Uanmeldt tilsynsrapport 2014 Plejecentrene Klosterhaven og Klostertoften Klosterhaven 1 / Søndermarksvej Viborg

Transkript

1 Disposition: 1. Konklusion og opmærksomhedspunkter, side 1 2. Formalia, side 2 3. Indledning, side 3 - herunder beskrivelse af plejecentrene 4. Resume af anbefalinger og opfølgning på sidste tilsyn, side 4 5. Organisatoriske forhold, side 5 6. Beboertrivsel/tilfredshed, side 6 7. Observationsperiode, side 6 8. Den generelle faglige indsats, side 7 - herunder magtanvendelsesområdet 9. Medicinhåndtering, side 8 - herunder utilsigtede hændelser 10. Beboernes økonomi, side Dokumentation, side Medarbejderforhold, side 9 - herunder den faglige udvikling 13. Tilbudsportalen, side De fysiske rammer, side 11 - herunder sundheds og sikkerhedsmæssige forhold 1. Konklusion herunder vurdering, sammenfattende indtryk af tilbuddet Tilsynsenhed i Job & velfærd, Viborg kommune anvender fem graduerede vurderingsterminologier i den samlede bedømmelse af tilbudene. De fem graduerede vurderingsterminologier er: Meget tilfredsstillende, Tilfredsstillende, Neutral, Mindre tilfredsstillende og Ikke tilfredsstillende. Det samlede indtryk af tilsynet på Klosterhaven/Klostertoften er neutralt. Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Tilsynsrapporten giver et øjebliksbillede af tilbuddet i det tidsrum, hvor den tilsynsførende effektuerede tilsynet. Tilsynets samlede indtryk af det pædagogiske, pleje- og omsorgsmæssige arbejde og den generelle faglige indsats er, at Klosterhaven/Klostertoften på nogle områder, er velfungerende plejecentre, men at der samtidig er områder, hvor tilsynet ser et behov for initiativer i forhold til at sikre, at den fremtidige indsats, både set i forhold til medarbejdernes arbejdsmiljø og for at de beboermæssige forhold, kan være på et tilfredsstillende niveau. De beboere tilsynet samtalte med, gav overordnet udtryk for en tilfredshed med at bo på plejecentrene. En af beboerne gav dog udtryk for en delvis utilfredshed på konkrete områder, som tilsynet kan efterlades med indtryk af, kan være en konsekvens af de arbejdsmiljømæssige rammer og vilkår. Tilsynet får indtryk af, at der er behov for initiativer, i forhold til medarbejdernes oplevelse af deres arbejdsmiljø. Der ses symptomer på belastningsreaktioner som sygefravær, manglende overblik og opgivenhed som på sigt, kan få indflydelse på den samlede pædagogiske, pleje- og omsorgsmæssige indsats. 1

2 Ledelsesmæssigt er der et særligt fokus på kompetenceudvikling for, at imødekomme de faglige krav, der stilles i forbindelse med den sygeplejefaglige kompleksitet, borgere på rehabiliteringsophold har behov for og der er udarbejdet en strategiplan for området. I forhold til medarbejdernes arbejdsmiljø, er der ledelsesmæssigt kendskab til og opmærksom på området og der er fokus på initiativer, der kan afhjælpe medarbejdernes oplevelser og som samtidig, skal bedre beboernes samlede trivsel. Tilsynet bemærker særligt initiativer i forsøget på, at værne om de faste beboere, som at bespisning i dagligstuerne, primært er forbeholdt de faste beboere. I forhold til videreudvikling ser tilsynet følgende opmærksomhedspunkter/har følgende påbud og fremkommer derfor med følgende kommentar og anbefalinger: Tilsynet påbyder at oplysningerne på Tilbudsportalen gennemgås. Tilsynet gør opmærksom på, at oplysningerne på Tilbudsportalen skal tilrettes omdannelsen til Rehabiliteringscenter, så oplysningerne på portalen, afspejler de faktiske forhold i tilbuddet jf. Bekendtgørelse nr af 19. december 2013 om Tilbudsportalen. Tilsynet påbyder at tilbuddet efterlever Viborg Kommunes kvalitetsstandard, herunder tilbud om erstatningsydelser. Tilsynet påbyder at utilsigtede hændelser indrapporteres til DPSD (Dansk Patient Sikkerheds Database) efter gældende retningslinjer. Tilsynet påbyder at det konsekvent dokumenteres, at man overholder Sundhedslovens krav om, at der forud for lægekontakt med henblik på pleje og behandling, foreligger et samtykke. Tilsynet anbefaler at der fortsat er fokus på, at værne om de faste beboeres trivsel herunder styrkelse af sammenholdet mellem de faste beboere og fastholdelse af kontaktpersonsbegrebet da det er forbunden med stor tryghed. Tilsynet anbefaler at tilbuddet er opmærksomt på, at også de faste beboere på Klosterhaven / Klostertoften, får en andel i Ældrepuljen i forhold til styrkelse af aktivitets- og omsorgsniveauet i ydertimerne. Tilsynet anbefaler at medarbejdere og ledere går i dialog omkring arbejdsmiljøet, herunder hvilke initiativer og tiltag, der er nødvendige i den sammenhæng. 2. Formalia Deltagere i tilsynet: Ledelsen: Centerleder Marianne Fogsgaard Medarbejderrepræsentanter: To tre medarbejdere deltog. Medarbejdernes identitet er tilsynet bekendt og begge plejecentre er repræsenteret. Beboere: Tre beboere deltog. Beboernes identitet er tilsynet bekendt og også her er begge plejecentre er repræsenteret. Pårørende: Ingen pårørende deltog i tilsynet. Beboerne er tilfældigt udvalgt. Medarbejderne er udvalgt efter hvem, der var på arbejde og havde mulighed for at gå fra. Tilsynet er udført af: Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune ved tilsynsførende Marianne Villekold. Program for uanmeldt tilsyn d. 27. januar 2015: Kl Ankomst og planlægning af tilsynet og samtale med en teamkoordinator Kl Interview med centerleder Kl Observationsperiode i Klostertoften, herunder samtale med beboere 2

3 Kl Interview med medarbejdere Kl Observationsperiode i Klosterhaven, herunder samtale med beboere Kl Afrunding af tilsynet med centerleder 3. Indledning Det uanmeldte tilsyn blev gennemført d. 27. januar 2015 i tidsrummet fra kl Tilsynet indledes med, at tilsynet fik oplyst, at plejecentrets ledelse ikke var til stede. En teamkoordinator kontaktede telefonisk leder, der ankom kort efter. Både ledelsen og medarbejdere blev orienteret om formålet med besøget og hvordan det skal foregå. Ved tilsynsbesøget, blev der foretaget dialogbaserede interview med ledelsen, medarbejdere og et udvalgt antal beboere, i forhold til tilbuddets størrelse. Dokumentationen blev gennemgået hos de beboere, tilsynet samtalte med. Dialogen blev kombineret med observationsperioder med henblik på indsamling af data, som er nødvendige for, at målet med tilsynet kan opnås. Tilsynsrapporten er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Rapporten har været i høring ved tilbuddet til gennemlæsning og kommentering og eventuelle faktuelle fejl er blevet tilrettet. Viborg kommune ønsker at offentliggøre tilsynsrapporten på Kommunens hjemmeside samt på Tilbudsportalen. Overordnet beskrivelse af plejecentrene, herunder den fysiske beliggenhed er beliggende i den sydlige del af Viborg by med få hundrede meters afstand. Indenfor kortere afstand er der indkøbsmulighed og adgang til offentlige transportmidler. Siden sidste års tilsyn, er de to plejecentre blevet omdannet til Rehabiliteringscenter Klosterhaven og Klostertoften med det formål, at styrke en mere helhedsorienteret og fremadrettet rehabiliteringsindsats i Viborg Kommune. Der er fortsat faste beboere på de to plejecentre, men der vil ikke fremadrettet blive visiteret faste beboere til centrene da de på sigt, udelukkende skal bestå af borgere med et midlertidigt behov i form af rehabiliteringspladser, akutpladser m.m. Klosterhaven er opført i 1986 i to etager og bestod oprindeligt af 23 plejeboliger. På tilsynstidspunkt var der 12 faste beboere tilbage. Samtlige plejeboliger er beliggende i stueplan. Boligerne på Klosterhavens 1. sal har gennem længere tid, fungeret som midlertidige pladser. Plejeboligerne i Klosterhaven (gangene) er store, lyse og rummelige med forskellige størrelser. Alle boliger er indrettet med en lille entre, et køkken, badeværelse med vaskemaskine, et soveværelse samt en stue. Fra stuen er der udgang til en lille terrasse. I tilknytning til boligerne, er der et fælles tørrerum med tørretumbler. I Klosterhaven er der en café, hvor borgere udefra kan komme og indtage deres middagsmad. Der er indrettet en mindre dagligstue til beboerne i Klosterhaven, hvor de kan indtage deres middags og aftensmad. I atriet, der er centralbeliggende, er der et stort aktivitetsniveau, hvor mange frivillige og aktivitetsmedarbejderne er involverede. Der kommer også borgere udefra for, at deltage i disse aktiviteter og arrangementer. 3

4 Klostertoften er et toplans byggeri fra april 2000 og bestod oprindeligt af 30 plejeboliger. På tilsynstidspunktet var der her 20 faste beboere tilbage. Der er elevator og trapper mellem etagerne og alle boliger er indrettet ens med køkken (lille tekøkken) og stue ud i et, soveværelse og stort badeværelse med vaskesøjle. Stuelejlighederne har egen lille terrasse og førstes lejlighederne en fransk altan. Der er fællesarealer indendørs, som udgøres af bl.a. en mindre fælles dagligstue på hver etage, stort central placeret indendørs atriumgård med springvand og pavillon. Til hvert lejemål er der tilhørende depotrum i kælderen. Der er desuden blevet anlagt et aflukket udendørs haveanlæg med gangareal og sanseoplevelser. Det juridiske grundlag udgøres af for begge tilbuds vedkommende af Lov om almene boliger 5 stk.2 og 105 stk. 2. I 2013 modtog de to plejecentre to separate tilsyn, men grundet de organisatoriske ændringer, har Tilsynsenheden valgt, at effektuere et samlet tilsyn. Tilsynet vedrører udelukkende de faste beboere på de to plejecentre jf. SEL 151 stk Resume af anbefalinger/opmærksomhedspunkter fra sidste års tilsynsbesøg samt opfølgning på disse Grundet tilsynet med plejecentrene sidste år, blev effektueret som to separate tilsyn og de dermed fik hver deres tilsynsrapport indeholdende opmærksomhedspunkter, er nedenstående afsnit opdelt to afsnit i forhold til hvilke punkter, der indgik i hhv. Klosterhavens og Klostertoftens tilsynsrapport. Tilsynet bemærker, at der er arbejdet med flere af anbefalingerne fra sidste år. Klosterhaven o Tilsynet påbyder tilbuddet, at den enkelte beboers støtte/hjælp skal være konkret individuelt udmålt. Der foretages aktuelt ingen visiteres på de kommunale plejecentre i Viborg Kommune og beboerne er dermed ikke bekendt med, hvilken indsats de er berettiget til at modtage eller med hvilke klagemuligheder, de er i besiddelse af. Kommunalbestyrelsen skal efter en konkret individuel vurdering, træffe afgørelse om tildeling af personlig hjælp og pleje m.v. jf. SEL 88. Der foregår fortsat ingen visitering fra myndighedens side, men samtlige beboere har fået fremsendt en orienteringsskrivelse fra myndighedsafdelingen om hvordan ydelsestildelingen foregår og oplysninger om klagemuligheder. o I forhold til dokumentationsområdet fremkom tilsynet med følgende opmærksomhedspunkter: - Tilsynet påbyder at der forud for lægekontakt med henblik på pleje og behandling, konsekvent dokumenterer, at man overholder Sundhedslovens krav om, at der foreligger et samtykke. - Tilsynet påbyder at opmærksomheden på de generelle krav til dokumentationsområdet, herunder de sygeplejefaglige optegnelser, skærpes og overholdes. Tilsynet kan ved dette års gennemgang af dokumentationsområdet konstatere, at krav om indhentelse af samtykke forud for lægekontakt, fortsat udgør et opmærksomhedspunkt. Klostertoften o Tilsynet påbyder tilbuddet, at den enkelte beboers støtte/hjælp skal være konkret individuelt udmålt. Der foretages aktuelt ingen visitering på de kommunale plejecentre i Viborg Kommune og 4

5 beboerne er dermed ikke bekendt med, hvilken indsats de er berettiget til at modtage eller med hvilke klagemuligheder, de er i besiddelse af. Kommunalbestyrelsen skal efter en konkret individuel vurdering, træffe afgørelse om tildeling af personlig hjælp og pleje m.v. jf. SEL 88. Der foregår fortsat ingen visitering fra myndighedens side, men samtlige beboere har fået fremsendt en orienteringsskrivelse fra myndighedsafdelingen om hvordan, ydelsestildelingen foregår og oplysninger om klagemuligheder. o Tilsynet foreslår at leder og medarbejdere indgår i en dialog omkring, hvordan opgavefordelingen skal foregå af de fremmødte om morgenen og at der eventuelt udarbejdes nogle retningslinjer og principper for fordelingen. Formålet er at sikre en smidig og glidende systematik og struktur i den daglige fordeling og dermed udgå de udfordringer, der kan være forbunden hermed. Tilsynet blev i høringssvaret fra daværende centerleder orienteret om, at punktet ville blive taget op til dialog i medarbejdergruppen i forhold til hvile oplevelser, der var blandt medarbejderne. o Tilsynet foreslår at man ledelsesmæssigt forholder sig til medarbejdernes ønsker, til håndtering af arbejdsmiljøet i det pågældende team, der ikke fungerer optimalt. Tilsynet blev i høringssvar fra daværende centerleder orienteret om, at hun på baggrund af medarbejderes tilbagemeldinger, var af den opfattelse, at der var sket en bedring med den ledelsesmæssig støtte, men erkendte samtidig, at det er en tidskrævende proces, som der ville blive arbejdet videre med. o Tilsynet påbyder at kladdeversioner af døgnrytmeplaner og sundhedsfaglig status gøres permanente jf. gældende retningslinjer for dokumentationsområdet i Viborg Kommune. Tilsynet kan ved dette års gennemgang af dokumentationsområdet konstatere, at der ikke foreligger dokumenter som kladdeversion. Uddybende oplysninger som rapportens konklusion er baseret på: 5. Organisatoriske forhold I forbindelse med de organisatoriske ændringer, hvor de to plejecentre blev omdannet til Rehabiliteringscentre, er der kommet ny ledelsen grundet ændring i det strategiske ledelsestilhørsforhold. Den nye leder tiltrådte pr. 1. januar Den daværende og nuværende centerleder varetog i en periode frem til april 2014 i fællesskab ledelsen af de to plejecentre. Den nuværende ledelse udgøres af en Centerleder også af den Strategiske leder for Det kommunale Sundhedsvæsen, hvor Rehabiliteringscenteret organisatorisk er placeret. Centerleder er udover at være leder for Rehabiliteringscenteret, også leder for Akut teamet bestående er 10 sygeplejersker. Den strategiske leder er leder for områderne hørerende under Det kommunale Sundhedsvæsen under Sundhed & Omsorg. Aktuelt er der tre teamkoordinatorer, som varetager opgaver administrative opgaver uddelegeret fra ledelsens side, men det er besluttet, at der i den nærmeste fremtid, skal ansættes to teamledere og antallet af teamkoordinatorer samtidig, skal reduceres til to personer således, at der fremadrettet vil være hhv. en teamleder og en teamkoordinator i både Klosterhaven og Klostertoften. Teamkoordinatorerne indgår ikke i direkte pleje og omsorgsmæssige opgaver hos beboerne. Medarbejderne er opdelt i teams i både Klosterhaven og Klostertoften. Aktuelt er der for Klosterhavens vedkommende, sket en opdeling til mindre team. Medarbejderne har en primær tilknytning til et team, men hjælper hinanden på tværs ved behov. Der er en centersygeplejerskefunktion, der dækker hele døgnet. 5

6 6. Beboertrivsel/tilfredshed De beboere tilsynet samtalte med, gav udtryk for en overordnet tilfredshed med forholdene på plejecentrene. Der var dog en beboer, der gav udtryk for utilfredshed på områder omkring omgangstonen og klagemuligheder. Vedkommende havde haft enkeltstående oplevelser, hvor en medarbejder havde været meget kort for hovedet og hvor beboeren havde haft følelsen af, at være til besvær som det blev formuleret af vedkommende. Beboerne oplevede dog som udgangspunkt samlet, at blive behandlet med respekt og udtrykte tilfredshed med omgangstonen. I forhold til klarhed over klageadgang og instrukser for at blive hørt, havde en af beboerne oplevelsen af, at det ikke hjalp, at give udtryk for utilfredshed. Samtidige beboere var dog trygge ved, at gå til medarbejderne i tilfælde af, at der var noget de var utilfredse med eller noget de syntes, der skulle ændres på. De to andre beboere tilsynet samtalte med, havde ikke haft oplevelser, hvor der var noget, de var utilfredse med. To af de tre beboere oplyste, at de har en fast kontaktperson, mens en tredje beboer ikke var bekendt hermed. To af beboerne havde oplevelsen af, at der gennem det sidste års tid, var kommet meget nyt personale. Dette havde også betydet, at der kom mange forskellige hjælpere i hjemmet, hvilket de to beboere var kede af, da det ikke havde været praksis tidligere. Beboerne oplever at have indflydelse på deres egen hverdag og på tilrettelæggelsen af denne. De havde desuden oplevelsen af, at der er overensstemmelse mellem deres behov for hjælp og de leverede ydelser. De havde dermed oplevelsen af, at få den nødvendige og aftalte hjælp i forhold til personlig pleje og praktisk bistand. En af beboerne savnede, at der foregik aktiviteter efter kl. 18, hvor det var beboerens oplevelse, at der var meget stille. Den pågældende beboer oplyste, at vedkommende ligeledes benyttede sig af aktiviteter i Klosterhaven, hvor aktivitetsviften er større end i Klostertoften. Samtlige beboere udtrykte stor tilfredshed med egen bolig. I forhold til den ernæringsmæssige indsats, var der ligeledes tilfredshed med den måde måltiderne foregår på, herunder rammerne og stemningen under måltiderne, men to af beboerne udtrykte en delvis utilfredshed med maden, herunder at den opleves ensformig og ind imellem uden smag. 7. Observationsperiode Under tilsynet på Klosterhaven / Klostertoften, havde den tilsynsførende observationsperioder i de fælles opholds -/ spisestuer i begge huse. I observationsperioderne var der fokus på den generelle stemning, på medarbejdernes tilgang og kontakt til beboerne samt på beboernes indbyrdes forhold. I dagligstuerne, var flere beboere samlet både under formiddagskaffen og senere i forbindelse med middagsmåltidet og der var generelt en god og hyggelig stemning. Tilstedeværelsen af medarbejdere var dog meget begrænset, hvormed tilsynets observationer i forhold til medarbejdernes tilgang til og omgang med beboerne, var dermed begrænset heraf. Medarbejderne var beskæftiget andre steder og dermed ikke meget tilstede i fællesarealerne i det tidsrum, hvor den tilsynsførende færdes her. 6

7 I de tilfælde, hvor tilsynet havde mulighed for at observere medarbejdernes tilgang til og omgangstone med beboerne, oplevedes denne som værende respektfuld og omsorgsfuld. 8. Den generelle faglige indsats Der foregår fortsat ingen visitering fra myndighedens side, men samtlige beboere har som nævnt fået fremsendt en orienteringsskrivelse fra myndighedsafdelingen om, hvordan ydelsestildelingen foregår samt oplysninger om klagemuligheder. Der vil som nævnt, ikke ske yderligere visitation af faste beboere til de to plejecentre, grundet ændringer i målgruppen for tilbuddene. Indsatsen hos beboerne afgøres og tilrettes løbende i forhold til det aktuelle funktionsniveau hos beboeren og på baggrund af en faglig vurdering med udgangspunkt i Viborg Kommunes kvalitetsstandard. Indsatsen hos den enkelte beboer fremgår af en døgnrytmeplan, som er gældende som dokumentation, for de ydelser beboeren modtager. Hver beboer er tildelt en kontaktperson, som har en række fastlagte opgaver hos beboeren og er den person, der er helhedsansvarlig for den pleje og omsorg beboeren modtager. I forhold til systematik og struktur i det daglige arbejde, tilrettelægges indsatsen hos den enkelte beboer på baggrund af udarbejdede ugeplaner, hvor faste ydelser som f. eks. bad og praktiske opgaver fremgår. Medarbejderne oplyser, at det kan være nødvendigt, at ændre på tidspunktet for leveringen af en ydelse som f.eks. det ugentlige bad eller praktiske opgaver. Som udgangspunkt er det muligt, at tilbyde beboerne en erstatningsydelse, men medarbejderne fortæller, at det f.eks. i sommers, hvor der var meget stor travlhed, ikke var muligt og at der derfor hos nogle beboere, kunne gå f.eks. fire uger mellem deres boliger blev rengjort. I forhold til den pædagogiske -, pleje - og omsorgsmæssige praksis, er der i indsatsen hos beboerne, fokus på deres selvbestemmelse og medindflydelse. Medarbejderne fortæller, at man er opmærksomme på, at imødekomme beboernes ønsker og behov i det omfang, det er muligt i den daglige tilrettelæggelse. Der er i indsatsen hos den enkelte beboer, desuden fokus på inddragelse af og understøttelse af den enkelte beboers ressourcer. Ressourcefokusset er særlig skærpet grundet plejecentrene er omdannet til Rehabiliteringscenter og det tværfaglige samarbejde med kommunens terapeuter dermed er styrket. Der er dermed et mere systematisk fokus på den enkelte beboers rehabiliteringspotentiale. Medarbejderne må dog samtidig erkende, at inddragelse af beboernes ressourcer kan udgøre en tidsfaktor da det ofte vil være en mere tidskrævende opgave, når en beboer selv skal varetage en opgave. Medarbejderne kan af ressourcemæssige årsager, derfor kan være nødsaget til selv at varetage opgaven. I forhold til den ernæringsmæssige indsats, leveres maden fra Madservice Viborg. Plejecentrene fungerer som tillempet leve bo miljøer og medarbejderne fungerer som måltidsværter og spiser med ved måltiderne og bidrager til, at skabe en god stemning under måltiderne. Leder oplyser at bespisning i dagligstuerne er forbeholdt de faste beboere i bestræbelserne på, at disse beboere, kan fastholde kendte og vante rammer på trods af, at tilbuddet gennemgår en større forandring og målgruppen er ændret. Tilsynet får desuden oplyst, at der er iværksat initiativer for, at bedre rammerne omkring måltiderne og den generelle sociale trivsel hos beboerne da der vil blive ansat personer i fleksjob, der skal have fokus på måltiderne og det sociale samvær hos beboerne. 7

8 Viborg Kommune er blevet bevilget en andel af finansministeriets pulje til løft på ældreområdet (Ældrepuljen) i forhold til styrkelse af aktivitets- og omsorgsniveauet på plejecentrene i ydertimerne. Det er optil det enkelte plejecenter, at ansætte medarbejdere i forhold til hvilke opgaver, man ønsker og anser som værende relevante for det pågældende sted. Der er tale om ansættelse af faglært personale med enten en sundhedsfaglig eller pædagogisk baggrund. Efter Klosterhaven og Klostertoften er blevet omdannet til Rehabiliteringscenter og dermed ikke længere er organiseret sammen med de øvrige plejecentre, indtænkes de ikke pr. automatik i tildelingen af de pågældende timer. Centerleder oplyser at beboerne i 2014 fik andel i timerne men, at det endnu er uvist, hvordan fordelingen kommer til at se ud for Tilbuddet har et Bruger / pårørenderåd hvor formandsskabet aktuelt varetages af en beboer fra Klostertoften. Der er fast mødeaktivitet med rådet, som inddrages i relevante sammenhænge. Reglerne om magtanvendelse overholdes, herunder registrering og indberetning, samt udarbejdelse af handleplaner. Tilsynet vurderer, at medarbejderne har et overordnet kendskab til reglerne. Tilsynet kan konstatere, at der er indberettet og registeret to magtanvendelser, fordelt på en til hvert af de to plejecentre. De pågældende hændelser er alle, vurderet værende indenfor lovgivningen af den godkendende myndighed. 9. Medicinhåndtering, herunder UHT Medicinhåndteringen på tilbuddet foregår både via dosispakket medicin fra apoteket og medicin doseret i doseringsæsker af personalet eller i en kombination af de to muligheder. Der forefindes generelle instrukser og procedurer for medicinhåndtering. De lovmæssige retningslinjer for medicinhåndtering og medicinadministration, herunder dosispakket medicin følges. Gennemgang af hvorvidt medicinæsker og bokse er relevant mærket og om medicinskemaet er udfyldt efter gældende retningslinjer, er ikke indgået i dette tilsyn. Sundhedsstyrelsens Embedslægetilsyn afspejler dette. Embedslægens sidste tilsyn er aflagt i november 2014 og grundet fundet fejl og mangler, som indebar risiko for patientsikkerheden, vil næste tilsyn blive foretaget i 1. kvartal i Medarbejderne er bekendt med, at utilsigtede hændelser skal indrapporteres til DPSD (Dansk Patient Sikkerheds Database) efter gældende retningslinjer, men må samtidig erkende, at det formentlig ikke er alle utilsigtede hændelser, der bliver indberettet. Medarbejderne tilskriver dette den store travlhed de oplever og at de i den sammenhæng, er nødsaget til at foretage en prioritering i deres arbejdsopgaver. 10. Beboernes økonomi Medarbejderne har som udgangspunkt ingen administration med beboernes økonomi. Denne varetages via banken, værge eller af pårørende. Medarbejdernes omgang med beboernes økonomi kan omhandle støtte til håndtering af lommepenge. Der er politisk godkendt et frikommuneforsøg, der giver beboerne mulighed for at benytte sig af en række tilkøbsydelser. Forvaltningen har modtaget godkendelse af taksterne fra ministeriets side og beboerne har fået udleveret pjece med informationsmateriale om muligheden. 8

9 Leder oplyser at de faste beboere er blevet orienteret om muligheden, men at ingen på nuværende tidspunkt, har ønsket at benytte sig af muligheden. Frikommuneforsøget er som udgangspunkt muligt i en periode til udgangen af 2015, men der pågår aktuelt politiske drøftelser på om perioden skal forlænges. 11. Dokumentation Tilsynet har gennemgået dokumentationen i det elektroniske system Rambøll Care hos tre beboere. Hos ingen af de beboere, hvor tilsynet gennemgik dokumentationen, foreligger en myndighedsafgørelse på den indsats der leveres. Samtlige beboere har som alternativ løsning som tidligere nævnt fået fremsendt en orienteringsskrivelse vedr. ydelsestildeling og klagemuligheder Der foreligger en opdateret døgnrytmeplan for beboerne. Døgnrytmeplanen er en individuel plejeplan med informationer om den samlede pleje - omsorgsindsats gældende for hele døgnet. Den skal tage udgangspunkt i beboerens ressourcer, behov, vaner og ønsker. Det vurderes at der kan gives en kvalificeret pleje ud fra døgnrytmeplanerne da beboernes behov for pleje og omsorg er velbeskrevet og den daglige tilrettelæggelse af plejeopgaverne fremgår. Det vurderes desuden, at der er sammenhæng mellem plejeopgaver og det aktuelle behov hos beboerne. Der foreligger en opdateret Sundhedsfaglig status på beboerne. En sundhedsfaglig status på beboerne, indeholder en aktuel sundhedsbeskrivelse af beboernes aktuelle fysiske psykiske sociale samt sundhedstilstand. Problem - / indsatsområderne er udarbejdet ud fra sundhedsstyrelsens sygeplejefaglige optegnelser. Medarbejderne er introduceret til og anvender handleplaner i dokumentationen. Handleplaner skal indeholde en beskrivelse af en aktuel problemstilling, mål for indsatsen, herunder forventet resultat, planlagt indsats for at nå målet, samt evaluering af den udførte indsats. Handleplaner skal løbende evalueres og tilrettes, og når problemet anses for løst, skal handleplanen gøres inaktiv. Handleplaner oprettes når der er grundlag for et fremadrettet øget faglig fokus af et specifikt indsatsområde/problemområde. Der er handleplaner for flere relevante indsatsområder. Det ses at handleplanerne bruges fremadrettet da de indeholder mål, handlinger og evalueringer. De eksisterende handleplaner vurderes værende aktuelle og at der er sammenhæng mellem status, handleplaner og indsatsområder. Samtykke: Plejecenteret har en fast rutine med henblik på at vurdere, om beboerne selv er i stand til, at varetage deres helbredsmæssige interesser. Dette fremgår af den sundhedsfaglige status om det er beboeren selv eller en pårørende/ værge, der giver informeret samtykke til behandling. Det blev oplyst, at der altid blev indhentet informeret samtykke til behandling. Informationen er ikke rutinemæssigt og konsekvent dokumenteret. Den enkelte beboers og/eller de pårørendes/værgens tilkendegivelse fremgik ikke systematisk. 12. Medarbejder og medarbejderforhold Leder oplyser, at der ikke er sket væsentlige ændringer i forhold til normering og medarbejdersammensætningen siden sidste års tilsyn. 9

10 Den faglige medarbejdersammensætning af medarbejdere i direkte pleje og omsorgsmæssige opgaver hos beboerne, består af social og sundhedshjælpere og social og sundhedsassistenter, hvor social og sundhedshjælperne udgør flertallet. Det er ledelsens oplevelse, at den nuværende medarbejdersammensætning, tilgodeser behovet hos beboerne, men der vil fremadrettet være fokus på ansættelse af flere social og sundhedsassistenter for, at imødekomme den øgede sygeplejefaglige kompleksitet hos beboerne. Det prioriteres, at der skal være en social og sundhedsassistent tilstede i både dag og aftenvagt. Medarbejderne har svært ved, at redegøre for det typiske antal af fremmødte i de enkelte vagter. Det er deres oplevelse, at særlig antallet af fremmødte i dagvagt er svingende. Tilsynet får oplyst, at der opereres med farverne rød, gul og grøn i forhold til antallet af fremmødte og dermed hvilke opgaver, der skal prioriteres. Rød er udtryk for weekendbemanding, hvilket ikke er et atypisk fremmøde på en hverdag. I forhold til arbejdsmiljøet, er det medarbejdernes oplevelse, at deres hverdag er præget af stor travlhed, hvilket deres beskrivelse af deres hverdag understøtter og ligeledes giver tilsynet indtryk af. Sommeren 2014 fremhæves, som have været en særlig udfordring og at der er sket en bedring siden, der dog opleves som værende meget svingende og meget afhængig af, hvilke borgere der har ophold. Generelt er det medarbejdernes oplevelse, at der er manglende balance mellem de pågældende arbejdsopgaver og de tilstedeværende ressourcer. Medarbejderne fortæller, at der er gode kollegiale forhold, præget af kollegial støtte. Medarbejderne beskriver dette som værende en afgørende faktor i den travle hverdag og medvirkende til at holde dem oppe, som de beskriver det. Medarbejdergruppen består i dag, af medarbejdere fra fem forskellige steder da der i forbindelse med omdannelsen til Rehabiliteringscenter, blev nedlagt midlertidige pladser på andre plejecentre og medarbejderne fra de pågældende steder, blev samlet i Klosterhaven / Klostertoften og som dermed overgik til en anden ledelsesmæssig forankring. Tilsynet får ikke indtryk af, at der har været fokus på de mere direkte medarbejderforhold i den sammenhæng, herunder initiativer i forhold til, at styrke samarbejdet i den nye medarbejdergruppe. Leder oplyser at hun er opmærksom på, at arbejdsmiljøet har været påvirket men oplever, at der er sket en bedring på området. Medarbejderne oplever tilstrækkelig med formidling af information og beslutninger fra ledelsens side. Generelt er det medarbejdernes oplevelse, at forholdet til ledelsen er præget af åbenhed og tillid samt er hun er lyttende overfor deres oplevelse, men samtidig er det deres indtryk, at leders råderum er begrænset i forhold til, at bedre deres vilkår. Medarbejderne udtrykker samtidig bekymring for de ledelsesmæssige vilkår og for deres nærmeste leder, som de oplever havende travlt i en grad, så det kan påvirke hendes nærvær overfor medarbejderne. Der er ledelsesmæssigt fokus på medarbejderinddragelse. Der afholdes møde med TRIOèn hver 14 dag for at understøtte medarbejderindflydelsen. I forhold til sygefraværet, får tilsynet oplyst, at der i 2014 har været et relativt højt sygefravær. Der er aktuelt seks langtidssygemeldte, men også korttidssygefraværet har været højt. Leder oplyser at der er udsigt til, at sygefraværet er faldende. Noget af sygefravær er arbejdsrelateret, som f.eks. medarbejdere sygemeldt med stress. 10

11 Faglig udvikling Nyt personale (inkl. afløsere og vikarer) oplæres og introduceres og der er udarbejdet et introduktionsprogram for at sikre optimal introduktion. Der arbejdes kontinuerlig med opgaveglidning og uddelegering og medarbejderne oplever, at få den nødvendige oplæring til, at varetage opgaverne hos beboerne. Medarbejderne oplever, at der er rammer og muligheder for intern vidensdeling og erfaringsudveksling i form af fastlagte møder til dette formål som f.eks. teammøder. Teammøderne afholdes hver 8. uge af to timers varighed og derudover, afholdes der samlede husmøder, ligeledes hver 8. uge. Leder prioriterer deltagelse i teammøderne. I dagligdagen mødes medarbejderne i Klostertoften sidst på formiddag til en kortere koordinering, herunder orientering om den aktuelle status hos beboerne samt mulighed for faglig sparring. For medarbejderne i Klosterhaven, er denne daglige koordinering inddraget med begrundelsen om, at tiden skal tilgå dokumentationsområdet. Medarbejderne i Klosterhaven giver udtryk for, at savne dette daglige møde da det er ensbetydende med, at de ikke længere har viden om beboernes aktuelle funktionsniveau eller overblik over de samlede pleje og omsorgsmæssige opgaver, hvilket de oplever som værende af væsentlig betydning for særligt de medarbejdere, der skal varetage eftermiddagsvagten. I forhold til medarbejderudviklingssamtaler, var medarbejderne var i 2014 inviteret til en Hvordan - har - du - det samtale samt til TUS samtale men leder oplyser, at samtalerne i 2015 vil blive effekturet som MUS samtaler. Til medarbejderudviklingssamtalerne, indgår ønsker til kursus m.m. og det er medarbejdernes oplevelse, at der er tilfredsstillende rammer og mulighed for faglig udvikling, herunder kursus og efteruddannelse. Intern undervisning indgår som en del af husmøderne og tilsynet får indtryk af, at der i forbindelse med kompetenceudviklingen, har været et særligt fokus på de sygeplejefaglige kompetencer og at opkvalificeringen og undervisningen, primært har omhandlet dette. Viborg Kommune (forvaltningen Sundhed og Omsorg) har samlet relevante retningslinjer, instrukser og vejledninger i en elektronisk database Databasen for Håndbøger. Det er tilsynets indtryk, at medarbejderne har kendskab til databasen og at databasen indgår som et fagligt redskab. 13. Tilbudsportalen er begge at finde på Tilbudsportalen. Oplysninger om tilbuddet i forbindelse med omdannelsen til Rehabiliteringscenter er ikke blevet opdateret og svarer derfor ikke til de faktiske forhold i tilbuddet, hvilket ikke er i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr af 19. december 2013 om Tilbudsportalen. 14. Fysiske rammer Der er adgang til udendørsfaciliteter (have og terrasser) og disse vurderes værende handicapvenlige. Der er indkøbsmuligheder i nærmiljøet og adgang til offentlige transportmidler. Der er i de fælles indendørsarealer for beboerne fælles opholds arealer, som giver mulighed for at samles til aktiviteter, spisning m.m. Der er i de fysiske rammer taget hensyn til beboere med særlige behov, herunder gangbesværede. De fysiske rammer vurderes generelt, at være egnede i forhold til målgruppen. 11

12 I fællesarealer for medarbejderne forefindes rum, hvor der er mulighed for at afholde møder. Der er mulighed for håndhygiejne, tilgængelighed af flydende sæbe, engangshåndklæder, håndsprit m.m. Rengøringsstandard af fællesarealerne vurderes at være tilfredsstillende. I forhold til fødevarehåndtering/levnedsmiddelkontrol er både Klosterhaven og Klostertoften registreret hos Fødevareregionen. Begge tilbud havde tilsyn i august 2014 og fik i den forbindelse tildelt en Elite smiley. I forhold til de sikkerhedsmæssige forhold forefindes der røgalarmer og der er udarbejdet evakuerings og beredskabsplan. 12