Strategi & handlingsplan 2012

Transkript

1 Strategi & handlingsplan 2012 Retten i Holstebro Side 1

2 Strategi & Handlingsplan 2012 Indholdsfortegnelse 1. Rettens opgaver og organisering 2. Vision og værdier 3. Retten - en attraktiv arbejdsplads 3.1. Kompetenceudvikling 3.2. Arbejdsmiljø den rummelige arbejdsplads 3.3. Sygefravær 3.4. Sammenhængskraft - det sociale aspekt 4. Opfølgning på mål for Strategi for Kvalitet, service og effektivitet i rettens ydelser Værdier IT-indsats Byggeri & flytning 5.5. Afdelingskontor 5.6. Organisation opfølgning på Ledervurdering 6. Handlingsplan for Ressourcer Personale Organisation Bygninger IT 6.2. Opgaver/ Effekt Faglig kvalitet Brugeroplevet kvalitet 6.3. Omdømme Kommunikation Netværk/ samarbejdspartnere Værdier 1 Fælles fokusområder for domstolene i 2012: Konkrete forbedringer af kvalitet, service og effektivitet i rettens ydelser 2 Fælles fokusområder for domstolene i 2012: Bidrage aktivt til projektet Danmarks Domstole værdier og mål 3 Fælles fokusområde for domstolene i 2012: Forberede og gennemføre implementeringen af JFS 0.6 og 0.8. Side 2

3 1. Rettens opgaver og organisering Opgaver Som en af landets 24 byretter behandler retten i Holstebro civile sager, straffesager, skiftesager samt foged- og auktionssager. Civile sager kan f.eks. være sager om mangler ved fast ejendom og andre formueretlige sager (f.eks. uoverensstemmelser om opfyldelse af aftaler og kontrakter m.m.), sager om opsigelse (arbejdsret), boligretssager, ægteskabssager, faderskabssager og sager om adoption. I straffesager træffer retten beslutning om, hvorvidt en person skal straffes for en overtrædelse af loven. Retten træffer også afgørelser i forbindelse med politiets efterforskning af straffesager. Det kan f.eks. være afgørelser om varetægtsfængsling, beslaglæggelse og ransagning. De fleste sager kan behandles ved to instanser. I de tilfælde er behandlingen ved retten i Holstebro 1. instans-behandling, og afgørelsen vil kunne ankes til landsretten. Nogle mindre sager kan dog normalt kun behandles ved én instans, uden mulighed for appel til landsretten Organisation Retten i Holstebro er organiseret i fire afdelinger: Retssekretariatet, Fogedretten, Skifteretten og Administration & Fællesservice. Retssekretariatet behandler alle civile og strafferetlige sager, fogedretten behandler fogedsager og auktioner, og skifteretten behandler skiftesager, herunder insolvens og konkurser. Administration & Fællesservice varetager rettens administrative opgaver, herunder HR, økonomi, ledelsesbetjening, bygninger og IT, kommunikation og derudover en lang række serviceopgaver både i forhold til rettens brugere og i forhold til organisationen. Retten arbejder i en teamstruktur, med en høj grad af selvledelse indenfor de enkelte teams. Ledelsesopgaven er opdelt i strategisk ledelse, herunder udformning af strategi og planlægning, og driftsledelse med stort fokus på udvikling af medarbejdere, der leder sig selv. Side 3

4 Organisationsdiagram for retten i Holstebro Side 4

5 2. Vision og værdier 2.1. Vision Retten i Holstebro vil være en professionel organisation og en attraktiv arbejdsplads på niveau med de bedste retter i Danmark med hensyn til kvalitet, effektivitet og service. Retten har siden 2007 arbejdet efter dette mål. Retten i Holstebro er en arbejdsplads, hvor domstolenes overordnede visioner og værdier viser retningen, suppleret af de værdier, retten selv har opstillet. Visionen er udviklingen af en kreativ arbejdsplads med samarbejde på tværs af faggrænser og organiseret i selvstyrende teams. Retten anvender Lean-processer og projektarbejde som metoder i arbejdet med effektivitet, kvalitet og service, og vil fortsat bruge disse arbejdsformer i alle relevante forandringsprocesser. Domhusmodellen Retten i Holstebro arbejder efter Domhus -modellen, der er vedtaget som den fælles vision for arbejdet ved Danmarks Domstole: Side 5

6 2.2. Værdier Arbejdet ved retten i Holstebro foregår efter et værdisæt, der afspejler rettens egne såvel som de overordnede værdier for domstolene. Retten har i 2011 været igennem en proces om formulering og implementering af det lokale værdisæt, under overskriften KEND dine værdier. Retten arbejder på den baggrund efter fire kerneværdier: Kvalitet, Effektivitet, Nytænkning, Dialog. Værdierne er ligeværdige og indbyrdes afhængige og skal være vejledende for måden opgaverne løses på, måden man omgås kollegaer på, og måden arbejdspladsen udvikles på, illustreret med følgende model: Effektivitet Kvalitet Nytænkning Dialog Arbejdet med implementering af KEND dine værdier vil fortsætte i 2012 i forlængelse af arbejdet med det fælles overordnede værdisæt for Domstolene. Side 6

7 3. Retten - en attraktiv arbejdsplads Retten i Holstebro ønsker at være en attraktiv og rummelig arbejdsplads og arbejder derfor løbende med arbejdsmiljø og medarbejderudvikling Kompetenceudvikling Afklaring og udvikling af medarbejdernes personlige og faglige kompetencer er et væsentligt indsatsområde. Gode relationer på arbejdspladsen og god kommunikation er af helt afgørende betydning for arbejdsglæde og et godt arbejdsmiljø, og retten har derfor gennem flere år arbejdet med bl.a. den enkeltes evne til at skabe og vedligeholde gode relationer på arbejdspladsen og evnen til at kommunikere på en hensigtsmæssig måde. Den igangværende indsats på dette område fortsætter også i Derudover er der behov for brede faglige kompetencer hos såvel kontormedarbejdere som hos jurister. På baggrund af et projekt fra 2010 er der i løbet af 2011 iværksat en rokeringsordning for kontormedarbejderne, som vil understøtte en udbygning af medarbejdernes faglige kompetencer og afdelingernes opbygning af ressourcer. Rokeringsordningen vil endvidere få betydning for de årlige MUS-samtaler, hvor ønsker om rokering skal drøftes, og for de årlige lønforhandlinger, hvor varetagelsen af opgaven som mentor eller tilegnelsen af nye kompetencer vil være vigtige parametre for lønudviklingen. Der er endvidere i 2011 iværksat et tilbud om udvikling af personlig effektivitet til alle medarbejdere. Dette tilbud fortsættes i Der har også i 2011 været afholdt et ledelsesseminar med andre retter i regionen og en fælles temadag på det strafferetlige område for jurister i Viborg, Herning og Holstebro samt anklagemyndigheden. Disse tiltag fortsætter i 2012, og det skal overvejes, hvordan der kan udvikles samarbejde med andre retter eller institutioner om nye undervisnings- og udviklingstiltag, også for andre medarbejdergrupper. Retten i Holstebro arbejder team-baseret, og det er derfor ikke nok at fokusere på udviklingen af de individuelle kompetencer. Teamsamarbejde forudsætter et tæt samarbejde på tværs af faggrænser. Det gode teamsamarbejde bygger på en række forudsætninger, som skal være til stede. I 2011 har der været sat fokus på ledelsesrollen i relation til teamsamarbejdet. Der er fortsat behov for at arbejde med teamsamarbejde og selvledelse, og udviklingen af det gode teamsamarbejde vil blive vægtet højt også i Arbejdsmiljø Det gode arbejdsmiljø er hele tiden i fokus, og i 2011 har meget af dette fokus været rettet mod byggeriet af den nye retsbygning for retten i Holstebro. Denne bygning vil stå klar til indflytning i foråret Arbejdsmiljøindsatsen i 2012 vil derfor i høj grad komme til at dreje sig om flytning, de nye fysiske rammer og ikke mindst de nye muligheder bygningen vil give for udførelsen af arbejdet. Side 7

8 Udover opførelsen af en ny bygning i Holstebro forventes 2012 at byde på en ombygning af retsbygningen i Thisted, og der vil derfor også her være stort fokus på de fysiske rammer. I forhold til det psykiske arbejdsmiljø har stress været et indsatsområde i både 2010 og Der har været gennemført dels en stress-undersøgelse, dels diverse tiltag til bekæmpelse af stress på individuelt niveau og afdelingsniveau. Der vil fortsat være fokus på dette område i Sygefravær Danmarks Domstole har i 2011 generelt arbejdet for at nedbringe sygefraværet, så domstolene kom på niveau med de øvrige statslige arbejdspladser. Retten i Holstebro havde ved starten af 2011 et sygefravær, der lå over gennemsnittet for staten, og der har derfor i løbet af 2011 været fokus på at få nedbragt sygefraværet. Der har været iværksat forskellige tiltag såsom sygefraværssamtaler, planer for gradvis tilbagevenden til arbejdspladsen ved længerevarende sygdom, m.m. Ved udgangen af 3. kvartal 2011 var sygefraværet nedbragt til under gennemsnittet for staten, men der vil fortsat være fokus på området også i Sammenhængskraft det sociale aspekt Et godt forhold til kollegaer på tværs af organisationen er et væsentligt fundament for trivsel på arbejdspladsen og for muligheden for at løse opgaverne bedst muligt. Retten i Holstebro er delt på to geografisk adskilte kontorer og har derfor ekstra fokus på at sikre sammenhængskraften på tværs af geografi og afdelinger. Der er løbende fokus på dette i det daglige arbejde, men derudover afholdes forskellige fælles arrangementer faglige og sociale - for alle medarbejdere. I september 2011 afviklede retten således en fælles temadag på Højriis Slot, hvor temaet var samarbejde og fælles mål. Der blev desuden afholdt en temadag om rettens værdigrundlag i november. Der vil ligeledes blive gennemført forskellige fælles arrangementer i Både i forbindelse med domstolenes fælles værdiprojekt, i forbindelse med flytning til nye bygninger, og ved en fælles temadag i efteråret Side 8

9 4. Opfølgning på mål for 2011 Der var opstillet tolv konkrete mål for Målene rettede sig mod henholdsvis afdelinger, ledere og retspræsident. I det følgende er målene gennemgået enkeltvis i forhold til opnået resultat i : Domstolenes mål for sagsbehandlingstider skal opfyldes o Hvis afdelingen ikke allerede opfylder målene eller målopfyldelsen er usikker, skal afdelingen udarbejde en strategi for, hvordan målopfyldelsen sikres o Afdelingerne skal hvert kvartal afgive en orienterende beretning om udviklingen i sagsbehandlingstiderne til præsidenten o Hvis sagsbehandlingstiderne ikke overholdes, skal der afgives beretning hver måned Rettens sagsbehandlingstider har været et fokusområde også i Retten i Holstebro har generelt pæne sagsbehandlingstider, men der er enkelte områder, hvor der har været behov for ekstra fokus, herunder særlige voldssager, forældreansvarssager og ægteskabssager. Der har i løbet af 2011 været fulgt op månedsvis blandt andet gennem udmelding og drøftelse af Startpakke-statistikken i ledergruppen. Som noget nyt er dødsboskifter kommet med i måltallene i Det har været svært at leve op til de foreløbige måltal for området, og der vil fortsat være fokus på det. Måltallene på dette område er nu revideret fra Domstolsstyrelsens side for : Afdelingerne skal hvert kvartal iværksætte mindst fem Lean tiltag af væsentlig betydning for afdelingen o Afdelingerne skal fastlægge retningslinjer for arbejdet med Lean o Afdelingerne skal hvert kvartal til inspiration for afdelingerne orientere ledergruppen om nye tiltag, der er besluttet Implementeringen af Lean-tankegangen har været et fokusområde for rettens arbejdsform de seneste år, og således også i Det er dog ikke alle afdelinger, der i årets løb har arbejdet efter de opstillede målsætninger for Retssekretariatet har således været igennem en større organisationsændring, der i sig selv udgjorde et Lean-projekt og har derfor fokuseret på den proces. Skifteretten, Fællesservice og Administration har alle arbejdet aktivt med Lean og gennemført flere tiltag i årets løb. Det vurderes at Lean-metoden nu er så indarbejdet i rettens arbejdsform, at den indgår naturligt i det daglige arbejde. Det vil derfor ikke være nødvendigt at opstille konkrete mål for tiltag for Der er dog fortsat behov for fokus på at være nytænkende omkring arbejdet. 3: Hver afdeling skal arbejde med et eller flere af de grundlæggende elementer i teamsamarbejdet o Afdelingen skal udarbejde mål og strategi for udviklingsarbejdet o Mål og strategi skal drøftes med præsidenten o Der skal udarbejdes en vejledning til brug for arbejdet i afdelingerne o Udviklingsarbejdet skal en gang i hvert kvartal være et tema på ledergruppens møder Side 9

10 Efter formuleringen af handlingsplanen for 2011 blev det besluttet, at arbejdet med udviklingen af teamsamarbejdet i 2011 først og fremmest skulle foregå på lederniveau. Der er derfor ikke arbejdet med dette konkrete mål på afdelingsniveau i Teamsamarbejde er fortsat et udviklingsområde, og arbejdet vil fortsætte i : Hver afdeling skal arbejde med mindst et projekt inden for personlig eller faglig kompetenceudvikling o Afdelingen skal udarbejde en projektbeskrivelse for udviklingsarbejdet o Projektbeskrivelsen skal drøftes med præsidenten Alle afdelinger ved retten har i det forgangne år arbejdet med personlig og/eller faglig udvikling. I Retssekretariatet var den store omorganisering i høj grad også et fagligt udviklingsprojekt. De øvrige afdelinger har arbejdet med personlig og faglig udvikling i henholdsvis lokale handlingsplaner og projektbeskrivelser. 5: Afdelingerne skal arbejde med grundlæggende metoder og værktøjer inden for den systemiske kommunikationsforståelse o Afdelingen skal udarbejde mål og strategi for arbejdet o Mål og strategi skal drøftes med præsidenten o Der skal udarbejdes en vejledning til brug for arbejdet i afdelingerne o Udviklingsarbejdet skal en gang i hvert kvartal være et tema på ledergruppens møder Efter formuleringen af handlingsplanen for 2011 blev det besluttet, at arbejdet med metoder og værktøjer indenfor systemisk kommunikation i 2011 skulle foregå i ledergruppen. Der er derfor ikke arbejdet med dette konkrete mål på afdelingsniveau i : Ledergruppen skal over temaet at trække på samme hammel iværksætte tiltag, der kan udvikle og fremme fællesskab om løsningen af rettens opgaver o Der skal i projektform udarbejdes mål og strategi for arbejdet o Præsidenten er ansvarlig for projektet Der har under overskriften at trække på samme hammel været arbejdet på flere fronter i løbet af Præsidenten anmodede Tværgruppen om at sætte gang i den lokale værdi-proces blandt andet under denne overskrift. Den fælles temadag på Højriis Slot var et andet tiltag i det projekt. Ledergruppen har i årets løb drøftet tiltag under denne overskrift, og det vil fortsat være et tema i Side 10

11 7: Alle relevante tiltag, som kan lette indflytningen i ny retsbygning medio 2012, skal undersøges og sættes i værk o Administrationschefen udarbejder en plan over væsentlige tiltag, der kan forberedes i 2011 Byggeprojektet har været en højt prioriteret opgave for administrationschefen i 2011 og fortsætter i Der er udarbejdet udførlig handlingsplan og delplaner for projektet, der holdes jævnlige møder med entreprenør, arkitekter m.fl., og der er nedsat diverse interne udvalg, der har arbejdet og arbejder med organisationens krav til byggeriet, møbler og indretning, kunst og udsmykning m.m. Der er udarbejdet en udførlig drejebog for projektet, som er tilgængelig for alle medarbejdere, og der er løbende kommunikeret om projektet på personalemøder, via ugebreve, i SSU og diverse lederfora. Flytteudbud er iværksat med henblik på indflytning primo april Udover byggeprojektet i Holstebro har administrationschefen desuden forestået forberedelsen af ombygningen af retsbygningen i Thisted. Dette byggeri forventes påbegyndt medio : Rokeringsordningen skal implementeres o Arbejdsgruppen, der er nedsat, udarbejder forslag til beslutning om implementeringen Retspræsidenten godkendte primo 2011 arbejdsgruppens plan for iværksættelse af rokeringsprojekt. Arbejdsgruppen har derefter ikke været involveret i implementeringen af ordningen. Det har i stedet efter aftale med retspræsidenten været forankret hos specialkonsulenten i samarbejde med afdelingslederne. Der er i 2011 udarbejdet redskaber til brug for den afdelingsvise implementering. Redskaberne skal først og fremmest understøtte en afdelingsvis kortlægning af kompetencer og kompetencebehov, suppleret med en fælles oversigt over arbejdspladsens ønsker og behov, samt skabelon til mentoraftaler. Der er endvidere søgt mentorer bredt i organisationen. Administrationen holder oversigt over mentorer ajour. Afdelingslederne aftaler indbyrdes de konkrete rokeringer. Afdelingslederne godkender de individuelle rokeringsønsker og mentoraftaler. De individuelle rokeringstiltag og ønsker indgår herefter også i MUS og lønforhandlinger. Der følges op med kvartalsvis status over rokeringsbehov via indmeldinger fra afdelingslederne. 9: Sygefraværet skal nedbringes o Sygefraværets omfang skal kortlægges o Forslag til tiltag, der kan nedbringe sygefraværet, skal udarbejdes o Administrationschefen er ansvarlig for kortlægning og udarbejdelse af forslag Der er i 2011 ført nøje statistik over sygefravær, afviklet sygefraværssamtaler efter reglerne og lagt individuelle planer for tilbagevenden efter længere sygdom, hvor det har været relevant. Side 11

12 Sygefraværet er ved 3. kvartal 2011 nedbragt til under gennemsnittet for staten. Tallene for 4. kvartal kendes på nuværende tidspunkt ikke. Der vil fortsat være fokus på området i : Den nye ordning vedrørende afdelingskontoret skal implementeres o Præsidenten udarbejder forslag, som skal drøftes i Samarbejdsudvalget De udmeldte ændringer i opgavefordelingen mellem hovedkontor og afdelingskontor er implementeret i Derudover er der planlagt en nødvendig ombygning af afdelingskontoret, der vil imødekomme de fremtidige krav til opgaveløsningen. SSU har løbende drøftet opgavefordelingen og givet input til retspræsidentens planlægning. 11: Der skal igangsættes tiltag som kan højne kvaliteten i rettens kommunikation med borgere, brugere og medier o En arbejdsgruppe, der er nedsat, skal udarbejde mål og strategier Kommunikationsgruppen har arbejdet med en række forskellige tiltag i 2011, herunder påbegyndt et samarbejde med de lokale medier, samarbejde med repræsentanter for de lokale advokater, udvikling af information via hjemmeside og intranet, deltagelse i arbejdsgrupper under Kommunikationsnetværket m.m. Kommunikationsgruppen har indledningsvis laver en bruttoliste over ønskelige kommunikationstiltag og har på den baggrund udvalgt de tiltag, der er iværksat i løbet af Arbejdet fortsætter i : Udgifterne på rettens driftsbudget skal nøje afstemmes og prioriteres i forhold til bevillingen o Administrationschefen skal i forbindelse med budgetlægningen for driften i 2011 udarbejde en plan over mulige rationaliseringer, der kan mindske udgifterne på driften uden at forringe kvalitet, effektivitet eller service o Alle relevante besparelsestiltag skal derefter hurtigst muligt realiseres o o Afdelingsledelserne er ansvarlige for realiseringen Afdelingsledelserne skal ved udgangen af hvert kvartal orientere præsidenten om, hvilke tiltag, der er iværksat Administrationschefen har udarbejdet og løbende fulgt op på det årlige budget. Budgettet drøftes endvidere i det stående budgetudvalg, der mødes kvartalsvis, samt i SSU. Der har i årets løb været særligt fokus på spareforslag, og der har været iværksat flere besparende tiltag, hvorved udgifter til især kontorartikler er væsentlig beskåret, men også på andre områder er der opnået en besparelse i Der vil fortsat være fokus på besparelser i Side 12

13 5. Strategi for 2012 Strategien for 2012 for retten i Holstebro er baseret dels på udmeldingen fra Domstolsstyrelsens bestyrelse om de overordnede fokusområder for domstolene i 2012 ( ), dels på lokale behov for indsatsområder ( ). Strategien er udmøntet i konkrete mål for 2012 nedenfor i afsnit Kvalitet, service og effektivitet i rettens ydelser Med afsæt i Domhuset bør retten definere konkrete styrker og svagheder og opsætte konkrete mål for forbedringer i Det afgørende er rettens egen prioritering af indsatser og mål i lyset af rettens aktuelle situation og forventninger til fremtiden. Retten bør dog være særlig opmærksom på indsatser, der forbedrer: rettens sagsbehandlingstider (voldssager) rettens sygefravær rettens kvalitetsindsats (i forlængelse af kvalitetsprojektet) rettens indsats for bedre kommunikation (i forlængelse af kommunikationsprojektet) Der kan desuden i den enkelte ret være brug for at følge op på brugerundersøgelsen i 2009, trivselsundersøgelsen i 2010 og lederevalueringen i Retten i Holstebro har hele tiden fokus på forbedringer i kvalitet, effektivitet og service i forhold til rettens ydelser. Der har allerede i 2011 været særligt fokus på netop sygefravær og kommunikation, og begge områder fortsætter som henholdsvis fokusområde for så vidt angår sygefravær (udviklingen følges nøje på baggrund af allerede etablerede tiltag), og indsatsområde for så vidt angår kommunikation (allerede iværksatte tiltag følges op og nye sættes i værk) i I forhold til sagsbehandlingstider følges måltallene løbende i ledergruppen, og problemområder vil blive adresseret afdelingsvis. Retten i Holstebro skal i 2012 særligt gøre en indsats for forbedring af sagsbehandlingstiderne for de særlige voldssager, dødsboer, ægtefællesager og forældremyndighedssager. I 2011 iværksatte retten en særlig indsats for forbedring af kvaliteten i behandlingen af småsager og dette tiltag fortsættes i Derudover arbejdes der med diverse kvalitetstiltag på tværs af retten Værdier Retternes engagement i projektet om værdier og mål for Danmarks Domstole er afgørende for projektets succes. Det gælder både deltagelsen i arbejdsgrupper og seminarer, og det gælder de lokale drøftelser, herunder de temadage, som hver ret forventes at afholde som led i projektet. Der bør derfor afsættes tid i handlingsplanerne til at deltage i projektet og forberede temadage m.v. 5 4 Fælles fokusområde for domstolene i 2012: Konkrete forbedringer af kvalitet, service og effektivitet i rettens ydelser. 5 Fælles fokusområder for domstolene i 2012: Bidrage aktivt til projektet Danmarks Domstole værdier og mål Side 13

14 Retten i Holstebro påbegyndte allerede i 2011 arbejdet med det lokale værdigrundlag og vil i 2012 dels indgå aktivt i Domstolenes fælles værdi-projekt, dels følge op på det lokale projekt omkring implementering af værdigrundlaget i dagligdagen. Det arbejde, der blev påbegyndt i 2011, giver et godt grundlag for indspil i den fælles proces, og en del af det lokale projekt skal i 2012 handle om kommunikation og synliggørelse af værdierne, identitet og ejerskab, og fokus på den praktiske anvendelse i forskellige sammenhænge, herunder som parameter ved lønforhandlinger IT-indsats I løbet af 2012 vil to versioner af JFS-systemet nå retterne. Erfaringerne fra Foged-projektet viser, at retternes forberedelser er af afgørende betydning for en smidig overgang til nye systemer. Det vil i endnu højere grad gælde for JFS-systemet, som skal anvendes på tværs af sagsområder. Det er derfor vigtigt, at retternes handlingsplaner afspejler den indsats og de ressourcer, som forventes at skulle anvendes på forberedelserne og selve implementeringen, herunder oprydning i sagsbunker, uddannelse af medarbejdere og eventuelt organisatoriske justeringer til de nye systemer. 6 I det faglige arbejde har indførelsen af ny teknologi stor betydning for kvaliteten af rettens resultater, effektivitet i rettens arbejde, og den service, som retten yder. Brugen af i sagsbehandlingen skal fortsat fremmes mest muligt, og der skal tænkes kreativt i forhold til andre teknologier, som er eller bliver tilgængelige. I 2011 har retten bl.a. haft fokus på øget kommunikation via mail og internet, og dette arbejde fortsætter i Der er udpeget tovholdere, superbrugere og deltagere i diverse fora til forberedelse af udrulningen af JFS. Retten skal flytte til nye bygninger i april 2012 og udrulningen af den nye version af JFS er derfor planlagt til medio 2012, så flytningen ikke fjerner fokus fra udrulning og oplæring i systemet. Inden udrulningen udarbejdes køreplan for forløbet, inklusive plan for undervisning, kompetenceudviklingsbehov kortlægges, og de mulige organisatoriske konsekvenser overvejes Byggeri & flytning Flytningen til den ny retsbygning i april 2012 er godt undervejs. Udfordringerne for 2012 bliver i den forbindelse dels at få selve flytningen til at forløbe så nemt som muligt, med så få konsekvenser for rettens virke som muligt, dels at afvikle en passende indvielse af byggeriet for de involverede, lokalområdet og brugerne. Færdiggørelsen af byggeriet og forberedelse af flytning og indvielse er to store opgaver, som retten prioriterer højt i årets to første kvartaler. Dertil kommer den planlagte ombygning af afdelingskontoret i Thisted, der forventes at gå i gang medio 2012, og dermed kan komme til at kræve mange ressourcer i årets anden halvdel. 6 Fælles fokusområde for domstolene i 2012: Forberede og gennemføre implementeringen af JFS 0.6 og 0.8 Side 14

15 Det er målet med ombygningen af afdelingskontoret at sikre en mere hensigtsmæssig indretning af bygningen til brug for de opgaver, der skal løses på afdelingskontoret, og at give medarbejderne mere tidssvarende rammer for arbejdet Afdelingskontor Afdelingskontorets opgaver, bemanding og samarbejde med hovedkontoret er også i 2012 et væsentligt indsatsområde for retten i Holstebro. I 2011 er der arbejdet med implementering af første del af den beslutning om arbejdsdeling mellem afdelings- og hovedkontor, der blev truffet primo I 2012 vil flere dele af beslutningen kunne føres ud i livet, når den nye retsbygning i Holstebro står klar, og alle juristerne dermed samles i Holstebro. For retten vil den store udfordring for 2012 blive at sikre det gode samarbejde på tværs af de to kontorer og sikre udviklingen af medarbejdere og processer, så brugerne oplever uændret, eller bedre, kvalitet i den service, retten yder, uanset om man møder os i Thisted eller Holstebro Organisation Retten i Holstebro har løbende arbejdet med udvikling af organisation og arbejdsformer, og det arbejde skal fortsætte i I år vil indsatsen være koncentreret om selve organisationens opbygning, ledelsesstrukturer og afgrænsning af ansvarsområder. Formålet er at kvalitetssikre organisationen, så kommandovejene er klare og utvetydige, og beslutninger kan træffes, hvor det er mest hensigtsmæssigt og uden unødige forsinkelser. Side 15

16 6. Handlingsplan for 2012 Målene i handlingsplanen for retten i Holstebro for 2012 er inddelt i 3 kategorier: 1) ressourcer, 2) opgaver/ effekt og 3) omdømme. Hver kategori indeholder en række konkrete mål, med reference til de overordnede indsatsområder beskrevet i afsnit Ressourcer Målene for rettens ressourcer handler om at sikre vedligeholdelse og optimering af de tildelte ressourcer, fastholde besparelser og en hensigtsmæssig anvendelse af ressourcerne. De konkrete mål refererer til de overordnede indsatsområder om IT-indsats (5.3), Byggeri & flytning (5.4.), Afdelingskontor (5.5.) og Organisation (5.6) Personale Kompetenceudvikling Retspræsidenten sikrer de særlige behov for kompetenceudvikling på afdelingskontoret via 1) Kortlægning af behov 2) Plan for udvikling og 3) Iværksættelse inden årets udgang. Afdelingslederne sikrer særligt fokus på IT-kompetencer i ) Alle medarbejdere skal være klar til overgang til Windows 7 2) Alle medarbejdere skal gennemføre de kommende undervisningsforløb i ny JFS. Afdelingslederne sikrer rokeringsordningen via: 1) Kvartalsvis opfølgning med status for rokerings- og oplæringsbehov 2) At alle afdelinger i 2012 modtager og oplærer og/eller afgiver medarbejdere til oplæring 3) At eventuelle problemer i forhold til dækning af ønsker og behov, løftes op i ledergruppen til endelig løsning Retspræsidenten sikrer at Feedbackordningen om straffesagsbehandlingen for jurister fortsætter i 2012 og: 1) Følger op på gennemførelsesgraden og 2) Evaluerer ved årets udgang, om ordningen skal fastholdes i den nuværende form 3) Arbejder med mulige udvidelser af ordningen til andre medarbejdergrupper/ andre sammenhænge Sygefraværsindsats Administrationschefen er ansvarlig for i 2012 at: 1) Følge udviklingen i sygefraværet 2) Fortsætte den igangværende indsats mod nedbringelse af sygefravær og 3) Ved eventuel forværrelse at udarbejde forslag til handlingsplan for nedbringelse Afdelingslederne skal medvirke til forebyggelse af sygdom via fokus på trivsel, f.eks. via fælles træningspauser, stress-opfølgning på afdelingsmøder, m.m. 1) Afdelingslederne orienterer administrationschefen om gennemførte tiltag Retspræsidenten sikrer at der i 2012 følges op på Trivselsundersøgelsen fra Side 16

17 Integration med afdelingskontor Retspræsidenten sikrer at integrationen mellem hoved- og afdelingskontor opprioriteres i 2012, f.eks. via etablering af fælles arbejdsdag i Holstebro/ ugentlig lukkedag i Thisted Organisation Tilpasninger af organisationen Retspræsidenten sikrer at der i 2012 følges op på lederevaluering og at der herunder: 1) Overvejes organisationstilpasninger, særligt med fokus på ledelsesstrukturer 2) Fokuseres på den videre udvikling af teamsamarbejdet Bygninger Ny retsbygning Administrationschefen er ansvarlig for at der i 2012 sikres en smidig indflytning i den nye retsbygning i Holstebro. 1) Der udarbejdes detaljeret plan for færdiggørelse og flytning og følges løbende op herpå 2) Der sikres en arbejdsmiljøgennemgang af den nye bygning efter indflytning 3) Der laves plan for indvielse af bygningen, herunder den offentlige indvielse, arrangement for involverede og interessenter samt evt. en medarbejder/ familiedag Ombygning i Thisted Administrationschefen er ansvarlig for forberedelse og gennemførelse af ombygningen af afdelingskontoret i Thisted og skal herunder: 1) Udarbejde detaljeret plan for arbejdet, herunder de arbejdsmiljømæssige forhold for medarbejderne under byggeriet 2) Løbende følge op på arbejdet og orientere retspræsident og SSU 3) Sikre at der laves plan for arbejdets udførelse på afdelingskontoret i byggeperioden IT JFS-udrulning Administrationschef og tovholdergruppe er ansvarlig for at sikre den nødvendige forberedelse af udrulningen af det nye JFS, bl.a. via: 1) Kortlægning af kompetencebehov 2) Kortlægning af eventuelle organisatoriske konsekvenser 3) Udarbejdelse af plan for uddannelse i samarbejde med JFS-projektet 4) Udarbejdelse af plan for udrulning i samarbejde med JFS-projektet 5) Løbende orientering og forelæggelse for retspræsident 6) Løbende inddragelse af SSU og tillidsrepræsentanter 6.2. Opgaver/ Effekt Målene for rettens opgaver/ effekt handler om at sikre, at retten får mest muligt effekt og kvalitet ud af de tildelte ressourcer. Side 17

18 De konkrete mål refererer først og fremmest til det overordnede fælles fokusområde om kvalitet, service og effektivitet i rettens ydelser (5.1.). Målene er opdelt i henholdsvis faglig kvalitet og brugeroplevet kvalitet Faglig kvalitet Fortsat kvalitetsløft i småsager Retspræsidenten sikrer, at der fortsat arbejdes med forbedring af kvaliteten af småsagbehandlingen, herunder f.eks.: 1) Mere selvbetjening fx via nettet 2) Bedre kommunikation i forberedelsen (yderligere udvikling af sprog og internetvejledning) 3) Overveje afvikling af møder og hovedforhandlinger Fagligt miljø Med inspiration fra bl.a. de tre inspirationskataloger om kvalitet i retsledelse, kvalitet i forberedelse og efterbehandling af civile sager og straffesager og kvalitet i foged- og skifteretten skal: 1) Juristgruppen i 2012 sikre gennemførelse af minimum ét fælles fagligt arrangement eller forløb, til styrkelse af fagligheden inden for deres arbejdsområde. 2) Kontorgruppen i 2012 sikre gennemførelse af minimum ét fagligt arrangement eller forløb, til styrkelse af fagligheden inden for deres arbejdsområde. Afdelingslederne aftaler indbyrdes, om der kan laves et fælles forløb, eller om det skal gøres afdelingsvis. Retspræsidenten følger løbende op på anvendelsen af etablerede ordninger til styrkelse af det faglige miljø, herunder feedbackordning, rokeringsordning, samarbejde med andre interessenter (anklagemyndighed etc.) Brugeroplevet kvalitet Sagsbehandlingstider Koordinerende dommer samt funktionschefer følger månedsvis op på sagsbehandlingstiderne og 1) Såfremt målet ikke er nået, lægges der en plan for udbedring 2) Retspræsidenten sikrer særligt fokus på målopfyldelsen for sagsområder, hvor målopfyldelsen ikke har været tilfredsstillende i Brugerundersøgelsen Retspræsidenten sikrer at der i 2012 gøres status på forbedringsmuligheder påpeget i Brugerundersøgelsen, herunder overvejes: 1) Flere muligheder for selvbetjening via internettet 2) Anvendelse af servicemål i sagsbehandlingen Side 18

19 6.3. Omdømme Målene for rettens omdømme handler både om at sikre, at rettens ydelser modtages og forstås af målgrupperne, om at sikre at offentligheden generelt har et så korrekt billede af rettens rolle og opgaveløsning som muligt, og om at gøre samarbejdet med vores forskellige interessenter og samarbejdspartnere så godt som muligt. De konkrete mål refererer til det overordnede fælles fokusområde om værdier (5.2.), det fælles overordnede mål om fortsat implementering af kommunikationsprojektet (5.1.), og til rettens eget projekt om kommunikation og samarbejde i forhold til både private og professionelle brugere (5.1.) Kommunikation Fortsat udvikling af hjemmeside Kommunikationsgruppen sikrer, at hjemmesiden mere og mere bruges som rettens hovedinformationskilde. Det påbegyndte arbejde fra 2011 videreføres og videreudvikles i 2012, bl.a. via: 1) Mere målrettet information via hjemmesiden 2) Flere domme/ nyheder på hjemmesiden, 3) Flere selvbetjeningsmuligheder via hjemmesiden 4) F.eks. undervisningsmateriale m.m. på hjemmesiden Samarbejdet med pressen Kommunikationsgruppen sikrer, at det etablerede samarbejde med pressen videreføres og videreudvikles i 2012, herunder at: 1) Telefonmøder med pressen gennemføres og evalueres 2) Der afvikles jævnlige møder med kontaktpersoner 3) Dialogen med kontaktpersonerne fastholdes 4) Samarbejdet udvides til øvrige medier 5) Retten i højere grad er proaktiv overfor pressen Intern kommunikation Retspræsidenten foranlediger, at den interne kommunikation gennemgås, og at det overvejes: 1) Hvilken kanal passer til hvilken type information? 2) Særlige udfordringer ved information på flere adresser 3) Drøfte ansvar for udbredelse og modtagelse af information Netværk/ samarbejdspartnere Advokatsamarbejdet Retspræsidenten sikrer, at det etablerede samarbejde med repræsentanter for de lokale advokater fastholdes og udvikles i 2012, herunder f.eks.: 1) Udvikling af bedre møder og bedre dagsordner 2) Evt. målrettet information på hjemmesiden, som andre end retskredsens advokater kan få gavn af 3) Gennemførelse af faglige arrangementer Side 19

20 Regionale samarbejder Retspræsidenten sikrer, at det regionale samarbejde prioriteres i 2012, bl.a. via: 1) Deltagelse i styregruppemøder, 2) Høj mødedeltagelse i fælles regionale arrangementer 3) Udnyttelse af regionale udviklingsmuligheder, f.eks. fælles kompetenceudvikling Værdier Værdiprojektet lokalt og centralt Retspræsidenten sikrer at retten i 2012 deltager i og aktivt bidrager til domstolenes fælles værdiprojekt, herunder at alle medarbejdere informeres og inddrages undervejs i forløbet Retspræsidenten sikrer sammenhængen mellem det fælles værdiprojekt og arbejdet med rettens eget værdigrundlag, herunder: 1) Den fortsatte implementering lokalt 2) Synliggørelse og kommunikation omkring værdier Side 20