Evalueringsrapport for ABT-projekt Telepatologi og digital billedopbevaring

Transkript

1 Evalueringsrapport for ABT-projekt Telepatologi og digital billedopbevaring 14. marts 2012

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENFATNING ARBEJDSKRAFTBESPARENDE POTENTIALE ANDRE GEVINSTER DE KVALITATIVE MÅL FORANKRING AF PROJEKTET GEVINSTREALISERING ANBEFALINGER VURDERING AF LØSNINGEN ANBEFALING TIL ANDRE KORT BESKRIVELSE AF PROJEKTET FORMÅL MED EVALUERINGEN EVALUERINGSSPØRGSMÅL PROJEKTETS FORANDRINGSMODEL DATAINDSAMLING EVALUERINGSANALYSE MÅLOPFYLDELSE VEDRØRENDE ARBEJDSKRAFTSBESPARELSE MÅLOPFYLDELSE VEDRØRENDE SERVICE-/KVALITETSLØFT HOS MEDARBEJDERE OG BORGERE PROCESERFARINGER OPFYLDELSE AF MÅLSÆTNINGER OM MINDRE TIDSANVENDELSE OG FÆRRE ÅRSVÆRK PROJEKTØKONOMI KONKLUSION BILAG er samlet i selvstændig rapport.

3 1 Sammenfatning Når patienten henvises til andet sygehus med henblik på specialiseret behandling, foretages i mange tilfælde en revurdering af de præparatglas med vævsprøver, som ligger til grund for den primære diagnostik. Disse vævsprøver sendes i dag med post mellem sygehusene. Med digitaliseringsprojektet er der i stedet foretaget en digital indscanning af vævsprøven, som derefter umiddelbart kan vurderes på det nye sygehus. Derved kan diagnosticering ske hurtigere, og svartiderne på behandling af prøver kan reduceres, hvilket betyder, at patienterne hurtigere kommer gennem de indledende undersøgelser inden indlæggelse og behandling. Patologiafdelingerne gemmer normalt alle undersøgte vævsprøver. I stedet for at gemme præparatglassene går projektets anden del ud på, at der sker en digital indscanning af glassene, og billederne gemmes digitalt. Dette betyder udover en forventet effektivisering en øget sikkerhed mod forbytning og sikrer en hurtigere arbejdsgang ved revurdering af prøver i forbindelse med konferencer mv. Projektet har således haft til formål at besvare to spørgsmål: Kan virtuel mikroskopi med digital billedlagring med fordel benyttes til arkivering af diagnostisk materiale, således at der opnås en arbejdskraftbesparelse? Kan virtuel mikroskopi med digitale billeder benyttes til revurdering af patologidiagnoser, når patienter med primær diagnostik på regionssygehus henvises til behandling på universitetssygehus, således at der opnås en arbejdskraftbesparelse og således at svartiden nedsættes? 1.1 Arbejdskraftbesparende potentiale Resultaterne viste, at det arbejdskraftbesparende potentiale ved disse 2 digitale løsninger er mindre end forventet. Der var en forventning om en arbejdskraftbesparelse på i alt 1,2 årsværk fordelt ligeligt mellem lægesekretærer og læger i afdelingen. Resultatet viste en arbejdskraftbesparelse på i alt 0,6 årsværk, fordelt med 0,3 lægesekretærer og 0,3 på læger. Det arbejdskraftbesparende potentiale kan dog blive større. Erfaring med metoderne vil reducere personaletiden og bedre teknologiske løsninger, specielt i form af digitale arbejdsstationer, vil kunne effektivisere lægernes arbejde. Det er ikke muligt på nuværende tidspunkt at estimere størrelsen af dette arbejdskraftbesparende potentiale. Den mindre arbejdskraftbesparelse end forventet skyldes især: Der har undervejs vist sig, at scanning til arkiv er mere personalekrævende end forventet. Scannerne har knapt haft den tilstrækkelige robusthed til masse-scanninger uden en betydelig indsats fra lægesekretær til afretning af glas, tjek af kassetterum for eventuelle dobbelt glas, tjek af oversigtsbilleder før arkivering mv. Alternativt forårsages driftsstop. Der opnås dermed ikke den 2

4 forventede arbejdskraftbesparelse på lægesekretærpersonale og dermed heller ikke det forventede potentiale for arbejdskraftbesparelse. Scannede billeder til revurdering er arbejdskraftbesparende på modtagesygehuset, men mere arbejdskraftende på afsendersygehuset end forventet. Digitale billeder til revurdering, rekvisitionsdelen: I samarbejde med Logica blev udviklet et elektronisk rekvisitionsmodul til direkte rekvirering og kommunikation mellem den rekvirerende læge og den patologiafdeling, hvorfra de digitale præparater skal sendes. Dette modul fungerer godt, men kunne af IT-tekniske årsager ikke, som forventet, bringes til at sikre en direkte kontakt mellem klinisk afdeling, patologiafdeling på primær sygehus og lægen på den reviderende patologiafdeling. Det var derfor nødvendigt fortsat at få udført nogle opgaver af sekretæren, bl.a. med afsendelse af til primærafdeling, samt oprettelse af revisioner og sletning af besvarede revisioner. Denne tid har vi været i tvivl om, hvorvidt den skal medtages i opgørelsen, men dette er gjort, hvorved det arbejdskraftbesparende potentiale er reduceret i forhold til den optimale IT-løsning. 1.2 Andre gevinster Ej relevant, er medtaget under kvalitative mål. 1.3 De kvalitative mål Lægegruppen har generelt rost den virtuelle fremfinding af materiale, specielt i forhold til daglig diagnostik og konferencer, der nu kan afholdes udenfor afdelingen (sparer de kliniske læger for at møde op i patologiafdelingen). Svartiderne for revurderinger kan forkortes med op til 4 dage ved brug af virtuel mikroskopi. Dog kræver metoden tilvænning hos lægegruppen, og for at nå den korte svartid kræver det endvidere effektiv og hurtig indscanning på afsenderafdelingen. Brug af virtuel mikroskopi til diagnostisk konsultation er kun benyttet i begrænset omfang, men de par gange, hvor det har været benyttet, har det været effektivt, idet begge patologer har kunnet se billederne samtidig og via telefon diskuteret diagnosen. 1.4 Forankring af projektet Digital billedlagring: Sekretærgruppen har taget godt imod projektet. Det har givet nye udfordringer, og er med til at give et afvekslende arbejde. Lægegruppen har overordnet set også været positive især overfor den del, der omhandler digital billedopbevaring. Indscanningen af dagligdagens præparater er en hjælp i den daglige diagnostik. Der er således ønske om at fortsætte med indscanningen. 3

5 Digitale billeder til revurdering: Denne del af projektet har været vanskeligere at forankre. Det har givet ekstra arbejde på de patologiske afdelinger i Svendborg og Sønderborg med indscanningen, og flere læger på OUH har fundet det besværligt at arbejde med virtuel mikroskopi samt vanskeligt at diagnosticere digitalt. Der er dog også positive tilbagemeldinger omkring den øgede hastighed, hvorved prøverne kan besvares og det arbejdskraftbesparende potentiale hos sekretærgruppen. 1.5 Gevinstrealisering Digital Billedlagring: Der er et ønske om at identificere de områder, hvor indscanning af daglige diagnostiske præparater med fordel kan benyttes. Det vil være områder, hvor teknologien benyttes mest, samt hvor brugerne har en positiv tilgang til virtuel mikroskopi. Derudover er der ingen tvivl om, at teknologien hele tiden udvikles, og der er tanker om, at afdelingen ved udflytning til det nye sygehus i Odense skal være digital. Afdelingen vil derfor arbejde videre med virtuel mikroskopi. Digitale billeder til revurdering: Den kortere svartid ved virtuel mikroskopi for revisionspræparater er en stor fordel. Derudover vil virtuel mikroskopi kunne anvendes til konsultationer mellem sygehusene og til at hjælpe hinanden ved vanskelige tilfælde samt ved personalemangel et sted. Disse overvejelser arbejdes der videre med imellem regionens patologiafdelinger. Digitale billeder til revurdering, rekvisitionsdelen: I samarbejde med Logica blev udviklet et elektronisk rekvisitionsmodul, som blev afprøvet. Dette skal fortsættes, således at de kliniske afdelinger kan rekvirere revisioner direkte fra det primære sygehus. 2 Anbefalinger 2.1 Vurdering af løsningen Digital billedlagring: Løsningen har vist sig at have en gavnlig effekt på arbejdstilrettelæggelsen og har også et tidsbesparende potentiale. Der er betydelige kvalitative fordele ved løsningen, som betyder en lettelse og større smidighed i det daglige diagnostiske arbejde for lægegruppen. Anvendelse af løsningen kræver imidlertid at det materiale, som skal indscannes, er af god teknisk kvalitet, således at indscanningen kan foregå uhindret. Den brugte scanner har ikke været i stand til at klare ukurante glas, hvilket især i starten har forårsaget mange driftsstop. Optimering af scannerne så de er mindre følsomme for uregelmæssigheder, hurtigere og i stand til at indscanne indtegnede områder, må imidlertid forventes at betyde meget nemmere indscanning, hvorved det arbejdskraftbesparende potentiale øges. Digital billedlagring betyder også pladsmæssige besparelser i form af mindre arkiver. 4

6 Digitale billeder til revurdering: Den kortere svartid er en stor fordel for projektet, men digital vurdering kræver tilvænning, hvilket blev klart i projektet. Det blev også klart, at nogle læger endnu føler sig utrygge ved den digitale løsning og derfor ønsker glaspræparater tilsendt, hvilket ikke er gunstigt for svartiderne. En del af denne utryghed skyldes manglende erfaring med den digitale løsning, men også at vi brugte de sædvanlige computerskærme og manøvrerede rundt med mus. Computerskærmene skal være af god kvalitet for optimal brug af digitale billeder, og ergonomien ved brug af mus er ikke god. Det vil være vigtigt at arbejde på oprettelsen af digitale mikroskopiarbejdspladser med god billedkvalitet og god ergonomi. Arbejdskraftbesparelsen ved digital forsendelse af billeder må siges at være til stede. Der blev samarbejdet med Logica omkring elektronisk rekvisition af revisionsmikroskopi. Dette modul blev udviklet, men kom ikke til at fungere helt, da det af tekniske årsager ikke var muligt at få de kliniske afdelinger til at rekvirere revisionerne. Sekretærerne på måtte derfor forestille at være kliniske læger/sekretærer. Imidlertid viste afprøvningen, at det godt kan lade sig gøre at gøre bestilling, forsendelse af billeder, digital mikroskopi og besvarelse helt elektronisk. 2.2 Anbefaling til andre Digital billedlagring: Digital billedlagring kan anbefales, når der gøres en samlet vurdering på arbejdskraftbesparelsen, arkivpladsbesparelsen og den nemme adgang til digitale billeder. Det er vigtigt at gøre sig overvejelser omkring serverplads, scanner, hvilke glas der skal indscannes og adgang til de digitale billeder. Den digitale lagring er meget serverpladskrævende. Vi brugte ca 7 terabyte på 4-5 måneder med indscanning af de histologiske glas, som det fandtes relevant at gemme. Scanneren er ligeledes vigtig, da hastighed og pålidelighed er vigtige faktorer. Det vil for praktiske formål på nuværende tidspunkt være vanskeligt at indscanne alle histologiske glas, hvilket gør en udvælgelse af relevante glas nødvendig. Adgangen til de digitale billeder må også overvejes. Løsningen gennem Patobank og Logica (som vi valgte) er det mest logiske, men opkoblingen kan være langsom. Digitale billeder til revurdering: I et udbygget samarbejde med andre patologiafdelinger kan digitale billeder til revurdering anbefales. Det kræver fælles platform med adgang til lagrede data og opsætning af digital løsning for rekvisition, så det fulde udbytte nås. Derudover bør digital mikroskopiarbejdsplads oprettes, måske til fælles brug på afdelingen. 3 Kort beskrivelse af projektet Projektet går ud på at benytte digitale løsninger i stedet for manuel arkivering og forsendelse af præparatglas. Vi har erstattet den klassiske arkivering af præparatglas med digital indscanning og digital opbevaring. Tilsvarende har vi benytte digitale løsninger i stedet for postforsendelse af præparater mellem de patologiske afdelinger. Vi har hermed ønsket at demonstrere, at øget digitalisering og reorganisering af visse arbejds- 5

7 processer kan medvirke til at imødekomme de udfordringer og krav, patologiafdelingerne står overfor, således at personaleet kan reduceres, samtidig med at svartiderne reduceres til gavn for patienterne. Projektets formål er at demonstrere, at brug af telepatologi og digital opbevaring af præparatglas kan effektivisere arbejdsgang vedrørende de nuværende manuelle arkiverings- og forsendelsesprocedurer (produktivitetsforbedring) og derved frigøre personaleressourcer, reducere tidset i forbindelse med revurdering af præparatglas mellem afdelingerne (serviceforbedring), således at diagnosticering af kræft og andre sygdomme kan ske hurtigere til gavn for patientbehandlingen, effektivisere konsultationer mellem patologiafdelinger (produktivitets- og serviceforbedring), således at besvarelsen af vanskelige tilfælde sker hurtigere og bedre, hvormed yderligere undersøgelser undgås. Projektets succeskriterier er at demonstrere, at: digital arkivering giver en arbejdsbesparelse for sekretærgruppen på 5 % og digital forsendelse af revisionsmateriale giver en arbejdsbesparelse for sekretærgruppen på 5-7 %. Disse mål blev dog nedjusteret til det halve i forbindelse med nulpunktsmålingen, således at der en samlet forventet arbejdsbesparelse for sekretærgruppen på i alt 6 %, brug af digitale løsninger sparer arbejdstid i lægegruppen (2-3 %). Dette mål blev dog opjusteret til 4 % i forbindelse med nulpunktsmålingen, brug af digitale løsninger sikrer hurtigere mulighed for eksperthjælp (reduktion i svartiderne på 2-3 hverdage), svartiden på revisioner kan reduceres med 3-4 dage. 4 Formål med evalueringen Formålet med evalueringen er at Undersøge tidset ved de anvendte metoder De anvendte metoders brug i praksis, dvs. i daglig diagnostik. De anvendte metoders anvendelighed styrker og svagheder De anvendte metoders betydning for patientbehandlingen, her specifikt for svartiderne. 5 Evalueringsspørgsmål Evalueringens hovedspørgsmål er at efterprøve succeskriterierne, dvs: digital arkivering og digital forsendelse af revisionsmateriale giver en samlet arbejdsbesparelse for sekretærgruppen på 6 % brug af digitale løsninger sparer arbejdstid i lægegruppen på 4 % 6

8 digitale løsninger giver hurtigere mulighed for eksperthjælp, med reduktion i svartiderne på 2-3 hverdage, svartiden på revisioner reduceres med 3-4 dage. 6 Projektets forandringsmodel Projektets forandringsteori fra 1. afrapportering kan opdeles i to, dels forandringsteorien omkring digital billedopbevaring, dels forandringsteori omkring digital forsendelse af revurderingsmateriale. Forandringsteorien omkring digital billedopbevaring: Manuel arkivering og fremfinding af præparatglas erstattes med digital arkivering. Det betyder for lægesekretærerne, at en række manuelle rutineopgaver bortfalder til fordel for, at en scanner manuelt fødes med en kassette med præparatglas. Når scanneren er færdig, skal der skiftes kassette. Når scanneren er sat i gang, kan den køre selvstændigt og derved køre efter normal arbejdstid, således at kapaciteten udnyttes mest muligt. For lægesekretærerne betyder den digitale lagring af billederne endvidere, at fremfinding af præparatglas til konferencer mv. principielt bortfalder helt, idet lægerne selv søger glassene frem. Der frigøres dermed arbejdstid, som via arbejdsglidning kan aflaste andre personalegrupper. Som følge af indscanning af præparatglas til arkiv vil lægegruppens arbejdsgang ændres i forbindelse med konferencer og daglig diagnostik, idet lægerne selv fremsøger relevant materiale i billedarkivet. Det giver mere kontinuitet og kvalitet i arbejdsgangen. Det sikrer hurtigere besvarelser og betyder, at lægerne kan færdiggøre arbejdet umiddelbart og ikke behøver at afvente sekretærernes fremfinding af præparatglas. Også forberedelse af konferencer kan gøres hurtigere, det vil ikke længere være nødvendigt at fotografere præparatglas til brug ved konferencer, idet disse foreligger med indscannede billeder. I første rapport stod det klart, at det arbejdsbesparende potentiale kunne antages at blive mindre end oprindeligt antaget. Den præcise opmåling af tidset for sekretærarkivering viste sig at være mindre end skønnet før projektets start. Forandringsteorien omkring digital revisionspatologi: Lægesekretærernes opgaver i forbindelse med modtagelse, registrering og forsendelse af præparatglas bortfalder principielt helt med den digitale revisionspatologi under forudsætning om mulighed for fuld integration og dataoverførsel mellem IT-systemerne. Som følge af digital fremsendelse af materiale til revision hos patologen benyttes computerskærm i stedet for mikroskop. Der afgives umiddelbart svar på prøven. Arbejdskraftbesparelsen herved er beskeden, men til gengæld sikres væsentlig hurtigere besvarelser, idet en postforsendelse falder væk, til gavn for patienten og andre dele af sundhedsvæsenet. 7

9 Også i forbindelse med konsultationer mellem patologer kan det digitale materiale hurtigere fremsendes og vurderes og diskuteres sammen med den patolog, der ønsker hjælp, idet det er muligt at se på præparatet samtidigt på skærmen og drøfte via telefonisk kontakt. Den digitale revisionspatologi har stort set levet op til forventningerne, men det har taget en del tid at sætte personalet i Svendborg og Sønderborg ind i teknikken. Lægerne, som skulle vurdere det fremsendte digitale materiale, har været delte i holdningen til dette. Nogle har modtaget det pænt, mens andre har haft svært ved at vende sig til den digitale verden. Nye erkendelser: På grund af vores på forhånd overvurderede tids for sekretærtid til arkivering, har vi lært at arbejdsprocedurer, der føles besværlige, også opfattes som langvarige. Rent teknisk har den benyttede scanner været tilfredsstillende, hvad angår kvaliteten af det indscannede materiale, men den har vist sig følsom overfor svingninger i kvaliteten af de indscannede glas. Sekretærer og læger er gennemgående positive overfor de nye tiltag, men specielt nogle læger har svært ved at gå fra en form for diagnostik til en anden. Dette kan til dels skyldes, at vi ikke har fokuseret nok på gode mikroskopiarbejdsstationer, men har benyttet det hardware, som den enkelte læge havde i forvejen. Revideret forandringsteori: Forandring er bestemt muligt. Forandringsteorien skal ikke ændres væsentligt, men der skal fokuseres på teknikken herved, således at sekretærarbejdet lettes yderligere, og udstyret til vurdering af de indscannede billeder forbedres. 7 Dataindsamling Følgende data er indsamlet: Nulpunktsmåling i maj 2010: o med måling af sekretærers tids ved arkivering af glas, fremfinding af glas til daglig diagnostik, fremfinding af glas til konferencer og arkivering af samme, modtagelse, håndtering og returnering af glas til revision o med måling af lægers tids ved forberedelse af præparater til konference, samt tids ved revision af udenbys præparater o med måling af ventetid på sekretærernes fremfinding af glas til brug i daglig diagnostik med måling af svartider ved revisionspræparater o med måling af hvor ofte præparater findes frem i daglig diagnostik. Projektmåling i februar-maj 2011 med data som ovenfor blot med digitale præparater og uden registrering af arkivering. Målingen omfatter kun revisionspræparater fra Svendborg sygehus samt 8

10 registrering på OUH. Denne måling benævnes midtvejsmåling i tabellerne. For nogle af dataene er det samtidig en slutmåling, da der ikke er foretaget yderligere dataindsamling (bl.a. på grund af, at der flyttes scanner fra Odense til Sønderborg og lejemål af Svendborg-scanner udløber). Projektmåling i april, samt juni-september 2011 med data som ovenfor blot med digitale præparater og uden registrering af arkivering. Målingen omfatter både revisionspræparater fra Svendborg sygehus og Sønderborg sygehus samt registrering på OUH. Denne måling benævnes slutmåling i tabellerne. Anvendte målemetoder: Direkte registrering. Ved hver arbejdsprocedure er tidset direkte målt ved brug af stopur. Udtræk fra patologisystemet for at følge prøvernes gang gennem afdelingen og dermed opdele svartiderne i tider til håndtering og tider til vurdering. Datas validitet: Validiteten må overordnet anses som god. Data beror i høj grad på personalets egen registrering, hvorfor data i nogle tilfælde kan være upræcise, fx hvis medarbejderen er blevet forstyrret eller lignende. Nogle data er ikke helt fyldestgørende, idet medarbejderen har glemt at registrere; dette er især tilfældet ved mere sjældne registreringer. Specielt lægegruppen har glemt at registrere. Gennemgående har det ikke været svært for medarbejderne at finde ud af, hvad de skal registrere. Kontakten til de samarbejdende sygehuse har overordnet set være god, men i starten var det vanskeligt for Sønderborg sygehus at huske registreringerne. 8 Evalueringsanalyse 8.1 Målopfyldelse vedrørende arbejdskraftsbesparelse Nulpunktsmålinger Nulpunktsmålingen blev foretaget i en 4 ugers periode i maj Den omfattede alt arbejde med håndtering af glaspræparater fra sekretærernes side, samt lægearbejde relateret til konferencer, rekvisitioner og fremfinding af glaspræparater i forbindelse med det daglige diagnostiske arbejde. Resultatet af målingerne fremgår af bilagstabeller, nedenfor refereres kort resultaterne. I tabel 1 ses sekretærtidset ved fremfinding af præparater til diagnostik og konferencer af præparater og det samlede tids var i nettotid 516 min. Sekretærtids ved arkivering af glaspræparater var i samme periode 940 min (Tabel 2), samt håndtering af revisionsglas og øvrige fremsendte glas 1090 min 9

11 (Tabel 3 og 4), hvilket giver et samlet nettotids af sekretærarbejde til disse funktioner på 2546 min, hvilket svarer til 0,57 sekretær. Lægetiden i forbindelse med forberedelse til konference og vurdering af revisionsglas andrager i alt 2683 min, med et gennemsnitligt tids pr. rekvisition til konference på 5,6 min og til revisionsvurdering på 26,3 min (Tabel 5 og 6). Specielt for revisioner af prostatanålebiopsier, som udgør den største revisionsmængde, var gennemsnitstiden 15,3 min (Tabel 7). Svartiden på revisioner fremgår af Tabel 8a-8c og ventetiden på sekretærernes fremfinding af glas af Tabel 9. For Sønderborg sygehus blev nulpunktsmålinger udført i juni-juli På grund af usikkerhed med registrering af alle prøver benyttes tidsangivelser pr. glas, som viste at revisionsforsendelse og modtagelse tog henholdsvis 2,13 og 1,60 min per glas (Tabel 11 og 13). For Svendborg sygehus blev nulpunktsmålinger udført i juli-august efter at scanneren var afleveret. Fordelingen på præparattyper er vist i tabel 14, og revisionsforsendelse tog 1,67 min per glas (Tabel 16). Midtpunktsmåling Midtpunktsmåling blev udført på OUH i marts 2011 for sekretærernes vedkommende og i 4 uger i april-maj for lægernes vedkommende. Resultatet af målingerne fremgår af bilagstabeller, nedenfor refereres kort resultaterne. Lægesekretærernes tids med opsætning af præparater til indscanning var i gennemsnit 17 sekunder, og som det ses af tabellen, er den betydeligste tid lagt ved vurdering efter scanning (Tabel 17). Måling af tidset er inklusiv oplæringstid indenfor sekretærgruppen, hvilket ikke er hensigtsmæssigt, og der er derfor foretaget endnu en måling over en 2 ugers periode i april måned. Dette resultat er medtaget under slutmåling. Lægetidset ved vurdering af indscannede præparater var i gennemsnit 15,9 min pr rekvisition (Tabel 18). Tiden til forberedelse af konference var 2,7 min (Tabel 19). Svartiden for virtuelle revisioner fremgår af Tabel 20. Slutmålinger Slutmålinger blev overvejende foretaget på præparater fra OUH (lagring) samt Sønderborg sygehus, da scanneren fra Svendborg blev afleveret tilbage i juni Indscanningen af præparater på OUH måtte indstilles i juli-august 2011, da serverkapaciteten var opbrugt, og serverplads måtte reserveres præparater fra Sønderborg Sygehus. 10

12 Resultatet af målingerne fremgår af bilagstabeller, nedenfor refereres kort resultaterne. Lægesekretærerne brugte i gennemsnit 5,3 min ved håndtering af virtuelle revisioner (Tabel 21a). Ved fuld indfasning af rekvisitionsmodulet med direkte bestilling burde denne tid helt kunne udgå, men det kræver en it-teknisk løsning udover det udarbejdede, som er baseret på Patobank til udveksling af informationer, hvorved nogle informationer har måttet sendes pr . Der blev målt igen på lægesekretærernes tids med opsætning af præparater til indscanning, det fremgår af tabel 21b, at der i gennemsnit anvendes 14 sekunder på dette. Den samlede tid til arkivering ved scanning er mindre end ved manuel arkivering, mens tidset pr. glas er højere ved virtuel indscanning. Denne diskrepans kan forklares ved at lægerne i langt højere grad kasserer glas inden indscanning end ved manuel arkivering. Denne utilsigtede sidegevinst er således indregnet i den besparede tid. Som det fremgår af Tabel 22a kunne de virtuelle præparater i forbindelse med daglig diagnostik benyttes til hurtig fremfinding af ældre materiale i 85% af tilfældene. Ved digital revisionsmikroskopi var det i 9% af tilfældene nødvendigt at rekvirere glas (Tabel 22b). Svartiden på virtuelle revisioner fremgår af Tabel 23 og var lidt længere end på præparater fra Svendborg. Lægetidset ved vurdering af indscannede revisionspræparater var i gennemsnit 13,7 min for alle præparater og for prostatapræparater var gennemsnittet 15,8 min (Tabel 24a og b). I Tabel 25 fremgår fordelingen af præparater fra Sønderborg sygehus. I Tabel 26 og 27 ses at den gennemsnitlige tid per glas ved forberedelse til indscanning var 1,09 min per glas, og hvis scanningstiden inkluderes så 5,79 min pr. glas. Tabel 28 viser tidset på eftersendelse af glas, hvis de digitale billeder ikke kunne benyttes. I Tabel 29 fremgår fordelingen af præparater fra Svendborg sygehus. I Tabel 29 og 30 ses at den gennemsnitlige tid per glas ved forberedelse til indscanning var 0,68 min per glas og hvis scanningstiden inkluderes 3,73 min pr. glas, hvilket er mindre end i Sønderborg. 11

13 Oversigt over effektmålingerne er samlet i skemaer nedenfor: ARBEJDSKRAFTBESPARELSE LÆGESEKRETÆRER, ODENSE Nulpunktsmåling Midtvejsmåling Slutmåling Arbejdskraft besparelse Arbejdsopgave Antal glas Tids i minutter Gnst.min pr glas Antal glas Tids i minutter Gnst.min. pr. glas Antal glas Tids i minutter Fremfinding af glas ved diagn. arbejde : Arkivering af glas / indscanning af glas : : : Håndtering af revisionsglas : : Fremfinding af glas til konferencer : I alt i minutter Arbejdskraftbesparelse i årsværk 0,29 Gnst.min. pr. glas ARBEJDSKRAFTSBESPARELSE LÆGER, ODENSE Nulpunktsmåling Midtvejsmåling Slutmåling Arbejdskraft besparelse Arbejdsopgave Antal rekvisitioner Tids i minutter Gnst.min. pr rekv. Antal rekvisitioner Tids i minutter Gnst.min. pr rekv. Note: angiver, at der ikke er foretaget dataindsamling, midtvejsmålingen er også slutmåling. Antal rekvisitioner Tids i minutter Forberedelse til konference : : Revisionsvurdering : : : I alt i minutter Arbejdskraftbesparelse i årsværk 0,30 Gnst.min. pr rekv. TIDSFORBRUG FORSENDELSE TIL REVISION Note: angiver, at der ikke er foretaget dataindsamling. Nulpunktsmåling Midtvejsmåling Slutmåling Arbejdsopgave Antal glas Tids i Gnst. Antal glas Tids i Gnst. Antal glas Tids i Gnst. minutter Min. pr glas minutter Min. pr glas minutter Min. pr glas Sønderborg: : :08 Svendborg: : :41 Det viste sig under indscanning, at maskinen har problemer med at håndtere glas, hvor det såkaldte dækglas går lidt ud over kanten. Det førte i nogle tilfælde til maskinstop. Problemet blev delvist løst, ved at omhyggeligheden med pålægning af dækglas blev øget. Derudover har scanneren problemer med glas, hvorpå der er sat tuschmærker og med glas med ganske små vævsstykker eller meget svagt farvede vævsstykker. Disse bliver ikke indscannet ordentligt, hvilket betyder at omscanning er nødvendig. Alt i alt betyder disse forhold, at det er nødvendigt at checke billederne efter indscanning og foretage genindscanning af dårlige scanningen. I alt må 2 % af alle glas således omscannes, hvilket har betydet en del mere lægesekretærarbejdet end forventet. Den te lægetid ved virtuelle revisioner og ved konferencer er klart lavere end ved håndtering af glaspræparater. Ved virtuel mikroskopi er der nem adgang til mikroskopibillederne og til at sammenholde disse med data i patologisystemet Logica, men den te lægetid kan være kunstig lav, da antallet af læger, som aktiv deltog i projektdelen omkring virtuelle revisioner og konferencebrug af virtuelle glas, var lavere end registreret ved brug af præparatglas. Det er således tænkeligt, at de læger, som er positive overfor virtuel mikroskopi og har positive oplevelser med denne form for mikroskopi, er overrepræsenteret i denne del af undersøgelsen. Projektets samlede potentiale for arbejdskraftbesparelse fremgår af de følgende skemaer for henholdsvis nulpunktsmåling og slutmåling. Endvidere er opregning til nationalt potentiale genberegning og fremgår ligeledes af de efterfølgende skemaer. 12

14 Projektets potentiale og opregning til nationalt potentiale Projektets potentiale Nulpunktsmåling: Arbejdskraftbesparende Nuværende samlet årligt Forventet samlet årligt Årlig besparelse i Årlig besparelse potentiale for direkte procent berørt(e) målgruppe(r) Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Lægesekretærer i AKP, OUH 10, , , % 6% Læger i AKP, OUH 17, , , % 4% Total, direkte berørt målgruppe: 27, , , % 4% Arbejdskraftbesparende Nuværende samlet årligt Forventet samlet årligt Årlig besparelse i potentiale for indirekte Årlig besparelse procent berørt(e) målgruppe(r) Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Total, indirekte berørt målgruppe: 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0% 0% Evt. merarbejde for de berørt(e) målgruppe(r) Nuværende samlet årligt Forventet samlet årligt Årligt mer Årligt mer i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Total, merarbejde: 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0% 0% Samlet arbejdskraftbesparende potentiale Nuværende samlet årligt Forventet samlet årligt Årlig besparelse i Årlig besparelse procent Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Total 27, , , % 4% 13

15 Slutmåling: Arbejdskraftbesparende potentiale for direkte berørt(e) målgruppe(r) Nuværende samlet årligt Forventet samlet årligt Årlig besparelse Årlig besparelse i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Lægesekretærer i AKP, OUH 10, , , % 3% Læger i AKP, OUH 17, , , % 2% Total, direkte berørt målgruppe: Arbejdskraftbesparende potentiale for indirekte berørt(e) målgruppe(r) 27, , , % 2% Nuværende samlet årligt Forventet samlet årligt Årlig besparelse Årlig be sparelse i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Total, indirekte berørt målgruppe: 0,00 0 0% 0% 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0% 0% Evt. merarbejde for de berørt(e) målgruppe(r) Nuvære nde samlet årligt Forventet samlet årli gt Årligt mer Årligt mer i procent Indtast faggruppe Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter 0,00 0 0% 0% Total, merarbejde: 0,00 0 0,00 0 0,00 0 0% Samlet arbejdskraftbesparende potentiale Nuværende samlet årligt Forventet samlet årligt Årlig besparelse 0% Årlig besparelse i procent Total Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter Årsværk Lønudgifter 27, , , % 2% Som det fremgår af skemaerne oven for, er det samle de potentiale reduceret fra forventet 1,2 årsværk til 0,6 årsværk. 14

16 Projektets landsækkende potentiale Nulpunktsberegning: Landsdækkende arbejdskraftbesparende potentiale Det totale årlige arbejdskraftbesparende potentiale for projektet i årsværk 1,2 Antallet af årlige gentagelser af den arbejdsproces, projektet er rettet imod 220 Gennemsnitligt arbejdskraftbesparende potenti ale i årsværk pr. gentagelse af arbejdsproces 0,0054 Antal gentagelser af arbejdsprocessen på landsplan 2200 Arbejdskraftbesparende potentiale ved landsdækkende udbr edelse opgjort i årsværk 12 Slutberegning: Landsdækken de arbejdskraftbesparende potentiale Det totale årlige arbejdskraftbesparende potentiale for projektet i årsværk 0,6 Antallet af årlige gentagelser af den arbejdsproces, projektet er rettet imod 220 Gennemsnitligt arbejdskraftbespa rende potentiale i årsværk pr. gentagelse af arbejdsproces 0,0027 Antal gentagelser af arbejdsprocessen på landsplan 2200 Arbejdskraftbesparende potentiale ved land sdækkende udbredelse opgjort i årsværk 6 15

17 8.2 Målopfyldelse vedrørende service-/kvalitetsløft hos medarbejdere og borgere Resultatet af målingerne fremgår af bilagstabeller, nedenfor refereres kort resultaterne. Indscanning er vel modtaget af sekretærerne, som har følt, at det var en spændende og nyttig opgave. Lægerne har været delte, idet nogle har oplevet det svært at arbejde med digital patologi, mens andre har haft en nem tilgang til dette. Overordnet har lægerne sat pris på muligheden for nem tilgang til arkivmateriale. Svartiderne er delt op i forskellige tidsperioder. Svartiden fra modtagelse af revisionsanmodningen til godkendelsen er den fulde tid og inkluderer modtagelsen af rekvisitionen, oprettelse af revisionen, fremfinding af glas, indscanning, forsendelse (ved glas), modtagelse på OUH, besvarelse, skrivning og endelig godkendelse. Svartiden fra oprettelse af revisionen omfatter meddelelsen til lægen om at glas/virtuelle billeder er klar, mikroskopi, skrivning og godkendelse. Virtuel mikroskopi er hurtig ere, som det især ses med revisionspræparater fra Svendborg, hvor indscanningen var sat godt i system. I Svendborg havde de også længere tid til indkøring af scanningsproceduren. Svartidsopgørelsen viser, at tiden fra oprettelsen i Logica til godkendelsen (overvejende lægearbejde) er kort ere ved virtuel mikroskopi. Samlet opgørelse af svartider på revisioner SVARTID PÅ REVISIONER Nulpunktsmåling Midtvejsmåling Slutmåling Svartidsbesparelse Arbejdsopgave Svartid fra Svartid fra Svartid fra Samlet svartid opre ttelse til Samlet svartid oprettelse til Samlet svartid oprettelse til (målt i dage) godk endelse (målt i dage) godkendelse (målt i dage) godkendelse Målt i dage (målt i dage) (målt i dage) (målt i dage) Revisioner fra Svendborg 7,7 4,6 3, 7 2, ,0 Revisioner fra Sønderbor g 8,0 4, ,3 2,7 0,7 Som nævnt i kapitel 1, har der kun i enkelte tilf ælde været anvendt virtuel mikroskopi til diagnostisk konsultation (eksperthjælp), og der kan derfor ikke laves et estimat på reduceret svartid. 8.3 Proceserfaringer Sekretærerne har taget godt imod den nye teknologi og set det som en mulighed for at blive inddraget i ny teknologi og sli ppe for rutinearbejde med arkivering og udpakning af glaspræparater. Lægerne har overordnet set været positive, men har for nogles vedkommende også været betænkelige ved den nye teknolo gi, idet de har været bekymrede for, om det er muligt at stille mikroskopidiagnoser digitalt. Samtidig har de dog set en stor fordel i at kunne tilgå tidligere mikroskopier på en nem måde. Derudover lettes k onferencer, og digital mikroskopi er meget velegnet til undervisningsbrug. 16

18 Vi har inddraget en privat partner i samarbejdet samt to offentlige. Den private partner, Logica, har arbejdet på forbindelsen mellem afdelingerne og med at tilgå mikroskopibillederne via vores laboratorieinformations- Samarbejdet har fungeret godt, men det har været en stor udfordring at få præciseret vores ønsker system. til et nemt rekvireringssystem. De to samarbejdende afdelinger, på Svendborg sygehus og Patologisk institut på Sønderborg sygehus har været inddraget i arbejdet fra starten, men det var kun Svendborg, som havde scanner fra starten. Den lægelige involvering har været størst i Svendborg, som har været mest involveret i arbejdet, og som også har benyttet scanneren til egne konferencer o. lign. Den benyttede teknologi er delvis tilfredsstillende, idet den fungerer og med god kvalitet. Der mangler som tidligere nævnt at få scanneren til at fungere uden gentagen kontrol af kvaliteten, og derudover mangler vi at få lavet en god digital mikroskopiarbejdsplads. Teknologien har nået de ønskede målgrupper, men som nævnt har nogle læger været betænkelige og dette har begrænset brugen. I forhold til omverdenen er det klart, at teknologien er på hastig fremmarch, hvilket har tilskyndet til igangsættelse af projektet. Det er meget tænkeligt, at digital patologi er det almindelige om 5-10 år, og afdelingen har en vision om at være fuld digital ved udflytning til det nye sygehus i Opfyldelse af målsætninger om mindre tidsanvendelse og færre årsværk Demonstrationsprojektet har endnu ikke ført til færre årsværk, men derimod til bedre kvalitet i arbejdet. 9 Projektøkonomi Projektets samlede udgifter andrager i alt 2,869 mio. kr., hvoraf ABT-fonden har finansieret 1,737 mio. kr. i tilskud. Egenfinansieringen udgør 1,132 mio. kr. og består i indkøb af scanner med tilhørende software og kassetter. Den private samarbejdspartner Logica har givet en favorabel pris på udvikling af et revisionsmodul til patologisystemet, og har dermed bidraget til at holde omkostningerne nede på den del af projektet. En mere detaljeret fordeling af projektomkostningerne ses i skemaet nedenfor. Det fremgår her, at projektet har mert på teknologiposten, idet egenudgiften til indkøb af scanner med tilhørende software og kassetter blev højere end oprindelig budgetlagt. Der har samtidig været et mindre på andre poster, som fx tjenesteydelser, kursus og rejser/befordring. Det betyder samlet set, at der er et mindre på 0,371 mio. kr. i forhold til ansøgt budget. 17

19 Samlet budget ved projektstart Ansøgt budget Regnskab Diff: Direkte udgifter Løn til eget personale Teknologi Andre varer og materialer 0 0 Tjenesteydelser (fx konsulenter) Kursusaktiviteter Rejser, befordring og kørsel Revision Andet Direkte udgifter i alt Indirekte udgifter Fællesudgifter (max 20 pct. af de direkte løn udgifter) 0 0 Udgifter i alt Indtægter Evt. tilskud fra andre tilskudsgivere 0 0 Evt. indtægter i projektet, Renter Egenfinansiering, direkte tilskud Egenfinansiering, indirekte tilskud (Af fællesudgifter) 0 0 Indtægter i alt Udgi fter - indtægter (= ansøgt tilskud fra ABT-fonden)

20 I forhold til en eventuel udbredelse af den afprøvede løsning, må det forventes, at hovedparten af projektomkostningerne ikke skal skaleres op i fuldt omfang. Nedenfor er angivet bemærkning til skalerbarheden af omkostningerne: Budget for projektnummer: 498 Udgiftsposter Regnskab Skalerbar til udbredelse Direkte udgifter Løn til eget personale Delvis skalerbar Teknologi Skalerbar Andre varer og materialer 0 Tjenesteydelser (fx konsulenter) Delvis skalerbar Kursusaktiviteter 0 Rejser, befordring og kørsel 216 Ikke skalerbar Revision Ikke skalerbar Andet Ikke skalerbar Direkte udgifter i alt Indirekte udgifter Fællesudgifter (max 20 pct. af de direkte løn udgifter) 0 Udgifter i alt Indtægter Evt. tilskud fra andre tilskudsgivere 0 Evt. indtægter i projektet, Renter 87 Bemærkninger En stor del af lønudgiften er projektrelateret, - koordinering og udvikling af nye IT-moduler. Der indgår køb af 1 scanner og leje af 2 scannere i projektet. Såfremt udstyret allerede eksisterer på nogle af de involverede afdelinger, vil udgiften hertil kunne reduceres. Revisionsmodul og integrationsløsning er nu udviklet til Patologisystemet, så de næste brugere har ikke udviklingsudgiften. Administrationsgebyr for placering af midler på fondskonto. Egenfinansiering, direkte tilskud Skalerbar Egenfinansiering, indirekte tilskud (Af fællesudgifter) 0 Indtægter i alt Udgifter - indtægter (= ansøgt tilskud fra ABT-fonden) Genberegning af projektets økonomiske balance: Projektets økonomiske balance Total Direkte arbejdskraftbesparelse Indirekte arbejdskraftbesparelse 0 Besparelser på driftsomkostninger 0 Økonomiske gevinster total Omkostninger til merarbejde 0 Totale projektudgifter Øgede driftsomkostninger Omkostninger total Årlig økonomisk balance Summeret økonomisk balance Som det ses af skemaet ovenfor, er arbejdskraftbesparelsen reduceret i et omfang, der ikke muliggør økonomisk balance indenfor en rimelig årrække. 10 Konklusion Demonstrationsprojektet har vist, at det er muligt at foretage digital arkivering af patologipræparater samt virtuel revurdering af patologiprøver ved henvisning fra et sygehus til et andet. I den del af projektet, som omhandler digital arkivering, kan der for øjeblikket ikke findes en tidsmæssige besparelse på sekretærsiden, når man alene ser på ressource pr glas/billede, der arkiveres/lagres. Det skyldes hovedsageligt, at det er nødvendigt at checke billederne efter indscanning og genindscanne ca. 19

21 2 % af alle glas på grund af dårlig scanning. Samtidig viste nulpunktsmålingen, at den oprindelige forventning til tids ved manuel arkivering var vurderet en del for højt, hvorfor forventningerne til arbejdskraftbesparelsen blev nedjusteret allerede ved nulpunktsmålingen. Den samlede tidsbesparelsen for sekretærgruppen bliver således 0,3 årsværk mod forventet 0,6 årsværk ved nulpunktsmålingen. For lægerne er besparelsen 0,3 årsværk mod forventet 0,6 årsværk ved nulpunktsmålingen. For lægernes vedkommende er arbejdskraftbesparelsen således også mindre, men dertil kommer positive effekter af hurtig tilgang til tidligere prøver og mulighed for at lave virtuelle konferencer samt nem adgang til undervisningsmateriale. Disse effekter har ikke kunnet opgøres tidsmæssig, men har signifikant betydning. De kvalitative fordele ved brug af virtuel mikroskopi har været åbenbare. Digital arkivering giver nem og hurtig adgang til tidligere rekvisitioner, hvilket opfattes som en god hjælp i hverdagens diagnostiske arbejde. Yderligere lettes adgangen til materiale til brug ved konferencer og til undervisningsbrug, som udgør en betydende men ikke kvantiteret del af arbejdet på en universitetsafdeling. Afholdelse af konference udenfor afdelingen i lokaler uden mikroskop har også været mulig med digitale billeder. I forhold til digital arkivering har kvaliteten af det indscannede materiale været bedømt som god. På de to deltagende afdelinger udenfor universitetshospitalet har brug af digital mikroskopi været opfattet som en spændende ny måde at gøre tingene på. Det er dog kun en af disse to afdelinger, der har benyttet scanneren til andet end revisionsmikroskopi, men på denne afdeling har virtuel mikroskopi også været benyttet til interne konferencer samt til konferering af præparater med universitetsafdelingen. Som instrument ved revisionsmikroskopi har bedømmelse af brug af indscannede præparater været tvetydig. Nogle læger har taget teknologien til sig, mens andre har følt, at den er usikker og langsom. Det er dog åbenlyst, at projektet ikke i tilstrækkelig grad har indtænkt kravene til pc-skærmstørrelse og opløsning, samt udstyr til manøvrering rundt i de digitale billeder. Projektet har benyttet den forhåndenværende pc-hardware ved de enkelte kontorpladser, som er relativt små skærme og mus. En stor god skærm og andet manøvreringsudstyr ville givet have afhjulpet nogle af vanskelighederne ved brug af digitale scanninger. Revisionsmikroskopi kan udføres med forkortede svartider ved brug af den digitale løsning. Med de nuværende kræftpakkeforløb må dette opfattes som en stor patientmæssig forbedring. Det lægelige arbejdstids ved digital mikroskopi er af samme størrelsesorden som ved almindelig mikroskopi; dog lidt længere for den største gruppe af revisionsmikroskopier (prostatacancerpræparater). 20