ÅRSBERETNING Retten i Viborg. - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2016 Retten i Viborg - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen Maj 2017

2 2 Indholdsfortegnelse Årsberetningen er inddelt i følgende afsnit: 1. Indledning 2. Præsentation af Retten i Viborg 3. Beskrivelse af rettens produktivitet og aktivitet i Beskrivelse af rettens målopfyldelse og sagsbehandlingstider i Beskrivelse af rettens aktiviteter i 2016, bl.a. i relation til fokusområderne 6. Beskrivelse af rettens forventede aktiviteter i 2017, bl.a. i relation til fokusområderne 1. Indledning De overordnede mål for Danmarks Domstole i perioden er at arbejde for kortere sagsbehandlingstider, mere ensartethed i opgaveløsningen, tidssvarende kommunikation og fortsat sikre, at domstolene er en attraktiv offentlig arbejdsplads. Danmarks Domstole har i 2016 i forlængelse af de overordnede mål - haft følgende fokusområder: Digitale retsmøder Den digitale retsproces Rets- og forligsmægling Styrkelse af it-organisering og kompetencer i retterne Sikkerhed Danmarks Domstole har i 2017 følgende fokusområder: Digitalisering af Danmarks Domstole Sikkerhed Forkyndelse Ledelsesudvikling Årsberetningen for 2016 er et supplement til årsnøgletallene 2016 for Retten i Viborg, der er tilgængelige på og på Ud over en gennemgang af det statistiske materiale indeholder årsberetningen en beskrivelse af, hvilke aktiviteter der har været ved Retten i Viborg i 2016, herunder initiativer i relation til fokusområderne for Årsberetningen indeholder til sidst en beskrivelse af de udviklingsaktiviteter, der allerede er eller forventes iværksat i Præsentation af Retten i Viborg Retten i Viborg er en af landets 24 byretter. Størrelsesmæssigt hører vi til i den mindste halvdel vi er med godt 3,4 % af sagerne omkring den 14. største byret.

3 3 Retskredsen består af kommunerne Viborg, Silkeborg og Skive, og omfatter dermed en befolkning på i alt ca indbyggere. Ved Retten i Viborg har der i 2016 været ansat 8 dommere inklusiv præsidenten, 6 øvrige jurister, knap 26 kontorårsværk, 4 elever og øvrige personalegrupper. Det samlede årsværksforbrug ved retten udgjorde 47,9 i 2016 mod 51,7 i Retten i Viborg er organiseret i forskellige afdelinger. Retsafdelingen tager sig af behandlingen af straffesager og civile sager. Fogedretten behandler fogedsager, tvangsauktioner og betalingspåkrav. Skifteretten behandler dødsboer og insolvenssager. Fællessekretariatet tager sig af informationen og servicerer borgerne, der møder op. Fællessekretariatet har herudover notarforretninger og forskellige opgaver fra de andre afdelinger, eksempelvis udprintning og oprettelse af nye civile sager, oprettelse af straffesager, udeblivelsesdomme i straffesager og civile sager, værgemålsager og betalingspåkrav. Herudover er der en administrationsafdeling, der bl.a. tager sig af kassen, lønadministration og brugerstyring. Placering af opgaverne og ressourcerne i de forskellige afdelinger er i 2016 løbende blevet evalueret og ændret i rettens bestræbelser på at få en optimal udnyttelse af vores ressourcer, så vi opnår en effektiv behandling af vores sager, uden det går ud over kvaliteten. Retten i Viborg havde i 2016 et samlet årsværkforbrug til generel ledelse og administration på 16,5 %, hvilket er 0,9 % under landsgennemsnittet. Årsværksforbruget til generel ledelse og administration er steget med 1 % siden 2015 og er nu på samme niveau som i Retten har i 2016 oplevet en stor stigning i det gennemsnitlige antal sygedage pr. ansat fra 5,0 dage i 2015 til 10,7 dage i Tallet ligger lidt over gennemsnittet fra samtlige byretter, der er 9,5 dage. Retten har desværre været ramt af enkelte langtidssygemeldinger i 2016, hvilket er baggrunden for det høje sygefravær. Retten har haft en stigning i personaleomsætningen fra 7,4 % i 2015 til 14,5 % i Stigningen kan forklares med, at der i 2016 var flere medarbejdere der efter mange års ansættelse ved retten valgte at søge nye og større udfordringer. Flere jurister søgte konstitutioner ved andre retter begrundet i et ønske om at øge deres faglige kompetencer. Samme tendens var der tilbage i 2014, hvor personaleomsætningen var på 19,2 %. 3. Produktivitet og aktivitet i a. Rettens samlede resultat generelle bemærkninger Årsnøgletallene for 2016 viser, at vores samlede produktivitet for 2016 set i forhold til 2015 er steget markant fra indeks 94,8 til indeks 105,0. Produktivitetsfremgangen på 10,2 indekspoint ved Retten i Viborg skal sammenholdes med, at der for byretterne samlet er sket en stigning i produktiviteten på 3,9 indekspoint. I sammenligning med de øvrige byretter ligger vi med et produktivitetsindeks på 105,0 på en samlet 5. plads, hvor vi i 2015 ved sammenligning med de øvrige byretter lå på en samlet 15. plads. Den samlede produktivitet for juristerne er steget fra indeks 85,9 i 2015 til indeks 101,0 i 2016, hvilket svarer til en stigning i produktivitetsindekset på 15,5 eller udtrykt i procent 18 %. I sammenligning med de øvrige byretter ligger juristerne ved Retten i Viborgs produktivitet på en samlet

4 4 7. plads. Det er dog værd at bemærke, at der er store udsving i produktiviteten i de enkelte afdelinger. Produktivitetsindekset for kontorpersonalet er steget fra 109,4 i 2015 til 113,3 i 2016, hvilket svarer til en stigning i produktivitetsindekset på 3,9 eller udtrykt i procent 3,6 %. I sammenligning med de øvrige byretter ligger kontorpersonalet ved Retten i Viborgs produktivitet på en samlet 6. plads. Det er dog værd at bemærke, at der er store udsving i produktiviteten i de enkelte afdelinger. I 2016 har vi samlet afviklet flere vægtede sager i forhold til 2015, svarende til en stigning på 1,6 %. Afviklingen af sager er sket med et samlet årsværksforbrug, der er 7,9 % mindre end i Til sammenligning har byretterne på landsplan i 2016 afviklet godt 1,5 % flere sager end i 2015 med et årsværksforbrug, der er 2,9 % mindre end i Det er rettens opfattelse, at en del af aktivitets- og produktivitetsstigningen for juristerne kan tilskrives en høj personaleomsætning i 2016 på 14,5 %, set i forhold til den samlede personaleomsætning for byretterne på gennemsnitlig 9,2 %. Den høje personaleomsætning skyldes bl.a., at der har været medarbejdere, der har fået ansættelse ved andre statslige institutioner, der er udflyttet til Viborg. Der er også jurister, der har søgt konstitutioner ved andre retter, hvor det ikke har været muligt at besætte den ledige stilling. Der har derfor været vakancer i juriststillingerne, hvilket har givet et fald i årsværkforbruget for jurister på 1,7 %, hvor kontorpersonalet har haft et fald i årsværksforbrug på 1,5%. Forskellene i produktivitetsindeks for jurister og kontormedarbejdere skal der efter rettens opfattelse ikke lægges for stor vægt på, da det kan skyldes mange andre forhold end forskel på, hvor effektivt arbejdet afvikles i de to personalegrupper. Noget af forklaringen på forskellen kan dog være, at rettens jurister inklusiv dommerne selv udfører mange skriveopgaver, og i mindre omfang end forudsat i beregningsmodellen gør brug af kontormedarbejderne i retten eller til renskrivning af retsbøger, domme og kendelser. Brug af lydoptagelse i straffesager påvirker også balancen i opgaveløsningen mellem de to medarbejdergrupper, da en stor del af juristerne vælger selv at skrive de lydoptagne forklaringer, hvis der viser sig et behov for det. Det samme er til en vis grad tilfældet i forhold til forskellen i produktivitetstallene indenfor de enkelte sagsområder. Her er tallene meget følsomme især på juristsiden over for unøjagtig registrering af tidsforbruget. Ikke alle retter registrerer på daglig basis, og da antallet af jurister er relativt lille i den enkelte ret, vil unøjagtigheder slå kraftigt igennem. På kontorsiden er der risiko for unøjagtig registrering af tidsforbrug, særligt for medarbejderne i fællessekretariatet, der flere gange i løbet af en dag veksler mellem flere sagsområder. 3. b. Særlige bemærkninger til de enkelte sagsområders aktivitet og produktivitet I relation til retsafdelingen skal det bemærkes, at berammelsesplanerne - og dermed den tid, hvor der er berammet retssager i 2016 har været stort set som i Også i 2016 har vi udfoldet en række bestræbelser på at øge brugen af telefonforkyndelser i alle afdelingerne. Vi er lykkedes med det, hvilket betyder, at antallet af stævningsmandsforkyndelser er faldet. Der er dog stadig behov for at arbejde videre med at optimere processen i relation til telefonforkyndelser, så der findes den mest hensigtsmæssige måde at håndtere opgaven på. Forsøgene med telefonforkyndelser og indførelsen af nye rutiner har kostet ressourcer, som givetvis har haft en indvirkning på vores produktivitet i 2016 særligt i fogedretten og i fællessekretariatet, der også

5 5 har behandlet betalingspåkrav i Retten ser tiltagene om telefonforkyndelse som en langsigtet investering, idet det er vores opfattelse, at det vil kunne medføre væsentlige besparelser på rettens udgifter til stævningsmandsforkyndelser, ligesom det tyder på, at anvendelsen af telefonforkyndelser medfører en højere fremmødeprocent, større tilfredshed hos vores brugere og en mere smidig mulighed for berammelser og omberammelser ved lovligt forfald. I relation til skifteretten skal fremhæves, at skifterettens samlede produktivitet igen i år er enestående. Retten i Viborgs produktivitetsindeks på skiftesager, insolvensskifter og dødsboskifter er dermed fortsat klart den højeste blandt alle 24 byretter. Pr. 1. januar 2016 valgte vi at reducere vores mødeaktivitet på vores bitingsted i Silkeborg. Vi har dog fortsat behandlet visse fogedsager på vores bitingsted i Silkeborg hver anden mandag og haft åbent for notarforretninger en dag om måneden. I Silkeborg bruger vi lokaler på Rådhusets Borgerservice. Produktivitet i fogedretten bliver mindre ved at betjene et bitingsted, idet medarbejderne skal køre til og fra Silkeborg i arbejdstiden, ligesom det ikke er muligt at udnytte ventetid mellem sagerne lige så godt, som på hovedtingstedet. Rådhuset åbner først kl. 10, og sidste kunde skal være ude kl. 15. Det indskrænker også vores mulighed for at tilrettelægge et fornuftigt antal møder i løbet af dagen. Vi har ført nøje statistik med, hvor mange notarforretninger der har været på vores notarmødedage. Der møder i gennemsnit ca. 20 notarkunder. Der er enkelte kunder, der har oplevet ventetid, men aldrig på mere end en times varighed. Vi følge udviklingen nøje og er opmærksomme på, at udsigten til et stigende antal notarforretninger som følge af de nye regler om fremtidsfuldmagter kan nødvendiggøre en udvidelse af åbningstiden eller særlige aftaler med advokaterne om ekstra åbningsdage efter behov. Produktivitetsindekset for fogedsager er samlet set steget fra 83,7 til 84,4, svarende til en stigning på 0,7 %. Produktivitetsstigningen skyldes en stigning i juristernes produktivitet fra indeks 82,5 til indeks 85,8, svarende til en stigning på 3,3 %. Modsat er kontormedarbejdernes produktivitet faldet fra indeks 89,2 til indeks 88, svarende til et fald på 1,2 %. Vi er opmærksomme på og søger efter årsager til, at den reducerede mødeaktivitet på bitingstedet i Silkeborg ikke har givet sig udslag i en stigning i produktiviteten i fogedretten. Det kan dog konstateres, at sagsbehandlingstiden for almindelige fogedsager er faldet fra 60 dage til 54 dage og for de særlige fogedsager fra 43 til 35 dage. 4. Målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid i a. Straffesager Samlet set har vi i 2015 afsluttet færre straffesager, end vi har modtaget. Vi har i alt modtaget straffesager og afsluttet Samme tendens ses på landsplan. Tilgangen af nye straffesager er steget fra 2015 til Antallet af modtagne straffesager er således steget fra straffesager i 2015 til straffesager i 2015, hvilket svarer til en stigning på 7,2 %. For Retten i Viborgs vedkommende er der dog en væsentlig forskel mellem de forskellige sagstyper, idet vi for så vidt angår sager med domsmænd har afsluttet 69 sager færre, end vi har modtaget. Antallet af modtagne domsmandssager er steget fra 477 domsmandssager i 2015 til 490 domsmandssager i 2016, hvilket svarer til en stigning på 2,7 %. For så vidt angår straffesager uden domsmænd og tilståelsessager har vi i 2016 modtaget 315 sager mere, end vi har afsluttet.

6 6 Målopfyldelsen for straffesagerne viser en del udsving for de enkelte sagstyper. For så vidt angår kategorien alle alm. straffesager er målopfyldelsen steget fra 78,1 % til 80,6 %, hvilket svarer til en stigning på 2,5 %. Målopfyldelsen er 1,6 % over målopfyldelsen for de samlede byretter. For så vidt angår kategorien Nævninge- og domsmandssager er målopfyldelsen faldet fra 72,9 % til 63,8 %, hvilket svarer til et fald på 9,1 %. Målopfyldelsen er 0,2 % under målopfyldelsen for de samlede byretter. For kategorien voldssager har vi i 2015 afgjort 37,5 % af sagerne inden for 37 dage, hvilket er under byretternes gennemsnit på 43,4 %. Målopfyldelsen er faldet fra 2015 til ,0 % til 37,5 %. For kategorien tilståelsessager og sager uden domsmænd er målopfyldelsen faldet fra 75,7 % til 73 %. Den er dog stadig 6,5 % over målopfyldelsen for de samlede byretter. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for straffesagerne er som også i tidligere år under gennemsnittet for byretterne i alle sagstyper, dog med undtagelse af nævningesager. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for domsmandssager udgjorde i dage mod 100 dage i Stigningen i sagsbehandlingstiden for domsmandssager kan bl.a. skyldes, at retten har haft vakancer på dommerfuldmægtigstillinger i løbet af Dommerfuldmægtige er derfor i perioder blevet fritaget fra retsarbejdet, så der ikke opstod bunker i specialafdelingerne. For byretterne samlet udgjorde den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for domsmandssager 129 dage i b. Civile sager Vi har i 2016 afsluttet i alt civile sager og modtaget 1.405, således at beholdningen af civile sager er reduceret yderligere. Den fortsatte positive udvikling af sagsbeholdning og gennemløbstider for civile sager må i et vist omfang tilskrives, at tilgangen af nye civile sager er faldet lidt fra 2015 til 2016, svarende til et fald på 0,2 %. Antallet af afsluttede sager er faldet med 12,2 % i forhold til 2015, hvilket der vil blive sat fokus på i Målopfyldelsen for civile sager er forbedret for hovedforhandlede småsager, der er steget fra 64,5 % til 73,5 %. Målopfyldelsen for forældreansvars- og ægteskabssager er faldet fra 76,2 % til 75 %. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for almindelige civile sager er i 2016 steget til 520 dage, mod 482 dage i En del af forklaringen på det er, at vi i 2016 har fået afviklet en del gamle sager i forhold til tidligere år. Det er derfor forventningen, at sagsbehandlingstiden i 2017 vil blive kortere. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for småsager er faldet til 258 dage, mod 267 dage i For forældreansvarssager er gennemløbstiden faldet fra 146 dage til 133 dage og steget for ægteskabssager fra 105 dage til 162 dage. Der har i 2016 været fokus på behandlingen af forældreansvarssagerne, da der var behov for en bedre målopfyldelse og kortere sagsbehandlingstider. Der er allerede blevet iværksat hurtig berammelse af børnesamtaler efter hovedforhandlingen. Vi vil herudover søge inspiration fra andre retter, der har større målopfyldelse og kortere sagsbehandlingstider via det etablerede familienetværk blandt alle byretter. 4.c. Fogedsager, betalingspåkrav og tvangsauktioner

7 7 I 2016 har retten afsluttet cirka 2,8 % færre fogedsager end i Vi har i 2016 afgjort i alt fogedsager og modtaget , således at beholdningen af fogedsager er reduceret en smule. Vi har i 2016 opfyldt måltallene for sagsbehandlingstiderne for almindelige fogedsager, betalingspåkrav og særlige fogedsager, selvom målopfyldelsen for disse sagtyper er faldet 0,8 % for så vidt angår almindelige fogedsager og betalingspåkrav. Den reducerede mødeaktivitet på bitingstedet i Silkeborg pr. 1. januar 2016 har efter rettens opfattelse betydet en kortere sagsbehandlingstid i de almindelige fogedsager. Sagsbehandlingstiden er reduceret fra 60 dage til 54 dage, hvilket svarer til et fald på 10 %. For tvangsauktioner er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid steget fra 88 dage i 2015 til 92 dage i 2016, hvilket svarer til en stigning på 4,5 %. Målopfyldelsen for tvangsauktioner solgt efter 1. auktion er steget fra 67,9 % til 90,1 %, hvilket svarer til en stigning i målopfyldelse med 22,2 %. Målopfyldelsen er 8 % over gennemsnittet for alle byretter. Forklaringen på disse tal har vist sig at kunne findes i vores måde at afslutte sagerne på. Det har vist sig, at medarbejderne de tidligere år har anvendt en forkert slutkode, hvilket har fået betydning for vores sagsbehandlingstid og målopfyldelse. Efter denne fejl er blevet rettet i det nye år, har tallene allerede rettet sig. 4.d. Skiftesager herunder insolvenssager og dødsboskifter Det samlede produktivitetsindeks for skiftesager er faldet fra 166,3 i 2015 til 156,6 i Skifteretten har fortsat det højeste produktivitetsindeks blandt alle landets byretter. Den høje produktivitet skyldes en flerhed af faktorer, herunder navnlig en effektiv ledelse, der sikrer optimalt udnyttelse af både kontor- og juristressourcer, en enkel struktur, et veludbygget samarbejde med eksterne aktører og en velfungerende personalegruppe. Vi har i 2016 afsluttet i alt 852 insolvensskifter og modtaget 845, således at beholdningen af insolvensskiftesager er reduceret en smule i løbet af året. Skifterettens produktivitet for jurister bliver på grund af et stigende antal konkurskarantænesager påvirket i nedadgående retning, da disse sagstyper er meget ressourcekrævende. Skifteretten har i 2016 afgjort i alt dødsboer og modtaget 2.119, således at beholdningen af dødsboer er øget med 27 dødsboer. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er for alle typer af dødsbosager fortsat under byretternes gennemsnit. 5. Rettens aktiviteter i 2016, bl.a. i relation til fokusområderne. Digitale retsmøder Vi har i 2016 fortsat vores arbejde med at optimere it-udstyr i vores retssale, så vi er forberedt på i fremtiden at kunne afvikle retsmøder digitalt. Der er bl.a. investeret i bedre lydanlæg og projektorer. Retssal E har systematisk været anvendt til afvikling af tvangsfjernelsessager digitalt, hvilket har været en stor succes.

8 8 Vi har i 2016 fortsat været arbejdet målrettet på at få erfaring med håndtering og digital afvikling af henholdsvis straffesager og børnefjernelsessager. I løbet af 2016 er antallet af retsmøder, der afvikles via Video 3, gradvist øget. Det er hovedindtrykket, at møderne afvikles tilfredsstillende. Retskredsens advokater blev i et nytårsbrev i januar 2016 bl.a. orienteret om udsigten til, at flere sager afvikles digitalt fremover. Den 7. april 2016 blev der afholdt et gå-hjem-møde med retskredsens advokater, hvor retten demonstrerede vores it-udstyr i retssalene og informerede om, hvordan en digital retssag kan afvikles. Det blev også drøftet, hvad advokaterne selv kan gøre for at være rustet til den digitale udvikling i retssystemet. Den digitale retsproces Retten fik i slutningen af 2106 udskiftet alt it-udstyr. Det har givet en del driftsforstyrrelser, men der er i det væsentligste ved at være en stabil drift. Der er gået mange medarbejderressourcer til opgaven. Da implementeringen af civilsystemet ved byretterne er blevet udskudt i løbet af året, har det været vanskeligt at forberede sig relevant til modtagelsen af systemet. Vi har derfor ikke foretaget os yderligere i forhold til den digitale retsproces i Retten griber alle chancer for digital håndtering af sagerne, herunder anvendelse af e-boks, digital afsendelsesmotor, datafølgeseddel, straffepost m.v. Rets- og forligsmægling Vi havde den 8. januar 2016 i samarbejde med Domstolsstyrelsen - en temadag for jurister om retsmægling og forlig i retten, hvor der var fokus på ideer, der kunne hjælpe os til at få øget antallet af sager, der løses ved retsmægling og forlig. Temadagen indeholdt også et oplæg fra en lokal advokat, der fortalte om egne erfaringer med forligs- og retsmægling. I forlængelse af temadagen blev der nedsat en arbejdsgruppe bestående af to dommere og to øvrige jurister, der bl.a. havde til opgave at gennemgå vores sagsgange og komme med forslag til tiltag, der kan forbedre muligheden for et øget antal sager, herunder også sager i specialafdelingen, der afsluttes med retsmægling. Det blev på temadagen besluttet at indkalde til et møde med retskredsens advokater, hvor et af temaerne, der skulle drøftes, var retsmægling. Mødet blev afholdt den 7. april 2016, hvor ca. 35 af retskredsens advokater mødte op og deltog aktivt i en drøftelse af retsmægling. På temadagen blev det også besluttet, at vi vil bruge den lokale presse til at øge interessen for retsmægling blandt befolkningen. Den lokale presse har på vores årlige møde i marts måned 2016 vist interesse for at skrive om emnet, hvis en egnet succeshistorie kan findes. Vi havde igen den 2. maj 2016 møde med journalisterne, hvor der blev arbejdet videre med ideen om en lokal artikel om en succesfuld retsmægling. Vi havde i handlingsplanen for 2016 formuleret et konkret mål om at øge antallet af sager, der afsluttes ved retsmægling, med 50 % i forhold til Det mål er nået, idet vi i 2016 er lykkedes

9 9 med at øge antallet af retsmæglinger med næsten 100 %. Arbejdet med at øge interessen for retsmægling vil fortsætte fremadrettet, bl.a. på møderne med retskredsens advokater, hvor vi vil bidrage med vores kendskab til retsmæglingens fordele. Styrkelse af it-organisering og kompetencer i retten Ledelsen har i løbet af 2016 fortsat arbejdet med at optimere rettens it-organisation, så den i højere grad kunne blive i stand til at understøtte de fremtidige krav om support, udvikling og forankring i organisationen i takt med den øgede digitalisering. Vi har i muligt omfang arbejdet målrettet med Domstolsstyrelsens rammemodel, så vi lokalt bakker op om ensartethed på it-organiseringen i hele organisationen. Der er formuleret en tydelig rolle og ansvarsfordeling, men arbejdet med organisering er på ingen måde tilendebragt, da der fortsat er behov for bl.a. at kompetenceudvikle it-nøglepersonerne og foretage justeringer af rollefordelingen. Det arbejder vil fortsætte i Sikkerhed Arbejdet med at sikre vores retsbygning er fortsat ind i Vi har således øget sikkerheden for medarbejderne i fællessekretariatet ved at etablere låse på dørene ind til informationsområdet, hvor medarbejderne sidder. Vi har også valgt at opprioritere tilstedeværelsen af en synlig vagt i fællessekretariatet, så vores vagt nu hovedsagelig har opgaver, som han kan håndtere fra sin plads i fællessekretariatet. Vi har i tre mødelokaler etableret flugtveje og i alle mødelokaler etableret et nyt alarmsystem, så medarbejderne kan enten flygte eller tilkalde hjælp til mødelokalerne, hvis der opstår en kritisk situation. Vi har etableret glas til afskærmning mellem dommerbordet og aktørerne i Retssal I, hvor det er hensigten, at bl.a. konfliktfyldte samværssager skal afvikles. Samarbejdsudvalget vil i 2016 arbejde med at øge medarbejdernes kendskab til de allerede etablerede sikkerhedsindretninger. I forlængelse af den landsdækkende beredskabsplan har retten udarbejdet en lokal beredskabsplan, der blev vedtaget i ledelsesgruppen i slutningen af april Vores årlige fælles temadag i juni 2016 havde til formål at øge medarbejdernes kendskab til den nye lokale beredskabsplan. Retten har herudover fået opsat et nyt videoovervågningsanlæg i vores fælles arealer, så det nu er muligt hurtigt at gribe ind overfor kritiske hændelser og efterfølgende dokumentere hændelsesforløbet. Øvrige aktiviteter i 2016 Vi har fortsat deltaget aktivt i projektet om videndeling ved Danmarks Domstole. Vi har et medlem i tre af de fire nedsatte arbejdsgrupper, der arbejder med juridisk videndeling på de forskellige sagsområder. Vi har på vores juristmøder løbende drøftet videndeling både for hele organisationen og mere lokal videndeling. Herudover har vi i samarbejde med ledelsen ved retterne i Hjørring og Holstebro - gennemført en ledelseskonference ved Skallerup Klit i januar 2016, hvor der blev sat særlig fokus på, hvordan vi selv kan komme med bidrag til videndelingen.

10 10 Retten i Viborg har i mange år haft et struktureret samarbejde mellem retterne i Midt- og Vestjyllands politikreds og anklagemyndigheden. Arbejdet er organiseret i en styregruppe med de tre retspræsidenter og chefanklageren, samt en følgegruppe med deltagelse af repræsentanter for de beneficerede advokater, ledelserne af retternes retsafdelinger, Kriminalforsorgen samt anklagemyndighedens faglige og administrative ledelse. Retten i Viborg har i 2016 afholdt to nye undervisningsforløb for lokale gymnasieklasser om retssystemet og kriminalitet. Undervisningsforløbet tilrettelægges i samarbejde med samfundsfagslærerne og indebærer bl.a. besøg i retten og undervisning/oplæg ved dommere på gymnasierne. Der har været en tradition for næsten årligt at afholde en fælles temadage med anklagemyndigheden og retterne i politikredsen. Den 8. marts 2016 blev der derfor afholdt temadag ved Retten i Herning. Temaet i år var Cyber Crime, der blev belyst ved flere eksterne oplægsholdere. Medarbejderne i fogedretten deltog i 2015 i optagelser af en række dokumentarudsendelser om fogedrettens arbejde. Et filmhold har fulgt fogedrettens dagligdag i Svendborg, Roskilde og Viborg og har ud fra disse optagelser lavet et program med titlen Fogeden kommer. Dokumentarudsendelserne blev sendt på TV2 i foråret Otte gange om året bliver der som udgangspunkt afholdt møder i juristgruppen, hvor forskellige faglige emner drøftes. Hvert andet møde strækker sig over en hel dag, hvor der ofte deltager eksterne oplægsholdere. Herudover tager juristgruppen på et 1½ dags arrangement i en spejderhytte, hvor der både er faglige og sociale aktiviteter. I 2016 var emnerne for juristmøderne bl.a. retsmægling, dialogmøde med landsretten om aktuelle juridiske emner, brug af Karnov og anklagemyndighedens videndeling, lokal videndeling og retspsykiatriske erklæringer. Retten har - for at øge samarbejdet med vores eksterne brugere i som sædvanligt holdt møde bl.a. med retskredsens advokater og den lokale presse. Der er på møderne et fint fremmøde med stor interesse hos deltagerne for at etablere og videreudvikle et gunstigt samarbejde. Skifteretten har - sammen med skifteretterne i Herning og Holstebro - afholdt møde med banksektoren den 17. marts 2016, hvor der var mødte ca. 45 bankansatte. Mødet blev afholdt for at øge kvaliteten af den samlede vejledning, der gives til borgerne i skiftesager. Skifteretten følger løbende op på de emner, der blev drøftet på mødet. Skifteretten har også afholdt møde med kommunerne og repræsentanter fra bobestyreregruppen om bl.a. prisgivelse af ejendomme. Der har også været afholdt møde med skifterettens medhjælpere i gældssaneringssager. 6. Rettens forventede aktiviteter i 2017, bl.a. i relation til fokusområderne Digitalisering af Danmarks Domstole It-nøglemedarbejderne vil fortsætte efterarbejdet i form af support og kompetenceudvikling - som følge af udskiftning af alt vores it-udstyr i december Rettens to arbejdsgrupper med forskellige jurister som superbruger og afdelingslederen, der arbejder målrettet på at få erfaring med den praktiske håndtering og digital afvikling af henholdsvis straffesager og børnefjernelsessager, fortsætter deres arbejde i 2017.

11 11 Vi har i april 2017 afholdt en temadag, hvor der blev undervist i brugen af Surface Pro, og hvor medarbejdere fra Domstolsstyrelsen gennemgik, hvordan en digital straffesag kan gennemføres. Det er planen, at implementeringen af civilsystemet ved Retten i Viborg bliver i september I den forbindelse vil vi i det hele følge Domstolsstyrelsens implementeringsplan. Vi forventer, at vi fra maj 2017 vil modtage et stort antal straffesager digitalt i henhold til den samarbejdsaftale, der er indgået med Rigsadvokaten, Rigspolitiet og Danmarks Domstole. I relation til afvikling af digitale straffesager vil retten arbejde målrettet på at sikre, at det ikke er forhold ved retten, der gør, at sagerne ikke afvikles digitalt i henhold til den landsdækkende samarbejdsaftale. Vi vil arbejde på hurtigst muligt at få udarbejdet en lokal samarbejdsaftale sammen med politikredsens andre retter Herning og Holstebro. Der vil også i 2017 blive arbejdet på at styrke rettens it-organisering og kompetencer. Arbejdet har indtil nu været koncentreret om supportdelen, da den har haft første prioritet. Det fremtidige arbejde for it-nøglepersonerne vil fortsat handle om support, men det er tanken, at supportdelen med tiden skal blive selvkørende, så fokus kan rettes mod kompetenceudvikling af alle medarbejdergrupper. Sikkerhed Vi vil i 2017 fortsat have fokus på medarbejdernes og vores brugeres sikkerhed. Vi vil bl.a. have fokus på vigtigheden af vagtens tilstedeværelse i fællessekretariatet og drøfte løbende, hvilken rolle og opgaver vagten skal have. Vi vil følge op på de anbefalinger om sikkerhedsforbedringer, der måtte komme efter Domstolsstyrelsens risikovurdering af retsbygningen ultimo Forkyndelse Vi vil i løbet af 2017 etablere et fast bemandet forkyndelseskontor, der udelukkende skal arbejde med berammelse og forkyndelse af fogedsager og betalingspåkrav. Vi vil i overensstemmelse med anvisningerne fra Bedste Praksis udvikle vores kompetencer og optimere sagsgangene i relation til forkyndelsesopgaven i retsafdelingen, herunder tage den nye forkyndelsesform forenklet digital forkyndelse i brug hurtigst muligt. Vi vil styrke samarbejdet med vores stævningsmænd, så vi opnår en fælles forståelse af vigtigheden af en hurtig og korrekt forkyndelse. Vi vil bl.a. afholde vores årlige møde med stævningsmændene i maj måned, hvor vi vil orientere om de nye forkyndelsesformer og (for stævningsmændene) nye sagstyper i form af indkaldelser i domsmandssager og nævningesager. Lederudvikling Vi vil deltage i Domstolsstyrelsens arbejde med at få skabt et overblik over behovet for kompetenceudvikling i mellemledergruppen ved Danmarks Domstole.

12 12 Ledergruppen vil arbejde med at skabe en fælles forståelse af, hvad der er god ledelse. Vi vil afholde en temadag for ledergruppen, hvor fokus skal være på forskellige lederroller og forventninger til hinanden. I samarbejde med ledelsen ved retterne i Hjørring og Holstebro vil vi i november 2017 afholde en ledelseskonference ved Skallerup Klit, hvor der bl.a. blev sat særlig fokus på innovation. Øvrige aktiviteter i 2017 Vi vil arbejde målrettet med medarbejderudvikling i organisationen, bl.a. for at sikre en mere ensartet ledelsesmæssig håndtering af medarbejderne i organisationen. Medarbejderne skal føle, at de kan udfolde deres potentiale. Forudsætningen for udvikling er, at medarbejderne trives. Vi skal derfor arbejde med at italesætte vores trivsel, når vi er udfordret af et stort arbejdspres og nye krav til de enkelte medarbejdere. Der vil som følge af vores nye lønstrategi blive gennemført tre årlige medarbejderudviklingssamtaler, hvor der bl.a. vil blive fokuseret på udviklingsønsker, proaktivitet, it- kompetencer og evner til at bidrage til helheden m.v. Vi vil i 2017 fortsat øge vores arbejde med at have fokus på oplæring af kontormedarbejderne, så de er i stand til at varetage mange forskellige opgaver i organisationen. Det skaber en fleksibilitet i organisationen, der gør det muligt at flytte vores personaleressourcer til det sted i organisationen, hvor der er mest brug for den. Retten i Viborg vil også i 2017 fortsætte det strukturerede samarbejde mellem retterne i Midt- og Vestjyllands politikreds og anklagemyndigheden, hvor der afholdes løbende møder i styregruppen og i følgegruppen. En del af arbejdet i 2017 vil handle om at få indgået en lokal aftale om afvikling af straffesager digitalt i forlængelse af den landsdækkende samarbejdsaftale mellem Rigsadvokaten, Rigspolitiet og Domstolene om digital afvikling af visse straffesager allerede fra 1. maj Den eksisterende berammelsesaftale skal også revideres i Skifteretten har i 2017 allerede afholdt møde med kuratorerne og bobestyrerne, hvor samarbejdet med skifteretten er blevet drøftet. Der er for 2017 aftalt syv møder i juristgruppen, hvor forskellige faglige emner skal drøftes. To møder strækker sig over en hel dag, hvor der gerne deltager eksterne oplægsholdere. Herudover tager juristgruppen på et 1½ dags arrangement i en spejderhytte, hvor der både er faglige og sociale aktiviteter. I april 2017 blev der i samarbejde med Domstolsstyrelsen - afholdt en temadag om afvikling af digitale straffesager og brugen af Surface Pro. Vi har i september 2017 planer om at afholde en fælles temadag for hele huset. Det er planen at bruge dagen til at få øget fokus på arbejdsglæde i en travl og omskiftelig hverdag. Der vil blive brugt eksterne oplægsholdere til temadagen. Retten vil følge udviklingen i mødeaktiviteten ved bitingstedet nøje. I en dialog med borgmesteren for Silkeborg kommune og med de lokale advokater er det aftalt, at ordningen evalueres løbende, så der kan foretages de nødvendige justeringer.