rette fokus mod proces ved fremtidige trivselsmålinger og besluttede at drøfte samspillet mellem OmrådeUdvalget og de lokale MED-udvalg på et senere møde. Næste trivselsmåling gennemføres i efteråret 2017, og der pågår netop nu et arbejde i Ledelse & Udvikling i forhold til proces- og tidsplan. Udvalget drøfter den forestående trivselsmåling med særligt fokus på OmrådeUdvalgets rolle og samspillet med de lokale MED-udvalg med henblik på at komme med anbefalinger til det videre arbejde. OmrådeUdvalget ønsker at forespørge de lokale MED-udvalg om ønsker til temaer og spørgsmål i trivselsmålingen. Dette giver de lokale MED-udvalg mulighed for at få det med, som man manglede i den seneste trivselsmåling, samt det som aktuelt fylder mest. OmrådeUdvalget behandler de lokale MED-udvalgs input på møde den 24. april 2017 med henblik på anbefalinger til trivselsmålingen. OmrådeUdvalget opfordrer til, at der i trivselsmålingen indgår spørgsmål om sygefravær, samt at der generelt anvendes positivt formulerede spørgsmål. 9. Budget 2017 Status på implementering - til information og drøftelse På mødet orienterer formanden om status på implementering af budgettet, herunder; Ny skolestruktur Tidlig SFO Fælles åbning i dagtilbud på dage med lavt fremmøde Dokumentnr.: side 6

7 Hverdagseffektiviseringer Karsten orienterede om, at der aktuelt pågår en ledelsesopfølgning på, hvorledes den årlige budgetreduktion på 1 procent konkret udmøntes, samt hvad status er. En sådan opfølgning vil fremadrettet finde sted halvårligt. HovedUdvalget afholdt den 27. januar 2017 et ekstraordinært møde vedr. effektiviseringsog besparelseskataloget. Anledning var en opfordring fra medarbejdersiden til tæt medarbejderinddragelse og videndeling i udmøntningen af effektiviserings- og besparelseskataloget. På møde den 27. februar 2017 følger HovedUdvalget op på, om drøftelserne på det ekstraordinære møde giver anledning til anbefalinger. Desuden blev det på mødet besluttet, at HovedUdvalget fremadrettet mødes med styregruppen to gange årligt for at følge op på, hvordan det går samt dele viden. Karsten orienterede desuden om, at de overordnede rammer for tidlig SFO nu ligger fast, og at der lokalt har fundet en konkretisering sted. Det kan i den forbindelse konstateres, at tidlig SFO udmøntes forskelligt. I forhold til fælles åbning i dagtilbud på dage med lavt fremmøde er der sket en udpegning af de virksomheder, som skal holde åbent, og der er lavet en tilmeldingsprocedure. I kølvandet på Byrådets beslutning om en ny skolestruktur i Odder Kommune er der udarbejdet stillingsopslag på to skolelederstillinger. Stillingsopslagene er udarbejdet på baggrund af input fra en større gruppe medarbejder- og ledelsesrepræsentanter. Der er desuden nedsat to ansættelsesudvalg med fire medarbejderrepræsentanter fordelt på de forskellige medarbejderkategorier. På skoleledermøde den 22. februar 2017 udvælges ledelsesrepræsentanter. Desuden vil der i begge ansættelsesudvalg være forældre- og forvaltningsrepræsentanter. Karsten præsenterede to forskellige modeller for etablering af ny MED-organisation på skoleområdet. I OmrådeUdvalget var der opbakning til at samle repræsentanter fra de lokale MED-udvalg med henblik på at drøfte proces. Desuden opfordrede OmrådeUdvalget til, at man skynder sig langsomt og sikrer inddragelse på de rigtige tidspunkter. 10. Handleplan for børn og unges fællesskaber: Status for implementering og tværgående initiativer - til information og drøftelse En arbejdsgruppe bestående af Heidi Knudsen, Rikke Ebert, Karsten Poulsen og Lise Gammelby har drøftet implementering af Børn og Unge Fællesskaber. Gruppen har udarbejdet oplæg til det videre arbejde med handleplanen. Planen er forlagt dagtilbudslederne og skolelederne (se nedenstående tabel). Vedr. 5.5: Peter Christensen, Dan Søgaard, Jette Nauntofte, Jette Schæfer, Karsten Poulsen og Lise Gammelby har mødtes og drøftet pilotprojekt. Gruppen mødes igen primo marts. Dokumentnr.: side 7

8 Vedr. 6.2: Forvaltningen har på dialogmøde for skolebestyrelser i september 2016 gennemgået skolebestyrelsens rolle ift. Børn og Unge Handleplaner. Vedr. 7.0: Alle medarbejdere deltog i et temaoplæg om sprog, differentiering og synlig læring i august Over. t. ungdomsuddannelse Sammenhænge i organisationen Afsnit Tiltag Handling Periode for indsats 5.4 Tjekliste Efterår Marts Pilotprojekt Nedsættelse af arbejdsgruppe Efterår 2016 Projektopstart August Handleplaner Udarbejdelse af skabelon Efterår 2017 Dagtilbud og skoler udarbejder handle planer Karsten er tovholder Forældresamarbejde 6.2 Værdier Bestyrelserne drøfter og vedtager handlinger ift. Værdier i forældresamarbejdet Kompetenceudvikling 7.3 Ledelsen går foran En temadag om ICDP, LP, handleplaner, tjekliste mm, i et ledelsesperspektiv Efterår Praksisnær videndeling Kompetenceudvikling ift. nøglepersoner Efterår 2017 på dagtilbudsområdet Netværk Efterår Fundamentet forstærkes Synlig læring på skolerne 2016/17 ICDP i indskolingerne 1 halvår i 2018 LP-intro for nye medarbejdere 1.halvår i Vejledere Inklusionsvejledere ansættes Tematiseret kompetenceudvikling Punktet udsættes til den 24. april dage a 3 timer i tre år Lønomlægning i forbindelse med efteruddannelse til beslutning Børne- og Familiecentrets MED-udvalg anmoder udvalget om at drøfte og gerne fremme muligheden for fremsendelse af et forslag om lønomlægning i forbindelse med efteruddannelse til Direktionen via MED-systemet. Børne- og Familiecentret oplever, at medarbejdere ønsker at gå ind i relevant efteruddannelsesforløb, som ikke kan bevilliges, da det ligger ud over budgettet til efteruddannelse. I nogle tilfælde vælger medarbejderne selv at betale efteruddannelse og ønsker i den forbindelse mulighed for at lave aftale om lønomlægning. Bruttolønsordning, lønomlægning eller fleksibel lønpakke er en samlet betegnelse for de ordninger, hvor en medarbejder går ned i løn og i stedet modtager et eller flere personalegoder fra arbejdsgiver. Betingelserne for en bruttolønsordning er: Aftalen skal være inden for rammerne af de gældende regler Aftalen skal indebære en reel fremadrettet lønnedgang Aftalen skal som udgangspunkt løbe over hele lønaftaleperioden eller som minimum 12 måneder Dokumentnr.: side 8

9 Det skal være arbejdsgiveren, der stiller godet til rådighed Lønnedgangen skal være et på forhånd fastsat beløb Direktionen har tidligere drøftet bruttoløn og besluttede i den forbindelse, at man ikke ønsker at anvende bruttoløn i Odder Kommune. Udvalget drøfter Børne- og Familiecentrets forslag om lønomlægning i forbindelse med uefteruddannelse og beslutter, om forslaget skal videresendes til behandling i HovedUdvalget. Bilag: Bruttolønsordning/lønomlægning/fleksibel lønpakke - dok. nr Forslaget videresendes til HovedUdvalget med den bemærkning, at bruttoløn ikke skal erstatte arbejdsgiverens forpligtelse til at give efteruddannelse. 12. Evaluering af arbejdet i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur - til information og drøftelse Udvalget skal på mødet evaluere arbejdet i OmrådeUdvalg Børn, Unge og Kultur. Evalueringen skal tage udgangspunkt i følgende spørgsmål: 1. Hvad skal vi fortsætte med at gøre? 2. Hvad skal vi udvikle på? 3. Hvad skal vi stoppe med at gøre? I evalueringen blev der givet udtryk for, at OmrådeUdvalget skal blive ved med: at mødes at benytte årshjul evt. i en tematiseret form at benytte skabeloner til tilbagemeldinger fra eksempelvis de lokale MED-udvalg I OmrådeUdvalget er der enighed om, at man skal udvikle på: dagsordnerne, således at de bliver endnu mere tydelige i forhold til formål, indhold og proces og samtidig reducerer udvalgsmedlemmernes tidsforbrug i forbindelse med forberedelse orienteringspunkterne, så de kan stå selv og ikke forudsætter drøftelse samarbejdet med de lokale MED-udvalg med henblik på at få mere fra de lokale MED-udvalg ind i OmrådeUdvalget måden, hvorpå vi sender ting ud til det lokale niveau samt beder om tilbagemeldinger årshjulet, så man hele tiden er på forkant og mere målrettet formøderne, så de bliver mere effektive eller alternativt springe dem over og udvide det ordinære møde kommunikationen om MED-systemet med henblik på at skabe øget fælles forståelse Dokumentnr.: side 9

10 13. Opfølgning på årshjul til beslutning Bilag: Årshjul, dok. nr Intet at bemærke 14. Til efterretning Referat fra MED-udvalgsmøde den 21. november 2016, Dagplejen dok. nr Referat fra personalemøde med MED-status den 29. november 2016, Biblioteket dok. nr Referat fra MED-udvalgsmøde den 1. december 2016, Gylling Skole og Børnehus dok. nr Referat fra personalemøde med MED-status den 9. november 2016, Krible Krable Huset dok. nr Intet at bemærke 15. Eventuelt Intet at bemærke Næste møde: Mandag den 24. april 2017 kl i møderum 5 Mødet hævet kl Dokumentnr.: side 10