ÅRSBERETNING Retten i Viborg. - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2017 Retten i Viborg - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2018

2 2 Indholdsfortegnelse Årsberetningen er inddelt i følgende afsnit: 1. Indledning 2. Præsentation af Retten i Viborg 3. Beskrivelse af rettens produktivitet og aktivitet i Beskrivelse af rettens målopfyldelse og sagsbehandlingstider i Beskrivelse af rettens aktiviteter i 2017, bl.a. i relation til fokusområderne 6. Beskrivelse af rettens forventede aktiviteter i 2018, bl.a. i relation til fokusområderne 1. Indledning De overordnede mål for Danmarks Domstole i perioden er at arbejde for kortere sagsbehandlingstider, mere ensartethed i opgaveløsningen, tidssvarende kommunikation og fortsat sikre, at domstolene er en attraktiv offentlig arbejdsplads. Danmarks Domstole har i 2017 i forlængelse af de overordnede mål - haft følgende fokusområder: Digitalisering af Danmarks Domstole Sikkerhed Forkyndelse Ledelsesudvikling Danmarks Domstole har i 2018 følgende fokusområder: Digital behandling af civile sager 2.0 Straffesagsområdet Familieretten Småsagsprocessen Ledelsesudvikling Årsberetningen for 2017 er et supplement til årsnøgletallene 2017 for Retten i Viborg, der er tilgængelige på og på Ud over en gennemgang af det statistiske materiale indeholder årsberetningen en beskrivelse af, hvilke aktiviteter der har været ved Retten i Viborg i 2017, herunder initiativer i relation til fokusområderne for Årsberetningen indeholder til sidst en beskrivelse af de udviklingsaktiviteter, der allerede er eller forventes iværksat i Præsentation af Retten i Viborg Retten i Viborg er en af landets 24 byretter. Størrelsesmæssigt hører vi til i den mindste halvdel vi er med godt 3,4 % af sagerne omkring den 14. største byret.

3 3 Retskredsen består af kommunerne Viborg, Silkeborg og Skive, og omfatter dermed en befolkning på i alt ca indbyggere. Ved Retten i Viborg har der i 2017 været ansat 8 dommere inklusiv præsidenten, 6 øvrige jurister, godt 24 kontorårsværk, 4 elever og øvrige personalegrupper. Det samlede årsværksforbrug ved retten udgjorde 47,7 i 2017 mod 47,9 i Retten i Viborg er organiseret i forskellige afdelinger. Retsafdelingen tager sig af behandlingen af straffesager og civile sager. Fogedretten behandler fogedsager, tvangsauktioner og betalingspåkrav. Skifteretten behandler dødsboer og insolvenssager. Fællessekretariatet tager sig af informationen og servicerer borgerne, der møder op. Fællessekretariatet har herudover notarforretninger og forskellige opgaver fra de andre afdelinger, eksempelvis oprettelse af betalingspåkrav med indsigelser på sagsportalen, oprettelse af straffesager, udeblivelsesdomme i straffesager og civile sager, værgemålsager og betalingspåkrav. Herudover er der en administrationsafdeling, der bl.a. tager sig af kassen, lønadministration og brugerstyring. Placering af opgaverne og ressourcerne i de forskellige afdelinger er i 2017 løbende blevet evalueret og ændret i rettens bestræbelser på at få en optimal udnyttelse af vores ressourcer, så vi opnår en effektiv behandling af vores sager, uden det går ud over kvaliteten. Retten i Viborg havde i 2017 et samlet årsværkforbrug til generel ledelse og administration på 15,1 %, hvilket er 1,2 % under landsgennemsnittet. Årsværksforbruget til generel ledelse og administration er faldet med 1,4 % siden Retten har desværre igen i 2017 oplevet en stigning i det gennemsnitlige antal sygedage pr. ansat fra 10,7 dage i 2016 til 13,9 dage i Tallet ligger meget over gennemsnittet fra samtlige byretter, der er 9,4 dage. Retten har desværre været ramt af fire langtidssygemeldinger i 2017, hvilket er baggrunden for det høje sygefravær. Vores sygefravær når der ses bort fra langtidssygemeldinger er lidt under landsgennemsnittet, når vi sammenligner os med andre statslige arbejdspladser indenfor Justitsministeriets område. Benchmark er på 6.0 sygedage, hvor rettens gennemsnitlige sygefravær er på 5,7 sygedage. Retten har haft et fald i personaleomsætningen fra 14,5 % i 2016 til 7,7 % i Faldet kan forklares med, at der i 2016 var flere medarbejdere der efter mange års ansættelse ved retten valgte at søge nye udfordringer. Flere jurister søgte i 2016 konstitutioner ved andre retter begrundet i et ønske om at øge deres faglige kompetencer. Det har ikke været tilfældet i samme omfang i Det er ikke usædvanligt, at der er store udsving på personaleomsætningen, bl.a. var den i 2014 på 19,2 %. 3. Produktivitet og aktivitet i a. Rettens samlede resultat generelle bemærkninger 2017 har været et år, hvor der er sket store forandringer ved retten, der naturligt har påvirket vores statistik. Vi fik i september 2017 bl.a. implementeret det nye digitale Civilsystem. Vi var den første ret efter pilotretterne, der fik systemet i drift. Der var en del opstartsvanskeligheder for os i den anledning. Vi blev bl.a. udfordret af vores organisation, hvor vi hidtil har delt opgaver på de civile sager mellem fællessekretariatet og retsafdelingen. Det gjorde det vanskeligt at koordinere kompetenceudviklingen på civilsystemet. Vi stødte også ind i tekniske udfordringer i forbindelse med op-

4 4 datering af vores software. Der har været afholdt en række kurser for alle medarbejdere med henblik på kompetenceudvikling i det nye civilsystem. Dette sammenholdt med den omstændighed, at der var flere langtidssygemeldte og flere nye medarbejdere, der skulle læres op, har haft indflydelse på vores produktivitet, målopfyldelse og sagsbehandlingstider. Retten er under de omstændigheder meget tilfreds med årsstatistikken, særligt fordi den vidner om, at retten har nogle meget ansvarlige medarbejdere, der hver dag yder deres bedste. Årsnøgletallene for 2017 viser, at vores samlede produktivitet for 2017 set i forhold til 2016 er faldet fra indeks 105,0 til indeks 101,3. Produktivitetsindekset er dog stadig højere end i 2015, hvor den var på 94,8. Produktivitetsnedgangen på 3,7 indekspoint ved Retten i Viborg skal sammenholdes med, at der for byretterne samlet er sket en stigning i produktiviteten på 0,6 indekspoint. I sammenligning med de øvrige byretter ligger vi med et produktivitetsindeks på 101,3 på en samlet 12. plads, hvor vi i 2016 ved sammenligning med de øvrige byretter lå på en samlet 5. plads. Den samlede produktivitet for juristerne er faldet fra indeks 101,0 i 2016 til indeks 94,0 i 2017, hvilket svarer til et fald i produktivitetsindekset på 7 eller udtrykt i procent 6,9 %. I sammenligning med de øvrige byretter ligger juristerne ved Retten i Viborgs produktivitet på en samlet 17. plads. Det er dog værd at bemærke, at der fortsat er udsving i produktiviteten i de enkelte afdelinger. Produktivitetsindekset for kontorpersonalet er steget fra 113,3 i 2016 til 114,7 i 2017, hvilket svarer til en stigning i produktivitetsindekset på 1,4 eller udtrykt i procent 1,2 %. I sammenligning med de øvrige byretter ligger kontorpersonalet ved Retten i Viborgs produktivitet på en samlet 4. plads. Det er dog værd at bemærke, at der fortsat udsving i produktiviteten i de enkelte afdelinger. I 2017 har vi samlet afviklet færre vægtede sager i forhold til 2016, svarende til et fald på 4,0 %. Afviklingen af sager er sket med et samlet årsværksforbrug, der er 0,4 % mindre end i Til sammenligning har byretterne på landsplan i 2017 afviklet 0,4 % færre sager end i 2016 med et årsværksforbrug, der er 0,2 % mindre end i Det er rettens opfattelse, at en del af aktivitets- og produktivitetsfaldet for juristerne kan tilskrives, at der ikke har været så høj personaleomsætning som tidligere år. Der har ikke været vakancer i juriststillingerne, hvilket har givet et uændret årsværkforbruget for jurister i 2016 og 2017, hvor kontorpersonalet har haft et fald i årsværksforbrug på 0,2, svarende til et fald på 0,8%. Forskellene i produktivitetsindeks for jurister og kontormedarbejdere skal der efter rettens opfattelse ikke lægges for stor vægt på, da det kan skyldes mange andre forhold end forskel på, hvor effektivt arbejdet afvikles i de to personalegrupper. Noget af forklaringen på forskellen kan dog være, at rettens jurister inklusiv dommerne selv udfører mange skriveopgaver, og i mindre omfang end forudsat i beregningsmodellen gør brug af kontormedarbejderne i retten eller til renskrivning af retsbøger, domme og kendelser. Brug af lydoptagelse i straffesager påvirker også balancen i opgaveløsningen mellem de to medarbejdergrupper, da en stor del af juristerne vælger selv at skrive de lydoptagne forklaringer, hvis der viser sig et behov for det. Det samme er til en vis grad tilfældet i forhold til forskellen i produktivitetstallene indenfor de enkelte sagsområder. Her er tallene meget følsomme især på juristsiden over for unøjagtig registrering af tidsforbruget. Ikke alle retter registrerer på daglig basis, og da antallet af jurister er relativt lille i den enkelte ret, vil unøjagtigheder slå kraftigt igennem. På kontorsiden er der risiko for

5 5 unøjagtig registrering af tidsforbrug, særligt for medarbejderne i fællessekretariatet, der flere gange i løbet af en dag veksler mellem flere sagsområder. Hertil kommer, at der er stor forskel på, hvordan de enkelte retter har fordelt arbejdsopgaverne mellem jurister og kontorpersonalet. Det kan derfor være vanskeligt at sammenligne produktivitetsindekset med andre retter, når det deles op mellem jurister og kontormedarbejdere. Det er det samlede produktivitetsindeks, der er mest egnet til sammenligning. 3. b. Særlige bemærkninger til de enkelte sagsområders aktivitet og produktivitet I relation til retsafdelingen skal det bemærkes, at berammelsesplanerne - og dermed den tid, hvor der er berammet retssager i 2017 har været stort set som i I forbindelse med implementering af Civilsystemet i efteråret valgte vi dog i en kortvarig periode ikke at beramme visse straffesager, så både kontormedarbejdere og jurister havde lidt tid til at blive fortrolige med Civilsystemet. I relation til skifteretten skal bemærkes, at skifterettens samlede produktivitet er faldet en smule, men den er stadig meget høj. Retten i Viborgs produktivitetsindeks på skiftesager, insolvensskifter og dødsboskifter er den næsthøjeste blandt alle 24 byretter. Pr. 1. januar 2016 valgte vi at reducere vores mødeaktivitet på vores bitingsted i Silkeborg. Vi har dog fortsat behandlet visse fogedsager på vores bitingsted i Silkeborg hver anden mandag og haft åbent for notarforretninger en dag om måneden. I Silkeborg bruger vi lokaler på Rådhusets Borgerservice. Antallet af notarforretninger er steget mærkbart både i Viborg og ved bitingstedet i Silkeborg. Der er enkelte kunder, der har oplevet ventetid, men aldrig på mere end en times varighed. Vi har som følge heraf tilsluttet os et online bookingsystem, så kunder, der gerne vil undgå ventetid, kan bestille tid til notarforretningen. Det er fortsat muligt at få en notarforretning uden tidsbestilling. Vi følge udviklingen nøje og er opmærksomme på, at udsigten til et stigende antal notarforretninger som følge af de nye regler om fremtidsfuldmagter kan nødvendiggøre en udvidelse af åbningstiden eller særlige aftaler med advokaterne om ekstra åbningsdage efter behov. Produktivitetsindekset for fogedsager er samlet set steget fra 84,4 til 92,3, svarende til en stigning på 9,4 %. Produktivitetsstigningen skyldes en stigning i juristernes produktivitet fra indeks 85,8 til indeks 94,9, svarende til en stigning på 10,6 %. Kontormedarbejdernes produktivitet er også steget fra indeks 88,0 til indeks 98,1, svarende til en stigning på 11,5 %. Vi er af den opfattelse, at den reducerede mødeaktivitet på bitingstedet i Silkeborg nu har givet sig udslag i en stigning i produktiviteten i fogedretten. Det kan samtidig konstateres, at sagsbehandlingstiden for almindelige fogedsager er steget fra 54 dage til 65 dage og for de særlige fogedsager fra 35 til 40 dage. 4. Målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid i a. Straffesager Samlet set har vi i 2017 afsluttet flere straffesager, end vi har modtaget. Vi har i alt modtaget straffesager og afsluttet straffesager. Tilgangen af nye straffesager er steget en lille smule fra 2016 til Antallet af modtagne straffesager er således steget fra straffesager i 2016 til straffesager i 2017, hvilket svarer til en stigning på 0,1 %.

6 6 Målopfyldelsen for straffesagerne viser en del udsving for de enkelte sagstyper. For så vidt angår kategorien alle alm. straffesager er målopfyldelsen faldet fra 80,6 % til 78,0 %, hvilket svarer til et fald på 3,2 %. Målopfyldelsen er 1,6 % under målopfyldelsen for de samlede byretter. For så vidt angår kategorien Nævninge- og domsmandssager er målopfyldelsen den samme som i Målopfyldelsen er på linje med målopfyldelsen for de samlede byretter. For kategorien voldssager har vi i 2017 afgjort 52,6 % af sagerne inden for 37 dage, hvilket er væsentligt over byretternes samlede gennemsnit på 40,2 %. Målopfyldelsen er steget fra 2016 til 2017 fra 37,5 % til 52,6 % - en stigning på 15,1 %. For kategorien tilståelsessager og sager uden domsmænd er målopfyldelsen faldet fra 73 % til 64 %. Det er 4,7 % under målopfyldelsen for de samlede byretter. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for straffesagerne er som også i tidligere år under gennemsnittet for byretterne i alle sagstyper, dog med undtagelse af nævningesager. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for domsmandssager udgjorde i dage mod 113 dage i Stigningen i sagsbehandlingstiden for domsmandssager kan bl.a. skyldes, at retten har afsat tid til implementering af Civilsystemet, hvorfor der i oktober og november måned blev berammet mindre end sædvanligt. Der har i 2017 været vakancer som følge af langtidssygdom på en dommerfuldmægtigstilling. Vores dommerfuldmægtige er derfor i perioder blevet fritaget fra rets arbejde, så der ikke opstod bunker i specialafdelingerne. For byretterne samlet udgjorde den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for domsmandssager 126 dage i b. Civile sager Vi har i 2017 afsluttet i alt civile sager og modtaget 1.328, således at beholdningen af civile sager er reduceret yderligere. Den fortsatte positive udvikling af sagsbeholdning og gennemløbstider for civile sager må i et vist omfang tilskrives, at tilgangen af nye civile sager er faldet fra 2016 til 2017, svarende til et fald på 5,5 %. Antallet af afsluttede sager er faldet med 4,1 % i forhold til 2016, hvilket der vil blive sat fokus på i Målopfyldelsen for civile sager er for hovedforhandlede småsager faldet fra 73,5 % til 68,4 %. Målopfyldelsen for forældreansvars- og ægteskabssager er steget fra 75 % til 76,7 %. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for almindelige civile sager er i 2017 faldet til 411 dage, mod 529 dage i En del af forklaringen på det er, at vi i 2016 fik afviklet en del gamle sager i forhold til tidligere år. Det var forventningen, at sagsbehandlingstiden i 2017 ville blive kortere, hvilket viste sig at holde stik. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for småsager er steget til 275 dage, mod 258 dage i For forældreansvarssager er gennemløbstiden steget fra 133 dage til 144 dage og faldet for ægteskabssager fra 162 dage til 135 dage. 4.c. Fogedsager, betalingspåkrav og tvangsauktioner I 2017 har retten afsluttet 3,0 % flere fogedsager end i Vi har i 2017 afgjort i alt fogedsager og modtaget , således at beholdningen af fogedsager er øget med 1,3 %. Vi har i 2017 opfyldt måltallene for sagsbehandlingstiderne for særlige fogedsager og tvangsauktioner. For så vidt angår målopfyldelsen fra almindelige fogedsager og betalingspåkrav er den faldet

7 7 med 6,4 % til 79,4 %. Det er kun 0,6 % under måltallet og er fortsat over landsgennemsnittet på 73,5 %. Sagsbehandlingstiden i de almindelige sager er øget fra 54 dage i 2016 til 65 dage i 2017, hvilket svarer til er en stigning på 20 %. Stigningen skyldes bl.a. at der er været udskiftning af erfarne medarbejdere i fogedretten. Det har betydet, at nye medarbejdere har skullet læres op, hvilket har haft betydning for mulighederne for at beramme møder tæt. For tvangsauktioner er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid faldet fra 92 dage i 2016 til 84 dage i 2017, hvilket svarer til et fald på 8,7 %. Målopfyldelsen for tvangsauktioner solgt efter 1. auktion er faldet fra 90,1 % til 80,0 %, hvilket svarer til et fald i målopfyldelse med 10,1 %. Målopfyldelsen er bare 0,9 % under gennemsnittet for alle byretter. 4.d. Skiftesager herunder insolvenssager og dødsboskifter Det samlede produktivitetsindeks for skiftesager er faldet fra 156,6 i 2016 til 139,9 i Skifteretten har den næsthøjeste produktivitetsindeks blandt alle landets byretter. Den høje produktivitet skyldes en flerhed af faktorer, herunder navnlig en effektiv og enkel organisering, der sikrer optimalt udnyttelse af både kontor- og juristressourcer, et veludbygget samarbejde med eksterne aktører og en velfungerende personalegruppe. Vi har i 2017 afsluttet i alt 806 insolvensskifter og modtaget 789, således at beholdningen af insolvensskiftesager er reduceret en smule i løbet af året. Skifterettens produktivitet for jurister bliver på grund af et stigende antal konkurskarantænesager påvirket i nedadgående retning, da disse sagstyper er meget ressourcekrævende. Skifteretten har i 2017 afgjort i alt dødsboer og modtaget 2.133, således at beholdningen af dødsboer er øget med 6 dødsboer. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er for alle typer af dødsbosager fortsat under byretternes gennemsnit. 5. Rettens aktiviteter i 2017, bl.a. i relation til fokusområderne. Digitaliseringen af Danmarks Domstole Vi har i 2017 fortsat vores arbejde med at optimere it-udstyr til medarbejderne og i vores retssale, så vi er forberedt på i fremtiden at kunne afvikle retsmøder digitalt. Der har i 2017 fortsat været arbejdet målrettet på at få erfaring med håndtering og digital afvikling af henholdsvis straffesager og børnefjernelsessager. Retssal E har også i 2017 systematisk været anvendt til afvikling af tvangsfjernelsessager digitalt, hvilket har været en stor succes. I løbet af 2017 er antallet af fristforlængelser og møder i øvrigt, der afvikles via Video 3, gradvist øget. Det er hovedindtrykket, at møderne afvikles tilfredsstillende. Retten i Viborg fik det digitale civilsystem implementeret i september Der har i den forbindelse været afholdt en del undervisning for alle medarbejdergrupper. Civilsystemet er stadig nyt

8 8 for mange medarbejdere, og vi er fortsat udfordret af at få udviklet vores kompetencer, så flest mulige medarbejdere bliver fortrolige med at arbejde i systemet. Retten griber alle chancer for digital håndtering af sagerne, herunder anvendelse af e-boks, digital afsendelsesmotor, datafølgeseddel, straffepost m.v. Vi har i april 2017 afholdt en temadag, hvor der blev undervist i brugen af Surface Pro, og hvor medarbejdere fra Domstolsstyrelsen gennemgik, hvordan en digital straffesag kan gennemføres. Sikkerhed Arbejdet med at sikre vores retsbygning er fortsat ind i Vi fik i efteråret 2017 en rapport udarbejdet af Domstolsstyrelsen, der gav anvisninger til, hvordan vores sikkerhed kan forbedres. Vi har allerede fulgt nogle af anvisningerne i rapporten. Det arbejde fortsætter i Vi vægter fortsat højt tilstedeværelsen af en synlig vagt i fællessekretariatet. Vores vagt har derfor hovedsagelig opgaver ud over vagtopgaven, som han kan håndtere fra sin plads i fællessekretariatet. Vi har arbejdet med at øge medarbejdernes kendskab til de allerede etablerede sikkerhedsindretninger og den lokale beredskabsplan, bl.a. har en af vores elever lavet en afsluttende opgave om emnet, som hun har delt med rettens øvrige medarbejdere til et fælles morgenmøde. Retten har herudover fået etableret et nyt tyverialarmsystem, der er koblet op på vores eksisterende låsesystem. Det nye system har den store fordel, at det er zoneopdelt. Det betyder, at du kun slår alarmen fra i de områder, hvor du færdes, og ikke i hele bygningen. Forkyndelse Også i 2017 har vi udfoldet en række bestræbelser på at øge brugen af telefonforkyndelser i alle afdelingerne. Vi har også siden marts 2017 haft mulighed for at anvende forkyndelsesformen forenklet digital forkyndelse. Begge forkyndelsesformer har betydet, at antallet af stævningsmandsforkyndelser er faldet. Der er dog stadig behov for at arbejde videre med at optimere processen i relation til forkyndelser. Vi har i slutningen af 2017 besluttet at etablere et fast forkyndelseskontor pr. 1. januar 2018, der udelukkende skal arbejde med berammelse og forkyndelse af fogedsager og betalingspåkrav. Forkyndelseskontoret skal også tage sig af forkyndelser i andre sagstyper, hvis forenklet digital forkyndelse ikke har vist sig mulig. Ledelsesudvikling Der blev i efteråret 2017 gennemført en landsdækkende trivsels- og lederevaluering, som alle medarbejdere i organisationen skulle svare på. Besvarelserne blev modtaget i november Besvarelserne har været drøftet i alle relevante sammenhænge, bl.a. på ledermøder, afdelingsmøder og i Samarbejdsudvalget. Tre ledere har herudover taget imod et tilbud om coaching fra en konsulent, der bl.a. på baggrund af en personlighedstest kunne guide og stille fokus på udviklingspotentialer for den pågældende leder.

9 9 Vi har i samarbejde med ledelsen ved retterne i Hjørring og Holstebro - gennemført en ledelseskonference ved Skallerup Klit i november 2017, hvor der blev sat særlig fokus på innovation og medarbejderudvikling. Rettens ledere har herudover deltaget i interviews med Domstolsstyrelsens medarbejdere, der skulle afdække behovet for lederudvikling for administrationschefer, sekretariatschefer, funktionschefer og afdelingsledere. Analysearbejdet er afsluttet og rammerne for et uddannelsesforløb for alle mellemledere er for øjeblikket i udbud. Rettens ledere har allerede i muligt omfang tilmeldt sig første uddannelseshold, der starter op i efteråret Øvrige aktiviteter i 2017 Retten i Viborg har i mange år haft et struktureret samarbejde med retterne i Midt- og Vestjyllands politikreds og anklagemyndigheden. Arbejdet er organiseret i en styregruppe med de tre retspræsidenter og chefanklageren, samt en følgegruppe med deltagelse af repræsentanter for de beneficerede advokater, ledelserne af retternes retsafdelinger, Kriminalforsorgen og anklagemyndighedens faglige og administrative ledelse. Retten i Viborg har i 2017 afholdt et nyt undervisningsforløb for lokale gymnasieklasser om retssystemet og kriminalitet. Undervisningsforløbet tilrettelægges i samarbejde med samfundsfagslærerne og indebærer bl.a. besøg i retten og undervisning/oplæg ved dommere på gymnasierne. Den 31. august 2017 lagde vi lokaler til et gå-hjem-møde for advokater, anklagere, ansatte i Nævnenes hus og domstolsjurister, som Procesbevillingsnævnet inviterede til. Der var stor tilslutning til mødet, hvor Procesbevillingsnævnet bl.a. fortalte om nævnets generelle virksomhed, udvidet brug af samfundstjeneste og kærebegrænsningsreglerne. Vi afholdte en fælles temadag for hele huset i september Formiddagen blev brugt på at drøfte kontormedarbejdernes fremtidige rolle og opgaver. Eftermiddagen hvor juristerne stødte til - satte fokus på arbejdsglæde i en travl og omskiftelig hverdag. Der blev brugt eksterne oplægsholdere til temadagen. Der var fine evalueringer af dagen. Syv gange om året bliver der som udgangspunkt afholdt møder i juristgruppen, hvor forskellige faglige emner drøftes. Hvert andet møde strækker sig som udgangspunkt - over en hel dag, hvor der ofte deltager eksterne oplægsholdere. Herudover tager juristgruppen på et 1½ dags arrangement i en spejderhytte, hvor der både er faglige og sociale aktiviteter. I april 2017 blev der i samarbejde med Domstolsstyrelsen - afholdt en temadag om afvikling af digitale straffesager og brugen af Surface Pro. Retten har - for at fastholde det gode samarbejde med vores eksterne brugere i som sædvanligt holdt møde bl.a. med retskredsens advokater og den lokale presse. Der er på møderne et fint fremmøde med stor interesse hos deltagerne for at etablere og videreudvikle et gunstigt samarbejde. Skifteretten har i 2017 holdt møder med bobestyrere, bobehandlerne (sammen med skifteretterne i Herning og Holstebro), gældssaneringsmedhjælpere og kuratorer. Der er også afholdt møde med kommunerne, bl.a. om boudlæg og om håndtering af deres udfordringer som udlejer.

10 10 6. Rettens forventede aktiviteter i 2018, bl.a. i relation til fokusområderne Digitalisering af Danmarks Domstole Straffesager Retten forventer også i 2018 at modtage digitale straffesager i et øget antal i henhold til den samarbejdsaftale, der er indgået med Rigsadvokaten, Rigspolitiet og Danmarks Domstole. I relation til afvikling af digitale straffesager vil retten arbejde målrettet på at sikre, at det ikke er forhold ved retten, der gør, at sagerne ikke afvikles digitalt i henhold til den landsdækkende samarbejdsaftale. Retten har den 8. februar 2018 i samarbejde med den lokale advokatforening og anklagemyndigheden - afholdt et gå-hjem-møde med retskredsens advokater, hvor retten og anklageren demonstrerede vores it-udstyr i retssalene og informerede om, hvordan en digital retssag kan afvikles. Det blev også drøftet, hvad advokaterne selv kan gøre for at være rustet til den digitale udvikling i retssystemet. Civile sager Retten vil i 2018 fortsætte arbejdet med at implementere civilsystemet ved Retten i Viborg. Vi følger i den forbindelse Domstolsstyrelsens anvisninger, vejledninger, tips og tricks m.v. Retten afholder den 4. maj 2018 en temadag med juristerne, hvor brugen af civilsystemet skal drøftes. Vi skal på det tidspunkt også drøfte den fremtidige opgavefordelingen mellem kontormedarbejderne og juristerne. It- organisation Der vil også i 2018 blive arbejdet på at styrke rettens it-organisering og kompetencer. Arbejdet har indtil nu været koncentreret om supportdelen, da den har haft første prioritet. Det fremtidige arbejde for it-nøglepersonerne vil fortsat handle om support, men det er tanken, at supportdelen med tiden skal blive selvkørende, så fokus kan rettes mod kompetenceudvikling af alle medarbejdergrupper. It-nøglemedarbejderne vil fortsætte arbejdet i form af support og kompetenceudvikling - som følge af udskiftning af vores it-udstyr. Forældreansvarsager Der har allerede i 2017 været fokus på behandlingen af forældreansvarssagerne, da der var behov for en bedre målopfyldelse og kortere sagsbehandlingstider. Der er i 2017 på landsplan udarbejdet en fælles vejledning for behandling af forældreansvarssagerne ved alle byretter. Retten i Viborg har for at sikre en effektiv implementering af vejledningen fra 15. marts 2018 valgt, at 4 dommere og en dommerfuldmægtig i en opstartsfase skal behandle alle forældreansvarssagerne.

11 11 I samme anledning har retten besluttet at indgå et lidt mere formelt samarbejde med en gruppe børnesagkyndige psykologer. Dette for at sikre en god implementering af vejledningen, hvor der er lagt op til et tæt samarbejde og øget brug af børnesagkyndige. Sikkerhed Vi vil i 2018 fortsat have fokus på medarbejdernes og vores brugeres sikkerhed. Vi vil bl.a. have fokus på vigtigheden af vagtens tilstedeværelse i fællessekretariatet og drøfte løbende, hvilken rolle og opgaver vagten skal have. Vi vil følge op på de anbefalinger om sikkerhedsforbedringer, der er kommet efter Domstolsstyrelsens risikovurdering af retsbygningen ultimo Forkyndelse Vi vil pr. 1. januar 2018 etablere et fast bemandet forkyndelseskontor, der udelukkende skal arbejde med berammelse og forkyndelse af fogedsager og betalingspåkrav. Forkyndelseskontoret skal også tage sig af forkyndelser i andre sagstyper, hvis forenklet digital forkyndelse ikke har vist sig mulig. Vi vil i overensstemmelse med anvisningerne fra Bedste Praksis udvikle vores kompetencer og optimere sagsgangene i relation til forkyndelsesopgaven i retsafdelingen, herunder tage den nye forkyndelsesform forenklet digital forkyndelse i brug i videst muligt omfang. Vi vil styrke samarbejdet med vores stævningsmænd, så vi opnår en fælles forståelse af vigtigheden af en hurtig og korrekt forkyndelse. Vi vil bl.a. afholde vores årlige møde med stævningsmændene i maj måned, hvor vi vil orientere om de nye forkyndelsesformer. Lederudvikling Ledergruppen vil arbejde med at skabe en fælles forståelse af, hvad der er god ledelse. Vi vil den 18. juni 2018 afholde en temadag for ledergruppen, hvor fokus skal være på forskellige lederroller og forventninger til hinanden. Lederne bortset fra præsidenten - vil i muligt omfang deltage i kurser om lederudvikling, der udbydes af Domstolsstyrelsen i efteråret Øvrige aktiviteter i 2018 Retten har afholdt vores årlige møde med retskredsens advokater den 15. marts 2018, hvor blandt andet samarbejdet med retten og rettens fremtidige håndtering af forældreansvarssager blev drøftet. Tilslutningen til mødet var mindre end vanligt, hvilket måske hang sammen med, at der på samme tidspunkt var et kursus i advokatregi for familieretsadvokaterne, som flere advokater deltog i. Retsafdelingen har den 23. april 2018 afholdt møde med retskredsens advokatsekretærer, hvor blandt andet samarbejdet med retten og brugen af det nye civilsystem blev drøftet. Der var stor tilslutning til mødet.

12 12 Der blev i 2017 søgt og bevilget midler i Kompetencesekretariatet til projektet Fra god til bedre ledelse, der involverer 4 dommere og præsidenten fra retterne i Aalborg, Herning, Hjørring og Viborg. Projektet afvikles i første halvår af Projektet er tidskrævende, da der har været udviklingsdage ude af huset og dage i retten, hvor der har været to dommere på en sag, så de har kunnet give hinanden feedback. Det er tanken, at projektet skal forankres i organisationen, så også de jurister der ikke har deltaget i projektet får mulighed for at udvikle og reflektere over egen retsledelse til fordel for vores aktører og ikke mindst til glæde for den enkelte medarbejder i det daglige arbejde. Retten har af forskellige årsager oparbejdet en mængde uberammede straffesager. Baggrunden for det er bl.a., at der ikke har været ledige tider i juristernes kalender til at beramme i. Når det er tilfældet, handler det bl.a. om, at en dommer er gået ned på halv tid i 2018, en dommerfuldmægtig har været langtidssygemeldt og det ovenfor beskrevne udviklingsprojekt fra god til bedre retsledelse. Der vil derfor i resten af 2018 være behov for et særligt ledelsesmæssigt fokus på afviklingen af de uberammede straffesager, så vi kommer tilbage i en normal daglig drift med flydende sagsafvikling. Vi vil fortsat arbejde målrettet med medarbejderudvikling og trivsel i organisationen, bl.a. for at sikre en mere ensartet ledelsesmæssig håndtering af medarbejderne i organisationen. Medarbejderne skal føle, at de kan udfolde deres potentiale. Forudsætningen for udvikling er, at medarbejderne trives. Vi skal derfor arbejde med at italesætte vores trivsel, når vi er udfordret af et stort arbejdspres og nye krav til de enkelte medarbejdere. Der vil som følge af vores nye lønstrategi også i 2018 blive gennemført tre årlige medarbejderudviklingssamtaler, hvor der bl.a. vil blive fokuseret på udviklingsønsker, proaktivitet, it- kompetencer og evner til at bidrage til helheden m.v. Vi vil i 2018 fortsat øge vores arbejde med at have fokus på oplæring af kontormedarbejderne, så de er i stand til at varetage mange forskellige opgaver i organisationen. Det skaber en fleksibilitet i organisationen, der gør det muligt at flytte vores personaleressourcer til det sted i organisationen, hvor der er mest brug for den. Vi har allerede udpeget en medarbejder som flyver, hvilket betyder, at den pågældende medarbejder skal kunne bidrage med sin ressource, der hvor der er mest behov for den i organisationen. Ordningen skal have mere fokus i 2018, så den bliver brugt mere hyppigt. Retten i Viborg vil også i 2018 fortsætte det strukturerede samarbejde med retterne i Midt- og Vestjyllands politikreds og anklagemyndigheden, hvor der afholdes løbende møder i styregruppen og i følgegruppen. En del af arbejdet i 2018 vil handle om at få revideret vores lokale aftale om afvikling af straffesager digitalt i forlængelse af den landsdækkende samarbejdsaftale mellem Rigsadvokaten, Rigspolitiet og Domstolene om digital afvikling af visse straffesager. Den eksisterende berammelsesaftale mellem retterne i Midt- og Vestjyllands politi skal også revideres i 2018 efter den nye fælles skabelon. Der har været en tradition for næsten årligt at afholde en fælles temadag med anklagemyndigheden og retterne i politikredsen. Der er allerede nu besluttet, at der skal afholdes en fælles temadag den 7. september 2018 på Politigården i Holstebro. Skifteretten har i 2018 allerede afholdt møde med kuratorerne og bobestyrerne, hvor samarbejdet med skifteretten er blevet drøftet.

13 13 Der er for 2018 aftalt seks møder i juristgruppen, hvor forskellige faglige emner skal drøftes. To møder strækker sig over en hel dag, hvor der gerne deltager eksterne oplægsholdere. Herudover tager juristgruppen på et 1½ dags arrangement i en spejderhytte, hvor der både er faglige og sociale aktiviteter. Vi skal også i 2018 have fokus på trivslen blandt alle medarbejdere, da det er en forudsætning for en velfungerende løsning af vores kerneopgave. Vores trivselsevaluering i efteråret 2017 peger på, at vi bl.a. er udfordret af et stort arbejdspres. Arbejdspresset har stået på over en længere periode. Ledelsen vil have et stort fokus på, hvordan vi i højere grad kan bidrage til en mere tydelig prioritering af vores opgaver, så den enkelte medarbejder ikke efterlades med et indtryk af, at arbejdspresset er deres ansvar alene. Vi har planer om at afholde en fælles temadag for hele huset fredag den 22. juni Det er planen, at dagen primært skal have et socialt sigte, da medarbejderne har brug for at slappe af og lære nye medarbejdere bedre at kende. Alt sammen for at øge trivslen i det daglige arbejde. Vi forventer, at dagen skal afvikles ude af huset. Retten vil følge udviklingen i mødeaktiviteten ved bitingstedet nøje. I en dialog med borgmesteren for Silkeborg kommune og med de lokale advokater er det aftalt, at ordningen evalueres løbende, så der kan foretages de nødvendige justeringer. Retten har besluttet, at åbningstiden pr. 15. marts 2018 udvides med en halv dag om måneden til notarforretninger på bitingstedet. Dette for at forhindre ventetider for notarkunderne.