Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S

Transkript

1 Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Referat Dato: Ref.: msv Mødenr.: 2/2018 Mødedato: Tirsdag d. 19. juni 2018 kl Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12, 2800 Kongens Lyngby Dagsorden 1. Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde d Drøftelse om bestyrelsens arbejde de kommende fire år 3. Godkendelse og underskrift af opdateret forretningsordener 4. Godkendelse af budgetopfølgning for drift, januar-april Godkendelse af budgetopfølgning for anlæg, januar-april Godkendelse af budgetopfølgning for likviditet, januar-april Orientering om vandkvalitetsrapport 8. Godkendelse af det videre forløb for Projekt Fæstningskanalen 9. Orientering om personaleforhold og udvikling i LTF (Lukket punkt fortroligt) 10. Orientering v/adm. Direktør 11. Møder i Evt. Deltagere: Peter Linde, Bestyrelsesformand Henrik Brade Johansen, Næstformand Dorthe la Cour, Bestyrelsesmedlem Anette Skafte, Bestyrelsesmedlem Helge Andreasen, Bestyrelsesmedlem Birgitte Thorsen, Medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem Vagn Vølkers, Medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem Jørn Gettermann, Forbrugervalgt bestyrelsesmedlem Jan Olaf Steiner, Forbrugervalgt bestyrelsesmedlem Per Plannthin, Adm. direktør Marianne Taanum Bak, Direktør for økonomi og administration Martin Petersen, Direktør for projektafdelingen Kasper Dibbern Petersen, Direktør for forsyningsafdelingen Maria Skøtt Vindahl, HR- og direktionskonsulent (referent) Afbud fra: Henrik Holst Hansen, Medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem 1

2 1. Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde d Forelægges til godkendelse Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver referat fra bestyrelsesmøde den 18. april Administrationen indhenter godkendelse og underskrifter fra de bestyrelsesmedlemmer, der deltog i mødet d. 18. april 2018, men som ikke længere er medlemmer af bestyrelsen. 1.1: Referat af Bestyrelsesmøde for Lyngby-Taarbæk Forsyning d Referatet blev godkendt og underskrevet af de tilstedeværende uden bemærkninger. 2. Drøftelse om bestyrelsens arbejde de kommende fire år Forelægges til drøftelse I forlængelse af bestyrelsesseminaret gennemgås årshjul for bestyrelsens arbejde. Derudover drøftes bestyrelsens ønsker til samarbejdsformen i bestyrelsen, herunder: Aftale om, at bestyrelsen som hidtil afholder ét samlet møde for alle bestyrelser. At referater (ekskl. lukkede punkter) fra bestyrelsesmøder som hidtil offentliggøres på LTF s hjemmeside. Eventuelle ønsker til temaer eller andet, som bestyrelsen ønsker drøftet på kommende møder. 2.1: Årshjul for bestyrelsens arbejde Bestyrelsen besluttede at fortsætte praksis, hvor der holdes ét samlet bestyrelsesmøde for alle fem selskabers bestyrelser (LTF Holding A/S, LTF Vand A/S, LTF Spildevand A/S, LTF Affald A/S og LTF Service A/S), og at godkendte referater som hidtil offentliggøres på LTF s hjemmeside, dog undtaget punkter behandlet i fortrolighed. Der blev stillet forslag om, at der i det forelagte årshjul (bilag 2.1) indskrives kommunikationsvinkler (fx juletræer som affald i december, haveaffald i april og overvejelser ift. vanding i sommermånederne, etc.) for at understøtte løbende information til både bestyrelsen og borgerne om forsyningens arbejde. 2

3 Det blev også foreslået, at man arbejder med at øge kendskabet til LTF og bidrager til øget miljøbevidsthed ved at åbne forsyningens anlæg for eksempelvis skoleklasser og via åbent-hus arrangementer. Per Plannthin oplyste, at der løbende kommer skoleklasser på anlæggene, men at der er en række sikkerhedsforanstaltninger, fx ved drikkevandsanlæggene, som skal iagttages. Det blev forslået, at der kan planlægges temamøder fx om kommunikationsstrategi, HR personale (set ift. konkurrencesituationen for LTF og på strategisk niveau) samt affaldssortering og genbrugspladsen (eksempelvis opdatering og indføring ift. de nyeste tekniske løsninger). Det blev aftalt, at direktionen udarbejder forslag til temaer på strategisk niveau og planlægger, hvordan relevante temaer kan indpasses i forhold til årshjulet. Den nærmere tilrettelæggelse af en tema-drøftelse, aftales på et kommende bestyrelsesmøde. Bestyrelsen ønsker løbende information om arrangementer, hvor forsyningen mødes med borgerne. Endeligt drøftede bestyrelsen, om man kan inddrage borgerne yderligere i forsyningens arbejde, eksempelvis gennem et forbrugerpanel for interesserede borgere både for at øge kendskabet til LTF, men også for i videre omfang at få forbrugernes input tænkt ind. 3. Godkendelse og underskrift af forretningsordener Forelægges til drøftelse og godkendelse Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, godkender og underskriver de opdaterede forretningsordener for: - Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S af (senest tiltrådt d ) - Lyngby-Taarbæk Spildevand A/S (senest tiltrådt d ) - Lyngby-Taarbæk Vand A/S (senest tiltrådt d ) - Lyngby-Taarbæk Affald A/S (senest tiltrådt d ) - Lyngby-Taarbæk Holding A/S (senest tiltrådt d ) Vedlagte notat (bilag 3.1) beskriver de ændringer, der foreslås til de gældende forretningsordener. Det primære formål med opdateringerne er at sikre, at forretningsordenerne afspejler praksis. 3.1: Notat om foreslåede ændringer ift. de gældende forretningsordener 3.2: Forretningsorden for Lyngby-Taarbæk Holding A/S af : Forretningsorden for Lyngby-Taarbæk Vand A/S af : Forretningsorden for Lyngby-Taarbæk Spildevand A/S af : Forretningsorden for Lyngby-Taarbæk Affald A/S af : Forretningsorden for Lyngby Taarbæk Forsyning A/S af

4 Bestyrelsen drøftede de foreslåede ændringer. Det blev besluttet at følge alle ændringer med undtagelse af pkt. 2.6, hvor ordlyden fastholdes således at formuleringen fortsat lyder: Formanden kan i undtagelsestilfælde beslutte, at en bestyrelsesbeslutning gennemføres ved telefonisk, skriftligt eller elektronisk overført ( ) votering. Til pkt. 6.4 om godkendelse af referat, når det er forelagt pr. umiddelbart efter mødet, besluttede bestyrelsen at tilføje en praksis om, at bestyrelsens formand og næstformand modtager referatet, inden det sendes til de øvrige medlemmer af bestyrelsen. De endelige forretningsordener medbringes til underskrift ved bestyrelsens møde i september Endeligt blev det aftalt, at bestyrelsen på sit møde i december ønsker at drøfte funktionsbeskrivelsen for næstformanden i forretningsordenen, sådan at også denne afspejler funktionen i praksis. 4. Godkendelse af budgetopfølgning for drift, januar-april 2018 Forelægges til godkendelse Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgning for drift for januar april Jf. forretningsordnernes pkt. 4 og direktørinstruksens pkt. 2.3 skal der hvert kvartal orienteres til bestyrelsen om selskabets økonomiske resultat for perioden samt opfølgning på budget. Overordnet set overholdes driftsbudgetterne på både indtægts- og omkostningssiden i selskaberne Spildevand og Affald jf. bilag 4.2. I selskabet Vand ligger forbruget lidt over budget, men under den økonomiske ramme på visse omkostninger. I selskabet Service overholdes budgettet på omkostningssiden, men der er færre indtægter end budgetteret. På det vedlagte bilag 4.2 svarer forbruget for april (4 måneder) til 33,3 %. Vand Der er anvendt flere interne timer (solgte timer) end budgetteret på vandværkerne (produktionsomkostninger). Det skyldes, at en elev har arbejdet på vandværkerne flere timer end forventet. Omkostninger til vandbrud ligger primært i første kvartal, hvilket har betydet, at der til d.d. er anvendt flere timer på vandledninger (solgte timer under distributionsomkostninger). Der er desuden anvendt flere timer på administrative opgaver end forventet. Det skyldes en række udstykningssager, ny bekendtgørelse om vandanalyser samt opgaver i forbindelse med ny vandforsyningsplan. De finansielle omkostninger overholder budgettet. Vand ligger samlet set lidt over budget på de samlede driftsomkostningerne (i alt 122 t.kr) og overholder økonomiske ramme til driftsomkostninger jf. bilag 4.1. Spildevand 4

5 Der er solgt færre timer på drift af ledninger (transportomkostninger) end budgetteret, som følge af en vakant stilling og en vakant elev-stilling. De finansielle omkostninger overholder budgettet. Service I Service ligger indtægterne (interne solgte timer) under budget. Det skyldes vakante stillinger samt to medarbejdere på barsel. Det medfører færre omkostninger til løn (vakante stillinger), men også omkostninger til feriepenge til de medarbejdere, som er fratrådt de nu vakante stillinger. Det forventes samlet set, at driftsbudgetterne for 2018 vil blive overholdt. Bilagene vil blive gennemgået på mødet. 4.1: Grafisk oversigt, budgetopfølgning Vand, Spildevand, Affald og Service : Driftsregnskaber, Vand, Spildevand, Affald og Service Marianne Taanum Bak henviste til de regulatoriske rammer for selskaberne og gennemgik herefter bilagene. Bestyrelsen godkendte budgetopfølgningen for driften. Herefter blev det drøftet, hvordan ressourceforbruget på de enkelte projekter, særligt de større projekter, opgøres. Per Plannthin fortalte, at alle timer registreres på de konkrete projekter, sådan at timeforbruget kendes helt præcist. 5. Godkendelse af budgetopfølgning for anlæg, januar-april 2018 Forelægges til godkendelse Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgningen for anlæg for januar april Jf. forretningsordnernes pkt. 4 og direktørinstruksens pkt. 2.3 skal der hvert kvartal orienteres til bestyrelsen om selskabets økonomiske resultat for perioden samt opfølgning på budget. Nedenfor ses bemærkninger for selskaberne Vand og Spildevand. For begge selskaber gælder det, at projektafdelingen er i gang med at kvalitetssikre og prioritere samtlige projekter og tilhørende budgetter. Det forventes, at der kan fremlægges et opdateret anlægsbudget for Vand og Spildevand på bestyrelsesmødet i september. Vand 5

6 Bestyrelsen godkendte i december 2017 et samlet investeringsbudget for 2017 på 47,8 mio. kr. På bestyrelsesmødet i april 2018 godkendtes et revideret budget for det nye vandværk. Herefter er det samlede godkendte budget for 2018 på 45 mio. kr., som det fremgår af bilag 5.1. Det samlede forbrug er pr. 30. april 2018 på 4 mio. kr. Følgende projekter er forsinkede i forhold til den oprindelig tidsplan: Kildepladser, her afventes en afgørelse fra Miljø & Fødevareklagenævnet Vandmålerprojektet er på stand by indtil softwaren på vandmålere virker tilfredsstillende Følgende projekter forløber planmæssigt: Intern renovering af vandledninger Lundtofte pumpestation Vandværk og råvandsledninger Følgende projekter er forsinkede pga. eksterne forhold: Omlægning af ledninger som følge af Letbanen Dyrehavegårds jorde (Trongårdskvarteret) Spildevand Bestyrelsen godkendte i december 2017 et samlet investeringsbudget for 2018 på 104,6 mio. kr. jf. bilag 5.1. Det samlede forbrug er pr. 30. april 2018 på 14,9 mio. kr. Følgende projekter er i gang, men er afhængige af eksterne parter: Dyrehavegårds Jorde Letbanen Projektet om Fæstningskanalen gennemgås nærmere under punkt. 8. På mødet i september vil der blive forelagt en mere detaljeret gennemgang af projekterne i Vand og Spildevand. 5.1 Anlægsbudget for 2018 i Vand og Spildevand, godkendt i dec og april 2018 Martin Petersen gennemgik det fremsendte materiale og fortalte, at samarbejdet med LTK har stort fokus, så der sikres rettidig afstemning af alle aspekter særligt for de større projekter. Bestyrelsen godkendte budgetopfølgning for anlæg. 6

7 6. Godkendelse af budgetopfølgning for likviditet, januar-april 2018 Forelægges til godkendelse Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgning for likviditet for januar april Jf. forretningsordnernes pkt. 4 og direktørinstruksens pkt. 2.3 skal der hvert kvartal orienteres til bestyrelsen om selskabets likviditet og kreditfaciliteter. Likviditeten udvikler sig stort set som forventet. Afvigelser mellem budget og faktisk likviditet skyldes periodeforskydning mellem månederne. I Vand og Spildevand skyldes afvigelserne, at der er anvendt færre anlægsinvesteringer end forventet i årets første fire måneder. I Affald skyldes afvigelsen efterreguleringer vedrørende fælles aktiviteter på Genbrugsplads i 2016 og I Service er der faktureret færre timer end budgetteret pga. ubesatte stillinger, hvilket også medfører lavere indtægter. Der henvises til bilag 6.1 for en oversigt over udviklingen. 6.1: Likviditetsopfølgning for Vand, Spildevand, Affald og Service, Marianne Taanum Bak gennemgik likviditetsbudgettet, dets forudsætninger og bilagene. Bestyrelsen tog gennemgangen til efterretning og godkendte likviditetsopfølgningen. 7. Orientering om vandkvalitetsrapport Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager nedenstående orientering til efterretning. Lyngby-Taarbæk Kommune er tilsynsmyndighed for drikkevandskvaliteten i kommunen. Hvert år udarbejder LTF efter aftale med LTK en vandkvalitetsrapport. Rapporten skaber et overblik og indeholder en samlet orientering om vandkvaliteten i det foregående år og afrapportering over de undersøgelser, der løbende er gennemført af drikkevandet. Rapporten forelægges bestyrelsen årligt til orientering på juni-mødet og gøres derudover tilgængelig for kunderne via Lyngby-Taarbæk Forsynings hjemmeside. Af rapporten for 2017 fremgår det, at der blev leveret i alt 3,07 mio. m 3 drikkevand. Heraf blev 1,28 mio. m 3 vand udpumpet fra Lyngby og Dybendal vandværker og 1,79 mio. m 3 blev importeret og udpumpet via Lundtofte Pumpestation fra Sjælsø Vandværk. Over året blev der i alt udtaget 79 prøver til analyse af drikkevandskvaliteten, heraf 61 prøver på ledningsnettet (fra vandtårn og på selve ledningsnettet) og 18 prøver på vandværkerne. 7

8 Der har været 7 overskridelser af kvalitetskravet for drikkevandet på anlæggene i I 5 af dem har det drejet sig om et let forhøjet indhold af jern i drikkevandet fra Dybendal Vandværk. Alle omprøver har efterfølgende afkræftet drikkevandsforurening. Prøvetagningsplanen for 2017 er godkendt af Lyngby-Taarbæk Kommune. Den er tilrettelagt efter Bekendtgørelse 8021 af 1. juni 2016 om vandkvalitet og tilsyn med vandforsyningsanlæg (drikkevandbekendtgørelsen) og anbefalingerne fra det tekniske vandværkstilsyn. Derudover udtager LTF en række driftskontrolprøver til sikring af vandkvaliteten. Alle resultater rapporteres løbende til Lyngby-Taarbæk Kommune via laboratoriet. Ved overskridelser af kvalitetskrav orienterer Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S straks Lyngby- Taarbæk Kommune, og opfølgende handling drøftes og aftales i fællesskab med kommunen. Vandkvalitetsrapporten for 2017 er afleveret til LTK d. 30. maj : Vandkvalitetsrapport 2017 af maj 2018 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Det blev foreslået, at der udarbejdes en kort information om rapportens hovedresultater både vedrørende 2017 og hvert år fremadrettet, når rapporten er udarbejdet. Herefter blev der spurgt ind til hårdhed/kalkindhold i vandet. Per Plannthin oplyste, at der i forbindelse med projektering af det nye vandværk har været gjort overvejelser ift. blødgøring af vandet. Det blev på daværende tidspunkt besluttet ikke at arbejde videre med blødgøring, da vandet i dag blandes med vand fra Sjælsø Vandværk, som ikke blødgør vandet. LTF er dog opmærksom på de nye teknologiske muligheder og har klargjort det nye vandværk, så at ny teknologi vil kunne implementeres på et senere tidspunkt. På LTF s hjemmeside findes der er artikel om, at LTF ikke har aktuelle planer om at blødgøre vandet. 8. Godkendelse af det videre forløb for Projekt Fæstningskanalen Forelægges til godkendelse Det indstilles, at bestyrelsen godkender anbefalingen fra direktionen. Baggrund for projektet Orbicon har udarbejdet en businesscase, november 2012, for reetablering af fæstningskanalen i Lyngby, som løsning på statens vandplans krav til Stade Krogs overløb herunder det tilhørende afløbssystemet. Businesscasen indeholder økonomiske oversigter for 3 scenarier. De økonomiske oversigter er ikke fuldstændige (udelader fx rådgiverhonorar), men tænkt som grundlag for en sammenlignelig vurdering. Businesscasen anbefaler et scenarie, hvor regnvand og spildevand separeres, fæstningskanalen åbnes til regnvandsbassin, og at der derfra sker afledning til Mølleåen. Af den økonomiske oversigt fremgår en omkostning ved den anbefalede løs- 8

9 ning på 278 mio. kr. De to andre løsningsforslag, som Orbicon foreslår i businesscasen, indebærer enten samme løsning med afledning fra fæstningskanalen til Mølleåværket eller alene en udbygning af fælleskloaksystemet. Lyngby-Taarbæk Kommune vedtog i april 2014 en Klimatilpasningsplan. På baggrund af planen og nævnte businesscase udarbejdede Rambøll et dispositionsforslag, februar 2016, der efterfølgende er gennemgået og kvalitetssikret af Orbicon i foråret På denne baggrund godkendte LTF s bestyrelse på møde d. 20. september 2016 en budgetramme for Projekt Fæstningskanalen på 439 mio. kr. Senere blev Niras engageret til at opdatere Rambølls dispositionsforslag. Niras opdatering indeholder anlægsoverslag baseret på højere skønnede enhedspriser for separering af regnvand og spildevand for det centrale Lyngby (oplandet til Stades Krog overløbet) og åbning af fæstningskanalen. Opdateringen lægger endvidere et væsentligt større areal til grund, som skal separeres for at opfylde kravene i statens vandplan og LTK s klimatilpasningsplan, Det er de primære årsag til budgetoverslagets forøgelse til 930 mio. kr. Videre forløb for projektet Direktionen bemærker, at budgetoverslaget for separering af regnvand og spildevand, for det centrale Lyngby og åbning af fæstningskanalen, er af en sådan størrelse, at det anbefales at der udarbejdes en overordnet økonomisk analyse. Analysen bør særligt belyse finansieringens konsekvenser for taksterne og muligheder for at opdele projektet i etaper. Projekt Fæstningskanalen er organiseret med en intern projektgruppe i LTF og en styregruppe med repræsentation fra LTF s bestyrelse og LTK s kommunalbestyrelse. Inden sager forelægges styregruppen, vil de blive forelagt LTF s bestyrelse. Det indstilles: At bestyrelsen aftaler, hvem fra LTF s bestyrelse, der fremover skal sidde i styregruppen for Projekt Fæstningskanalen At styregruppen drøfter rammerne for gennemførelse af Projekt Fæstningskanalen med afsæt i: o den oprindelige tanke med udgangspunkt i reetablering af fæstningskanalen og det umiddelbare opland. Organiseringen af projektet kan i den forbindelse revurderes i forhold til interessenter, skybrudsplan, byplanlægningen, finansiering, funding m.v. og o at håndteringen af regnvand i det resterende opland (ud over det centrale Lyngby) behandles særskilt i et samarbejde mellem LTF og LTK med fokus på virkemidler for klimasikring. Det kan ske i forbindelse med det igangværende arbejde med spildevandsplan og skybrudsplan. Bilag 8.1: Overordnet økonomi for Projekt Fæstningskanalen Martin Petersen redegjorde for forløbet for Projekt Fæstningskanalen. Det forventes at styregruppen mødes i midten af august

10 Formanden gav udtryk for, at forholdene omkring dette store anlægsprojekt og ambitionerne for området skal fastlægges af kommunen. Fremadrettet skal der lægges vægt på, at videregive overslag mv. mest muligt realistiske både i kommunikationen overfor borgere og kommunen. Muligheden for at lave en oplysende gennemgang for kommunalbestyrelsen blev drøftet, således kommunalbestyrelsen bekræfter den politiske opbakning til Projekt Fæstningskanalen. Martin Petersen oplyste, at forvaltningen og LTF har drøftet samme idé, og vil planlægge videre om et oplysningsmøde for kommunalbestyrelsen efter at styregruppen er mødtes i august. Bestyrelsen ønskede, at det beskrives nærmere, hvad der er af grundlæggende forskelle på de to dispositionsforslag, sådan at der skabes grundlag for at prioritere mellem de forskellige tiltag. Formanden konkluderede at bestyrelsens holdning var, at forslaget om Fæstningskanalen skal forelægges relevante udvalg i KB før LTF fylder planen ud. LTF vil bidrage med materiale til denne proces, med udgangspunkt i nødvendigheden af etaper i projektet og et relevant niveau for sikkerheden. I første omgang afventer LTF den politiske behandling. Hvis det er relevant vil der blive afholdt et afklarende styregruppemøde, men uden beslutninger om det samlede projekt. Her afventer LTF kommunens behandling om retningen for projektet. Endeligt blev det besluttet, at LTF s bestyrelse repræsenteres i styregruppen af følgende tre repræsentanter: Formand (pt. Peter Linde), næstformand (pt. Henrik Brade Johansen) og forbrugervalgt repræsentant (pt. Jørn Gettermann). Bestyrelsen godkendte indstillingen. 9. Orientering om personaleforhold og udvikling i LTF (LUKKET PUNKT FORTROLIGT) Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Jf. direktørinstruksens pkt. 2.3 skal der hvert kvartal redegøres til bestyrelsen om selskabets personaleforhold og udvikling. Notatet vil blive gennemgået på mødet. 9.1: Notat om personaleforhold og udvikling i LTF, juni 2018 (FORTROLIGT NOTAT) Per Plannthin gennemgik notatet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10

11 10. Orientering v/adm. direktør Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering til efterretning. Ingen bilag Per Plannthin oplyste, at det er besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe med deltagere fra LTK og LTF, der skal undersøge fremtidige løsninger for genbrugspladsen, herunder evt. alternativ placering. Det blev ligeledes besluttet at LTF er ansvarlig for projektet, samt udarbejder kommissorium. 11.Mødedatoer i 2018 Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering til efterretning. Bestyrelsen godkendte på sit møde d. 12. december 2017 (punkt 9) datoer for bestyrelsens møder i Efter dagens møde (d ) resterer følgende to planlagte møder i 2018: 3. møde: Tirsdag d. 18. september 2018 kl møde: Tirsdag d. 11. december 2018 kl Ingen bilag Bestyrelsen ønskede, at møderne planlægges på skiftende ugedage. Det blev aftalt, at der sendes en doodle til bestyrelsen med forslag til nye datoer for resten af Evt. Der blev spurgt til de nye vejbede på Degnebakken. Per Plannthin vil sikre opfølgning på sagen. 11

12 Per Plannthin oplyste også, at arbejdet med de nye regler om persondatabeskyttelse (GDPR) fortsat er under implementering. Mødet sluttede kl. 18:21 12