Bestyrelsesmøde; Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S. Referat. Dagsorden

Transkript

1 Bestyrelsesmøde; Lyngby-Taarbæk Forsyning A/S Referat Dato: Ref.: msv Møde nr.: 3/2018 Mødedato: Tirsdag d. 18. september 2018 kl Mødested: Mølleåværkets mødelokale, Hjortekærbakken 12, 2800 Kongens Lyngby Dagsorden 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde d. 19. juni Underskrift af opdaterede forretningsordener 3. Godkendelse af budget for affald og affaldstakster Godkendelse af gebyrer og tilslutningsbidrag for Godkendelse af proces for godkendelse af takster for 2019 (Vand og Spildevand) 6. Godkendelse af budgetopfølgning for drift, januar-juli Godkendelse af budgetopfølgning for anlæg, januar-juli Godkendelse af budgetopfølgning for likviditet, januar-juli Godkendelse af budget for Projekt Firskovvejs forlængelse 10. Orientering om Projekt Dyrhavegårds Jorder 11. Orientering om Projekt Ålebækken og opland 12. Orientering om Projekt Letbanen omlægning af afløb 13. Orientering om Projekt Lundtofte pumpestation 14. Koncept for temadrøftelser og planlægning af tema i december 15. Orientering om personaleforhold og udvikling i LTF (LUKKET PUNKT) 16. Orientering v/adm. direktør 17. Evt. Deltagere: Peter Linde, Bestyrelsesformand Henrik Brade Johansen, Næstformand Dorthe la Cour, Bestyrelsesmedlem Anette Skafte, Bestyrelsesmedlem Helge Andreasen, Bestyrelsesmedlem Jan Olaf Steiner, Forbrugervalgt bestyrelsesmedlem Jørn Gettermann, Forbrugervalgt bestyrelsesmedlem Birgitte Thorsen, Medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem Henrik Holst Hansen, Medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem Vagn Vølkers, Medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem Fra LTF: Per Plannthin, Adm. direktør Marianne Taanum Bak, Direktør for økonomi og administration Martin Petersen, Direktør for projektafdelingen Kasper Dibbern Petersen, Direktør for forsyningsafdelingen Maria Skøtt Vindahl, HR- og direktionskonsulent (referent) 1

2 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde d. 19. juni 2018 Forelægges til underskrift Det indstilles, at bestyrelsen underskriver referat fra bestyrelsesmøde d. 19. juni 2018, der jf. forretningsordenens pkt. 6.4 er godkendt efter mødet pr. mail. 1.1: Referat af Bestyrelsesmøde for Lyngby-Taarbæk Forsyning d. 19. juni 2018 Bestyrelsen underskrev referatet, der var godkendt via mail efter mødet i juni. 2. Underskrift af opdaterede forretningsordener Forelægges til underskrift Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver de opdaterede forretningsordener for selskaberne i LTF. Bestyrelsens besluttede ved sit møde d. 19. juni 2018, under dagsordenens pkt. 3, at følge de ændringer, der blev foreslået med undtagelse af ændringen i pkt. 2.6, hvor ordlyden fastholdes som følger: Formanden kan i undtagelsestilfælde beslutte, at en bestyrelsesbeslutning gennemføres ved telefonisk, skriftlig eller elektronisk overført ( ) votering. Forretningsordenerne er opdateret i henhold til bestyrelsens beslutning og findes vedlagt som bilag : Forretningsorden for Lyngby-Taarbæk Holding A/S af : Forretningsorden for Lyngby-Taarbæk Vand A/S af : Forretningsorden for Lyngby-Taarbæk Spildevand A/S af : Forretningsorden for Lyngby-Taarbæk Affald A/S af : Forretningsorden for Lyngby Taarbæk Forsyning A/S af Bestyrelsen underskrev de forelagte forretningsordener. 3. Godkendelse af budget for affald og affaldstakster 2019 Forelægges til godkendelse 2

3 Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget og takster for affald for Takster 2019 Taksterne for 2019 er fastsat på baggrund af de kendte omkostningerne med fokus på, at hver ordning og takst er kost-ægte og efter hvile i sig selv princippet. Taksterne er i princippet uændrede, men er pristalsreguleret i forhold til 2018 med nettoprisindekset på 1,182%. For en almindelig privat forbruger, der får tømt en dagrenovationssæk pr. uge, vil prisen inkl. grundgebyr stige med 23 kr. ex moms pr. år. Prisen på en dagrenovationssæk og et grundgebyr vil blive kr. ex moms i 2019 mod kr. ex moms i Overdækning afvikles Det er et formelt krav, at overdækningen på de enkelte områder nedbringes over en årrække. Der er derfor budgetteret med et planlagt regnskabsunderskud i 2019 på 5,6 mio. kr. Selskabets overdækning reduceres dermed i lighed med de seneste 4 år. Affalds overdækning forventes dermed helt afviklet ved udgangen af Der henvises til bilag 3.3 for en oversigt over udviklingen af overdækning for perioden I 2014 udgjorde overdækningen 36,651 mio. kr. Der er gennemført investeringer på ca. 12,6 mio. kr. til plastbeholdere ( 4-kammer og beholdere til boligselskaberne), som er straksafskrevet, og ca. 19 mio.kr., der er betalt tilbage til kunderne i form af reducerede takster. Med de nuværende forudsætninger vil taksterne derfor i 2020 og fremover forventes at stige med 203 kr. for et år, for tømning af en dagrenovationssæk og et grundgebyr. Det svarer til en stigning på 10 %. Derudover forventes tillagt normal prisfremskrivning. Fremtidige investeringer i fx nye affaldsordninger eller andre større investeringer vil derfor skulle finansieres direkte over taksterne og/eller ved lånoptagelse. I en benchmarking blandt de 17 kommuner under Vestforbrænding I/S ligger LTF s takst som den laveste, ca. 25 % under gennemsnittet. Væsentlige ændringer i budget 2019 Nedenfor gennemgås bemærkninger til de budgetposter, der vil ændre sig væsentligt i 2019 set i forhold til 2018: Indtægterne i affald stiger samlet set i forhold til 2018, hvilket skyldes den ovenfor nævnte pristalsregulering. Indtægten fra salg af glas og jern falder, da der er sket en justering af budgettet i forhold til de realiserede mængder. Indtægten er forbundet med en vis usikkerhed, da der er store udsving på priserne på glas og jern mv. Omkostningerne på dagrenovation stiger som følge af øget sortering af dagrenovation hos etageejendomme. Omkostningen på de solgte timer på Genbrugspladsen stiger, som følge af at LTF s interne timepriser stiger i 2019, og som følge af en opnormering med en person på pladsen. 3

4 3.1: Budget for Affald A/S : Takster for Affald A/S : Udviklingen i overdækning i Affald A/S MTB gennemgik de fremsendte bilag. Bestyrelsen godkendte det fremlagte budget og takster for 2019, således at overdækningen forventes nedbragt til ca. 5 mio. kr. Bestyrelsen fremhævede, at der dermed ikke er taget stilling til denne sidste reservation for overdækningen, hvilket bliver behandlet med det kommende års budget i Bestyrelsen drøftede sin hensigt om at fastholde placeringen som en effektiv forsyning set ift. den i dagsordenen refererede benchmark og vigtigheden at kommunikere om forventede prisstigninger tidligst muligt. [Afsnit udeladt] 4. Godkendelse af gebyrer og tilslutningsbidrag for 2019 Forelægges til godkendelse Det indstilles, at bestyrelsen godkender gebyrer og tilslutningsbidrag for Gebyrer 2019 Diverse gebyrer for 2019 foreslås uændrede i forhold til Oversigt over gebyrer fremgår af bilag 4.1. Tilslutningsbidrag 2019 for Vand og Spildevand Tilslutningsbidrag for Vand og Spildevand fastsættes i henhold til gældende regler ved en årlig regulering med en fast procentsats. Tilslutningsbidragene for 2019 fremgår af bilag : Takstblad : Tilslutningsbidrag Vand og Spildevand 2019 MTB forklarede de termer, der er anvendt i bilaget, og at gebyrerne er fastsat på samme måde, som for de forudgående år. Bestyrelsen godkendte de fremlagte gebyrer og tilslutningsbidrag som fremlagt. 4

5 5. Godkendelse af proces for godkendelse af takster for 2019 (Vand og Spildevand) Forelægges til godkendelse Det indstilles, at bestyrelsen godkender processen for godkendelse af takster 2019 på vand og spildevand. Lyngby-Taarbæk Forsyning har ikke modtaget endelig afgørelse vedrørende de økonomiske rammer for 2019 for selskaberne Lyngby-Taarbæk Vand A/S og Lyngby-Taarbæk Spildevand A/S fra Forsyningssekretariatet. Forsyningssekretariatets frist for fastsættelse af den økonomiske ramme er 15. oktober Det er derfor ikke muligt at beregne vandtaksten for 2019 endnu. Så snart de økonomiske rammer er modtaget fra Forsyningssekretariatet, beregnes taksterne for Taksten sendes til godkendelse hos bestyrelsen pr. mail. Mailen vil indeholde en relativ kort frist for tilbagemelding. Forespørgsel om godkendelse vil forventeligt ske kort efter d. 15. oktober 2018 (medio/ultimo uge 42). Taksterne sendes herefter til legalitetskontrol i kommunen og til godkendelse i Kommunalbestyrelsen i Lyngby-Taarbæk Kommune. Taksten fremlægges herefter til orientering på det kommende Bestyrelsesmøde (december). Ingen bilag Bestyrelsen godkendte den fremlagte proces for godkendelse af taksterne for Godkendelse af budgetopfølgning for drift, januar-juli 2018 Forelægges til godkendelse Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgning for drift for januar juli Jf. forretningsordnernes pkt. 4 og direktørinstruksens pkt. 2.3 skal der hvert kvartal orienteres til bestyrelsen om selskabets økonomiske resultat for perioden samt opfølgning på budget. Overordnet set overholdes driftsbudgetterne på både indtægts- og omkostningssiden i selskaberne jf. bilag 6.1. De to selskaber reguleret af vandsektorloven (vand og spildevand) overholder desuden den økonomiske ramme til driftsomkostninger jf. bilag

6 På bilag 6.2 svarer forbruget for juli (7 måneder) til 58,3 %. Nedenfor ses bemærkninger til de enkelte selskaber. Vand Der er anvendt flere interne timer (solgte timer) end budgetteret på vandværkerne (produktionsomkostninger). Det skyldes, at en elev har arbejdet på vandværkerne flere timer end forventet. Der er anvendt flere timer til vandbrud end budgetteret (solgte timer under distributionsomkostninger). Under vedligeholdelse af ledninger er der højere omkostninger end budgetteret til reetablering af vejen efter brud og ledningsarbejde samt indkøbt værktøj. Merforbruget på motorkøretøjer skyldes lidt højere omkostninger til brændstof og højere omkostninger til vedligeholdelse og reparationer end budgetteret. De ikke-påvirkelige omkostninger er højere end budgetteret pga. højere takst for vand fra Sjælsø Vandværk. Taksten er 3,41 kr. pr. m3, hvor der var budgetteret med 2,84 kr. pr. m3. Taksten fra Sjælsø Vandværk er bl.a. indregnet i kalkulationen i grundlaget for etablering af det nye vandværk. For 2017 udgjorde omkostningen til egenproduktionen 2,99 kr., svarende til en driftsbesparelse på ca. 1 mio.kr. årligt. Spildevand Der er solgt færre timer på drift af ledninger (transportomkostninger) end budgetteret, som følge af en vakant stilling og en vakant elev-stilling, hvilket betyder færre omkostninger i Spildevand-selskabet med færre indtægter i Service. Ved regnskabsaflæggelse skal Service stort set balancere i 0, hvorfor der sker en udligning i forhold til de øvrige selskaber. Helt ekstraordinært, kan der ske en ekstraordinær dækning af underskuddet i selskabet. Årsagen til metoden skal ses i kravet om placering af tid og tidsregistrering i de enkelte selskaber. Affald Indtægter og omkostninger følger budgettet. Service I Service ligger indtægterne (interne solgte timer) under budget. Det skyldes vakante stillinger samt to medarbejdere på barsel. Dette modsvares delvist af færre omkostninger til løn og færre administrationsomkostninger. Det forventes samlet set, at driftsbudgetterne for 2018 vil blive overholdt. 6.1: Grafisk oversigt, budgetopfølgning Vand, Spildevand, Affald og Service : Driftsregnskaber, Vand, Spildevand, Affald og Service

7 MTB gennemgik den fremsendte budgetopfølgning, som bestyrelsen tog til efterretning og godkendte. Bestyrelsen spurgte ind til, hvordan driften er påvirket af vakante stillinger og flere medarbejdere på barsel. Direktionen svarede, at det naturligvis kan mærkes, når der i en periode er færre medarbejdere til at løfte opgaveporteføljen, men at det forventes løst indenfor relativ nær fremtid. Der blev stillet forslag om at udarbejde et grafisk forecast for økonomien, sådan at man kan se et estimat af, hvordan året forventes at slutte. Det blev besluttet, at dette fremover indgår i den grafiske oversigt. 7. Godkendelse af budgetopfølgning for anlæg, januar-juli 2018 Forelægges til godkendelse Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgningen for anlæg for januar juli Jf. forretningsordnernes pkt. 4 og direktørinstruksens pkt. 2.3 skal der hvert kvartal orienteres til bestyrelsen om selskabets økonomiske resultat for perioden samt opfølgning på budget. Nedenfor ses bemærkninger for selskaberne Vand og Spildevand. For begge selskaber gælder det, at projektafdelingen er i gang med at kvalitetssikre og prioritere samtlige projekter og tilhørende budgetter. Vand Bestyrelsen godkendte i december 2017 et samlet investeringsbudget for 2018 på 47,8 mio. kr. Efter korrektion på bestyrelsesmødet i april 2018 er det samlede godkendte budget for 2018 på 45 mio. kr. Det samlede budget for igangværende projekter er 60,7 mio. kr. Det samlede forbrug på igangværende projekter er pr. 31. juli 2018 på 26,9 mio. kr., heraf er de 11,3 mio. kr. forbrugt i jf. bilag 7.1. Der er udarbejdet særskilt materiale vedr.: Orientering om Projekt Lundtofte pumpestation, dagsordens punkt 13 Projektet for vandmålere er sat i bero, indtil softwaren i vandmålerne virker tilfredsstillende. Der har været udfordringer med at LTF, grundet en alarmindstilling i softwaren, har modtaget fejlagtige elektroniske alarmer. Opdatering af software forventes afsluttet september Følgende projekter forløber planmæssigt: Intern ledningsrenovering Råvandsledninger Følgende projekter er forsinkede pga. eksterne forhold: 7

8 Kildepladser, hvor der afventes en afgørelse fra Miljø & Fødevareklagenævnet Omlægning af ledninger som følge af Letbanen, uddybes under dagsordens punkt 12. Dyrehavegårds jorde (Trongårdskvarteret), uddybes under dagsordens punkt 10. Spildevand Bestyrelsen godkendte i december 2017 et samlet investeringsbudget for 2018 på 104,6 mio. kr. jf. bilag 7.1. Det samlede budget inkl. periodeforskydninger for igangværende projekter er 164,6 mio. kr. Det samlede forbrug på igangværende projekter er pr. 31. juli 2018 på 26,9 mio. kr., heraf er de 11,3 mio. kr. forbrugt i jf. bilag 7.1. Der er udarbejdet særskilt materiale vedr.: Godkendelse af budget for Firskovvejs forlængelse, dagsordens punkt 9 Orientering om Projekt Dyrhavegårds jorde udvidelse af forsyningsområdet, dagsordens punkt 10 Orientering om Ålebækken og opland, dagsordens punkt 11 Orientering om Projekt Letbanen omlægning af afløb, dagsordens punkt 12 Projekt Fæstningskanalen afventer politisk stillingtagen jf. bestyrelsens beslutning på mødet den 19. juni Øvrige projekter og renovering af spildevandsledninger forløber planmæssigt. 7.1 Budgetopfølgning for anlæg pr. 31.juli 2018 i Vand og Spildevand MAP gennemgik budgetopfølgningen. Projekt Firskovvejs forlængelse, der er et nyt projekt ift. sidste budgetopfølgning, gennemgås nærmere under pkt. 9. Følgende projekter gennemgås tilsvarende under selvstændige dagsordenspunkter. Det gælder pkt. 10; Dyrehavegårds jorde, pkt. 11; Ålebækken og opland og pkt. 12; Letbanen. Bestyrelsen godkendte den fremlagte budgetopfølgning af de allerede besluttede anlægsinvesteringer. Bestyrelsen bad om en udbygget oversigt over anlæg så det fremgår tydeligt hvilke beløb, der hhv. er besluttet og estimeret. Konkret var anledningen pkt. 11, Ålebækken og opland, hvor budgettet i overslagsårene på i alt 154,4 mio. endnu ikke er besluttet af bestyrelsen. (Der henvises til pkt. 11). 8. Godkendelse af budgetopfølgning for likviditet, januar-juli 2018 Forelægges til godkendelse Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetopfølgning for likviditet for januar juli

9 Jf. forretningsordnernes pkt. 4 og direktørinstruksens pkt. 2.3 skal der hvert kvartal orienteres til bestyrelsen om selskabets likviditet og kreditfaciliteter. Likviditeten udvikler sig stort set som forventet. Afvigelser mellem budget og faktisk likviditet skyldes periodeforskydning mellem månederne. I Vand og Spildevand skyldes afvigelserne, at der er anvendt færre anlægsinvesteringer end forventet i årets første syv måneder. I Affald skyldes afvigelsen efterreguleringer fra Vestforbrænding vedrørende fælles aktiviteter på Genbrugsplads i , som blev betalt i januar I Service er der faktureret færre timer end budgetteret pga. ubesatte stillinger, hvilket også medfører lavere indtægter. Der henvises til bilag 8.1 for en oversigt over udviklingen. 8.1: Likviditetsopfølgning for Vand, Spildevand, Affald og Service, MTB gennemgik bilag 8.1, og forklarede at likviditeten udvikler sig som forventet. Bestyrelsen godkendte likviditetsopfølgningen. 9. Godkendelse af budget for Projekt Firskovvejs forlængelse Forelægges til godkendelse Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget for Projekt Firskovvejs forlængelse. Baggrund Lyngby-Taarbæk Kommune har ønsket at omdanne vejen mellem Lyngby Storcenter og Magasin til gågade. Derfor blev det ultimo 2017 besluttet at forlænge Firskovvej med tilslutning til Jægersborgvej. Vejen forventes ibrugtaget 1. kvartal Det har været nødvendigt at udarbejde og vedtage et nyt spildevandstillæg for vejforlængelsen forud for etablering af vejanlægget. Kommunens tidsplan har været kort, og LTF har haft inddraget en rådgiver i forbindelse med udarbejdelse af spildevandstillæg og projektering. Status og fremdrift Kommunen og LTF har udarbejdet et fælles udbud for etablering af vej- og forsyningsanlæg. Direktionen har i perioden været i dialog med Bestyrelsesformanden og LTF har således medvirket til indgåelse af kontrakt. 9

10 Kontrakt med entreprenøren er underskrevet medio august Den samlede kontrakt er på 18 mio. kr. LTF s omkostninger udgør 8,6 mio. kr. Hertil kommer omkostninger til LTF rådgiver og interne omkostninger, som anslås til at udgøre 1-2 mio.kr. Bestyrelsen vil blive løbende orienteret omkring projektet herunder økonomien. Det samlede budget anslås til at udgøre 10,1 mio. kr. jf. bilag 7.1 og optages på LTF s anlægsbudget med 8 mio. kr. i 2018 og 2,1 mio. kr. i Den videre proces Anlægsarbejdet er planlagt med opstart primo september Ingen bilag MAP forklarede indledningsvist om, hvordan anlægsprojekter i LTF bliver til, herunder om processen for samarbejdet med den kommunale myndighed, LTK. Sagen ændres til efterretningssag, og omkostningen indarbejdes i anlægsoversigten. På baggrund af projektets stærkt presserende karakter kunne budgetgodkendelsen ikke afven-te bestyrelsens ordinære møde. Formanden har derfor truffet beslutning om at godkende kon-trakten, således at arbejdet kunne igangsættes, idet der var tale om et anlægsprojekt som følge af LTK s beslutning om at igangsætte Firskovsvejs forlængelse. Der var enighed om, at bestyrelsen fremover skal informeres på mail om denne type ekstraordinære anlægsopgaver. [Afsnit udeladt] Bestyrelsen tilsluttede sig, at projektet gennemføres. Projektet optages i budgettet på bestyrelsens møde i december. Bestyrelsen tog sagen til efterretning. 10

11 10. Orientering om Projekt Dyrhavegårds Jorder Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager nedenstående orientering til efterretning. Baggrund Projektet vedrører byudvikling af området ved Dyrehavegårds Jorder og er iværksat i 2016, som følge af Lyngby-Taarbæk Kommunes kommuneplan. Projektet er underopdelt i følgende tre dele: Traceet langs Lundtoftegårdsvej Området ved Novozymes Området ved Trongårdsparken Området langs Traceet Der er påbegyndt opførsel af et bilhus (Formula). Byggeriet forventes afsluttet i DTU planlægger byggeri af SCION placeret ved Akademivej. Mod nord har Lyngby-Taarbæk Kommune solgt et areal til Hempel, der ligeledes planlægger et byggeri, der forventes påbegyndt i Novozymes Området ved Novozymes er byggemodnet, og der er opført en pumpestation. Projektet forventes afsluttet i Trongårdsområdet På området ved Trongårdparken skal der opføres gymnasium og boliger. Den kommunale proces for udarbejdelse af lokalplanen 1 er igangsat med planlagt godkendelse ved udgang af Byggeriet forventes påbegyndt primo 2019 og første del af byggeriet ibrugtaget primo Status og fremdrift for det samlede projekt Rådgiver er ved at afslutte det indledende arbejde med dispositionsforslag for Traceet og Trongårdsområdet. LTF er i dialog med rådgiver om udarbejdelse af kontrakt for den videre projektering og udbud af Traceet og Trongårdsområdet. Det er planlagt, at anlægsarbejdet påbegyndes primo 2019 og forventes samlet at vare ca. 1-1½ år. LTF er påbegyndt etablering af forsyningsledninger for den sydlige del af Lundtoftegårdsvej samt forsyningsledninger under kommende stamvej i Trongårdsområdet. Samlet forbrug på planlægning og anlægsarbejde for Dyrehavegårds Jorder pr. 31. juli 2018 er ca. 3,4 mio. kr. I forbindelse med byudvikling af Dyrehavegårds Jorder har det vist sig nødvendigt at revidere spildevandstillægget for området. Der har været udfordringer med at finde det fornødne bassinareal grundet nedsivningsforholdene ift. grundvandsbeskyttelse og samtidig finde tilstrækkelige arealer i forhold til Kommunens forventede byggeri på grundene. 1 Lokalplan 284 for ny boligbebyggelse i Trongårdens byområde. 11

12 For at løse udfordringen om nedsivning af regnvand lokalt, der skal generere grundvand til de planlagte drikkevandsboringer, har LTF i samarbejde med Lyngby-Taarbæk Kommune fundet det hensigtsmæssigt, at der anvendes et trestrengsystem. I et trestrengsystem føres spildevand i en streng, mens rent tagvand nedsives lokalt og vejvand føres til bassin. Planen giver endvidere mulighed for at håndtere det utilstrækkelige bassinareal, ved at en del af vejvandet i stedet pumpes bort, når bassinvolumen er utilstrækkelig. Ændringerne er indeholdt i spildevandstillæg nr I det reviderede spildevandstillæg er der også foretaget aflastning af Stades Krog, idet Trongårdsområdet nu via pumpning føres til Lundtoftegårdsvej og herefter ved gravitation til Mølleåværket. Den videre proces I forbindelse med det indledende arbejde og revision af spildevandstillæg nr. 4 vil konsekvenserne heraf blive kalkuleret og forelagt Bestyrelsen på et kommende møde. Ingen bilag MAP forklarede om projektets indhold. Sagen forventes fremlagt for bestyrelsen igen på mødet til december 2018 med et opdateret budget. Til denne fremlæggelse bad bestyrelsen direktionen om at inddrage kortsigtede og langsigtede effekter på LTF s økonomi. Låneperioden er ca. det halve af afskrivningsperioden, og derfor er det af særlig interesse hvad effekten er i den periode, hvor lånet afvikles med større bidrag end afskrivningerne. Ønsket skal også ses i lyset af, at det kan udfordre LTF s økonomi på den korte og mellemlange sigt, hvis der er for mange af denne slags projekter, samtidig med at LTF kommer op på den maksimale ramme mht. takster. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11. Orientering om Projekt Ålebækken og opland Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager nedenstående orientering til efterretning. Baggrund Ifølge Lyngby-Taarbæk kommunens spildevandsplan skal aflastningen til Mølleåen reduceres ved Ålebækken. Det gøres ved at etablere ekstra bassinkapacitet. I forbindelse med anlægsarbejdet foretages en fjernelse af forurenet jord, så området kan åbnes for offentligheden. Status og fremdrift 2 Tillæg nr. 4, Lyngby-Taarbæk Kommunes Spildevandsplan , Dyrhavegårds Jorde og Traceet langs Helsingørmotorvejen (revision af Spildevandsplantillæg nr. 1 af 1. april 2016). 12

13 Rådgiver er i gang med at udarbejde udbudsmateriale, så dette kan udsendes i slutningen af september. Sideløbende hermed foregår der myndighedsbehandling af projektet. De væsentligste myndighedstilladelser er: Dispensation fra fredningen, udledningstilladelse samt tilladelse til jordhåndtering. Ansøgning om dispensation fra fredningen er indsendt. Danmarks Naturfredningsforening, DN har været involveret i processen, hvilket har medført justeringer af projektet. DN har dog fortsat bemærkninger til ansøgningen, og der vil derfor blive afholdt besigtigelse af området d. 28. september Ansøgning om udledningstilladelse er indsendt til Rudersdal Kommune efter aftale med Lyngby-Taarbæk Kommune, og der har været en løbende dialog med myndigheden om vilkår for udledningstilladelsen. Det er aftalt, at udledningen skal ses i forhold til absolutte stofmængder i stedet for vandmængder alene. Det betyder, at den udledte vandmængde bliver tre gange større end det forudsatte i henhold til standardvilkår fra Statens Vandområdeplaner Til gengæld skal den aflastede vandmængde renses, så stofmængden svarer til en mindre udledning. Ansøgning om jordhåndtering er fremsendt i revideret form til Lyngby-Taarbæk Kommune, da den oprindelige forudsætning om at indbygge al jord også stærkt forurenet, ikke blev godkendt af Lyngby-Taarbæk Kommune. Dette vil medføre en fordyrelse af projektet. Den videre proces Udbudsmaterialet forventes udsendt i slutningen af september med anlægsstart i starten af Det betyder, at anlægget ikke som oprindelig forudsat vil stå færdigt med udgangen af 2019, men først omkring midten af Årsagen til forsinkelsen er især justeringer af projektet i forhold til fredning og jordhåndtering. Når tilbuddene er modtaget, vil det blive vurderet, om der er behov for en justering af budgettet. Sagen vil i så fald blive forelagt bestyrelsen. Ingen bilag MAP forklarede om grundlaget for projektet og henviste til ordlyden fra spildevandsplanen for området. Projektet er et fælles projekt, hvor Novafos er bidragyder, da en mindre del af spildevandet tilledes fra Rudersdalområdet. [Afsnit udeladt] Budgetoverslaget for på 93,3 mio. kr. vedrører oplandet for Ålebækken. Projektet er en del af spildevandsplanen Oplandet til Ålebækken og flyttes fremover til en særskilt budgetpost. 13

14 Bestyrelsen vil løbende blive orienteret om udviklingen af projektet, herunder de myndighedsmæssige forhold. På det grundlag tog bestyrelsen orienteringen til efterretning. Bestyrelsen vil få forelagt budgettet, når tilbuddene er modtaget og derfor endnu ikke taget stilling til anlægsudgifter udover det allerede besluttede. 12. Orientering om Projekt Letbanen omlægning af afløb Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager nedenstående orientering til efterretning. Baggrund De nødvendige ledningsomlægninger pga. Letbanen har været planlagt i flere år, men er blevet forsinket flere gange. Forsinkelserne har bl.a. skyldtes, at vedtagelsen af anlægsloven blev udskudt, og at den endelige godkendelse af ejeraftalen for Letbanen trak ud. Nu er tidsplanen for Letbanen lagt fast, og dermed skal ledningsomlægningerne være udført før Letbanens entreprenører kan igangsætte arbejdet. Myndighedskrav ifm. anlæg af Letbanen Det er et krav fra myndighederne, at der hverken ligger ledninger eller kloakbrønde i det areal, hvor Letbanen kommer til at køre (kaldet Yellow Footprint). Der kan være enkelte undtagelser fra dette, fx er der visse steder ikke fysisk plads til alle ledninger udenfor Yellow Footprint, og Lyngby-Taarbæk Forsyning skal derfor søge om dispensation for at lade ledningerne blive liggende. Det er dog et krav, at ledningerne renoveres, så det ikke forventes, at der er behov for opgravning de kommende 50 år. Af samme grund vil der heller ikke blive givet tilladelse til etablering af nye ledninger i de veje, som Letbanen kører på, de kommende 25 år. Det betyder, at de ledninger, som Forsyningen forventer at skulle lægge i forbindelse med fremtidige projekter, skal lægges nu. Konkret betyder det, at de regnvandsledninger, som er projekteret for Fæstningskanalen på dispositionsforslagsniveau, også skal lægges nu. Ud over omlægninger af fællesledninger og regnvandsledninger projekteret til Fæstningskanalen, skal der lægges en ekstra regnvandsledning, da kommunen har besluttet at hæve serviceniveauet langs Buddingevej til 10 år for regnvandsledninger. Det niveau, som følges i den øvrige del af kommunen, er 5 år for regnvandsledninger. Et serviceniveau på 10 år betyder, at der maksimalt må forekomme kloakvand på terræn hvert 10. år, hvilket vil kræve yderligere kloakkapacitet. Anlægsomkostningen hertil anslås til 10 mio. kr. Udover kloak- og regnvandsledninger er der også en del vandledninger, der skal omlægges. Omfanget er blevet større end tidligere forudsat, da der ellers ikke er plads til den ekstra regnvandsledning. I forbindelse med denne ledningsomlægning forventes vandledningerne at blive udskiftet på en større strækning, da de alligevel er renoveringsmodne. Status og fremdrift 14

15 For øjeblikket er rådgiver i gang med at udarbejde udbudsmateriale. I forbindelse med detailprojekteringen forventes anlægsoverslaget at blive væsentlig højere end tidligere antaget. Det skyldes dels, at der skal etableres en ekstra regnvandsledning, at ledningsomlægningerne omkring Lehwaldsvej kræver grundvandssænkning og at projektet generelt er mere kompliceret end tidligere forudsat. Endelig er det på nuværende tidspunkt usikkert, hvilke yderligere krav, end det forudsatte i anlægsoverslaget, myndighederne vil stille i forhold til trafikomlægning. De ledningsomlægninger, der skal foretages ved viadukten, kommer til at fylde så meget, at det vil være nødvendigt at lukke vejen, for anden trafik end busser, som kun vil have ét spor. Det betyder, at trafikken skal ledes udenom. Lyngby-Taarbæk Kommune har vurderet, at dette kræver en politisk beslutning. Det forventes at behandlingen sker ved et kommunalbestyrelsesmøde i oktober. Den videre proces Der er fortsat en del forudsætningsmæssige usikkerheder ved projektet, fx i forhold til trafikhåndtering og jordforureningsforhold. Budgettet forventes revideret, når udbudsmaterialet er udarbejdet. Sagen vil herefter blive forelagt bestyrelsen. Ingen bilag MAP gennemgik det fremsendte materiale og forklarede uddybende om krav til forøgelse af serviceniveau og skærpede miljøkrav. Udgiften til projektet forventes at kunne blive væsentligt højere end det godkendte budget. Bestyrelsen vil blive forelagt det opdaterede materiale med nyt budget for de enkelte delelementer i december Bestyrelsen lagde vægt på, at LTK tog stilling til projektet, serviceniveauet og evt. opdeling i etaper. Det er LTF s opgave at gennemføre et projekt mest optimalt. I denne forbindelse blev det fremhævet, at der, ligesom i andre store anlægsopgaver, er en udfordringen med finansieringen på den korte og mellemlange sigt, hvor bidrag til lånene vil overstige afskrivningerne, og dermed belaster økonomien. Bestyrelsen ønskede, at dette tema og hele projektet vil blive belyst som et særligt temapunkt på det næste bestyrelsesmøde, jf. punkt 14. Trafikforholdene og overvejelser om fordelingsnøglen for de trafikmæssige omkostninger blev fremhævet som eksempel på de forhold, som i den kommende tid vil blive drøftet mere indgående mellem LTF og Lyngby-Taarbæk Kommune. 13. Orientering om Projekt Lundtofte pumpestation Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager nedenstående orientering til efterretning. Baggrund 15

16 Forsyning af drikkevand til Lyngby-Taarbæk Kommune sker p.t. fra LTF s to egne vandværker (Lyngby og Dybendal). Derudover købes der vand fra Sjælsø Vandværk, der ligger nord for Hørsholm. Vandet fra Sjælsø Vandværk transporteres via to transportledninger til LTF s forsyningsområde via Lundtofte pumpestation, hvorfra vandet videredistribueres. Det er besluttet fortsat at have flere forsyningskilder (egne boringer og eget vandværk samt vand fra Sjælsø Vandværk). Derfor er Lundtofte Pumpestation som hidtil et væsentligt element i at fastholde forsyningssikkerheden i Lyngby-Taarbæk Kommune. Pumpestationen er etableret i Det er påkrævet, at de tekniske installationer renoveres og opdateres til et nyere og mere effektivt niveau. Pumpestationen bliver ligeledes tænkt ind med en back up funktion, med en højere ydelse end den nuværende, for det nye Vandværk. Der gennemføres ved samme lejlighed bygningsmæssig renovering/vedligeholdelse. Renovering vil ligeledes indeholde tiltag til en moderne overvågning, således at anlægget sikres imod uautoriseret indgriben i produktionen. I hovedrapporten vedrørende Overordnet strategi for vandforsyningen, udarbejdet af Alectia i november 2013, blev omkostningen til den tekniske renovering estimeret til ca. 8 mio. kr. Omfanget af selve renoveringen har været vanskeligt at fastlægge, idet det ikke har været endeligt besluttet, hvilken funktion pumpestationen skulle have. Der har derfor ikke været foretaget yderligere økonomiske analyser af omkostningerne. Status og fremdrift I 2015 blev der installeret en ny og moderne el-generator, som sikrer strømforsyning til pumpestationen i tilfælde af strømudfald. Der er gennemført udbud af rådgiverydelsen for projektering og tilsyn. Opgaven vil bl.a. være at udarbejde et præcist anlægsbudget, således at projektets samlede økonomi, inkl. omkostninger til egen projektledelse etc. kan forelægges til godkendelse på et kommende bestyrelsesmøde. Anlægsbudgettet vil også indeholde omkostninger til øget sikkerhedskapacitet, bygningsrenovering og interne omkostninger. Den videre proces I forbindelse med det nye vandværk, som skal afløse de to eksisterende vandværker, etableres p.t. en ny råvandsledning fra Dybendal Kildeplads til vandværket, som bl.a. passerer Lundtofte Pumpestation. Det planlægges at renoveringen af pumpestationen gennemføres og afsluttes i Ingen bilag MAP forklarede om grundlaget for projektet. Økonomien vil blive forelagt i opdateret version til bestyrelsens møde i december. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, idet den konstaterede, at det er et projekt af største vigtighed at få løst hurtigt og effektivt af miljøsikringsmæssige årsager. 16

17 14. Koncept for temadrøftelser og planlægning af tema i december Forelægges til drøftelse og beslutning Det indstilles, at bestyrelsen indledningsvist drøfter og tilslutter sig koncept for temadrøftelser, vedlagt i bilag 15.1, og at bestyrelsen herefter beslutter: Tema for temadrøftelse i december 2018 Hvilket bestyrelsesmedlem, der er kontaktperson for temadrøftelsen Fastlæggelse af tema og kontaktperson for drøftelse i december Med afsæt i de ideer, som bestyrelsen tilkendegav på sit møde d. 19. juni 2018, foreslår direktionen at temaet for bestyrelsens temadrøftelse i december 2018 bliver LTF s kommunikation. Det foreslås, at bestyrelsen ved temadrøftelsen præsenteres for hovedpunkterne i LTF s kommunikationsstrategi: Hvordan LTF arbejder med intern og ekstern kommunikation, hvorfor og ud fra hvilke målsætninger? Det bestyrelsesmedlem, der af bestyrelsen vælges som kontaktperson for temadrøftelsen, vil i forbindelse med planlægningen af temadrøftelse blive involveret i rammesætningen. Bilag 14.1: Oversigt; Koncept for temadrøftelser i LTF s bestyrelse, inkl. årshjul tilføjet kommunikationsvinkler jf. aftale ved bestyrelsesmøde 21. juni Bestyrelsen godkendte konceptet med den bemærkning, at antallet af kontaktpersoner kan variere, og at det ved nogle af temadrøftelserne alene vil være direktionen, der forbereder temadrøftelsen. Et bestyrelsesmedlem foreslog, at Projektet om Fæstningskanalen kunne udgøre det første tema til bestyrelsens drøftelse til december. Efter nærmere drøftelse blev bestyrelsen enige om, at man ønskede en teknisk gennemgang og indblik i baggrunden for projektet i december, som den første temadrøftelse. 15. Orientering om personaleforhold og udvikling i LTF (LUKKET PUNKT) Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Jf. direktørinstruksens pkt. 2.3 skal der hvert kvartal redegøres til bestyrelsen om selskabets personaleforhold og udvikling. Notatet vil blive gennemgået på mødet. 17

18 15.1: Notat om personaleforhold og udvikling i LTF, september 2018 (FORTROLIGT NOTAT) MTB gennemgik det fremsendte bilag, som bestyrelsen tog til efterretning. 16. Orientering v/adm. direktør Forelægges til orientering Det indstilles, at bestyrelsen tager orientering til efterretning. Ingen bilag Teknik og Miljøudvalget i Lyngby-Taarbæk Kommune holder deres møde d på Mølleåværket, hvor PPL vil holde et oplæg om forsyningens arbejde og vise udvalget rundt på værket. 17. Evt. Et bestyrelsesmedlem spurgte, i forhold til de artikler der i september har været bragt i lokalavisen, Det Grønne Område, om forsyningen kan hjælpe de grundejere, som er kommet i klemme ift. oprensning af vejbrønde. Det er i LTF s interesse, at problemet løses, da sand og grus mv. ellers ender i kloakken og i renseanlægget. Bestyrelsen blev enige om, at det ansvarsmæssigt er uhensigtsmæssigt, at LTF rådgiver om disse forhold både af juriske årsager, men også fordi LTF aldrig har varetaget opgaven med oprensning af vejbrønde, fordi det ligger uden for, hvad LTF lovligt kan varetage, og LTF derfor ikke har nogen erfaring med udbud om oprensning af vejbrønde. Der blev endvidere spurgt til en tidsplan for etablering af vejbede på Skolebakken i Virum. MAP svarede, at grundlaget for projektet netop er ved at blive revurderet. Sagen vil blive gennemgået på bestyrelsens møde i december Bestyrelsen ønskede, at beboerne hurtigt muligt blev orienteret om omlægninger af projektet. Næste bestyrelsesmøde: Onsdag d. 12. december 2018 fra kl I forlængelse af bestyrelsesmødet afholdes middag for bestyrelsen. 18