INDKALDELSE TIL ORGANISATIONSBESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Sønderborg Andelsboligforening Bygtoften 2, 6400 Sønderborg Tlf.: Mail: INDKALDELSE TIL ORGANISATIONSBESTYRELSESMØDE Mødet holdes tirsdag den 10. januar 2017, kl på Bygtoften 4, med følgende dagsorden: 1. Organisation: a) Godkendelse af protokol fra den 1. november 2016 b) Foreningsanliggender 1.b.3 Kontaktudvalg Sønderborg 1.b.7 Fællesmøde - Boligforeningerne c) Bestyrelsesanliggender 1.c.1 Evaluering af målsætninger 1.c.6 Sammenlægning af afdelingerne 52 og 53 1.c.7 Restancepolitik for huslejebetaling 1.c.9 Opdatering af årshjul 1.c.10 Besparelser BL 1.c.11 Nybyggeri d) Medlemsanliggender 2. Økonomi: a) Budgetkontrol organisationen (webzone2) b) Landsbyggefondsmidler c) Dispositionsfonden d) Budgetforslag 2018 Foreningen (bilag eftersendes) 3. Afdelingerne: a) Renoverings-/ byggeskadesager b) Beboeranliggender c) Afdelingsanliggender 4. Administrationen: a) Personaleforhold administrationen, lukket punkt b) Personaleforhold ejendomsfunktionærområdet, lukket punkt c) Håndværkergården, lukket punkt 5. Efterretningssager: a) Ventelister - statistik b) Udlejning statistik c) Restancer m.v. statistik d) Udsættelser e) Totalt anvist husleje f) Intrum Justitia - statistik g) Orientering fra nedsatte udvalg h) BL informerer, klik her i) LBF informerer, klik her (B) (O) (O) (O) (O) (O) (D) (O) (O) (D) (D) (O) (O) (B) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) (O) * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 6. Næste møde: Emner til næste møde, der holdes den 7. marts 2017 Mødeplan (B) (O) * 7. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med * Egevej 9, 6200 Aabenraa, Tlf: salus@salus-bolig.dk

2 1 Organisation Bilag 1 b 1.b Foreningsanliggender 1.b.1 SALUS Orientering v/vivian Engelbredt 1.b.2 8. Kreds Orientering v/vivian Engelbredt 1.b.3 Kontaktudvalg Sønderborg Der har været afholdt møde den 14. december 2016 ved DANBO. Referat se bilag 1.b.4 Sønderborg Fjernvarme Generel orientering v/frank Neidhardt 1.b.5 Syd Energi Generel orientering v/frank Neidhardt 1.b.6 Sønderborg Forsyning Generel orientering v/frank Neidhardt 1.b.7 Sønderborg Kommune Fællesmøde med boligforeningerne i Sønderborg Kommune. Der har været afholdt møde den 10. oktober Referat se bilag.

3 Bilag 1 b 3

4

5

6

7 Referat af fællesmøde med boligforeningerne i Sønderborg Kommune 2016 Emne: Fællesmøde med Boligforeningerne i Sønderborg Kommune Bilag 1 b 7 Formål med mødet: Løbende årlig dialog om nuværende og fremtidigt samarbejde Dato: 10. oktober 2016 Tid: Sted: Rådhus anneks, lokale 424 Sag: 16/24952 Mødedeltagere: Boligforeningerne: Kollegiernes Kontor: Lisbeth Jakobsen, forretningsfører Boligselskabet Danbo: Niels Peder Petersen, forretningsfører og Jens Wolff, formand Nordborg Andelsboligforening: Jan Mortensen, forretningsfører og Børge Munksgaard, formand Gråsten Andelsboligforening: Lejf Hedegaard, formand og Jimmy Povlsen, Salus Boligadm. Boligforeningen SØBO: Hans Peter Hollænder, forretningsfører og, næstformand Sønderborg Andelsboligforening: Jimmy Povlsen, Salus Boligadm. og Vivian Engelbrecht, formand Boligforening B42: Mikael Kjer Jensen, direktør Boligforeningen og Torben A. Sørensen, næstformand Sønderborg Kommune: Erik Lauritzen, Borgmester, Tim Hansen, Kommunaldirektør, Bjarke Eriksen, Økonomidirektør, Søren Møller Sørensen konsulent ved Tilsyn Referat, jf. dagsorden. Pkt.1. Velkomst (borgmesteren) Borgmesteren bød velkommen og takkede for det fuldtallige fremmøde Pkt.2. Bordet rundt. Nordborg Andelsboligforening: Strategiplan for nedrivning af boliger, vedtaget af Byrådet februar 2016, følges med planlagt nedrivning af 2 boliger og renovering af 52 stk., hvilket er godkendt af afd. best. med stort flertal og det forventes at indsende skema A til kommunen inden nytår. Ellers er det god udvikling med på udlejningsfronten ift. tidligere. Kollegiernes Kontor: Udlejningen går godt som altid om sensommeren, hvor nye studerende indtager boligerne. Udlejning af de to kollegier, som anvendes til boligplacering af flygtninge, er næsten problemfrit og uden vold eller anden form for kriminalitet. Boligforeningen B42: Alt udlejet og kan ikke følge med efterspørgslen. Er presset ved istandsættelse og renovering, da boligsøgende gerne vil hurtigt ind. Arbejder med klimastrategi og ellers generelt med målsætningsstrategier i 3 til 10 års perspektiv. Energirenovering af enkelte afdelinger er afsluttet. Sønderborg Andelsboligforening: Har problemer med mange indvandrere og udlændinge koncentreret i Nørager/Stenbjergparken. Ift. til disse boligområder bæres over 3 gange så Side 1 af 4

8 mange som de øvrige almene boligområder. Ellers fornuftig udlejning, idet der dog af og til kan være problemer med ledige ungdomsboliger. Har ellers ikke aktuelle byggeplaner Boligforeningen SØBO: god udlejning i Sønderborg og på Sydals. I Augustenborg også udlejet til medarbejdere ned NaturErhvervsstyrelsen. Ellers arbejdet med fusionen med ASBO, der blev virkeliggjort fra udgang Der er iværksat diverse energirenovering i bestående bygningsmasse med nye varmevekslere, solceller og opsætning af altaner. Fremadrettet fokuseres på planer om ombygning af 2 kollegier til familieboliger. På Bülowsvej, hvor fabrikken nu nedrives, og der ellers har været møde med Stadsarkitekten på udformning af kommende lokalplan. Boligselskabet Danbo: arbejder fortsat på at få reduceret boligmassen i området efter vedtagelse af strategiplan for nedrivning af boliger på Nordals. Aktuelt er ansøgning om nedrivning af 174 boliger (Th. Brorsensvej) ved Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet. Der er fortsat massive udlejningsproblemer Landsbyggefonden har i den løbende proces meddelt tilsagn om hastebehandling af nedrivningsprojekterne. Efterspørgslen på de 48 nye boliger Lærkevej er kommet i gang, hvor der ultimo 2015 var ca. 30 ledige boliger, hvilket aktuelt er reduceret til 8 ledige. Gråsten Andelsboligforening: har ingen lejeledighed og har arbejdet med at få renovering af den eksisterende boligmasse, bl.a. i Ullerup og Avnbøl, hvor renovering er færdiggørelse. Bjarke Eriksen opsummerede Sønderborg Kommunes prioriteringer, hvor især problemerne på Nordals har været i fokus, sammen med vedtagelsen den nye kollegieplan. Pkt.3. Revision af samarbejdsaftale vedr. anvisningsret: Aftalen mellem Kommunen og boligforeningerne skal opdateres, dels redaktionelt og der er også i kommunen overvejelse om i højere grad at gøre brug af anvisningsretten, der følge lovgivningen er op til hver 4. ledige bolig. Ifølge Kommunens integrationsstrategi skal det endvidere sikres, at flygtninge fordeles geografisk over hele kommunen. Boligforeningen B 42 ved Mikael Jensen efterlyser i den forbindelse vigtigheden af en mere jævn fordeling. I det forløbne år har B 42 tilbudt 30 ledige boliger ok Kommune har alene sagt ja tak til 4, der samtidig har den billigste husleje. Sønderborg Andelsboligforening oplever en ophobning af indvandrere og udlændinge i specielt Stenbjergparken og Nørager, der kan medføre, at ghettolistebetegnelsen igen kommer på området. Kommune opfordres derfor til at overveje, hvorvidt der skal fordeles i disse områder og om der skal være minimumskrav til husstandsindtægten, således at der på sigt kan skabes en mere forskellig beboersammensætning i disse boligområder. Vedr. pendlerordningen, hvor der til pendlere skal stilles en bolig til rådighed i løbet af en måned, bemærkes, at denne som udgangspunkt er i alles interesse, men der er samtidigt et hensyn overfor til boligsøgende medlemmer SAB, hvilket Boligforeningen B42 også har erfaret, idet der bliver endnu længere ventetider på specielt de attraktive og billige boliger i Sønderborg by. Kommunaldirektør Tim Hansen finder synspunkterne forståelige, men da Integrationsafdelingen samtidig de kommende år skal boligplacere måske op mod 500 flygtninge til generelt en lav husleje er der samtidig kommunale udfordringer, der som elementer skal inddrages i udformning af anvisningsaftalen. Ved den kommende styringsdialog med de enkelte boligforeninger kan angives mere konkrete inputs til anvisningsaftalen, og at det herefter skal vurderes, hvorvidt der evt. er behov for en arbejdsgruppe fra boligforeningernes side, inden en ny aftale om anvisningsret iværksættes. 4: Revision af den nye almene boligstrategi for Sønderborg Kommune: I den nuværende strategi er der tre grundelementer: Bæredygtighed, pejlemærker og dialog. Bæredygtighed som målet med pejlermærker og dialog som midlet. Der følger dog også elementer med som udviklingen i befolkningssammensætning og en overordnet bosætningsstrategi for Sønderborg Kommunes borgere, såvel nuværende som kommende Side 2 af 4

9 Den almene boligstrategi skal anvendes til. at evaluere boligorganisationens virksomhed og resultater i relation til lovens målsætning via styringsdialogen at det kommunale tilsyn fremadrettes at kommunen fokuserer på mere overordnede problemstillinger fx udviklingen i boligområderne samt boligorganisationer med særlige problemer at forbedre boligorganisationernes muligheder for at løse deres opgaver på en effektiv måde at den enkelte boligorganisation i vid udstrækning selv skal sikre og kontrollere effektiviteten, produktiviteten og kvaliteten af sin virksomhed at afklare det fremtidige behov for koordination og indgåelse af aftaler mellem kommunalbestyrelsen og den almene boligsektor Boligforeningen B 42 finder, at den nye boligstrategi skal gøres mere levende og konkret i sine målsætninger. Det er samtidigt et problem, at der ikke afsættes økonomiske rammer i henhold til strategien, så boligforeningerne har mulighed for i højere grad at langtidsplanlægge evt. nybyggeri. Endvidere bør strategien inddrage elementer som f. eks, hvilken type byggeri, der ønskes og hvor disse geografisk skal placeres. Sønderborg Andelsboligforening anførte at meget vigtigt aspekt er den boligsociale indsats Ud over de møder der skal finde sted ved styringsdialog med de enkelte boligforeninger, skal der ved udarbejdelse af den kommende strategi evt. nedsættes en arbejdsgruppe med henblik på nærmere at få defineret boligforeningers ønsker til udviklingen af kommunens almene sektor. Boligstrategien forventes udarbejdet primo Pkt.5 Punkter fra boligforeningerne: A: Flygtningesituationen: Borgmester Erik Lauritzen oplyste, at det for Integrationen har været store udfordringer, idet der oprindeligt fra Staten blev anvist oprindelig 241 flygtninge, hvilket tal nedsat til 103 i 2016 og 123 for Der skal endvidere aktuelt ske afklaring vedr. anvendelse af kasernen som boliger samt opsigelse vedr. asylcenteret på Nordals. Derudover er for flygtninge og for Kommunen især udfordringer med hensyn til sprog, uddannelse og arbejde, hvor især skal findes jobs i servicebranchen, f.eks. indenfor rengøring og restauration B. Udlejningsaftalen, herunder servicering af Natur- og Erhverv Den løbende udflytning til Augustenborg Slot fremmes og dette kan bevirke større søgning på boliger fra de ansatte, herunder anvisningsaftale med pendlerordningen. C. Nybyggeri: Søbo har iværksat mere konkrete planer for opførelse af familieboliger på Bülowsvej og forventer at indgive ansøgning til kommunen i løbet af Kollegiekontoret, oplyser at det nye Alssundskollegie bliver DGNBcertificeret som bæredygtigt byggeri som det første kollegium i Danmark D. Den daglige dialog: Boligforeningerne har erfaret, at den daglige dialog med tilsynet har været svækket grundet udskiftning af personale og sygdom. Dette er der forhåbentlig gjort bod på fremover. Det blev endvidere oplyst, at tilsynet vil afholder styringsdialog ultimo 2016 og start 2017 og dette samtidigt både for 2014 og E. Tilbud om temadag om den almene sektor Jimmy Poulsen fortalte om, at Aabenraa Kommune samme med boligforeninger havde afholdt en temadag om udvikling og vækst i den almene boligsektor, der havde været meget indholdsrigt og informativt med foredrag fra dels kredskonsulent og konsulent fra Landsbyggefonden. Sønderborg Kommune bør overveje at gennemføre et lignede arrangement Side 3 af 4

10 F Vejledning om kollektive bofællesskaber Evt. opdeling af boliger, hvor der placeres flygtninge med hver et værelse og fælles brug af køkken og indebærer for boligforeninger et administrativt mareridt ved fraflytningsopgør, hvorfor det stærkt frarådes, at Sønderborg kommune at indføre. Sønderborg Kommune overvejer pt. ikke at anvende denne form for boligplacering. 6. Eventuelt: Borgmester Erik Lauritzen takkede for et oplysende og konstruktivt møde Side 4 af 4

11 1 Organisation Bilag 1 c 1.c Bestyrelsesanliggender 1.c.1 Evaluering af målsætninger Image se bilag Markedsføring se bilag Forretningsførelse se bilag Forsikringer se bilag Indkøbspolitik se bliag Arbejdsmiljøpolitik se bilag Håndværkere se bilag Teknisk rådgivning se bilag Forsyningsvirksomhed se bilag Rapportering er endnu ikke udfærdiget. 1.c.2 Handlingsplan * Fokus på udlejningen * Fremtidssikring af boligerne * Bestyrelsens måde at arbejde på * Det digitale afdelingsmøde 1.c.3 Midler til tomgangsboliger Ordningen evalueres når beløbssummen på kr er brugt. 1.c.4 Etablering af gæsteværelser i fjernarkiv Der er nu taget stilling til hvad der skal smides væk og hvad der skal på nyt arkiv. GK vil nu bestille HVG til at hjælpe med det der skal på nyt arkiv, og et firma til at afhente det som skal bortskaffes. GK forventer at afslutte det hele i 1. kvartal c.5 Lejlighedsplaner GK har udarbejdet en liste over de lejligheder der mangler plantegninger. Det er 27 forskellige typer af plantegninger. BBM har talt med Børge Andersen på Bygtoften, og Børge har lovet, at de manglende tegninger er klar inden han fratræder sin stilling først i 2017.

12 1.c.6 Sammenlægning af afdelingerne 52 og 53 Overslag til fælles økonomi i afdelingerne vedr. sammenlægning vedlægges 1.c.7 Restancepolitik for huslejebetaling Godkendt på SALUS's bestyrelsesmøde den 5. december 2016 se bilag 1.c.8 Ungdomsboliger Drøftelse af målgruppe.

13 Postbog Page 1 of Bilag 1 c 1 1 Målsætninger: Boligorganisation: Afdeling(er): Hovedtema: Emne: Status: Sønderborg Andelsboligforening Direktionen Image Kontakt til pressen Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Beslutningstager/ansvarlig: Organisationsbestyrelsen, Direktionen Overordnet målsætning - hvad vil vi? Formand og forretningsfører udtaler sig ved henvendelser fra pressen på Sønderborg Andelsboligforenings vegne. Vi vil kontakte pressen med oplysninger om Sønderborg Andelsboligforening og boligafdelingerne. Handlingsplan - hvordan gør vi? Arbejdsredskaber: Målinger: Ansvar for udførelse: Vi sørger for klare retningslinier for, hvem der har kompetence til at udtale sig ved henvendelser, og hvordan gensidig orientering skal ske. Administrationen sørger for at relevante medier har telefonnummer til selskabets formand og forretningsfører. Administrationen udsender årsberetning for Sønderborg Andelsboligforening med pressemeddelelse til relevante medier. Sønderborg Andelsboligforenings administration sender pressemeddelelser til relevante medier. Selskabets formand eller forretningsfører henvender sig til pressen med materiale vedrørende byggesager eller andre forhold, selskabet ønsker taget op i pressen. Direktionen Andre Hvem ved valg af 'andre': Organisationsbestyrelsen Direktionen, Organisationsbestyrelsen Ikke nødvendigt På organisationsbestyrelsesmøde Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger: Evaluering - rapportering: Senest redigeret: :15:36

14 Postbog Bilag 1 c 1 2 Page 1 of 1 Målsætninger: Boligorganisation: Sønderborg Andelsboligforening Afdeling(er): Direktionen Hovedtema: Image Emne: Markedsføring Status: Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Godkendt på særskilt bestyrelsesmøde den 27. januar 2011 Beslutningstager/ansvarlig: Øverste myndighed - repræsentantskabet, Organisationsbestyrelsen Overordnet målsætning - hvad vil vi? Vi vil fremstå som et åbent og troværdigt boligselskab styret af beboerne. Vi vil markedsføre selskabets boliger. Vi vil fremstå som en professionel bygherre og være en aktiv samarbejdspartner for kommuner og andre, der ønsker at få opført boliger i de kommuner, hvor selskabet i forvejen har opført boliger. Handlingsplan - hvordan gør vi? Vi driver en opdateret hjemmeside med oplysninger om selskabet og boligafdelingerne. Vi arbejder på, at beboerne får adgang til oplysninger og debat på selskabets eller afdelingens hjemmeside. Via udlejnings afdelingen udsendes udlejningsbrochurer med selskabets boliger til boligsøgende, der henvender sig til selskabet. Vi deltager i aftaler med kommunerne for at løse boligsociale behov. Bestyrelsen vil sikre formidling af relevante beslutninger og problemstillingen til beboerne via beboerbladet. I forbindelse med "totalrenoveringer" vil der blive arrangeret "åbent hus". Arbejdsredskaber: Målinger: Ansvar for udførelse: Sekretariat, Direktionen, Administrationen Ansvar for opfølgning: Direktionen, Administrationen Produktivitetsberegninger: Ikke nødvendigt Evaluering - rapportering: På organisationsbestyrelsesmøder Senest redigeret: :15:36

15 Postbog Page 1 of Bilag 1 c 1 3 Målsætninger: Boligorganisation: Afdeling(er): Hovedtema: Emne: Status: Sønderborg Andelsboligforening Direktionen Køb af serviceydelser Forretningsførelse Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Godkendt på særskilt bestyrelsesmøde den 27. januar 2011 Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Handlingsplan - hvordan gør vi? Arbejdsredskaber: Målinger: Ansvar for udførelse: Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger: Evaluering - rapportering: Senest redigeret: :15:36 Øverste myndighed - repræsentantskabet, Organisationsbestyrelsen Sønderborg Andelsboligforenings målsætning er, at sikre en optimal pris for boligforeningens forretningsførelse, set i forhold til kvalitet, serviceniveau, tilfredshedsmålinger, størrelse, referencer og habilitet. Det er en forudsætning, at boligforeningens forretningsførelse har et indgående kendskab til den almene boligsektor. Forretningsførelsen skal evalueres i forbindelse med fornyelse af administrationsaftalen. Forretningsgang, nr. Andre skriftlige anvisninger: Administrationsaftale med SALUS Boligadministration A.m.b.a. Andet: Andre Hvem ved valg af 'andre': Organisationsbestyrelsen Organisationsbestyrelsen Ikke nødvendigt Administrationen evaluerers een gang om året (april - maj)

16 Postbog Page 1 of Bilag 1 c 1 4 Målsætninger: Boligorganisation: Afdeling(er): Hovedtema: Emne: Status: Sønderborg Andelsboligforening Teknisk afdeling Køb af serviceydelser Forsikringer Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Godkendt på særskilt bestyrelsesmøde den 27. januar 2011 Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Handlingsplan - hvordan gør vi? Arbejdsredskaber: Målinger: Ansvar for udførelse: Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger: Organisationsbestyrelsen Bestyrelsen lægger rammerne for afdelingernes forsikringer. Selskabet/afdelingerne skal have mellem 70-80% af præmien tilbage i skadesudbetaling. Der tegnes 3- årige aftaler med udbudt licitation ved fornyelsen, efter konkret vurdering. Afdelingerne skal ligge i den billigste ende af præmier i 8. kreds (bedste 3.-del). Der skal aktivt sættes aktiviteter i gang i de afdelinger der har et relativt højt generelt skadesforløb. Dette dog undtaget "storskader". Glasforsikring samt selvrisiko dækkes kollektivt af selskabets afdelinger. Udarbejdelse af plan for initiativer i "hårdt" ramte afdelinger. Selvrisiko fastsættes ud fra skadesforløb og præmie i samarbejde med forsikringsmægleren. Økonomiske ressourcer Inspektør, Teknisk chef, Frontpersonalet Inspektør, Frontpersonalet Præmie pr. m 2 sammenlignet med 8. kreds. Evaluering - rapportering: Statistik over skadestyper. Der tages udgangspunkt i den årlige afraportering og skadesoversigt fra forsikringsmægler. Benchmarking på forsikring - internt blandt SALUS s medlemsorganisationer, over en 5-årig perioden for selskabet / afdelinger. Der benchmarkes på præmien/m2, samt skadesprocenten. Senest redigeret: :24:20

17 Postbog Page 1 of 1 Bilag 1 c 1 5 Målsætninger: Boligorganisation: Afdeling(er): Hovedtema: Emne: Status: Sønderborg Andelsboligforening Teknisk afdeling Køb af serviceydelser Indkøbspolitik Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Godkendt på særskilt bestyrelsesmøde den 27. januar 2011 Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Handlingsplan - hvordan gør vi? Arbejdsredskaber: Målinger: Ansvar for udførelse: Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger: Evaluering - rapportering: Senest redigeret: :53:58 Organisationsbestyrelsen Det skal sikres, at vareindkøb og køb af serviceydelser m.v. gøres til den bedst mulige pris. Alle fakturaer skal attesteres af mindst to personer, hvoraf den ene skal sikre, at der er overensstemmelse mellem den leverede vare og fakturaen, og den anden er budgetansvarlig. Det er en målsætning at overholde gældende regler om habilitet for organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne. Sønderborg Andelsboligforening tegner abonnement på Statens og kommunernes indkøbscentral (SKI). Der skal jævnligt foretages undersøgelser af priser hos forskellige leverandører. Der afholdes licitationer på enkelte opgaver eller evt. ved brug af op til 3-årige rammeprisaftaler. Der skal ske en optimal udnyttelse af alle rabatter eventuelt ved større fælles indkøb. Sekretariatet foretager en årlig ajourføring af overholdelse af habilitetsreglerne i organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne Andre skriftlige anvisninger: Instruks for attestation Ejendomsfunktionær, Inspektør, Teknisk chef, Frontpersonalet, Sekretariat Inspektør, Teknisk chef, Frontpersonalet, Sekretariat Ikke nødvendigt Afrapportering til Sønderborg Andelsboligforenings hovedbestyrelse 1 gang årligt.

18 Postbog Bilag 1 c 1 6 Page 1 of 1 Målsætninger: Boligorganisation: Sønderborg Andelsboligforening Afdeling(er): Teknisk afdeling Hovedtema: Køb af serviceydelser Emne: Arbejdsmiljøpolitik Status: Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Godkendt på særskilt bestyrelsesmøde den 27. januar 2011 Beslutningstager/ansvarlig: Organisationsbestyrelsen Overordnet målsætning - hvad vil At leve op til bekendtgørelse nr. 576 af 21. juni 2001, for således at vi? undgå ulykker og sundhedsskader af enhver art i forbindelse med byggearbejder samt at arbejdsmiljøarbejdet blandt SAB egne ejendomsfunktionærer altid er i højsædet, så arbejdsulykker undgåes. Handlingsplan - hvordan gør vi? 1. At der til de projekterende udleveres en checkliste som skal danne grundlag til PSS (Plan for sikkerhed og sundhed) som skal udarbejdes til hver enkelt byggesag. 2. At der ved en byggesags afslutning foretages en evaluering for opdatering af checklisten, idet denne skal være et levende værktøj som løbende skal opsummere processen. 3. SAB sørger for at der løbende er en person som har ansvaret for, at der til de konkrete byggepladser udarbejdes en plan for sikkerhed og sundhed, og at planen bruges og håndhæves overfor de forskellige aktører. Den ansvarlige har endvidere pligt til at sørge for at evalueringen kommer til udtryk i den reviderede checkliste. 4. At sørge for at der til hver byggesag tilknyttes en sikkerhedskoordinator. 5. Arbejdsmiljøorganisationens medlemmer i SAB foretager en årlig sikkerhedsrundgang, og sikrer derved at arbejdsmiljøtiltag overholdes og fremmes. Arbejdsredskaber: Andre skriftlige anvisninger: Målinger: Ansvar for udførelse: Ejendomsfunktionær, Inspektør, Teknisk chef Ansvar for opfølgning: Inspektør, Teknisk chef Produktivitetsberegninger: Ikke nødvendigt Evaluering - rapportering: Opgørelse over antal registret arbejdsskader i forbindelse med byggeopgaver samt hos SAB s egne ejendomsfunktionærer i forbindelse med den daglige drift. Senest redigeret: :52:35

19 Postbog Page 1 of Bilag 1 c 1 7 Målsætninger: Boligorganisation: Sønderborg Andelsboligforening Afdeling(er): Teknisk afdeling Hovedtema: Køb af serviceydelser Emne: Håndværkere Status: Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Godkendt på særskilt bestyrelsesmøde den 27. januar 2011 Beslutningstager/ansvarlig: Organisationsbestyrelsen, Afdelingsbestyrelsen Overordnet målsætning - hvad vil vi? Det skal sikres, at administrationen vurderer de enkelte håndværkere i forhold til arbejdets omfang, virksomhedens størrelse, referencer og habilitet. Forslag til håndværkere forelægges afdelingsbestyrelserne til drøftelse og godkendelse. Det er en målsætning at overholde gældende regler om habilitet for medarbejdere, organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne. Det skal tilses at indgåede aftaler med forening, afdelinger og beboere overholdes tids- og kvalitetsmæssigt samt økonomisk. Det skal sikres at udbudsdirektivet/tilbudsloven overholdes. Handlingsplan - hvordan gør vi? Ved arbejder over kr. foreslås at: Opgaver fra kr kr. indhentes 2 underhåndstilbud. Opgaver fra kr kr, udføres indbudt licitation (3-5 bydende). Opgaver fra kr kr. udføres indbudt licitation, dog i offentlig licitation, hvis der er støtteberettigede arbejder. Opgaver over kr. udføres altid med offentlig licitation. Ved større sager (over kr.) udføres arbejderne efter AB-92. Sekretariatet foretager en årlig ajourføring af overholdelse af habilitetsreglerne i organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne. Der skal følges op på at indgåede aftaler overholdes. dette skal ske via evalueringsmøde mellem administrationen og afdelingsbestyrelser som i løbet af året har fået gennemført større opgaver som har været udbudt. Mødet afholdes inden 3 måneder efter arbejdets afslutning. Arbejdsredskaber: Forretningsgang, nr. 20

20 Postbog Page 2 of Målinger: Ansvar for udførelse: Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger: Evaluering - rapportering: Inspektør, Teknisk chef, Frontpersonalet, Sekretariat Inspektør, Teknisk chef, Frontpersonalet Ikke nødvendigt Senest redigeret: :02:24 Der foretages en afrapportering over opgaver som har været udbudt og udført, og det sikres at habilitetsreglerne overholdes af såvel ansatte som beboerdemokrater

21 Postbog Page 1 of Bilag 1 c 1 8 Målsætninger: Boligorganisation: Afdeling(er): Hovedtema: Emne: Status: Sønderborg Andelsboligforening Teknisk afdeling Køb af serviceydelser Teknisk rådgivning Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Godkendt på særskilt bestyrelsesmøde den 27. januar 2011 Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Organisationsbestyrelsen, Afdelingsbestyrelsen Det skal sikres, at valg af teknikere sker efter en vurdering fra sag til sag afhængig af sagens karakter. Afdelingsbestyrelserne orienteres om valg af rådgiver. Det er en målsætning at overholde gældende regler om habilitet for organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne. Handlingsplan - hvordan gør vi? Ved valg af teknikere vil Teknisk Afdeling - via et notat til Orginasationsbestyrelsen foreslå - et egnet firma. Sekretariatet foretager en årlig ajourføring af overholdelse af habilitetsreglerne i organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne. Sønderborg Andelsboligforenings standard honoraraftale anvendes til opgaven. Arbejdsredskaber: Forretningsgang, nr Målinger: Ansvar for udførelse: Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger: Evaluering - rapportering: Inspektør, Sekretariat Organisationsbestyrelsen Ikke nødvendigt Teknisk Afdeling udarbejder 1 gang årligt en oversigt over anvendte rådgivere incl. beskrivelse af opgavestørrelse og art. Seneste afrapportering: Oversigt rådgivere doc. Senest redigeret: :21:47

22 Postbog Page 1 of 1 Bilag 1 c 1 9 Målsætninger: Boligorganisation: Afdeling(er): Hovedtema: Emne: Status: Sønderborg Andelsboligforening Direktionen Organisation Forsyningsvirksomheder Vedtaget Vedtaget dato: Kommentar: Beslutningstager/ansvarlig: Overordnet målsætning - hvad vil vi? Organisationsbestyrelsen SAB vil nøje følge, hvad der sker i vores forsyningsvirksomhede: Fjernvarmen El-forsyningen Vandforsyningen Antenneforening m.v. Handlingsplan - hvordan gør vi? Arbejdsredskaber: SAB vil forsøge at få hovedbestyrelsesmedlemmer valgt ind i bestyrelserne, alternativt forsøge at få beboere valgt ind. Målinger: Ansvar for udførelse: Ansvar for opfølgning: Produktivitetsberegninger: Evaluering - rapportering: Senest redigeret: :44:04

23 Bilag 1 c 7 SALUS Boligadministration A.m.b.a. Restancepolitik for huslejebetaling 1

24 Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Formål... 4 Restancepolitikkens omfang og afgrænsning... 5 Restancepolitikkens indhold... 5 Fortolkning og håndtering af restancepolitik - internt

25 Indledning Formålet med Restancepolitik er at sikre SALUS's mission: Det er SALUS's mission at opføre og administrere almene boliger. At flest mulige der kommer i restance kan blive i boligen og foreningen. Der foreligger en nedfældet og godkendt politik for håndtering af restancer i de medlemsorganisationer der er administreret af SALUS Boligadministration Amba. At sikre en ensartet behandling af beboere og restancer i medlemsorganisationerne SALUS's vision: SALUS handler ikke kun om tryghed og sikkerhed i juridiske, tekniske og økonomiske forhold. SALUS er skabt for også: at udvikle kvalitet at skabe fornyelse i boligadministration og at vise vilje til at være visionær SALUS er ikke afhængig af geografi men tilrettelægger arbejdet på en måde, der sikrer oplevelsen af lokale løsninger. SALUS's værdier: Vores værdier er det, der bevidst eller ubevidst styrer vores handlinger. Det som motiverer os og får os til at sende et ekstra smil til kollegaen på en gråvejrs-dag. Værdierne skal beskrive vores sjæl og virksomhedsfællesskabets forventninger til os som medarbejdere. Her i huset har vi samlet vores vigtigste værdier under seks forskellige faner Kvalitet Kundefokus Trivsel Kompetence Troværdig Service. 3

26 Formål Det overordnede formål med SALUS Boligadministrations restancepolitik er, at skabe det bedste fundament for, at SALUS og medlemsorganisationerne kan behandle beboere med restancer på en ensartet og godkendt måde således at medarbejderne i SALUS Boligadministration kan yde den bedste service i disse sager. Med central styring af SALUS Boligadministrations restancer, vil vi fremstå som én enhed, og på den måde kan der opnås en ensartet behandling i sager med restancer. Alle forhold i nærværende politik skal ske i henhold til gældende lovgivning inden for området. Hensigten med SALUS Boligadministrations restancepolitik er, at fastlægge en række retningslinjer for hvorledes medarbejdere og samarbejdspartnere i form af kommune skal forholde sig i sager hvor beboerne kommer i restance til foreningen. 4

27 Restancepolitikkens omfang og afgrænsning Restancepolitikken vedrører alle SALUS Boligadministration og medlemsorganisationernes restancer. Alle restancer koordineres af bogholderiet sammen med den ansvarlige for området. Afvigelser i forhold til restancepolitikken kan kun ske efter aftale med forenings formand, administrerende direktør eller økonomidirektør. Restancepolitikkens indhold Nærværende politik beskriver SALUS s restancepolitik og er som følgende: Hvis huslejen ikke er betalt midt i opkrævningsmåneden, sender SALUS en "påkravsskrivelse" rykker 1. Påkravsskrivelsen pålægges det til enhver tid lovligt gældende gebyr. Rykker 1 bliver sendt mellem den 10. og den 15. i opkrævningsmåneden. Betalingsfristen er 14 dage. Kommunen orienteres om restancerne. Hvis der efter rykker 1 stadig ikke er betalt husleje, sender SALUS en "ophævelsesskrivelse" (gebyr 100 kr.) Ophævelsesskrivelsen sendes mellem den 27. og den 31. i samme måned, som rykker 1 er sendt. Hvis beboeren ikke er fraflyttet og ikke har afleveret nøgler til lejemålet på besigtigelsesdatoen, fremsendes sagen til fogedretten (gebyrer til forening samt et fogedretsgebyr pålægges lejer). Sagen sendes til fogedretten den i måneden efter ophævelsesskrivelsen er sendt. Kommunen orienteres om dette. Fogeden indkalder til et tilsigelsesmøde og efterfølgende fastsættes dato for effektiv udsættelse. Der deltager en repræsentant fra boligorganisationen i mødet. Er beboeren ikke fraflyttet, gennemføres udsættelsen med deltagelse af fogeden, en repræsentant fra SALUS, flyttemand og låsesmed. Udsættelser - vi orienterer kommunen for bedre hjælp Boligorganisationen skal orientere kommunen, når vi sender en sag til fogedretten. Kommunerne får derfor bedre muligheder for at hjælpe lejerne. Kommunerne kan kontakte borgeren og vurdere, om og i givet fald, hvordan de kan hjælpe borgeren. 5

28 Fortolkning og håndtering af restancepolitik - internt 1. Efter det store PBS træk er modtaget og gennemgået sendes rykker til de beboere hvor huslejen ikke er modtaget. Dato for afsendelse afstemmes med hvornår det passer at sende en evt. ophævelse da der skal være 14 dage mellem de to datoer. Liste til kommunen, egen udlejning (og ejd. funktionærer) sendes senest dagen efter at påkravsskrivelsen er sendt. Listen sendes igen 1-2 dage før ophævelsen sendes. Dødsboer: Dødsboer rykkes Fraflyttere: Der rykkes for huslejerestance (ryk for hver enkelt måned der skyldes for også selvom de ikke har betalt de foregående måneder) Hvis fraflytter er frigjort den 15. i måneden og der ikke er betalt, rykkes der også for den måned. Ved ej indflytter rykkes der for hver enkelt måned med restance. 2. Ophævelsesskrivelse sendes på den 14. dag efter rykkerskrivelse. Det tilpasses med rykker 1, så ophævelsen altid sendes den sidste hverdag i måneden. Ophævelsesskrivelsen sendes med afleveringsattest. Betalinger der kan ses på foreningens bankkonto to dage efter afsendelse af ophævelsesskrivelsen er at betragte som inden fristen for effektuering af ophævelsen. Der kan så sendes en tilbagekaldelse til beboeren. I særlige tilfælde kan tilbagekaldelse af ophævelsen ske, hvis beboeren betaler alt forfalden gæld inden sagen sendes i fogedretten. (På besigtigelsesdagen) Betaler beboeren med girokort for næste måned (fx juni hvis ophævelsen er for maj): 1. og 2. anden gang de er på restancelisten flyttes lejen til ophævelsesmåneden. Har de været på restancelisten flere gange, fastholder vi ophævelsen. Husk at få det på skrift fra beboeren. Ved sager, hvor der samtidig er husordenssager eller ulovlig fremleje, og hvor det er et ønske at fastholde, at beboeren skal udsættes af lejemålet på grund af huslejerestancen, fastholdes ophævelsen. Hvis det skyldige beløb modtages senere fastholdes ophævelsen. Det er vigtigt at ophævelsen sendes samme måned som rykkeren for at undgå en ekstra måneds husleje restance. 3. Ophævelsen sendes den sidste hverdag i måneden, og der vil være besigtigelse af lejemålet ugen efter. Beboeren skal altid have en hel weekend til at fraflytte i. 6

29 Er sagen først sendt i fogedretten, kan ophævelsen ikke tilbagekaldes. Beløbsrammer: Der rykkes for alle beløb over 300 kr. Udsættelse af lejemål når det skyldige beløb andrager 1.000,-. Ved restance under 300 kr., sendes et påkrav uden gebyr. Påkravet sendes alm. Ved restancer som ikke er pengepligtige beløb, f.eks vaskeri, nøgler m.m: 4. Personer med gæld til foreningen hvor der er afdragsordning i gang har mulighed for at få en ny bolig mens personer der er ekskluderet af foreningen ikke kan få en ny bolig. Forelagt og godkendt på bestyrelsesmødet i SALUS den 5. december 2016 Rykker 1 Venlig skrivelse, informere om restancen, luk af vaskekort og pris for nyt vaskekort. Rykker 2 Mere alvorlig skrivelse + gebyr 100 kr. Rykker 3 Inkassovarsel + gebyr 100 kr. 7

30 ÅRSHJUL 2016 FOR SAB Bilag 1 c 9 JANUAR FEBRUA MARTS APRIL MAJ JUNI R Bestyrelsesmøde kl Bestyrelsesmøde kl Ordinære afdelingsmøder Bestyrelsesmøde kl Bestyrelsesmøde kl Julefrokost - Bestyrelsesevaluering Bilag: Det gode bestyrelsesarbejde - Budget næste år - Målsætninger: Hvert år Image Forretningsførelse Forsikringer Indkøbspolitik Arbejdsmiljøpolitik Håndværkere Teknisk rådgivning Forsyningsvirksomhed Hver 2. lige år Organisationsbestyrelsens virke Hver 2. ulige år Markedsføring - Handlingsplan - Årsberetning Afdelingsdemokratiet - Fordeling af tilskud "Egen trækningsret" Oversigt over totalrenoveringer - Bestyrelsesevaluering - Målsætninger: Hvert år Administrationsbidragets størrelse Nybyggeri Vedligeholdelsesniveau Renholdelsesniveau Samarbejde med Håndværkergården om udførelse af VP Byfornyelse og renovering Beboermøder Miljø - Handlingsplan - Planlægning besigtigelsestur - Planlægning ord. Repræsentantskabsmøde - Udkast årsregnskab Renteafkast Lejetab sidste år Årets henlæggelser - Bestyrelseshonorar - Hele april måned - Revisormøde - Bestyrelsesevaluering - Målsætninger: Kapitalforvaltning Dispositionsfonden Trækningsret Arbejdskapital Restancepolitik Regnskab og budget Budgetkontrol, afdelingerne Budget og budgetkontrol, hovedforeningen - Handlingsplan - Evaluering afdelingsmøder - Konstituerende møde - Årshjul - Kalender - Bestyrelsesevaluering Bilag: Det gode bestyrelsesarbejde - Målsætninger: Repræsentantskabets virke Hver 2. ulige år Målsætninger generelt - Handlingsplan Temamøde kl Ordinær Repræsentantskabsmøde Besigtigelsestur JULI AUGUST SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DECEMBER Bestyrelsesmøde kl Seminar Bestyrelsesmøde kl Bestyrelsesevaluering - Målsætninger: Udvikling i udlejning ventelister Udlejning Kassebeholdning - Handlingsplan - Rapport (JPW) fra almenstyringsdialog, sammen med scorekort (BBM) Temamøde kl Lige år: - 2- dags Afdelingsbestyrelses seminar Ulige år: - 1-dags Afdelingsbestyrelses seminar - Bestyrelsesevaluering - Målsætninger: Hvert år Henlæggelser i afdelingen Underskriftsforhold Likviditetsstyring Betaling af regninger Personale Beboerrådgiverordning Beboerhenvendelser Information Åbningstider Hvert 5. år Råderet - Evaluering af afdelingsbestyrelsesseminar - Handlingsplan - Juleafslutning hvor? - Planlægning af temamøder - Ordinære afdelingsmøder næste år

31 ÅRSHJUL 2016 FOR SAB

32 2 Økonomi Bilag 2 2.a Budgetkontrol organisationen 2.a.1 Se 2.b Landsbyggefondsmidler 2.b.1 Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden Se særskilt bilag. 2.b.2 Ansøgning, Afdeling 1 Hjejlen 1 Se særskilt bilag. 2.b.3 Ansøgning, afdeling 10 Rugtoften 2 Se særskilt bilag. 2.b.4 Totalrenoveringer 2017 Afsætning af pulje til totalrenovering i c Dispositionsfonden 2.c.1 Opgørelse over Dispositionsfonden Se særskilt bilag. På baggrund af årsregnskabet for 2015 er der forespurgt om konvertering af dispositionsfondslån til realkreditlån for i alt t.kr fordelt på 12 afdelinger. Tilbud er modtaget og ansøgning er fremsendt til kommunen. Afventer tilbagemelding. Der er ansøgt om låneoptagelse for knap 13 mill. kroner fordelt på 14 afdelinger. Sønderborg Kommune har godkendt optagelse af lån i 11 afdelinger, for samlet ca. 8,2 mill kroner. Lån i afdeling 22, 35 og 71 har kommunen ikke godkendt, da der for disse lån ville være behov for kommunal garanti. Lånene er optaget og udbetalt.

33 Bilag 2 b 1 OPGØRELSE OVER TRÆKNINGSRET I LANDSBYGGEFONDEN SAB realiseret tilsagn ansøgning skøn skøn skøn skøn Samlede træk i Landsbyggefond Primosaldo Årets tilgang Årets afgang Tilskrevne renter Ultimosaldo Afgang: Afslut. LBF.nr. Afd. 01 Viben 1 Jul R Afd. 01 Hjejlen Afd. 02 Pilevænget 2 Okt R Afd. 06 Granvænget 7 Mar.2015 R Afd. 06 Rønnevænget 10/køkken Okt R Afd. 06 Egevænget 10/køkken Apr R Afd. 06 Granvænget R Afd. 10 Rugtoften Afd. 10 Rugtoften 14 Apr.2015 R Afd. 10 Rugtoften 15 Maj 2015 R Afd. 10 Havretoften 18 Apr R Afd. 10 Havretoften 21 Okt R Afd. 10 Ørstedsgade 66 Aug R Afd. 10 Havretoften 20 Feb R Afd. 10 Havretoften 16 Feb R Afd. 10 Havretoften 19 Aug R Afd. 11 Højtoften 5 Jun R Afd. 11 Højtoften 22 Maj 2015 R Afd. 11 Østertoften 17 Feb R Afd. 11 Højtoften Afd. 12 Engtoften 18 Jul R Afd. 12 Engtoften 13 Juni 2015 R Afd. 12 Hasseltoften 12 Maj R Afd. 12 Hasseltoften 22 Feb R Afd. 12 Engtoften 30 Mar Afd. 30 Stenbjergparken 1-10 Multihus Mar.2016 R Afd. 33 Jørgensgård 1-83 Aug R Afd. 33 Jørgensgård 1-86, udsk.varmvandsbeh. Dec.2016 R Afd. 62 Sigtunagade 26 Dec R Afd. 64 Scharffenbergsgade 40 Maj R Saldo midler Landsbyggefonden Reserveret: Afd. 35:Døre,vinduer,porttelefoner (mar 2012) (afd. 35 ansøgning støttet sag under udarbejdelse) I alt afgang Tilgang: Indbetalinger 2016 (2,2%) Saldo ultimo til disponering G-drev SAB/bogholderiet/LBF trækningsretkonto

34 Bilag 2 b 2

35

36

37

38

39 Ansøgeren Hjejlen 1 Sønderborg Andelsboligforening Afd.: 1, Viben-Rylen-Hjejlen Afd. beliggenhed: Viben 1-9 og Sønderborg m.fl. Antal lejligheder: 24 Boligareal m2: Andet areal m2: 0 Bruttoareal i alt: Ibrugtagelsesår: 1939 Bemærkninger Hjejlen 1 totalrenovering Beskrivelse Forbedringsart Andre arbejder Forbedrings- og opretningsarbejderne Der etableres nyt tidssvarende badeværelse, køkken, udskiftning af el-installation, således at installationen opfylder gældende krav til antal stikkontakter, dåser, gruppetavle HFI-relæ m.v. Alle indvendige døre samt træværk excl. vinduer udsk. Gulve isoleres og lægges nyt Særligt udgiftskrævende opretningsarbejder Lejemålet er i en sådan forfatning,at det på ingen måde opfylder tidens krav til en tidssvarende bolig i Detter gælder såvel indretning, planløsning som tekniske installationer.. Fællespujletilskud Beløb: Oprethold uanset nej til fællespuljetilskud: 0 DKK Nej Udgifterne Malerarbejde Murerarbejde inkl. Kloak El entreprise Snedker / tømrer arbejder VVS arbejder: DKK DKK DKK DKK DKK

40 Bygesags/arkitekthonorar m.m. Uforudsete omkostninger: Henlæggelsesarbejder (Hovedistandsættelse/vedligeholdelse) Statstilskud e.lign. Nettoudgifter i alt DKK DKK DKK 0 DKK DKK Tidsterminer Arbejdet forventes igangsat: Arbejdet forventes afsluttet: Tilskuddet Det ansøgte tilskud: DKK Signeringer Anja Petersen Møller Har signeret

41 Bilag 2 b 3

42

43

44

45

46 Ansøgeren Rugtoften 2 Sønderborg Andelsboligforening Afd.: 10, Havretoften m.fl. Afd. beliggenhed: Ørstedsgade Sønderborg m.fl. Antal lejligheder: 67 Boligareal m2: Andet areal m2: 0 Bruttoareal i alt: Ibrugtagelsesår: 1952 Bemærkninger Rugtoften 2 totalrenovering Beskrivelse Forbedringsart Andre arbejder Forbedrings- og opretningsarbejderne Der etableres nyt tidssvarende badeværelse, køkken omed dobbelt glasdør til stuen, samt sammenlægning af 3 små værelser til 2 store i stueetagen. udskiftning af el-installation, således at installationen opfylder gældende krav til antal stikkontakter, dåser, gruppetavle HFI-relæ m.v. Fornyelser af vand-, afløb og varmeinstallationer til nutidens krav samt isolering af radiatornicher og gulv. Fornyelser af lofter, forlister og dørgerigter Særligt udgiftskrævende opretningsarbejder Lejemålet er i en sådan forfatning,at det på ingen måde opfylder tidens krav til en tidssvarende bolig i Detter gælder såvel indretning, planløsning som tekniske installationer. Fællespujletilskud Beløb: Oprethold uanset nej til fællespuljetilskud: 0 DKK Nej Udgifterne Malerarbejde excl. Syn Murerarbejde inkl. Kloakarbejder El entreprise Snedker / tømrer arbejder VVS arbejder: DKK DKK DKK DKK DKK

47 Uforudsete omkostninger: Bygesags/arkitekthonorar m.m. Henlæggelsesarbejder (Hovedistandsættelse/vedligeholdelse) Statstilskud e.lign. Nettoudgifter i alt DKK DKK DKK 0 DKK DKK Tidsterminer Arbejdet forventes igangsat: Arbejdet forventes afsluttet: Tilskuddet Det ansøgte tilskud: DKK Signeringer Anja Petersen Møller Har signeret

48 Bilag 2 c 1 OPGØRELSE OVER DISPOSITIONSFOND SAB % skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn skøn Saldo primo: Tilgang: Bidrag, afdelinger period.ydelse 0 0 Bidrag, afdelinger ,35% Rentetilskrivning Ydelser (beboerbetaling,) udamort. lån Nettoprovenu ved låneopt. efter 24 LAB 0 0 Nettoprovenu ved likvidation af en afdeling 0 0 Overskydende beboerbet. vedr. bygn.ren. m.v. (jf. 91) 0 0 Overført fra arbejdskapitalen 0 0 Provenu ved belån./salg af adm.byg. 0 0 Indskud i LBF overført fra byggefonden 0 0 Pligtmæssig bidrag jf. 79 og ,20% Renter af egen trækningsret LBF Tilgang- skøn: Ydelsesstøtte til afdelinger 0 0 Tilskud t/tab ved lejeledighed og fraflyttere Tilskud nødlidende m.m. (afd. 30 og 33) Diverse Indbetalt til Landsbyggefonden Afd. 22 fritagelse Afd. 30 fritagelser - ophævet for år 2016 og frem Afd. 33 fritagelser Afd. 37 fritagelser Afd. 40 fritagelser Fra LBF: Tilbagbetaling år 2013,2014,2015 og 2016 afd. 40 og Fra LBF: Efterbetaling år 2013,2014,2015 og 2016 afd Indbetalt til fællespulje Tilskud m.v. (egen trækningsret) skøn afgang 7,5 mio.kr Reserverede dispositioner: Bolig - og social helhedsplan, kr Afd. 30 Stenbjergparken (reserveret møde sept. 2013) Afd. 53, Underskudssaldo nedbringes Afgang - skøn: Saldo ultimo Saldo ultimo opdelt: Bunden del: Udlån afdelingerne Udlån administrationsbygning Indskud i Landsbyggefonden(kt.716) Disponibel del: G-drev SAB/bogholderiet/LBF trækningsretkonto

49 3 Afdelingerne Bilag 3 3.a Renoverings- Byggeskadesager 3.a.1 Oversigt byggesager Se bilag. 3.a.2 Afdeling 9 - Alsbo Tilgængelighedsprojekt. Efter aftale med Landsbyggefonden arbejdes der på et reduceret projekt, med de 3 miderste opgange samt forbedring af installationer i de resterende 4 opgange. Landsbyggefonden har henvendt sig til Teknisk Afdeling for at få sat gang i sagen igen. Der arbejdes stadig på at få samlet materiale, som skal sendes til Landsbyggefonden gentagelse. 3.a.3 Afdeling 30 Stenbjergparken Multihus Generel orientering om sagens stade. Arbejdet er i gang og tidsplanen følges, så det er klar til ibrugtagning uge a.4 Afdeling 33 Jørgensgård Generel orientering om sagens stade. Tidsplanen følges, og der afleveres den 26. januar For tiden er der en venteliste. 3.a.5 Afdeling 35 Nørager Større renoveringsprojekt i afdeling 35. Afventer svar fra Sønderborg Kommune på godkendelsen til låneoptagelse. Afslag hvad gør vi nu? Afventer fortsat Landsbyggefondens besigtigelse - Gentagelse. Det er aftalt med Landsbyggefonden, at der udarbejdes ny økonomi på sagen (budgetark) gentagelse.

50 Oversigt byggesager Bilag 3 a 1 Forening Afd LBF Sag Projekt Status Termin Anlægssum mio Sønderborg Andelsboligforening 06 Udskiftning af vinduer Byggeregnskab kan udarbejdes 3 Sønderborg Andelsboligforening 09 x Tilgængeligheds- projekt Udkast til skema A udarbejdes samt tilretning af projekt i samarbejde med LBF. Der er modtaget nye lejlighedsindretninger der sendes til LBF : Der er oprettet kapitaltilførselssag (AMS). Revideret økonomi fremsendt til LBF. 50,0 Sønderborg Andelsboligforening 22 EU Solcelleprojekt Opgaven har været udbudt og rådgiver vurderer tilbud, inden tildeling til mest fordelagtige tilbud. Der er lavet betinget kontrakt med entreprenør. Mangler myndighedsgodkendelse for virtuel afregning. Afventer tilbagemelding fra rådgiver. 10,5 Sønderborg Andelsboligforening 24 x Etablering af fælleshus Byggeregnskab kan udarbejdes. Nulstilling af reguleringskonto. 12 Sønderborg Andelsboligforening Sønderborg Andelsboligforening 30 x Multihus, Ulkebøl Der skal udarbejdes driftsaftale. Arbejdet går ikke helt efter tidsplanen. Revideret tidsplan er modtaget. Mangler opfølgning fra rådgivers side. Dagbod varsles i forhold til mulig forsinkelse x Totalrenovering Byggeriet pågår, og tidsplanen følges. Udlejning går godt. 155 Sønderborg Andelsboligforening 35 Brandsikring facader Regnskab udarbejdes. Bidrag fra hovedforening via dispositionsfond Sønderborg Andelsboligforening 35 x Nye vinduer og køkkener Budgetark er udarbejdet, for Landsbyggefondens godkendelse. Sagen oprettes ved LBF med alle støtte muligheder. 22, G:\G-Drev\8026. SALUS\08. Byggesager\Status byggesager\2016\status for igangværende sager

51 4. Administrationen Bilag 4 4.a.1 Personaleforhold administration lukket punkt 4.a.2 SU-administration lukket punkt 4.a.3 HSU lukket punkt 4.b.1 Personaleforhold ejendomsfunktionærer lukket punkt 4.b.2 Sikkerhedsudvalg lukket punkt 4.c.1 Håndværkergården- Forretningsudvalget lukket punkt

52

53

54

55

56

57

58

59

60 5 Efterretningssager Bilag 5 Se særskilte bilag 5.a 5.f 5.g Orientering fra nedsatte udvalg 5.g.1 Bladudvalg BeboerNyt Medlem af redaktionsudvalget er Lone Lønholm 5.g.2 Kursusudvalg 5.g.3 Sundhed og trivsel Generel orientering om sagens stade. 5.g.4 DOA 5.g.5 SAB's Antenneforening

61 Bilag 5 a 1 1 SAB venteliste Indenfor søgende Afd. 1-rum 2-rum 3-rum 4-rum 5-rum 6-rum I alt Opn.numre

62 SAB venteliste Udenfor søgende Afd. 1-rum 2-rum 3-rum 4-rum 5-rum 6-rum I alt Opn.numre

63 Bilag 5 b 1 Udlejning efter 12½%-reglen Lejemål Omfattet af Udlejet efter reglen: i % 2013 i % 2014 i % 2015 i % 2016 i % Kommunal anvisning ,45 Fra december 2012 er SAB.s nye erhvervsordning påbegyndt Udlejet efter nye ordning

64 Bilag 5 b 2 Statistik 62 Flygtningefamilier der har været i DK mindre end 3 år Januar 4 Februar 6 Marts 4 April 5 Maj 2 Juni 2 Juli 6 August 2 September 3 Oktober 4 November 3 December i alt

65 Bilag 5 b 3 Udlejning pr. måned jan feb mar apr maj juni juli aug sep okt nov dec i alt jan feb mar apr maj juni juli aug sep okt nov dec f:\sab\udl.afd\

66 Bilag 5 b Side 1 Oversigt over regulær tomgang 2016 Afd. Lejemål Type M2 Boligafg. tab Tomgang fra: Genudlejning vær. 56, , vær. 81, , vær. 76, , vær. 76, , , vær. 77, , vær. 77, , vær. 77, , vær. 99, , , vær. 38, , vær. 38, , vær. 85, , vær. 85, , , vær. 121, , vær. 121, , vær. 121, , vær. 35, , vær. 107, , vær. 107, , vær. 91, , vær. 121, , vær. 107, , vær. 121, , vær. 91, , , vær. 109, , vær. 113, , vær. 113, , vær. 113, , vær. 119, , , vær. 92, , vær. 92, , vær. 108, , vær. 92, , vær. 92, , vær. 92, , vær. 92, , vær. 92, ,

67 vær. 92,0 4.74, vær. 92, , vær- 92, , , vær. 85, , vær. 28, , vær. 28, , vær. 28, , vær. 26, , vær. 28, , vær. 28, , vær. 32, , vær. 51, , vær. 28, , vær. 28, , vær. 32, , vær. 26, , vær. 28, , vær. 28, , vær. 28, , vær. 32, , vær. 44, , vær. 36, , vær. 32, , , vær. 83, , vær. 101, , vær. 99, , , vær. 84, , vær. 114, , ,00 årligt tab ,50

68

69 Bilag 5 b 5 Statistik over opsigelser i SAB Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December i alt

70 Bilag 5 c 1 Sønderborg Andelsboligforening Restanceliste Jan Feb Mar Apr Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec 1 0, , , ,00 0,00 0, , , , , , ,50 2 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , ,48 0,00 0,00 0, , ,00 0, , ,68 4 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , ,00 5,00 0, , , , , , ,50-21,70-0, ,00 0, ,50 5,00 0,50 0,00 0, ,00-500,00 0,00 0, , ,00 605, , , ,52-0,10-0, ,60-0, , ,10-0,10 9 0,00-57,55-0, ,75-1, ,63 8, , , , , , , ,50 0, , , , , ,50 0,00 0,00 0, , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , ,98 870, , , , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , ,50-685, , ,65 0, ,42-722,33-748, , , , , ,55 0,00 0,00 0, , ,00-250,02 0,00 0, ,70-0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 0, , ,00 66, , ,00 0, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , , , , , , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 5,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 25,00 0, , , , , , ,00 0,00 0,00 0, , ,00 0, , ,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , , ,00 0, , , , ,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , , , , , , , , , , , ,44 745, , ,00 125, , ,00-156, , , , ,50 0,00 0, , ,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0, ,50 0,00 0,00 0,00 0, , , , , , , ,00 0,00 0, ,00 0, ,00 929,00 0, , , , , , , , , ,21 0,50 0,00-578, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , , , , ,15 0, , , , , , , ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 20,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , ,21 0,00 0,00 0,00 0, , , , , ,71-832, ,65-2,50 0,00 7, , , , , , ,55 0,10 0,00 0,10-4, ,00 0,00 0,20 0,00 I alt , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 - Januar Marts Maj Juli September November

71 Huslejerestanceprocent 2016 SAB Bilag 5 c 2 Restance % Jan 0,06 0,13 Feb 0,04 0,03 Mar 0,04 0,00 Apr 0,03 0,02 Maj 0,05 0,10 Jun 0,05 0,13 Jul 0,00 0,00 Aug 0,00 0,09 Sep 0,00 0,05 Okt 0,11 0,04 Nov 0,02 0,07 Dec 0,05 Vægtet 0,04 0,06 0,14 0,12 0,10 0,08 0, ,04 0,02 0,00 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

72 Oversigt over påkravsskrivelser og ophævelser SAB Påkravsskrivelser 2016 Fordeling af ophævelse Rykker Ophævelse Betalt Frafl. frivilligt I fogedretten Januar Februar Marts 35 0 April Maj Juni Juli August September Oktober November December Bilag 5 c 3 Rykker/ophævelser Januar Marts Maj Juli September November Rykker Ophævelse Betalt Frafl. frivilligt I fogedretten