Kortlægning af forudsætninger og rammebetingelser for en ny generation forretnings-it på beskæftigelsesområdet UDARBEJDET FOR KL FEBRUAR 2013

Transkript

1 Kortlægning af forudsætninger og rammebetingelser for en ny generation forretnings-it på beskæftigelsesområdet UDARBEJDET FOR KL FEBRUAR 2013

2 Kortlægning af forudsætninger og rammebetingelser for en ny generation forretnings-it på beskæftigelsesområdet SLOTSHOLM A/S COWI A/S RÅDHUSSTRÆDE 6 PARALLELVEJ KØBENHAVN K 2800 KONGENS LYNGBY UDARBEJDET FOR KL FEBRUAR 2013

3 Indholdsfortegnelse 1. Indledning og sammenfatning Metode Situationen i dag Prioritering af elementer i visionen It- rammer og - teknologier, der understøtter visionen Governance Markedsforhold Bilag 1: Igangværende initiativer, der understøtter visionen Bilag 2: Oversigt over egenudviklede systemer Bilag 3: Grundlag for vurdering af modenhed... 56

4 1. Indledning og sammenfatning I denne rapport præsenteres en kortlægning af forudsætninger og rammebetingelser for udviklingen af en ny generation forretnings-it på beskæftigelsesområdet og resultaterne heraf. Kortlægningen er gennemført af Slotsholm A/S og COWI A/S (omtales som konsortiet i rapporten) for Kommunernes Landsforening (KL) i perioden fra november 2012 til januar Baggrund og formål Det indgår i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi 1 fra 2011, at der er behov for at udvikle en ny generation forretnings-it 2 på beskæftigelsesområdet. For at skabe et grundlag for denne udvikling har KL bedt konsortiet om at gennemføre en kortlægning af væsentlige forudsætninger og rammebetingelser for en ny generation forretnings-it. Det skal ske ved, at konsortiet: skaber en oversigt over, hvilke af de 12 elementer fra den fælleskommunale digitaliseringsstrategis vision om en ny generation forretnings-it der har højest prioritet kortlægger, hvilke andre elementer der indgår i kommunernes strategiske overvejelser for udvikling af it-understøttelsen skaber en oversigt over, hvilke egne it-løsninger kommunerne har udviklet eller indkøbt skaber en oversigt over, hvilke nye teknologiske muligheder der kan understøtte realiseringen af visionen analyserer og vurderer governancestrukturen 3, samt vurderer markedsforholdene for udvikling af forretnings-it. For at løse denne opgave har konsortiet gennemført interview og workshops med repræsentanter for en række kommuner, nuværende og potentielle it-leverandører, Arbejdsmarkedsstyrelsen (AMS), Digitaliseringsstyrelsen og KL. Derudover har konsortiet gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt jobcenterchefer og desuden gennemgået eksisterende undersøgelser på området. Kortlægningens metode er nærmere beskrevet i kapitel Kortlægningens hovedkonklusioner og anbefalinger Kortlægningen bekræfter, at der er behov for at udvikle den eksisterende it-understøttelse på beskæftigelsesområdet. Selv om situationen er forbedret i forhold til for nogle år siden, er der fortsat utilfredshed blandt kommunerne med kvaliteten af den eksisterende understøttelse. 1 Digitalisering af den kommunale sektor Handlingsplan for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi , (KL 2011). 2 Forretnings-it på beskæftigelsesområdet er de løsninger, der 1) understøtter jobcentrenes samspil med de ledige og virksomhederne, 2) bidrager til styringen af den aktive indsats og 3) understøtter det administrative arbejde. Der er derimod ikke fokus på systemer, der håndterer beregning og udbetaling af ydelser (dagpenge, kontanthjælp m.m.). 3 Governancestrukturen vedrører arbejdsdelingen og samarbejdet mellem de parter, der er involveret i udviklingen af it-systemer på beskæftigelsesområdet. 1

5 Utilfredshed med systemerne er en af årsagerne til, at næsten halvdelen af kommunerne har valgt selv at udvikle eller indkøbe it-systemer, der supplerer de kommunale sagsbehandlingssystemer. Det lader dog ikke til, at kommunerne dermed har løst problemerne. Blot 23 pct. af de kommuner, der har deltaget i spørgeskemaundersøgelsen, vurderer, at den samlede it-understøttelse af beskæftigelsesindsatsen er god. For at få et billede af, hvor man bør fokusere udviklingsindsatsen, har konsortiet bedt kommunerne om at prioritere mellem de 12 elementer, som indgår i visionen i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. De tre områder, som flest kommuner har peget på, er 1) at sikre borgeres digitale medvirken, 2) at sikre et komplet fælles datagrundlag samt 3) at udvikle snildere digitale værktøjer. Kommunerne forventer herved at kunne høste effektiviseringsgevinster, samtidig med at borgerne vil blive mere engagerede i egen sag. Begge effekter forventes at have en positiv påvirkning på borgernes mulighed for at komme tættere på arbejdsmarkedet. I forbindelse med kortlægningen har konsortiet også bedt AMS og Digitaliseringsstyrelsen om at angive, hvilke af de 12 elementer, de ønsker prioriteret. Det er bemærkelsesværdigt, at der er en høj grad af overensstemmelse mellem kommunernes og de to styrelsers prioriteter. Det er konsortiets samlede vurdering, at man bør følge respondenternes prioritering i udviklingen af it-understøttelsen. Ikke mindst fordi konsortiet ligesom respondenterne vurderer, at det netop er på disse tre områder, der synes at være store muligheder for at realisere det effektiviseringspotentiale, der ligger i en forbedret it-understøttelse. Forventningen er, at det vil føre til et reduceret behov for genindtastning og mere logik i sagsbehandlingen. Samtidig vil de tre områder understøtte, at borgerne udfører en større del af sagsbehandlingen selv. Derfor har konsortiet i kapitel 4 anbefalet følgende: 1. Udviklingen af en ny generation forretnings-it bør ske med fokus på borgeres digitale medvirken, et komplet fælles datagrundlag og snilde værktøjer. Kortlægningen viser samtidig, at der eksisterer visse barrierer for udviklingen af en ny generation forretnings-it i de eksisterende it-strukturer, i governancestrukturerne og i de gældende markedsforhold. Man kan med fordel koordinere og etablere fælles overblik over den it-tekniske udvikling mellem det statslige og det kommunale niveau. Det kan bidrage til en oplevelse af fælles ansvar for udvikling og opgaveløsning. Med det formål at opnå en større koordination og sammenhæng i den it-tekniske udvikling har konsortiet opstillet følgende fem anbefalinger, som er nærmere beskrevet i kapitel 5: 2. Der bør etableres en fælles forretningsarkitektur hvilket blandt andet betyder, at der skabes grundlag for, at it-understøttelsen indrettes med udgangspunkt i forretningen i stedet for omvendt. 3. Det fælles datagrundlag (DFDG) bør styrkes herunder bør der sikres større konsistens i datagrundlaget, stringent dokumentation for webservice, synlig strategi for udvikling samt sikkerhed for tidstro data. 2

6 4. Der bør ske en standardisering af begreber mv. hvilket blandt andet betyder, at der på tværs af aktører på området bør samarbejdes om at udarbejde, kommunikere og vedligeholde en standardisering. 5. Releasestyringen bør forbedres hvilket betyder, at den bør planlægges bedre, så fx test i drift undgås, ligesom man bør genoverveje det årlige antal major releases. 6. Et fællesoffentligt grundlag (jf. anbefalingerne 2-5) bør prioriteres højere end nye teknologier idet forventningen er, at der umiddelbart er størst gevinst ved primært at sætte ind over for de basale it-behov, mens potentielle gevinster ved brug af nye teknologier vurderes at være mindre. Anbefaling 2 til 5 kan med fordel indgå som temaer for et strategisk forum, jf. anbefaling 8 nedenfor. Den aktuelle mangel på koordination skyldes ikke mindst de eksisterende governanceforhold. Kortlægningen viser, at der på papiret er en klar arbejds- og ansvarsfordeling mellem det statslige og det kommunale niveau. Men i praksis er der data- og it-mæssige grænseflader mellem de centrale og de kommunale systemer, som stiller krav om tæt samarbejde mellem de forskellige aktører. På den baggrund har konsortiet opstillet fire anbefalinger, som er nærmere beskrevet i kapitel 6: 7. Der bør etableres et tæt samarbejde om den digitale udmøntning af lovgivningen AMS bør i forbindelse med ændringer af lovtekst og bekendtgørelser så tidligt som muligt inddrage it-leverandørerne og kommunerne, så både statens ønsker om data og indretningen af kommunernes aktuelle it-systemer tilgodeses bedst muligt. 8. Samarbejdet mellem AMS og kommunerne bør formaliseres der bør etableres et formelt strategisk dialogforum med deltagelse af AMS, KL, KOMBIT og særligt kompetente repræsentanter for kommunerne. 9. KL bør styrke sine muligheder for at varetage kommunernes interesser i forhold til it-understøttelse på beskæftigelsesområdet herunder bør KL ved møder stille med større it-teknisk tyngde end i dag. 10. Udviklingen af selvbetjeningsløsninger bør afstemmes løbende blandt andet bør AMS offentliggøre og opdatere en plan for, hvilke typer af selvbetjeningsløsninger man forventer at udvikle i den kommende tid. Endelig viser kortlægningen, at der i dag eksisterer forhold på markedet for forretnings-it, som er ugunstige for kommunernes position på markedet. Dels er det kompliceret og ressourcekrævende at gennemføre udbud af it-understøttelse af den kommunale beskæftigelsesindsats. Dels er kommunernes indkøbsmagt på markedet begrænset, hvilket blandt andet skyldes, at kommunerne hver især gennemfører udbud. Dels har de eksisterende it-leverandører en stærk position på markedet. Konsortiet har opstillet tre anbefalinger, som skal imødegå disse tre forhold på markedet: 11. Rådgivningen om udbud vedrørende it-mæssige forhold bør styrkes KL og KOMBIT bør vejlede målrettet om udbud af it-understøttelse på beskæftigelsesområdet. 3

7 12. Kommunerne bør i højere grad end i dag indkøbe fælles. Sådanne fællesindkøb kan med fordel faciliteres af KL og KOMBIT KL eller KOMBIT bør bidrage mere aktivt og systematisk til, at der foretages fælleskommunale indkøb af fagsystemer i jobcentrene og til at motivere kommunerne til at foretage fællesindkøb. 13. Kommunikationen om KOMBITs initiativer bør styrkes kendskabet til KOMBITs rolle og arbejde bør øges, fx ved at der etableres en nyhedsbrevsservice på de enkelte projekter, der er iværksat. Disse tre anbefalinger og deres baggrund er nærmere beskrevet i kapitel 7. Hvis anbefalingerne om bedre styring af releases, fælles standarder, klarere snitflader (webservices) mv. følges, vil det efter konsortiets vurdering bidrage til en mere sammenhængende udvikling af it-understøttelsen på beskæftigelsesområdet. Det gælder i snæver forstand dvs. i forhold til sammenhængen mellem det centrale og det kommunale niveau af it-understøttelsen. Området bliver mere gennemskueligt og dermed mindre komplekst for de enkelte aktører, og det bliver mere håndgribeligt for fx leverandørerne at udvikle systemer eller delsystemer. Samtidig må det forudses at gælde i lidt bredere forstand dvs. i sammenhængen mellem it-understøttelsen af beskæftigelsesindsatsen og de tilstødende områder som fx socialområdet, uddannelsesområdet og sundhedsområdet. At det sidste er vigtigt understreges af de seneste politiske reformer på beskæftigelsesområdet herunder især reformen af førtidspension og fleksjob der øger kravene til en større sammenhæng på tværs af indsatsområderne. Derudover vurderer konsortiet, at de anbefalede initiativer vil forbedre de eksisterende governanceforhold og forholdene på markedet for it-understøttelse på beskæftigelsesområdet. 1.3 Læsevejledning I kapitel 2 beskrives kortlægningens metode. I kapitel 3 beskrives ansvarsfordelingen i forhold til it-understøttelse på beskæftigelsesområdet. Derudover beskrives kommunernes vurdering af, hvordan it-understøttelsen fungerer aktuelt. Kapitel 4 indeholder en beskrivelse af, hvilke elementer i visionen om en ny generation forretnings-it, som kommunerne, AMS og Digitaliseringsstyrelsen mener bør have den højeste prioritet. I kapitel 5 beskrives de it-mæssige rammer og teknologier, som kan understøtte udviklingen af en ny generation forretnings-it på beskæftigelsesområdet. I kapitel 6 behandles spørgsmålet om, hvorvidt governanceforholdene kan tilpasses, så de i højere grad bidrager til udviklingen af en velfungerende it-understøttelse af beskæftigelsesindsatsen. Endelig indeholder kapitel 7 bud på, hvad kommunerne, KL og KOMBIT kan gøre for at forbedre kommunernes position på markedet for it-understøttelse på beskæftigelsesområdet. 4

8 2. Metode Denne rapport bygger på kvalitative interview, tre workshops, en spørgeskemaundersøgelse, tekniske møder samt en række eksisterende undersøgelser på området. 2.1 Kvalitative interview Der er gennemført interview med repræsentanter for de tre centrale aktører, som spiller en rolle i forhold til it-understøttelse af beskæftigelsesindsatsen, nemlig AMS, Digitaliseringsstyrelsen og KL. Formålet har været at få aktørernes vurdering af den aktuelle it-understøttelse, deres prioritering af mulige udviklingsinitiativer samt deres oplevelse af arbejdsdelingen og samarbejdsstrukturen på området. Derudover er der gennemført interview med repræsentanter for fem kommuner. Formålet med disse interview har været at kortlægge kommunernes strategiske overvejelser vedrørende udvikling af digitale løsninger, få deres vurdering af den aktuelle it-understøttelse og af den gældende ansvars- og arbejdsdeling for udviklingen af it-understøttelsen. Derudover har formålet med interviewene været at afdække kommunernes it-strategier og få deres vurdering af sammenhængen mellem fagsystemerne i jobcentrene og it-systemerne i kommunerne i øvrigt (det gælder fx sammenhængen til it-systemer på det sociale område og til ESDH- og økonomisystemer). De fem kommuner Aalborg, Haderslev, Horsens, København og Vejle er udvalgt, fordi de har særlig viden på området, fx fordi de har skiftet it-leverandør, fordi de har et særligt fokus på udvikling af egne systemer, eller fordi de deltager i test og udvikling af de eksisterende it-systemer. Kommunerne dækker endvidere over forskellige størrelser, placeringer i landet og systemvalg. Kommunerne har bl.a. været repræsenteret ved jobcenterchefer, sekretariatsledere, it-chefer, digitaliseringschefer og sagsbehandlere. Med henblik på at få tekniske input om udfordringer og mulige løsninger er der tillige gennemført en række interview og møder med KL s forretningsarkitekter og repræsentanter for KOMBIT. Endelig er der gennemført interview med fem faktiske eller potentielle leverandører af forretnings-it på beskæftigelsesområdet. Det drejer sig om KMD, Medialogic, Schultz Information, NNIT og Team Online. Formålet med disse interview har været at afdække markedsforholdene for udvikling af forretnings-it på området. 2.2 Workshops Der er afholdt to heldagsworkshops med i alt 33 deltagere fra 18 kommuner. De deltagende har været jobcenterchefer, afdelingschefer, sekretariatsledere, konsulenter og sagsbehandlere. Formålet med disse workshops har været at kortlægge deltagernes oplevelse af den aktuelle it-understøttelse og deres ønsker til den fremtidige udvikling. 5

9 Med det formål at kvalificere kortlægningens resultater og anbefalinger er der gennemført en afsluttende workshop med deltagelse af AMS, Digitaliseringsstyrelsen, KOMBIT og KL samt tre af de fem udvalgte kommuner. 2.3 Spørgeskemaundersøgelse For at afdække jobcentrenes aktuelle udfordringer og fremadrettede ønsker til it-understøttelsen er der gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt alle landets jobcentre. Undersøgelsen indeholdt blandt andet spørgsmål om jobcentrenes tilfredshed med eksisterende it-løsninger, prioriteringer af mulige udviklingsinitiativer samt omfanget af systemer, som jobcentrene selv har udviklet, eller som er udviklet på vegne af jobcentrene. 75 pct. af jobcentrene har besvaret spørgeskemaet, hvilket må betegnes som tilfredsstillende. Det er primært jobcenterchefer eller arbejdsmarkedschefer, der har besvaret spørgeskemaet på jobcentrets vegne. 2.4 Deskresearch Konsortiet har desuden gjort sig bekendt med og trukket på blandt andet følgende eksisterende undersøgelser og evalueringer på området: Digital kommunikation mellem jobcenter og a-kasse (Devoteam, juli 2012) Krav til delte transaktioner og principper for anvendelse af DFDG data (Devoteam, marts 2012) Principper for anvendelse af DFDG data, validering og udformning af services (Devoteam, marts 2012) Fælleskommunal rammearkitektur godkendelse af centrale elementer (Notat til kommunernes it-arkitekturråd udarbejdet af KOMBIT, februar 2012) Evaluering af it-understøttelsen af beskæftigelsesindsatsen (Slotsholm, december 2011) Jobcenter snitflader kortlægning (KOMBIT, november 2011) Risikoanalyse af Den fælles kommunale rammearkitektur (Devoteam, oktober 2011) Konsortiet har desuden gennemgået følgende digitaliseringsstrategier på området: Arbejdsmarkedsstyrelsens digitale forretningsstrategi (Arbejdsmarkedsstyrelsen, 20. juni 2012) Borgeren ved roret beskæftigelsesplan 2012 (København Kommune, 2012) Den digitale vej til fremtidens velfærd den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi (Regeringen, KL og Danske Regioner, august 2011) Effektiv & innovativ digitalisering af den kommunale sektor (KL, 2011) Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi (KL, november 2010) 6

10 3. Situationen i dag I dette kapitel beskrives ansvarsfordelingen i forhold til it-understøttelse på beskæftigelsesområdet samt kommunernes vurdering af, hvordan understøttelsen fungerer. 3.1 Eksisterende ansvarsfordeling Fra 1. august 2009 blev beskæftigelsesindsatsen for alle målgrupper til et kommunalt ansvarsområde, dvs. at ansvaret for de forsikrede ledige overgik fra staten til kommunerne. Som en konsekvens af dette blev der fastlagt en arbejdsdeling mellem kommunerne og staten på it-området. Kommunerne fik ansvaret for it-understøttelsen af sagsbehandlingen vedrørende alle målgrupper i beskæftigelsesindsatsen, mens staten fik ansvaret for at sikre systemer til en nationalt sammenhængende, transparent og effektiv beskæftigelsesindsats. AMS har i dag ansvaret for at etablere og drive et fælles datagrundlag (DFDG), Jobnet samt Jobindsats.dk. Derudover er det styrelsens ansvar at etablere og drive selvbetjeningsløsninger, der er fælles for alle jobcentre. Jobnet skal være den fælles indgang for borgere og virksomheder til disse selvbetjeningsløsninger, jf. kapitel 11 i lov om ansvaret for og styringen af den aktive beskæftigelsesindsats. Kommunerne har ansvar for at it-understøtte selve sagsbehandlingen i beskæftigelsesindsatsen. KL, KOMBIT og Digitaliseringsstyrelsen spiller også en direkte eller indirekte rolle for it-understøttelsen af beskæftigelsesindsatsen. KL varetager kommunernes interesser på centralt niveau. Det gør KL blandt andet gennem dialog med AMS om styrelsens udvikling af it-understøttelsen og ved at gennemføre digitaliseringsprojekter og analyser af kommunernes behov og ønsker. Derudover er KL part i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, ligesom organisationen har ansvaret for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, som sætter rammer for udviklingen af it-understøttelsen også på beskæftigelsesområdet. KOMBIT, der blev dannet i 2009, er kommunernes it-fællesskab. Ved at gennemføre fælles udbud og rådgive kommunerne om indkøb af it-ydelser skal KOMBIT sikre kommunerne en stærkere position i dialogen med it-leverandørerne om pris og kvalitet. Desuden står KOMBIT i et vist omfang for systemudvikling. Et eksempel på KOMBITs arbejde er den digitale selvbetjeningsløsning NemRefusion, som KOMBIT leverer, ejer og driver. Denne er blevet til i samarbejde mellem KOMBIT, KL og AMS. Et andet eksempel er de fælles udbud af landsdækkende it-løsninger for kontanthjælp, sygedagpenge og sagsoverblik/partskontakt (det såkaldte monopolbrud). Digitaliseringsstyrelsen har ansvaret for, at den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi som er lagt af regeringen, kommuner og regioner i samarbejde bliver ført ud i livet. Derudover bidrager styrelsen til den fællesoffentlige digitalisering ved at udvikle tjenester som fx NemID, Nemlogin og digital post. 7

11 Digitaliseringsstyrelsen spiller en indirekte rolle for it-understøttelsen af beskæftigelsesindsatsen. Det har fx en række følgevirkninger for både den centrale og den kommunale it-understøttelse, når der som led i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi stilles krav om obligatorisk selvbetjening på stadig flere områder. 3.2 De primære it-systemer På centralt niveau består it-understøttelsen primært af det fælles datagrundlag (DFDG), Jobnet og Jobindsats.dk. Det fælles datagrundlag indeholder en lang række oplysninger om borgere, der modtager forsørgelsesydelser. Det drejer sig blandt andet om borgernes stamdata, tilmeldestatus, medlemskab af a-kasse, matchgruppe, ydelse, gennemførte og planlagte aktiviteter og samtaler samt tidligere og aktuelle syge-, rask- og feriemeldinger. Disse oplysninger kan jobcentrene blandt andet bruge til at fastlægge borgernes rettigheder og pligter, tilrettelægge indsatsen og understøtte sagsbehandlingen. Jobcentrene og a-kasserne har pligt til løbende at indberette oplysninger til DFDG. Det sker typisk via de webservices, som AMS stiller til rådighed. Et af formålene med DFDG er at understøtte en effektiv og koordineret beskæftigelsesindsats på tværs af kommuner, arbejdsløshedskasser og andre aktører. Derfor er de data, der er tilgængelige i DFDG, som udgangspunkt såkaldte masterdata. Det vil sige, at data i DFDG er autoritative og kan tilgås på tværs af flere systemer (fx jobcentrenes og a-kassernes it-systemer). Hvis der fx er modstridende oplysninger om borgeren i jobcentrets it-system og i DFDG, er det data i DFDG, der skal tages udgangspunkt i. 4 Jobnet.dk er en landsdækkende jobportal, som skal fremme dialogen mellem ledige og virksomheder. Jobnet.dk er også den fælles indgang for borgere og virksomheder til en række selvbetjeningsløsninger. Data, som registreres i disse selvbetjeningsløsninger, indgår i det fælles datagrundlag. Jobindsats.dk er et landsdækkende målesystem, som giver mulighed for at få et overblik over beskæftigelsesindsatsen i landets jobcentre. Jobindsats.dk bygger blandt andet på data fra DFDG. På det kommunale plan eksisterer der tre større fagsystemer og en række såkaldt egenudviklede systemer. De kommunale fagsystemer er den primære it-understøttelse i jobcentrene. Det er fx via fagsystemerne, at jobcentermedarbejderne har adgang til information om borgerne, ligesom det er i fagsystemerne, at medarbejderne kan udarbejde indkaldelser til samtaler og aktive tilbud og registrere resultaterne af gennemførte samtaler samt matchgruppe, fritagelser etc. I dag eksisterer der tre forskellige fagsystemer nemlig Opera, Workbase og Fasit Jobcenter som udbydes af henholdsvis KMD, Medialogic og Schultz Information Jf. Krav til delte transaktioner og principper for anvendelse af DFDG data, Devoteam marts På undersøgelsestidspunktet havde Schultz Information lanceret sit fagsystem, men det var endnu 8

12 Det er blandt andet it-leverandørernes opgave at sikre, at deres systemer tager højde for gældende lovgivning. Fagsystemerne skal kunne udveksle oplysninger med DFDG via webservices 6 og andre centrale it-systemer samt kunne kommunikere med andre kommunale it-systemer som fx ydelsessystemer, økonomisystemer og ESDH-systemer. Egenudviklede systemer er defineret som systemer, der løser en opgave, som ikke løses i de primære fagsystemer (eller centralt udbudte systemer), og som kommunerne enten selv har udviklet eller har fået udviklet af et eksternt firma. Spørgeskemaundersøgelsen, der er gennemført som led i denne kortlægning, viser, at 39 pct. af de besvarende kommuner har sådanne egenudviklede it-systemer på beskæftigelsesområdet. Det drejer sig fx om ledelsesinformationssystemer, systemer til målinger af progression, disponeringssystemer, styringssystemer (fx løntilskud og jobrotation), datawarehouseløsninger samt forskellige evalueringsværktøjer. Hertil kommer mere håndholdte løsninger som fx Excelark, som udfyldes og opdateres løbende efter nærmere fastsatte procedurer i jobcentrene. Blandt de kommuner, der har egenudviklede systemer, er det mest udbredt at have et eller to egenudviklede systemer. 67 pct. af de kommuner, der har egenudviklede systemer, har således et eller to systemer. Der er dog kommuner, som har både tre og fire egenudviklede systemer, jf. figur 3.1. Figur 3.1 Antal egenudviklede systemer blandt kommuner, der har egenudviklede systemer Kilde: Spørgeskemaundersøgelse blandt jobcentre, COWI og Slotsholm ikke taget i brug i nogen kommuner. 6 En webservice er i denne sammenhæng en snitflade, der gør det muligt for de lokale it-systemer at hente og aflevere data til DFDG. 9

13 3.3 Kommunernes vurdering af it-understøttelsen i jobcentrene Overgangen til et kommunalt ansvar for hele beskæftigelsesindsatsen i 2009 stillede krav til omstilling af den grundlæggende it-understøttelse i såvel kommuner som i staten. Denne omstilling stod på over nogle år, da kommunerne gradvist overgik fra at anvende statslig it-understøttelse til kommunal it-understøttelse af indsatsen over for de forsikrede ledige. Omstillingen var ikke endeligt tilendebragt, da Slotsholm gennemførte en evaluering af it-understøttelsen af beskæftigelsesindsatsen, som blev offentliggjort i Derfor var det ikke muligt at vurdere, hvilke udfordringer i it-understøttelsen der måtte henføres til selve overgangsfasen, og hvilke der kunne begrundes med mere blivende forhold, som fx den eksisterende arbejdsdeling og de eksisterende markedsforhold. I dag har alle kommuner en kommunal it-understøttelse af beskæftigelsesindsatsen, og overgangsperioden må betragtes som overstået. Grundlaget for den nødvendige kommunikation mellem centrale og kommunale systemer er tilvejebragt selv om der selvsagt fortsat er udviklingsbehov. Det er da også konsortiets vurdering på baggrund af den netop gennemførte kortlægning at den daglige performance i it-understøttelsen i jobcentrene i dag er bedre, end den var for et par år siden. Flere kommuner beskriver fx, at der i dag er langt færre uløste fejl (erkendte, men endnu ikke rettede af it-leverandøren) end tidligere, og at problemer med, at data pludselig forsvinder, tilsyneladende også er ophørt. Derfor er der bedre muligheder for at vurdere såvel governance- som markedsforhold i dag. Den gennemførte kortlægning viser dog, at der stadig er et betydeligt rum for forbedring af den eksisterende it-understøttelse. Det ser man blandt andet i den spørgeskemaundersøgelse, som er gennemført som led i denne kortlægning. Af figur 3.2 (næste side) fremgår fordelingen af jobcentrenes vurdering af itunderstøttelsen af sagsbehandlingen. Respondenterne har svaret på, i hvilken grad de mener, at de har en it-understøttelse, der bidrager til overblik over den enkelte sag, giver sikkerhed for korrekte data, er logisk i brugergrænsefladen etc. Jobcentrene er særligt utilfredse med it-understøttelsen på fire områder, nemlig understøttelsen af virksomhedsindsatsen, resultatopfølgning, ledelsesinformation og sagsbehandling i forhold til eksterne leverandører. Mellem 37 og 59 pct. af respondenterne vurderer således, at jobcentrets it-understøttelse slet ikke eller i mindre grad understøtter disse områder. Andelen af utilfredse på de øvrige områder overblik over den enkelte sag, sikkerhed for korrekte data, logik i brugergrænsefladen samt logik i sagsgangene er noget mindre. På disse områder vurderer mellem 10 og 18 pct., at itunderstøttelsen slet ikke eller i mindre grad fungerer. Det er værd at bemærke, at der på intet område er et flertal af respondenterne, der mener, at it-understøttelsen i høj grad eller i meget høj grad bidrager. 7 Jf. Evaluering af it-understøttelsen af beskæftigelsesindsatsen, Slotsholm (2011). 10

14 Figur 3.2 Jobcentrenes vurdering af, i hvilken grad it-understøttelsen bidrager til Kilde: Spørgeskemaundersøgelse blandt jobcentre, COWI og Slotsholm Som led i spørgeskemaundersøgelsen er respondenterne desuden blevet bedt om at vurdere, i hvilket omfang lovgivningen understøttes af de eksisterende fagsystemer. Som det fremgår af tabel 3.1, vurderer 49 pct. af respondenterne, at deres fagsystem i meget høj grad eller i høj grad understøtter lovgivningen, mens 45 pct. vurderer, at det i nogen grad er tilfældet. Få (4 pct.) vurderer, at fagsystemet understøtter lovgivningen i ringe grad, mens ingen mener, at det slet ikke er tilfældet. Tabel 3.1: I hvilken grad understøttes lovgivningen af fagsystemet? Pct. I meget høj grad 8 I høj grad 41 I nogen grad 45 I ringe grad 4 Slet ikke 0 Ved ikke 1 Antal svar 71 Kilde: Spørgeskemaundersøgelse blandt jobcentre, COWI og Slotsholm

15 Deltagerne på de gennemførte workshops har udover de ovenstående områder peget på følgende udfordringer i it-understøttelsen: der er ikke et tilstrækkeligt systemmæssigt fundament for at inddrage borgerne i sagsbehandlingen brugergrænsefladen er ikke brugervenlig og kræver mange indtastninger af de samme data der er systemfejl og ustabilitet der mangler beslutningsstøtte snitfladerne mellem fagsystemet og andre kommunale systemer (ESDH, økonomisystemer, fagsystemerne i ydelsescentret og på familieområdet, lokale uddannelsesinstitutioner mv.) er mangelfulde eller utilstrækkelige. Kortlægningen viser, at der er væsentlige mangler i it-understøttelsen af beskæftigelsesindsatsen. Mangler i it-understøttelsen er da også en central begrundelse for, at næsten halvdelen af kommunerne har egenudviklede it-systemer, jf. figur 3.3. Figur 3.3 Formålet med de egenudviklede systemer. At styrke Kilde: Spørgeskemaundersøgelse blandt jobcentre, COWI og Slotsholm Mellem 50 og 73 pct. af respondenterne har således angivet, at formålet med de egenudviklede systemer har været at sikre ledelsesinformation, resultatopfølgning, sikkerhed for korrekte data og data om virksomhedsindsatsen. På trods af disse egenudviklede it-systemer er det ikke lykkedes for kommunerne at etablere en tilfredsstillende it-understøttelse. Blot 23 pct. af respondenterne i spørgeskemaundersøgelsen vurderer, at der inklusive de egenudviklede it-systemer alt i alt er en god it-understøttelse. Manglerne i it-understøttelsen skaber en række problemer for landets jobcentre. Disse problemer, deres mulige årsager og anbefalinger til, hvordan de kan løses, behandles nærmere i kapitel 5, 6 og 7. 12

16 4. Prioritering af elementer i visionen I den fælleskommunale digitaliseringsstrategi fra 2010 er der opstillet en vision for en ny generation forretnings-it på beskæftigelsesområdet. Strategien indeholder 12 elementer. I dette kapitel beskrives, hvilke elementer i visionen der ifølge forskellige aktører bør have den højeste prioritet i den fremtidige udvikling. De 12 elementer fremgår af tabel 4.1. Element 1-5 omhandler digitale muligheder for borgere og om kommunikationen mellem borgere, virksomheder og jobcenter. Element 6-12 omhandler en optimering af arbejdsredskaberne i jobcentrene (fx sagsbehandlingssystemet og ledelsens adgang til information om indsatsen). Tabel 4.1: De 12 elementer i visionen om en ny generation forretnings-it 1. Borgeres digitale medvirken. Der bør udvikles digitale redskaber, som understøtter borgerens ansvarlighed, engagement og indflydelse på forløbet i jobcentret. Det kan fx ske ved at give borgere mulighed for at lave forslag til egen jobplan. 2. Digitalt link mellem borger og virksomhed. Borgere og virksomheder bør kunne finde hinanden digitalt uden medvirken fra en sagsbehandler. Det kan fx ske gennem øget anvendelse af mobile løsninger. 3. Frit valg af digital kanal. Borgerne bør kunne kommunikere med kommunen via den digitale kanal, de foretrækker. Fx via sms, Twitter, Facebook eller selvbetjening på nettet. 4. Digital pligt for match 1. Borgere, der umiddelbart er parate til at tage et job, bør have pligt til digital selvbetjening. 5. Digital administration ift. virksomheder. Al administration i forhold til virksomhederne bør foregå digitalt. Det indebærer blandt andet, at papirblanketter skal afskaffes, og at virksomhederne skal have mulighed for at følge med i relevante sager via selvbetjeningsløsninger. 6. Snilde værktøjer. Medarbejdernes sagsbehandlingssystem bør være et redskab, der ligger godt i hånden og bidrager til en minimering af de administrative byrder. 7. Komplet fælles datagrundlag. Data bør produceres effektivt, genanvendes og være umiddelbart tilgængelige, så det er lettere at koordinere en effektiv indsats. Derudover bør alle snitflader mellem jobcenter, ydelseskontor, øvrig forvaltning og eksterne aktører være velfungerende. 8. Automatisk journalisering. It-systemet bør understøtte samtlige sagsbehandlingsskridt og proceskrav og sikre, at medarbejderne ikke skal udfylde de samme oplysninger flere gange. 9. Overblik over arbejdsopgaver. Der bør være en tidstro oversigt over medarbejderens opgaver. 10. Beslutningsstøtte. Der bør være beslutningsstøttefunktioner i sagsbehandlingssystemet, som understøtter fokus på job. Det betyder, at når sagsbehandlere åbner en sag, skal systemet præsentere relevant, sorteret viden om arbejdsmarked, uddannelses- og aktiveringsmuligheder. Systemet skal fortsat efterlade plads til medarbejdernes faglige vurderinger. 11. Progressions- og resultatopgørelser. Systemet bør indeholde opdaterede progressions- og resultatopgørelser. Sager om borgere og virksomheder skal rumme et fuldt dækkende overblik over borgerens og virksomhedens profil og aktuelle status. Det vil blandt andet give sagsbehandleren overblik over de fremskridt, borgerne opnår. 12. Effektivt ledelsesværktøj. It-understøttelsen bør sikre let tilgængelig ledelsesinformation. Fx overblik over produktion, opgaver, økonomi og resultater. Informationen skal kunne opgøres på forskellige niveauer herunder afdeling, team og medarbejder. 13

17 4.1 Kommunernes samlede prioritering af elementer I forbindelse med de gennemførte kommuneinterview, workshops og spørgeskemaundersøgelsen har deltagerne i prioriteret rækkefølge angivet, hvilke tre elementer i visionen for en ny generation forretnings-it på beskæftigelsesområdet de mener er vigtigst. Fordelingen af de i alt 92 respondenters svar fremgår af figur En 1. prioritet er i databehandlingen blevet tildelt tre point, 2. prioriteten har fået to point, mens en 3. prioritet har fået et point. Som det fremgår, prioriterer kommunerne især tre elementer højt, nemlig borgeres digitale medvirken, et komplet fælles datagrundlag og snilde værktøjer. 9 Modsat er forhold som overblik over arbejdsopgaver, frit valg af digital kanal og digitalt link mellem borger og virksomhed blevet vægtet forholdsvis lavt. Figur 4.1. De kommunale deltageres prioritering af visionens 12 elementer Note: Den lodrette linje i figuren markerer 46 point. Det er den værdi, som de tolv elementer hver især havde fået, såfremt deltagerne havde opfattet dem som lige vigtige. Kilde: Spørgeskemaundersøgelse blandt jobcentre, COWI og Slotsholm Kommunernes topprioriteter Deltagerne har haft mulighed for at begrunde deres prioriteringer. Første prioritet borgeres digitale medvirken: Kommunerne ønsker, at borgerne i langt højere grad end i dag skal bidrage til sagsbehandlingen ved brug af 8 Det samlede antal besvarelser har været lidt højere, men de 92 er de gyldige besvarelser. Derudover skal det bemærkes, at der kan være enkelte af de 92 respondenter, som er gengangere, fordi de både har deltaget i spørgeskemaundersøgelsen, kommuneinterview og/eller workshop. 9 På workshops og ved de kvalitative interview har kommuner tillige rangeret henholdsvis de fem elementer vedrørende digitale muligheder for borgere og de syv elementer om optimering af arbejdsredskaberne i jobcentrene. Resultatet bekræfter den beskrevne rangering. 14

18 selvbetjeningsredskaber. 10 Kommunerne forventer, at en sådan større digital medvirken fra borgerne vil føre til bedre resultater af beskæftigelsesindsatsen, fordi engagerede borgere typisk kommer hurtigere i arbejde eller uddannelse. 11 Samtidig er forventningen, at en højere grad af digital selvbetjening vil frigøre ressourcer. Dels fordi borgerne vil udføre en del af det arbejde, som sagsbehandlerne udfører i dag, dels fordi selvbetjeningen kan betyde, at omfanget af borgerhenvendelser til jobcentret bliver mindre. Anden prioritet et komplet fælles datagrundlag: Kommunerne prioriterer effektiv produktion, genanvendelse og tilgængelighed af data. De ønsker, at snitfladerne mellem jobcenter, ydelseskontor, den øvrige kommunale forvaltning samt eksterne aktører skal fungere bedre, end de gør i dag. Hvis denne prioritet realiseres, forventes det at frigøre betydelige ressourcer i jobcentrene. Ikke mindst fordi jobcentrene i dag bruger ressourcer på at kompensere for manglende adgang til data. På samme måde bruger jobcentrene ressourcer på dialog med a-kasserne om oplysninger vedrørende de forsikrede ledige, som ikke umiddelbart er tilgængelige i en opdateret og tidstro version i jobcentrenes it-systemer. Det gælder fx de forsikrede lediges placering i dagpengeperioden, som har betydning for, hvornår de skal modtage aktive tilbud i jobcentret. Derudover har jobcentermedarbejderne typisk begrænset adgang til oplysninger om borgerne fra andre afdelinger og forvaltninger. Ofte mangler de kendskab til den indsats, som børne- og familieafdelingen har gjort for en ung, der nu er fyldt 18 år og skal modtage en indsats i jobcentret. Og de mangler viden om den sociale indsats over for borgerne, fx misbrugsbehandling. Der er heller ikke tilstrækkelig adgang til data på tværs af kommunegrænser. Tilflyttere ender til tider med at være informationsbærere nogle gange i bogstavelig forstand, hvor borgere møder op med udskrifter af sagsakter fra deres tidligere hjemkommune. Et komplet fælles datagrundlag vil begrænse omfanget af dobbeltregistreringer og styrke gennemsigtighed og sammenhæng i indsatsen. Det vil øge effektiviteten af beskæftigelsesindsatsen, ligesom det kan give indsatsen et kvalitetsløft. Tredje prioritet snilde værktøjer: Kommunernes tredjeprioritet indebærer, at medarbejdernes fagsystem skal være mere brugervenligt og bidrage til en reduktion af de administrative opgaver, som jobcentrene skal løse fx ved at sikre logisk tilgang og brugervenlighed ift. registreringsfelter og minimere skift mellem mange brugerflader. Jobcentrene beskriver, at det kan være nødvendigt at åbne op til ti it-systemer i løbet af en arbejdsdag Denne førsteprioritet er også kommet til udtryk ved de gennemførte workshops, hvor deltagerne i grupper skulle beskrive den ønskede udvikling i den del af it-understøttelsen, som de fandt mest interessant at udvikle. Fem ud af otte grupper valgte at fokusere på at inddrage borgerne mere i sagsbehandlingen. 11 Denne forventning flugter med en af konklusionerne i rapporten fra Deloitte Consulting, Gør som de bedste Tag styringen på beskæftigelsesområdet, januar 2013, som er udført for KL. En konklusion i rapporten er, at fokus på empowerment af borgeren er et af de forhold, der har betydning for, at en kommune klarer sig godt på beskæftigelsesområdet. 12 Det kunne fx være selve sagsbehandlingssystemet (Opera eller Workbase), journaliseringssystemer (fx KMD Sag), elektroniske dokumenthåndteringssystemer (fx KMD EDH), progressionsmålingsværktøjer, systemer til udveksling af informationer med læger og virksomheder samt systemer til styring af tilmeldte til tilbudssteder og andre aktører. 15

19 En snild it-understøttelse skal desuden kunne fungere som en støtte for sagsbehandlerne, der skal navigere i et komplekst regelsæt, som dels indeholder en række proceskrav, dels ændres løbende fra Folketingets side. Konsortiet vurderer, at der er et stort effektiviseringspotentiale i at imødekomme de nævnte tre topprioriteter. For det første vil en øget inddragelse af borgerne gennem selvbetjening som nævnt frigøre ressourcer i kommunerne. For det andet vurderer nogle kommuner, at sagsbehandlerne spilder omkring pct. af deres tid på grund af manglende snilde i it-understøttelsen og manglende genanvendelse af data. Som det fremgår senere, er såvel AMS som Digitaliseringsstyrelsens prioriteter i tråd med kommunernes tre topprioriteter. Også KL har erklæret sig enig i prioriteringen. Alt i alt er der altså god grund til følge den kommunale prioritering i udviklingen af en ny generation forretnings-it. Anbefaling 1: Udviklingen af en ny generation forretnings-it bør ske med fokus på borgeres digitale medvirken, et komplet fælles datagrundlag og snilde værktøjer 4.3 De øvrige prioriteter Fire elementer digital administration ift. virksomhederne, effektivt ledelsesværktøj, automatisk journalisering samt progressions- og resultatopgørelser er blevet prioriteret højt af nogle kommuner, men ikke af andre. Derfor har disse elementer, samlet set, opnået en plads midt i feltet. Deres placering er ikke ensbetydende med, at kommunerne mener, at det er uden betydning, om disse dele af it-understøttelsen kommer til at fungere bedre i fremtiden. De kommunale chefer ønsker, at kommunikationen med virksomhederne digitaliseres, og de ønsker bedre ledelses- og styringsværktøjer. Men generelt understreger de, at disse ønsker er sekundære i forhold til initiativer, der får driften til at fungere glat. De resterende fem elementer digital pligt for match 1, beslutningsstøtte, digitalt link mellem borger og virksomhed, frit valg af digital kanal samt overblik over arbejdsopgaver er der kun få kommuner, der har prioriteret blandt de tre vigtigste indsatser. En af begrundelserne er, at disse områder ifølge deltagerne fungerer nogenlunde i dag. Det gælder fx det digitale link mellem borgere og virksomhed, som indebærer, at borgere og virksomheder skal kunne finde hinanden virtuelt uden medvirken fra en sagsbehandler. De kommunale deltagere oplever, at Jobnet og andre jobportaler (som fx Jobzonen, Jobindex, Ofir, Stepstone mv.) i vid udstrækning løser denne opgave i dag. På samme måde vurderer kommunerne generelt, at sagsbehandlerne har et nogenlunde overblik over deres arbejdsopgaver. En anden begrundelse for lav prioritet er, at elementet vil blive gennemført, uanset hvor højt kommunerne prioriterer det. Det gælder den digitale pligt for match 1, 16

20 hvor det i forvejen indgår i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, at det i stigende grad skal være obligatorisk for borgerne at benytte selvbetjeningsløsninger på nettet. 13 Dertil kommer, at arbejdsmarkedsparate borgere allerede i dag har adgang til en række selvbetjeningsløsninger. Endelig begrunder kommunerne den lave prioritering af beslutningsstøtte og frit valg af digital kanal med, at de er usikre på værdien af elementerne. Mens nogle deltagere efterspørger beslutningsstøttesystemer, er andre deltagere nervøse for, om sådanne systemer vil efterlade tilstrækkelig plads til sagsbehandlernes faglighed. De frygter et scenarium, hvor det er systemet, der på baggrund af borgerens karakteristika bestemmer, hvilken aktivitet der skal iværksættes. Med hensyn til det frie valg af digital kanal så er nogle deltagere decideret afvisende over for at give borgerne helt frit valg. De tolker elementet som et udtryk for, at kommunen skal kommunikere via kanaler, som de betragter som for uformelle. De mener samtidig, at det vil være spild af ressourcer, hvis jobcentret skal oprette, indføre regler for og vedligeholde en Twitter- eller Facebookprofil. Desuden er der tale om hurtige medier, som kunne give forventning om svar i løbet af minutter. 4.4 Prioriteringer og aktuel status I spørgeskemaundersøgelsen er respondenterne blevet bedt om at vurdere, i hvor høj grad jobcentrets eksisterende it-løsninger dækker de behov, som visionens 12 elementer er udtryk for. Det drejer sig om en vurdering af jobcentrets samlede løsning herunder også egenudviklede systemer, som de enten selv kan have udviklet eller købt hos tredjepart. Resultatet fremgår af figur 4.2 (næste side), hvis rækkefølge er den samme som i figur 4.1, altså rangeret efter kommunernes prioriteringer af elementer i aftagende orden. Som det fremgår af figuren, har mindst 65 pct. af respondenterne på fire områder angivet, at jobcentrets eksisterende it-understøttelse og egenudviklede systemer slet ikke eller i mindre grad dækker jobcentres behov. Det drejer sig om digital administration ift. virksomheder (73 pct.), progressions- og resultatopgørelser (69 pct.), frit valg af digital kanal (69 pct.) samt snilde værktøjer (65 pct.). I forhold til de 12 elementer i visionen er de fire områder imidlertid prioriteret som hhv. nummer 4, 7, 11 og Den digitale vej til fremtidens velfærd den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, Regeringen, KL, Danske Regioner, august

21 Figur 4.2. Kommunernes prioritering af visionens 12 elementer og deres vurdering af den eksisterende it-understøttelse Kilde: Spørgeskemaundersøgelse blandt jobcentre, COWI og Slotsholm Der er altså ikke direkte sammenhæng mellem, hvilke elementer kommunerne oplever fungerer dårligt i dag, og de elementer, som kommunerne mener, bør prioriteres i udviklingen af den fremtidige it-understøttelse. Det klareste eksempel på dette er frit valg af digital kanal. Kommunerne mener som nævnt slet ikke, at den nuværende it understøtter et sådant frit valg. Men når man spørger samme kommuner om, hvorvidt det er vigtigt, at et sådant frit valg fremover bliver understøttet, så er svaret, at det er mindre vigtigt. Det understreger, hvor vigtigt det er, at man ikke blot får kommunernes vurdering af, hvor godt noget fungerer, men derudover også får en angivelse af, hvor vigtigt det er. Uden denne angivelse af vigtighed kan mange ressourcer gå tabt i at søge at løse problemstillinger, hvor efterspørgslen er begrænset. 4.5 Digitaliseringsstyrelsens og AMS prioriteter Som det fremgår af kapitel 3, spiller både Arbejdsmarkeds- og Digitaliseringsstyrelsen en rolle for udviklingen af it-understøttelsen på beskæftigelsesområdet. Derfor er det interessant at undersøge, om der er nogenlunde overensstemmelse mellem kommunernes og disse styrelsers prioriteringer. Som det fremgår af tabel 4.2 (næste side), er dette i nogen grad tilfældet. 18

22 Tabel 4.2 Arbejdsmarkedsstyrelsens, Digitaliseringsstyrelsens og kommunernes topprioriteter 1. prioritet 2. prioritet 3. prioritet Arbejdsmarkedsstyrelsen Borgeres digitale medvirken (element 1) Komplet fælles datagrundlag (element 7) Digitalt link mellem borger og virksomhed (element 2) Digitaliseringsstyrelsen Digital pligt for match 1 (element 4) Digital administration ift. virksomheder (element 5) Effektivt ledelsesværktøj (element 12) Kommunerne Borgeres digitale medvirken (element 1) Komplet fælles datagrundlag (element 7) Snilde værktøjer (element 6) Der er sammenfald mellem to ud af tre af de elementer, som kommunerne og AMS prioriterer højest. Både kommuner og AMS har placeret borgeres digitale medvirken og et komplet fælles datagrundlag som henholdsvis første og anden prioritet. Det er i øvrigt værd at bemærke, at kommunernes prioriteringer stemmer overens med den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, hvor det fremgår, at borgerne i langt højere grad skal betjene sig selv. De to styrelsers prioriteringer ligger i vid udstrækning i forlængelse af deres roller i udviklingen af it-understøttelsen på beskæftigelsesområdet. AMS prioriterer selvbetjeningsløsninger for borgerne, et fælles datagrundlag og et link mellem borgere og virksomheder. Det er netop områder, som AMS har det formelle ansvar for at sikre. Digitaliseringsstyrelsen prioriterer pligten til selvbetjening og digitalisering af administrationen i forhold til virksomhederne. Begge elementer ligger i forlængelse af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategis målsætning. I projektforløbet har også KL tilkendegivet, at man er enig i prioriteringen. 4.6 De kommunale digitaliseringsstrategier De fem kommuner, som konsortiet har interviewet som led i projektet, har alle en overordnet it- og kanalstrategi, der flugter med de prioriteter, der i øvrigt er blevet peget på fra kommunernes side. I strategierne fokuseres der således på yderligere digitalisering og selvbetjeningsløsninger for borgerne. Herudover er det værd at bemærke, at de fleste kommuner har et udtalt ønske om at kunne it-understøtte en mere sammenhængende indsats både i forhold til sammenhæng mellem fagsystemer og gennemgående systemer som økonomisystemer og ESDH-systemer og i forhold til en sammenhæng mellem indsatserne i forskellige afdelinger og forvaltninger i kommunen. Det sidste er blandt andet centralt, fordi der fx med reformen af førtidspension og fleksjob i stigende grad stilles krav om en tværgående og helhedsorienteret indsats i kommunerne. Kommunerne beskriver, at der ikke er tilstrækkelig integration mellem forskellige administrative systemer. Kommuner, der primært benytter rene KMD-systemer (Opera, Opus og Sag), oplever færre problemer på dette område end andre kommuner. 19

23 Der er aktuelt en udvikling på to områder, som må forventes at bidrage til en bedring af sammenhængen i den kommunale it-understøttelse. For det første gennemfører KOMBIT det såkaldte SAPA-projekt, der skal give kommunale sagsbehandlere adgang til centrale informationer om borgere på tværs af kommunens fagsystemer. For det andet er der udsigt til, at også oplysninger om aktiviteter og indsatser på uddannelses-, social- og sundhedsområdet vil indgå i det fælles datagrundlag. Det indgår således i ændringen af lov om ansvaret for og styringen af den aktive beskæftigelsesindsats, som følger af reformen af førtidspension og fleksjob, at offentlige myndigheder får pligt til at indberette sådanne oplysninger til AMS Jf. lovforslag nr. L53, der blev vedtaget af Folketinget den 19. december

24 5. It-rammer og -teknologier, der understøtter visionen Som det fremgår af kapitel 3 og 4, eksisterer der i jobcentrene og hos øvrige aktører på beskæftigelsesområdet en række ønsker til bedre it-understøttelse på beskæftigelsesområdet. Der er fx ønsker om, at samme data skal kunne bruges på tværs af it-systemer, at data i højere grad end i dag er tilgængelige på tværs af afdelinger og forvaltninger i kommunerne, at alle har adgang til entydige og tidstro data, og at borgerne skal spille en større selvbetjenende rolle end i dag. Alene det sidste at borgere fremover vil producere flere data end i dag, og at disse skal kunne bruges af flere aktører illustrerer, at der vil være behov for at gøre andet og mere end i dag. Datamængderne og kilderne til disse vil blive øget. Det er nødvendigt, at den samlede funktionalitet på området bliver bedre end i dag, ligesom det er afgørende, at teknikken, begrebsapparatet og rammerne følger med. Konsortiet har nedenfor beskrevet ekstraktet af den indsats, som vi finder væsentligst for at komme videre. Det er konsortiets opfattelse, at en fælles tilgang til it-understøttelse af beskæftigelsesområdet vil kunne påvirke fx en standardiseringsproces i positiv retning, hvorved det vil blive lettere for it-leverandørerne at udvikle systemerne, og hvorved den manuelle indsats vil kunne reduceres. En fælles tilgang vil således bidrage til en mere effektiv og forretningsorienteret løsning. Fælles begrebsafklaring og styrket fælles datagrundlag vil samtidig bidrage til, at markedet for it-understøttelse på beskæftigelsesområdet bliver mere konkurrencepræget. Endelig er det konsortiets vurdering, at valg og implementering af kendte og nye itteknologier vil bidrage til effektivitetsgevinster. 5.1 It-teknologiers rammer og grundlag (standarder og modeller) Dette afsnit indeholder anbefalinger til ændringer, som efter konsortiets vurdering kan bidrage til at sikre et fælles grundlag og overblik. For alle anbefalingernes vedkommende vil der være tale om opgaver, som vil være oplagte at drøfte og designe nærmere i regi af det strategiske forum, som vi anbefaler etableret (se kapitel 6). Det er usikkert, hvilke udgifter der vil være forbundet med at følge anbefalingerne. Det afhænger blandt andet af implementeringstakt og -ambitionsniveau. Det skal understreges, at anbefalingerne ikke berører den underliggende og gældende ansvarsfordeling, jf. styringsloven. 21