Gode råd og ideer til arbejdet i de midlertidige tværgående hovedsamarbejdsudvalg og dialogfora i de nye kommuner og regioner

Transkript

1 F Å I N D F LY D E L S E P Å K O M M U N A L R E F O R M E N s Gode råd og ideer til arbejdet i de midlertidige tværgående hovedsamarbejdsudvalg og dialogfora i de nye kommuner og regioner

2 2 Sæt fingeraftryk på kommunalreformen Medarbejderne i kommuner og amter er overvejende positive overfor kommunalreformen. De kan blandt andet se muligheder for at skabe bredere og stærkere faglige miljøer, højne kvaliteten og levere bedre service i de nye kommuner og kommende regioner. Vi ved også, at en del medarbejdere oplever, at reformen skaber utryghed, da kommunalreformen er en omstilling af usete dimensioner, som udfordrer det psykiske arbejdsmiljø. Selv medarbejdere, der ikke fysisk selv skal omplaceres, vil opleve ændringer fordi regler, procedurer, rammer og værdier vil ændre sig som følge af reformen. Derfor skal alle muligheder benyttes for at skabe de bedst mulige rammer for medarbejderne på de berørte arbejdspladser. Medarbejderne har brug for, at deres spørgsmål, synspunkter og holdninger til deres kommende arbejdsplads bliver hørt. Derfor har medarbejderrepræsentanterne i de Midlertidige Tværgående Hovedsamarbejdsudvalg (MT-HSU), der oprettes ved alle kommunesammenlægninger og i regionerne, en afgørende rolle. Det samme har medarbejderrepræsentanterne i de dialogfora, der bliver samme platform for medarbejdere, der følger med de arbejdsopgaver fra amterne, der overflyttes til kommunerne. De skal være kollegaernes advokat i spørgsmål, som vedrører fusionen i kommuner eller regioner. Derfor er det vigtigt, at FTF-medlemsgrupper er repræsenteret i MT-HSU. Med andre ord, brug MT-HSU og Dialogforum til det, det er tænkt som - nemlig til medindflydelse, medindflydelse og atter medindflydelse. FTF giver i denne pjece nogle gode råd til dette arbejde, og vi håber, det vil bringe arbejdet godt på vej. God arbejdslyst Bente Sorgenfrey Formand for FTF

3 3 B Hvad er MT- HSU og Dialogforum? MT-HSU er et midlertidigt tværgående hovedsamarbejdsudvalg som skal oprettes i alle nye kommuner og regioner. MT-SU er et midlertidigt tværgående samarbejdsudvalg på sektorniveau som kan oprettes. Dialogforum er et samarbejdsudvalg hvor repræsentanter fra kommuner og amtet drøfter overflytning af opgaver og medarbejdere. Forhandlingsudvalg er et udvalg som nedsættes i 2006 for at forhandle nye MED-aftaler. Sammenlægningsudvalg er et politisk udvalg, som vælges i forbindelse med kommunalvalget i november Udvalget står for den administrative og politiske sammenlægning af kommunerne og regionerne. Aftalen om midlertidige tværgående hovedsamarbejdsudvalg (MT-HSU) og Dialogforum er et supplement til de samarbejdsudvalg (SU) og de medindflydelsesudvalg (MED), som vi allerede kender i dag. Den skal sikre, at der er formelle samarbejdsregler for overgangsfasen for samtlige arbejdspladser, der skal indgå i en ny kommunal eller regional struktur. Det er de kommunale arbejdsgivere og lønmodtagere, som har indgået aftalen. På FTF-området berører det medlemsorganisationer, der forhandler under KTO og Sundhedskartellet samt Dansk Socialrådgiverforening. Udvalgene skal sammensættes, når kommunesammenlægningerne er godkendt og eksisterer frem til, at kommunalreformen er gennemført. Udvalgenes levetid bliver omkring 20 måneder. Hvor mange medlemmer, som både arbejdsgivere og lønmodtagere skal udpege til udvalgene, bliver aftalt lokalt mellem parterne. Det er som repræsentanter for hovedorganisationerne FTF, AC og LO, at medarbejdere udpeges til MT-HSU og Dialogforum. Ved de kommende kommunalvalg, vil der i hver kommune og region blive valgt et sammenlægningsudvalg. Sammenlægningsudvalget består af politisk valgte medlemmer, der får opgaven at fastlægge den politiske og administrative organisering, styring og ledelse i de kommende kommuner og regioner. MT-HSU mødes i løbet af 2006 med sammenlægningsudvalget for at drøfte den del af budgettet, der vedrører konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i den nye kommune/region.

4 4 y R MT-HSU og Dialogforum er platformen til viden og indflydelse Alle forhold af betydning for medarbejdernes arbejds- og personaleforhold skal behandles i MT-HSU og Dialogforum. Det bliver i høj grad her, at medarbejderne har muligheden få at udarbejde nogle retningslinier, der sikrer, at medarbejderne kommer bedst muligt igennem de forandringer, som kommunalreformen vil medføre. Når der skal nedlægges for eksempel fem kommunale organisationer og skabes én ny, vil mange nykommuner udnytte muligheden for at tænke den kommunale organisation forfra. Det skete blandt andet, da kommunerne og amtet på Bornholm fusionerede til én regionskommune i Det resulterede ikke bare i sammensmeltning af regler, opgaver og kulturer, men skabte også en ny organisations- og styreform, der medførte afgørende ændringer for medarbejdernes arbejdsopgaver og medarbejderrepræsentanternes roller. Den grundlæggende faktor i enhver god omstilling er tryghed. Det bør også være omdrejningspunktet for samarbejdet i MT-HSU. Parterne største ansvar er, at skabe en sammenlægningsproces, hvor medarbejderne er velinformeret om både de fælles perspektiver og de individuelle vilkår og muligheder. Ledelsen skal være parat til at ville inddrage medarbejderne, men medarbejderne skal også kunne yde et kvalificeret modspil til ledelsen på områder, som kan være svære at overskue konsekvenserne af. Omfordelingen af opgaver og resurser vil også være en del af kommunalreformen, og det kan betyde, at kommunerne og regionerne kan være presset til at finde effektiviseringsgevinster. Repræsentanterne i MT-HSU og Dialogforum får indblik i, hvor og hvordan, der skal ske omfordeling. Derfor er det utrolig vigtigt, at FTF-repræsentanterne i MT-HSU får informeret og inddraget alle de berørte FTF-organisationers lokale repræsentanter om konsekvenserne for medarbejderne som følge af kommunalreformen. FÅ OVERBLIK OG PERSPEKTIV MED EN FORRETNINGSORDEN Ved at lave en forretningsorden i MT-HSU kan parterne opnå at: aftale rammer og vilkår for samarbejdet fastlægge tidslinier for processen aftale opgaver og kompetencer aftale hvordan samarbejdet med de eksisterende MED/SU-udvalg skal være Parterne kan aftale nogle succeskriterier for hvordan man ønsker, at sammenlægningsprocessen skal forløbe. Kerneopgaver i MT-HSU og Dialogforum Skab tryghed Regeringen og SR indgik i maj 2005 en aftale om tryghed for medarbejderne i strukturreformen. Aftalen anbefaler, at kommunerne og regionerne tager initiativ til, at der i samarbejdsudvalgsregi aftales retningslinier for tryghedsskabende foranstaltninger, hvis der skal ske personaletilpasninger i form af fx flytning til ny afdeling, sammenlægning af afdelinger og i værste fald fyringer. MT-HSU repræsentanterne skal derfor medvirke til, at de gamle hovedudvalg i fx de kommuner, der skal slås sammen, får et ensartet grundlag at træffe beslutning på, så medarbejderne i den ny kommune har haft ensartede regler om tryghed ansættelsen i den proces, der har været op til kommunesammenlægningen. Kommunikation om forandringerne Gennem veltilrettelagt information og kommunikation skabes der indsigt, overblik og tryghed, og der kan dæmmes op for myter og rygter. MT-HSU og Dialogforum bør udarbejde en kommunikationsstrategi, som indeholder retningslinier for information om sammenlægningsprocessen til alle medarbejdere og ledere. Det skal sikres: at alle medarbejdere behandles ligeværdigt, at informationerne koordineres og at informationsformen er velvalgt MIDLER OG METODER TIL KOMMUNIKATION: Overvej behovet for et nyhedsbrev på nettet og i papirform til de medarbejdere, der ikke har adgang til Internettet. Overvej behovet for en hjemmeside eller information via intranet. Tænk på at skabe tid og rum for, at den menige medarbejder kan stille spørgsmål til de centrale personer i sammenlægningsprocessen f.eks. dialogmøder eller mulighed for at maile spørgsmål til et ekspertpanel, som siden offentliggøres i nyhedsbrev eller på hjemmesiden. Informere om beslutninger og aktiviteter i bl.a. det midlertidige tværgående hovedsamarbejdsudvalg, MEDudvalg/samarbejdsudvalg i øvrigt. Husk også at informere om de i gangværende diskussioner og problemstillinger i MT-HSU og Dialogforum.

5 5 Kulturskabelse Fusionen mellem flere kommuner eller amter forudsætter, at der skabes nye identiteter hos medarbejderne. Nye kulturer skal smelte sammen af de gamle traditioner og vaner, men ikke alt i de gamle kulturer vil forgå. Måden, hvorpå ledelsen håndterer personalet, tackler forskelligheder o.s.v. er de første byggesten til den nye kultur. MT-HSU og Dialogforum kan, før sammenlægningen finder sted, tage initiativer til arbejdet med at opbygge de nye fællesskaber. Der skal arbejdes med de kulturelle forskelle i kommuner, forvaltninger, afdelinger og institutioner. Der kan f.eks. gives mulighed for, at kommende kolleger kan mødes før sammenlægningen for at drøfte arbejdspladsværdier, kvalitetsstandarder, etik i opgaveløsningen m.v. FÅ HUL PÅ DEBATTEN OM ARBEJDS- PLADSKULTUR OG VÆRDIER Gør der til et bevidst (positivt) tilvalg at undres og reflektere over forskellighederne og lighederne, f.eks. i forbindelse med mødevirksomhed og andre samarbejdssituationer. Lad ledere og medarbejdere udarbejde kommune-fortællinger om egen organisation og tilsvarende om de andre, der fortæller hvad hver kommune står for, deres historie og væsentlige begivenheder gennem årene. Afhold kulturmøder, hvor ledere og medarbejdere mødes på tværs af kommunerne og udveksler historier og drøfter/udarbejder deres fælles fremtid. Skab en bevidsthed hos lederne i forhold til det kulturskabelsesarbejde, de kommer til at stå overfor. Strategi for arbejdet med kulturskabelse. Tværkommunale dialogmøder, netværk og arbejdsgrupper på leder- og medarbejderniveau om praktiske opgaver f.eks. i forhold til fremtidig arbejdstilrettelæggelse, som kan bidrage til at skabe en fællesskabsfølelse. Kompetenceafklaring Der vil være et stort behov for, at få afklaret de særligt berørte medarbejderes faglige og personlige kvalifikationer og ønsker i forhold til deres fremtidige jobsituation. Mange vil få mulighed for nye udfordringer, men måske kan ikke alles forventninger indfries. Det er en vigtig opgave for MT-HSU at skabe tryghed og gennemsigtighed i hvordan opgaven med at placerer rette person i rette job vil forløbe. Den enkelte person skal være en aktiv del af tilrettelæggelsen af sin egen fremtid. KTO og KL er ved at udvikle værktøjer til kompetenceafklaringen, men de lokale parter bør aftale retningslinier for hvordan der lokalt arbejdes med denne del. Den nye kommune vil også stå med et strategisk behov for kompetenceudvikling, når de nye mål og rammer er fastlagt. Det kan MT-HSU forberede retningslinier for. HVAD INDEBÆRER EN KOMPETENCEAFKLARING? Analyserer afgangen af personale både før og efter sammenlægningen. Afklaring af de ansattes faglige og personlige kompetencer. Kompetenceafklaringsanalyserne kan benyttes i udarbejdelsen af nye stillingsbetegnelser og i rekrutteringen af ledere og medarbejdere. Information og evt. drøftelse af kompetenceafklaring i MT-HSU samt MED-udvalg/samarbejdsudvalg i øvrigt. På baggrund af kompetenceafklaringerne for de ansatte i den sammenlagte afdeling/forvaltning fordeles opgaver og funktioner mellem de ansatte, så deres faglige og personlige kompetencer bruges bedst muligt. Samordning af personaleforhold Erfaringer påpeger vigtigheden af, at de livsnødvendige personalepolitiske rammer er fastlagt. Kendskab til de personalepolitiske principper vil kunne medvirke til at understøtte fusionsprocessen. Det er MT-HSU s opgave at aftale, hvordan man vil tilrettelægge samordningen af de personalepolitiske rammer og forberede indholdet i de nye principper og værdier. Man kan f.eks.: Nedsætte ad hoc-udvalg under MT-HSU, der kan arbejde intensivt med det personalepolitiske område. Gennemse alle kommunernes respektive personalepolitikker og komme med udkast til sammensmeltning. Opsæt postkasser lokalt, hvor alle medarbejdere har mulighed for at komme med input etc. Find mere inspiration i Når vi flytter sammen. DE ANSATTES MOTIVATION OG EJERSKAB: Dialog i chef- og ledergruppe om hvordan man vil sikre omsorg for de menneskelige relationer i sammenlægningen. Diskussion af involveringsstrategi for såvel ledere og medarbejdere. Etablering af et realistisk antal tværkommunale tema-arbejdsgrupper. Involvering af medarbejdere fra de sammenlagte kommuner i diverse arbejdsgrupper og/eller projekt-organisering. Information og drøftelse i det midlertidige tværgående hovedsamarbejdsudvalg samt i øvrige MED-udvalg/ samarbejdsudvalg. Aftaler i den nye chefgruppe om, hvordan man sikrer entydige signaler fra alle ledere og chefer. Udarbejdelse af klare spilleregler for medarbejderinddragelsen med en klar og synlig rolle- og ansvarsfordeling.

6 6 N h Repræsentant for alle FTF ere Netop fordi det er hovedorganisationsområderne, der er repræsenteret MT-HSU og Dialogforum, så repræsenterer de valgte FTF ere ikke kun deres egen faggruppe men alle FTF s medlemsgrupper. Derfor er det også alle faglige organisationers meninger og holdninger, de skal være talerør for i arbejdet i MT-HSU og Dialogforum. Selv om udpegningen sker på baggrund af hovedorganisations-tilhørsforhold, skal samtlige medarbejderrepræsentanter finde ud af at samarbejde. Den dagsorden der sættes i MT-HSU bør ikke skille medarbejderne fra hinanden. Derfor opfordrer FTF til, at de øvrige medarbejderrepræsentanter grundigt orienteres om FTF-organisationernes holdninger og synspunkter. Tænk på sektorudvalg En måde at skabe nærhed og tryghed i sammenlægningsprocessen på kan være, at nedsætte sektorsamarbejdsudvalg, der hvor særlige forandringer taler for det. Det kan f.eks. være på rådhusområdet, hvor de omfattende fysiske flytninger skal finde sted, eller det kan være på de sagsområder, hvor der overføres opgaver fra amtet. DE VIGTIGSTE SPØRGSMÅL FOR EN MEDARBEJDER UNDER KOMMUNESAMMENLÆGNINGEN: Hvor skal jeg arbejde? Hvem bliver min nærmeste chef? Hvem bliver mine kolleger? Hvilke opgaver får jeg og kan jeg mon løfte dem? f Lav kontaktudvalg Det er ikke alle faggrupper og organisationer, der kan blive repræsenteret i MT-HSU og Dialogforum. FTF anbefaler derfor, at der nedsættes et kontaktudvalg til MT-HSU, hvor alle de organisationer, som ikke fik plads i MT-HSU, repræsenteres, typisk tillidsrepræsentanter, som har medarbejdergrupper i den nye sammenlagte kommune eller region. FTF anbefaler, at man etablerer kontaktudvalget, så det har en dobbeltfunktion. Dels som informationsforum fra MT- HSU-repræsentanterne, dels som et sparrings- og rådgivningsorgan hvor MT-HSU-repræsentanterne kan hente inspiration og idéer til at håndtere de forskellige sager. Kontaktudvalget aftaler, hvordan arbejdet og dialogen skal være under og mellem kontaktudvalgsmøderne. Man drøfter de fælles mærkesager og orienteres om mærkesagerne for de enkelte organisationer. For at sikre størst mulig information mellem repræsentanterne i MT-HSU og de som ikke opnåede at få en direkte plads, bør der etableres et mail-netværk, hvor information og bemærkninger kan videregives mellem kontaktudvalgets medarbejderrepræsentanter. Kontaktudvalgets rolle kan også indgå i kommunikationsstategien. s Hvordan skal der samarbejdes i FTF-valggruppen Ved FTF-gruppen forstås FTF-K, Sundhedskartellet og Dansk Socialrådgiverforening. De er alle omfattet af enslydende aftaler om medindflydelse og medbestemmelse. Brug også muligheden for et bredere samarbejde i FTF s amtskreds. Gennem FTF-samarbejdet kan der hentes råd og inspiration til, hvordan arbejdet i MT-HSU kan styrkes. Udvikling af oplæg til strategier og politikker kan udvikles i et fællesskab, så ikke alle skal være alene om at finde svar på de fælles problemstillinger. FTF s forretningsudvalg har vedtaget principper for, hvordan samarbejdet i FTF-gruppen skal foregå lokalt på MED/SU-området. Disse erstatter de tidligere principper for FTF-K-samarbejdet. Det er de valgte fra sektion K til FTF s amtskredsbestyrelse, som fastlægger en lokal model for, hvordan samarbejdet organiseres i amtskredsen. Som i dag kan det gribes an på mange måder. En mulighed er, at FTF s amtskreds kan have den koordinerende og udførende rolle, men der kan også oprettes et Kommunalt Udvalg for de organisationer med kommunalt ansatte, som måtte ønske det.

7 7 Der kan oprettes Kommunegrupper, som består af én repræsentant fra hver af de i (amts)kommunen repræsenterede FTForganisationer med kommunalt ansatte. Uanset hvordan FTF s amtskreds vælger at organisere samarbejdet på MED/SU-området m.v. skal flg. principper tilgodeses: 1. Samarbejdet skal ske i respekt for den enkelte organisations eksistensberettigelse og legitime interesser uanset organisationens størrelse. 2. Der kan udpeges repræsentanter til at optræde på FTF-valggruppens vegne. Det være sig i de øverste medindflydelsesorganer, diverse udvalg eller i samarbejdsfora med de øvrige hovedorganisationsområder. 3. FTF-valggruppens repræsentanter i medindflydelsesorganer skal holde de øvrige organisationer orienteret om arbejdet i Hovedsamarbejdsudvalget m.v. og indkalder til møder, når Hovedsamarbejdsudvalget behandler sager, som er af fælles interesse. 4. Der kan fastlægges politiske mandater for lokale drøftelser og forhandlinger om implementering af rammeaftaler m.m. 5. Samarbejdet kan ikke udvide rammerne for fælles forhandlingsret lokalt med bindende virkning for de enkelte organisationer ud over det, som ligger inden for rammerne af centrale aftaler, uden organisationens accept. 6. Hvis det ikke er muligt at opnå enighed efter et konsensusprincip, kan der træffes beslutning efter medlemstal i (amts)kommunen. 7. FTF s amtskreds holder løbende de til amtskredsen udpegede kontaktpersoner orienteret om samarbejdet på MED/SU-området. / Hvad gør FTF FTF s amtskredse har en vigtig rolle i udpegning, koordinering og servicering af repræsentanterne i MT-HSU samt eventuelle FTF-repræsentanter i sektorudvalg. FTF s forretningsudvalg har afsat ca kr. i 2005 til at understøtte arbejdet med kommunalreformen i FTF s amtskredse. Hver af amtskredsene (på nær Bornholm og Hovedstaden) har mulighed for at anvende en frikøbsresurse i et omfang af 5 timer pr. uge, til at arbejdet i MT-HSU udføres godt og dynamisk. Det ekstraordinære tilskud, som forventes at fortsætte i 2006, kan evt. puljes sammen for de amtskredse, som skal indgå i en ny regionsdannelse. FTF er en del af Her er tilrettelagt et særligt tema om kommunalreformen med overblik, fakta og inspiration om alle aspekter af kommunalreformen. I et særligt afsnit gås i dybden med arbejdet i MT-HSU. FTF har udsendt en vejledning om aftalen og laver løbende et spørgsmål/svar katalog, som kan findes på medarbejderportalen og FTF har lavet et tilbud til amtskredsene med 5 temadage om kommunalreformen, som er målrettet til tillidsrepræsentanter og ledere. Emnerne er bl.a. Forandringsagent i kaos, Fra institution til virksomhed og Gør ventetiden nyttig. FTF er til rådighed for amtskredsene og de lokale repræsentanter om alle forhold vedr. arbejdet i MT-HSU, så kontakt tope@ftf.dk. FTF planlægger at gennemføre 5 regionale konferencer til efteråret om arbejdet i MT-HSU. Det sker i et samarbejde med Det Kommunale Kartel. Det indgår også i planlægningen, at afvikle inspirationmøder når arbejder i forhandlingsudvalgene begynder med at forhandle MED-aftaler for de nye regioner og kommuner. A Nyttig viden Aftale om midlertidige tværgående hovedsamarbejdsudvalg ( ). Fælleserklæring om dialogfora og midlertidige tværgående samarbejdsudvalg i forbindelse med strukturreformen ( ) Når vi flytter sammen kan downlodes på lederweb.dk eller bestilles på KL og KTO har interviewet en række ledere, tillidsrepræsentanter og medarbejdere, der har prøvet fusionsprocessen. De siger samstemmende, at der bør være et stort fokus på de menneskelige ressourcer igennem hele processen. Når vi flytter sammen ledelse af kommunale fusioner viser mulige veje i en fusionsproces. Både gennem historiefortællinger, teoretiske afsnit og værktøjer. Bogen peger på ni temaer, der kræver særlig opmærksomhed i en fusionsproces. Vi har i bogen valgt at kalde dem for opmærksomhedspunkter, og inddelt dem i tre overordnede temaer fokus på det nære, at skabe organisationer og ledelse af fusioner.

8 H O V E D O R G A N I S A T I O N F O R O F F E N T L I G T O G P R I V A T A N S A T T E Niels Hemmingsens Gade 12 Postboks København K Tlf ftf@ftf.dk