Martin Kristiansen under punkt 2, Simon Tornø Olesen under punkt 3 til 6, Jesper Rasmussen under punkt 7-13, Jeannette Pagh Schüler, Tina Jepsen

Transkript

1 Albertslund Boligselskab 20. april 2016 Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 13. april 2016 kl Deltagere: Karl Neumann, Per Mogensen, Hans Holm, Kirsten Mogensen, Majbritt Brander, Birthe Lauridsen, Kurt Andersen, John Christiansen, Hans Erik Sølby, Michael Sørensen (Medarbejderrepræsentant), 1. suppleant Jannie Poulsen, Claus Heje (Albertslund Kommune) Adm.: Martin Kristiansen under punkt 2, Simon Tornø Olesen under punkt 3 til 6, Jesper Rasmussen under punkt 7-13, Jeannette Pagh Schüler, Tina Jepsen Gæster: Revisor under punkt 3-5 Dagsorden 0. Godkendelse af dagsordenen Godkendelse af referat fra sidste møde Årsberetning Årsregnskab for 2015 til godkendelse og revisionsprotokollat til efterretning Afdelingsregnskaber 2015 til godkendelse Budget udkast Fælles forvaltning af midler Troldnøddegården BBR arealer af boliger Lukket punkt Afd Nord Helhedsplan, byggeregnskab, skema C Ny affaldsordning i Albertslund Kommune: Orientering Orientering om koncept for beboerkommunikation i byggesager BO-VEST arbejdsmiljøprogram i byggesager Albertslund Syd Deltagelse i ansøgning om EU Horizon projekt Indkøbs- og udbudsfunktion: Orientering Formandens orientering Administrationens orientering Opfølgning fra sidste møde Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Punkter til næste og kommende møder Næste møde og kommende møder Eventuelt... 27

2 Til drøftelse og beslutning 0. Godkendelse af dagsordenen Bestyrelsen godkendte dagsordenen. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender dagsordenen 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Bestyrelsen godkendte referatet med en enkelt rettelse til punkt 9. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender referat fra den 8. marts Årsberetning Bestyrelsen godkendte AB s artikler til årsberetningen med følgende kommentarer: - Grafen til den økonomiske beretning: Kontorholdsudgifter opdeles med henholdsvis tilkøbsydelser og kontorholdsudgifter. - Kort nyt om afdelingerne: Tilføj ved alle afdelinger, om de har A- eller B-ordning. Sidste afsnit ved Damgårdsarealet flyttes op. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender formandens beretning for 2015, den økonomiske beretning og de økonomiske nøgletal - at bestyrelsen tager Kort nyt om afdelingerne til efterretning Bilag: Formandens beretning for Albertslund Boligselskab Resultatopgørelse for Albertslund Boligselskab De økonomiske nøgletal for Albertslund Boligselskab Kort nyt om afdelingerne Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

3 3. Årsregnskab for 2015 til godkendelse og revisionsprotokollat til efterretning Bestyrelsen godkendte regnskabet for 2015 og indstillede regnskabet til godkendelse til repræsentantskabsmødet den 11. maj Revisor gennemgik revisionsprotokollatet. Bestyrelsen tog gennemgangen af revisionsprotokollatet til efterretning. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender det fremlagte regnskab 2015 og indstiller regnskabet til repræsentantskabets godkendelse - at bestyrelsen tager gennemgangen af revisionsprotokollatet til efterretning. Beskrivelse Regnskabet og revisionsprotokollatet vil blive gennemgået på bestyrelsesmødet. Regnskabet udviser et underskud på kr som primært skyldes, at der har været usædvanligt store omkostninger til beboerkurser i året samt et lille merforbrug på tillægsydelser. Overskridelsen på tillægsydelser skyldes blandt andet, at der er afholdt et ekstra bestyrelsesmøde i året. Årets underskud henlægges til arbejdskapitalen som herefter udgør kr Bilag - Årsregnskab for AB Kommentarer til årsregnskab - Udkast til revisionsprotokol 4. Afdelingsregnskaber 2015 til godkendelse Bestyrelsen godkendte alle afdelingsregnskaber med følgende bemærkninger: - Der skal følges op på forsikringssagen på Vognporten - Bestyrelsen drøftede, om der skal laves en kampagne om indvendig vedligeholdelse, da det ser ud til, at den ikke bliver brugt særligt meget. Drøftes på et senere møde. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender alle afdelingsregnskaber for AB. Afdeling 3701, Solhusene Årsregnskabet er godkendt på afdelingsmødet den 29. marts Der er et underskud på kr svarende til en afvigelse på 0,08 % i forhold til de samlede Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

4 udgifter i regnskabet. De væsentligste afvigelser i forhold til budgettet for 2015 er: - Budgetteret indtægt på renter på kr blev til en udgift på ca. kr som et resultat af at AB s kapitaldepoter gav et negativt afkast i Der er sparet ca kr. på renholdelse fordi der ikke har været omkostninger til ferieafløsning og driften af ejendomskontoret har været billigere end budgetteret. - Der er sparet ca kr. på almindelig vedligeholdelse som særligt er relateret til omkostninger i terræn og tekniske installationer der har været meget små i forhold til budgettet. Det samlede underskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat og modregnet i overskud fra tidligere år. Overskudssaldoen udgør herefter kr Afdeling 3702, Syd Årsregnskabet er godkendt på afdelingsmødet den 9. marts Der er et overskud på kr svarende til en afvigelse på 3,98 % i forhold til de samlede udgifter i regnskabet. De væsentligste afvigelser i forhold til budgettet for 2015 er: - Der er sparet kr på lønninger under renholdelse idet der har været perioder uden lønomkostninger i forbindelse med at en række stillinger i afdelingen ikke straks er genbesat. - Der er sparet kr på almindelig vedligeholdelse. Dette skyldes at afdelingen står foran/netop er kommet igennem en meget omfattende renovering og omfanget af reparationer er holdt til et absolut minimum. - Der er sparet kr på renovation da kommunen har ændret på prisstrukturen. - Der er sparet kr på udendørsbelysning da der var budgetteret med et forbrug på kwh imens der kun er realiseret Overbudgetteringen skyldes til dels noget usikkerhed omkring udendørsbelysning og usikkerheder i afdelingens historiske forbrugsdata på grund af helhedsplaner. - Der er foretaget en positiv korrektion til tidligere år på kr som hovedsageligt skyldes at der er modtaget kr retur fra Statens Administration vedrørende omberegnet rentesikring i årene 2011 og En budgetfejl i forbindelse med støtten til helhedsplanerne har påvirket årets resultat negativt med kr i forhold til budgettet. Det samlede overskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat og forventes afviklet i budgetterne for Overskudssaldoen udgør herefter kr Afdeling 3703, Vest Årsregnskabet er godkendt på afdelingsmødet den 10. marts Der er et overskud på kr svarende til en afvigelse på 1,99 % i forhold til de Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

5 samlede udgifter i regnskabet. De væsentligste afvigelser i forhold til budgettet for 2015 er: - Der er sparet kr på almindelig vedligeholdelse som skyldes at en større andel af reparationerne er foretaget af afdelingens eget personale end forudsat i budgettet. - Der er sparet kr. på diverse omkostninger. Ved siden af generelle besparelser var der sat kr af til en opstartsfest på renoveringen som ikke er afholdt. - Der er sparet kr da det forventedes at helhedsplanen ville føre til en større affaldsmængde. Dette er ikke realiseret endnu. Det samlede overskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Overskudssaldoen udgør herefter kr Ifølge langtidsbudgettet vil der i 2017 og fremad ikke være tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte vedligeholdelsesarbejder mv. Det forventes at dette løftes som en del af helhedsplanen i afdelingen. Afdeling 3704, Etagehusene Årsregnskabet forventes godkendt på afdelingsmødet den 6. april Der er et overskud på kr svarende til en afvigelse på 2,83 % i forhold til de samlede udgifter i regnskabet. De væsentligste afvigelser i forhold til budgettet for 2015 er: - Der er sparet kr på renholdelse da en række omkostninger til intern leje mv. er bogført på andre konti. Derudover var budgettet til renholdelse generelt for høj. - Der er sparet kr på renter af byggekreditten som resultat af den meget lave rente. Det samlede overskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Overskudssaldoen udgør herefter kr Afdeling 3708, Nord Årsregnskabet er godkendt på afdelingsmødet den 22. marts Der er et overskud på kr svarende til en afvigelse på 2,83 % i forhold til de samlede udgifter i regnskabet. De væsentligste afvigelser i forhold til budgettet for 2015 er: - Der er kr mere i indtægter fra driftssikring end budgetteret da løbende tilskud fra dispositionsfonden ikke var budgetteret. - Der er sparet kr på renovation da der forventedes en prisstigning ved omlægning af kommunens opkrævninger på kr. Stigningen udeblev. - Der er sparet kr på renholdelse som primært er relateret til at der er sparet kr i forhold til det budgetterede forbrug af tillægsydelser fra BO-VEST. Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

6 Det samlede overskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Overskudssaldoen udgør herefter kr Ifølge langtidsbudgettet vil der i 2022 og fremad ikke være tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte vedligeholdelsesarbejder mv. Det forventes derfor, at der skal hjemtages ekstern finansiering i Afdeling 3710, Kirsebærgården Årsregnskabet er godkendt på afdelingsmødet den 14. marts Der er et overskud på 34 kr. i regnskabet. Der er ingen kontogrupper der afviger væsentligt fra budgettet. Det samlede overskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Underskudssaldoen udgør herefter kr Afdeling 3711, Blommegården Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 23. februar 2016 og forelægges afdelingsmødet i efteråret Der er et underskud på kr svarende til en afvigelse på 2,66 % i forhold til de samlede udgifter i regnskabet. De væsentligste afvigelser i forhold til budgettet for 2015 er: - Budgetteret indtægt på renter på kr blev til en udgift på ca. kr som et resultat af at AB s kapitaldepoter gav et negativt afkast i Der er brugt kr mere end budgettet til drift af møde og selskabslokale særligt på grund af indkøb af inventar. - Der er positive korrektioner til tidligere år på kr særligt vedrørende for store afskrivninger på godtgjorte forbedringer i enkelte lejemål og for meget hensat til rekvisitioner i Underskuddet er overført til konto 407 og modregnet i overskud fra tidligere år. Overskudssaldoen udgør herefter kr Ifølge langtidsbudgettet vil der i 2026 og 2027 ikke være tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte vedligeholdelsesarbejder mv. Dette afklares senest i forbindelse med budgetlægningen for Afdeling 3712, Troldnøddegården Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

7 Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 22. marts 2016 og forelægges afdelingsmødet i efteråret Der er et underskud på kr svarende til en afvigelse på 2,21 % i forhold til de samlede udgifter i regnskabet. De væsentligste afvigelser i forhold til budgettet for 2015 er: - Budgetteret indtægt på renter på kr blev til en udgift på ca. kr som et resultat af at AB s kapitaldepoter gav et negativt afkast i Der er brugt kr mere end budgettet til drift af møde og selskabslokale særligt på grund af indkøb af inventar. Det samlede underskud er overført til konto 407. Det skal herefter indarbejdes i budgetterne for årene Underskudssaldoen udgør herefter kr Ifølge langtidsbudgettet vil der i 2024 ikke være tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte vedligeholdelsesarbejder mv. Dette afklares senest i forbindelse med budgetlægningen for Afdeling 3713, Capellavænget Årsregnskabet er godkendt på afdelingsmødet den 14. marts Der er et underskud på kr svarende til en afvigelse på 0,28 % i forhold til de samlede udgifter i regnskabet. De væsentligste afvigelser i forhold til budgettet for 2015 er: - Budgetteret indtægt på renter på kr blev til en udgift på ca. kr som et resultat af at AB s kapitaldepoter gav et negativt afkast i Der er sparet kr fordi lån til finansiering af facaderenovering først er hjemtaget pr. 1. juli imens der var lagt omkostninger for et fuldt år i budgettet. Besparelsen skal ses i sammenhæng med at der også er modtaget mindre støtte fra AB s dispositionsfond end forudsat i budgettet. Det samlede underskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat og modregnet i overskud fra tidligere år. Overskudssaldoen udgør herefter kr Afdeling 3714, Miravænget Årsregnskabet forventes godkendt på afdelingsmødet den 30. marts Der er et underskud på kr svarende til en afvigelse på 4,36 % i forhold til de samlede udgifter i regnskabet. De væsentligste afvigelser i forhold til budgettet for 2015 er: Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

8 - Budgetteret indtægt på renter på kr blev til en udgift på ca. kr som et resultat af at AB s kapitaldepoter gav et negativt afkast i Der er brugt kr mere end budgettet til drift af møde og selskabslokale da der er foretaget ombygning af fælleshuset for ca. kr og modtaget støtte fra AB s dispositionsfond på Der er brugt kr mere end budget på diverse udgifter blandt andet til indkøb af ipads til afdelingsbestyrelsen. Underskuddet er overført til konto 407 og modregnet i overskud fra tidligere år. Overskudssaldoen udgør herefter kr Afdeling 3715, Rigelvænget Årsregnskabet forventes godkendt på afdelingsmødet den 31. marts Der er et underskud på kr svarende til en afvigelse på 2,28 % i forhold til de samlede udgifter i regnskabet. De væsentligste afvigelser i forhold til budgettet for 2015 er: - Der har været et merforbrug til almindelig vedligeholdelse på kr som hovedsageligt kommer af opsætning af nye affaldsstativer. - Budgetteret indtægt på renter på kr blev til en udgift på ca. kr som et resultat af at AB s kapitaldepoter gav et negativt afkast i Der er sparet kr fordi lån til finansiering af facaderenovering først er hjemtaget pr. 1. juli imens der var lagt omkostninger for et fuldt år i budgettet. Besparelsen skal ses i sammenhæng med at der også er modtaget mindre støtte fra AB s dispositionsfond end forudsat i budgettet. Underskuddet er overført til konto 407 og modregnet i overskud fra tidligere år. Overskudssaldoen udgør herefter kr Afdeling 3716, Eskebuen Årsregnskabet forventes godkendt på afdelingsmødet den 5. april Der er et overskud på kr svarende til en afvigelse på 0,20 % i forhold til de samlede udgifter i regnskabet. De væsentligste afvigelser i forhold til budgettet for 2015 er: - Budgetteret indtægt på renter på kr blev til en udgift på ca. kr som et resultat af at AB s kapitaldepoter gav et negativt afkast i Der er positive korrektioner til tidligere år vedrørende en indgået forsikringssum som vedrører en omkostning taget i 2014 regnskabet samt for store afsætninger til rekvisitioner i tidligere år på i alt kr Det samlede overskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Overskudssaldoen udgør herefter kr Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

9 Afdeling 3717, Rimbuen Årsregnskabet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 29. februar 2016 og forelægges afdelingsmødet i efteråret Der er et overskud på kr svarende til en afvigelse på 0,92 % i forhold til de samlede udgifter i regnskabet. De væsentligste afvigelser i forhold til budgettet for 2015 er: - Der er en besparelse på kr på almindelig vedligeholdelse som primært kommer af at der har været meget lille vedligeholdelsesbehov i boligerne sammenholdt med budgettet. - Budgetteret indtægt på renter på kr blev til en udgift på ca. kr som et resultat af at AB s kapitaldepoter gav et negativt afkast i Det samlede overskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Overskudssaldoen udgør herefter kr Afdeling 3718, Oldbuen Årsregnskabet er udsendt til afdelingsbestyrelsen d. 2. marts 2016 med henblik på godkendelse. Der er ikke modtaget svar på henvendelsen. Regnskabet forelægges afdelingsmødet i efteråret Der er et overskud på kr svarende til en afvigelse på 2,26 % i forhold til de samlede udgifter i regnskabet. De væsentligste afvigelser i forhold til budgettet for 2015 er: - Der er modaget kr fra AB s dispositionsfond til afhjælpning af problemer i et lejemål som følge af et forkert spændingsniveau. En række af omkostningerne som tilskuddet dækkede er afholdt i tidligere år og det har medvirket til at der er overskud i Budgetteret indtægt på renter på kr blev til en udgift på ca. kr som et resultat af at AB s kapitaldepoter gav et negativt afkast i Det samlede overskud er overført til konto 407 som opsamlet resultat. Overskudssaldoen udgør herefter kr Budget udkast Bestyrelsen godkendte budgettet. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender budget 2017 Beskrivelse Der er ikke foretaget ændringer til budgettet i forhold til det første udkast som bestyrelsen behandlede på mødet den 3. februar. Bestyrelsen stillede i den sammenhæng Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

10 spørgsmålstegn ved budgetposten til årsberetningen. Det er imidlertid ikke vurderet, at formen for årsberetningen for 2016 vil påvirke omkostningerne til en beretning i en sådan grad, at budgetposten bør ændres. Bilag x Budget 2017 for AB, 2. udkast x Forudsætninger for budget Fælles forvaltning af midler Bestyrelsen godkendte, at AB sammen med BO-VEST, Tranemosegård og VA indgår i fælles forvaltning af midler i de fire organisationer under forudsætning, at AB s bestyrelse får udbudsmaterialet til godkendelse. AB s bestyrelse ønsker, at der aftales nogle etiske retningslinjer / en hensigtserklæring i forbindelse med udbud af kapitalforvaltning og bankforretninger. Indstilling: Administrationen indstiller, at: bestyrelsen godkender, at Albertslund Boligselskab sammen med BO-VEST, Tranemosegård og VA indgår i fælles forvaltning af midler i de fire organisationer bestyrelsen tager orienteringen om udbud af kapitalforvaltning til efterretning bestyrelsen tager orienteringen om udbud af bankforretninger til efterretning Beskrivelse: Bestyrelsen godkendte på møde den 5. december 2012, at AB sammen med VA og Tranemosegård indgår i fælles kapitalforvaltning af de investerede midler Baggrunden for forslaget var, at der ved at have fælles kapitalforvaltning kan opnås stordriftsfordele, dels ved at administrationen bliver enklere, dels at omkostningerne til kapitalforvalterne bliver lavere. Siden beslutningen blev taget i de tre organisationer, har sagen desværre ligget stille. Derfor vil der nu blive taget fat i opgaven og der er i den forbindelse indgået aftale med Deloitte om at hjælpe med at gennemføre et udbud, hvor der skal vælges 3 forvaltere. Udbuddet vil blive gennemført i 2. kvartal 2016 og efterfølgende implementeret omkring 1. juli I forbindelse med forberedelsen af udbuddet har der i administrationen været en drøftelse af, om der i samme forbindelse skal ske et udbud af de fire organisationers bankforretninger. Da det aldrig har været foretaget, er det administrationens vurdering, at der vil kunne opnås en besparelse i omkostningerne til bankerne. I den forbindelse vil administrationen foreslå de fire organisationer, at der på samme måde som med de investerede midler oprettes fælles bankkonti. Baggrunden herfor er at der kan opnås stordriftsfordele, dels ved at administrationen bliver enklere, dels ved at der kan opnås bedre priser / lavere omkostninger Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

11 fra bankerne. I praksis er det den måde BO-VEST systemet er sat op på, men der mangler en formel beslutning om fælles forvaltning af alle midler. Lovgrundlag: Lovgrundlaget er driftsbekendtgørelsen for almene boliger 48, stk. 2 pkt Troldnøddegården BBR arealer af boliger Bestyrelsen godkendte, at der udvælges tre boliger, hvor der laves en faktisk opmåling i boligen ved landinspektør, samt at der efterfølgende foretages korrektion af BBR-arealer, så disse er i overensstemmelse med landinspektørens opmåling. Det blev endvidere godkendt, at udgifter til opmåling inden for en økonomisk ramme på kr. afholdes af dispositionsfonden. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen godkender, - at der foretages korrektion af BBR arealer så disse er i overensstemmelse med landinspektørens opmåling - at der som stikprøve udvælges tre boliger til nærmere opmåling ved landinspektør - at udgifter til opmåling, der vurderes at kunne gennemføres indenfor en økonomisk ramme på kr. inkl. betaling af administrationens tidsforbrug afholdes af dispositionsfonden Beskrivelse: På mødet den 15. december 2015 godkendte bestyrelsen, at der skulle gennemføres opmåling af BBR arealer af samtlige lejemål i afdelingen indenfor en økonomisk ramme på kr., der skulle betales af dispositionsfonden. Forud var der efter aftale med bestyrelsen godkendt opmåling af Troldnøddegården 30 indenfor en økonomisk ramme på kr. Sagen har sit udgangspunkt i en klage fra beboer i Troldnøddegården 30. Klagen går på, at boligstøtte beregnes på grundlag af et BBR areal på 94 m2 og, at der i lejekontrakt er anført 84 m2. Landinspektørfirma LE34 har opmålt boligen BBR areal til 82m2. x LE34 har udført opmåling dateret 29. januar Det skal bemærkes, at opmålingen er foretaget på grundlag af de oprindelige bygningstegninger og omfatter således ikke en registrering af de faktiske forhold på stedet. På grundlag af BBR arealer opmålt af LE34 har administrationen indsat de anvendte arealer i et samlet oversigtsskema dateret 29. februar 2016, der vedlægges. I oversigtsskemaet er der anført det i UNIK registrerede bruttoareal og BBR. Endvidere er anført det i BBR registrerede samt BBR areal opmålt af LE34. Særligt for de fem boliger i tre etager er tillige anført LE34 s BBR areal inkl. de på typetegninger anførte loftsrum i tagetage. Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

12 Loftsrum er ikke markeret særkilt på bygningstegninger, men alene på typetegninger, der anvendes af BOLIG. Den tre etages bolig i nr. 1 (gavlbolig) er besigtiget af administrationen. Her kunne konstateres, at der i loftsrum ikke er gulvbelægning. Det oplystes ved besigtigelsen, at flere af de andre tre etages boliger har fjernet væg til loftsrum og inddraget det til opholdsrum. LE34 opmålinger understøtter formodning om, at loftsrum oprindelig ikke har været medregnet som boligareal. Fjernelse af væg mellem loftsrum og opholdsrum medfører i givet fald ændret anvendelse og forudsætter byggetilladelse og en reel udvidelse af afdelingens samlede boligareal. I UNIK ses ikke registrerede godkendelser af ombygninger af disse boliger. Som det fremgår af den samlede arealoversigt er der i adskillige boliger ikke overensstemmelse mellem det i BBR registrerede og den nye opmåling af BBR. Afvigelser varierer mellem 2 og 14 m2. Det er ejers ansvar, at arealer er korrekt registreret i BBR registret. Ændres BBR registrering til det af LE34 opmålte vil der opnås en langt større overensstemmelse mellem UNIK og BBR. I 17 boliger vil der være fuld overensstemmelse mellem UNIK bruttoareal og BBR. Afvigelser i de øvrige vil herefter være mellem 2 og 4 m2, dog 8 m2 for de fem tre etages boliger. Det er administrationens anbefaling, at der ikke foretages ændringer i den indbyrdes lejefordeling som følge af denne ændring. Den indbyrdes lejefordeling kan fortsat ske på grundlag af det i UNIK registrerede bruttoareal. Der melder sig dog et særligt spørgsmål omkring de tre etages boliger, hvor loftsrum er inddraget til opholdsrum ved at fjerne en væg. Administrationen vil besigtige de øvrige fire tre etages boliger for at konstatere om det på tegninger anførte loftsrum er inddraget til beboelsesrum. Er det tilfældet og kan beboerne ikke fremlægge dokumentation for lovligheden vil beboerne blive pålagt at ansøge bygningsmyndigheden om godkendelse. Godkendes denne udvidelse af boligens areal til beboelse, vil der efterfølgende skulle ske en ændring af det samlede boligareal og omberegning af huslejen i afdelingen, herunder fastsættelse af husleje for de udvidede boliger. Administrationen vil i givet fald fremkomme med indstilling herom til bestyrelsen til et senere møde. Økonomi og ressourcer Ved ændring af BBR så dette er i overensstemmelse med det af LE34 opmålte vil en række boliger opleve at BBR areal reduceres. Dette kan medføre, at der i den fremtidige boligstøtteberegning ikke længere reduceres for at bo i en bolig der er for stor. Dette kan medføre, at nogle beboere vil have et berettiget krav overfor udlejer på grund af mistet boligstøtte. Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

13 Udgifter til supplerende opmåling som foreslået ovenfor vurderes at kunne gennemføres indenfor en økonomisk ramme på kr. der foreslås afholdt af dispositionsfonden. Vurdering BO-VEST bør på ejers vegne sikre, at BBR er registreret korrekt samt, at ændringer i boliger er lovlige og registreres i såvel UNIK som i BBR. Ved ændringen sikres, at beboernes boligstøtte beregnes på et retvisende grundlag. Bilag Arealoversigt af 19/ Lukket punkt 9. Afd Nord Helhedsplan, byggeregnskab, skema C Bestyrelsen godkendte det samlede byggeregnskab, skema C, med en samlet anskaffelsessum på kr. Derudover godkendte bestyrelsen, at finansiering af støttede arbejder sker ved optagelse af lån på kr., og at finansiering af ustøttede arbejder sker ved optagelse af et 30- årigt realkreditlån som godkendt ved skema B samt anvendelse af kr. af reguleringskonto og egenfinansiering på i alt kr. x Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen godkender - byggeregnskab, skema C, med en samlet anskaffelsessum på kr. - finansiering af støttede arbejder ved optagelse af lån på kr. svarende til kr. mere end godkendt ved skema B samt anvendelse af kr. af reguleringskonto - finansiering af ustøttede arbejder ved optagelse af 30-årigt realkreditlån på kr. som godkendt ved skema B samt anvendelse af kr. af reguleringskonto og egenfinansiering på i alt kr. Beskrivelse: Der er udarbejdet byggeregnskab, skema C for gennemførelse af helhedsplan i afdelingen i perioden Regnskabet udviser en samlet anskaffelsessum på kr. fordelt på støttede og ustøttede arbejder. Finansiering sker ved optagelse af yderligere støttede lån, ved anvendelse af reguleringskonto samt egenfinansiering i afdelingen. I vedlagte notat af 17. marts 2016 har administrationen redegjort nærmere for merudgifter og finansiering. I regnskabet indgår afsatte udgifter på i alt kr. Der vil senere blive aflagt selvstændigt regnskab for afsatte beløb. Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

14 Sagen er gennemført i et tæt samarbejde med VA og KAB i det AB havde aftale om byggeforretningsførelse med KAB. Som opfølgning på et møde i juni 2009 med LBF har KAB i skrivelse af 7. februar 2010 inkl. bilag på vegne af både VA og AB redegjort for det forventede byggeregnskab. Det er på baggrund af dialogen med LBF administrationens vurdering, at byggeregnskabet, skema C kan forventes godkendt af LBF. Det er endvidere administrationens vurdering, at finansiering af merudgifter ikke vil medføre huslejestigninger udover det ved skema B godkendte. Umiddelbar efter godkendelse i organisationsbestyrelsen, fremsendes materialet til godkendelse i Albertslund kommune. Administrationen vil vende tilbage med nærmere redegørelse når LBF har godkendt skema C og fastsat endelig driftsstøtte Bilag: - Byggeregnskab med skæringsdato 31. marts Notat af 17. marts 2016 udarbejdet af administrationen inkl. bilag 10. Ny affaldsordning i Albertslund Kommune: Orientering Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: Kommunalbestyrelsen har besluttet ny affaldsordning i kommunen. Hensigten er at indføre ordninger, der giver incitament til øget sortering og genbrug. Ordningen indebærer, at der i de tilfælde, hvor etablering af ny affaldsordning sker med f.eks. nedgravede containere skal søges byggetilladelse senest 1. maj Ordningen træder i kraft pr. 1. oktober Da flere afdelinger i AB og VA har truffet beslutning på beboermøder om, hvilken ordning, der ønskes, har det været foreslået, at indkøb skulle ske i et fælles udbud. Formålet hermed var, at der kunne opnås økonomiske besparelser for afdelingerne. Indkøb af varer eller tilbud på bygge- og anlægsarbejde i en almen boligafdeling skal ske i henhold til Tilbudsloven eller den nye Udbudslov afhængig af opgavens karakter og økonomiske størrelse. En nærmere analyse af afdelingernes beslutningsgrundlag har imidlertid afdækket, at grundlaget er meget forskelligt og i nogle tilfælde omfatter beslutning om et bestemt produkt, hvilket som udgangspunkt ikke er i overensstemmelse med udbudsreglerne. Endvidere er opgavernes økonomiske størrelse meget forskellige i det de varierer fra under kr. til knap 3 mio. kr. Administrationen har endvidere drøftet hele strategien med fælles udbud med ingeniørfirma Sweco. Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

15 x I notat af 17. februar 2016 har administrationen redegjort nærmere for opgaven i de aktuelle afdelinger og de udbudsretlige udfordringer. Notatet er udsendt som bilag til mødet. Som det fremgår af notatet er det administrationens samlede vurdering, at indkøb mest hensigtsmæssigt sker ved indhentning af særskilt tilbud til hver afdeling. Det er fortsat administrationens anbefaling, at etablering af ny affaldsordning med f.eks. nedgravede containere sker med teknisk bistand til at udfærdige kravspecifikationen omkring affaldsfraktioner, hensyn til omgivende belægninger, jordforhold i relation til jordforureningsloven samt selve tilbudsindhentningen. Administrationen udsender i marts måned notat til hver afdeling, hvor der informeres om, hvorledes tilbudsindhentning kan ske eventuelt med teknisk bistand fra ingeniørfirma Sweco. Bilag: BO-VEST notat af 20. marts Orientering om koncept for beboerkommunikation i byggesager Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: BO-VEST gennemfører i disse år en lang række større byggesager. I byggesagerne er tæt kommunikation til beboerne en væsentlig medvirkende årsag til en succesfuld byggesag, samt til at beboerne har lettere ved at bo i de gener, en byggesag nødvendigvis medfører. Kommunikation i byggesagerne har i de seneste år været håndteret forskelligt. Omfanget og fordelingen af kommunikationsopgaver mellem rådgiver og BO-VEST har været afhængig af, hvilke aftaler der er indgået, og hvilke ressourcer der har været til rådighed. For fremover at sikre en høj kvalitet i kommunikationsmaterialet i alle byggesager fra start til slut har administrationen beskrevet et koncept for, hvordan vi håndterer beboerkommunikation i byggesager i BO-VEST. BO-VEST prioriterer kommunikation og beboerprocesser højt i udvælgelsen af rådgivere. Samtidig er det administrationens erfaring, at beboerkommunikationen har den mest stabile og højeste kvalitet, når BO-VEST har det overordnede ansvar for beboerkommunikation. Det skyldes primært, at BO-VEST i forvejen har en dialog med beboerne, samt at vi har uddannede kommunikationsmedarbejdere til at udarbejde kommunikationsmateriale i tæt Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

16 samarbejde med beboerdemokrater, projektleder og rådgiver. Derved kan vi sikre en høj kvalitet i både indhold i og formidling af kommunikationsmaterialet gennem hele byggesagen. Koncept for beboerkommunikation i byggesager i BO-VEST En byggesag i BO-VEST forløber i forhold til den udviklede projektmodel i 10 faser. Overordnet kan disse inddeles i tre faser: planlægning, udførelse og afslutning. Til hver fase er i konceptet beskrevet følgende kommunikationsydelser: Planlægning: Kvalitetssikring af beslutningsoplæg Udarbejdelse og oplæg til kommunikationsstrategi inkl. plan over roller og ansvar, tids- og handlingsplaner mv. Opstart af kommunikationsgruppen med relevante parter Opstart af byggesagens medier; projekthjemmeside og designlinje Medarrangør på arrangementer, som åbent hus på mockup/prøvehuse Varslingssystem, tilpasning til byggesagen Redaktør og skribent på byggesagens medier; hjemmeside, nyhedsbreve og byggeavis Udførelse: Kommunikationsmøder med relevante parter Kommunikation på byggesagens medier; hjemmeside, nyhedsbreve, byggeavis og artikler Foto- og videokommunikation Medarrangør på arrangementer, som første spadestik og rejsegilde Presseindsats, løbende fortællinger til lokale aviser og fagpresse Kvalitetssikring af rådgivers materiale til afdelingsmøder, byggeudvalgsmøder mm. Afslutning Kommunikation på byggesagens medier; nyhedsbreve og oplysninger på hjemmesiden om arbejdet med fejl og mangler Varslingssystem tilpasset byggesagen i forbindelse med 1 års gennemgang Evaluering af kommunikationsindsats Økonomi og ressourcer For at kunne gennemføre den ekstra indsats i forhold til beboerkommunikation i byggesager vil der blive ansat en kommunikationsmedarbejder i BO-VEST. Medarbejderen finansieres først og fremmest via en forholdsvis fordeling mellem de 10 store nuværende og forventede byggesager, der skal gennemføres i BO-VEST indenfor de kommende 5 år. Det drejer sig om: Gårdhusene AB Syd, Gårdhusene etape 2/3 (VA 4 Nord og 4 Syd), Gårdhusene VA 6 Vest, Gårdhusene AB Vest, Galgebakken, Toften, Blokland, Hyldespjældet, Solhusene og Gillesager. Herudover er afdeling T13, hvor der indtil videre er en særlig organisering omkring kommunikation, der er fastlagt i samarbejde med de øvrige parter i HP4. Den videre beboerkommunikation når byggesagen går i gang, er endnu ikke fastlagt. Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

17 Dernæst vurderes det, at det i en række andre ustøttede renoveringssager vil være relevant at lade kommunikationsmedarbejderen bidrage med særydelser omkring beboerkommunikation. Tidsplan: 10. februar 2016: BO-VESTs bestyrelse orienteres. Marts og april 2016: De tre organisationsbestyrelser orienteres. Relevant for strategien: Konceptet for beboerkommunikation i byggesager knytter sig tæt til BO-VEST s strategiske hovedspor omkring beboerne og sikker og ordentlig drift. Vurdering: Det er administrationens vurdering, at en tæt dialog med beboerne under byggesagen er medvirkende til at kunne gennemføre succesfulde byggesager. En styrket beboerkommunikation vil gøre det lettere at være beboer i en renoveringsproces. Det vil løfte kvaliteten af kommunikationen til beboerne ligesom det vil sikre, at vi har en tæt dialog med og information til beboerne gennem hele byggesagen. Bilag: Koncept for beboerkommunikation i byggesager i BO-VEST. 12. BO-VEST arbejdsmiljøprogram i byggesager Bestyrelsen drøftede koncept for BO-VEST arbejdsmiljøprogram i byggesager og havde følgende kommentarer: Birthe Lauridsen efterlyste, at der står noget om arbejdstiderne i arbejdsmiljøprogrammet. Maj-Britt Brander oplyste, at det står i kontakten for gårdhavehusene, hvor der er indført tidsrum og hensynstagen til beboerne. Derudover har Albertslund Kommune også et regulativ, der skal følges. Derudover var der generelle kommentarer til side 20 og 21. Maj-Britt Brander roste konceptet for BO-VEST arbejdsmiljøprogram. Bestyrelsen godkendte konceptet for BO-VEST arbejdsmiljøprogram, så det fremover kan indgå i grundlaget for udbud af opgaver i forbindelse med byggesager i afdelingerne. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen godkender koncept for BO-VEST arbejdsmiljøprogram med henblik på, at dette kan indgå i grundlaget for udbud af fremtidige opgaver om teknisk rådgivning og større entreprenøropgaver i forbindelse med byggesager i afdelingerne. Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

18 Beskrivelse: I arbejdsmiljølovgivningen indgår tre helt centrale bekendtgørelser, der fastlægger ansvar og pligter for henholdsvis bygherren (bkgt.117), den projekterende (bkgt.110) og entreprenøren (bkgt.1516). I bekendtgørelsen for bygherrens ansvar og pligter er beskrevet et ret vidtgående ansvar for den overordnede varetagelse af arbejdsmiljøet under såvel projekteringen som under udførelsen. En del af denne forpligtelse kan opfyldes ved at bygherren overdrager ansvaret til henholdsvis den projekterende eller til entreprenøren. Ved flere forskellige tilsynsbesøg af Arbejdstilsynet på byggepladser i BO-VEST regi har Arbejdstilsynet udover at forholde sig til den konkrete sikkerhed på byggepladsen udfordret administrationen omkring, hvorledes BO-VEST i øvrigt varetager sit samlede overordnede ansvar for arbejdsmiljøet ved gennemførelse af byggearbejder. Arbejdstilsynet har her opfordret til, at BO-VEST udarbejder et egentligt program for, hvorledes dette ansvar varetages, herunder, at der også inddrages hensyn til eget personale og beboerne. Administrationen har på baggrund heraf valgt at inddrage ekstern ekspertise omkring udvikling af et arbejdsmiljøprogram for byggesager i BO-VEST. Arbejdsmiljøkonsulenter fra Grontmij A/S har faciliteret workshopforløb med projektlederne i BYG for at udarbejde oplæg til arbejdsmiljøprogram. I arbejdsmiljøprogrammet er der prioriteret fem politikområder Byggepladssikkerhed Arbejdskultur og samarbejde Orden og ryddelighed Beboerne Eget personale For hvert område er beskrevet målsætninger, handlingsplaner og målemetoder. Det skal bemærkes, at hvor der i arbejdsmiljøprogrammet er anført BO-VEST s arbejdsmiljøkoordinator så henvises der til den person som BO-VEST har overdraget ansvaret til i henholdsvis projekterings- og i udførelsesfasen. Dette vil typisk være en repræsentant hos henholdsvis den tekniske rådgiver eller entreprenøren. Oplægget til arbejdsmiljøprogram er godkendt af BO-VEST bestyrelse på møde den 10. februar 2016 med bemærkning om, at der i afsnit om beboerne skal tilføjes et afsnit om sundhed og sikkerhed i boligen samt, at borgere erstattes af beboere i oplistningen af interessenter i afsnit 3.3 om orden og ryddelighed. Der er tilføjet et afsnit om sundhed og sikkerhed i boligen. I oplistningen af interessenter omkring orden og ryddelighed er nu anført beboere og andre borgere. Dette med henvisning til, at hensynet i følge lovgivningen ikke kan indskrænkes til beboerne i det der også færdes andre f.eks. gæster, postbud, varmeaflæser m.fl. Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

19 13. Albertslund Syd Deltagelse i ansøgning om EU Horizon projekt Bestyrelsen drøftede og godkendte, at BO-VEST på vegne af AB s afdelinger i Albertslund Syd deltager som partner i en projektansøgning om tilskud fra EU s Horizon program. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at BO-VEST på vegne af AB og VA s afdelinger i Albertslund Syd deltager som partner i en projektansøgning om tilskud fra EU s Horizon program Beskrivelse: På initiativ fra Albertslund Kommune er der i dialog med en række eksterne parter udarbejdet et oplæg til projektansøgning til EU s Horizon-program om økonomisk støtte til særlige udviklingstiltag omkring: brug af data til styring af energiforbrug i boliger ved at udjævne forbruget uden tab af komfort og uden at varmeregningen stiger med henblik på at gøre mere plads til vedvarende energi i varmeforsyningen udvikling af digitale løsninger i dialog med beboerne omkring energistyring, transport m.m. hvor kommunen eventuelt kan stå som driftsherre kortlægning af transportforbrug og brug af digitale tjenester i hverdagen for kategorier af forbrugere med henblik på påvirkning henimod en mere miljørigtig adfærd skabe infrastruktur for elbiler ved f.eks. at etablere ladestationer på boligområdernes parkeringspladser Projektansøgning er primært udarbejdet i samarbejde mellem Albertslund Kommune, Gate 21, DTU (Danmarks Tekniske Universitet), Concito (grøn tænketank), Vestegnens Kraftvarmeselskab I/S, NorthQ (softwarevirksomhed), Nobia (busselskab), COWI (Ingeniørrådgivning). BO-VEST har deltaget i et enkelt udviklingsseminar. Ansøgningen sker i øvrigt i et bestående projektsamarbejde mellem Albertslund Kommune og bystyret i Malaga og i Uttrecht. Når BO-VEST er opfordret til at deltage, er baggrunden de omfattende renoveringsopgaver, der pågår specielt i Albertslund Syd, hvor der indgår omlægning af fjernvarme til lavtemperatur. Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

20 Økonomi og ressourcer: BO-VEST indsats vil primært handle om at formidle kontakt til beboere og beboergrupper samt indgå i dialog med partnerne om mulighed for at implementere nye tiltag som en integreret del af de store renoveringsindsatser. Imødekommes ansøgningen, vil der være tilskud til BO-VEST eller afdelingerne svarende til ca. 13 mandemåneder. Tidsplan: Der forventes først svar på ansøgningen efter sommerferien. 14. Indkøbs- og udbudsfunktion: Orientering Der vil blive udarbejdet en indkøbspolitik og indkøbsstrategi, hvor AB s vedtagne arbejds- og sociale klausuler samt kædeansvar vil blive indarbejdet for AB. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede at anbefale afdelingerne, at de i videst muligt omfang anvender den nye udbuds og indkøbsfunktion. Indstilling: Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager orienteringen om indkøbs- og udbudsfunktionen til efterretning - at bestyrelsen anbefaler afdelingerne, at de i videst muligt omfang køber ind igennem udbuds- og indkøbsfunktionen Beskrivelse BO-VESTs bestyrelse godkendte på bestyrelsesmødet den 16. marts 2016, at der etableres en fælles indkøbs- og udbudsfunktion i BO-VEST. Formålet er først og fremmest at opnå besparelser på afdelingernes indkøb af varer og tjenesteydelser. Men indkøbs- og udbudsfunktionen vil også gøre det nemmere for os at leve op til den nye udbudslov, hvor kravene til udbud er blevet skærpet, og hvor tærskelværdierne for udbud er blevet betydelig lavere. Udbuds- og indkøbsfunktionen etableres som en sideaktivitet efter bekendtgørelsens 27, hvoraf det fremgår, at: Boligorganisationen kan etablere en indkøbscentral Boligorganisationen kan opkræve et gebyr hos de tilbudsgivere der indgås kontrakter eller rammeaftaler med Gebyret udgør en nærmere fastsat andel af den omsætning, som de pågældende tilbudsgivere har i henhold til den kontrakt eller rammeaftale der indgås Gebyret må ikke i væsentligt omfang overstige boligorganisationens udgifter ved etableringen og driften af indkøbscentralen Etableringsudgifterne skal afskrives over højest 4 år Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

21 Et eventuelt overskud i det enkelte regnskabsår udbetales forholdsmæssigt til de administrerede boligorganisationer der har trukket på kontrakten(erne) eller rammeaftalen(erne). Administrationen anbefaler, at funktionen etableres som en sideaktivitet. Det vil give mulighed for at få dækket omkostningerne til aktiviteten ved en gebyrindtægt fra de tilbudsgivere, der indgås aftaler med. Dermed vil aktiviteten ikke påvirke driftsøkonomien i BO- VEST. De afdelinger, der får glæde af aktiviteten, betaler, i form af at de ikke opnår den fulde besparelse ved udbuddet. Økonomi og Ressourcer Udgiften til udbuds- og indkøbsfunktionen forventes at udgøre: Direkte personaleomkostninger Øvrige driftsudgifter I alt kr kr kr. Udgiften vil blive dækket af et gebyr i forbindelse med primært udbud af almindelig vedligeholdelse (konto 115 arbejder), ppv-arbejder (konto 116), trappevask og flyttelejligheder Erfaringen med udbud af arbejder i forbindelse med flyttelejligheder er, at det giver en besparelse i størrelsesordenen 25 til 40 pct. For trappevask er erfaringerne de samme. For udbud af de almindelige arbejder i afdelingerne er besparelser på min. 10 til 20 pct., ofte betydeligt mere. Tidsplan 2016: April April Juni Påbegyndelse af rekruttering af indkøber Organisationerne orienteres udbuds- og indkøbsfunktionen Ansættelse af indkøber Indkøber starter 3.kvartal Gennemførelse af 1 til 2 udbud, udarbejdelse af indkøbspolitik / - indkøbsstrategi, herunder om samarbejdsrelationer og involvering af afdelingsbestyrelserne Oktober Indstilling til bestyrelsen om indkøbspolitik / strategi til godkendelse December Halvårlig status. Vurdering Det er administrationens vurdering, at afdelingerne vil kunne spare store beløb, ved at indkøb sker igennem en fælles indkøbs- og udbudsfunktion. Når indkøbs- og udbudsfunktionen etableres som en sideaktivitet, har den ikke nogen indflydelse på BO-VESTs økonomi. Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

22 15. Formandens orientering Der afholdes Boligpolitisk Forum den 27. april, hvor temaet vil være effektiv drift. BO-VEST afholder repræsentantskabsmøde den 25. maj Kurt Andersen meldte afbud til bestyrelsesseminaret. Det blev drøftet, om bestyrelsesseminaret den 28. april skal udsættes til efter AB s repræsentantskabsmødet. 5 stemte for at mødet afholdes den 28. april, mens 3 stemte imod. Mødet afholdes derfor som aftalt den 28. april. Birthe Lauridsen orienterede om, at hun på afdelingsmødet i Etagehusene ikke genopstillede som formand eller til afdelingsbestyrelsen. Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager formandens orientering til efterretning. Valg til BL s 9. kreds Der blev afholdt valg til 9. kreds den 6. april, hvor Per Mogensen blev valgt som repræsentant og Frank Aagaard blev valgt som suppleant. 16. Administrationens orientering Ansættelses af områdeleder: Jan Obel starter som ny områdeleder pr. 1. maj. Jan Obel kommer fra en stilling i Boligselskabet Sjælland. ApS for erhvervslejemål: Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der skal oprettes et anpartsselskab til erhvervslejemål, men det kræver, at de berørte lejemål flyttes over i en selvstændig afdeling, hvor der skal udarbejdes nyt skøde m.m. Da arbejdet er mere omfattende end først godkendt, vil der på et kommende møde komme en ny indstilling til bestyrelsen. Ny udbudslov: Bestyrelsen bemærkede, at AB s vedtagne krav til arbejds- og sociale klausuler samt kædeansvar også skal gælde ved udbud. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

23 Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen tager administrationens orientering til efterretning. Antal ledige lejemål pr. 28. februar 2016 Boliger: 6 Erhvervslejemål: 0 Institutioner: 0 Følgende lejemål giver lejetab:. Stjernens Kvarter 2D Lejetab: 1. januar 29. februar 2016 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Kronens Kvarter 15D Lejetab: 1. januar 29. februar 2016 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Klokkens Kvarter 4C: Lejetab: 1. januar 29. februar 2016 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Mågens Kvarter 11C Lejetab: 1. januar 29. februar 2016 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Lærkens Kvarter 15C Lejetab: 1. januar 29. februar 2016 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Faklens Kvarter 1D Lejetab: 1. januar 28. februar 2019 kr ,00 Tomgang pga. skimmelsvamp Ny udbudslov Med virkning fra 1. januar 2016 er der vedtaget en ny udbudslov i Danmark. Det er første gang, at EU s udbudsregler er skrevet direkte ind i en dansk udbudslov. Tilbudsloven er fortsat gældende, i det afsnit II om indkøb af varer og tjenesteydelser dog er bortfaldet med den nye Udbudslov. I vedlagte notat har administrationen redegjort for baggrunden for den nye lov og de væsentligste ændringer i forhold til hidtidige regler. Samtidig er der redegjort for, hvorledes de sædvanlige udbud af entreprenørarbejde og indkøb af varer eller tjenesteydelser i byggesager skal foregå efter de nye regler. Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april

24 Lovgrundlag: Lov L 19 vedtaget af Folketinget den 19. november 2015 Bilag: Notat af 22. januar 2016 udarbejdet af administrationen Proces for effektivisering af driften Der har over det seneste gode års tid været fokus på behovet og potentialet for effektivisering af den almene sektor. Ofte har det været italesat ud fra en lurende trussel fra statsligt hold om kontante krav til effektivisering, men sat over for en oplevelse af, at vi egentlig gør det meget godt i den almene sektor, har det været vanskeligt for alvor at fastholde og konkretisere behovet og mulighederne. Det er BO-VESTs opfattelse, at det væsentlige for os ikke bør være truslen om eventuel lovregulering, men derimod vores allesammens pligt til at sikre, at vores beboere får mest muligt for pengene og ikke betaler mere end nødvendigt. Altså, at sikre huslejer, der er til at betale for alle også for mennesker med lav indkomst. Der er effektiviseringspotentiale i hele BO-VEST. I administrationen ligger potentialerne primært i fortsat fokusering på at optimere løsningen af de daglige opgaver og på at sikre, at vi bruger vores huslejekroner rigtigt. Hertil kommer muligheden for at administrere flere boliger med den samme bemanding, der vil gøre det muligt at holde administrationsbidraget i ro, sådan som det har været tilfældet i de seneste år. Effektiviseringspotentialet i organisationerne er yderst begrænset, da driftsøkonomien her er relativt begrænset, og afdækkes årligt ved budgetlægningen for organisationerne. Da der er meget lidt at hente, vil indsatsen i forhold til at skabe effektiviseringer ikke blive prioriteret der. Det største potentiale for effektivisering ligger i boligafdelingerne, og administrationen vil derfor nu igangsætte en større indsats for i samarbejde med afdelingsbestyrelser og medarbejdere at afdække det samlede effektiviseringspotentiale. Viden om effektiviseringspotentialet ligger både hos administrationen, driftsmedarbejderne og afdelingsbestyrelserne, hvorfor alle 3 grupper involveres i det videre arbejde. Dette skal samtidig skabe forståelse for og ejerskab til effektiviseringsindsatsen og sikre fortsat trivsel og gode forhold hos både medarbejdere, beboerdemokrater og naturligvis beboere. Direktøren og teknik- og driftschefen tager med start i 1. halvår på besøg hos samtlige afdelingsbestyrelser for sammen med dem at afdække effektiviseringspotentialet i den enkelte afdeling. På møderne præsenteres bestyrelserne for administrationens vurdering af effektiviseringspotentialet herunder brug af benchmark med sammenlignelige afdelinger og præsentation af konkrete erfaringer fra andre boligorganisationer. Desuden præsenteres bestyrelserne for forskellige modeller for realisering af potentialet, herunder fx forslag til sammenlægninger, driftsfællesskaber, samdrift, samarbejde, udbud af tjenesteydelser og varekøb, optimering af den daglige drift, mulighed for konkurrenceudsættelse m.v. Samtidigt er Referat fra ordinært AB s organisationsbestyrelsesmøde den 13. april